CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE

QUY TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THUÊ THẦU PHỤ

MÃ SỐ : QT.MHTP-01
LẦN BAN HÀNH : 01
NGÀY BAN HÀNH : 15/4/2015
TRANG :1/4

Chữ ký:
Soạn Thảo: Chức vụ:
Nguyễn Thị Thanh Hiền P. Kế toán – Tổng hợp

Phê Duyệt:
Chức vụ: Giám đốc
Lê Xuân Cương
 QUY TRÌNH Mã số: QT.MHTP-01
Lần ban hành: 01
MUA HÀNG VÀ THUÊ THẦU PHỤ Ngày BH: 15/4/2015
Trang: 2/4

CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001:2008

NHỮNG THAY ĐỔI CỦA TÀI LIỆU

Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành Ghi chú

15/4/2015 Ban hành lần đầu 01

 QUY TRÌNH Mã số: QT.MHTP-01
Lần ban hành: 01
MUA HÀNG VÀ THUÊ THẦU PHỤ Ngày BH: 15/4/2015
Trang: 3/4

CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001:2008

1. MỤC ĐÍCH:
- Quy định phương pháp thống nhất trong việc xem xét các yêu cầu và đề nghị mua dịch vụ
và thuê thầu phụ cho Công ty.
Đảm bảo tất cả yêu cầu mua dịch vụ và thuê dịch vụ phục vụ sản xuất luôn luôn được người
có trách nhiệm xem xét trước khi giao nhiệm vụ cho Xưởng sản xuấtthực hiện.
2. PHẠM VI
- Áp dụng cho hoạt động mua hàng và thuê thầu phụ của Công ty
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- ISO 9001 : 2008.
4. NỘI DUNG:
4.1. Nhu cầu mua hàng và thuê thầu phụ
- Căn cứ vào yêu cầu sử dụng hàng hóa, dịch vụ và thuê thầu phụ, cán bộ phụ trách Xưởng
sản xuấtxác định và lập danh mục đề xuất cần mua hàng hóa, dịch vụ hoặc thuê thầu phụ .
- Trong danh mục phải ghi đầy đủ các yêu cầu về chất lượng của hàng hóa, dịch vụ hoặc
nhà thầu phụ.
- Phụ trách Xưởng sản xuất có trách nhiệm xem xét thông qua, đề nghị Giám đốc phê duyệt.
4.2 Kiểm soát và lựa chọn nhà cung cấp
Phụ trách Xưởng sản xuấtphải theo dõi thông tin nhà cung cấp, đủ năng lực để đánh giá xem
xét làm căn cứ khi lựa chọn Nhà cung cấp.
Phiếu đánh giá nhà cung cấp được lập theo Mẫu.01-MHTP
Danh mục nhà cung cấp được lập theo Mẫu.02-MHTP
Khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc nhu cầu sử dụng nhà thầu phụ, Phụ trách Xưởng sản
xuấtthông báo cho nhà cung cấp:
- Về danh mục hàng hóa, dịch vụ hoặc danh mục các phép thử (đối với nhà thầu phụ)
- Quy cách, số lượng, các chỉ tiêu chất lượng...
- Các yêu cầu khác như phiếu kiểm tra chất lượng thiết bị, vật tư giá cả v.v....
Căn cứ vào thông báo trả lời của NCC về:
- Báo giá;
- Quy cách, chỉ tiêu kỹ thuật;
- Năng lực cung cấp;
- Thời gian giao hàng;
- Bảo hành.
Phụ trách Xưởng sản xuất hoặc cán bộ được uỷ quyền tập hợp hồ sơ để trình Giám đốc ra
quyết định lựa chon nhà cung cấp.
Tiêu chí lựa chọn NCC vật tư::
- Là đơn vị có giấy phép kinh doanh
- Chất lượng vật tư cung cấp được đảm bảo bởi Hệ thống quản lý chất lượng hoặc chứng
nhận chất lượng.
- Giá cả hợp lý
- Khả năng giao hàng đúng tiến độ
 QUY TRÌNH Mã số: QT.MHTP-01
Lần ban hành: 01
MUA HÀNG VÀ THUÊ THẦU PHỤ Ngày BH: 15/4/2015
Trang: 4/4

CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001:2008

Tiêu chí lựa chọn NCC dịch vụ hiệu chuẩn/kiểm định an toàn thiết bị:
- Là đơn vị có tư cách pháp nhân
- Có hệ thống quản lý phù hợp và đáp ứng yêu cầu pháp luật
- Giá cả hợp lý
- Khả năng giao hàng đúng tiến độ
Tiêu chí lựa chọn NCC dịch vụ của nhà thầu phụ:
- Cần đánh giá các tiêu chí cụ thể như: Năng lực, thời gian, địa điểm cung cấp kết quả, các
quy định về chuyên môn, và quan trọng phải được khách hàng chấp nhận.
4.3 Hợp đồng mua sắm hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ
Căn cứ vào quyết định phê duyệt của Giám đốc, Phụ trách Xưởng sản xuấtgiao nhiệm vụ
thực hiện hợp đồng mua sắm hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ.
4.4 Kiểm tra
Đối với nhà cung cấp hàng hóa
- Sau khi giao nhận được kiểm tra chất lượng theo các yêu cầu sau:
- Kiểm tra tính phù hợp các chỉ tiêu kỹ thuật-chất lượng trước khi đưa vào sử dụng.
- Lập biên bản bàn giao
- Nhập kho, thanh toán;
- Trả lại nếu không đúng yêu cầu hợp đồng;
Đối với nhà cung cấp dịch vụ hoặc nhà thầu phụ
- Kiểm tra tiến độ thực hiện, kết quả đầu ra của nhà cung cấp
4.5 Theo dõi đánh giá nhà cung cấp
Hàng năm, Phụ trách Xưởng sản xuấtcó trách nhiệm làm thủ tục mua sắm theo yêu cầu, Phụ
trách Xưởng sản xuấtcó nhiệm vụ theo dõi, đánh giá NCC dịch vụ, hàng hóa cấp theo các
tiêu chí:
- Chất lượng dịch vụ, hàng hóa,
- Tiến độ giao hàng
- Giá cả:
- Khả năng cung cấp:
- Đề nghị khác:
5. LƯU TRỮ
Hồ sơ lưu trữ Trách nhiệm Thời gian lưu
- Yêu cầu mua hàng, thuê thầu phụ (nếu có) 3 năm
- Hợp đồng và các phụ lục hợp đồng (nếu có) Không kỳ hạn
- Các đơn thư chào hàng, đơn đặt hàng Văn phòng 3 năm
- Phiếu đánh giá và danh sách nhà cung cấp 3 năm
- Biên bản giao nhận và kiểm tra hàng hoá 3 năm
6. PHỤ LỤC:
Mẫu.01-MHTP : Phiếu đánh giá nhà cung cấp
Mẫu.02-MHTP : Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt