Web 

2.0 technology 
case study1 
 
  
 
Case study title  Bringing lecture notes to life using a wiki tool 

Author’s name  Katy Jordan, Frances Tracy and Keith Johnstone 

School /  Department of Plant Sciences 
Department 
Institution   University of Cambridge 
 
Background   The University of Cambridge is one of the oldest Universities in the 
  UK, and has a reputation for excellence in both research and 
education. It is a collegiate university; undergraduate students 
typically live and have small­group tutorials within college, but the 
broader content of a course and syllabus is managed and delivered 
by lectures in research­led academic departments. The Department 
of Plant Sciences teaches lecture courses to undergraduate students 
studying within the Natural Sciences Tripos (NST). The Plant 
Sciences Pedagogy Project has been running within the department 
since Autumn 2005, and focuses upon the second year course the 
department runs within the NST, known as ‘Part IB Plant and 
Microbial Sciences’ (IB PMS).  
 
The challenge  Part of the Plant Sciences Pedagogy Project remit was to enhance 
  and create online learning resources for IB PMS students. Although 
there is a very wide range of online learning technology now 
available, we wanted to make sure that students would find our new 
resources genuinely useful, and to avoid the pitfall of using 
technology for its own sake. Right from the start of the project, a 
range of research activities – including dual­scale questionnaires, 
focus groups and semi­structured interviews – were carried out to 
elicit staff and student opinions and expectations of teaching on the 
IB PMS course. We then sought to use this research evidence to 
inform development of novel online learning resources to 
complement and support the taught course.  
 
Intended   
outcome(s)   ­ To allow students’ to have more powerful access to their 
  lecture notes and course materials; to help students to view 
the course as an interlinked network of topics rather than a 
collection of disconnected lecture blocks. 
­ To allow course materials to use features which are common 
to internet browsing – such as making lecture notes 
searchable, and using Wikipedia­style links to a definition of a 
word where it appears in text. 
­ To create an environment from the lecture material within 
which extra learning resources (such as flash animations, 
narrated Powerpoint slides, or online multiple choice 
questions, for example) pertinent to a particular troublesome 
topic or concept could be linked­in and integrated at the 
exact point students encounter this topic, rather than being 
in a separate file folder or web site. 

1
 This template is based on Centre for Bioscience templates and the JISC Effective Practice with e­learning project 
(http://www.elearning.ac.uk/news_folder/innoprac).
  

Established  Before the creation of the wiki­based notes within a Sakai virtual 
practice   learning environment, the IB Plant Sciences course had used a 
  ‘CourseWork’ VLE, since 2005 – prior to this, there was no 
university­wide VLE. CourseWork provided a ‘file storage’ type of 
online environment, essentially a long list (with expandable or 
hideable sub­sections ) of files, such as Powerpoint lecture slides, 
lecture notes as pdfs, and forms and other information as Word 
documents, for example. 
 
The plan   Drawing on some of the results of initial research activities, we 
  compiled a list of features we wanted the new online resources to 
have, including: searchable lecture notes; course materials to be 
integrated with each other, reflecting the course structure; and for 
other online resources to be able to be linked in to lecture notes to 
support challenging concepts or provide links to authentic ‘real­
world’ examples as appropriate. 
  
We quickly realised, based on our previous personal experiences of 
using Wikipedia, that using a wiki tool could effectively address 
many of these criteria. Co­incidentally, at the same time, the Centre 
for Applied Research in Educational Technologies (CARET), which ran 
the universities’ CourseWork VLE at the time, unveiled a new Sakai­
based VLE which would be introduced across the university the 
following Autumn. Crucially, this new environment included a built in 
‘wiki’ tool, which we could then use to house the lecture materials 
(handouts and Powerpoint slides) instead of the usual file­store style 
‘resources’ tool. 
 
The ‘Web 2.0’  It would be possible to create a similar online lecture note resource 
advantage   by creating a network of linked html pages, but it would have taken 
  a great deal more time and effort. All hyperlinks to other pages and 
hosting of pages are handled within the wiki tool itself, and not 
being familiar with html doesn’t stop you from using a wiki; wiki 
markup is simpler than html, and many wikis now have direct ‘What 
you see is what you get’ (WYSIWYG) user interfaces. 
  
Changes  Staff and students had previously used a different (non­wiki based) 
virtual learning environment within the department. Using the 
previous system, a precedent had been set that staff would send 
electronic versions (pdfs, Powerpoint slides etc.) of their lecture 
materials to an administrator, who would then upload the materials. 
The change has meant that the administrator has required some 
training in managing materials in the wiki, but for teaching staff on 
the whole it has not increased workload at all. 
 
Key points for  Most importantly, from the outset ­ before creating any pages ­ 
effective practice   devise a framework structure for the hierarchy of pages that will 
  result. Keep it as simple and logical as possible. You can go back 
and change it later, but risk ending up with ‘orphaned’ pages to 
which nothing links. A poorly thought out structure could leave 
people unable to find something important buried within a wiki.  
 
Although wikis are typically associated with collaboration and being 
open to edit by any user, this might not be a favourable feature for 
wiki­based lecture notes. To maintain the factual integrity of the 
core course content, we have restricted editing rights to members of 
staff. It is essentially ‘read only’ for students, and wiki tools usually 
provide a way of managing editing rights for different groups of 
 users. 
 

Evaluation   In terms of staff workload, having lecture notes in a wiki made no 
  difference so far, as lecturers generally did not upload materials to 
the previous VLE themselves – they would produce Powerpoint slides 
and handouts, which would be uploaded by a course administrator. 
There is the potential for staff workload to decrease in future as a 
result of the wiki use, however, as now that the course is in a wiki 
format, it can be ‘cloned’ each year, so the lecture handouts and 
slides from the previous year already exist ­ staff then only need to 
supply the relevant changes to update their notes, rather than 
‘reinventing the wheel’ each year. 
 
Another important novel feature of the wiki environment was that 
new and existing electronic learning resources (e.g. flash 
animations, video explanations of concepts, definitions of words) 
could be linked in to notes exactly when and where particular topics 
arise. A questionnaire was circulated electronically to students at the 
end of the academic year, to gauge their opinions on all the novel 
online resources housed in the VLE. A strong theme which emerged 
from this questionnaire was that students really valued the diversity 
of different online resources – such as flash animations, multiple 
choice questions, and videos – which were worked into the lecture 
notes, a feature which was afforded by the use of a wiki format.   
  
Future  This application does not have a limited life­span; a fundamental 
expectations  principle of using a wiki is that it can be continually modified easily, 
  to ‘evolve’ and stay current. At least in the case of a wiki within a 
Sakai environment, the whole wiki can be ‘cloned’ and a new VLE for 
the following year created. Because the lecture notes do change 
slightly from year to year, it would be ideal if lecturers could ‘log­in’ 
and make the changes to their lecture notes themselves, although 
there has been some reluctance to do this so far, and at present 
lecturers give updated versions of lecture notes to a course 
administrator, who makes the necessary changes in the wiki. 
 
Along with the questionnaire, we have site usage data, which logs 
the frequency at which different wiki pages or resources linked from 
wiki pages are accessed. This combination of data has helped to 
highlight which types of resources students prefer to use, and which 
topics they find troublesome. This information is being fed back in to 
development of further learning resources to add to the wiki for the 
coming academic year.  
 
There are no issues with third party service providers for the 
technology we use, as the wiki tool here is part of a Sakai virtual 
learning environment. Sakai is not commercial software, but 
‘community source’ software being continually developed and refined 
by a global network of participant universities. The wiki tool was 
developed at CARET and has proved popular worldwide, so it is likely 
to remain a Sakai ‘tool’ for the foreseeable future.  
 
However, you do not need to be a Sakai user to use a wiki, and 
there are a lot of good, free web­based third party wiki services 
available online (hosting many different users’ wikis, such sites are 
known as ‘wiki farms’); as wikis are relatively new, some caution 
should perhaps be exercised if using a wiki farm, as none of these 
providers are very established yet as businesses, and if the site 
folded, your wiki could potentially disappear.  If you are more 
 technically­minded, the best solution for future reliability would be to 
acquire some well tried­and­tested open­source wiki software, such 
as MediaWiki, which the website Wikipedia uses and is freely 
available, and to run the wiki on your own web space. 
 
Conclusions &  Transforming lecture notes from pdf files into a wiki has changed the 
recommendations   course resources from being a collection of individual files into a 
  network of topics. The wiki format is particularly amenable to 
integrating other electronic learning resources, and this richness of 
an online environment has been very well received by both students 
and staff. 
 
Additional  If you would like any further information about our experiences 
information   using a wiki, my email address is klj33@cam.ac.uk 
 
More information about the Plant Science Pedagogy Project and be 
found at the Teaching for Learning Network website, 
http://www.tfln.org 
 
Web 2.0 definition: http://en.wikipedia.org/wiki/Web_2