SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA TOKO PONSEL,

ACCESSORIES, DAN SPARE PART

(STUDY KASUS COUNTER EKKA CELLULAR JAMBI)

Naskah Publikasi

Diajukan Oleh :
Argo Pranoto
08.12.2963

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
 INFORMATION SYSTEM MANAGEMENT IN STORE MOBILE PHONES,
ACCESSORIES, AND SPARE PARTS
(CASE STUDY COUNTER EKKA CELLULAR JAMBI)

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA TOKO PONSEL, ACCESSORIES, DAN

SPARE PART (STUDY KASUS COUNTER EKKA CELLULAR JAMBI)

Argo Pranoto
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Development of technologies that exist today indeed progressing quickly and

rapidly, but in its development, not all people know and use well. One is the technological
developments in the field of computerization. Counter Ekka Cellular Jambi is one of the
many commercial businesses in the sale of communications equipment and accessories,
which have not been utilizing technological developments in the field of computerization,
it is because the system of sales, purchase, storage and other transaction data still use
manual way.

Meanwhile, every day of the transaction process is increasing due to increasing

its customer, so that often happened mistake in record keeping, errors in data storage
and services directly to consumers was to be no good. This will adversely affect the
progress Counter Cellular Ekka if left alone and need a change in the way of manual
labor to the way the computerized system. In this case carried out several steps to build a
software, namely: software engineering, systems analysis, system design, system
implementation, system testing and system maintenance. The software used: Microsoft
Visual Basic 6.0 and Microsoft Office Access.

With the establishment of Management Information Systems In Counter Ekka

Cellular is expected to help the working process to be fast, accurate and timely,
especially in terms of data recording and search. so in terms of service, the customer was
no longer disappointed not to have to wait much longer.

Keywords: information technology, computerized systems, mobile counter

1. Pendahuluan
Seiring dengan lajunya perkembangan zaman yang serba modern, kemajuan
ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang sangat pesat. Di bidang teknologi,
manusia dimanjakan dalam melakukan suatu pekerjaan. Hampir semua
pekerjaan dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Komputer merupakan salah satu trend teknologi tersebut yang saat ini
berkembang pesat dibandingkan dengan teknologi lainnya, Kemajuan teknologi
komputer, mendorong munculnya berbagai inovasi baru dalam proses cara kerja
seseorang. Walaupun demikian tidak semua orang sudah memanfaatkan
perkembangan teknologi komputer ini. Sebagai contohnya adalah para pelaku
usaha dagang yang sampai saat ini masih banyak menggunakan cara manual
dalam hal pencatatan, penyimpanan, pencarian data dan laporan penjualan
ataupun pembelian serta transaksi – transaksi lainnya sehingga mempersulit
pihak manajer atau pemilik untuk memanajemen usaha tersebut karena tidak
mengetahui untung rugi dan naik turunnya penjualan barang .
Toko ponsel, accessories dan spare part Counter Ekka Cellular Jambi
adalah salah satu dari sekian banyak jenis usaha dagang yang saat ini masih
menggunakan cara manual dalam proses kerjanya. Counter Ekka Cellular Jambi
sendiri masuk dalam jenis usaha dagang penjualan dibidang alat komunikasi
beserta perlengkapannya. Proses transaksi setiap harinya seperti pencatatan
penyimpanan, pencarian data pembuatan laporan masih menggunakan cara
manual dengan hanya menggunakan kertas nota dan buku untuk mencatat
transaksinya.
Dalam sebuah toko ponsel, accessories dan spare part membutuhkan
sistem untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menyalurkan informasi. Sistem
pengolahan data merupakan salah satu fungsi dari kegiatan administrasi dan
memberikan pelayanan pada pelanggan serta untuk memenuhi setiap tuntutan
informasi yang dibutuhkan pihak pemilik. Sistem informasi yang baik senantiasa
dapat mengatasi masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi yang
cepat, tepat, dan akurat. Dan komputer merupakan alat penghasil informasi yang
tepat, dengan akses kerja manusia. Dengan adanya media komputer diharapkan
dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efisien kepada pihak pemilik dan
pelanggan serta mempercepat dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan,
terutama laporan mengenai data-data yang berkaitan dengan toko ponsel.
Oleh karena itu peran komputer dan aplikasi manajemen sangatlah
penting bagi kemajuan usaha, karena dapat membantu cara kerja menjadi lebih
cepat dan akurat sehingga pelayanan terhadap pelanggan pun menjadi lebih
baik, serta dapat tepat waktu dalam memberikan informasi kepada pihak pemilik.

2. Landasan Teori
2.1 Teori analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis
terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan
kepada masyarakat. Panduan ini dikenal dengan analysis PIECES (Performance,
Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa
mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya, dapat menemukan masalah
utamanya.
2.2 Teori flowchart
Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema
yang menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal
sampai akhir. Init dari pembuatan flowchart ini adalah penggambaran dari urutan
langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma.
Jogiyanto HM (2000 : 662) menyatakan bahwa bagian alir program(
flowchart) adalah bagian yang menggambarkan arus logika dari data yang akan
diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir.
2.3 Teori diagram arus data (DAD/DFD)
Data Flow Diagram (DFD) atau disebut juga Diagram Alir Data (DAD) sering
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Dalam
DFD dibahas fungsi- fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan
aliran data yang terdapat diantara proses didalamnya. DFD dapat dikembangkan
dari level yang paling rendah ke level yang paling tinggi.
Kamus Lengkap Dunia Komputer (2002 : 81) menyatakan DFD adalah suatu
alat dalam perancangan yang menggunakan simbol – simbol untuk
menggambarkan aliran data melalui serangkaian proses yang saling
berhubungan.
Ada beberapa tahapan dalam pembuatan DFD yaitu :
1. Diagram konteks, digunakan untuk menggambarkan sistem secara global
2. Diagram Level Nol, digunkan menggambarkan tahapan-tahapan proses yang
ada dalam diagram konteks.
3. Diagram Detil (level satu), digunakan untuk manggambarkan arus data yang
lebih mendetail dalam proses diagram level nol.
2.4 Teori ERD (Entity Relationship Diagram)
Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship
adalah dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Terdapat tiga
rotasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu : entity sets, relationship sets,
dan attributes.
Sebuah entity adalah sebuah “benda“ (thing) atau “objek” didunia nyata yang
dapat dibedakan dari semua objek lainnya. Entuty sets adalah sekumpulan entity
yang mempunyai tipe yang sama. Kesamaan ini dapat dilihat dari atribut/property
yang dimiliki oleh setiap entiti.
Relationship adalah hubungan diantara beberapa entity. Relationship adalah
sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama.
Sedangkan atribut merupakan sebutan untuk mewakili satu entity.
2.5 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic yang sering disingkat VB selain disebut juga sebagai bahasa
pemrograman yang berorientasi objek, juga sering disebut sebagai sarana untuk
menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan Windows.
2.6 Microsoft Office Access 2007
Microsoft Access 2007 merupakan salah satu program pengolah database
yang canggih, yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan
pengoperasian yang mudah. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekrja
dengan Microsoft Access ini, yaitu dapat melakukan penyortiran, pengaturan
nada, pembuatan label data serta pembuatan laporan sehari-hari.

3. Analisis
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan
fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan
masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari
seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi
untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal
dari pengembangan sistem yang menjadi pondasi menentukan keberhasilan
sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena
menentukan bentuk sistem yang harus dibangun.
3.2 Analisis Kelemahan sistem
Analisis terhadap kelemahaan sistem dipandang dari beberapa aspek yaitu
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan
penduduk. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance,
information, economy, control, efficiency dan service).
3.3 Analisis Kebutuhan sistem
Kebutuhan sistem terdiri dari dua jenis yaitu :
1. Kebutuhan Fungsional (functional requirement)
Kebutuhan fungsional (functional requirement), adalah jenis kebutuhan
yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan sistem.
2. Kebutuhan non Fungsional (non functional requirement)
Kebutuhan non fungsional (non functional requirement) adalah jenis
kebutuhan yang bersifat properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi
teknologi, operasional, kinerja, keamanan, politik dan budaya

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem
supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan.
4.2 Form Login
Form login merupakan form yang pertama kali keluar saat program dibuka.
Fungsi dari form login adalah untuk membatasi pengguna program. Pengisian
username, password, dan level mengambil dari tabel pengguna pada
DbCounter_HP.

Gambar Form Login

4.3 Form Menu Utama
Menu utama merupakan tampilan utama yang menampilkan pilihan-pilihan
menu yang dapat diakses oleh pengguna sistem. Menu yang ditampilkan akan
berbeda-beda setelah melakukan login.

Gambar Menu Utama

4.4 Form Input Data Operator
Form operator berfungsi untuk memasukkan data operator yang ada di
counter dalam proses pengolahan data operator. Untuk memasukkan data baru
klik tombol new. Setelah memasukkan data klik tombol save untuk menyimpan
data. Tombol delete untuk mengapus data, tombol update untuk merubah data,
tombol cancel untuk mencancel data, dan tombol close untuk keluar kembali ke
Menu Utama. Data yang sudah diinputkan akan ditampilkan pada daftar atau list
data operator.

Gambar Form Operator

4.5 Form Change Password
Form change password ini berfungsi untuk merubah password. Untuk
merubah password, masukkan password lama setelah itu masukkan password
baru lalu masukkan ulang password baru setelah itu klik tombol save untuk
menyimpan data password baru, klik close untuk keluar kembali ke Menu Utama.

Gambar Form Change Password

4.6 Form Input Data Supplier
Form supplier berfungsi untuk memasukkan data supplier yang sering
menyetorkan barang ke counter dalam proses pengolahan data supplier. Fungsi
tombol-tombol yang ada sama seperti pada form golongan barang.

Gambar Form Supplier

4.7 Form Input Data Pelanggan
Form pelanggan berfungsi untuk memasukkan data pelanggan yang
bertransaksi di counter dalam proses pengolahan data pelanggan. Fungsi
tombol-tombol yang ada sama seperti pada form golongan barang.
 Gambar Form Pelanggan
4.8 Form Input Data Golongan Barang
Form golongan barang berfungsi untuk memasukkan data golongan barang
yang ada di counter dalam proses pengolahan data golongan barang. Untuk
memasukkan data baru klik tombol new. Setelah memasukkan data klik tombol
save untuk menyimpan data. Tombol delete untuk mengapus data, tombol
update untuk merubah data, tombol cancel untuk mencancel data, dan tombol
close untuk keluar kembali ke Menu Utama. Data yang sudah diinputkan akan
ditampilkan pada daftar atau list data golongan barang.

Gambar Form Golongan Barang

4.9 Form Input Data Merk Barang
Form merk barang berfungsi untuk memasukkan data merk barang yang
bertransaksi di counter dalam proses pengolahan data merk barang. Fungsi
tombol-tombol yang ada sama seperti pada form golongan barang.

Gambar Form Merk Barang

4.10 Form Input Data Tipe Barang
Form tipe barang berfungsi untuk memasukkan data tipe barang yang ada
di counter dalam proses pengolahan data counter. Fungsi tombol-tombol yang
ada sama seperti pada form golongan barang.

Gambar Form Tipe Barang

4.11 Form Input OTR Barang
Form OTR barang berfungsi untuk memasukkan data OTR barang yang
ada di counter dalam proses pengolahan data OTR barang. Untuk memasukkan
data baru klik tombol new. Setelah memasukkan data klik tombol view untuk
melihat data. Tombol add untuk memasukkan harga OTR barang, save untuk
menyimpan data, delete untuk mengapus data, tombol cancel untuk mencancel
data yang akan disimpan, dan tombol close untuk keluar kembali ke Menu
Utama.
 Gambar Form OTR Barang
4.12 Form Input Transaksi Ambil Modal
Form ambil modal berfungsi untuk memasukkan data transaksi ambil modal
dari saldo brankas. Untuk memasukkan nominal angka klik new setelah
memasukkan data klik send transaction untuk menyimpan data, dan klik tombol
close untuk keluar kembali ke Menu Utama.

Gambar Form Ambil Modal

4.13 Form Input Transaksi Setor Modal
Form setor modal berfungsi untuk memasukkan data transaksi setor modall
dari saldo cashbox. Untuk memasukkan nominal angka klik new setelah
memasukkan data klik send transaction untuk menyimpan data, dan klik tombol
close untuk keluar kembali ke Menu Utama.

Gambar Form Setor Modal

4.14 Form Input Transaksi Penjualan
Form penjualan berfungsi untuk memasukkan data transaksi penjualan
barang kepada pelanggan dalam proses pengolahan transaksi penjualan barang.
Untuk menambah barang yang dibeli klik tombol new. Setelah memasukkan data
klik tombol host inquery untuk melihat rincian barang, klik send transaction untuk
menyimpan data , klik finish lalu klik cetak untuk mencetak nota/faktur penjualan
dan tombol close untuk keluar kembali ke Menu Utama. Dan data yang sudah
diinputkan akan ditampilkan sementara dan langsung tersimpan di database

Gambar Form Penjualan

4.15 Form Input Transaksi Pembelian
Form pembelian berfungsi untuk memasukkan data transaksi pembelian
barang dari supplier dalam proses pengolahan transaksi pembelian barang.
Untuk menambah barang yang dibeli klik tombol new. Setelah memasukkan
data, klik send transaction untuk menyimpan data , klik cetak untuk mencetak
nota pembelian jika dibutuhkan dan tombol close untuk keluar kembali ke Menu
Utama. Dan data yang sudah diinputkan akan ditampilkan sementara dan
langsung tersimpan di database
 Gambar Form Pembelian

4.16 Form Input Transaksi Retur Pembelian

Form retur pembelian berfungsi untuk memasukkan data transaksi retur
pembelian barang dari supplier dalam proses pengolahan transaksi retur
pembelian barang. Untuk memasukkan data barang yang akan diretur masukkan
no faktur dan kode barang, setelah memasukkan quantity barang yang akan
diretur lalu klik proses, setelah admin mengotorisasi klik tombol save untuk
menyimpan data retur barang pembelian. tombol close untuk keluar kembali ke
Menu Utama. Dan data yang sudah diinputkan akan ditampilkan sementara dan
langsung tersimpan di database

Gambar Form Retur Pembelian

4.17 Form Input Transaksi Retur Penjualan
Form retur penjualan berfungsi untuk memasukkan data transaksi retur
penjualan barang dari supplier dalam proses pengolahan transaksi retur
penjaualan barang. Cara menjalankan serta fungsi tombol-tombol yang ada
sama seperti pada form retur pembelian barang.

Gambar Form Retur Pembelian

4.18 Laporan Data Golongan Barang

Gambar Laporan Golongan Barang

4.19 Laporan Data Merk Barang

Gambar Laporan Merk Barang

4.20 Laporan Data Tipe Barang

Gambar Laporan Tipe Barang

4.21 Laporan Data Pelanggan

Gambar Laporan Pelangan

4.22 Laporan Data Supplier

Gambar Laporan Supplier

4.23 Laporan Data Stock Barang

Gambar Laporan Stock Barang

4.24 Laporan Data OTR Barang New

Gambar Laporan OTR Barang New

4.25 Laporan Data OTR Barang Second

Gambar Laporan OTR Barang Second

4.26 Laporan Data Operator

Gambar Laporan Operator

4.27 Laporan Transaksi Penjualan

Gambar Laporan Penjualan

4.28 Laporan Transaksi Pembelian

Gambar Laporan Pembelian

4.29 Laporan Transaksi Pengambilan Modal

Gambar Laporan Pengambilan Modal

4.30 Laporan Transaksi Penyetoran Modal

Gambar Laporan Penyetoran Modal

5. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di Sungai Bahar Jambi
maka dapat diambil kesimpulan :
1. Pengolahan data yang efisien sangat dibutuhkan guna menghasilkan
informasi yang cepat dan akurat.
2. Pada Toko Ponsel, Accessories, Dan Spare Part “Counter Ekka Cellular
Jambi” proses pengolahan data dan transaksi dicounter masih dengan sistem
manual sehingga berdampak lambatnya perolehan informasi dan tentu saja
hal ini menghambat pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
Dengan adanya sistem baru pada Toko Ponsel, Accessories, Dan Spare Part
“Counter Ekka Cellular Jambi” dimaksudkan untuk:
1. Mempercepat dalam pelayanan terhadap pelanggan.
2. Menyelenggarakan manajemen counter yang benar, cepat dan akurat.
3. Membantu kelancaran, ketepatan, dan efisiensi mekanisme kerja dari
pengolahan semua data dan transaksi dicounter sehingga dapat diperoleh
informasi yang tepat.
4. Membantu dalam menyusun laporan sehingga dapat memberikan informasi
yang cepat dan akurat tentang semua data dan transaksi dicounter.
Sistem baru yang berjalan di Toko Ponsel, Accessories, Dan Spare Part
“Counter Ekka Cellular Jambi”
mempunyai beberapa kelebihan diantaranya:
1. Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data.
2. Dapat meningkatakan kinerja sistem dalam menyelesaikan tugas pada bagian
pembuatan laporan semua data dan transaksi dicounter.
3. Informasi yang dihasilkan lebih berkualitas sehingga memudahkan pihak
manajemen dalam mengambil keputusan.
4. Tata letak dan bentuk output dari program diatas dibuat sedemikian rupa
sehingga mudah dimengerti.
5. Tingkat keamanan data lebih terjamin.
Selain memiliki kelebihan-kelebihan diatas, tak dapat dipungkiri pula bahwa
sistem baru itu sendiri juga mempunyai kelemahan, yaitu sistem tidak dapat
menyesuaikan dengan situasi dan kondisi jika terjadi pembaharuan secara
mendasar.
 DAFTAR PUSTAKA
Gorgon B. Davis. 1993. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Suatu
Pengantar. Penerbit Pustaka Binaman Ressindo Jakarta
Jogianto. 2005. ANALISIS & DESAIN SISTEM INFORMASI: Pendekatan
Terstruktur,Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit C.V ANDI OFFSET
Yogyakarta
Moh Kurdi. 1999. Kamus Istilah Akuntansi. Penerbit PT Elex Media Komputindo
Jakarta
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data . Penerbit C.V ANDI OFFSET
Yogyakarta

Online www.quadrajakal.com
Online www.amazon.com