Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • Francisco Jose Sanchos El Analisis Documental 137-154.opd

    Uploaded by

    Qvetzann Tinoco
    3 views10 pages
    ARCHIVOS

    Original Title

    7. Francisco Jose Sanchos El Analisis Documental 137-154.Opd

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Available Formats

    PDF or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document
    ARCHIVOS

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    3 views10 pages

    Francisco Jose Sanchos El Analisis Documental 137-154.opd

    Uploaded by

    Qvetzann Tinoco
    ARCHIVOS

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 10
    ns rss ot See Moen En esa the ay gu alr ave and eo any mantles sobre archivos de gestions dirigenexlaivamente ‘peony admin regalanen buna eda inate, ya ques personas quedo reebenalitentar poner en Frdecs ls nora aprenide choca co a dees de Es superiores gue carecen de ela formacton' ‘Vamos pasar aver qu tareas deben levarse a cabo para cuit que tn covumento expetente no pueda sx enconra Go oblen que su loalzgion sea dicultoa GENESIS DOCUMENTAL - el personal auxiliar [En multitud de ocasiones en las oficinas el ps yadminstratvo gus manealos documentos desconce slgna } varias de las siguientes cuestiones, motivo por el cual un Gocumento o expediente puede fo depositarse en el lugar que archivsticamente le corresponde: | — Disposicionés legles que han dado lugar a os servicios, departamentosete, enlasqueserecogen las unciones que chespondensios misery porendeignoran arelcton cat anciones con los documentos qu rain. iscorso de un ex-dinecior del Must Valencia d’Administacd ite aie lone snr mana ete Amina Staagie noes uno msde los ements son leorgnisaetor, lov ae {EN eee pain coed obs. Noesn meee ei tra ssa econo: Ce nin een CloBlnco de VAP ore Ene so- ean 1950p 8) v Fuctucnnoenationcnaldelehdiaraiaaben ies ‘natn me de cnn de env pr os ers et el eric no Snare ares de it aes as a ORR SENN, oon Melo ple fone ah a 10 erect: nics equ sng in document Sse ld cba lao pan Yau See {tidosumentoroxpedienesererecuperable porestar mal asificado. \ Losarchivos de ofetn: una sinters para su gestion 137 ~ Tramitacién que sufren los documentos que manejamos antes de llegar a nuestras manos o después de salir de cllas, Llegando a veces a desconocer el trémiteque sigue Ja documentacién con la que trabaja tn auxiliar de ‘nuestra misma oficina ("eso lo leva al persona y hoy no est4, yo lo siento, pero no puedo informatie’). ~ Sino seconooeltrémite, laordenacién dificilmente puede reflejar claramente dicho trimite, As{ cuando en el futuro alguien ajenoal procedimiento seguido quiera consultar el documento no sabrsi estéen el expediente toda la docu mentacién que debiera,el orden en que se emit + EL ANALISIS DOCUMENTAL @ Lasolucién a toda esta problemstica pasa por larealizacién por parte del archivero del organismo o institucion de un uestionario que haré llegar a todas las dependencias de la ‘misma. Cuestionario que comprende dos vertientes: 1) ¢Cémo se organiza Ia instituci6n u organisme? 2) Caracteristcas del archivo de gestion. 3) Analisis documenta, En el primer campo las preguntas versardn sobre: gcuando sehacreadola dependencia, servicio..2, qué funcionestiene?, equign,sies el caso, las ejercfa con anterioridad al nacimiento «el mismo?, gesmo se organiza? Porllo tanto lo que aqui trata, de delimitarse es el campo de actuacién del emisor de la documentacién y como se organiza intermamente para poder evar a cabo las funciones que tiene atribuidas, asf como la ‘volucién temporal de dicha estructuracién interna. En el segundo campo las cuestiones giran en tomo a las caracteristicas materialesdelarchivoyeneltercerosehabladelos tipos y series documentales que se desprenden de esas funclor nes, que valor de conservacién se recomienda, tipo de acceso & a misma, seftalando, sies el caso, la causa de la restrieclén, isposiciones legales que afectan ala documentacién, destina. YD 238 Francac ose Sanclils Moreno tars de las copias, composicin de los documentos comple jos", ordenacién que se ha dado alos documentos™..Deeste Apartadose extrac a informacién elativaacomolas funciones seplssmanen competenciasy estas enactuaciones administra- tivas que finalmente son las que generan la docamentacion que acabamos teniendo en nuestro poder. gos coos la normativa a fijado como obligetoria. cata tara, abi por ejemplo In Ley de Archivos Patrimenio Documental dels Comunidad de Madridenswariculo 161 hija "pare la Adminsiracgn Autonémicn, como obligeci funda snl ef anal eidentiacion dels series documentaes con el fin de que sean seftalados sus diferentes valores y, en ‘Conseeensi, estblecido los dtntos plas devgencia, aee- S04 conservacion de los documentos” Bia cuestién, bisiea, para obtener un funcionamiento ade+ ccuado en un archivo ya fe defendida por otros autores que me hhon precedido en las tareas de tratar de conseguir que la dlocummentaci6n se estrueture desde su nacimiento en las ofici- ‘nas yno esperar a su entrada en losarchives histricos para st ‘organizacién archivistiea. Asi por ejemplo E. Mhartin Guix en 1902 indica la necesidad de "estudiar el orige, deservolvimten- oy vcisitudes de los diferentes organismos 0 instituciones que -prostan sus contingentesal archivo; dfiirdeuna manera lgica y racional la naturaleza de Igs distintas fases de los asuntos pau lof documentas en Abe que se expresan a menudo) ‘podrdn alteray su forma, peroteunca su esencia™™®, "58 Un de los primero als sobre los documentos corps, tratando Ae flac ur componente yrestande la tmporanen que es amet “oven para ou arehierla enemas en ARAGO CABANAS, Jose, ‘Unided docamental pp 13-18 wy Sime euertonsrio ar ineuve agin apartado sobre eantdad de dosurentaeitn en. que recontena en ada olllng promos prevet lsSpmssdsdes co esasio quel sschive cena o mniclpa tera en tn ture nme, 1 Vader del ints p49 Lasarchivs de oficina sess pare esti 139 CCon todas las respuestas, por supuesto fiables, dadas por cada dependencia el archivero fija los dos elementos claves, para la organizacién del archivo de gestién: ~ Elouaciro de clasficacion dela instituciém worganismo,es decir, donde se ubica cada servicio dentro del organigrama general de la misma, como se estructura cada servicio en secciones, subsecciones, etc. y Jas funclones que tiene ‘otorgadas cada una deeliss, asi como los documentos que generacadaoficinaparaelcumplimlentode dichasfuncie = Que valor poseen los documentos de cara a su conserva- + dn, consulta”, Con el anzilisis documental se dentifican: Estructura del érgano Unidades administrativas ov Funciones Normativa ‘Tipos documentales "1 Hay guetener en cuenta quchoy por hoy al archiver nadiele omnia l oganigrara de Is instiueidny Jos Cambs que se predacen ene Inisme, aac que seve agratada por el hecho de gueladovummeats {fom llega a archivo tanacueidos enor ate, por lo qu oe eenasion fecuetcmentepn no snsden onion queen eee memento Tnsttcién «por lo tanto hay que reconstrulro « parr de los boletnes, memores olas acne dela istvcion. 1% Puede vse en el anexo un model de estos cuestonaios,quen dane ongularotres variants puede observar el exstente para archives [miniteroles (Vid. GRUPO DE TRABAIO DE ARCHIVOS ADMINIS: ‘TRATIVOS, H tratamiento dela documentacén pp. 227237) ye cmplend por ls Generalitat de Catlunys, eae = yom « 190 Francis Jost Sanchis Moreno Exquema que s¢ traduce del siguiente modo: fijar, analizar y comprender los tipos documentales producidos por las dis tintes unidades administrativas er que se organiza unaentidad tworganismo pata el cumplimiento de las competencias deriva: tas de las funcionesque seleencomiendan en la normativa que legafecta. Entendiendo que esta afirmacién de “Bij, anelizar y comprendes® algeta no sélo a los tipos documentales, sino {ambign alas funciones, normative, unidades administrativas, yy estructura del organismo. + EL CUADRO DE CLASIFICACION Laagrupacién del conjunto de documentos emitido por una centidad .. no responde ala casualidad o al azar, sino que debe Serun rellejo ela institucién quelos ha generado, Por lo tanto tste nexo de unidn entre el fondo documenta ysu emisor debe ‘guedar plasmada siempre en lastareas de clasificaci6n, puesto ue el primero esté constituldo por los testimonios escritos Fesultantes de las actividades qyecorresponden al emisor de a E] establecimiento del cuadro de clasificacién de una insti tucion presenta un grado de complelidad muy diverso de unos fasos 2 otf0s, asi si el organismo o institucién acaba de fuindarse. 0 su orgenigrama es fjo, © con unas variantes tinimas, el cuadro de clasficacién se imitard a ser un reflejo Geesta estructura orgénica. Cyando estas modificaciones sean poco numerosas se reflelaran en el cuadro de clasificacién de amanera siguiente, siun tipe de expediente ha sido tramitado por una oficina hasta una fecha determinada ya partir de ella Te dependencia recibe una nueva denominacién o varia su scserpcin a una conejaliae,ls primeros se coocarén Como generados por la depedencia con su denominacién 0 adscripeién originaria y Ia continuacién en la oficina con la yueva denominacién o adscrigcién; para reflejar Ia continui- {ad de la serie documental s¢recurre a referencias eruzadas {que remitan a lacontinsiaci6rro ala parteeriginaria dela sere. Lasorhives defen: una sintesis para su geste ma Peroestenosuelesereleaso de lamayoradelosorganismes o insttuciones de a Admsnistracton Publica en os gue stele onjugarse una dilatada vigencia temporal con une cada Yer ‘rds ecient tendencn sas modifeacones en el organi Fa. Ente timo caso estén por eemplo lo archos Cipnles que pueden guatdardocomentacién desde sigloXIT 4 euya orgnieacion medieval en nada se pecs ala atta nop ces reciente unions ue pemanecen Priccamenteinaerbles, mientras que la orpanzacon et ‘cambiante"™ . lene Entre ambos tipos puros caben posibles soluciones mixtas e cuadros de clasificacién funcional-organicos que son muy utiizados por la Archivistica. En estos casos mixtos, o bien en cl funcional, el personal de oficina se puede encontrar en la tesitura de tener que colocar su documentacién dentro de un tipo documental que no se corresponde con la denominacion gue tienen los documentos que gestiona, lo cual no debe plantearle él un mayor problema, Una vez fads las functonesvorganigrama qu aa ep ruesto cuatro de Csisacin, cans » grr ete Ise los pos dosumenls ve produce as frente etcnas Por tantoala ora debate afencenomos de ule dea en de que archiver exroctur de manera subjethael fondo cgi elerereqctienen encomtns tro de document para ealece con chee ato > hse ga qu ataresdlarchiveroconistemuy leone co renpetaa ogarnacon au poo is Gesuenccen a acer en elsen de una stein portonayanelcasode que Csaba desapaecto ear de entarana™s Vid. en el exo cundro de clasfeassn funcional que correspond sl que ls Generalitat de Catalunya ofrce soe archivos munieipaes, "™ Russo que en uhima Insianca In clsacion To que prctende es nz delimiter unas clses denice de aquelio que estamos dearibindo ° Valgaa modo de ejemplo de in frente fonma de aba que se puede

    You might also like