Directv erganzainyadminisracn de archivos ent Beret Nacional QQ) QD CAPITULO III. GUIA PARA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL. (Adaptacion metodolégica para las FFMM de los instructivos del A.G.N.) Desde el punto de vista del trabajo archivistico las Tablas de Retencién Documental son fundamentales por qué: Ver anexo: 1. Permite el manejo integral de los documentos, 2. Facilitan la organizacion de los documentos a partir del concepto de archivo total 3. Controla la produccién y tramite documental. 4. Identifica y refleja las funciones institucionales. 5. Integran todos los procesos archivisticos para el manejo racional de los documentos. Concordante con lo expresado, las Tablas de Retencién Documental es la herramienta que nos dirige los trabajos de conservacién de los diferentes documentos, orientada por los principios legales que para cada caso en particular (para cada documento) le son aplicables. Las Tablas de Retencion Documental (TRD) listado de los diferentes documentos series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos (recibidos) estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo, Las Tabla Retencién Documental pueden ser generales o especificas de acuerdo a la cobertura de las mismas. La elaboracién de las Tablas de Retencién Documental se basa en la estructura organico-funcional de cada Unidad productora, (se puede apoyar en los inventarios de los archivos) con el fin de identificar las series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, cualquiera sea el soporte de la informacién. 52 'EFICIENCIA CON TRANSPARENCIAY ( ) "2010 AfiO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA” AAV. Cale 26 No. 52-00 Com. 3180111 Ext. 4452 Fax 2661117 wwww.ejercito.mil.co Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coBICENTENARIO ve oer mg Directiva organizacién y administracién de archivos en el Ejercito Nacional 0 il 0 2 Hoja No. 53 El numero de cédigo, periodos de retencion, disposicién final de la documentacién y procedimiento son de acuerdo al listado de series y subseries definidas para las tablas de retencién documental de Ministerio de Defensa Nacional, Comando General, Ejercito, Armada, Fuerza Aérea y Policia Nacional, como se indicd, en ellas se expresa el proceso de conservacién de cada uno, por periodos determinados, su trascripcién a otros medios, la eliminacion o su transferencia. Estas, aprobadas por el Comité Técnico de Archivo de la Fuerza, deberan difundirse en todas las dependencias de la unidad, con una guia explicativa a fin de facilitar su comprensi6n, aplicacién y actualizacién. PROCESOS TECNICOS: EI desarrollo de los principios basicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestion documental: Identificacion, Valoracion, Seleccién y Eliminacién. Los dos primeros preceden la elaboracion de las Tablas de Retencién Documental y los dos ultimos son su resultado. A continuacién se detalla cada uno, IDENTIFICACION: La identificacién permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacion motivo de andlsis. Como ya se anoté, la identificacién de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura organico- funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificacién, permitira ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. La identificacion puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripcién, asi: FONDO —» SECCION —» SUB-SECCION Debe partirse del FONDO identificandolo con toda la documentacion producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango. Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerarquicos se descendera al nivel documental: 53 [EFICIENCIA CON TRANSPARENCIA” "2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA™ AY, Calle 26 No. 2-00 Com, 3180111 Ext. 4452 Fax 2661117 www.cjercifo.mil.co Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.co, BICENTENARIO Fe seers eiocanio Directivaorgnizcin yaminitracin de archivos enet Berio Nacional (JQ Q — rojano'ss f—SIMPLE (Acta, Resolucion) ‘SERIE—*SUB-SERIE —tNIDAD DOCUMENTAL (Tipo Documental) ‘—COMPLEJA (Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos juridicos) La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) 0 complejas (tipos documentales diferentes) Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Asi_mismo, las series constituyen la unidad basica de valoracion porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas. VALORACION El objetivo de la Valoraci6n es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. LA VALORACION EN EL CICLO VITAL Pueden existir criterios generales para la Valoracién, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccién documental. Estos criterios permitiran determinar si un documento esta en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relacion a los valores primarios, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con valores secundarios. En la primera etapa del proceso de valoracién -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentacién como los archivistas, apoyados por expertos en las areas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participacién de productores, archivistas e historiadores. feogrec 34 “EFICIENCIA CON TRANSPARENCIK © “2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA AV. Calle 26 No, 2-00 Com, 3150111 Ext. 4452 Fax 2661117 www. ejercito.mil.coBicenTENARIO {A= ie Sp Deca ramen yamine deartvorent Bers Nasinl JQ Q moore ss METODOLOGICAMENTE, PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTACION. PRIMERA ETAPA. Investigacion preliminar sobre su Unidad. (A cargo del Administrador de Archivo de cada Unidad) 1, COMPILACION DE LA INFORMACION ¥ Contenida en disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacién y cambios de la estructura de la Unidad, (Resolucion, Deeretos, Disposicién, Orden del Dia, Semanal, etc. Advertencia lo anterior no @s igual a la TOE) ¥ Organigrama actual, resoluciones y/o actos administrativos de creacién de dependencias (asignacion de funciones), manuales de funciones ¥ procedimientos. 2, APLICAR LA ENCUESTA A LOS PRODUCTORES DE LOS DOCUMENTOS ¥ Con el fin de identificar y definir las unidades documentales que produce. Y Analisis de la produccién y tramite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. (tramite administrativo ) ¥ Identificar el valor primario de la documentacion. SEGUNDA ETAPA, Analisis e interpretacion de la informacién recolectada. (A cargo del Administrador de Archivo de cada Unidad) El Administrador de Archivo estudiara las encuestas recogidas y desarrollara lo siguiente: Conformara las series y subseries (tipos documentales), simple o complejo teniendo como base la encuesta realizada a los productores de los documentos. Analizara la produccién y tramite documental (oficinas que tiene relacién y al final donde descansa) teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificara los valores primarios de la documentacién Ejemplo: para ilustrar la relacién directa entre funciones y series documentales, a continuacion se presenta algunos cuadros comparativos. 55 Seta sarteiarend @ "2010 ARIO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA" AV. Calle 26 No. 52.00 Com, 3180111 Ext 4482 Fax 2661117 www.ejercito.milco ze, Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.co afcogrec CONTROL INTERNO- Disefiar, Ejecutar, Evaluar y controlar el Sistema de Control interno Ley 87 de 1993 Informe de auditoria Informe a organismo de control | Plan de mejoramiento Programa de capacitacién Mapas de riesgos subseries Una vez planteada una primera relacién de acuerdo con el orden las funciones y de las normas correspondientes se hace una presentacion diferente por series y TaN Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.co Informes a Organismos INFORMES | de Control Informe de Auditoria Disenar, Ejecutar, CONTROL Ley 87 de 1993 ea INTERNO [MAPAS _| Mapas de Riesgo ae rear Y Sake el sistema de PLanes | Planes de Mejoramiento control interno Plan de Gapacitacion TERCERA ETAPA Elaboracién y presentacién de la Tabla de Retencién Documental para su aprobacién. EI Administrador de Archivo prepararé la propuesta de Tablas de Retencién Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompafiada de una introduccién y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracién, y la enviaré a la Ayudantia General del Comando Ejercito, quien revisara y de ser el caso ajustara para presentarlas a consideracién del Comité Técnico de Archivo del MDN, quien hard el estudio correspondiente y producira un Acta avalando la propuesta, Posteriormente se llevara al Archivo General de la Nacion. CUARTA ETAPA. Aplicacion Aprobadas las Tablas de Retencién Documental por la instancia competente, se ordenard su difusion en todas las Unidades, para garantizar su aplicacion. 56 le ? SEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA” i "2010 ANO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA’ AV. Calle 26 No, 52-00 Com, 3150111 Ext. 4452 Fex 2681117 www.ejercito.mil.co2 BICENTENARIO & Sarepmancercoras Op wicee Desai ot dere goo pace (JIN. gee EI Administrador de Archivo con apoyo de la Ayudantia General del Comando Ejercito capacitard a todos los Funcionarios de la Unidad, para la aplicacion de las TRD, asi mismo, elaborara los instructivos que refuercen y normalicen la organizacién de los documentos y archivos de gestion y la preparacién de las transferencias documentales La organizacién de los archivos de gestién, se haré en concordancia en las Tablas de Retencion Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantaran teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencién Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacion, eliminacién del material metalico, identificacién de material afectado por biodeterioro. E! cronograma lo estableceré la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencién Documental se destruiran y se dejaré constancia en Acta que ser suscrita por el jefe de la dependencia, Administrador de Archivo y el de la dependencia respectiva, ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualizacién de las Tablas de retencién Documental. El administrador de archivo estableceré un cronograma de seguimiento para la verificacion de la aplicacién de la Tabla de Retencién Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las Modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retencion documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Ayudantia General del Comando Ejercito y aprobadas por el Comité Técnico de Archivo) La/Tabla de Retencién Documental se aplicara a partir de su aprobacion y servird de referente para la orgahizacién y \conformacion de series y subseries de los documentos p los con anterioridad a la aprobacién, siempre y cuando Gorrespondan a la’ misma estructura organizacional sobre la cual se bas la @laboracion de las TRD. Ver Anexo: 5 \ VAN = x AM 7] Coronel CARLOS IVAN MORENO OJEDA Ayudante General Comando Ejército E Integrante Comité Tecnico de Archivo Mindefensa roe 37 || TEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA’ { 2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA® & : AY, Calle 26 No, 52-00 Com, 3180111 Ext. 4482 Fax 2661117 www.ciercito.mil.co Mensajeria electronica ceave@ejercito.mil.co