Commercial Correspondence-Practice

Commercial Correspondence
Unit 1: Letter Layout, Content and Style
Practice 1: Answer the following questions

1. What are the important parts of a business letter?
2. Where and how do you write the date? Give examples.
3. Where do you write the inside address?
4. How do you write the inside address when you know the recipient’s surname? Give
an example.
5. What does “Messrs” in the name of a business indicate?
6. When do you write “Dear Sir” and “Dear Sirs” in the salutation?
7. How do you address a person in the salutation when you know his/her name? Give
examples.
8. How do you end a letter which begins with “Dear Sir or Madam”?
9. How do you end a letter which begins with “Dear Mrs Brown”?
10. What does the signer do to let the recipient know that the signer is male or female?
Practice 2: Write a letter in blocked letter style with the following details.
• Ngày viết: ngày hôm nay
• Người gửi: Thang Long Garment Export Co., 264 Minh Khai Street, Hai Ba Trung
District, Ha Noi, Viet Nam
• Người nhận: J.C. Gilbert Ltd, Columbia House, Aldwych, London WC2, UK
• Ký thư là ông Nguyễn Nam, chức vụ Giám đốc Kinh doanh.
• Nội dung thư: Được biết về J.C. Gilbert Ltd qua quảng cáo của họ trên tờ “Textile
World”, và đề nghị họ gửi các mẫu thiết kế áo len nữ mới nhất.
• Tham chiếu: NN/bn
• Chủ đề: Mẫu thiết kế áo len nữ
246 Minh Khai Street

Hai Ba Trung District
Hanoi
1
Vietnam
NN/bn
26 August 20__
J.C.Gilbert Ltd
Columbia House
Aldwych
London WC2
UK
Dear Sirs
Re: Patterns of ladies’ woolen sweaters
We have seen your advertisement in the “Textile World”

and could you please send us your latest patterns of ladies’
woolen sweaters.
Yours faithfully
(Signed)
Nguyen Nam
Sales Manager
Unit 2 – Enquiries
Practice 1: Opening – Translate into English.
1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông.
2. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói
Auto của các ngài, và xin cho chúng tôi biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.
2
Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English.
1. Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng với
những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng.
2. Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến
các máy sưởi điện mà các ngài quảng cáo trên tờ West Country Gazette.
Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài.
Practice 3: Asking for details – Translate into English.
1. Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài
đang quảng cáo trên trang web của mình.
2. Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình”
được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè
của các ngài.
Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.

1. Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem
xét chất liệu và chất lượng.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng
nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài
có thể chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay. Đề nghị
các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán.
Practice 5: Write an enquiry on the following details.

• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và
áo gối vải bông polyester.
• Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị
trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này.
• Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các loại sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ,
màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu được sử
dụng.
• Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua với số lượng từ 500 sản
phẩm trở lên. Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía
trên.
• Mong sớm nhận được thư trả lời
Unit 2 – Enquiries - Key

Practice 1: Opening – Translate into English.
1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông.
2. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói
Auto của các ngài, và chúng tôi muốn có thêm thông tin về các sản phẩm đó.
1. We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of

International Merchant Bank.
3
2. Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing machines,
and we would like to have more information about them.
Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English.
1. Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng với
những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng.
2. Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến
các máy sưởi điện mà các ngài đang quảng cáo trên tờ West Country Gazette.
Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài.
1. Please send me a copy of your latest catalogue and current price list of fax machines,
together with copies of any descriptive leaflets that I could pass to prospective /
potential customers.
2. I have a large hardware store in Southampton and am interested in the electric heaters
you are advertising in the West Country Gazette.
Please send me your illustrated catalogue and price list.
Practice 3: Asking for details – Translate into English.

1. Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài
đang quảng cáo trên trang web của mình.
2. Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình”
được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè
của các ngài.
1. I would appreciate (I would like to have) more details about the new household
electrical application facilities which you are currently advertising on your website.
2. Could you please give me more information about the “4-day Hanoi – Quang Binh
Tour”, which appears in the Vietnam Traveling section of your summer prospectus?
Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.

1. Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem
xét chất liệu và chất lượng.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng
nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài
có thể chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay. Đề nghị
các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán.
1. We would appreciate it if you could send us some samples of the material so that we can
examine the texture and quality.
2. We are regular buyers of this kind of products, and should be glad if you would send
some of your latest samples and let us know your most competitive/ best prices.
4
3. We are interested in your men’s and ladies’ ready-made clothing for immediate
shipment. Could you please send us samples of these items and let us know details of
your prices and terms of payment.
Practice 5: Write an enquiry on the following details.

• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và
áo gối vải bông polyester.
• Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị
trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này.
• Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các lô sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ,
màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu được sử
dụng.
• Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua số lượng từ 500 sản phẩm
trở lên. Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía trên.
• Mong sớm nhận được thư trả lời
Dear Sirs
Your trade association informed us that you are manufacturers of polyester cotton bed
sheets and pillow cases.
We are dealers in textiles and believe there is a promising market in our area for moderately
priced goods of this kind.
Please let me have details of your various ranges including sizes, colours and prices,
together with samples of the different qualities of material used.
Please state your terms of payment and discounts allowed on purchases of quantities of not
less than 500 of specific items. Prices quoted should include delivery to our address shown
above.
Your prompt reply would be appreciated./We look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully
UNIT 3 – REPLIES TO ENQUIRIES

Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word.
Dear Mrs King
In reply (1) __________ your enquiry I am pleased to (2) _____________ a leaflet showing
(3) __________ latest fax machines.
All the models illustrated can be supplied (4) _______ stock at competitive (5) ________ as
shown on the price (6) _________ inside the catalogue.
5
May I suggest a visit (7) _________ our showrooms (8) ______________ you could see
demonstrations of the (9) ____________ machines and at the same (10) _________ view
our wide (11) ______________ of office equipment.
Yours (12) _______________
Practice 2: Translate into English.
1. Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng
bưu kiện những mẫu sau.
2. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và
bán chạy nhất của chúng tôi.
3. Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự.
4. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng
nhu cầu của các ngài.
5. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán
chè giao hàng ngay.
Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow
cases in the previous Unit, Practice 5, with the following details.
 Thông báo
• Đã nhận được thư yêu cầu ngày … và xin gửi kèm catalô có minh hoạ và bảng giá.
• Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng. Tin tưởng rằng khi xem
mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
• Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng
chiết khấu thương mại/bán sỉ là 33%. Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi
nhận được hoá đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực.
 Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên hệ
nếu cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.
 Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư.
Practice 4: Write a reply to an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager). Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hàng
đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị.
Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại xi măng
nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng hỏi mua.
Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy.
Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm.
Practice 5: Write an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The Jameson
Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia. Hãy gửi thư cho
6
công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street, Birmingham
B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:
- Đã thấy quảng cáo của công ty trên tạp chí The Metal Work và mong được công ty vui
long gửi cho thông tin về máy khoan.
- Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo đây.
- Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn
hàng lớn và mua thường xuyên.
- Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn nếu giá
cả cạnh tranh và giao hàng ngay.
UNIT 3: REPLIES TO ENQUIRIES - KEY

Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word.
Dear Mrs King
In reply (1) ___to____ your enquiry I have (2) __pleasure_ in (3) _enclosing_ a leaflet
showing our latest fax machines.
All the models illustrated can be supplied (4) _from_ stock at competitive (5) _prices_ as
shown on the price (6) _list__ inside the catalogue.
May I suggest a visit (7) _to_ our showrooms (8) _where_ you could see demonstrations of
the (9) _various__ machines and at the same (10) __time_ view our wide (11) __range___
of office equipment.
Yours (12) __sincerely_
1. Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng
bưu kiện những mẫu sau.
2. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và
bán chạy nhất của chúng tôi.
3. Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự.
4. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng
nhu cầu của các ngài.
5. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán
chè giao hàng ngay.
1. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the following
samples.
2. We are very pleased to enclose herewith a fairly full collection of our latest and best
selling designs/patterns.
3. We are sure that you will find it sells very well indeed.
4. We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for the
time being.
7
5. We regret to inform you that we are not in position to offer you any tea for immediate
shipment.
Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow
cases in Unit 3, Practice 5 with the following details.
Thông báo
• Đã nhận được thư yêu cầu ngày … và xin gửi kèm catalô có minh hoạ và bảng giá.
• Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng. Tin tưởng rằng khi xem
mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
• Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng chiết
khấu thương mại/bán sỉ là 33%. Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được
hoá đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực.
Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên hệ nếu
cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.
Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư.
Dear Mr Johnson/ Mrs Harrison
Thank you for your enquiry of 15 August and I am pleased to enclose our illustrated
catalogue and price list giving the details requested.
A full range of samples has also been sent by separate post. When you have had an
opportunity to examine them, I feel confident that you will agree that the goods are
excellent in quality and very reasonably priced.
On regular purchases of quantities of not less than 500 individual items, we would allow a
trade discount of 33%. For payment within 10 days from receipt of invoice, an extra
discount of 5% of net price would be allowed.
I am sure you will also be interested to see information on our other products which are
shown in our catalogue. If you need further details on any of these please contact me.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely
Practice 4: Write a reply to an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager). Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hàng
đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị.
Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại xi măng
nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng hỏi mua.
Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy.
Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm.
Dear Mr Brown,
8
Thank you for your enquiry of 20 December in which you asked for our Red Dragon
cement.
We are very sorry to inform you that this range has run out of stock. However we would
offer you our Blue Dragon cement of similar quality and at the same price as the range you
asked for. This range is very popular with customers here and sells very well.
We (are pleased to) enclose our price list, FOB Hai Phong port, and hope to receive your
order soon.
Yours sincerely,
Enc. Price list
Practice 5: Write an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The Jameson
Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia. Hãy gửi thư cho
công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street, Birmingham
B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:
- Đã thấy quảng cáo của công ty trên tạp chí The Metal Work và mong được công ty vui
long gửi cho thông tin về máy khoan.
- Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo đây.
- Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn
hàng lớn và mua thường xuyên.
- Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn nếu giá
cả cạnh tranh và giao hàng ngay.
THE JAMESON CONSTRUCTION CO PTY
Harbour Road, Melbourne, Australia
17 August 20__
The Aluminium Alloy Co Ltd

79 Prime Albert Street
Birmingham B21 8DJ
Great Britain
Dear Sirs
We are a Melbourne-based company specializing in construction equipment/machinery. We
have seen your advertisement in ‘The Metal Work’ and would like to have more details of
your drillers. Please quote us for the supply of the items/drillers listed on the enclosed
enquiry form.
We would be grateful if you could indicate your delivery times, terms of payment and
discounts for large orders and regular purchases. Our annual demand for drillers is
considerable and we may be able to place substantial orders with you if your prices are
competitive and your deliveries (are) prompt.
We look forward to receiving your early reply.
Yours faithfully
9
Enc. Enquiry form
Unit 4: Offers and Cover Letters of Offers

3. Chúng tôi đã nhận được và xin rất cám ơn thư của các ngài đề ngày 1/12 hỏi mua apatit
Lào Cai (xi măng Hoàng Thạch, dụng cụ nhà bếp, ghế mây, thảm len các loại).
4. Trả lời thư hỏi mua lạc hộp, dứa hộp và dưa chuột của các ngài đề ngày 20/10 chúng tôi
rất vui mừng chào bán ba mặt hàng này với những điều kiện hết sức có lợi.
5. Chúng tôi rất vui mừng nhận được thư của các ngài đề ngày 14/11 hỏi mua dầu hồi và
dầu tùng, và theo yêu cầu chúng tôi đã gửi mẫu qua bưu điện.
6. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 8/10 hỏi mua vaseline và rất vui mừng
chào bán cố định cho các ngài 1000 tấn, giá mỗi tấn CIF tại Luân Đôn là 815 USD chấp
nhận trong vòng mười ngày.
7. Chúng tôi muốn mua 10 máy bơm loại X30 và 10 máy bơm loại K25, và muốn biết với
số lượng này các ngài có cho chúng tôi được hưởng chiết khấu 5% không?
8. Rất tiếc chúng tôi không thể chiết khấu cho những đơn hàng mà số lượng mua nhỏ như
thế. Nếu ngài vui lòng mua tổng số là 30 máy, chúng tôi là sẽ sẵn sàng chiết khấu cho
các ngài 2,5%.
9. Chúng tôi muốn các ngài giao hàng cho chúng tôi càng sớm càng tốt và không được
chậm quá 1/12.
10. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giao hàng cho các ngài vào trung tuần tháng 11 hoặc
chậm nhất là vào cuối tháng ấy.
11. Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư không thể huỷ
ngang.
12. Thanh toán bằng thư tín dụng mở qua Ngân hàng Thương mại Tokyo chậm nhất là 15
ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vòng 30 ngày, vào tài khoản của Ngân hàng
Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng toàn bộ giá trị lô hàng được giao.
13. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu các ngài giao ngay ½ số lượng chúng tôi đặt mua và số
còn lại sẽ giao tiếp sau đó hai tuần.
Practice 2: Write a free offer by translating this letter into English, using the block
style.
Kính thưa Ông X
Về: Chiếu cói
Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 25 tháng 6 và rất vui mừng thấy các ngài
muốn mua chiếu cói của chúng tôi. Chúng tôi xin chào bán với các điều kiện sau đây, tuỳ
thuộc vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn đặt hàng của các ngài:
10
1. Tên hàng: chiếu hoa
2. Số lượng: 5000
3. Qui cách: theo qui cách kèm theo
4. Giá: 1 Bảng Anh/ 1 chiếc, CIF Luân Đôn, kể cả đóng gói bao bì
5. Bao bì: 20 chiếc đóng thành một kiện bọc trong chiếu cói loại cứng (strong rush-
mating) và được kẹp bằng nẹp sắt (steel hooped)
6. Giao hàng: một chuyến vào tháng 8 năm 20__
7. Thạnh toán: bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang, bằng đồng bảng Anh, được mở
vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng qua
Ngân hàng Thương mại Luân Đôn 15 ngày trước chuyến hàng.
Chúng tôi mong nhận được đơn đặt hàng sớm của các ngài và đảm bảo với các ngài
rằng bất kỳ đơn hàng nào của các ngài cũng được chúng tôi hết sức chú ý.
Kính chào
Practice 3: Write a firm offer

Công ty XNK Tạp phẩm (The National Sundries Import and Export Corporation), địa chỉ
36 Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại …, fax …, email … nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D.
Edward & Co. Ltd. ở địa chỉ Finewell House, 8 Fínbury Square, London EC2, England, đề
ngày 17 tháng 8 năm 20__ hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS 44TD (table tennis bat) và vợt
cầu lông kiểu VB 50MT (badminton bat).
Anh/chị hãy viết thư chào hàng cố định bán vợt cầu lông có giá trị đến ngày 3 tháng 9 theo
các điều kiện thông thường, chú ý:
- Quy cách: giống như catalo đính kèm số 22/95 VS
- Số lượng: 500 đôi
- Giá vợt cầu lông: 2 đô la/chiếc FOB Hải Phòng, bao gồm cả đóng gói bao bì
- Đóng gói: theo tập quán xuất khẩu
- Ký mã hiệu: ghi theo chỉ dẫn của người mua
- Giao hàng: một chuyến vào tháng 10/ 2011
- Thanh toán: bằng tín dụng thư không hủy ngang, bằng đô la Mỹ, mở qua ngân hàng
ABC, Luân Đôn, 15 ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vòng 45 ngày, trả vào tài
khoản của ngân hàng DEF cho chúng tôi hưởng lợi cho toàn bộ giá trị lô hàng.
- Thông báo rằng hiện công ty ta đã hết vợt bóng bàn VS 44TD, tuy nhiên công ty xin
chào bán vợt bóng bàn VS 45MH có cùng chất lượng và các điều kiện bán tương tự với
vợt VS 44TD với giá là 8 đô la Mỹ/ chiếc.
- Thư này đề ngày 24 tháng 8 năm 20__ và do ông Nguyễn Thanh, Trưởng phòng Xuất
khẩu ký.
Practice 4
Công ty của anh/chị nhận được thư đề ngày 20/9/20__hỏi mua áo len trẻ em, mã số 421/GL
của một khách hàng Anh và áo khoác trẻ em mã số 876/NQ. Anh/chị hãy viết thư gửi kèm
chào hàng cố định số OF09/09 chào hàng bán áo khoác trẻ em mã số 876/NQ theo
catalogue mùa đông đã gửi cho khách hàng và nói rõ thêm những điểm sau:
11
- Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng không hủy ngang và mở qua Ngân
Hàng Lloyd, Luân Đôn, 20 ngày trước ngày giao hàng vào tài khoản của ngân hàng
Vietcom Bank, cho người bán hưởng 100% giá trị của lô hàng được giao.
- Công ty anh/chị sẵn sàng dành chiết khấu 2,5 % nếu trị giá đơn hàng của khách lên tới
150.000 bảng Anh.
- Hàng có thể giao ngay một chuyến vào trung tuần tháng 11 để kịp thời bán vào dịp
Nôen.
- Riêng với áo len mã 421/GL, hiện nay công ty không sản xuất nữa, thay vào đó anh/chị
chào bán loại áo len trẻ em 521/GL có nhiều màu đẹp hơn, nhiều kiểu hoa và giá lại rẻ
hơn.
- Chào hàng này chỉ có giá trị đến ngày 20/10/20__. Sau ngày đó giá chào bán và các điều
khoản điều kiện đã nêu trong chào hàng có thể sẽ thay đổi.
Practice 5
Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu của Công Ty May Thăng Long (Thang
Long Garment Company), địa chỉ 245 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện
thoại: 38633745, Fax: 38652337, nhận được thư hỏi hàng đề ngày 18/11/20__ của Công Ty
F.Lynch & Co.Ltd, địa chỉ Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3EL, Vương
Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty.
Anh/chị hãy soạn thảo một thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng catalogue mùa hè
và bảng giá hiện hành để bà Thanh Hà ký với một số nội dung chính sau:
• Cám ơn công ty F.Lynch & Co.Ltd đã quan tâm đến các sản phẩm của Công ty và tin
tưởng rằng chúng sẽ được khách hàng tại Anh Quốc ưa chuộng và hàng sẽ bán rất chạy
tại thị trường của họ.
• Quy cách phẩm chất và số đo cũng như màu sắc, kiểu dáng theo như hàng mẫu đã được
gửi qua đường hàng không cho khách.
• Giá chào bán là giá CIF London. Chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng mức giảm giá là 5%
tính trên giá tịnh cho những đơn hàng trị giá trên 20 nghìn bảng Anh và 5% nếu họ
thanh toán sớm.
• Hàng có thể giao theo yêu cầu của họ vì đã có sẵn trong kho.
• Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả tiền ngay.
Tín dụng thư được mở tại ngân hàng Northminster, Birmingham, 15 ngày trước ngày
giao hàng, vào tài khoản của công ty Thăng Long tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt
Nam cho tổng trị giá hàng hóa sẽ giao
• Ngoài các loại áo sơ mi họ hỏi mua, công ty của anh/chị còn may theo đơn đặt hàng với
kiểu dáng, số đo và cả nguyên liệu riêng của họ và có thể giao hàng nhanh chóng theo
yêu cầu
Hy vọng sớm nhận được đơn đặt mua chính thức của họ
Ghi chú:
+ Ngày viết thư: 23/11/2009
+ Số tham chiếu của thư hỏi hàng: MJ/rm
12
+ Số tham chiếu của thư này: TH/mh
Practice 6
Ông Đỗ Xuân Bắc, Giám đốc công ty TNHH Hải Nam, địa chỉ giao dịch 224 Đường Giải
Phóng, Hà Nội, chào bán cho ông Jones Smith, Công ty Ceraco Ltd., địa chỉ 354 King
Road, London SW2, bộ đồ uống trà. Anh/chị hãy thảo giúp ông Bắc một bức thư để gửi
kèm theo đơn hàng số CH/09 với những nội dung chính sau:
Cám ơn công ty Ceraco đã hỏi hàng trong thư ngày 23 tháng 11 năm 20__ và xin gửi kèm
thư này chào hàng và catalo mới nhất. Tuy nhiên ta cũng lưu ý khách hàng một số điểm
sau:
• Giá chào bán là cố định 10 bảng Anh một bộ, CIF cảng Luân Đôn, bao gồm cả chi phí
bao bì và đóng gói, có giá trị hiệu lực trong vòng 1 tháng. Ta cũng dành cho khách tỷ lệ
giảm giá thương mại thông thường là 5%, và 10% cho những đơn hàng đặt mua trên
1.000 bộ một lần.
• Ta có sẵn hàng nên có thể giao trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng
chính thức của khách nếu số lượng mua là dưới 1500 bộ. Nếu số lượng lớn hơn thời hạn
giao hàng có thể phải lâu hơn.
• Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả ngay, bằng Đồng Bảng Anh, mở
tại một ngân hàng hạng nhất ở Anh Quốc, 15 ngày trước ngày giao hàng, trả tiền vào tài
khoản của người bán tại chi nhánh Ngân Hàng Công Thương Thành Phố Hà Nội cho
người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ được giao.
• Lưu ý khách: hàng của ta có mẫu mã đẹp, giá cả phải chăng và tin tưởng hàng sẽ bán
chạy và được khách hàng tại Anh ưa chuộng.
• Bày tỏ hi vọng sớm nhận được đơn hàng của Công Ty Ceraco và đảm bảo với họ rằng
đơn hàng sẽ được thực hiện làm họ hài lòng
• Anh/chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung và hình thức thích
hợp.
UNIT 4: Key
Practice 1
1. Thank you for your enquiry of 1 December for (asking for) Lao Cai apatite. (Hoang
Thach cement, kitchen utensils, rattan chairs, and woolen carpets of various types/
designs).
2. In reply (response) to your enquiry of October 20 asking for tinned/canned peanuts,
pineapples, cucumbers, we are happy to offer you these three items on favorable
conditions.
3. We are pleased to receive your enquiry of 14 November for anise and pine oil. As
requested, we have already sent you the samples by (parcel) post.
4. We thank you for your enquiry of 8 October for our vaseline and are pleased to make
you a firm offer, which is subject to acceptance within 10 days, for 1,000 tons of
vaseline at the price of USD815.00 per ton, CIF London.
13
5. We are interested in the purchase of 10 Model X30 pumps, and 10 Model K25 pumps.
We wonder if you could/ can offer us a 5 % discount (a discount of 5%) on such a
quantity.
6. We regret our inability (that we are unable) to give you a discount on such a small
quantity. If you are willing to place an order for 30 pumps, we will (are pleased to) give
you a 2.5% quantity discount.
7. The delivery should be made as soon as possible and not later than 1 December.
(We would like you to deliver the goods asap and not later than 1 December.)
8. We will try our best to deliver the goods in mid November or by the end of that month at
the latest.
9. Regarding (With regard to) terms of payments, we suggest (stress) that it should be
made by an irrevocable letter of credit.
10. Payment: by an irrevocable letter of credit to be opened at (through/with)Tokyo
Commercial Bank, 15 days before the shipment at the latest, valid for 30 days, to the
account of Vietcombank in our favor for the total value of the goods to be shipped.
11. We would highly appreciate it if you could deliver half of the ordered goods
immediately, the rest will be shipped in two weeks’ time.
Practice 2
Dear Mr X
Re: Rush Mats
We thank you for your enquiry of 25 June 20__ and are happy (glad) to learn that you are
particularly interested in (the purchase of) our rush mats. We are pleased to make you an
offer, subject to our final confirmation (acceptance) upon receipt of your order, on the
following terms and conditions:
1. Commodity: fancy rash mat (patterned rush mat)

2. Quantity: 5,000 pieces
3. Specification: as per enclosed specification
4. Price: £1.00/piece, CIF London, including packing
5. Packing: 20 pieces to be packed in one bale, which is wrapped in strong rush-
mating and steel hooped
6. Delivery: in one lot in August 20__
7. Payment: in pounds sterling by an irrevocable letter of credit to be opened at
(through/with) the Commercial Bank of London to the account of Vietcombank in
our favour, 15 days before (prior to) the shipment.
14
We look forward to your prompt order and guarantee that (assure you that) any of your
orders will be given our best attention.
Yours sincerely
Practice 3
The Vietnam National Sundries Import and Export Corporation
36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam
Tel: Fax: Email:
Your ref: 17 August 20__

Our ref: NT/123
24 August 20__
Mr John Smith
M.D. Edward and Co., Ltd.
Finewell House
8 Finsbury Square
London EC2
England
Dear Mr Smith
We thank you for your inquiry of 17 August 20__ (asking) for our table tennis bats, model
VS 44TD, and badminton bats, model VB 50MT. We would like to offer firm until 3
September our badminton bats on the following terms and conditions:
1. Commodity: VB 50MT badminton bats
2. Specification: as per enclosed catalogue No. 22/95VS
3. Quantity: 500 pairs
4. Price: USD2.00 per piece FOB Haiphong port, including packing
5. Packing: in export customary packing
6. Marking: upon buyer’s instructions
7. Delivery: in one lot in October 20…
8. Payment: in US dollars by an irrevocable letter of credit to be opened with ABC
Bank, London, 15 days prior to the shipment, valid for 45 days, to the account of
DEF Bank, in our favour for the total value of the goods to be shipped.
We regret that the VS 44TD table tennis bats are out of stock. However, we would offer you
Model VS 45MH of the same quality on similar conditions with Model VS 44TD and at the
price of USD8.00 each.
We hope you will find our terms and conditions satisfactory .We are looking forward to
your order soon.
Yours sincerely
Nguyễn Thanh
Export Manager
15
Practice 4
Dear Mr Smith
We thank you for your enquiry of 20 September 20__, in which you asked for children’s
woolen sweaters and children’s jackets. We are pleased to enclose our firm offer No.
OF09/09 for children’s jackets, code 876/NQ, as illustrated in our winter catalogue already
sent to you.
In addition, we would like to draw your attention to the following points:
Payment is to be made in pounds sterling, by an irrevocable letter of credit, to be opened
through the Bank of Lloyd, London, 20 days before/ prior to the shipment, to the account of
Vietcombank, in the seller’s favour for the total value (100% of the value) of the goods to
be shipped.
We are willing/ pleased to offer you a 2.5% quantity discount for orders of up to
£150,000.00.
The goods are to be delivered/ shall be delivered in one lot in mid November in time for
Christmas rush / for sales at Christmas.
We regret to inform you that the woolen sweaters, code 421/GL, you asked for, are no
longer in production. However, we can offer the substitutes, code 521/GL, which are in a
wider and better range of colors and flowery patterns but cheaper than the 421/GL.
This offer will only be valid /subject to acceptance until 20 October 20__. After this time,
the price, terms and conditions stated in this offer may be subject to change.
Yours sincerely
Nguyen Nam
Sales Manager
Enc. Firm Offer No. OF09/09
Practice 5
Thang Long Garment Company
245 Minh Khai Street, Hai Ba Trung Distict, Hanoi
Tel: 0438633745 Fax: 0438652337
Your ref: MJ/rm

Our ref: TH/mh
23 November 20__
F. Lynch & Co. Ltd

Nesson House
Newell Street
Birmingham B3 3EL
16
United Kingdom
Dear Mr Smith
We thank you for your inquiry of 18 November 20__ for men’s shirts and we are pleased
to enclose our offer No. OS/05 together with our summer catalogue and current price list as
you asked for.
We are confident that our products will be popular with the UK customers and will all be
selling well in your market. The specifications, sizes, colours as well as designs of the shirts
are as per samples sent to you by air. The prices offered are quoted CIF London port
including packing.
We are willing to offer you a 5% quantity discount off net prices for orders over £20,000.00
and a 5% cash discount for prompt payment. As we have all the goods in stock, delivery
can be made as requested.
Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit at sight to be
opened at Northminster Bank, Birmingham, 15 days prior to the shipment, to the account of
Thang Long Garment Co. Ltd with Vietcombank for the total value of the goods to be
delivered.
In addition to the products you asked for, we also make goods to customers’ orders with
their own designs, sizes and materials, and delivery can be made as promptly as requested.
We look forward to receiving your order soon.
Yours sincerely,
Signed
Le Thi Thanh Ha (Mrs)
Export Manager
Enc. 1.Offer No. OS/05

2. Summer catalogue
3. Price list
Practice 6
Dear Mr Smith
Re: Enquiry for tea sets
We thank you for your enquiry of 23 November 20__, in which you asked for tea sets. We
are pleased to enclose our offer No. CH/09 and the latest catalogue.
We would like to draw your attention to (to emphasize) the following points:
17
The price offered (the quoted price) is fixed £10.00 per set, CIF London port, including
packing charges, valid within one month.
We are willing to give (offer) you the usual trade discounts of 5%, and in addition 10%
quantity discount for orders of over 1,000 sets at one time.
The goods you ordered can be supplied from stock and we can deliver the goods within two
weeks from receipt of your official order if the quantity ordered is less than (under) 1,500
sets. For larger quantities (orders), delivery time may be longer.
Payment is to be made in pounds sterling by an irrevocable letter of credit at sight to be
opened through a first-class bank in the UK 15 days prior to the shipment to the seller’s
account with VietinBank, Hanoi Branch, in favour of the seller for 100% of the value (for
the total value) of the goods to be shipped.
We are confident that our products will be very popular in your market, thanks to their fine
designs and reasonable prices.
We look forward to your early order and can assure you that your order will be completed
(processed/ executed) to your satisfaction.
Yours sincerely,
(Signed)
Do Xuan Bac
General Manager
Enc: 1.Offer form No. CH/09

2. Catalogue
Unit 5: Orders and Cover Letters of Orders

14. Đề nghị các ngài xác nhận chấp nhận đơn đặt hàng này. Sự chấp nhận này phải đến với
chúng tôi không quá 14 ngày kể từ ngày ghi trên đơn đặt hàng.
15. Đề nghị các ngài xác nhận đơn đặt hàng này và xác nhận rằng các ngài có thể giao hàng
vào đầu tháng 10.
16. Chúng tôi xin cám ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy
có thể chấp nhận được những điều kiện đã nêu trong đó.
17. Chúng tôi xin cám ơn mẫu hàng mà các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng 12 và
sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các loại
thảm mà chúng tôi gửi kèm thư này.
18. Chúng tôi xin cám ơn chào hàng của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng 5 chào bán các
loại máy nông nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt hàng theo các điều kiện sau đây.
19. Chúng tôi cám ơn ngài đã gửi catalô và bảng giá kèm chào hàng số 72 ngày 4 tháng 8
của các ngài, nhưng rất tiếc giá của các ngài có phần cao hơn giá của những nhà cạnh
18
tranh khác. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng sẽ có dịp khác giao dịch làm ăn với các ngài
trong tương lai.
20. Đề nghị các ngài sắp xếp giao hàng ngay cho chúng tôi và tiện đây chúng tôi xin gửi các
ngài chỉ dẫn chi tiết về bao bì và ký mã hiệu để các ngài chú ý.
21. Xin các ngài giao hàng theo đúng ngày đã ghi trong đơn đặt hàng của chúng tôi và
chúng tôi sẽ không nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì lúc đó không còn thời vụ bán
hàng trên thị trường của chúng tôi nữa.
22. Chúng tôi cần ba bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng máy. Một trong
ba bộ sẽ phải được gửi bằng máy bay cho chúng tôi trước để dịch sang Tiếng Việt cho
những người tiêu dùng trong nước; hai bản còn lại sẽ được gửi theo hàng.
23. Chúng tôi thấy những máy móc này sẽ phải được bảo hành trong vòng 24 tháng kể từ
ngày giao hàng và sáu tháng kể từ ngày sử dụng.
24. Chúng tôi muốn thanh toán bằng hối phiếu định kỳ 60 ngày và sẽ vui mừng nếu các ngài
đồng ý.
25. Cảm ơn thư của các ngài đề ngày … và chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý ký
phát hối phiếu đình kỳ 30 ngày cho chúng tôi, theo phương thức chấp nhận đổi chứng
từ.
Practice 2: Translate into English

Kính thưa Ông Crane
Chuyến máy kéo vạn năng đầu tiên CT860 của các ngài đã bán rất chạy ngay tuần đầu khi
hàng đến đây và bây giờ chúng tôi xin đặt hàng cố định theo các điều kiện như sau:
1. Tên hàng: Máy kéo vạn năng kiểu CT860

2. Số lượng: 30 chiếc
3. Quy cách phẩm chất: Theo Catalô số 4/88 và bản thuyết minh kỹ thuật gửi kèm với
chào hàng số 67 đề ngày 2 tháng 3 năm 20__ của các ngài
4. Giá mỗi chiếc CIF cảng Sài Gòn Thành phố Hồ Chí Minh kể cả bao bì là 2.200 đô la
Mỹ, tổng số là 66.000 đô la Mỹ
5. Giao hàng: Hai chuyến; chuyến thứ nhất 10 chiếc giao trong tháng 8 năm 20__, và
chuyến thư hai 20 chiếc giao trong tháng 12 năm 20__
6. Bao bì: Theo tập quán xuất khẩu thích hợp với việc vận chuyển xa bằng đường biển
7. Ký mã hiệu: Mỗi kiện được ghi ở hai bên đối diện nhau, chữ không dưới 5cm chiều
cao, bằng sơn không phai, như sau:
Đơn hàng số TD44/50
Người gửi hàng: Export Tractor Co. Ltd.
Người nhận hàng: Tổng Công ty Nhập Máy và Phụ tùng Hà Nội
Kiện số: từ số 1 trở lên
Trọng lượng tịnh:
Trọng lượng cả bì:
Kích thước:
8. Thanh toán: bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang được tính bằng đồng đô la Mỹ mở
qua Ngân hàng Ngoại thương VN 15 ngày trước chuyến hàng thứ nhất vào tài khoản
19
của Ngân hàng Thương mại Tokyo cho người bán được hưởng 100% giá trị của hàng
sẽ giao.
Chứng từ cần cho việc thanh toán:
• Hoá đơn thương mại (3 bản)
• Vận đơn gốc (1 bản)
• Phiếu đóng gói (3 bản)
• Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản)
• Đơn bảo hiểm (1 bản)
9. Tài liệu kỹ thuật: Hai bộ bản vẽ kỹ thuật, hai bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và
bảo dưỡng bằng Tiếng Anh sẽ được gửi bằng đường biển cùng với hàng hoá. Một bộ
khác sẽ được gửi bằng máy bay cho người mua không chậm quá ngày 30 tháng 8 năm
20__.
10. Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, 6 tháng kể từ ngày sử dụng. Điều khoản bảo
hành này không áp dụng đối với những tổn thất do sự bất cẩn của người sử dụng gây ra.
Chúng tôi mong nhận được xác nhận đơn đặt hàng này sớm.
Kính chào
Practice 3: Letter writing

Anh/chị đang làm việc cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Nam có địa chỉ ở 214 Tôn
Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội. Công ty anh/chị đã nhận được thư chào hàng đề ngày 3
tháng 9 của ông A. Suzuki, Trưởng phòng Mại vụ của Công ty TNHH Shonan Computers,
1-33 Kistashinjuku -7 Chome, Shinjuku-ku, Tokyo 160, Nhật Bản.
Giám đốc của công ty anh/chị là bà Mai Hoa, có yêu cầu anh/chị viết một bức thư để gửi
kèm với đơn hàng số BN07 với nội dung như sau:
Cảm ơn chào hàng của họ.
Bày tỏ hân hạnh được gửi kèm thư này Đơn hàng số BN07 đặt mua một số linh kiện điện tử
theo danh mục đính kèm.
Nói rõ cho họ biết nếu có bất kỳ mặt hàng nào mà họ không có sẵn để giao theo thời hạn đã
nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.
Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 15% chiết khấu mua
buôn và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ,
nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 20% chiết
khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi
chứng từ.
Đề nghị họ hãy quan tâm đặc biệt đến việc thực hiện đơn hàng này, nhất là thời hạn giao
hàng và công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí
và rủi ro họ chịu nếu giao hàng chậm.
Tỏ ý mong muốn việc thực hiện đơn hàng đầu tiên này sẽ làm cho công ty anh/chị hoàn
toàn hài lòng và sẽ dẫn tới quan hệ buôn bán tốt đẹp giữa hai bên.
Kết thúc bức thư cho phù hợp.
20
Ngày 17/11/20__, bà Nguyễn Thị Lan Anh, Giám đốc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Tổng
hợp 1 (Vietnam National General Export-Import Corporation No.1) có trụ sở đóng tại số 46
Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội nhận được thư chào hàng đề ngày 15/11/20__ của
công ty F.Lynch & Co. Ltd có trụ sở ở Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL,
Vương quốc Anh chào bán các mặt hàng sứ cao cấp. Sau khi nghiên cứu chào hàng, bà
Lan Anh quyết định gửi một đơn hàng đặt mua một số mặt hàng chọn trong catalog mà họ
gửi cùng thư chào hàng.
Bà Lan Anh yêu cầu anh/chị viết một thư gửi kèm với đơn hàng số PO/024 để bà ký với
những nội dung sau:
• Yêu cầu người bán dùng loại giấy dầy bọc riêng từng thứ một. Sau đó đóng gói trong 10
thùng gỗ thưa có chèn lót bằng rơm cẩn thận. Ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số
đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ: “ĐỒ SỨ”, “DỄ VỠ”, “ĐỀ NGHỊ XẾP
CẨN THẬN” và đánh số thùng từ 1 đến 10.
• Đề nghị người bán quan tâm đặc biệt đến thời hạn vì các đại lý của ta phải có hàng bán
vào dịp Tết nguyên đán. Sau thời hạn 10/1/20__ mà hàng chưa về tới cảng Hải Phòng
thì người mua sẽ từ chối nhận hàng.
• Xác nhận lại điều khoản thanh toán: người bán sau khi giao hàng sẽ ký phát một hối
phiếu trả sau 30 ngày với người mua và gửi cùng với bộ chứng từ giao hàng đến đại lý
ngân hàng giao dịch của người mua là Northminster Bank (City Branch), Deal Street,
Birmingham B3 ISQ, Anh quốc, để ngân hàng này chuyển cho Ngân hàng Ngoại thương
Việt Nam. Thanh toán theo phương thức D/A như 2 bên đã thỏa thuận qua điện thoại
ngày hôm qua.
• Lưu ý người bán đây chỉ là đơn hàng đặt mua thử, nếu việc thực hiện đơn hàng này làm
người mua hài lòng và nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì người
mua chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn.
• Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm.
Practice 5
Ngày 1 tháng 11 năm 20__, công ty TNHH Hoa Mai (HOACO HANOI LTD) địa chỉ 37
Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội, điện thoại và fax: 84-4-8715340, nhận được thư chào
hàng của công ty TNHH Huynh đệ (Brothers Co., Ltd) số 18 đường Caranation, Singarore
2478, chào bán máy điều hòa (air conditioners) kiểu Freshman 2034 và 2035. Sau khi
nghiên cứu kỹ chào hàng trên, HOACO đã quyết định đặt hàng số OR11/06.
Hãy viết một bức thư để giám đốc HOACO là Ông Nguyễn Thành Trung ký gửi kèm với
đơn đặt hàng nói trên với những nội dung chính sau đây:
• Đơn đặt hàng này mua thử 350 chiếc Freshman 2034 với giá CIF Hải Phòng là UD$750
một chiếc kể cả chi phí bao bì, giao hàng vào tháng 2/200...
• HOACO yêu cầu giao hàng chậm nhất là trung tuần tháng 2 để kịp thời phân phối cho
các đại lý trong toàn quốc để bán vào đầu mùa hè.
• Yêu cầu người bán dùng giấy chống thấm để gói hàng và đóng vào các thùng cát tông,
bên ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng
chữ “tránh ướt” và “đề nghị xếp nhẹ tay”.
21
• Xác nhận lại điều khoản thanh toán: Như thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua thanh
toán sẽ thực hiện theo phương thức Chấp nhận đổi chứng từ, người bán sau khi giao
hàng sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 60 ngày cho người mua và gửi cùng bộ chứng từ
đến ngân hàng giao dịch của người mua là ngân hàng thương mại Singapore để ngân
hàng này chuyển cho ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
• HOACO đề nghị Brothers gửi trước 1 bộ tài liệu kỹ thuật bằng hai thứ tiếng, tiếng Anh
và tiếng Việt.
• Hiện tại HOACO chưa có khả năng đặt mua Freshman 2035 vì giá còn hơi cao và
HOACO không chắc chắn mặt hàng này sẽ bán chạy ở Việt Nam. Tuy nhiên nếu việc
thực hiện đơn hàng này hoàn toàn làm HOACO hài lòng và HOACO thấy hàng có thị
trường ở Việt Nam thì HOACO chắc chắn sẽ đặt thêm những đơn hàng khác .
Anh/chị có thể thêm, bớt một số chi tiết để bức thư phù hợp về nội dung và đẹp về hình
thức.
Unit 5: KEY
Practice 1
1. Please confirm your acceptance of this order. Such acceptance should arrive not later
than 14 days from the date of the order.
2. Please acknowledge this order and confirm that you will be able to deliver the goods by
early October.
3. We thank you for your offer of 1 December and find that the terms and conditions
mentioned (quoted) can be acceptable to us (and are able to accept the terms and
conditions you quoted).
4. We thank you for the samples you sent us on 25 December and should be glad if you
would accept and make up (execute/processed) promptly the order enclosed for various
(different) kinds of carpets. (and could you please accept and make up promptly the
order …)
5. We thank you very much for your offer No.234 of 6 May 20__ for a number (selection)
of small-sized agricultural machines and are happy to place an order on the following
terms and conditions.
6. We thank you for the catalogue and price list enclosed with your offer No.72 of 4
August 20__ but regret to inform you that your prices are somewhat (rather) higher
than those quoted by some other suppliers. We hope, however, to have another
opportunity of doing business with you in the future.
7. Please/ Could you please arrange for immediate shipment (We would appreciate
prompt delivery) of our order and we would also like to draw your attention to the
packing and marking of the goods, on which instructions are enclosed.
8. Delivery should be made by the date specified in our order, and we would refuse to take
delivery after 31 December when the goods are out of sales season in our market.
9. We need three sets of instructions for assembly, operation and maintenance of the
machines. One of them is to be (should be) airmailed to us in advance in order to be
translated into Vietnamese for home consumers; the other two sets are to be shipped
with the goods.
22
10. We suggest that these machines (should) be guaranteed within 24 months from despatch
and 6 months from use.
11. We would like to pay by draft at 60 D/S and should be glad if you would agree to this.
12. Thank you for your letter of … and we should be glad if you would agree to draw on us
at 30 D/S document against acceptance.
Practice 2
Dear Mr Crane
We are pleased to inform you that the first shipment of your CT860 multi-function (all-
purpose) tractors sold very well in the first week of its arrival here. We now would like to
place a firm order on the following terms and conditions.
1. Commodity: multi-function tractors CT860
2. Quantity: 30 units
3. Specification: as per catalogue No. 4/88 and technical instructions enclosed with
(attached to) your offer No. 67 of 2 March 20__.
4. Price: USD2,200.00 per unit CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City, including packing.
Total amount: USD66,000.00 (Sixty six thousand US dollars)
5. Delivery: in two lots. The first one of 10 units is to be shipped in August 20__ and the
second of 20 units will be in December 20__.
6. Packing: in customary export packing for long sea voyage.
7. Marking: each case is marked on both opposite sides in letters not less than 5 cm high in
weather-proof paint as follows:
Order No. TD44/50
Shipper: Export Tractor Co. Ltd.
Consignee: Hanoi Machines and Components Import Co.
Case numbers : From 1 upward.
Net weight:
Gross weight:
Measurements (dimensions/sizes):
8. Payment: is to be made (effected) in US dollars by an irrevocable letter of credit to be
opened at (through/ with) Vietcombank 15 days prior to the first shipment, valid for 45
days, to the account of Tokyo Commercial Bank in favour of the seller for 100% of the
(the total) value of the goods to be shipped.
Documents required for payment include:
Commercial Invoice: 3 copies (in triplicate)
Original Bill of Lading: 1 copy
Packing list: 3 copies
Certificate of quality: 1 copy
Insurance Policy: 1 copy
9. Technical documents: Two sets of technical drawings and two sets of instructions for
assembly, operation and maintenance in English are to be shipped with the goods.
Another set is to be sent by air (airmailed) to the buyer not later than 30 August 20__.
23
10. Guarantee: 12 months from despatch, 6 months from use. This provision of warranty
does not apply to the damage caused by the user’s negligence.
We look forward to receiving your confirmation of this order soon.
Yours sincerely
Practice 3 214 Ton Duc Thang Street

Dong Da District
Hanoi
Vietnam
Your Ref: 3 September 20__
Our Ref: MH/123
15 September 20__
Mr A. Suzuki, Sales Manager
Shonan Computers Ltd
1-33 Kistashinjuku -7 Chome
Shinjuku-ku
Tokyo 160
Japan
Dear Mr Suzuki
We thank you for your offer of 3 September 20__ and are pleased to enclose our order No.
BN07 for a number of electronic components (accessories) as per the attached list.
Meanwhile, we would like to draw your attention to the following points:
If any of the listed items are not available in stock for delivery at the time specified
(stated/mentioned) in the order, please do not send substitutes for them (in their places).
For this first order, we decided to accept the 15% trade discount you offered and agree to
pay by a letter of credit at sight, documents against payment. However, for further (the
next) orders, could (would) you please give us a 20% trade discount and accept payment by
a letter of credit at 60 days, documents against acceptance?
We would highly appreciate your special attention to the execution of this order, the time of
delivery in particular, and we reserve the right to cancel the order or return the goods with
all the expenses and risks to your account if the delivery date is not met.
We hope that the first order will be completed (processed/executed) to our satisfaction
which will lead to good relationship between the two companies.
We look forward to having your confirmation soon.
Yours sincerely
(Signed)
Mai Hoa (Mrs)
24
General Director
Enc: Order No. BN07
Practice 4 46 Ngo Quyen Street

Hoan Kiem District
Hanoi
Vietnam
Your Ref: 15 November 20__
Our Ref: LA/123
17 November 20__
F. Lynch & Co. Ltd

Nesson House
Newell Street
Birmingham B3 3EL
UK
Dear Mr X
We thank you for your offer of 15 November 20__ for high quality ceramics and are
pleased to enclose our order No. PO/024 for a selection of items in your catalogue attached
to (enclosed with) your offer.
We would like to emphasize the following points:
Each piece (item) is to be individually wrapped in thick paper, carefully packed in straw,
and shipped in 10 wooden crates, marked with the buyer’s address, order number, crate
dimensions and the words: “CERAMICS”, “FRAGILE”, “HANDLE WITH CARE”, and
numbered from 1 to 10.
We would appreciate your special attention to the delivery date as we urgently need the
goods for our traditional New Year selling period. We reserve the right to refuse taking
delivery of the goods if they arrive at Haiphong Port after 10 January 20__.
We would like to confirm that after shipment you will draw on us at 30 D/S and send the
draft together with a full set of shipping documents to our correspondent bank,
Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, UK, which will
transfer them to Vietcombank. Payment is on a D/A basis as we agreed on (over) the
telephone yesterday.
This is a trial order, and if it is completed (processed) to our satisfaction (satisfactorily) and
if we feel we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in
the future.
We look forward to your sales confirmation soon.
Yours sincerely,
(Signed)
Nguyen Thi Lan Anh (Mrs)
25
General Director
Enc: Order No. PO/024
Practice 5
HOACO HANOI LTD
37 Nguyễn Văn Cừ Street, Gia Lâm District, Hà Nội
Tel. and Fax: 84-4-8715340 – Mail:
Your Ref: BL/1439

Our Ref: TT/123
25 November 20__
Brothers Co., Ltd

18 Caranation Road
Singarore 2478
Dear Mr Smith
We thank you for your offer of 1 November 20__ for air conditioners, models Freshman
2034 and 2035. Please find enclosed our trial order No. OR11/06 for 350 units of Freshman
2034 at the price of US$750.00 per unit CIF Haiphong Port including packaging for
delivery in February 20__.
It is essential that the above items be delivered in mid-February in time for distribution to
our agents across (throughout) the country for sale in early summer.
The goods should be wrapped in water-proof paper and packed in cartons, marked with the
buyer’s address, order number, dimensions (measurements) of the cartons, and the words:
“KEEP DRY” and “HANDLE WITH CARE”.
As we agreed on (over) the telephone yesterday, we would like to confirm that payment is
on a D/A basis, and that after shipment you will draw on us a 60-day draft and send it
together with a full set of shipping documents to our correspondent bank, Singapore
Commercial Bank, which will transfer them to Vietcombank.
Could you please send us in advance a set of technical documents in both English and
Vietnamese?
We regret that at present we are not in a position to place an order for the Freshman 2035
because its price is rather high and we are not quite sure that it will sell well in Vietnam.
However, if this order is completed to our satisfaction and if we find that there is a ready
market for this kind of goods in Vietnam, we shall probably place further orders.
We look forward to your order confirmation soon.
Yours sincerely
(Signed)
Nguyen Thanh Trung
General Director
Enc: Order No.OR11/06
26
I. Letter writing
Công ty TNHH Ánh Dương, địa chỉ 14 Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, điện thoại: 84 4
3920 9533, fax: 84 4 3920 9566, nhận được thư chào hàng số BJ/305 ngày 25/10/2011 của ông
Robert Hughes, giám đốc bán hàng của Marco Toy Company, Inc., địa chỉ 223 Sunrise Highway,
Glen Cove, New York 11566.
Anh/Chị hãy viết một bức thư để Bà Lê Lan Anh, giám đốc Công ty TNHH Ánh Dương ký gửi
kèm với đơn đặt hàng số DH/029 với những nội dung chính sau đây:
• Đơn đặt hàng này mua thử 36 búp bê Baby Jenny với giá CIF Hải Phòng là US$12 một chiếc,
và 78 gấu teddy Tootsie-Wootsie loại 18 inches với giá US$9 một con, kể cả chi phí bao bì.
• Nói rõ cho họ biết nếu họ không có sẵn bất kỳ mặt hàng nào để giao theo thời hạn đã nêu trong
đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.
• Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 10% chiết khấu mua buôn và
thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ, nhưng đối
với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 15% chiết khấu mua buôn và
thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi chứng từ.
• Yêu cầu họ gửi hàng bằng đường hàng không và giao hàng chậm nhất vào cuối tháng 11 để kịp
thời phân phối cho các đại lý trong toàn quốc để bán vào trước dịp lễ Giáng sinh. Công ty
anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí và rủi ro do bên bán
chịu nếu giao hàng chậm.
• Bày tỏ hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng này sẽ làm công ty anh/chị hài lòng, và nếu thấy
có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì công ty anh/chị chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số
lượng lớn hơn.
• Ngày viết thư là 2/11/2011; số tham chiếu của thư này là LA/th
Anh/Chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong và hình thức phù
hợp.
II. Translate into English
1. Trả lời thư của các ngài đề ngày 25/11, chúng tôi vui mừng thông báo cho các ngài biết rằng tàu
sẽ rời cảng Hải Phòng sớm nhất để đi London là tàu Eagle, hiện đang xếp hàng tại Bến tầu số 3,
cảng Hải Phòng, và sẽ nhận hàng cho đến ngày 15/12 là ngày tàu sẽ khởi hành.
2. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 3/10 hỏi mua đường và rất vui mừng chào bán
cố định cho các ngài 100 tấn, giá mỗi tấn CIF tại cảng Sài Gòn là 280 bảng Anh chấp nhận
trong vòng mười lăm ngày.
3. Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán được cho dù có giảm giá đi chăng nữa
nên chúng tôi muốn hỏi các ngài liệu các ngài muốn chúng tôi gửi trả lại hàng hoặc giữ hàng lại
để kiểm định.
27
Practice 3 14 Ly Thai To Street

Hoan Kiem District
Hanoi
Vietnam
Your Ref: BJ/305

Our Ref: LA/th
2 November 2011
Mr Robert Hughes, Sales Manager

Marco Toy Company, Inc
223 Sunrise Highway
Glen Cove
New York 11566
Dear Mr Hughes
We thank you for your offer No. BJ/305 of 25 October 2011 and are pleased to enclose our trial
order No. DH/029 for 36 Baby Jenny dolls and 78 18-inch Tootsie-Wootsie teddy bears, at the
price of US$12 and US$9 each respectively including packaging.
If any of the above items are not available in stock for delivery at the time specified
For this first order, we have decided to accept the 10% trade discount you offered and agree to pay
by a letter of credit at sight, documents against payment. However, for further (the next) orders,
could (would) you please give us a 15% trade discount and accept payment by a letter of credit at
60 days, documents against acceptance?
The above items should be shipped (sent) by air and be delivered by the end of November in time
for distribution to our agents across (throughout) the country for the pre-Christmas selling season.
We reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your
account if delivery is late.
We hope that this order will be completed (processed/executed) to our satisfaction and if we feel
we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in the future.
Yours sincerely
(Signed)
Le Lan Anh (Mrs)
Director
Enc.: Order No. DH/029
1. In reply to your letter of 25 November, we are pleased to inform you that the earliest vessel
due out of Haiphong Port for London is the MV Eagle, which is at present loading at Dock
No.3, Haiphong Port, and will accept cargo until 15 December when she sails.
28
2. We thank you for your enquiry of 3 October for our sugar and are pleased to make you a firm
offer, which is subject to acceptance within 15 days, for 100 tons of sugar at the price of
£280.00 per ton, CIF Sai Gon Port.
3. Because the goods were seriously damaged and cannot be sold (retailed) even at a discount, we
would like to know whether you want us to return them or hold them for inspection.
26 Ba Trieu Street
Hanoi
Vietnam
Tel and fax: 048 38269743
Your Ref.: HL/th

Our Ref.: QM/mh
6 December 2011
Brexport
West House
12 Greeb Lane
London JC 29
UK
Dear Mr Smith
We thank you for your offer No. 48/NQ of 28 November 20__ for washing machines and
are pleased to enclose our order No. 68NA 300 items, model WL39 as per/in your
catalogue No. 32/XH, at the price of US$610.00 per unit CIF Haiphong Port including
customary export packaging.
In addition, we would like to emphasize the following points:
It is essential that the above items be delivered in one lot by the end of January in time for
our traditional New Year selling season.
Payment is to be made (effected) in US dollars by an irrevocable letter of credit at sight to
be opened at (through/ with) Vietcombank 15 days prior to the shipment, valid for 45 days,
to the account of NatWest Bank, London, in favour of the seller for 100% of the (the total)
value of the goods to be shipped.
As this is a large order, we wonder if you would allow us a 5% discount? (could you
please)
Please also be noted that at present there is a heavy demand (a ready market) for washing
mashines in Vietnam and this is only a trial order. If your goods are of high quality goods,
at reasonable prices and sell well in Vietnam, we will place larger orders with you on a
regular basis.
We look forward to your sales confirmation soon, and hope that the successful execution of
this order will mark a good beginning of our business relationship.
Yours sincerely
Quang Minh
Executive/Managing Director
29
Enc. Order No. 68NA
Translation
1. In reply to your enquiry of 15 August, we are pleased to inform you that we have
managed to secure (charter) the kind of ship you asked for and on the terms and
conditions you required. She is the vessel X with grade A quality as per Lloyd’s Register
of shipping.
2. Out of 150 cases, 15 were broken open and look as if they were left in the rain during
transportation. The inner wrapping paper was not suitable for sea voyage.
3. We shall offer you firm with delivery in about mid-May, providing we receive your
order within the next 15 days.
Unit 6: Transportation
Practice 1
Bạn làm ở một công ty XNK. Hãy viết thư gửi một hãng tàu với nội dung như sau:
• Bạn muốn gửi một lô hàng đồ gỗ sang Liverpool trong tháng tới.
• Lô hàng có trọng lượng 5 tấn và được đóng trong 4 thùng gỗ thưa, mỗi thùng có kích
thước 94 x 192 x 78 cm.
• Yêu cầu họ cho biết chuyến tàu sớm nhất rời Hải Phòng đi Liverpool, thời gian dự kiến
đến nơi, và giá cước.
Practice 2
Bạn làm ở một hãng tàu. Hãy viết thư phúc đáp bức thư trên với nội dung như sau:
• Thông báo tàu sẽ rời cảng HP sớm nhất để đi Liverpool là tàu Eagle, hiện đang xếp hàng
tại Bến tầu số 2, cảng HP, và sẽ nhận hàng cho đến ngày 25/1 là ngày tàu sẽ khởi hành.
Dự kiến tàu sẽ đến Liverpool vào ngày 27/2.
• Giá cước cho hàng đóng thùng gỗ thưa là £102.00 một tấn hoặc 10 mét khối.
• Gửi kèm lịch trình tàu và những chỉ dẫn về gửi hàng.
Practice 3
Request for sailings and freight rates
Tên hàng: Máy cạo râu.
Chi tiết hàng: 4 kiện, mỗi kiện có kích thước 1,25 x 1,25 x 1 m, trọng lượng 20 kg.
Gửi từ Liverpool tới cảng Sài gòn.
Đề nghị báo giá và gửi chi tiết về lịch trình tàu và khoảng thời gian thông thường của
chuyến đi.
Practice 4
Shipping company’s reply
30
Tàu Princess Victoria sẽ xếp hàng ở Bến số 2 từ ngày 23 đến hết ngày 30/1. Sau đó tàu
Merchant Prince sẽ xếp hàng ở Bến số 5 từ ngày 7 đến hết ngày 12/2.
Chuyến đi đến SGN thường mất 22 ngày. Cước phí cho hàng đóng kiện là £97.00 một tấn.
Sẵn sàng nhận chở 4 kiện hàng của bạn trên một trong hai tàu này và gửi kèm Phiếu gửi
hàng. Đề nghị điền vào gửi lại sớm nhất có thể.
Practice 5: Forwarding agent’s advice to supplier

Cám ơn đã thông báo rằng đã có những mặt hàng đặt vào ngày 16 tháng 10.
Thông báo cho nhà cung cấp thu xếp để gửi hàng bằng đường bộ tới cảng Sài Gòn để
chuyên chở bằng tàu AB khởi hành đi London ngày 25/11, xếp hàng tại bến số 5 từ ngày 20
đến hết ngày 24/11. Tất cả các kiện hàng phải ghi mã hiệu và đánh số rõ ràng theo như đơn
đặt hàng chính thức.
Đề nghị gửi hoá đơn, 3 bản, và bản kê phí vận tải. Mọi thu xếp cần thiết đã được thực hiện
với hãng tàu.
Practice 6: Exporter’s advice of shipment to buyer

Anh chị đang làm cho 1 công ty XNK. Hãy viết thông báo cho khách hàng của mình như
sau:
• Máy ủi theo đơn đặt hàng số 767 đã được chuyển đi theo như thu xếp.
• Số máy đó đã được đóng trong 4 kiện, mỗi kiện 2 máy. Các kiện hàng được ký mã hiệu
là DEF và được đánh số từ 1 đến 4.
• Lô hàng đó được chở trên tàu Merchant Prince khởi hành từ Luân đôn ngày hôm qua và
sẽ đến cảng Sài Gòn ngày 9 tháng 11.
• Một bộ vận đơn sạch ghi đã xếp hàng lên tàu, hoá đơn thương mại và GCN bảo hiểm,
mỗi loại 3 bản và đã được gửi tới ngân hàng ABC cùng với hối phiếu trả ngay với số
tiền … , theo đúng những điều khoản được ghi trong thư tín dụng đã mở với ngân hàng
ABC. Ngân hàng ABC đã thanh toán số tiền nói trên.
• Chắc chắn rằng quý vị sẽ hài lòng với lô hàng trên.
Practice 7: Request for a quotation for delivery by air through a forwarding agent
Tên hàng: Máy sấy tóc
Trọng lượng: 20 kg.
Gửi từ London tới khách hàng ở VN.
Đề nghị gửi chi tiết về chi phí, thủ tục.
Giá trị hoá đơn: £848.00.
Đề nghị mua bảo hiểm cho số tiền trên và cả chi phí gửi hàng.
Practice 8: Translate the following sentences into English.

1. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 12 tháng 1 và vui mừng báo giá như sau cho
lô hàng đồ pha lê gửi về VN.
2. Chúng tôi sẽ vui mừng được biết thời gian và lượt tàu của các ngài .
31
3. Trả lời thư của các ngài đề ngày 15 tháng 7 hỏi về tàu đi Johannesburg trong tháng 8, chúng
tôi vui mừng thông báo cho các ngài biết rằng tàu Hoa Sen sẽ bốc hàng tại cảng Hải Phòng
từ ngày 6 đến hết ngày 12 tháng 8.
4. Xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 7 tháng 2 thông báo về lô hàng bình gốm sứ gồm 32
kiện được chở trên tàu Eagle.
5. Trả lời email của ông ngày hôm nay, chúng tôi có thể báo giá là £275 cho việc đến lấy hàng
và giao hàng của ông tới cơ sở kinh doanh của người nhận hàng. Số tiền này bao gồm việc
bốc dỡ hàng cộng với phí bảo hiểm và có hiệu lực ngay khi ký cho tới ngày 14 tháng 4 năm
2011.
Practice 1
Bạn làm ở một công ty XNK. Hãy viết thư gửi một hãng tàu với nội dung như sau:
• Bạn muốn gửi một lô hàng đồ gỗ sang Liverpool trong tháng tới.
• Lô hàng có trọng lượng 5 tấn và được đóng trong 4 thùng gỗ thưa, mỗi thùng có kích
thước 94 x 192 x 78 cm.
• Yêu cầu họ cho biết chuyến tàu nào sớm nhất rời Hải Phòng đi Liverpool, thời gian dự
kiến đến nơi, và giá cước.
Dear Sirs
We have a consignment of furniture to be sent to Liverpool next month. The consignment
weighs 5 tons, and is packed into 4 wooden crates, each measuring 94 x 192 x 78 cm.
Please let us know the earliest vessel leaving Haiphong for Liverpool and the expected time
of arrival, and quote us your freight rates.
Practice 2
Bạn làm ở một hãng tàu. Hãy viết thư phúc đáp bức thư trên với nội dung như sau:
• Thông báo tàu sẽ rời cảng HP sớm nhất để đi Liverpool là tàu Eagle, hiện đang xếp hàng
tại Bến tầu số 2, cảng HP, và sẽ nhận hàng cho đến ngày 25/1 là ngày tàu sẽ khởi hành.
Dự kiến tàu sẽ đến Liverpool vào ngày 27/2.
• Giá cước cho hàng đóng thùng gỗ thưa là £102.00 một tấn hoặc 10 mét khối.
• Gửi kèm lịch trình tàu và những chỉ dẫn về gửi hàng.
Dear Mr Smith
In reply to your letter of …, we are pleased to inform you that the earliest vessel due out of
Haiphong Port for Liverpool is the MV Eagle, which is at present loading at Dock No.2,
Haiphong Port, and will accept cargo until 25 January when she sails. She is due in
Liverpool on 27 February 20__.
Our freight rate for crated cargo is £102.00 per ton or per 10 cubic metres, and I have
attached our sailing schedule and shipping instructions.
Yours sincerely,
Enc. 1. Sailing schedule
2. Shipping instructions
Practice 3: Request for sailings and freight rates
32
Tên hàng: Máy cạo râu. Chi tiết hàng: 4 kiện, mỗi kiện có kích thước 1,25 x 1,25 x 1 m,
trọng lượng 20 kg. Gửi từ Liverpool tới cảng Sài gòn.
Đề nghị báo giá và gửi chi tiết về lịch trình tàu và khoảng thời gian thông thường của
chuyến đi.
Dear Sirs
We shall shortly have a shipment of 4 cases of electric shavers for delivery from Liverpool
to Saigon port. Each case measures 1.25 x 1.25 x 1 metre and weighs 20 kilos.
Please quote your rate for freight and send us details of your sailings (sailing schedule) and
the time usually taken for the voyage.
Yours faithfully
Practice 4: Shipping company’s reply

Tàu Princess Victoria sẽ xếp hàng ở Bến số 2 từ ngày 23 đến hết ngày 30/1. Sau đó tàu
Merchant Prince sẽ xếp hàng ở Bến số 5 từ ngày 7 đến hết ngày 12/2.
Chuyến đi đến SGN thường mất 22 ngày. Cước phí cho hàng đóng kiện là £97.00 một tấn.
Sẵn sàng nhận chở 4 kiện hàng của bạn trên một trong hai tàu này và gửi kèm Phiếu gửi
hàng. Đề nghị điền vào gửi lại sớm nhất có thể.
Dear Mr Smith
In reply to …, we are pleased to inform you that the SS Princess Victoria will be loading at
Dock No.2 from 23 to 30 January inclusive. Following her is the SS Merchant Prince,
loading at Dock No.5 from 7 to 12 February inclusive.
The voyage to SGN normally takes 22 days. The freight for cased cargo is £97.00 per
tonne.
We shall be glad to book your 4 cases for either of these vessels and enclose our shipping
note. Please complete and return it as soon as possible.
Yours sincerely
Practice 5: Forwarding agent’s advice to supplier

Cám ơn đã thông báo rằng hiện đã có những mặt hàng đặt vào ngày 16 tháng 10.
Thông báo cho nhà cung cấp thu xếp để gửi hàng bằng đường bộ tới cảng Sài Gòn để
chuyên chở bằng tàu AB khởi hành đi London ngày 25/11, xếp hàng tại bến số 5 từ ngày 20
đến hết ngày 24/11. Tất cả các kiện hàng phải ghi mã hiệu và đánh số rõ ràng theo như đơn
đặt hàng chính thức.
Đề nghị gửi hoá đơn, 3 bản, và bản kê phí vận tải. Mọi thu xếp cần thiết đã được thực hiện
với hãng tàu.
Dear Mr Smith
Thank you for informing us that the items ordered on 16 October are ready now for
collection.
Please arrange to send the consignment by road to Saigon port to be shipped by SS AB, due
to sail for London on 25 November and to load at No. 5 Dock from 20 to 24 November
inclusive. All cases should be clearly marked and numbered as shown in our official order.
Invoices, in triplicate, and your account for transportation charges (freight account), should
be sent to us. All the necessary arrangements have been made with the shipping
company/line (the carrier).
33
Yours sincerely
Practice 6: Exporter’s advice of shipment to buyer

Anh chị đang làm cho 1 công ty XNK. Hãy viết thông báo cho khách hàng của mình như
sau:
• Máy ủi theo đơn đặt hàng số 767 đã được chuyển đi theo như thu xếp.
• Số máy đó đã được đóng trong 4 kiện, mỗi kiện 2 máy. Các kiện hàng được ký mã hiệu
là DEF và được đánh số từ 1 đến 4.
• Lô hàng đó được chở trên tàu Orient khởi hành từ Luân đôn ngày hôm qua và sẽ đến
cảng Sài Gòn ngày 9 tháng 11.
• Một bộ vận đơn sạch ghi đã xếp hàng lên tàu, hoá đơn thương mại và GCN bảo hiểm,
mỗi loại 3 bản và đã được gửi tới ngân hàng ABC cùng với hối phiếu trả ngay với số
tiền … , theo đúng những điều khoản được ghi trong thư tín dụng đã mở với ngân hàng
ABC. Ngân hàng ABC đã thanh toán số tiền nói trên.
• Chắc chắn rằng quý vị sẽ hài lòng với lô hàng trên.
Dear Mr/Mrs Simpson
Order No. 767
We are pleased to inform you that the bulldozers under the above order have been
dispatched as arranged.
The bulldozers are packed into 4 cases, two to a case. The cases are marked DEF, and
numbered 1 to 4.
The consignment is shipped by the MV Orient which sailed from London yesterday and is
due to arrive at Saigon port on 9 November 20__.
Clean shipped on board Bills of Lading in complete set , together with the commercial
invoice and insurance certificate (policy), both in triplicate, have been handed to ABC Bank
together with our sight draft for $ …, in accordance with the terms of the L/C opened with
ABC Bank. ABC Bank has paid the sum/ has made payment.
We are sure that you will be satisfied with the consignment.
Yours sincerely
Practice 7: Request for a quotation for delivery by air through a forwarding agent
Tên hàng: Máy sấy tóc
Trọng lượng: 20 kg.
Gửi từ London tới khách hàng ở VN.
Đề nghị gửi chi tiết về chi phí, thủ tục.
Giá trị hoá đơn: £848.00.
Đề nghị mua bảo hiểm cho số tiền trên và cả chi phí gửi hàng.
Dear Sir/ Madam
We shall shortly have a consignment of hair driers weighing about 20 kilos, for a customer
in Vietnam, which we wish to send by air from London.
We should be glad if you would handle the consignment, but first please let us have the
details of the cost and of any formalities to be observed/ performed. The invoice value of
34
the consignment is £848.00 and we should require insurance for this amount plus the freight
charges.
Yours faithfully
Practice 8: Translate sentences
1. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 12 tháng 1 và vui mừng báo giá như sau
cho lô hàng đồ pha lê gửi về VN.
We thank you for your enquiry of 12 January and are pleased to quote as follows for the
shipment of crystal wares to VN.
2. Chúng tôi sẽ vui mừng được biết thời gian và lượt tàu của các ngài.
We shall be glad to know your sailing times and frequency.
3. Trả lời thư của các ngài đề ngày 15 tháng 7 hỏi về tàu đi Johannesburg trong tháng 8,
chúng tôi vui mừng thông báo cho các ngài biết rằng tàu Hoa Sen sẽ bốc hàng tại cảng
Hải Phòng từ ngày 6 đến hết ngày 12 tháng 8.
In reply to your enquiry of 15 July regarding (asking about) sailings to Johannesburg in
August, we are glad to inform you that MS Lotus will be loading at Haiphong port from
6 to 12 August inclusive.
4. Xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 7 tháng 2 thông báo về lô hàng bình gốm sứ gồm
32 kiện được chở trên tàu Eagle.
Thank you for your letter of Feb 7 notifying the shipment by MS Eagle of 32 cases of
ceramic vases.
5. Trả lời email của ông ngày hôm nay, chúng tôi có thể báo giá là £275 cho việc đến lấy
hàng và giao hàng của ông tới cơ sở kinh doanh của người nhận hàng. Số tiền này bao
gồm việc bốc dỡ hàng cộng với phí bảo hiểm và có hiệu lực ngay khi ký cho tới ngày 14
tháng 4 năm 2011.
In reply to your email message of today, we can quote £275.00 for picking up and
delivering your consignment to the consignee’s premises. This includes loading and
unloading (handling fees), plus insurance, and is valid with immediate effect until 14
April 2011.
Modes of transport
Road transport: generally cheaper than rail for both passengers and goods (esp. for small
consignments), although rail is cheaper for such bulk commodities as oil, sand and timber.
• Easy, with direct delivery service is provided
• Routes are easily varied
• Safer for fragile goods, simpler packing than for goods sent by rail
35
• Suitable for short distance traffic, mainly because small truck loads can be dealt
with easily and quickly.
• Document used: a consignment note
Rail transport: Over long distance and for bulk commodities, rail is cheaper than road.
However, it cannot collect and deliver without the help of some other form of transport.
This sometimes causes delay, involves double handling, calls for more complicated
packing, increases the risk of theft and damage, and consequently increases costs.
Air transport: For goods that can easily lose value or deteriorate over short period of time,
e.g. newspapers or flowers. These goods need speed, particularly over long distances.
Sea transport: Transporting goods by sea is still attractive in view of the increase in size
and speed of ships and the general increased use of the container.
Types of ships
Broadly speaking, there are three main divisions: liners, tramps and specialized vessels such
as tankers.
During the past decade there has been a trend towards the development of the multi-purpose
vessel and the combined transport system.
Liners (Tầu chợ/ tầu theo hải trình)
These are vessels that travel on a regular scheduled service between groups of ports. They
sail on a published itinerary and schedule, similar to a bus line, irrespective of whether they
are full or not. Liners may be either passenger liners or cargo liners. Passenger liners
usually take a certain amount of cargo, while cargo liners often provide a limited amount
accommodation for passengers. Liner operators usually control container and general cargo
vessels.
Tramps (Tầu rông/ tầu không theo hải trình)
The tramp, or general trader as she is often called, does not operate on a fixed sailing
schedule, but merely goes wherever she can find suitable cargoes, similar to a taxi cab.
Tramp operators usually control tankers and dry bulk carriers. Dry cargoes include coal,
grain, timber, sugar, ores, fertilizers etc., which are carried in complete shiploads.
Specialized vessels
Designed to carry a specific kind of cargo: oil, gas, ores, chemicals etc.
Oil tanker, gas tanker, dry bulk carrier, general cargo ship (multi-purpose), passenger
vessel.
Barges: are large flat-bottomed boats which are used to transport goods inland along rivers
and canals. (Sà lan)
Lighters: are used for taking goods from a port out to a ship, or vice versa. They can also
do the same work as a barge. (Tầu lõng hàng/ Tầu nhỏ chuyển cất hàng)
Shipping liabilities
The carrier is not responsible under the following conditions:
• Acts of war, riots, civil disturbances
• Force Majeure, i.e. exceptional dangers such as severe storms
36
• Negligence, i.e. when the goods have not been properly packed or were in bad
condition when packed
• Inherent vice, i.e. when goods are subject to deterioration because of their content or
nature, e.g. fish can go bad, wood can be attacked by parasites, metal can oxidize.
Forwarding agents
A shipping and forwarding agent carries out all the duties connected with collecting and
delivering the client’s goods. These services are particularly valuable in foreign trade
because of the complicated arrangements which have to be made.
For exporters, the forwarding agent collects the goods, makes all the arrangements for
shipping them, and notifies their dispatch to the forwarding agent in the importing country.
The latter takes delivery of the goods and either forwards them to the buyer or arranges for
them to be warehoused if the buyer does not want them immediately. Forwarding agents do
everything, they are specialists in packing, shipping and forwarding.
They often obtain lower freight rates (by assembling and repacking small consignments
intended for the destination in larger lots), it is therefore often cheaper and certainly much
simpler for suppliers to employ a forwarding agent than to deal directly with the shipping
companies.
Unit 7 - Complaints and adjustments

Exercise: Make the following sentences more polite.
1. You must correct your mistake as soon as possible.
____________________________________________________________________
___
2. You made an error on the statement.
____________________________________________________________________
___
3. You don’t understand the terms of discount. We told you to deduct discount from net
prices, not CIF prices.
37
____________________________________________________________________
_
____________________________________________________________________
___
4. It is not our fault. It is probably the fault of your despatch department.
____________________________________________________________________
___

C«ng ty Nam ViÖt, ®Þa chØ giao dÞch 50 Trêng Chinh Hµ Néi ®Æt mua 1000 bé g¬ng soi cña
c«ng ty Pyramid ®Þa chØ 235 High Streets, Singapore 20073 theo Hîp ®ång nhËp khẩu sè
HĐ107/05.
Sè hµng trªn ®îc ®ãng trong một container ®· ®Õn c¶ng H¶i Phßng ngµy 5 th¸ng 1. C«ng ty
Nam ViÖt ®· lµm thñ tôc nhËn hµng t¹i c¶ng. Khi më container ®· ph¸t hiÖn trong sè 100
hép carton th× cã tíi 20 hép cã hµng vì. Sè hµng vì ước tÝnh khoảng 15% trÞ gi¸ l« hµng, t-
¬ng ®¬ng 2,500 USD. Anh /ChÞ h·y th¶o gióp «ng Gi¸m ®èc 1 bøc th khiÕu n¹i gåm néi
dung:
• Nªu râ qu¸ tr×nh nhËn hµng, kiÓm tra hµng ho¸ cã mÆt H¶i quan vµ ®¹i diÖn C«ng ty
Gi¸m ®Þnh Vina Control. KÕt qu¶ gi¸m ®Þnh cho thÊy viÖc hµng vì x¶y ra trong qu¸ tr×nh
vËn chuyÓn vµ do bao b× kÐm chÊt lîng, kh«ng phï hîp víi hµng dÔ vì, ngêi b¸n ®·
kh«ng lµm ®óng çc chØ thÞ vÒ bao gãi do ngêi mua quy ®Þnh tríc khi göi hµng. Do vậy
lçi lµ cña ngêi b¸n.
• §Ò nghÞ ngêi b¸n chuyÓn ngay kho¶n tiÒn båi hoµn lµ 2,650 USD b»ng ®iÖn chuyển tiền
vµo tµi kho¶n cña C«ng ty Nam Việt t¹i Ng©n hµng C«ng Th¬ng, sè tµi kho¶n nh ghi
trong hîp ®ång, trong ®ã tæng gi¸ trÞ thiÖt h¹i lµ 2,500 USD, tiÒn phÝ gi¸m ®Þnh lµ 150
USD.
• Göi kÌm çc chøng tõ cÇn thiÕt ®Ó chøng minh cho khiÕu n¹i.
• Lu ý ngêi b¸n khi lµm hµng chó ý ®ãng gãi bao b× cÈn thËn v× lµ hµng thuû tinh dÔ vì.
Practice 2
1. Chúng tôi rất tiếc không thể bố trí giao hàng thay thế trong khoảng thời gian các ngài
yêu cầu được; chúng tôi sẽ hoàn trả các ngài số tiền bằng điện hối.
2. Chúng tôi lấy làm tiếc khi biết tin một phần lô hàng số PK1953 chúng tôi gửi cho ông
tháng trước đã bị hư.
3. Ông sẽ thấy kèm theo đây là danh sách các món hàng bị hư và bị mất. Các thùng hàng
này sẽ được để riêng ra cho đến khi chúng tôi nhận được thông báo của ông.
38
4. Nếu chúng tôi không nhận được các linh kiện này trong vòng 5 ngày nữa, khách hàng
của chúng tôi sẽ huỷ đơn đặt hàng và đặt ở nơi khác, và nếu xảy ra bất kỳ thiệt hại nào
vì việc giao hàng chậm chễ này chúng tôi sẽ đưa ra pháp luật.
5. Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán lẻ được cho dù có giảm giá đi
chăng nữa nên chúng tôi muốn hỏi các ngài xem các ngài có muốn chúng tôi gửi hàng
trả lại hay giữ hàng để kiểm định.
Practice 3
Công ty của anh/chị, Công ty TNHH Công nghệ cao (High Technology Co. Ltd.) số 36 Bà
Triệu, Hà nội, điện thoại & fax: 048-38269743, nhận được lô hàng 500 máy điều hoà nhiệt
độ loại AL309, của công ty TNHH Brexport, địa chỉ West House, 12 Green Lane, Luân
Đôn WC 209, Vương Quốc Anh theo đơn đặt hàng số 479NQ , chở trên tàu Hoa Sen Trắng
cập cảng Hải Phòng ngày 15/12/20__ trong tình trạng thiếu và hư hại.
Khi phát hiện hàng bị thiếu và hư hỏng, công ty anh/ chị đã cho mời đại diện của
Vinacontrol Hải Phòng đến giám định và kết quả giám định như sau:
• Giao thiếu 5 máy điều hoà;
• 3 máy bị hỏng nặng không chạy được do bao bì kém chất lượng bị vỡ trong khi vận
chuyển;
Anh chị hãy viết một bức thư cho Brexport thông báo cho họ biết tình trạng này và đề nghị
hướng giải quyết như sau:
• Đối với số hàng bị thiếu, đề nghị Brexport gửi gấp số hàng thiếu đó, muộn nhất vào
ngày 05/03/20__; vì số điều hoà này được đặt cho một khách sạn 5 sao cách Hà nội 4
km về phía Nam dự định khánh thành vào cuối tháng 3 năm 20__.
• Đối với 3 chiếc máy hỏng do bị vỡ hòm, công ty anh/chị giữ lại để tuỳ Brexport định
đoạt (họ có thể hoặc cho người đến mang đi hoặc gọi thợ đến sửa rồi bán rẻ) và đề nghị
Brexport hoàn trả lại cho công ty số tiền USD2,730 (USD910/chiếc) là số tiền bồi
thường bằng điện chuyển tiền vào tài khoản của Công ty TNHH Công nghệ cao tại
Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội với mọi chi phí do người bán chịu.
• Göi kÌm çc chøng tõ cÇn thiÕt và ảnh chụp số hàng hỏng ®Ó chøng minh cho khiÕu n¹i.
Practice 1
Nam Viet Co., Ltd.
50 Truong Chinh Street, Hanoi, Vietnam
Your Ref:
Our Ref: NP/26
Date: _________
Pyramid Co.
235 High Street
Singapore 20073
39
Dear Mr Smith
Re: Contract No. HD107/05
We are writing with reference to the above contract covering a purchase of 1,000 mirrors
packed in one container, which arrived at Hai Phong port on 5 January 2011.
(We received the consignment of 1,000 mirrors packed in one container against the above
contract, which arrived at Hai Phong port on 5 January 2011.)
However, on unpacking the container under the supervision of the Customs and local
Vinacontrol’s representatives, it was found that out of 100 cartons, 20 had (contained)
broken goods, estimated at about 15% of the contract value, equivalent to US$2,500.00 ( an
equivalence of US$2,500.00).
We proceeded to have a Survey Report made and it confirmed our findings that this problem
arose in transit (during transportation) and resulted from substandard (poor) packages which
are not suitable for fragile goods. It appears that the packaging was not in conformity with
our packing instructions sent to you before shipment.
On the strength (basis) of the Survey Report we would like to lodge (register) our claim as
follows:
+ Damaged goods value: US$ 2,500.00
+ Inspection fee: US$ 150.00
+ Total claim: US$ 2,650.00
Would you please pay the above sum by T/T to our account at Vietinbank on account No. …
stated in the contract.
We would like you to pay due (proper) attention to the packaging of this consignment as it
contains fragile glass items.
We look forward to your early settlement for this claim.
Yours sincerely
(Signed)
Nguyen Phuong
Director
Enc. Documents required for the claim.
Practice 2
1. Chúng tôi rất tiếc không thể bố trí giao hàng thay thế trong khoảng thời gian các ngài
yêu cầu được; chúng tôi sẽ hoàn trả các ngài số tiền bằng điện hối.
Unfortunately we are unable to arrange for delivery of the replacements within the
period of time you require. We will therefore reimburse (refund) you the money by T/T.
2. Chúng tôi lấy làm tiếc khi biết tin một phần lô hàng số PK1953 chúng tôi gửi cho ông
tháng trước đã bị hư.
40
We are very sorry to hear about the damage to part of the consignment No. PK1953
that we sent you last month.
3. Ông sẽ thấy kèm theo đây là danh sách các món hàng bị hư và bị mất. Các thùng hàng
này sẽ được để riêng ra cho đến khi chúng tôi nhận được thông báo của ông.
You will find enclosed a list of the damaged and missing articles, and these boxes will
be put to one side until we receive your instructions.
4. Nếu chúng tôi không nhận được các linh kiện này trong vòng 5 ngày nữa, khách hàng
của chúng tôi sẽ huỷ đơn đặt hàng và đặt ở nơi khác, và nếu xảy ra bất kỳ thiệt hại nào
vì việc giao hàng chậm chễ này chúng tôi sẽ đưa ra pháp luật.
Unless we receive the components within the next five days, our customers will cancel
the order and place it elsewhere. And if there is any loss resulting from this late delivery
we shall be obliged to take legal action.
5. Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán được cho dù có giảm giá đi chăng
nữa nên chúng tôi muốn hỏi các ngài liệu các ngài muốn chúng tôi gửi trả lại hàng hoặc
giữ hàng lại để kiểm định.
Because the goods were seriously damaged and cannot be sold (retailed) even at a
discount, we would like to know whether you want us to return them or hold them for
inspection.
Practice 3
High Technology Co. Ltd.
36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam
Telephone and fax: 048-38269743
Your Ref.:
Our Ref.:
16 December 20__
Brexport
West House
12 Green Lane
London WC209
UK
Dear Mr. X
Re: Order No. 479NQ
41
We are writing with reference to the consignment of 500 air conditioners, model AL309,
under the above order shipped on the SS White Lotus which arrived at Hai Phong port on 15
Dec 20__.
On examination, the consignment was found in a short (missing) and damaged condition.
We asked representatives from Vinacontrol in Hai Phong to make a survey report which
shows (indicates):
• Out of (Of) the 500 air conditioners ordered, only 495 were delivered; 05 were missing.
• 03 of the delivered units were seriously damaged in transit due to poor (substandard)
packaging.
We enclose herewith the Survey Report and the photos of the damaged goods and must ask
you to send the missing units not later than 05 Mar 20__ as we urgently need them to
complete the delivery to a 5-star hotel, 4 km to the South of Hanoi, which is due to open by
the end of March 20__.
We are holding the three damaged units at your disposal. You could either send someone to
pick them up or have them repaired and sell them off. We would also be grateful if you
could reimburse us by T/T to our account at Vietcombank the compensation of US$2,730.00
for these three units (US$ 910.00 per unit) with all the expenses to your account.
We look forward to your early satisfactory solution.
Yours sincerely
Enc.
TEST
Bài 1:
Viết một bức thư theo yêu cầu dưới đây; những bài thi không thực hiện theo
đúng yêu cầu của đề bị coi là phạm quy và 0 điểm
Anh/chị viết thư gửi cho ông John Smith, trưởng phòng mua hàng
(purchasing manager) của công ty Home Designs Ltd kèm với chào hàng số
CH/08, catalo, bảng giá hiện hành bộ bàn ghế ăn (dining set) theo nội dung
gợi ý sau:
- Cảm ơn đã nhận được thư hỏi hàng và hân hạnh gửi kèm chào hàng số
CH/08, catalo, bảng giá hiện hành.
-Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 được minh họa trong catalo: Mỗi bộ
có 1 bàn và 6 ghế.
-Giá chào là giá cố định: 120 pound/bộ, CIF Liverpool bao gồm cả phí đóng
gói trong thùng phù hợp với tập quán xuất khẩu, chào hàng có giá trị trong
vòng 3 tháng. Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với đơn hàng có số lượng 200 bộ
hoặc hơn.
42
-Giao hàng trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được đơn hàng chính thức với
số lượng dưới 100 bộ; trên 100 bộ thời gian giao hàng sẽ dài hơn.
-Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang
trên cơ sở hối phiếu trả tiền ngay, được mở tại một ngân hàng hàng đầu ở
Anh 30 ngày trước khi giao hàng vào tài khoản của người bán tại Ngân hàng
Công thương Việt Nam, chi nhánh Hà Nội, để người bán hưởng 100% giá trị
lô hàng sẽ giao.
-Sản phẩm làm từ nguyên liệu được lựa chọn kỹ, chất lượng tốt, mẫu mã
đẹp, trình độ gia công tinh xảo cộng với giá cả hợp lý chắc chắn sẽ được ưa
chuộng tại thị trường Anh.
Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn
phong và hình thức của một bức thư thương mại.
Anh chị bắt đầu thư là: Dear Mr Smith; ký thư là ông Nguyễn Nam.
Bài 2: Dịch nội dung dưới đây sang Tiếng Anh
1. Chúng tôi vui mừng báo tin cho các ngài biết rằng đơn đặt hàng của các ngài
đề ngày 20/9 đã được xếp xuống tầu Frop cho các ngài hôm nay
2. Chúng tôi có thể chấp nhận được giá đã báo trong thư của các ngài đề ngày
20/10 và chúng tôi vui mừng đặt mua 100 chiếc.
3. Chúng tôi tin rằng việc chậm chễ không gây cho các ngài sự bất tiện nghiêm
trọng nào cả và hy vọng rằng các ngài sẽ tiếp tục buôn bán với chúng tôi.
Bài 1:
Dear Mr. Smith
We have received with thanks for your enquiry for dining set. We are pleased to enclose our offer
no CH/08, the catalogue and the current price list.
We would like to emphasize the following terms and conditions:
The product’s specification is accorded to CT/204, which is illustrated in the enclosed catalogue:
each set has one table and 6 chairs.
The quoted price is fixed GBP120 per set, CIF Liverpool, including packing list in export
customary. This offer is valid within 3 months. We are prepared to give you a discount of 5% on
orders of 200 sets or over.
We are able to deliver within 2 months upon receipt of your official order under 100 sets and time
delivery may be longer for larger orders.
Payment should be made in Great Britain Pound by irrevocable L/C on the basis of the draft at
sight, to be opened at a first-class bank in UK 30 days before the shipment to the account of
VietinBank, Ha Noi Branch, in favour of the seller for the total value of goods to be shipped.
Pleased be noted that our products are made from carefully selected materials, good quality, nice
designs and good workmanship at reasonable price. We assure you that they will be popular in UK
market.
43
We look forward to receiving your order soon.
Yours sincerely
Signed
Nguyen Nam (Mr)
Encl: -Offer no CH/08
-Catalogue
-Price list
Bài 2:
1. We are very happy to inform you that your order of 20 September have today been loaded
onto MS Frop.
2. We can accept the quoted price in your letter of 20 October. We are pleased to order 1000
units.
3. We are believed that the delay does not cause you any inconvenience and hope that you will
continue to trade with us
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KIỂM TRA GIỮA KỲ MÔN TIẾNG ANH
KHOA TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH BÀI KIỂM TRA: TTTM
KHOÁ: TAN301.CN Thời gian: 60 phút
Chú ý: Sinh viên không được sử dụng tài liệu và từ điển, nộp lại đề cùng bài thi.
Part 1: Letter writing

Ông Nguyễn Nam giám đốc công ty TNHH Minh Long, địa chỉ 550 Đường La Thành, Hà
Nội chào bán tủ sách cho Công ty Melony, địa chỉ 20 Queens Park, London SW20. Anh/chị
hãy thảo giúp ông Nam một thư gửi kèm chào hàng với nội dung chính như sau:
Cám ơn thư hỏi hàng đề ngày 4 tháng 9 của công ty Melony và thông báo đã gửi qua bưu
điện bằng đường hàng không catalô có ảnh minh hoạ theo yêu cầu, hôm nay xin gửi kèm
thư này chào hàng chính thức và đặc biệt lưu ý khách hàng một số điểm sau:
Mẫu tủ sách bằng kim loại mà khách hàng hỏi chúng ta đã ngừng sản xuất. Mẫu mã mà
khách hàng hỏi đã được cải tiến và thay thế bằng gỗ, nhẹ và đẹp hơn. Khẳng định là ta có
thể cung cấp 200 chiếc trong vòng 30 ngày sau khi nhận được đơn hàng chính thức.
44
Giá chào bán là USD 65/ chiếc, giá FOB cảng Hải Phòng bao gồm cả chi phí đóng gói bao
bì, ta sẵn sàng dành cho người mua hưởng tỷ lệ chiết khấu là 5% nếu số lượng đặt mua là
trên 100 chiếc. Thanh toán bằng thư tín dụng không huỷ ngang trả ngay.
Chúng ta cũng sẵn sàng giúp người mua thu xếp vận tải bằng đường biển hoặc đường hàng
không số hàng trên theo phương thức cước thu sau (carriage forward) nếu khách hàng yêu
cầu.
Chào hàng này có giá trị trong vòng 20 ngày phụ thuộc vào xác nhận của người bán.
Lưu ý khách hàng là hàng của ta được thiết kế tạo dáng hiện đại và lịch sự, với trình độ tay
nghề cao, gỗ chất lượng tốt và đã được xuất sang thị trường EU và Mỹ với số lượng lớn,
được khách hàng ưu chuộng. Hy vọng sớm nhận được đặt hàng của khách.
Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong và hình thức
của một bức thư thương mại.
Part 2: Translate these sentences into English

1. Chúng tôi xin thông báo rằng giá hàng sẽ còn thay đổi vì thị trường nguyên liệu thô hiện
nay đang biến động.
2. Chúng tôi nghĩ rằng quý ngài đã thật sáng suốt khi lựa chọn dòng sản phẩm này và một
khi quý ngài đã nhìn thấy sản phẩm mẫu, chúng tôi chắc chắn rằng quý ngài sẽ phải
đồng ý rằng sản phẩm này độc đáo cả về chất lượng và mẫu mã.
3. Chúng tôi giành quyền huỷ bỏ đơn hàng này hay từ chối nhận hàng với mọi chi phí và
rủi ro do các ngài chịu nếu giao hàng chậm.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KIỂM TRA GIỮA KỲ MÔN TIẾNG ANH
KHOA TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH BÀI KIỂM TRA: TTTM
KHOÁ: TAN301.CN Thời gian: 60 phút
Chú ý: Sinh viên không được sử dụng tài liệu và từ điển, nộp lại đề cùng bài thi.
Part 1: Letter writing

Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội (Unimex Hanoi), địa chỉ tại 41 Ngô Quyền, Hà
Nội, nhận được đơn hàng số OD24 mua hàng mây mã số UB08 và DL0215, catalô số S37
của công ty Zenith SA, địa chỉ tại Haldenstrasse 118, 3000 Bern 22, Switzerland. Với tư
cách là Trưởng phòng xuất, anh/chị hãy viết thư phúc đáp với nội dung sau:
Thông báo đã nhận được đơn hàng đề ngày 4 tháng 9 của khách, song rất tiếc hiện nay công
ty anh/chị không còn kinh doanh những mã hàng mà khách yêu cầu vì những mã này không
còn mốt nữa.
Chào bán mã hàng mới, cụ thể giỏ mây hình ô van (oval rattan basket) ký hiệu B150-3, và
khay mây hình chữ nhật (rectangular rattan tray), ký hiệu T430.
45
Giá chào là giá FOB cảng Hải Phòng, 1,5 đô la Mỹ một chiếc đối với giỏ mây và 2,2 đô la
Mỹ một chiếc đối với khay mây. Với đơn hàng có giá trị 8.000 đô la hoặc hơn ta sẵn sàng
dành chiết khấu 5%.
Có thể giao hàng trong vòng 3 tuần kể từ ngày nhận được đơn hàng chính thức. Ký mã hiệu
theo yêu cầu của khách.
Thanh toán bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang, mở tại một ngân hàng hàng đầu của
Thuỵ Sĩ, 15 ngày trước khi giao hàng, có giá trị trong vòng 30 ngày, để người bán được
hưởng toàn bộ trị giá lô hàng sẽ được giao. Sẽ xem xét lại điều kiện thanh toán nếu khách
hàng tiếp tục đặt hàng trong tương lai.
Lưu ý khách hàng hai mã hàng công ty chào là những mẫu mới nhất hiện đang được ưa
chuộng tại thị trường Châu Âu. Hy vọng hàng sẽ bán chạy và cũng sẽ được ưa chuộng ở
Thuỵ Sĩ nhờ mẫu mã hiện đại, giá cả cạnh tranh, và tay nghề cao.
Anh/ Chị có thể thêm các chi tiết khác để trình bày bức thư đúng văn phong và hình thức
của một bức thư thương mại.
Part 2: Translate these sentences into English

1. Khách hàng của chúng tôi đang rất cần những mặt hàng này, do đó chúng tôi hy vọng
các ngài thu xếp giao hàng ngay.
2. Máy được bảo hành trong 24 tháng kể từ ngày giao hàng, không áp dụng đối với hư
hỏng do sử dụng không đúng hoặc bảo dưỡng không cẩn thận.
3. Tất cả những mức giá được chào theo giá FOB cảng Southampton và sẽ còn được
hưởng chiết khấu thương mại 25% nếu thanh toán bằng thư tín dụng.
41 Ngo Quyen Street
Hanoi
Vietnam
Your Ref. Order OD24
Our Ref.
Date:
Zenith SA
Haldenstrasse 118
3000 Bern 22
Switzerland
46
Dear Mr Smith
We thank you for you order no. OD24 of 4 September 20__ for rattan items, codes UB08 and
DL215 as per catalogue no. S37. However, we regret that at present our company no longer deal in/
sell the above items because they are out of fashion.
We are pleased to offer you the new patterns which are the oval rattan baskets, code B150-3 and
the rectangular rattan trays, code T430 on the following terms and conditions.
Oval rattan baskets B150-3: USD1.50 per item
Rectangular rattan trays T430: USD 2.20 per item
The prices quoted are FOB Haiphong port including packing. We are prepared to give you a
quantity discount of 5% for orders of USD8,000.00 or more.
Delivery can be made within three weeks from receipt of your official order. Marking is done upon
your instructions/requirements.
Payment is to be made by an irrevocable letter of credit to be opened at a leading bank in
Switzerland, 15 days before the shipment, valid for 30 days, in favour of the seller for the total
value of the goods to be shipped. We are willing to revise the method of payment for your future/
repeat/further orders.
Please be noted that the above two items are the latest patterns and have been gained popularity in
European markets. We hope that they will also sell well and become popular in Switzerland due to
their modern styles/designs, competitive prices and sophisticated/excellent/super/high standard of
craftsmanship (fine workmanship).
We look forward to your order soon.
Yours sincerely
NN
Export Manager
1. As our customers are in need of these items, we hope that you can arrange immediate
delivery/shipment/dispatch.
2. The machine is guaranteed within 24 months from despatch, which does not apply to the
damage caused by misuses or careless maintenance.
3. All the prices are quoted FOB Southampton port and will be subject to a 25% trade discount
with payment by letter of credit.
47
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG ĐỀ THI MÔN THƯ TÍN THƯƠNG MẠI
KHOA TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH KHOÁ: TAN302.CN (Lần 1)
Thời gian: 60 phút
Ngày thi: _____________
Chú ý: Sinh viên không được sử dụng tài liệu và từ điển, không ghi vào đề và nộp lại đề cùng
bài thi.
III. Letter writing
Công ty TNHH Ánh Dương, địa chỉ 14 Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, điện thoại: 84 4
3920 9533, fax: 84 4 3920 9566, nhận được thư chào hàng số BJ/305 ngày 25/10/2011 của ông
Robert Hughes, giám đốc bán hàng của Marco Toy Company, Inc., địa chỉ 223 Sunrise Highway,
Glen Cove, New York 11566.
Anh/Chị hãy viết một bức thư để Bà Lê Lan Anh, giám đốc Công ty TNHH Ánh Dương ký gửi
kèm với đơn đặt hàng số DH/029 với những nội dung chính sau đây:
• Đơn đặt hàng này mua thử 36 búp bê Baby Jenny với giá CIF Hải Phòng là US$12 một chiếc,
và 78 gấu teddy Tootsie-Wootsie loại 18 inches với giá US$9 một con, kể cả chi phí bao bì.
• Nói rõ cho họ biết nếu họ không có sẵn bất kỳ mặt hàng nào để giao theo thời hạn đã nêu trong
đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.
• Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 10% chiết khấu mua buôn và
thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ, nhưng đối
với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 15% chiết khấu mua buôn và
thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi chứng từ.
48
• Yêu cầu họ gửi hàng bằng đường hàng không và giao hàng chậm nhất vào cuối tháng 11 để kịp
thời phân phối cho các đại lý trong toàn quốc để bán vào trước dịp lễ Giáng sinh. Công ty
anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí và rủi ro do bên bán
chịu nếu giao hàng chậm.
• Bày tỏ hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng này sẽ làm công ty anh/chị hài lòng, và nếu thấy
có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì công ty anh/chị chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số
lượng lớn hơn.
• Ngày viết thư là 2/11/2011; số tham chiếu của thư này là LA/th.
Anh/Chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung, văn phong và hình thức phù
hợp.
IV. Translate into English
4. Trả lời thư của các ngài đề ngày 25/11, chúng tôi vui mừng thông báo cho các ngài biết rằng tàu
sẽ rời cảng Hải Phòng sớm nhất để đi London là tàu Eagle, hiện đang xếp hàng tại Bến tầu số 3,
cảng Hải Phòng, và sẽ nhận hàng cho đến ngày 15/12 là ngày tàu sẽ khởi hành.
5. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 3/10 hỏi mua đường và rất vui mừng chào bán
cố định cho các ngài 100 tấn, giá mỗi tấn CIF tại cảng Sài Gòn là 280 bảng Anh chấp nhận
trong vòng mười lăm ngày.
6. Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán được cho dù có giảm giá đi chăng nữa
nên chúng tôi muốn hỏi các ngài liệu các ngài muốn chúng tôi gửi trả lại hàng hoặc giữ hàng lại
để kiểm định.
14 Ly Thai To Street
Hoan Kiem District
Hanoi
Vietnam
Your Ref: BJ/305
Our Ref: LA/th
2 November 2011
(Mr Robert Hughes, Sales Manager)
Marco Toy Company, Inc
223 Sunrise Highway
Glen Cove
49
New York 11566
Dear Mr Hughes
We thank you for your offer No. BJ/305 of 25 October 2011 and are pleased to enclose our trial
order No. DH/029 for 36 Baby Jenny dolls and 78 18-inch Tootsie-Wootsie teddy bears, at the
price of US$12 and US$9 each respectively including packaging.
If any of the above items are not available in stock for delivery at the time specified
For this first order, we have decided to accept the 10% trade discount you offered and agree to pay
by a letter of credit at sight, documents against payment. However, for further (the next) orders,
could (would) you please give us a 15% trade discount and accept payment by a letter of credit at
60 days, documents against acceptance?
The above items should be shipped (sent) by air and be delivered by the end of November in time
for distribution to our agents across (throughout) the country for the pre-Christmas selling season.
We reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your
account if delivery is late.
We hope that this order will be completed (processed/executed) to our satisfaction and if we feel
we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in the future.
Yours sincerely
(Signed)
Le Lan Anh (Mrs)
Director
Enc.: Order No. DH/029
4. In reply to your letter of 25 November, we are pleased to inform you that the earliest vessel
due out of Haiphong Port for London is the MV Eagle, which is at present loading at Dock
No.3, Haiphong Port, and will accept cargo until 15 December when she sails.
5. We thank you for your enquiry of 3 October for our sugar and are pleased to make you a firm
offer, (which is) subject to acceptance within 15 days, for 100 tons of sugar at the price of
£280.00 per ton, CIF Sai Gon Port.
6. Because the goods were seriously damaged and cannot be sold (retailed) even at a discount, we
would like to know whether you want us to return them or hold them for inspection.
50
51

Commercial Correspondence-Practice

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Commercial Correspondence-Practice

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Commercial Correspondence

Unit 1: Letter Layout, Content and Style

Practice 1: Answer the following questions

246 Minh Khai Street

Re: Patterns of ladies’ woolen sweaters

We have seen your advertisement in the “Textile World”

Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.

Practice 5: Write an enquiry on the following details.

Unit 2 – Enquiries - Key

1. We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of

Practice 3: Asking for details – Translate into English.

Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.

Practice 5: Write an enquiry on the following details.

UNIT 3 – REPLIES TO ENQUIRIES

Practice 4: Write a reply to an enquiry

Practice 5: Write an enquiry

UNIT 3: REPLIES TO ENQUIRIES - KEY

Practice 4: Write a reply to an enquiry

Practice 5: Write an enquiry

The Aluminium Alloy Co Ltd

Unit 4: Offers and Cover Letters of Offers

Practice 3: Write a firm offer

Re: Rush Mats

1. Commodity: fancy rash mat (patterned rush mat)

Your ref: 17 August 20__

Your ref: MJ/rm

F. Lynch & Co. Ltd

Enc. 1.Offer No. OS/05

Enc: 1.Offer form No. CH/09

Unit 5: Orders and Cover Letters of Orders

Practice 2: Translate into English

1. Tên hàng: Máy kéo vạn năng kiểu CT860

Practice 3: Letter writing

Practice 3 214 Ton Duc Thang Street

We look forward to having your confirmation soon.

Practice 4 46 Ngo Quyen Street

F. Lynch & Co. Ltd

Your Ref: BL/1439

Brothers Co., Ltd

Practice 3 14 Ly Thai To Street

Your Ref: BJ/305

Mr Robert Hughes, Sales Manager

Your Ref.: HL/th

Enc. Order No. 68NA

Practice 5: Forwarding agent’s advice to supplier

Practice 6: Exporter’s advice of shipment to buyer

Practice 8: Translate the following sentences into English.

Practice 3: Request for sailings and freight rates

Practice 4: Shipping company’s reply

Practice 5: Forwarding agent’s advice to supplier

Practice 6: Exporter’s advice of shipment to buyer

Practice 8: Translate sentences

Unit 7 - Complaints and adjustments

Practice 1: Letter writing

Dear Mr. Smith

We would like to emphasize the following terms and conditions:

Nguyen Nam (Mr)

Encl: -Offer no CH/08

KHOA TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH BÀI KIỂM TRA: TTTM

KHOÁ: TAN301.CN Thời gian: 60 phút

Part 1: Letter writing

Part 2: Translate these sentences into English

KHOA TIẾNG ANH CHUYÊN NGÀNH BÀI KIỂM TRA: TTTM

KHOÁ: TAN301.CN Thời gian: 60 phút