TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

CƠ SỞ II TẠI TP.HCM
---------***--------

BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHÓA

Chuyên ngành: KINH DOANH QUỐC TẾ

CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG

Họ và tên sinh viên: Lương Phụng Hằng

Mã sinh viên: 1101025039
Lớp: A1
Khóa: K50A
GVHD: ThS. Phùng Minh Đức

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2014

 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

TPHCM, ngày.....tháng.....năm 2014

Giảng viên hướng dẫn
 MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU
VĨNH LONG
1.1. Giới thiệu chung về công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long ............................ 3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh
Long
1.2.1 Chức năng của Công ty ............................................................................. 4
1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty .............................................................................. 4
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty ...................................................................... 5
1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian qua ( giai
đoạn 2011- 2013) ....................................................................................................... 6
1.4 Vai trò của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo đối với
Công ty ...................................................................................................................... 7
1.5 Các công việc thực hiện trong quá trình kiến tập ........................................... 8
PHẦN 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG
2.1. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty CỔ PHẦN
XNK Vĩnh Long
2.1.1. Đăng kí hợp đồng xuất khẩu.................................................................9
2.1.2. Giục người mua mở L/C................................................................... 11
2.1.3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu ....................................................................12
2.1.4. Kiểm tra chất lượng hàng hoá.............................................................12
2.1.5. Thuê phương tiện vận tải................................................................... 13
2.1.6. Làm thủ tục hải quan......................................................................... 13
2.1.7. Giao hàng........................................................................................... 14
2.1.8. Làm thủ tục thanh toán...................................................................... 15
2.1.9. Quyết toán công nợ và giải quyết khiếu nại (nếu có) ....................... 18
2.2. Nhận xét chung về quy trình
2.2.1. Điểm mạnh......................................................................................... 18
2.2.2. Điểm yếu............................................................................................ 18
2.3. So sánh với lý thuyết
2.3.1. Cơ sở lý thuyết................................................................................... 19
2.3.2. Giống nhau......................................................................................... 19
2.3.3. Khác nhau.......................................................................................... 19
PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN QUY
TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG
3.1. Triển vọng của Công ty về quy trình hoàn thiện hợp đồng xuất khẩu gạo
3.1.1. Cơ hội................................................................................................ 20
3.1.2. Thách thức......................................................................................... 20
3.2. Định hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới............................. 20
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất
khẩu
3.3.1. Đảm bảo nguồn hàng và chất lượng sản phẩm.................................. 21
3.3.2. Mở rộn thị trường xuất khẩu................................................................21
3.3.3. Nâng cấp cơ sở hạ tầng..................................................................... 21
3.3.4. Đào tạo nguồn nhân lực.................................................................... 22
KẾT LUẬN........................................................................................................... 23
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................... 24
PHỤ LỤC............................................................................................................... 25
 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt

B/L Bill of Lading Vận đơn

L/C Letter of Credit Thư tín dụng

C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ

XNK Xuất nhập khẩu

USD United States Dollar Đô la Mỹ

VND Vietnam Dong Đồng Việt Nam

 DANH MỤC BẢNG BIỂU

STT Tên bảng biểu Trang

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần

1 5
Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần
2 6
XNK Vĩnh Long

3 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa 9

 1

LỜI MỞ ĐẦU
Đổi mới và phát triển luôn là mục tiêu hàng đầu của mỗi quốc gia nói chung
và mỗi doanh nghiệp nói riêng. Trong xu thế toàn cầu hóa diễn ra ngày một sôi nổi
như hiện nay, một trong những biện pháp thiết yếu đưa nên kinh tế trong nước hội
nhập với kinh tế thế giới chính là xuất khẩu. Kể từ khi Việt Nam gia nhập ASEAN
và WTO, vai trò của xuất khẩu lại càng được chú trọng do đây là một hoạt động
mang lại nguồn ngoại tệ lớn, giải quyết một phần lớn vấn đề công ăn việc làm đồng
thời tạo cơ hội cho Việt Nam tiếp cận với các tiến bộ khoa học kĩ thuật khác.
Đứng thứ hai trên thế giới về xuất khẩu gạo, hiện nay lúa gạo được xem là
ngành xuất khẩu mũi nhọn của Việt Nam với hơn 80% lao động. Tuy vậy, nước ta
vẫn còn gặp nhiều khó khăn và thử thách cũng như thiếu kinh nghiệm về kinh tế
quốc tế, quy mô và tiềm lực về tài chính. Và để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra
hiệu quả thì quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng phải được tiến hành một cách tốt
nhất. Công tác này không chỉ giúp Công ty khắc phục những khó khăn trong xuất
khẩu mà còn là tiền đề quan trọng góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận, nâng vị
thế Công ty trên thị trường quốc tế.
Là một Công ty chuyên xuất khẩu lương thực và nông sản sang nước ngoài với
mặt hàng chủ lực là gạo, Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long luôn quan
tâm chú trọng và hoàn thiện từng bước trong công tác hoàn thiện thực hiện hợp
đồng nhằm đảm bảo tiến trình xuất khẩu hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Nhằm
giúp bản thân có cái nhìn thực tế hơn trong các công tác của hoạt động xuất khẩu từ
đó đưa ra những biện pháp để giúp hoàn thiện hơn quá trình này, trong thời gian
thực tập tại Công ty, em đã nghiên cứu và quyết định chọn đề tài CÔNG TÁC TỔ
CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG với bố cục như sau:
Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Chương 3: Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
 2

Để có thể hoàn thành tốt đề tài kiến tập này, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến
ban Giám đốc, các chú các bác và cách anh chị chuyên viên của Công ty Cổ phần
xuất nhập khẩu Vĩnh Long cùng cô Phùng Minh Đức- giảng viên hướng dẫn và các
thầy cô trường Đại học Ngoại thương CSII đã trực tiếp hướng dẫn tận tình giúp em
hiểu rõ và tiếp cận với các công việc thực tế của hoạt động này.
Trong khoảng thời gian kiến tập, em đã có những trải nghiệm thực sự và có
những kinh nghiệm quý giá để vận dụng cho công việc trong tương lai. Tuy vậy, vì
thời gian và kiến thức chuyên môn chưa nhiều nên bản thân không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những sự đóng góp từ quý thầy cô
và bạn đọc để em có thể hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn.
 3

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU

VĨNH LONG
1.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu (XNK) Vĩnh Long tiền thân là Công ty Ngoại
thương tỉnh Cửu Long là đơn vị chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty
cổ phần với chức năng XNK tổng hợp, chuyên mua bán lương thực, nông sản
nguyên liệu, nông sản sơ chế (tấm, cám...), máy móc thiết bị nông nghiệp và các
lĩnh vực khác như phân bón, nhiên liệu động cơ. Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long
chính thức đi vào hoạt động theo giấy đăng kí kinh doanh số 54.0.3.000.61 được
phòng Đăng kí kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Vĩnh Long cấp với mã số thuế
là 1500171478 và tổng vốn điều lệ là 98.795.620.000 đồng
Thông tin chung về Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long
- Tên Công ty: Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Vĩnh Long
- Tên tiếng Anh: Vinh Long Import- Export Joint Stock Company
- Tên giao dịch: IMEX CUU LONG
- Mã chứng khoán: ICL
- Địa chỉ: Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long.
- Điện thoại: (070) 3823618 - Fax: (070)3823822
- Website: www.imexcuulong.com.vn
Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty đã không ngừng hoàn thiện và phát triển
đạt nhiều thành tích cao trong tỉnh lẫn cả nước.
Năm 2009, Công ty vinh dự nhận cờ thi đua xuất sắc hạng III khối VII của
UBND tỉnh Vĩnh Long đồng thời đạt danh hiệu Doanh nghiệp tiêu biểu xuất sắc
tỉnh Vĩnh Long và Cúp vàng “ DOANH NGHIỆP XUẤT SẮC TOÀN QUỐC” lần
thứ I.
Năm 2010, Công ty nhận cờ thi đua xuất sắc hạng I khối VII và Cúp vàng “
Vinh danh doanh nghiêp hội nhập WTO 2010”. Cũng trong năm này, Công ty đã
được Tổ chức SGS United Kingdom Ltd UKAS Vương quốc Anh đánh giá và
chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các hoạt động sản xuất và kinh
doanh gạo và được Bộ Công thương đưa vào danh sách “Bảng vàng doanh nghiệp
xuất khẩu uy tín hàng đầu Việt Nam”.
 4

Năm 2011, Công ty nhận được bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ, được
Vietnamreport bình chọn xếp thứ 2 trong top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh
nhất Việt Nam năm 2011 và nhận cúp vàng “ Doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu
uy tín ngành hàng lúa gạo Việt Nam năm 2011” của BTC Festival Lúa gạo Việt
Nam lần thứ II tại Sóc Trăng.
Năm 2012, Công ty được Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam tặng
Bằng khen Doanh nghiệp tiêu biểu khu vực Đồng bằng sông Cửu Long, được báo
Vietnamnet bình chọn xếp thứ 141 trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam
năm 2012 (VNR 500), tăng 115 bậc so năm 2011.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
XNK Vĩnh Long
1.2.1. Chức năng
- Xuất khẩu: gạo và nông sản là hai mặt hàng xuất khẩu chính của Công ty.
Ngoài ra, Công ty còn xuất khẩu thêm thủy hải sản, rau quả và hàng thủ công mỹ
nghệ.
- Nhập khẩu: phân bón và các lọai vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất nông
nghiệp và công nghiệp, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng
- Dịch vụ khác: Tiếp nhận ủy thác xuất nhập khẩu các loại hàng hóa theo yêu
cầu của khách hàng.
1.2.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu và thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hàng hóa,
nghiên cứu và mở rộng thị trường trong và ngoài nước.
- Sản xuất và chế biến nông sản đặc biệt là gạo thành phẩm để xuất khẩu.
- Chăm lo đời sống cho CBCNV tạo điều kiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ
chuyên môn và khoa học kĩ thuật.
- Thực hiện hạch toán kinh tế và báo cáo thường xuyên trung thực theo qui
định của nhà nước
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Mô hình tổ chức tại Công ty là cơ cấu cấp chức năng. Với cơ cấu tổ chức
như trên Công ty dễ dàng đạt hiệu quả trong công tác quản trị. Các Phó giám đốc
chức năng quản lý các bộ phận phòng ban và các công ty thường trực đồng thời
 5

báo cáo lên giám đốc, tạo sự thống nhất và kiểm soát chặt chẽ trong Ban giám
đốc. Từ đó dễ dàng hơn trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động của các bộ
phận và toàn bộ công ty, cũng như tham mưu cho Hội đồng quản trị.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

Điều hành trực tiếp

Kiểm tra giám sát

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT

BAN GIÁM ĐỐC

Phó Tổng Giám Phó Tổng Giám Phó Tổng Giám

đốc Kinh doanh đốc Thường trực đốc Đầu tư – Sản
xuất

Trưởng Trưởng Trưởng Văn phòng Xí nghiệp Xí nghiệp Xí nghiệp

phòng phòng phòng đại diện tại lương lương lương
kế hoạch hành kế toán TPHCM thực Cổ thực Cái thực Tân
đầu tư chính - tài vụ Chiên Cam Quy Tây
tổ chức

(Nguồn: Báo cáo thường niên 2013)

Phòng hành chính- tổ chức: Điều hành toàn bộ hoạt động chung và quản lý nhân
sự của Công ty, các hoạt động công đoàn, quản lý văn thư lưu trữ, triển khai ban
hành các văn bản, tài liệu đến các đơn vị trực thuộc.
Phòng kế hoạch đầu tư: Nghiên cứu tình hình kinh tế trong nước và thế giới từ đó
đề suất những chiến lược phù hợp cho từng thị trường tại từng thời điểm đồng thời
đưa ra các kế hoạch nhằm phát triển thương hiệu hàng hóa sản phẩm và các chương
trình xúc tiến thương mại của Công ty
Phòng tài chính - kế toán: Thực hiện công tác kế toán, quản lý tình hình tài chính,
lập báo cáo quyết toán, tổng hợp các chứng từ chi tiêu, bảo toàn và phát triển vốn
của Công ty.
 6

Văn phòng đại diện tại TPHCM: chịu trách nhiệm liên kết các khách hàng trong và
ngoài nước, tìm kiếm đối tác và đại diện Công ty thực hiện các họat động giao dịch,
đàm phán, ký kết hợp đồng với các đối tác và khách hàng nước ngoài.
Các xí nghiệp trực thuộc: là nơi cung cấp nguồn hàng chính cho hoạt động kinh
doanh và xuất khẩu của Công ty gồm 3 xí nghiệp: Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên,
xí nghiệp lương thực Cái Cam và xí nghiệp lương thực Tân Quy Tây

1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2011-2013

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long giai đoạn
2011-2013
(Đơn vị: tỷ đồng)
So sánh 2012 & 2011 So sánh 2013& 2012
Năm
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Số tuyệt Số tương Số tuyệt Số tương
2011
đối đối (%) đối đối (%)

Doanh thu 5102,57 3629,13 3389,73 (1473,72) (28,87) (239,407) (6,59)

Chi phí 5072,80 3618,20 3425,32 (1454,61) (28,67) (192,881) (5,33)

Lợi nhuận 29,77 10,93 (35,59) (18,82) (63,12) (46,526) (425,67)

( Nguồn: Phòng kế toán- tài vụ)

Nhìn chung, trong giai đoạn 2011- 2013 hoạt động kinh doanh của Công ty có
chiều hướng giảm đáng kể
Doanh thu Công ty trong suốt ba năm giảm mạnh. So với năm 2011, doanh thu
Công ty năm 2012 giảm 1473,72 tỷ đồng, tương đương 28,87%, đây là mức giảm
tương đối cao do đây là thời điểm Công ty chịu ảnh hưởng của cuộc suy giảm kinh
tế chung. Năm 2013, hoạt động kinh doanh gặp nhiều khó khăn khiến doanh thu
giảm 6,59% so với năm 2012. Lí giải cho sự giảm sút này là số lượng hợp đồng uỷ
thác xuất khẩu của Công ty vào các thị trường giảm mạnh do hợp đồng thương mại
trong giai đoạn này có giá thành thấp khiến các nhập khẩu chuyển sang thu mua
hàng hoá ở các nhà kho bên ngoài để được giá thấp hơn. Tuy vậy, thời gian này
Công ty vẫn tập trung đẩy mạnh xuất khẩu, đa dạng hàng hóa nên vẫn đảm bảo duy
trì hoạt động kinh doanh liên tục.
 7

Chi phí của Công ty cũng giảm đáng kể trong giai đoạn này. Trong khoảng
thời gian 2011-2012, chi phí Công ty đã giảm từ 5027,80 tỷ đồng xuống còn 3618,3
tỷ đồng, giảm 28,67 %. Năm 2013, chi phí giảm 5,33% so với năm 2012 với giá trị
là 3425,32 tỷ đồng. Việc giảm chi phí không phải là một dấu hiệu tốt cho Công ty
bởi đây không vì nguyên nhân đầu tư cải tiến nâng cao sản xuất mà do hoạt động
kinh doanh sản xuất trong năm 2012 giảm mạnh, đầu ra của hàng hoá gặp nhiều khó
khăn khiến cho các hoạt động thu mua nguyên liệu cho hoạt động gia công gạo
cũng giảm đáng kể. Mặc khác, năm 2013, Công ty đã thu mua 02 đợt tạm trữ tại
thời điểm Đông Xuân và Hè Thu theo chỉ đạo của Chính phủ và Hiệp hội lương
thực Việt Nam với giá cao khiến chi phí lãy vay Ngân hàng lớn, điều này ảnh
hưởng không nhỏ đến làm hiệu quả hoạt động cũng như các khoản lợi nhuận của
Công ty
Sự thay đổi trong doanh thu và chi phí cũng khiến tình hình lợi nhuận của
Công ty giảm mạnh qua các năm. Cụ thể lợi nhuận đã giảm 18,82 tỷ đồng (63,12%)
khi so sánh năm 2011 và 2012. Đến năm 2013, hoạt động kinh doanh không mang
lại lợi nhuận mà còn bị lỗ 35,59 tỷ đồng, giảm mạnh so với năm 2012. Lí do chính
của khoản lỗ này là do chi phí mua hai đợt tạm trữ trên với giá bình quân cao trong
khi giá xuất khẩu lại giảm liên tục. Đồng thời, số lượng tồn kho của các mặt hàng
đặc chủng (jasmine, gạo trung...) của các năm trước mang sang lớn khiến chất
lượng sản phầm giảm và giá rớt liên tục, điều này dẫn đến hiệu quả kinh doanh của
Công ty bị giảm sút khá nhiều.
1.4. Vai trò của công tác tổ chức thực hiện Hợp đồng xuất khẩu gạo đối với
Công ty
Là Công ty XNK tổng hợp, Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long luôn đẩy mạnh
các công tác xuất nhập khẩu đặc biệt là xuất khẩu ra các thị trường nước ngoài. Với
mặt hàng chủ lực là gạo, trong nhiều năm qua Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu
Vĩnh Long đã tiến hành đưa sản phẩm gạo của mình đến những thị trường lớn trên
thế giới như châu Phi, châu Á, châu Âu và châu Mỹ, góp phần mang lại nhiều hiệu
quả kinh tế cao cho Công ty đồng thời nâng vị thế của Việt Nam trên thị trường
xuất khẩu gạo của thế giới.
 8

Để tiến hành xuất khẩu gạo ra các thị trường nước ngoài, hoạt động chính và
có vai trò quan trọng nhất đó là công tác tổ chức thực hiện Hợp đồng. Thực hiện
hợp đồng bao gồm quá trình chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu và thực hiện quá trình
thanh toán tiền hàng. Quá trình này giúp Công ty thực hiện tốt các hợp đồng đã ký
kết một cách nhanh chóng và đúng hạn theo yêu cầu của khách hàng đồng thời giảm
được những chi phí không cần thiết trong công tác đàm phán hay tu chỉnh hợp đồng
do đã thực hiện tốt các công tác ngay từ bước đầu. Bên cạnh đó, thực hiện tốt công
tác còn giúp hoàn thiện hoạt động kinh doanh không chỉ giúp các bộ phận trong
Công ty phối hợp một cách đồng bộ dẫn đến việc kinh doanh thuận tiện hơn mà còn
đảm bảo quyền lời trong việc thuê phương tiện vận tải, làm thủ tục hải quan và giải
quyết các tranh chấp có thể xảy ra.
1.5. Các công việc thực hiện trong quá trình kiến tập
Trong khoảng thời gian 4 tuần kiến tập tại Công ty, em đã được chỉ dẫn và
thực hiện những công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cụ
thể như sau:
(1) Tìm hiểu tài liệu, thông tin liên quan về Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long;
(2) Theo dõi và phân tích các báo cáo về tình hình kinh doanh xuất nhập khẩu
của Công ty trong thời gian qua;
(3) Hỗ trợ các công tác văn phòng cũng như đề xuất các biện pháp nhằm khắc
phục và hoàn thiện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Công ty.
 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP

ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG
2.1. Thực tế quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại Công ty CỔ PHẦN XNK
Vĩnh Long.
Lô hàng mà Công ty thực hiện xuất khẩu là “ Gạo trắng Việt Nam, hạt dài,
25% tấm, vụ mùa 2013 ” với số lượng là 2000MTS được ký với Công ty
PHONENIX COMMODITIES PVT LTD vào ngày 26/02/2013, số hợp đồng là
P13-11-100-VNRI-043, điều kiện xuất khẩu FOB và phương thức thanh toán L/C.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Đăng kí hợp đồng Quyết toán và giải

xuất khẩu quyết khiếu nại

Giục người mua mở Làm thủ tục thanh

L/C và kiểm tra L/C toán

Chuẩn bị nguồn hàng Giao hàng lên tàu

Làm thủ tục hải

Kiểm tra hàng hóa Thuê tàu
quan

2.1.1. Đăng kí hợp đồng xuất khẩu với Hiệp hội lương thực Việt Nam
Do mặt hàng xuất khẩu là gạo nên Công ty chỉ tổ chức thực hiện khi có sự
đồng ý của Hiệp hội Lương thực Việt Nam.
Sau khi kí hợp đồng với đối tác, Công ty gửi hợp đồng cùng giấy đăng kí hợp
đồng đến Hiệp hội lương thực Việt Nam. Hiệp hội lương thực Việt Nam sẽ kiểm tra
chủ yếu về giá cả, nước xuất khẩu và đóng dầu xác nhận đã đăng kí vào hợp đồng.
Sau đó, Công ty nhận lại hợp đồng đã được đóng dấu và tổ chức thực hiện
hợp đồng.
Việc đăng ký này nhằm tránh tình trạng ký hợp đồng vượt quá nguồn cung,
hoặc cùng một lúc phải giao một lượng hàng lớn gây thiếu hụt hàng trên thị trường
làm biến động giá cả thị trường nội địa và ảnh hưởng đến các doanh nghiệp khác.
 10

Nội dung hợp đồng:

 Số hợp đồng: P13-11-100-VNRI-043
 Ngày ký kết: 26/02/2013
 Bên bán: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VĨNH LONG
Số 3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long
 Bên mua: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Akara Blgd, 24 De Castro Street
Wickhams Cay I, Road Town
Tortola, Britist Virgin Island
 Tên hàng: Gạo trắng hạt dài 25% tấm
 Phẩm chất:
o Tấm: nhiều nhất 25%
o Độ ẩm: nhiều nhất 25%
o Bụi bụng cám: nhiều nhất 8%
o Hạt vàng: nhiều nhất 1%
o Hạt có sọc đỏ: nhiều nhất 5%
o Tạp chất: nhiều nhất 0.5%
o Hạt non: nhiều nhất 0.5%
o Vụ mùa: Đông- Xuân 2013
 Số lượng: 2000 MTS (+/- 5%)
 Xuất xứ: Việt Nam
 Đơn giá: USD 368,5/ MT FOB Cảng thành phố Hồ Chí Minh
 Đóng gói: đóng gói trong bao PP 50kg được dán kín một đầu
 Ký mã hiệu: theo thông báo của người mua chậm nhất là turou71c 10
ngày dự kiến tàu đến
 Thời hạn giao hàng: trễ nhất là ngày 30/06/2013
 Thanh toán: L/C trả ngay không hủy ngang.
2.1.2. Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C
Sau khi hợp đồng được ký kết, Công ty sẽ yêu cầu Công ty PHONENIX
COMMODITIES PVT LTD mở L/C để thanh toán tiền hàng. Với hợp đồng này,
Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long chỉ chấp nhận L/C khi được ngân hàng BIDV
 11

chi nhánh Vĩnh Long thông báo sau khi ngân hàng BIDV kiểm tra tính chân thực
của L/C bằng cách kiểm tra mã số của người phát hành.
Khi nhận được L/C từ ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long gửi đến, Công
ty sẽ kiểm tra kỹ từng chi tiết, nội dung L/C xem có đúng với hợp đồng đã ký kết và
yêu cầu ghi trong L/C có phù hợp với khả năng của mình hay không. Nếu không
phù hợp, Công ty sẽ yêu cầu người mua sửa lại rồi mới tiến hành giao hàng.
Nội dung kiểm tra L/C gồm:
 Loại L/C: không hủy ngang
 Số L/C: GE-151544/BN
 Ngày mở L/C: 13/06/2013
 Ngày và nơi hết hạn hiệu lực L/C: 10/07/2013
 Tên và địa chỉ người mở L/C: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
 Người thụ hưởng: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long
 Số tiền và loại tiền: 739.000 USD
 Có giá trị thanh toán tại Ngân hàng BIDV Việt Nam
 Hối phiếu trả ngay 100% giá trị hóa đơn
 Người trả tiền hối phiếu: Ngân hàng BANQUE DE COMMERCE ET DE
PLACEMENTS S.A
 Giao hàng từng phần: được phép
 Chuyển tải: được phép
 Cảng bốc hàng: cảng Hồ Chí Minh
 Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST
 Ngày giao cuối cùng: 30/06/2013
 Mô tả hàng hóa: 2000MTS (+/- 5%) gạo trắng hạt dài Việt Nam nhiều nhất
25% tấm. Đóng gói trong bao PP 50kg được dán kín một đầu bao
Đơn giá USD 396.5/MT FOB Cảng TP Hồ Chí Minh
 Các loại chứng từ yêu cầu xuất trình: Hợp đồng thương mại, vận đơn đường
biển, chứng nhận xuất xứ, giấy giám định chất lương, số lượng, giấy kiểm
dịch thực vật, giấy chứng nhận hun trùng.
 Các điều kiện khác
 12

 Phân chia chi phí

 Thời gian xuất trình chứng từ: trong vòng 10 ngày sau ngày gia hàng nhưng
không trễ hơn ngày hết hạn L/C
2.1.3. Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu
- Gom hàng: Chuẩn bị hàng được coi là một trong những bước quan
trọng của quy trình vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của
Công ty. Công ty tiến hành thu mua gạo thông qua 2 xí nghiệp: Xí nghiệp
lương thực Cái Cam, Xí nghiệp lương thực Cổ Chiên.
Do gạo là mặt hàng khó bảo quản, dễ hỏng mốc trong điều kiện thời tiết
ẩm thấp nên sau khi thu mua, gạo sẽ được chuyển vào kho của Công ty để
bảo quản trong thời gian chờ làm thủ tục xuất khẩu.
- Đóng gói bao bì và kí mã hiệu: Dựa trên các thỏa thuận trong hợp đồng
Công ty sẽ chuẩn bị bao bì loại PP 50kg được dán kín một đầu. Sau đó Công
ty sẽ giao cho xí nghiệp chế biến và các nhà cung ứng để thực hiện việc đóng
gói. Sau khi nhận được bao bì đúng chuẩn, việc đóng gói sẽ được tiến hành
dưới sự giám sát của nhân viên công ty và giám định viên
2.1.4. Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Quá trình kiểm tra chất lượng hàng hoá được tiến hành qua hai cấp: cấp cơ sở
và cấp cửa khẩu
- Ở cấp cơ sở: Công ty cho cán bộ xuống các kho chứa hàng để kiểm tra quá
trình chuẩn bị hàng và theo dõi các hàng hóa được cung ứng có đúng qui
định hay không. Ngoài ra, nhân viên của công ty giám định Bureau Veritas
sẽ trực tiếp theo dõi quá trình đóng gói và lấy mẫu thử để kiểm tra chất
lượng. Mặt khác, mặt hàng gạo trước khi xuất khẩu đòi hỏi phải được khử
trùng nhằm tránh phát sinh sâu bọ làm giảm chất lượng sản phẩm. Trong
hợp đồng này, Công tác hun trùng được thực hiện bởi các công ty VFC.
- Ở cấp cửa khẩu: Cơ quan hải quan khi đã nhận đủ chứng từ cần thiết sẽ
xuống kiểm tra hàng hoá và nếu thấy không có vấn đề gì thì tiến hành cho
hàng hóa vào container để kẹp chì hoặc chuyển xuống tàu. Việc kiểm tra
hàng hóa ở cửa khẩu nhằm thẩm định lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực
hiện thủ tục quốc tế.
 13

2.1.5. Thuê tàu

Các đội tàu ở Việt Nam hầu hết là tàu già đã quá tuổi đi biển nên phương thức
chủ yếu của Công ty là xuất khẩu theo điều kiện FOB, việc thuê phương tiện vận tải
sẽ do người mua thực hiện.
 Trước thời điểm giao hàng, Công ty PHONENIX COMMODITIES PVT
LTD sẽ gửi cho Công ty Booking receipt Notice để thông báo các thông tin
liên quan đến việc giao hàng.
 Dựa trên Booking Receipt Notice, Công ty CỔ PHẦN XNK Vĩnh Long lập
thông báo giao hàng đến các đơn vị cung ứng thực hiện hợp đồng, đồng thời
gửi thông báo cho văn phòng đại diện tại TPHCM cùng phối hợp thực hiện.
 Nhân viên Công ty sẽ kiểm tra quá trình xuống hàng và vận chuyển hàng hóa
của các đơn vị cung ứng cho phù hợp với thông báo giao hàng.
2.1.6. Làm thủ tục hải quan
- Khai báo hải quan
Nhân viên chứng từ sẽ khai báo hải quan thông qua trang hải quan qua phần
mềm khai báo hải quan ECUSNK/VNACCS. Nhân viên nhập tất cả các dữ liệu vào
phần mềm, ghi lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất.
Chi tiết tờ khai hải quan như sau:
 Người xuất khẩu: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh Long. Địa chỉ: Số
3-5, đường 30/4, phường 1, TP Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long
 Người nhập khẩu: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD. Địa chỉ: Akara
Blgd, 24 De Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist
Virgin Island
 Loại hình: xuất kinh doanh
 Hợp đồng: P13- 11- 100- VNRI- 043 ngày 26/02/2013
 Cửa khẩu xuống hàng: Cảng Bến Nghé/ TPHCM
 Nước nhập khẩu: CI- Cote Divoire ( Ivory)
 Điều kiện giao hàng: FOB
 Phương thức thanh toán: L/C
 Đồng tiền thanh toán: USD
 Tỷ giá tính thuế: 21.036
 14

 Mô tả hàng hóa: Gạo Việt Nam 25% tấm, bao 50kg, 2% bao rỗng dự phòng
800 cái ( hàng đóng đồng nhất).
 Mã số: 1006399
 Xuất xứ: Việt Nam
 Lượng hàng: 2000
 Đơn vị: tấn
 Đơn giá nguyên tệ: 369.5
 Trị giá: 739000
 Thuế xuất khẩu
Sau khi gửi khai báo điện tử, cơ quan Hải Quan sẽ gửi kết quả số tiếp nhận hồ
sơ, số tờ khai và phân luông hàng hóa ( luồng xanh). Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ
in tờ khai làm 2 bản mang đên phòng tiếp nhận Hải quan, cơ quan Hải quan sẽ kiểm
tra chi tiết tờ khai một lần nữa. Nếu không sai sót, cơ quan Hải quan sẽ đóng dấu
xác nhận thông quan và chuyển hồ sơ qua bộ phận trả tờ khai. Nhân viên giao nhận
mua tem ( lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai, Hải quan sau khi kiểm tra sẽ trả lại cho
nhân viên giao nhận một bản và giữ lại tờ khai có dán tem.
- Thanh lý tờ khai và vào sổ tàu
Nhân viên giao nhận photo 01 bản tờ khai điện tử đã được đóng dấu xác nhận
thông quan, điền số container và số seal vào tờ khai, nộp 01 tờ khai gốc và 01 bản
sao cho nhân viên hải quan ở bộ phận thanh lý tờ khai. Cán bộ hải quan giám sát đối
chiếu thực tế lô hàng đã vào cảng, tiến hành vào sổ và cấp “ Phiếu xác nhận đã đăng
ký tờ khai hải quan”. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai hải quan đã thanh lý.
Lúc này coi như đã lên tàu và việc thanh lý hải quan hoàn tất.
2.1.7. Giao hàng lên tàu
Tiến hành giao hàng lên tàu gồm các bước:
- Bước 1: Mang booking receipt notice đến hãng tàu ALPS NAVIGATION
CO để xác nhận, sau đó hãng tàu cấp cho lệnh cấp Contanier rỗng, container
Packing list, seal.
- Bước 2: Đóng tiền xếp hàng vào container tại vòng Tài vụ của cảng
TPHCM, sau đó mang lệnh cấp Container rỗng đến phòng Điều độ cảng để
 15

học hạ công tại bãi đóng hàng cho Công ty. Sau khi có Container, ghi lại số
container.
- Bước 3: Tiến hành đóng hàng vào Container dưới sự chứng kiến của giám
định viên bên Công ty Bureau Veritas và đại diện của cảng thành phố Hồ Chí
Minh
- Bước 4: Đóng hàng xong thì bấm seal ( mặt hàng Công ty thường được phân
luồng xanh), ghi lại số seal tương ứng với container đó.
- Bước 5: Đại diện Công ty và hãng tàu ký vào biên bản giám định.
- Bước 6: Ghi đầy đủ các thông tin vào Container Packing list ( người bán,
người mua, số booking, tên tàu, số chuyến, số container, seal, hàng hóa, số
lượng...)
- Bước 7: Mang Container Packing list đến Thương vụ cảng làm thủ tục nhập
bãi.
- Bước 8: Tiến hành thanh lý tờ khai hải quan.
Đến ngày giao hàng lên tàu, cảng sẽ tiến hành việc xếp hàng lên tàu.
2.1.8. Làm thủ tục thanh toán
Sau khi giao hàng, Công ty nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình cho
ngân hàng để đòi tiền. Bộ chứng từ phải chính xác phù hợp với yêu cầu của L/C về
cả nội dung lẫn hình thức
Bộ chứng từ theo hợp đồng gồm những chứng từ sau:
- Hóa đơn thương mại: dựa vào hóa đơn thương mại ban đầu, nhân viên chỉ
cần thêm thông tin:
 Tên tàu: MV. MARDINIK
 Số chuyến đi: G-3
 Ngày tàu khởi hành: 27/07/2013
vào ô tương thích trong hóa đơn rồi tiến hành in, ký và đóng dấu làm chứng
từ thanh toán
- Vận đơn đường biển: đây là chứng từ quan trọng nhất vì đây là cơ sở để lập
các chứng từ khác. Vì thế trước khi lấy B/L gốc, phía Công ty sẽ gửi các
thông tin cần thể hiện trên B/L cho đại lý hãng tàu để họ làm B/L nháp. Hãng
 16

tàu sẽ gửi B/L nháp cho Công ty kiểm tra lại các thông tin và yêu cầu chỉnh
sửa ( nếu có) cho đến khi nội dung thể hiện phù hợp với yêu cầu trong L/C.
Nội dung của B/L được thể hiện như sau
 Số vận đơn: G-3
 Người gửi hàng: PHONENIX COMMODITIES PVT LTD
Akara Blgd, 24 De Castro Street. Wickhams Cay I, Road Town,Tortola,
Britist Virgin Island
 Người nhận hàng: theo lệnh của BANQUE DE COMMERCE ET DE
PLACEMENTS S.A, Swithzerland
 Bên được thông báo: Grains Distributeurs Cerealiers Du Mali ( GDCM) BP
6028, Niarela Bamako, Mali
 Tên tàu vận chuyển: MV MANDINIK
 Cảng bốc hàng: Cảng thành phố Hồ Chí Minh
 Cảng dỡ hàng: ABIDJAN, IVORY COAST
 Đóng dấu: “ FREIGHT PREPAID”
 Ngày và nơi cấp vận đơn: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, 26/07/2013
- Giấy chứng nhận xuất xứ: Công ty sử dụng hình thức khai C/O điện tử trên
website của Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam – VCCI sau đó
chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp C/O bao gồm:
 Đơn xin cấp C/O
 Hợp đồng
 Packing List
 Tờ khai hải quan
 Hóa đơn thương mại
 Bill of Lading
C/O của Hợp đồng số P13-11-100-VNRI-043là C/O form B
- Giấy chứng nhận hun trùng: Công ty lập giấy đề nghị hun trùng hàng háo và
gửi đến Công ty Cổ phần hun trùng Việt Nam. Sau khi tàu chạy, Công ty liên
hệ đơn vị khử trùng yêu cầu cấp chứng thư nháp để Công ty kiểm tra nội
dung trên chứng thư. Công ty đóng phí và nhận chứng thư
Nội dung chính của giấy chứng nhận hun trùng bao gồm:
 17

 Has been treated with/ đã được xử lý bằng: Nhôm phốt phát

 Doseage/ Liều dùng: 9g/ m3
 Place of Fumigation/ Địa điểm hun trùng: hàng hóa được hun trùng
một cách hợp lệ sau khi hoàn thành bốc hàng lên tàu
 Date of Fumigation/ Ngày khử trùng: 27/06/2013
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Nhân viên thanh toán sẽ liên hệ với Chi
cục Kiểm dịch Thực vật để làm đơn xin đăng lí kiểm dịch thực vật. Sau khi
tàu chạy, Công ty sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ để tiến hành lấy chứng thư.
Trên giấy chứng nhận thực vật có câu: “Nay chứng nhận rằng thực vật, sản
phẩm thực vật hoặc vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật khác nêu trên đã
được kiểm tra và/ hoặc thử nghiệm theo quy trình thích hợp và được coi là
không có đối tượng kiểm dịch thực vật của nước nhập khẩu cũng như phù
hợp với nhu cầu kiểm dịch thực vật hiện hành của nước nhập khẩu và thể
hiện PHONENIX COMMODITIES PVT LTD. Địa chỉ: Akara Blgd, 24 De
Castro Street Wickhams Cay I, Road Town Tortola, Britist Virgin Island là
người nhập khẩu theo đúng yêu cầu của L/C.
- Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng và phiếu đóng gói hàng hóa
- Giấy chứng nhận người thụ hưởng (Benificiary’s Certificate):Là chứng từ
cho Công ty phát hành, thể hiện trọn bô chứng từ được gửi trực tiếp đến
Phonenix Commodities PVT LTD, 18th floor, Sethiwan Tower, 139 Pan
Road, Silom, Bangrak, BangKok, Thailand, điện thoại +662 2667240-6 bằng
DHL trong vòng 8 ngày làm việc từ ngày B/L thoe đúng yêu cầu của L/C.
Theo dõi quá trình thanh toán:
Sau khi hoàn thành bộ chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C, nhân viên thanh
toán sẽ mang bộ chứng từ đến ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long và điền vào
phiếu xuất trình chứng từ theo mẫu của ngân hàng. Sau khi bộ chứng từ thanh toán
được ngân hàng chấp nhận, nhân viên thanh toán sẽ phối hợp với phòng Kế toán để
theo dõi tiền về. Khi tiền về, phòng Kế toán sẽ liên hệ với Văn phòng đại diện tại
TPHCm để thanh lý hợp đồng
2.1.9. Quyết toán công nợ và giải quyết khiếu nại (nếu có)
 18

Dựa trên hợp đồng, nhân viên thanh toán lập các bảng đề nghi thanh toán
chuyển đến Phòng Kế hoạch đầu tư để xác nhận. Sau khi được xác nhận, bảng đề
nghị thanh toán sẽ được chuyển đến Phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán cho
nhà cung ứng.
Thực tế số tranh chấp khiếu nại trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
tại Công ty là rất ít và hầu như không có, nên trong trường hợp tranh chấp xảy ra hai
bên sẽ tự thương lượng giảm giá hoặc giao hàng thay thế chứ rất ít khi nhờ Trọng
tài hoặc tòa án giải quyết.
2.2. Nhận xét chung quy trình
2.2.1. Điểm mạnh
Với bề dày thành tích hoạt động kinh doanh, Công ty đã xây dựng được uy tín và
thương hiệu trong ngành, từ đó tạo nên mối quan hệ khách hàng tốt khiến công tác
đàm phán ký kết hợp đồng diễn ra thuận lợi. Nguồn cung cấp nguyên liệu xuất khẩu
dồi dào, chủng loại gạo đa dạng và nguồn tài chính lớn giúp Công ty đảm bảo
nguồn hàng của các hợp đồng có giá trị cao. Ngoài ra, cơ sở vật chất được đầu tư
hiện đại, mặt bằng kho rộng đáp ứng được nhu cầu gom hàng cũng như bảo quản
hàng hóa. Công ty không ngừng phát triển các thị trường mới, nâng cao chất lượng
sản phẩm cũng như giữ gìn các mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác. Ban lãnh
đạo giàu kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên dồi dào có năng lực, các phòng ban phối
hợp nhịp nhàng cũng là một trong những yếu tố góp phần cho Công ty phát triển
mạnh và bền vững trong nhiều năm qua.
2.2.2. Điểm yếu
- Chất lượng gạo chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu của các thị trường lớn.
- Thương hiệu Công ty chưa tiếp cận nhiều với khách hàng nước ngoài, thụ
động trong tìm kiếm thị trường.
- Số lượng nhân viên chuyên môn chưa nhiều, chưa phát huy hết công suất
làm việc.
- Dù luôn đã cố gắng đổi mới sản xuất nhưng tình hình kinh doanh của Công
ty trong nhiều năm qua đang có chiều hướng giảm. So với các quốc gia xuất
khẩu gạo lớn như Thái Lan và Ấn Độ, các thiết bị khoa học kĩ thuật tân tiến
ở Việt Nam nói chung và Công ty nói riêng vẫn còn bị hạn chế.
 19

2.3. So sánh với lý thuyết

2.3.1. Cơ sở lý thuyết
Theo giáo trình “Kỹ thuật Nghiệp vụ Ngoại thương” (Vũ Hữu Tửu, NXB
Giáo dục, 2007, trang 207), để tiến hành một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh
doanh phải tiến hành các công việc sau đây:
1. Giục mở L/C và kiểm tra L/C
2. Xin giấy phép xuất khẩu
3. Chuẩn bị hàng hóa
4. Thuê tàu hoặc lưu cước
5. Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa
6. Làm thủ tục hải quan
7. Giao hàng lên tàu
8. Mua bảo hiểm
9. Làm thủ tục thanh toán
10. Giải quyết khiếu nại (nếu có)
2.3.2. Giống nhau
Nhìn chung, Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại Công ty
Cổ phần XNK Vĩnh Long diễn ra giống với các bước trên cơ sở lý thuyết, đảm bảo
những bước quan trọng và cung cấp đủ các chứng từ cần thiết cho hoạt động xuất
khẩu.
2.3.3. Khác nhau
Việc xin giấy phép xuất khẩu theo lý thuyết sẽ do bộ Công thương hoặc Tổng
cục Hải quan cấp ( hàng phi mậu dịch) nhưng đối với mặt hàng gạo muốn được xuất
khẩu phải có sự đồng ý của Hiệp hội Lương thực Việt Nam.
Do xuất khẩu theo điều kiện FOB nên Công ty không tiến hành mua bảo hiểm
cho hàng hóa. Việc mua bảo hiểm sẽ do người mua thực hiện.
Thứ tự từng bước thực hiện hợp đồng tại Công ty có một số điểm khác so với
lý thuyết, song những khác biệt này không gây ảnh hưởng đến công tác thực hiện
hợp đồng.
 20

PHẦN 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN QUY
TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VĨNH LONG
3.1. Triển vọng của Công ty về quy trình hoàn thiện hợp đồng xuất khẩu gạo
3.1.1. Cơ hội
Việt Nam gia nhập WTO tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xuất khẩu gạo và
việc ký kết các hợp đồng nước ngoài diễn ra dễ dàng và nhanh hơn
Chính sách mở cửa thị trường giúp Công ty tiếp cận với khoa học kĩ thuật hiện
đại tiên tiến áp dụng vào quy trình sản xuất và cung ứng hàng hóa.
Chính sách cải tiến chất lượng hạt giống của tỉnh và tình hình sâu bệnh có xu
hướng giảm khiến nguồn hàng của Công ty đảm bảo chất lượng tốt mang lại giá trị
cao.
Năm 2013, Công ty đầu tư đổi mới công nghệ, trang thiết bị, cơ sở sản xuất
kinh doanh, nâng cấp máy móc tại các xí nghiệp tạo điều kiện cho công tác sản xuất
diễn ra hiệu quả và nhanh hơn đồng thời giảm áp lực của lao động thủ công giúp
Công ty có thể đáp ứng các lô hàng yêu cầu cao.
3.1.2. Thách thức
Năm 2014 được dự báo là khó khăn và áp lực hơn với các mặt hàng xuất khẩu
do nguồn cung cấp dư thừa, cạnh tranh quyết liệt, giá lúa gạo nội địa khó đạt giá
cao.
Hai đối thủ mạnh nhất của Việt Nam trong thị trường gạo là Thái Lan và Ấn
Độ với chất lượng gạo và công nghệ sản xuất cao. Mặt khác, áp lực về bán hạn giá
của Thái Lan cũng gây cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Việt Nam gặp
không ít khó khăn.
Chi phí nguyên liệu đầu vào tăng, ô nhiễm môi trường, dịch hại.. cũng là
những thách thức cho nền nông nghiệp Việt Nam nói chung và hoạt động kinh
doanh của Công ty nói riêng.
3.2. Định hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới
Tập trung mọi nguồn lực của Công ty vào hoạt động sản xuất kinh doanh
chính là lương thực; đẩy mạnh xuất khẩu cả hai hình thức là trực tiếp và ủy thác
 21

Xây dựng tiêu chuẩn chất lượng gạo phù hợp với các yêu cầu của thị trường
và tăng cường kiểm tra chất lượng gạo xuất khẩu từ các đơn vị cung ứng để giữ uy
tín với khách hàng
Chủ động trong công tác xúc tiến thương mại, đẩy manh giao dịch tìm kiếm
khách hàng mới, thị trường mới...
Tiếp tục cải tiến đầu tư, nâng cấp nhà xưởng, máy móc để đáp ứng nhu cầu
gạo ở các thị trường lớn như Trung Quốc, Mexico...
3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng
xuất khẩu
3.3.1. Đảm bảo nguồn hàng và nâng cao chất lượng sản phẩm
Để thu mua gạo có hiệu quả, Công ty nên mua gạo ở nhiều đầu mối, trên
nhiều khu vực khác nhau để đảm bảo về chất lượng lẫn giá cả, tránh lệ thuộc vào
một đầu mối cố định nào đó. Đồng thời, Công ty nên giữ mối quan hệ với các nhà
cung ứng để tranh thủ sự ưu đãi.
Bên cạnh đó, chất lượng gạo ngoài việc tuân thủ theo tiêu chuẩn Việt Nam
còn phải chú ý đến các tiêu chuẩn khác để từng bước đáp ứng tiêu chuẩn gạo thế
giới. Do đó, việc nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm là hết sức cần thiết.
3.3.2. Mở rộng thị trường xuất khẩu
Để đưa mặt hàng gạo của Công ty ra thế giới giúp Công ty có thêm khách
hàng mới tại các thị trường mới, Công ty nên chủ động trong các công tác xúc tiến
thương thương mại, tham gia các hội nghị, hội chợ quốc tế về nông nghiệp tại các
nước lớn đặc biệt là Trung Quốc, Hồng Kông, Mỹ, Mexico. Đồng thời, vẫn giữ
vững mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng truyền thống ở thị trường Châu Á,
châu Phi để đảm bảo xuất khẩu trực tiếp
Xây dựng kênh giao dịch trực tiếp với Chương trình Lương thực Thế giới của
Liên Hiệp quốc (WFP) để thâm nhập thêm thị trường cứu trợ lương thực thế giới.
Đây là cách để giúp mặt hàng của Công ty đến với thế giới dễ dàng hơn
3.3.3. Đào tạo nguồn nhân lực
Để đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu, Công ty nên mở những lớp tập huấn
thường xuyên nhằm nâng cao nghiệp vụ xuất khẩu, trình độ ngoại ngữ, tin học...
cho cán bộ công nhân viên Công ty. Đây không chỉ là cơ hội để mọi người chia sẻ
 22

kinh nghiệm mà còn là lúc để Công ty có thể cập nhật xu hướng biến đổi của thị
trường để đưa ra những thay đổi phù hợp.
Việc huấn luyện không chỉ chú trọng vào một nhân viên hoặc chỉ tập trung ở
một bộ phận nào đó mà cần áp dụng cho toàn bộ Công ty để các phòng ban có thể
nắm bắt và phối hợp nhịp nhàng với nhau.
3.3.4. Tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng
Việc xây dựng thêm kho hàng không những giúp Công ty có thể dự trữ khối
lượng lớn nguồn hàng để thực hiện hợp đồng mà còn giúp bảo quản hàng hóa tốt
hơn đặc biệt là đối với mặt hàng nông sản.
Cải tiến và áp dụng khoa học công nghệ vào sản xuất khiến chất lượng và
năng suất tăng cao, tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí.
 23

KẾT LUẬN
Xuất khẩu lương thực nói chung và xuất khẩu gạo nói riêng không chỉ giúp
Việt Nam từng bước hội nhập với thế giới mà còn đóng vai trò quan trọng trong
công cuộc đổi mới và phát triển đất nước, cải thiện đời sống người dân. Thành quả
trên mặt trận lương thực giúp Việt Nam từ một nước thiếu hụt về lương thực trở
thành nước xuất khẩu gạo thứ hai trên thế giới, tạo tiền đề quan trọng cho công cuộc
công nghiệp hóa, hiện đại hóa nước nhà.
Khâu quan trọng nhất và được xem là cốt lõi của xuất khẩu hàng hóa là quy
trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nhận thức được vấn đề đó, trong thời gian kiến
tập tại Công ty Cổ phần XNK Vĩnh Long, em đã được tạo điều kiện để tập trung
nghiên cứu quan sát và tiếp cận thực tế các bước thực hiện nhằm giúp bản thân hiểu
rõ hơn, có thêm kinh nghiệm và từ đó mạnh dạn đề xuất những giải pháp nhằm giúp
hoàn thiện hơn công tác thực hiện hợp đồng tại Công ty.
So với lý thuyết đã học, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại
Công ty không có nhiều sự khác biệt, các bước tiến hành vẫn đảm bảo tính pháp lý
cũng như quyền lợi của hai bên, nên việc thực hiện hợp đồng của Công ty diễn ra
nhanh giúp hoạt động kinh doanh xuất khẩu đạt hiệu quả cao.
Với lợi thế là một trong những Công ty uy tín về xuất khẩu lương thực của cả
nước, cộng thêm vị trí địa lý thuận lợi- nằm ngay trung tâm của Đồng bằng sông
Cửu Long, Công ty xuất nhập khẩu Vĩnh Long sẽ còn vươn xa hơn trên thị trường
trong và ngoài nước với chất lượng sản phẩm ngày càng đa dạng, đáp ứng được tiêu
chuẩn quốc tế. Sự phát triển của Công ty không chỉ cải thiện, nâng cao đời sống của
cán bộ công nhân viên, mà còn thúc đẩy sự phát triển của tỉnh nhà.
 24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Vũ Hữu Tửu, 2007, Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại thương , NXB
Giáo dục.
- http://www.imexcuulong.com.vn/index/home
- http://www.vietfood.org.vn/vn/
 25

PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vĩnh
Long