HỌC VIỆN TƯ PHÁP

KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP

Lĩnh vực: CÔNG CHỨNG

ĐỀ TÀI: CHUYỂN NHƯỢNG QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

Họ và tên: Hồ Thị Bích Ngọc

Sinh ngày: 30 tháng 05 năm 1992
SBD: 060 Lớp: A
Công chứng khóa:K23.2 tại: TPHCM

Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày 23 tháng 10 năm 2021

 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng công chứng Nguyễn Xuân Th, em
được Công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ của văn phòng hướng dẫn nhiệt
tình, thực tế và hỗ trợ cung cấp tài liệu liên quan đến chuyên đề thực tập. Bên
cạnh đó, trong quá trình học tập tại Học viện Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh –
khoa Công chứng viên, em được các thầy/cô và các Công chứng viên truyền đạt
những kiến thức và kinh nghiệm để em có thể vận dụng vào thực tế. Sau thời
gian thực tập tại Văn phòng công chứng tài liệu tôi sưu tầm được nhận xét trên
cơ sở của một học viên đang thực tập, kính mong các thầy/cô và các công chứng
viên góp ý để em được học hỏi và hoàn thiện hơn.
Chương I: Những vấn đề lý luận về Hợp đồng chuyển nhượng quyền
sử dụng đất liên quan đến hoạt động công chứng
1. Khái niệm
Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc
chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự (Điều 385 Bộ luật dân sự 2015).
Hợp đồng về quyền sử dụng đất là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó
người sử dụng đất chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, tặng cho,
thế chấp, góp vốn quyền sử dụng đất hoặc thực hiện quyền khác theo quy định
của Luật đất đai cho bên kia; bên kia thực hiện quyền, nghĩa vụ theo hợp đồng
với người sử dụng đất (theo Điều 500 Bộ Luật Dân sự 2015).
Chuyển quyền sử dụng đất là việc chuyển giao quyền sử dụng đất từ người
này sang người khác thông qua các hình thức chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa
kế, tặng cho quyền sử dụng đất và góp vốn bằng quyền sử dụng đất (theo khoản
10 Điều 3 Luật Đất đai 2013).
2. Hình thức của Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất
Theo Điều 502 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định hình thức, thủ tục thực hiện
hợp đồng về quyền sử dụng đất:“1. Hợp đồng về quyền sử dụng đất phải được
lập thành văn bản theo hình thức phù hợp với quy định của Bộ luật này, pháp
luật về đất đai và quy định khác của pháp luật có liên quan, 2. Việc thực hiện
hợp đồng về quyền sử dụng đất phải đúng trình tự, thủ tục theo quy định của
pháp luật về đất đai và quy định khác của pháp luật có liên quan”.
3. 3. Đặc điểm của Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất
3.1 Chủ thể
Chủ thể tham gia giao dịch phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi
dân sự phù hợp với giao dịch dân sự đã được xác lập.

1
 Bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng phải hoàn toàn tự nguyện,
không bị ép buộc.
Bên chuyển nhượng phải là chủ sở hữu, sử dụng quyền sử dụng đất.
3.2 Đối tượng
Đối tượng của hợp đồng là tài sản được phép tham gia giao dịch và phải có
giấy tờ về quyền sở hữu, sử dụng hoặc có giấy tờ khác để chứng minh thuộc sở
hữu hợp pháp của bên chuyển nhượng.
3.3 Nội dung
Khoản 2 Điều 398 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định:“Hợp đồng có thể có
các nội dung sau đây: a) Đối tượng của hợp đồng; b) Số lượng, chất lượng; c)
Giá, phương thức thanh toán; d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp
đồng; đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên; e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; g)
Phương thức giải quyết tranh chấp.”
Các điều khoản được ghi nhận trong hợp đồng không vi phạp pháp luật,
không trái đạo đức xã hội. Các bên tham gia giao dịch thống nhất có thể thêm
hoặc bớt các điều khoản mà không trái với quy định của pháp luật.
Chương II: Bình luận hồ sơ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng
đất
2.1 Tóm tắt hồ sơ công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử
dụng đất
Ông: Trần Minh Đ, sinh năm: 1985, chứng minh nhân dân số: 272950781
cấp tại Công an tỉnh Đồng Nai ngày 09/3/2018 cùng vợ là bà: Hồ Thín M, sinh
năm: 1989, chứng minh nhân dân số: 271923686 cấp tại Công an tỉnh Đồng Nai
ngày 18/12/2015; Cùng nơi cư trú: Ấp 1, xã Phước Bình, huyện Long Thành,
tỉnh Đồng Nai.
Ông: Nguyễn Sơn L, sinh năm: 1986, chứng minh nhân dân số:
370995631 cấp tại Công an tỉnh Kiên Giang ngày 20/10/2014, nơi cư trú
(thường trú): ấp Kinh 2A, xã Tân Hiệp A, huyện Tân Hiệp, tỉnh Kiên Giang
cùng vợ là bà: Nguyễn Thị Kim H, sinh năm: 1989, chứng minh nhân dân số:
280958282 cấp tại Công an tỉnh Bình Dương ngày 08/1/2016, nơi cư trú (thường
trú): tổ 6, ấp Bến Tượng, xã Lai Hưng, huyện Bàu Bàng, tỉnh Bình Dương.
Cùng nơi cư trú (tạm trú): khu phố Suối Nhum, phường Hắc Dịch, thị xã Phú
Mỹ, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
Nguyên vào ngày 18/6/2021, ông Trần Minh Đ cùng vợ là bà Hồ Thín M
ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho ông Nguyễn Sơn L cùng vợ
là bà Nguyễn Thị Kim H đối thửa đất số : 199, tờ bản đồ số : 40, địa chỉ thửa

2
đất: ấp Trảng Cát, xã Hắc Dịch, huyện Tân Thành, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, diện
tích: 174m2 (50m2 đất ở tại nông thôn và 124m2 đất trồng cây lâu năm) theo giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với
đất số BQ 638760 do Ủy ban nhân dân huyện Tân Thành, tỉnh Bà Rịa – Vũng
Tàu cấp ngày 30/9/2014. Hợp đồng đã được Công chứng viên tại Văn phòng
công chứng Nguyễn Xuân Th, công chứng số: 002304 chứng nhận ngày
18/6/2021.
* Thành phần hồ sơ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất sưu
tầm được tại Văn phòng công chứng Nguyễn Xuân Th bao gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng Hợp đồng, giao dịch;
- Giấy chứng minh nhân dân của ông Đ, bà M, ông L, bà H
- Sổ hộ khẩu của ông Đ, bà M, ông L, bà H
- Giấy chứng nhận kết hôn của ông Đ và bà M; ông L và bà H
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác
gắn liền với đất số BQ 638760 do Ủy ban nhân dân huyện Tân Thành, tỉnh Bà
Rịa – Vũng Tàu cấp ngày 30/9/2014.
- Tra cứu thông tin ngăn chặn
2.2 Quy trình thực hiện công chứng
2.3.1. Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng
Căn cứ vào khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 người yêu cầu công
chứng nộp hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:
“a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ
người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm
theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu
công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;c) Bản
sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;d) Bản sao giấy chứng nhận
quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy
định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử
dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;đ) Bản sao
giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải
có”.
Người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn thảo hợp đồng,
giao dịch (theo khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng 2014) nên người yêu cầu
công chứng phải cung cấp tất cả đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu công chứng điền thông tin và nội dung yêu cầu công
chứng vào phiếu yêu cầu công chứng, nộp hồ sơ - Công chứng viên tiếp nhận,
3
kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu
công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ
công chứng (theo khoản 3 Điều 40 Luật Công chứng 2014).
2.3.2 Đánh giá hồ sơ yêu cầu công chứng
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các
quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc
thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ
quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc
tham gia hợp đồng, giao dịch (theo khoản 4 Điều 41 Luật Công chứng 2014).
Nếu trong dự thảo Hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật,
trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy
định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công
chứng để sửa chữa/Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là
xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng
viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
- Trường hợp người yêu cầu công chứng không làm rõ được thì công
chứng viên có quyền từ chối công chứng.
2.3.3 Hoàn tất dự thảo Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất
Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu công chứng viên
soạn thảo Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất thì công chứng viên phải
xem xét nội dung điều khoản vi phạm pháp luật, có trái đạo đức xã hội, đối
tượng của Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất có phù hợp với quy định
của pháp luật không, nếu không phù hợp với quy định của pháp luật thì công
chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa/Trường hợp
nội dung, ý định giao kết Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất là xác
thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên
tiến hành soạn thảo hợp đồng.
Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng
viên có quyền từ chối công chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử
dụng đất trước khi đưa cho người yêu cầu công chứng đọc lại và ký tên.
2.3.4. Cho người yêu cầu công chứng ký tên, điểm chỉ và công chứng
viên ký chứng nhận
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo Hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng
nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

4
 Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự
thảo hợp đồng thì ký vào từng trang của hợp đồng (điểm chỉ vào dự thảo hợp
đồng).
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính
của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng nêu trên để đối chiếu trước khi
ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
2.3.5. Đóng dấu, phát hành văn bản công chứng và lưu trữ hồ sơ
Tổ chức hành nghề công chứng thu phí, thù lao công chứng và các chi phí
khác; đóng dấu phát hành và cấp văn bản công chứng cho yêu cầu công chứng;
tiến hành lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật.
2.3. Nhận xét hồ sơ, về cách giải quyết hồ sơ của công chứng viên và
của tổ chức hành nghề công chứng
2.3.1 Nhận xét hồ sơ sưu tầm về Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử
dụng đất
Bà Hồ Thín M đã điền đầy đủ thông tin, nội dung, thời gian, ký, ghi rõ họ
tên phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch. Thể hiện sự tự nguyện yêu
cầu Văn phòng công chứng thực hiện ý chí, nguyện vọng của mình. Chỉ có tên
mình bà M đại diện điền thông tin, ký tên vào phiếu yêu cầu công chứng. Trong
trường hợp này các chủ thể tham gia (bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển
nhượng) đồng thời cùng điền vào phiếu yêu cầu công chứng, mỗi bên đều ghi
thông tin, nội dung yêu cầu công chứng vào phiếu yêu cầu công chứng để thể
hiện sự thống nhất, đồng ý tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch.
Công chứng viên Nguyễn Xuân Th là người trực tiếp tiếp nhận hồ sơ của
người yêu cầu công chứng, có ký tên, ghi rõ họ tên của công chứng viên.
Về giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng cung cấp còn nguyên
vẹn, còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật.
Chứng minh nhân dân (theo quy định tại Điều 1 Nghị định 05/1999/NĐ-CP
thì chứng minh nhân dân là một loại giấy tờ tùy thân và công dân có thể sử dụng
để tham gia giao dịch. Cụ thể điều này quy định: “Chứng minh nhân dân quy
định tại Nghị định này là một loại giấy tờ tùy thân của công dân do cơ quan
Công an có thẩm quyền chứng nhận về những đặc điểm riêng và nội dung cơ
bản của mỗi công dân trong độ tuổi do pháp luật quy định, nhằm bảo đảm
thuận tiện việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của công dân trong đi lại và thực hiện
các giao dịch trên lãnh thổ Việt Nam.”
Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú để xác định nơi cư trú của công dân hoặc các
giấy tờ khác có giá trị chứng minh về nơi cư trú của một số đối tượng đặc thù
như sỹ quan quân đội,… (sổ hộ khẩu được cấp cho công dân đăng ký nơi thường
5
trú của mình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ
tục đăng ký thường trú còn sổ tạm trú được cấp cho công dân đăng ký tạm trú
theo quy định tại Điều 18 và Điều 30 Luật cư trú 2006. Hiện nay, Luật cư trú
2020 ra đời đã không còn quy định về việc cấp sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú cho
công dân mà chỉ cập nhật thông tin về việc đăng ký thường trú hoặc tạm trú của
họ, tuy nhiên trong lĩnh vực công chứng nói riêng và một số lĩnh vực khác thì
vẫn chưa có hướng dẫn nào đối việc công dân cần phải xuất trình giấy tờ gì để
chứng minh nơi cư trú của mình. Chính vì vậy, để đảm bảo cho tính xác thực về
nơi cư trú của người yêu cầu công chứng theo quy định về mẫu lời chứng ban
hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BTP thì công chứng viên cũng cần yêu cầu
người yêu cầu công chứng xuất trình sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú).
Giấy chứng nhận kết hôn: Luật Hôn nhân và gia đình hiện hành (năm 2014)
và Luật Hôn nhân và gia đình trước đây đều quy định việc kết hôn phải được
đăng ký và do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác
gắn liền với đất mang tên bà Hồ Thín M. Nguyên vào ngày 19/5/2017 bà Hồ
Thín M nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất của ông Nguyễn Tiến Sĩ và bà
Trần Thị Nương; nhưng ngày 25/3/2018 bà Hồ Thín M kết hôn với ông Trần
Minh Đ theo giấy chứng nhận kết hôn số 08/2018 do Ủy ban nhân dân xã Phước
Bình, huyện Long Thành, tỉnh Đồng Nai cấp ngày 25/3/2018. Quyền sử dụng
đất của bà M được chuyển nhượng trước khi kết hôn thì đó là tài sản riêng của
bà M. Nhưng do bà M không có căn cứ để chứng minh quyền sử dụng đất đó là
tài sản riêng của mình thì tài sản đó được coi là tài sản chung của vợ chồng (theo
Luật hôn nhân và gia đình 2014). Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tuy đứng
tên một mình bà M nhưng không chứng minh được đó là tài sản riêng thì được
coi là tài sản chung của bà M và ông Đ. Vì thế khi chuyển nhượng quyền sử
dụng đất này thì bà M và ông Đ phải cùng nhau tham gia giao dịch hợp đồng.
Ngày 22/7/2020 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có thay đổi số thửa
đất, số tờ bản đồ (thửa đất 841, tờ bản đồ số 24 thay đổi thành thửa đất số 199,
tờ bản đồ số 40) do đo đạc lại bản đồ mới đã được Sở Tài Nguyên Môi Trường
tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu ký xác nhận ngày 30/12/2015.
(Mẫu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được phát hành theo quy định
tại Quyết định số 24/2004/QĐ-BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ trưởng Bộ
Tài nguyên và Môi trường ban hành quy định về Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất; Mẫu Trang bổ sung Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được phát
hành theo quy định tại Thông tư số 20/2010/TT-BTNMT ngày 22/10/2010 của
Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trườngquy định bổ sung về Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất (điểm a khoản 1 Điều 3 quy định về việc sử dụng để xác
nhận thay đổi đối với Giấy chứng nhận đã cấp trong các trường hợpthế chấp
6
hoặc xóa thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản
khác gắn liền với đất).
Tra cứu thông tin ngăn chặn ngày 18/6/2021; thông tin tài sản: BQ63876;
kết quả: không có thông tin ngăn chặn.
Mẫu lời chứng của công chứng viên ban hành theo Thông tư 01/2021/TT-
BTP ngày 03/2/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp
thi hành Luật Công chứng.
2.3.2 Nhận xét về cách giải quyết hồ sơ của công chứng viên và của tổ
chức hành nghề công chứng
* Nhận xét về cách giải quyết hồ sơ của công chứng viên
Người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn thảo hợp đồng,
giao dịch thì công chứng viên xem xét nội dung, ý định giao kết hợp đồng của
các bên có xác thực, có vi phạm pháp luật, có trái đạo đức xã hội hay không.
Nếu không thì Công chứng viên tiến hành soạn thảo hợp đồng.
Chủ thể tham gia giao dịch có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi
dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập; tham gia giao dịch dân sự
hoàn toàn tự nguyện; Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm
điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội (theo khoản 1 Điều 117 Bộ Luật
Dân sự 2015).
Khoản 1 Điều 188 Luật Đất Đai năm 2013 quy định:
“1. Người sử dụng đất được thực hiện quyển chuyển đổi, chuyển nhượng,
cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp quyển sử dụng đất, góp vốn
bằng quyền sử dụng đất khi có các điều kiện sau đây:
a) Có Giấy chứng nhận, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 186 và
trường hợp nhận thừa kế quy định tại khoản 1 Điều 168 của Luật này;
b) Đất không có tranh chấp;
c) Quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án;
d) Trong thời hạn sử dụng đất.”
Điều kiện bên chuyển nhượng quyền sử dụng cam kết đất không bị tranh
chấp, không bị kê biên, khiếu kiện về quyền sở hữu, quyền sử dụng đất không
thuộc diện hạn chế giao dịch do đang cầm cố, thế chấp.
Bên nhận chuyển nhượng thuộc đối tượng được nhận chuyển nhượng
quyền sử dụng đất tại khoản 1 Điều 169 Luật Đất đai 2013.

7
 Về đối tượng của hợp đồng (quyền sử dụng đất), điều khoản về giá cả, hình
thức, phương thức thanh toán.... các bên tham gia hợp đồng tự thỏa thuận và
cung cấp thông tin cho công chứng viên để đưa vào hợp đồng.
Công chứng viên xác nhận thẩm quyền công chứng, căn cứ vào Điều 42
Luật Công chứng 2014: “Phạm vi công chứng hợp đồng giao dịch bất động sản
chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ
sở....”; kiểm tra thông tin ngăn chặn: quyền sử dụng đất không bị ngăn chặn,
công chứng viên tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Hợp đồng được đánh số trang theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng
2014: “Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được
đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu
giáp lai giữa các tờ”.
Trước khi cho các bên tham gia giao dịch ký tên vào hợp đồng, giao dịch
thì công chứng viên kiểm tra lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoàn chỉnh, đưa
cho các bên tham gia giao dịch đọc lại, kiểm tra thông tin, nội dung trong dự
thảo hợp đồng. Các bên tham gia giao dịch tự đọc dự thảo hợp đồng hoặc công
chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe, sau khi đã đọc (nghe qua)
hợp đồng, công chứng viên giải thích cho các bên tham gia giao dịch hiểu rõ
quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc
công chứng (điểm d khoản 2 Điều 17 Luật Công chứng 2014).
Các bên tham gia giao dịch sau khi nghe công chứng viên giải thích nhất trí
với nhau về dự thảo hợp đồng thì các bên tham gia giao dịch ký tên vào hợp
đồng trước mặt công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ hỗ trợ công chứng viên
hướng dẫn cho các bên tham gia ký (từng trang), ghi rõ họ tên vào hợp đồng
(trang cuối của hợp đồng trước khi ký các bên đại diện ghi: “chúng tôi đã đọc và
đồng ý”. Nhằm phòng hờ khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra, các “bút tích”
được lưu trữ là bằng chứng tốt nhất để bảo vệ sự an toàn cho công chứng viên
cũng như các quyền lợi hợp pháp của các chủ thể khi tham gia giao dịch)
Khi ký trước mặt công chứng viên có thể quan sát nhận biết được người đó
đọc được không, có viết, ký được hay không (tránh ký thay, viết thay);
Ký bằng bút bi (bút tại tổ chức hành nghề công chứng) nhằm đề phòng có
các loại viết ký xong sau một thời gian bị bay mực; sau khi ký tên xong công
chứng viên đề nghị các bên tham gia điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch (nhằm
xác định đúng chủ thể tham gia hợp đồng thông qua việc đối chiếu dấu vân tay).
Công chứng viên tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với chủ thể tham gia giao dịch
để kiểm tra các chủ thể có minh mẫn, sáng suốt và tự nguyện tham gia giao dịch
hay bị ép buộc tham gia.
8
 Hoàn tất việc ký tên và điểm chỉ vào hợp đồng, công chứng viên soạn thảo
phần lời chứng của công chứng viên theo Điều 46 Luật Công chứng 2014:“Lời
chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm,
địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công
chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện,
có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không
vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong
hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp
đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký
của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng” Mẫu lời
chứng theo Thông tư 01/2021/TT-BTP ngày 03/2/2021 của Bộ Tư pháp quy
định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
Đồng thời, công chứng viên cũng tiến hành đối chiếu dấu vân tay trên hợp
đồng với dấu vân tay trên giấy tờ tùy thân để xác định đúng chủ thể tham gia
hợp đồng, giao dịch, ký vào từng trang của hợp đồng theo quy định của Luật
Công chứng. Sau đó, chuyển qua cho bộ phận văn thư để lấy số công chứng,
đóng dấu, thu phí, lệ phí công chứng và phát hành văn bản công chứng cho các
bên. Quy trình công chứng đã được hoàn tất, hồ sơ công chứng được đóng số
bút lục và chuyển vào khu lưu trữ hồ sơ.
* Nhận xét về tổ chức hành nghề công chứng
Hồ sơ tại Văn phòng công chứng được tập trung quản lý ở một hệ thống
kho rộng rãi, khô ráo, có hệ thống hút ẩm, thông hơi. Khoản 1 Điều 64 Luật
Công chứng 2014 quy định về việc bảo quản hồ sơ công chứng như sau: “Tổ
chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an
toàn đối với hồ sơ công chứng”. Trong kho thực hiện nghiêm chỉnh nội quy
phòng cháy, chữa cháy; kiểm tra thường xuyên phun thuốc chống mối, mọt hồ
sơ, chống ẩm, mốc làm ảnh hưởng đến hồ sơ, tài liệu; người không có phận sự
không được vào kho.
Việc lưu trữ hồ sơ được quy định tại khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng
2014: “Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công
chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề
công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn
bản của Sở Tư pháp”.
Chương III: Khó khăn, vướng mắc và đề xuất, kiến nghị
a) Khó khăn, vướng mắc
Công chứng hợp đồng chỉ dựa vào giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và
thông tin ngăn chăn để công chứng, khi các bên đã giao kết hợp đồng xong vẫn
xảy ra mâu thuẫn về diện tích không đúng, số hóa, ranh giới cột mốc…
9
 Các quy định pháp luật có quy định khác nhau về thời điểm có hiệu lực của
hợp đồng, thời điểm chuyển quyền sử dụng đất vẫn còn chưa thống nhất với
nhau, dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau.
b) Đề xuất, kiến nghị
Cần có sự thống nhất về thời điểm có hiệu lực của giao dịch, thời điểm
chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Chương IV: Kết luận
Đây là những đánh giá, nhận xét của em trong quá trình được đi thực tập tại
Văn phòng công chứng, với sự hiểu biết và kiến thức còn hạn hẹp, không tránh
khỏi những thiếu sót trong bài báo cáo. Kính mong Thầy cô kính mong nhận
được sự đóng góp của các thầy cô.
Em xin trân trọng cảm ơn!

10