ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI PENJUALAN SUKU CADANG

PADA TOKO BINTARA MOTOR CENTRA

NASKAH PUBLIKASI

disusun oleh

Herwanto
07.11.1629

kepada

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
 Analysis and Design Of Information System Part Sales At Store Bintara Motor Centra

Analisis dan perancangan Sistem informasi penjualan suku cadang

Pada toko bintara motor centra

Herwanto
Kusrini

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In the trading business required the presentation of information quickly, precisely and
accurately, in order to provide service to the buyer as well. Just as in the shop Bintara Motor
Centra in need of a sales information system to be built by the author. Where in the previous
system is still using manual systems, so many problems that arise, such as the amount of
time required for report generation and the level of accuracy is less.

Shop Bintara Motor Centra is a trading business that sells spare parts located in the
jl.pra. Kusumayudha no 10 pangkalan bun, Central Kalimantan. In designing this application
will be built with the Java programming language and My SQL as the database. Data
collection in this study the authors will use two techniques, namely interviews and
observations, while the analysis will use the method of analysis pieces. This application has
two sides of the admin and cashier with access rights that would distinguish the login. Where
the cashier will deal directly with buyers who are concerned with the sale transaction, while
the admin is the side where all business activities can be controlled or manipulated, for
example here in the procurement of goods or purchase, report, sale pricing, manipulation of
data items and so on.

With the building of applications this sale are expected to present information in a
fast, precise, and accurate so that the increase in service quality and satisfaction to the
buyer, and can print reports that are needed in order to control the development of business
and design an appropriate strategy to obtain the expected sales effectiveness.

Keywords : information, systems, databases, Java, My SQL, sales, analysis pieces

1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi memberikan peranan yang penting dalam dunia usaha,
baik dalam lingkup besar maupun kecil. Seperti halnya peranan aplikasi penjualan dalam
mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan dan pembelian barang. Dengan aplikasi
penjualan yang memadai pengolahan data dan penyajian informasi dapat dilakukan dengan
cepat, tepat, dan akurat. Sehingga dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya serta
pengambilan kebijakan oleh pihak manajemen dan perancangan strategi yang tepat guna
mendapatkan efektivitas penjualan yang diharapkan.
Toko Bintara Motor Centra merupakan usaha dagang menengah yang bergerak
dalam bidang penjualan suku cadang yang berlokasi di jl.prakusumayudha no 10 pangkalan
bun, Kalimantan tengah. Pengolahan data dalam toko Bintara Motor Centra ini dilakukan
secara manual, sehingga banyak permasalahan yang timbul, seperti halnya banyaknya
waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan serta tingkat keakurasian yang kurang.
Padahal dalam perancangan strategi untuk kemajuan perusahaan dibutuhkan akurasi data
yang cepat, tepat dan akurat.
Berdasarkan pertimbangan tersebut maka akan dirancang sebuah sistem
informasi penjualan pada toko Bintara Motor Centra beserta analisanya. Aplikasi ini
diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan dalam pengolahan data-data
transaksi penjualan, pembelian dan stock barang, serta mempermudah dalam mencatat
semua transaksi dan pembuatan laporan yang lengkap. Aplikasi ini akan dirancang dengan
menggunakan bahasa pemrograman java dan MySQL sebagai databasenya.

2. Landasan Teori
2.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem merupakan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-
variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu
sama lain untuk mencapai tujuan. (Hanif, 2007)
1. Komponen Sistem
Komponen sistem merupakan kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem
yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi atau output.
Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
2. Batasan Sistem
Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem
dan mana yang di luar sistem
 3. Lingkungan Luar Sistem
Segala sesuatu yang ada di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi,
kendala, dan input terhadap suatu sistem.
4. Masukan Sistem
Masukan sistem merupakan sumber daya yang berupa data, bahan baku, peralatan,
energi dari lingkungan yang dikonsumsi dan simanipulasi oleh suatu sistem.
5. Keluaran Sistem
Keluaran merupakan sumber daya atau produk berupa informasi, laporan dokumen,
tampilan pada layer computer, ataupun barang jadi yang disediakan sistem oleh
kegiatan dalam suatu sistem.
6. Penghubung Sistem
Penghubung sistem adalah tempat dimana komponen-komponen atau sistem dan
lingkungannya bertemu dan berinteraksi.
7. Penyimpanan Sistem
Penyimpanan sistem merupakan area yang dikuasai dan digunakan untuk
penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan
sebagainya. Penyimpanan berupa media penyangga di antara komponen tersebut
bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang
berbeda dari berbagai data sama.
2.2 Karakteristik Sistem Informasi
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan
unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat
membedakan suatu sistem dengan sistem lainya (Hanif, 2007).
1. Batasan (boundary)
Yaitu penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam
sistem dan mana yang diluar sistem.
2. Lingkungan (environment)
Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan
input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (input)
Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi
dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output)
 Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer,
barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu
sistem.
5. Komponen (component)
Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input
menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari
sebuah sistem.
6. Penghubung (interface)
Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau
berinteraksi.
7. Penyimpanan (storage)
Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari
informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu
media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan
yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang
sama.

2.3 Konsep Penjualan

2.3.1 Pengertian Penjualan
Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-
rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli
guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Marwan A, 1986). Penjualan
merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari perusahaan dapat diperoleh laba
serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka
sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan. Menurut Winardi (1982), penjualan
adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan
atau mentransfer barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja di bidang penjualan
seperti pelaksanaan dagang, agen, wakil pelayanan, dan wakil pemasaran.
2.3.2 Jenis Penjualan
Penjualan jika diidentifikasi dari Perusahaannya dibedakan menjadi beberapa jenis
Martin, S dan Colleran, G 2006) :
1. Penjualan langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan
langsung dikirim ke customer.
2. Penjualan stok gudang yaitu penjualan barang dari stok yang telah tersedia di
gudang.
3. Penjualan kombinasi yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari
supplier dan sebagian dari stok yang tersedia di gudang.
2.4 Konsep Dasar Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data merupakan fakta
mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter,
atau simbol). (Kusrini, 2007)
Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut:
1. himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian
rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.
2. kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundacy) yang tidak perlu, untuk memenuhi
kebutuhan.
3. kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media
penyimpanan elektronik.
beberapa operasi dasar basis data, yaitu :
1. pembuatan basis data
2. penghapusan basis data
3. pembuatan file/tabel
4. penghapusan file/tabel
5. pengubahan tabel
6. penambahan/pengisian
7. pengambilan data
8. penghapusan data
2.5 MySQL
MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License).
Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan
perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.
MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang
telah ada sebelumnya yakni SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep
pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang
memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
2.6 XAMPP
XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,
merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri
sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan
penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl.
Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun),
Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License
dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan
halaman web yang dinamis.
2.7 Java2 Standart Edition
Java adalah bahasa yang dapat dijalankan di sembarang platform, di beragam
lingkungan seperti internet, consumer electronic product, dan komputer applications. Salah
satu edisi java adalah Java 2 Standard Edition.
Java 2 Standard Edition atau sering disebut dengan J2SE menyediakan
lingkungan pengembangan yang kaya fitur, stabil, aman, dan cross platform. Edisi ini
mendukung konektivitas basis data, rancangan antar muka pemakai, masukan/keluaran, dan
pemrograman jaringan dan termasuk sebagai paket-paket dasar bahasa Java. (Kadir, 2004)
2.8 UML (Unified Modelling Language)
UML adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan,
memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML
dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady
Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian UML dapat digunakan untuk
memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan. UML dalam
industri terus meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai
bahasa pemodelan yang umum dalam industri peranti lunak dan pengembangan sistem.
Proses pemodelan data menggambarkan keseluruhan proses bisnis yang akan dilakukan
oleh sebuah sistem informasi. Proses model juga menjelaskan data-data yang terlibat dalam
proses tersebut. Salah satu pemodelan data adalah dengan UML (Unified Modelling
Language). (Munawar,2005). Diagram yang digunakan dalam penulisan dan perancangan
laporan ini adalah : Diagram Use Case, Diagram Sequence dan Class Diagram.

3. Analisis
3.1. Tinjauan Umum
Pada tahap ini merupakan bagian untuk mengetahui gambaran umum objek
penelitian, yaitu toko Bintara Motor Centra serta menganalisis masalah, fungsi dan proses
penjualan, hasil dari bagian ini adalah sebuah dokumen kebutuhan yang meliputi gambaran
umum toko Bintara Motor Centra, analisis kebutuhan pengguna, dan identifikasi sistem.

3.1.1. Gambaran umum Toko Bintara Motor Centra

3.1.1.1 Sejarah
Toko Bintara Motor Centra adalah sebuah toko onderdil yang menyediakan
berbagai macam suku cadang kendaraan bermotor khususnya sepeda motor yang berlokasi
di jl. Prakusumayudha no 10 pangkalan bun kalimantan tengah. Dari pengalaman dan modal
yang cukup, maka pada tahun 1995 bapak Abdul Rozaq beserta istrinya ibu Amiroh memulai
usahaya ini dengan nama Bintara Motor Centra. Pada mulanya toko ini hanya menjual
beberapa suku cadang dan memiliki 2 karyawan. Karena bertambahnya permintaan dan
pelanggan dari tahun ketahun, menjadikan toko bintara motor centra berkembang dengan
pesat, hingga saat ini toko yang menjual suku cadang kendaraan bermotor ini memiliki luas
gudang ± 300 m2 dan Jumlah karyawan saat ini mencapai 7 orang dengan posisi atau
jabatan masing-masing.
3.1.1.2 Visi dan Misi
Untuk mencapai tujuan serta mampu memberikan kontribusi yang positif untuk
perkembangan perusahaan. Toko Bintara Motor Centra memiliki visi dan misi sebagai berikut
:
Visi
“Memberikan pelayanan dan kenyamanan serta kepuasan kepada konsumen untuk
kemajuan bersama”

Misi
“ Menjadi toko suku cadang yang solid yang mampu memberikan kepuasan kepada
konsumen di kawasan pangkalan bun ”
3.2. Analisis Sistem
3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem
1. Analisis Performance / Kinerja
No Parameter Hasil Analisis
1 Throughtput Kinerja dalam proses transaksi membutuhkan
waktu yang cukup lama karena dilakukan secara
manual, apalagi ditambah pembuatan laporan.
2 Respon time Sering terjadi penumpukan pekerjaan dalam
pembuatan laporan, sehingga informasi yang
dibutuhkan tidak tepat waktu.

2. Analisis Information / Informasi

No Parameter Hasil Analisis
1 Akurat Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan karena
menggunakan kalkulator, sering kali dalam
penginputan data.
2 Tepat waktu Sering terjadi keterlambatan dalam penyampaian
informasi, karena data terdapat dalam nota yang
harus disatukan dulu dalam laporan, serta
pencarian data yang manual membutuhkan waktu
yang cukup lama.
3 Relevan Tidak relevan karena masih sering terjadi
kesalahan dalam pembuatan laporan.

3. Analisis Economic / Ekonomi

No Parameter Hasil Analisis
1 Biaya Dilihat dari jangka panjang biaya akan terus
meningkat sesuai dengan perkembangan usaha
dan kebutuhan alat tulis.
 4. Analisis Control / Kontrol
No Parameter Hasil Analisis
1 Hak akses Tidak adanya pengamanan terhadap laporan dan
nota-nota penjualan, sehingga resiko kehilangan
data atau kerusakan data sering terjadi

5. Analisis Effiency / Efisiensi

No Parameter Hasil Analisis
1 SDM Beban kerja yang terlalu banyak yang dilakukan
secara manual mengakibatkan sering terjadinya
kesalahan-kesalahan pada pembuatan laporan
akibat faktor kelelahan.

6. Analisis Services / Pelayanan

No Parameter Hasil Analisis
1 Pelayanan Dalam pelayanan transaksi membutuhkan waktu
yang cukup lama karena dalam pencarian data
barang yang dibutuhkan dilakukan dengan cara
manual, sehingga pelanggan merasa diabaikan.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

1. Kebutuhan Fungsional
• Pendataan Operator
• Pendataan Kategori
• Pendataan Barang
• Pendataan Pelanggan
• Pendataan Pemasok
• Penetapan Harga Jual
• Penetapan Diskon
• Pendataan Transaksi penjualan
• Pendataan Transaksi Pembelian
• Pembuatan laporan
 2. Kebutuhan Non Fungsional
• Kebutuhan Perangkat Keras
• Kebutuhan Perangkat Lunak

3.3. Perancangan Sistem

3.3.1 Perancangan Model
1. Use Case
Untuk Operator Kasir dapat menjalankan aplikasi kasir apabila sudah melakukan

login yang telah diijinkan oleh admin, selanjutnya data yang dimasukan akan

dicocokan dengan data operator yang ada pada database. Berikut adalah

aktivitas operator kasir yang dapat dilakukan setelah login:

Gambar 3.2. Diagram Use Case Sisi Kasir

2. Class Diagram
Berikut adalah class diagram pada sisi kasir yang ditunjukkan pada Gambar 3.5

beserta deskripsinya yang akan digunakan dalam perancangan aplikasi penjualan

suku cadang pada toko Bintara Motor Centra sisi kasir :

 Gambar 3.3 Class Diagram Sisi Kasir

3. Sequence Diagram
Diagram sequence merupakan penjelasan dari aturan use case yang dijabarkan
berdasarkan urutan waktu kejadian. Diagram ini menunjukkan contoh objek dan
pesan yang diletakkan di antara objek-objek di dalam use case. Berikut diagram
sequence penjualan yang ditunjukkan pada Gambar 3.4 :

Gambar 3.4 Diagram Sequence Penjualan

3.3.2 Perancangan Basis Data
Berdasarkan objek-objek yang terdapat pada aplikasi, perancangan basis data
melibatkan tiga unsur tahapan, yaitu pembuatan Entity Relationship Diagram(ERD), relasi
antar tabel, dan perancangan tabel.
1. ERD (Entity Relationship Diagram)
Berdasarkan penjelasan alur sistem di atas maka relasi antar tabel pada sistem
informasi penjualan dapat digambarkan sebagai berikut :

nama_kategori

kategori 1 memiliki
kd_kategori
nm_barang

kd_kategori kddetailpembelian
kd_barang jumlah hrg_beli
kd_barang N
hrg_jual
kd_detail_penjualan hrg_jual jumlah
hrg_jual
jumlah no_beli

detailpenjualan N barang N detaipembelian

no_jual
Kdt_retur kd_barang
kd_detail
detailretur Kdt_tukar
N nama
hrg_jual
Status_bayar Barang_retur
tgl_transaksi 1 Kdt_retur
perusahaan
id_user N jumlah
detailtukar idPemasok
detail
nama Sisa_bayar Kd_barang
jk N
no_jual tanggal
1 pemasok
jumlah hrg_jual
no_telp
id_pelanggan
pelanggan 1 kepada N penjualan 1 pengembalian N retur N
jatuh_tempo
id_user 1 alamat
Id_pelanggan Kdt_retur
alamat tgl_pembelian
1 no_jual
no_telp

melakukan 1 pembelian N kepada

Tgl_jatuhTempo
melalui idPemasok
tanggal
N
jmlh_bayar sisa_bayar
no_beli

alamat sisa_bayar pelunasan kdPelunasan status_bayar

1
password
username status no_beli
nama

no_telp
operator 1 melalui N

hak_akses
id_user

Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

2. Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel menunjukan hubungan antara beberapa entity. Berikut adalah
relasi antar tabel pada sistem ini yang ditunjukkan pada Gambar 3.6 :
 detail_pembelian
detail_penjualan
PK kddetailpembelian pembelian
PK kd_detail_penjualan pelunasan
FK2 no_beli PK no_beli
FK2 no_jual PK kdPelunasan
FK1 kd_barang
FK1 kd_barang FK1 idPemasok
jumlah
jumlah FK1 no_beli
hrg_beli tgl_pembelian
hrg_jual status
status_bayar
sisa_bayar
sisa_bayar
jmlh_bayar
jatuhTempo
tanggal
FK2 id_user

pemasok
barang kategori PK idPemasok
pelanggan penjualan
PK kd_barang PK kd_kategori
nama
PK id_pelanggan PK no_jual
nm_brang perusahaan
nama_kategori
FK1 kd_kategori alamat
nama tgl_transaksi
hrg_beli no_telp
alamat FK1 id_pelanggan
jns_kelamin FK2 id_user hrg_jual
no_telp jumlah
detailTukar
setting
PK kd_Tukar
PK kd
FK1 kd_Retur
discount
jumlah_tukar
jmlh_beli
harga_jual
min_stock
retur FK2 kd_barang
user
PK kd_retur
PK id_user
tanggal detail_retur
nama
status_tukar
alamat PK kd_detail
FK1 no_jual
no_telp
username FK1 kd_retur
password jumlah
hak_akses harga_jual
barang_retur

Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel

3. Perancangan Tabel
Perancangan tabel terdiri dari :
• Perancangan Tabel Kategori
• Perancangan Tabel Operator
• Perancangan Tabel Barang
• Perancangan Tabel Pemasok
• Perancangan Tabel Pelanggan
• Perancangan Tabel Pembelian
• Perancangan Tabel Pembelian_Detail
• Perancangan Tabel Penjualan
• Perancangan Tabel Penjualan_Detail
• Perancangan Tabel Setting
• Perancangan Tabel Retur
• Perancangan Tabel DetailRetur
• Perancangan Tabel DetailTukar
• Perancangan Tabel Pelunasan
3.3.3 Perancangan Interface
1. Perancangan Struktur Menu Aplikasi Kasir
Di bawah ini adalah susunan struktur menu yang dirancang dalam aplikasi kasir
pada sistem informasi ini, menu ini berada pada tampilan utama setelah operator
kasir melakukan login.

Menu Utama

File Pelangga Transaksi Retur Info Laporan

Gambar 3.7 Perancangan Struktur Aplikasi Kasir

2. Perancangan Struktur Menu Aplikasi Admin

Di bawah ini adalah susunan struktur menu yang dirancang dalam aplikasi Admin pada
sistem informasi ini :

Menu

Fil Manajemen Data Manajemen Transaksi Setting Inf Laporan

Login Operator Daftar Belanja Disko Penjuala

Logout Kategori Pembelian Stok Pembelian

Exit Barang Operator

Pemasok Pemasok

Harga Barang

Gambar 3.8 Perancangan Struktur Menu Aplikasi Admin

Berikut tampilan menu dari aplikasi ini sebelum user melakukan login yang ditunjukkan
pada Gambar 3.9 :

Gambar 3.9 Tampilan Aplikasi Sistem Informasi Penjualan Toko Bintara Motor Centra
 DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Kadir, Abdul, 2004, Dasar Pemrograman Java 2, Andi Offset, Yogyakarta.

Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta.

Martin S, Colleran G, 2006, Sold! Bagaimana Memudahkan Konsumen Membeli dari Anda,
Erlangga, Jakarta.

Munawar, 2005, Pemodelan Visual Dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Nugroho Bunafit, 2005, Database Relational dengan MySQL, Andi Offset, Yogyakarta.

Winardi, 1982, Management Perkantoran dan Pengawasan, Alumni, Bandung.