1/10/21

Chương 6
CHU TRÌNH DOANH THU: BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN

Mục tiêu chương

Mô tả các hoạt
Thảo luận các
động kinh
quyết định quan Xác định các rủi
doanh cơ bản
trọng và các ro và các thủ tục
và các hoạt
thông tin cần kiểm soát thích
động xử lý
thiết cho việc ra hợp
thông tin liên
quyết định
quan

1/10/21

1
 1/10/21

Nội dung

Giới thiệu chung chu trình

Các hoạt động chính trong chu trình

Rủi ro & kiểm soát

1/10/21

1. Giới thiệu chung chu trình

Tập hợp các hoạt

động kinh doanh và
hoạt động xử lý thông
tin lặp đi lặp lại liên
quan đến quá trình
cung cấp hàng hóa,
dịch vụ, và thu tiền 1/10/21

2
 1/10/21

Mục tiêu chính của các hoạt động trong chu trình

Các quyết định cần thực hiện:

Mục tiêu
hoạt động: •  Điều chỉnh sản phẩm theo yêu cầu của KH?
Cung cấp sản
•  Khả năng cung ứng và địa điểm lưu trữ?
phẩm đúng đến
đúng địa điểm vào •  Phương thức vận chuyển hàng?
đúng thời gian quy
định với mức giá •  Giá bán tối ưu?
đúng theo thỏa
thuận •  Chính sách tín dụng đối với khách hàng?
•  Phương thức thu tiền từ khách hàng?
1/10/21

DFD khái quát chu trình doanh thu

1/10/21

3
 1/10/21

2. Các hoạt động chính trong chu trình

Lập HĐ
Xuất kho
Xử lý đặt và ghi
và gửi Thu tiền
hàng nhận
hàng
NPT

1/10/21

2.1 Xử lý đặt hàng

Phản hồi
yêu cầu
Kiểm tra
của khách
Xét duyệt hàng tồn
hàng
tín dụng kho
Nhận đặt
hàng
1/10/21

4
 1/10/21

1/10/21

2.1 Xử lý đặt hàng

Nhận đặt hàng

Trong quá khứ Hiện nay

Đầu vào Đơn đặt hàng của khách hàng Đơn đặt hàng của khách hàng (Điện tử)
(Giấy) (customer order)

Xử lý Nhân viên nhập dữ liệu đặt hàng KH nhập dữ liệu đặt hàng trên website
Sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)
Sử dụng mã QR

Đầu ra Lệnh bán hàng

Chứng từ được tạo ra trong quá trình nhập đặt hàng, liệt kê số lượng,
1/10/21
chất lượng, giá của từng mặt hàng và các điều khoản bán hàng

5
 1/10/21

2.1 Xử lý đặt hàng

Xét duyệt tín dụng

KH hiện hành có lịch sử KH mới hoặc KH hiện tại có

thanh toán tốt lịch sử thanh toán xấu
Xét duyệt theo chính sách ủy quyền Xét duyệt từng trường hợp
Dựa vào hạn mức tín dụng
Công thức:
HMTD ≥ Giá trị ĐĐH + NPT

Thông tin cần sử dụng:

•  Chính sách tín dụng •  Thông tin nợ quá hạn
•  Số dư NPT hiện hành •  Lịch sử thanh toán 1/10/21

•  Tình hình tài chính của đơn vị

2.1 Xử lý đặt hàng

Kiểm tra hàng tồn kho

Trường hợp đủ hàng Trường hợp thiếu hàng

•  Hoàn tất lệnh bán hàng Lập lệnh bổ sung hàng (back
•  Cập nhật dữ liệu số lượng hàng có thể order): yêu cầu bộ phận sản xuất
giao hoặc mua hàng về lượng hàng cần bổ
•  Lập phiếu xuất kho (picking ticket) sung
•  Thông tin đến các bộ phận khác: giao
nhận, kho và lập hóa đơn
Thông tin cần sử dụng
Số lượng sẵn sàng để bán 1/10/21

Số lượng đặt hàng của khách hàng

6
 1/10/21

Phiếu xuất kho

(Picking ticket)
Chứng từ liệt kê
các mặt hàng và
số lượng được xét
duyệt và ủy quyền
cho chức năng
kiểm soát hàng tồn
kho tiến hành xuất
kho chuyển hàng
hoá đó đến bộ
phận giao nhận
1/10/21

Lệnh bổ •  Chứng từ yêu cầu mua

sung hoặc sản xuất thêm các
mặt hàng, được tạo ra khi
hàng hàng tồn kho không đủ để
(back đáp ứng yêu cầu của
khách hàng
order)
1/10/21

7
 1/10/21

2.1 Xử lý đặt hàng

Phản hồi yêu cầu của khách hàng

´  Có thể xảy ra trước hoặc sau khi đặt

hàng

´  Nên sử dụng hệ thống quản trị quan

hệ KH (CRM)

1/10/21

Xuất
kho và Lập HĐ và
Xử lý đặt
ghi nhận Thu tiền
hàng gửi NPT
hàng

1/10/21

8
 1/10/21

2.2 Xuất kho và gửi hàng

Gửi hàng
Xuất kho &
đóng gói

1/10/21

2.2
Xuất
kho
và
gửi
hàng

1/10/21

9
 1/10/21

2.2 Xuất kho và gửi hàng

Xuất kho và đóng gói hàng hóa

•  Căn cứ vào phiếu xuất kho

(picking ticket) nhận được từ
hoạt động xử lý đặt hàng
•  Ghi bổ sung thông tin trên PXK
về số lượng hàng thực xuất
•  Chuyển PXK đến hoạt động
vận chuyển

1/10/21

2.2 Xuất kho và gửi hàng

Gửi hàng

§  Cập nhật: Số ĐĐH, số mặt hàng

Cần so sánh giữa: được đặt và số lượng vận
• Số lượng kiểm đếm chuyển
• Số lượng trên PXK §  Lập bảng kê chi tiết đóng gói
• Số lượng trên LBH
(packing slip)
Nguyên nhân chênh
§  Lập vận đơn hàng hải (bill of
lệch lading)
• Lưu trữ mặt hàng
không đúng vị trí
• Thông tin HTK §  Các quyết định quan trọng
không chính xác • Lựa chọn phương pháp giao hàng
• Xác định địa điểm đặt trung tâm phân
phối 1/10/21

10
 1/10/21

Bảng kê chi tiết đóng gói

liệt kê số lượng và mô tả của từng mặt hàng
được vận chuyển

1/10/21

Vận đơn hàng hải là hợp đồng pháp lý, nó xác định trách
nhiệm đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Nó
xác định:
•  Đơn vị vận chuyển
•  Nơi xuất hàng
•  Nơi nhận hàng
•  Các hướng dẫn vận chuyển đặc biệt
•  Bên thanh toán phí vận chuyển 1/10/21

11
 1/10/21

Nếu khách hàng thanh toán chi phí vận

chuyển, có thể phát sinh chứng từ “hóa đơn
vận chuyển”

Vận Hóa
đơn đơn vận
hàng chuyển
hải Freight
Bill of bill
lading
1/10/21

Lập HĐ
Xuất kho
Xử lý đặt và ghi
và gửi Thu tiền
hàng nhận
hàng
NPT

1/10/21

12
 1/10/21

2.3 Lập hóa đơn

và theo dõi NPT

1/10/21

2.3 Lập hóa đơn và theo dõi NPT

Cập nhật nợ
phải thu
Lập hóa
đơn

1/10/21

13
 1/10/21

2.3 Lập hóa đơn và theo dõi NPT

Lập hóa đơn

Tạo ra hóa đơn bán hàng (sales invoice) để thông

báo cho khách hàng nghĩa vụ trả tiền

1/10/21

2.3 Lập hóa đơn và theo dõi NPT

Cập nhật nợ phải thu
§  Nhiệm vụ
- Ghi tăng NPT khi phát hành hóa đơn
- Ghi giảm NPT khi KH thanh toán
§  Phương pháp theo dõi NPT
- Phương pháp hoá đơn mở (Open-invoice method)
- Phương pháp chuyển số dư (Balance forward method)
Phương pháp theo dõi NPT theo từng hóa Phương pháp theo dõi NPT theo số dư
đơn (Open-invoice method) (Balance forward method)
§  KH thanh toán theo từng hóa đơn. Hai liên của hóa §  KH thanh toán theo số dư trên báo cáo tháng (Monthly
đơn được gửi đến KH. statement)
§  Khách hàng được yêu cầu trả lại một liên hóa đơn khi §  Báo cáo NPT hàng tháng liệt kê các giao dịch trong kỳ
thanh toán. và số dư hiện hành được lập thành 2 liên gửi KH
§  Liên này là chứng từ luân chuyển được sử dụng như §  Một liên được gửi lại cho doanh nghiệp khi thanh
1/10/21
toán.
một thông báo chuyển tiền (remittance advice)

14
 1/10/21

2.3 Lập hóa đơn và theo dõi NPT

Cập nhật nợ phải thu
§  Điều chỉnh giảm NPT và xóa nợ
- Giảm giá hay hàng bán bị trả lại
- Xóa nợ khi không thu hồi được

•  Nhận được xác

nhận từ BP kho •  L ậ p b ả n
rằng hàng hóa đã điều chỉnh
thực sự được trả công nợ
lại. (credit
•  Lập bản điều chỉnh memo) cho
công nợ (credit phép ghi
memo) cho phép có NPT
ghi có NPT KH. Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán KH. 1/10/21

Lập HĐ
Xuất kho Thu
Xử lý đặt và ghi
và gửi
hàng
hàng
nhận tiền
NPT

1/10/21

15
 1/10/21

2.4 Thu tiền

Bằng
cách
nào?
Kế toán phải thu –
Thu ngân, thủ quỹ Account receivable
- Nhận tiền mặt, check, - Xác định KH nào chuyển
nhận khoản tiền chuyển khoản, & chuyển khoản
khoản (customer thanh toán cho Hóa đơn nào
remittances) - Ghi giảm nợ phải thu

1/10/21

2.4 Thu tiền

Bằng
P.Án 1: Sử dụng ctu
luân chuyển
cách
(turnaround
documents)….
nào?
P.Án 2: Sử dụng
danh sách chuyển
tiền (remittances list)
Kế toán phải thu – ….
Thu ngân, thủ quỹ Account receivable
- Nhận tiền mặt, check, - Xác định KH nào chuyển
nhận khoản tiền chuyển khoản, & chuyển khoản
khoản (customer thanh toán cho Hóa đơn nào
remittances) - Ghi giảm nợ phải thu

1/10/21

16
 1/10/21

2.4 Thu tiền

Có nhiều cách để tăng tốc cho việc xử lý các khoản thanh toán của KH:

Sử dụng hộp Hộp thư điện tử

khóa (ngân dùng trong ngân
hàng) (lockbox) hàng
Trao đổi dữ liệu
Chuyển tiền điện
điện tử tài chính
tử (EFT)
(FEDI)
Chấp nhận thẻ
tín dụng hoặc 1/10/21

thẻ mua sắm

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Kiểm soát đạt mục tiêu thông tin tin cậy

•  Nguồn dữ liệu và Ghi chép xử lý nghiệp vụ kinh tế
•  Kiểm soát việc sử dụng và công bố thông tin

Kiểm soát đạt mục tiêu hoạt động

•  An toàn tài sản, thông tin
•  Đảm bảo các ngh.vụ được ủy quyền đúng
•  Cung cấp th.tin hữu ích để giúp hoạt động KD được thực hiện
hiệu năng và hiệu quả

Kiểm soát đạt mục tiêu tuân thủ

1/10/21

17
 1/10/21

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

p. 343 Rủi ro Thủ tục kiểm soát

1 Dữ liệu không chính xác hoặc •  Kiểm soát tính toàn vẹn
không hợp lệ (xử lý dữ liệu)
•  Ngăn chặn truy cập vào
dữ liệu
•  Xem xét tất cả các thay
đổi của dữ liệu
2 Tiết lộ trái phép thông tin nhạy •  Kiểm soát truy cập
cảm •  Mã hóa
3 Dữ liệu bị mất hoặc bị hủy •  Sao lưu dữ liệu và phục
hoại hồi sau thiệt hại
1/10/21

4 Thành quả hoạt động kém •  Báo cáo quản trị

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Xử lý đặt hàng

p.343 Rủi ro Thủ tục kiểm soát

5 Lệnh bán hàng không •  Kiểm soát nhập liệu
đầy đủ/ không chính xác •  Kiểm soát truy cập
6 Lệnh bán hàng không •  Xác thực bằng chữ ký
hợp lệ
7 Không thu được tiền •  Thiết lập hạn mức tín dụng
•  Xét duyệt trong từng trường hợp cụ
thể 1/10/21

•  Đánh giá tuổi nợ

18
 1/10/21

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Xử lý đặt hàng
p.343 Nguy cơ Thủ tục kiểm soát
8 Hàng tồn kho dư thừa •  Hệ thống kê khai thường xuyên
hoặc thiếu hàng tồn kho
•  Sử dụng mã vạch
•  Huấn luyện
•  Kiểm kê định kỳ HTK
•  Dự báo bán hàng và báo cáo
hoạt động
9 Mất khách hàng •  Hệ thống CRM, trang web có
khả năng hỗ trợ và đánh giá dịch
vụ KH 1/10/21

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Giao hàng

p.343 Rủi ro Thủ tục kiểm soát

10 Xuất sai mặt hàng •  Kỹ thuật mã vạch
hoặc sai số lượng •  Đối chiếu giữa bảng kê xuất kho với
chi tiết của lệnh bán hàng
11 Mất cắp hàng tồn •  Hạn chế tiếp cận vật lý với HTK
kho •  Lập chứng từ với tất cả trường hợp
luân chuyển HTK
•  Kỹ thuật mã vạch
•  Kiểm đếm HTK định kỳ và đối chiếu
1/10/21
với sổ sách

19
 1/10/21

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Giao hàng

p.343 Rủi ro Thủ tục kiểm soát

12 Lỗi trong gửi •  Đối chiếu chứng từ giao hàng với lệnh
hàng (gửi trễ bán hàng, bảng kê xuất kho và phiếu
hoặc không gửi đóng gói
được, sai số •  Nhập dữ liệu qua máy quét mã vạch
lượng, sai mặt •  Kiểm soát nhập liệu (nếu dữ liệu vận
hàng, sai địa chỉ, chuyển được nhập trên các thiết bị đầu
trùng lặp) cuối)
•  Sử dụng hệ thống ERP để hạn xuất trùng
1/10/21

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Lập hóa đơn

p.343 Rủi ro Thủ tục kiểm soát

13 Lập hóa •  Phân chia trách nhiệm giữa chức năng lập hóa
đơn sai đơn và gửi hàng
•  Đối chiếu định kỳ hóa đơn với lệnh bán hàng,
PXK và chứng từ gửi hàng
•  Cấu hình hệ thống để lấy giá bán tự động
•  Hạn chế truy cập dữ liệu về giá
•  Kiểm soát nhập liệu
•  Đối chiếu chứng từ giao hàng (PXK, vận đơn
hàng hải và phiếu đóng gói) với lệnh bán hàng
1/10/21

20
 1/10/21

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Lập hóa đơn
p.343 Nguy cơ Thủ tục kiểm soát
14 Lỗi cập nhật •  Kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nợ •  Đối chiếu tổng lô
phải thu •  Gửi báo cáo tháng đến KH
•  Đối chiếu sổ chi tiết NPT với sổ cái
15 Bản điều •  Phân chia nhiệm vụ giữa chức năng xét duyệt
chỉnh công bản điều chỉnh công nợ và chức năng nhập
nợ không liệu đặt hàng và với chức năng quản lý khách
chính xác hàng
hoặc không •  Cấu hình hệ thống để ngăn điều chỉnh công
1/10/21
hợp lệ nợ khi chưa đủ chứng từ từ hợp lệ

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Thu tiền

p.343 Nguy cơ Thủ tục kiểm soát

16 Mất tiền •  Phân chia trách nhiệm – thủ quỹ nên tách biệt với (1) người
ghi nhận DL thanh toán, (2) người lập hoặc xét duyệt bản
điều chỉnh công nợ, (3) Đối chiếu với tài khoản ngân hàng
•  Sử dụng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt
•  Lập danh sách tất cả các khoản thanh toán của KH đã nhận
•  Cân nhắc và hạn chế việc chuyển nhượng các séc thanh
toán
•  Gửi tiền vào ngân hàng hàng ngày với các khoản tiền mặt
nhận được 1/10/21

21
 1/10/21

3. Kiểm soát chu trình doanh thu

Thu tiền

p.343 Nguy cơ Thủ tục kiểm soát

17 Các vấn đề •  Sử dụng thẻ tín dụng
về dòng tiền •  Chiết khấu thanh toán cho
khách hàng
•  Lập dự toán dòng tiền

1/10/21

Thuật ngữ

Báo cáo NPT theo tuổi nợ Accounts receivable aging schedule

Đơn đặt hàng bổ sung Back order
Phương pháp chuyển số dư Balance-forward method
Vận đơn Bill of lading
Ngân quỹ dòng tiền mặt Cash flow budget
Hạn mức tín dụng Credit limit
Bản ghi nhớ tín dụng Credit memo
Hệ thống quản trị mối quan hệ Customer relationship management
khách hàng (CRM) systems
Chu kỳ lập hóa đơn Cycle billing
1/10/21

Trao đổi dữ liệu điện tử Electronic data interchange (EDI)

22
 1/10/21

Thuật ngữ
Chuyển tiền điện tử Electronic funds transfer (EFT)
Hộp thư trong ngân hàng dạng
điện tử Electronic lockbox
Trao đổi dữ liệu điện tử tài chính Financial electronic data
interchange (FEDI)
Hóa đơn vận chuyển Freight bill
Tủ khóa (ở ngân hàng) Lockbox
Báo cáo NPT hàng tháng Monthly statement
Phương pháp hóa đơn mở Open-invoice method
Phiếu đóng gói Packing slip
Phiếu xuất kho Picking ticket 1/10/21

Thông báo chuyển tiền Remittance advice

Thuật ngữ

Danh sách chuyển tiền Remittance list

Chu trình doanh thu Revenue cycle
Hóa đơn bán hàng Sales invoice
Xử lý đặt hàng Sales order
Universal payment identification
Mã xác nhận thanh toán chung code (UPIC)

1/10/21

23
 1/10/21

Chương 6
CHU TRÌNH DOANH THU: BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN

Problem 12.7
´  Customers place orders on the company’s website, by fax, or by telephone. All sales are on
credit, FOB destination. During the past year sales have increased dramatically, but 15% of
credit sales have had to written off as uncollectible, including several large online orders to
first-time customers who denied ordering or receiving the merchandise.
´  Customer orders are picked and sent to the warehouse, where they are placed near the loading
dock in alphabetical sequence by customer name. The loading dock is used both for outgoing
shipments to customers and to receive incoming deliveries. There are ten to twenty incoming
deliveries every day, from a variety of sources.
´  The increased volume of sales has resulted in a number of errors in which customers were sent
the wrong items. There have also been some delays in shipping because items that supposedly
were in stock could not be found in the warehouse. Although a perpetual inventory is
maintained, there has not been a physical count of inventory for two years. When an item is
missing, the warehouse staff writes the information down in log book. Once a week, the
warehouse staff uses the log book to update the inventory records.
´  The system is configured to prepare the sales invoice only after shipping employees enter the
actual quantities sent to a customer, thereby ensuring that customers are billed only for items
actually sent and not for anything on back order.

1/10/21

24