scion, si- elemen- elemen- temano, ordena- veles: los entes soincide se oide- Por su (sufosec- su jerar- acceso- ante. blecido: s de los mérico), mérico). uw carfe- rincipa- io orde- compo- nes y el antos se ale por sel dia, ncégni timo se ante, Bs nar los princi- 1 Togico >riterio La organizaciin del archico: lasificacién, ordenaciim ¢ instalaciéin de ordenacién, y su posicién en la palabra o frase sobre la que se-basa. Asi cuando se consideran nombres de persona (método onomastico), se ordenan poniendo el primer ape- llido, seguido del segundo y el nombre propio, Es el idé- neo, por ejemplo, para series de expedientes personales, Si se consideran los nombres de lugar (método geogrii- fico.o topdnimico), sé ordehan segin su jerarquia espacial comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por las menores; asi’ en unavserie de obras se comenzard por el barrio/distrito; calle/avenida/plaza, nimero de finca, planta y se finaliza con la vivienda. Si no es factible discer- nir tal jerarquid, cual es el caso de las explotaciones fores- tales, rurales... se sigue el orden alfabético de los topéni- mos. Otro método bastante empleado es la ordenacién por materias y no supone necesariamente una relacién sistema- tica de las mismas, sino que puede ser simplemente la suce- sign alfabética segin la experiencia vaya probando su utili- dad. 3. Numerico. Establece la ordenacién de los documentos si- guiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante, © agrupaciones de éstos por bloques; es el empleado, por ejemplo, para los documentos contables. 4, Alfanumérico. Consiste en la combinacién de letras y nu- meros para componer los cédigos de ordenacién. De entre estos métodes necesario, cual de ellos es el mejor; al decidir el tipo de ordenacién que se ha de aplicar en cada momento, se elegiré aquél que mejor se adapte al objeto de la ordenacion. es posible establecer, ni tampaco 6. La instalacion La instalacion de los documentos en el depésito es una tarca intimamente relacionada con la organizacién de fondos y consiste, como su propio nombre indica, en la ubicacién fisica de todo el fondo mediante unidades de instalacién, ya sean cajas, legajos o li- bros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en eo 251252 Manual de archivistica forma de paquetes o protegidos por un envase, asi ubicados en las estanterias para ofrecer mayor proteccién a los documentos y re sistencia a los agentes nocivos (luz, polvo, etc). Antes de intzoducir un expediente en su correspondiente caja procede identificarlo a fin de saber cual es su ubicacién fisica, para ello se le otorga una signatura que haga referencia a la unidad de ~"jnstataciénque lo contiene y a su’ orden dentro dé ésta. As! a un expediente ubicado en la taia o en ef legajo németo 97 y cuyo na- mero de orden es el 3, por sér este st lugar, se'le dard la signatura 97,3; de este modo la locatizacién fisica del mismo dentro del de- pésito sera tan simple como inequivoca. La instalacin de las cajas, legajos y libros puede hacerse segin dos métodos: 1. Consiste en reconstruir el cuadro de clasificacién en el de- pésito, estableciendo espacios reservados para las seccio- nes, subsecciones, series. Este sistema ha sido amplia- mente empleado y ha provocado numerosos problemas procedimentales, recuérdese el caso estadounidense y de los demas paises que siguen sus practicas. Las unidades de instalacin ostentan en su lomo un codigo para su ubi- cacién y posterior focalizacién, consistente en reproducir los digitos del cuadro de clasificacion mas un numero de serie, lo que da ccmo resultado una signaturacién muy larga y complicada que combina nimeros, letras ¢ incluso nbolos. Ademis, este sistema presenta alguses convenientes de dificil solucién. Por un lado, exige la re- serva de espacio libre cn las estanterias para afiadir Ja do- cumentacién que se vaya agregando con el tiempo; mas como quiera que no es posible prever el crecimiento de los fondos, resulta totalmente contraindicado salvo que se trate de archivos muy pequefios y de escaso crecimien- to, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone conside- rar esclerdtico el cuadro de clasificacidn, por las dificulta- des que entraiia la creacién de nuevas series cuando ello resulte imperioso. 2. El sistema de numeracién continua, el mas indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de insta- lacién mediante digitos arabigos desde el uno en adelante.*'L. Martinez: « necesidades de instal pigs. 59-76. nm -- La organizacién det archivo: clasificacién, ordenacién e instalacién Este no supone el abandono del cuadro de clasificacion, muy al contrario, marca un clara disociacién entre la clasi- ficacién (tarea intelectual) y la colocacién material de los documentos (tarea mecanica). A medida que ingresan en el archivo las unidades se numeran sucesivamente y sc colo- can en las estanterias. Tan siquiera es recomendable tener doble numeracién, una para cajas/legajos y otra para li- bros, sino solamente una*!. De esta manera se logra un ahorro de espacio maximo, la localizacién de las unidades de instalacién es rapida, sencilla y sin error, por ser la refe- rencia un némero natural. En las organizaciones con archivo tinico, esto es, aque- las en Jas que las fases intermedia € histrica comparten instalaciones, se produce una situacién particular: el apro- vechamiento del espacio y de la signaturacién que dejan libres los documentos eliminados. Cuando tal circunstan- cia se produce, la solucién consistira en ocupar los huecos y las signaturas de instalacin con Ios nuevos ingresos. To- do expediente, caja, legajo o libro eliminado deja un hueco que sera ocupado por otro nuevo ingreso. rehiveros y cabesulos”. Algunas consideraciones sobre kas jon y las signaturasy, IVABAD. NUL 1991