PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN KEPENDUDUKAN DESA

MINOMARTANI SLEMAN YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Supra Yoga Pratama

10.12.5118

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2014
APPLICATION DESIGN DATA COLLECTION RURAL POPULATION MINOMARTANI
SLEMAN YOGYAKARTA

PERANCANGAN APLIKASI PENDATAAN KEPENDUDUKAN DESA MINOMARTANI

SLEMAN YOGYAKARTA

Supra Yoga Pratama

Heri Sismoro
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT
Minomartani Urban Village is one of the government agencies in Sleman that have a
lot of data on population , but still using manual systems in the data processing . It has
the disadvantage of including a lot of data or reports that are not properly archived , data
retrieval time consuming because they have to look for one at a time and space
constraints to accommodate a lot of files or data Village , in addition to the residence
application is made to maintain the quality of the information because it would be more
safe if the data is stored in the computer . Population application is made to facilitate the
processing of data such as the manufacture of Letters Birth , Death Letter , Letter
Population Data Collection , Letters Move and Family Card ( KK ) is there.
The approach used in the study is a structured approach that uses several tools
and construction techniques , such as flowcharts , diagrams context , and Data Flow
Diagrams ( DFD ) . To identify the problem , to do an analysis of the performance ,
information , economy , security applications , efficiency and customer service . This
guide is known as PIECES analysis ( Performance , Information , Economy , Control,
Eficiency and Services ). This analysis is usually obtained from a few major problems.
This is important because it usually appears on the surface that is not a major problem,
but only a symptom of the main problem alone .
With the implementation of the application design residence in the Village
Minomartani using PHP programming language and MySQL database , is expected to
ease in managing the whole population data , without having to place the data
redundancy and error in managing such data . So the Village Office or the agency can
achieve the goals that have been set to maximum .

Keywords : Technology , Applications , Population

1.Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Instansi pemerintah pada tingkat yang paling bawah adalah Kantor Kepala
Desa dimana merupakan suatu instansi yang melakukan pendataan penduduk terutama
dalam proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat Pendataan Penduduk,
Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK). Untuk dapat menciptakan kemudahan,
keakuratan dan kecepatan dalam pendataan penduduk beserta laporannya kepada
instansi yang lebih tinggi yaitu kecamatan, maka diperlukan sebuah sistem pendataan
yang terkomputerisasi.
Kelurahan Minomartani adalah salah satu instansi pemerintah di Sleman yang
mempunyai banyak data kependudukan, namun masih menggunakan sistem manual
dalam pemrosesan data tersebut. Hal tersebut mempunyai kelemahan yaitu antara lain
banyak data atau laporan yang tidak terarsip dengan baik, pencarian data memakan
waktu karena harus mencari satu persatu dan keterbatasan tempat untuk menampung
file – file atau data Kelurahan.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan suatu solusi yaitu dengan
menggunakan aplikasi kependudkan yang terkomputerisasi berbasis website. Aplikasi ini
banyak keunggulan diantaranya membantiu proses pendataan penduduk di Desa
Minomartani terutama pada proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat
Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK) yang memerlukan
kecermatan dan ketelitian tinggi. Sehingga dalam waktu yang singkat pembuatan laporan
pendataan penduduk tersebut diatas dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin
terjadi.
Berdasarkan uraian tersebut penulis mengangkat judul “Perancangan Aplikasi
Pendataan Kependudukan Desa Minomartani Sleman Yogyakarta”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka yang menjadi pokok
permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun sebuah sistem pengolahan data kependudukan yang
terkomputerisasi sehingga dapat menunjang efektifitas kerja pada Kantor
Kelurahan Minomartani?
2. Bagaimana merancang aplikasi pendataan penduduk dalam proses pembuatan
Surat Kelahiran, Surat Kematian , Surat Pendataan Penduduk, Surat Pindah,
dan Kartu Keluarga (KK) yang dapat menyajikan sebuah aplikasi yang
berkualitas bagi Kantor Kelurahan Minomartani?
1.3 Batasan Masalah
Mengingat luasnya permasalahan dan terbatasnya waktu serta data yang dapat
dikumpulkan penulis, maka penulis membatasi permasalahan pada :
1. Pendataan penduduk dalam proses pembuatan Surat Kelahiran, Surat
Kematian , Surat Pendataan Penduduk, Surat Pindah, dan Kartu Keluarga (KK)
sehingga menjadi lebih optimal dan terkontrol dalam pelaksanaannya.
2. Aplikasi ini dirancang dan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman
HTML (HyperText Markup Language), PHP (HyperText Preprocessor), MYSQL
sebagai database, dan Apache untuk web server, serta didukung dengan
software yang lain seperti : Macromedia Dreamweaver 8, Adobe Photoshop
CS3 dan Mozilla Firefox.

1.4 Tujuan Penelitian

Adapun maksud dan tujuan dibuatnya skripsi dengan judul Perancangan
Aplikasi Pendataan Kependudukan Desa Minomartani Sleman Yogyakarta ini adalah :
1. Sebagai persyaratan kelulusan program S1 Sistem Informasi STMIK AMIKOM
Yogyakarta.
2. Memperdalam dan menuangkan ilmu tentang software yang didapat selama
belajar di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
3. Mengatasi masalah yang selama ini muncul di Kantor Kelurahan Minomartani
yaitu dalam pengolahan data penduduk
4. Untuk menghasilkan suatu sistem pendataan penduduk desa yang cepat dan
akurat
5. Untuk menghasilkan arsip pendataan penduduk berbentuk file sehingga mudah
untuk diteliti dan diperbaharui setiap terjadi perubahan.

1.5 Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat yang diperoleh dari aplikasi ini adalah :
1. Memberikan informasi yang lebih efektif dan akurat dengan sistem yang
terkomputerisasi
2. Memberikan pengetahuan tentang sistem layanan informasi terkomputerisasi
dibandingkan dengan secara manual

1.6 Metodologi Penelitian

Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan beberapa metode
penelitian, salah satunya dengan metode pengumpulan data, antara lain :
 1. Metode Wawancara
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara
langsung kepada pihak Desa Minomartani dan masyarakat sehingga diperoleh
data yang dibutuhkan.
2. Metode Observasi
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan
secara langsung terhadap objek penelitian.
3. Metode Study Pustaka
Yaitu metode pengumpulan data dengan cara mengambil referensi dari
beberapa sumber seperti buku, dokumen, artikel di internet yang terkait
dengan penelitian.

1.7 Sistematika Penulisan

Agar penyajian laporan ini baik dan terstruktur serta mudah untuk dipahami
maka dalam penulisan laporan ini dibagi menjadi beberapa bab antara lain :
BAB I Pendahuluan
Pada bab ini penulis menerangkan tentang latar belakang, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode pengumpulan data,
sistematika penulisan laporan.
BAB II Landasan Teori
Pada bab ini penulis mulai menguraikan hal-hal yang berhubungan dan
mendukung dalam perencanaan dan pembuatan aplikasi, mulai dari perencanaan
konsep-konsep, komponen-komponen, langkah-langkah dasar, teknik penyajian aplikasi
serta pengenalan hardware dan software yang digunakan.
BAB III Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi tentang analisis terhadap sistem yang akan dibuat serta
perancangan bagaimana sistem tersebut akan berjalan dan siapa saja yang terlibat di
dalam sistem tersebut.
BAB IV Implementasi dan Pembahasan
Pada bab ini menjelaskan serta memaparkan hasil penelitian dan langkah-
langkah pembuatan website dari penyusunan format aplikasi sampai penyusunan akhir
aplikasi.
BAB V Penutup
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan Skripsi serta beberapa saran yang
berguna untuk penulis dan penuntut ilmu yang akan datang.
2.Landaan Teori
2.1 Pengertian Sistem
Sistem mempunyai beberapa definisi, tetapi dari beberapa definisi itu
mempunyai makna yang hampir sama. Sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan
elemen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan bersama. Definisi sistem menurut
para pakar antara lain sebagai berikut :
1. Menurut Murdick dan Ross (1993) :
Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu denngan
yang lainnya untuk suatu tujuan bersama.
2. Menurut Scott (1996) :
Sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan
(processing), serta keluaran (output)
3. Menurut Mc. Leod (1995) :
Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang
sama untuk mencapai suatu tujuan.
4. Menurut Abdul Kadir (2003) :
Sistem sebagai sekumpulan elemen yang saling terkait dan terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.

2.2 Pengertian Informasi

Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri. Data adalah
bahan dasar dari sebuah informasi. Sementara pengertian informasi adalah data yang
telah menjadi sebuah bentuk yang berguna bagi pemakainya untuk mengambil
keputusan. Definisi informasi menurut pakar antara lain :
1. Menurut Mc. Leod (1995) :
Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
2. Menurut Abdul Kadir (2003) :
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan
saat ini atau saat mendatang.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
 Sedangkan menurut Mc. Leod : “Sistem informasi merupakan sistem yang
mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan
menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.

2.4 Kependudukan
Dewasa ini yang diartikan dengan sistem registrasi penduduk di Indonesia
umumnya yang menyangkut pelaporan dan pencatatan kelahiran, kematian, dan migrasi.
Dalam pengertian ini sistem registrasi penduduk banyak dijumpai di desa-desa.
Peraturan pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 menyatakan bahwa urusan
adminitrasi kependudukan dikabupaten atau kota dilaksanakan oleh instansi pelaksana.
Pelaksanaan pencatatan sipil yang meliputi peristiwa kelahiran, kematian, perkawinan,
perceraian, pengakuan anak dikecamatan tertentu dilakukan oleh Unit Pelaksanaan
Teknis Dinas (UPTD) instansi pelaksana. Dalam Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun
2008 menegaskan bahwa Petugas Registrasi adalah pegawai negeri sipil yang diberi
tugas dan tanggung jawab memberikan pelayanan pelaporan penting serta pengolahan
dan penyajian data kependudukan di desa atau kelurahan.
Masalah-masalah yang sering ditangani dikantor kelurahan tentang
kependudukan antara lain pendataan penduduk baru, penduduk yang mau pindah atau
mutasi, kelahiran dan kematian. Selain itu pegawai kelurahan juga membutuhkan laporan
statistik jumlah penduduk dan jumlah KK. Terkadang ketika ada seorang penduduk yang
pindah tetapi data penduduk tersebut masih tercantum sebagai anggota kelurahan
tersebut, akibatnya saat dilakukan penghitungan jumlah penduduk hasilnya tidak akurat.
Sistem informasi kependudukan adalah sistem yang dirancang untuk
menangani pengolahan data penduduk, penyimpanan, pencarian dan penyajian
informasi. Dizaman yang semakin maju, masyarakat tentumya mengharapkan pelayanan
yang lebh baik tentang masalah kependudukan.
3.Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan Umum Kantor Kelurahan Minomartani
3.1.1 Sejarah Desa Minomartani
Kelurahan Minomartani adalah salah satu kelurahan yang ada di Kecamatan
Ngaglik, Sleman. Kelurahan Minomartani berbatasan dengan Desa Sleman, untuk
sebelah utara berbatasan dengan Desa Sinduharjo. Sebelah selatan berbatasan dengan
Condong Catur, Sebelah Barat Berbataan dengan Desa Sinduharjo dan Desa Condong
Catur, adapun perbatasan sebelah timur adalah Desa Wedomartani.
Luas wilayah Desa Minomartani adalah 153.1440 Ha. Sumberdaya alam yang ada
di Desa Minomartani yaitu Sungai Klandupan dan Kondisi tanah yang berpasir. Kesenian
dan kebudayaan yang ada di Desa Minomartani adalah kesenian yang bersifat tradisional
seperti kesenian Badui Kubro Siswo Laras Mudo. Jumlah penduduk Desa Minomartani
pada tahun 2012 adalah 11.575 yang terdiri dari laki-laki sebanyak 5694 dan perempuan
5881.

3.1.2 Visi dan Misi Desa Minomartani

1. Visi : Terwujudnya kehidupan masyarakat Desa Minomartani
yang sejahtera lahir dan batin berbasis gotong royong warga.

2. Misi :
a. Meningkatkan keamanan lingkungan
b. Meningkatkan pelayanan untuk warga
c. Meningkatkan derajat kesejahteraan masyarakat
d. Menjaga kehidupan masyarakat yang Agamis
e. Meningkatkan kualitas insfrastruktur yang ada.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Definisi Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan -
hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikannya.
 3.2.2 Identifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam
tahapan analisis, masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataaan yang
diinginkan untuk dipecahkan.
Masalah inilah yang menyebabkan suatu sasaran didalam sistem tidak dapat
dicapai, oleh karena itulah pada tahap analisis langkah awal yang harus dilakukan oleh
analisis sistem adalah mengidentifikasikan terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi
didalam sistem.
Dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai sistem informasi kependudukan
pada Desa Minomartani Sleman Yogyakarta penulis menemukan beberapa masalah
antara lain
1. Proses dan pencatatan data penduduk dan pembuatan laporan yang
lamban
2. Dalam hal komputerisasi dikelurahan Desa Minomartani hanya
digunakan pengetikan surat-surat bersifat resmi, bukan digunakan untuk
sistem pengolahan data penduduk.

3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem

Sistem baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu
apakah sistem yang baru akan lebih baik dari sistem yang lama atau sebaliknya. Dalam
melakukan analisis kelayakan tersebut terdapat empat parameter yang bisa digunakan,
yaitu sebagai berikut.
1. Kelayakan Teknologi
Kelayakan teknoligi berhubungan dengan penerapan sistem teknologi
yang ada. Dari segi hardware, Kantor Kelurahan Desa Minomartani sudah
memiliki sebuah komputer sehingga hanya dibutuhkan sebuah printer untuk
melengkapi kebutuhan hardware sistem yang baru. Dari segi software
Kantor Kelurahan Desa Minomartani belum menggunakan aplikasi khusus
untuk mengolah data penduduk. Sedangkan dari segi brainware, sudah ada
beberapa perangkat desa yang bisa mengoperasikan komputer. Jadi sistem
baru dikatakan layak untuk dioperasikan dan tidak ada hambatan dari segi
teknologi.
2. Kelayakan Hukum
Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah
dikemudian hari hari karena melanggar dari segi hukum yang berlaku
terutama masalah legalitas dari software yang digunakan untuk pendukung
sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus sesuai dengan
 perijinan yang berlaku, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum
yang berlaku dan tidak akan menimbulkan masalah hukum baik pada saat
sekarang maupun yang akan datang. Jadi untuk kelayakan hukum, sistem
baru layak dipakai karena tidak melanggar aturan hukum.
3. Kelayakan operasional
Aplikasi kependudukan harus bisa menyelesaikan masalah-masalah
yang dialami oleh Kelurahan Minomartani dibidang kependudukan tentunya.
Dengan adanya aplikasi ini informasi yang dibutuhkan akan didapatkan
dengan cepat dan tepat waktu. Laporan bulanan kependudukan yang
biasanya pembuatannya lama dan merupakan pemborosan waktu pegawai
tidak akan terjadi lagi. Pencarian data penduduk yang biasanya pegawai
kelurahan tidak sanggup, dengan adanya aplikasi ini maka pencarian data
penduduk akan semakin mudah.
Analisis operasional berkaitan dengan sumber daya manusia yang
mengunkan sistem baru. Sistem ini dirancang agar mudah dioperasikan.
Selain itu nantinya juga akan ada pelatihan kepada para perangkat desa
tentang bagaimana menggunakan sistem sistem yang baru. Sehingga
sistem baru yang akan dietrapkan dapat dikatakan layak untk digunakan.
4. Kelayakan Ekonomi
Aspek paling dominan dari empat aspek kelayakan sistem adalah
kelayakan ekonomi. Tidak bisa dipungkiri bahwa motif instansi untuk
membangun sebuah sistem adalah demi keuntungan. Dengan demikian
aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan
sistem.
3.2.4 Data Flow Diagram
1.Implementasi dan Pembahasan
4.1 Rencana Kegiatan Implementasi
Implementasi merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya
siap dioperasikan. Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap
implementasi sistem. Rencana kegiatan berfungsi supaya implementasi yang akan
dilakukan sesuai dengan yang diharapkan. Rencana kegiatan implementasi juga
berfungsi untuk menentukan biaya dan waktu yang dibutuhkan.

4.2 Kegiatan Implementasi

kegiatan implementasi sistem terdiri dari beberapa dasar kegiatan yang telah
direncanakan dalam rencana kegiatan implementasi. Kegiatan dalam implementasi
sistem antara lain adalah sebagai berikut.
1. Pengetesan Program
2. Instalasi Hardware dan Software
3. Pelatihan Personil
4. Pengetesan Sistem
5. Konversi Sistem
6. Pemeliharaan

4.2.1 Pengetesan Program

Program tentunya harus bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum diterapkan,
untuk mengetahui atau menemukan kesalahan maka program harus dites terlebih
dahulu. Program yang telah berjalan dengan baik dan benar kemungkinan akan terjadi
crash dengan program lain yang ada. Kumpulan dari semua program yang telah
diintegrasikan perlu dites kembali untuk mengetahui apakan program tersebut dapat
menerima input data dengan baik, memprosesnya dengan baik, dan memberikan output
yang sesuai dengan harapan kepada orang lain, maupun berguna untuk mengambil
keputusan bagi pengguna. Dari hasil pengetesan program tidak ditemukan kesalahan
kode program, kesalahan proses maupun kesalahan logika.

4.2.2 Instalasi Hardware dan Software

1. Instalasi Hardware
Hardware atau perangkat keras yang akan digunakan pada Kelurahan
Minomartani sebagian sudah ada sebelumnya, yang belum ada adalah printer.
Instalasi printer cukup pasang kabel data printer ke slot usb komputer kemudian
tancapkan kabel power ke stop kontak.
2. Instalasi Software
Software atau perangkat lunak dalam implementasi sistem ini adalah
program aplikasi hasil pengkodean bear aplikasi pendukungnya, yaitu aplikasi
XAMPP untuk database.
a. Instalasi XAMPP
XAMPP berfungsi sebagai software untuk pembuatan databse
dimana dalam XAMPP tersebut terdapat software MySql.
b. Instalasi driver Printer
Langkah pertama instalasi driver printer adalah hidupkan printer
lalu tancapkan kabel data printer ke slot usb komputer. Setelah itu
instal driverprinter dan tunggu sampai proses selesai.
 DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Arief M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan

MySQL. Yogyakarta: Andi Ofset.

Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi
Offset.

Sunyoto. 2007. Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse Javascript &
XML. Yogyakarta: Andi Offset.