Analisis Penyelamatan Arsip Seniman Dan Kelompok Seni Melalui Akuisisi Arsip Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Diy

Velin Ulvandhia, Rina Rakhmawati, Faizatush Sholikhah Analisis Penyelamatan Arsip Seniman Seni...
Volume 2 No. 2 Desember 2018 Halaman 54 – 65
ANALISIS PENYELAMATAN ARSIP SENIMAN DAN KELOMPOK

SENI MELALUI AKUISISI ARSIP DI DINAS PERPUSTAKAAN
DAN KEARSIPAN DIY
Velin Ulvandhia1, Rina Rakhmawati2, Faizatush Sholikhah3
1,2,3Program Studi Diploma Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada
velin.ulvandhia@mail.ugm.id; rinaarsip@ugm.ac.id; faizatush.sholikhah@ugm.ac.id
Abstract
Artists and art groups’s archives are representations of artistic activities in the Special
Region of Yogyakarta. This paper analyzes the process of archival acquisition of artists
and art groups as an effort to preserve arts memory in the Special Region of Yogyakarta.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Istimewa Yogyakarta carries out the
acquisition of archives of artists and art groups in 2018. Data that used in this research
are primary data (observation of participation and interviews) and secondary data
(literature review). One of researchers is observing the process of archival acquisition
started from August 2018. Interview are conducted by interviewing archivists involved in
acquisition activities with the aim of completing data and getting more complete
information from resource persons who are experts in the activity. The literature review
uses references including books, internet sources, and guidelines used by Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Istimewa Yogyakarta. The data is processed using a
data triangulation approach. The conclusion of this paper is the procedure of acquisition
carried out by the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Istimewa Yogyakarta
based on Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara
Akuisisi Arsip Statis. However, there are some limitations in its implementation. They are
the technical aspects of archive acquisition, archive acquisition policy, facilities and
infrastructure.
Keywords: archives, acquisition, artists, art groups, preservation
Intisari
Arsip seniman dan kelompok seni menjadi representasi dari kegiatan berkesenian di
Daerah Istimewa Yogyakarta. Makalah ini menganalisis proses akuisisi arsip seniman
dan kelompok seni sebagai upaya melestarikan memori berkesenian di Daerah
Istimewa Yogyakarta. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Istimewa Yogyakarta
melaksanakan kegiatan akuisisi arsip seniman dan kelompok seni pada tahun 2018.
Data yang digunakan dalam penelitian berupa data primer (observasi partisipasi dan
wawancara) dan data sekunder (kajian pustaka). Pengamatan dilaksanakan secara
langsung terhadap prosedur akuisisi arsip bidang kesenian. Wawancara campuran
dilaksanakan dengan mewawancarai pihak yang terkait dalam kegiatan akuisisi
dengan tujuan melengkapi data-data dan mendapatkan informasi lebih lengkap dari
narasumber yang ahli dalam kegiatan tersebut. Kajian pustaka yaitu menggunakan
referensi meliputi buku, sumber internet, dan pedoman yang digunakan oleh Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Data tersebut diolah
dengan pendekatan triangulasi data. Kesimpulan dari makalah ini adalah prosedur
akuisisi yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DIY didasarkan
pada Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara
Akuisisi Arsip Statis. Meskipun demikian, dalam implementasinya terdapat
penyesuaian. Kendala yang terjadi saat proses akuisisi, yaitu pada aspek teknis akuisisi
arsip, kebijakan akuisisi arsip, sarana dan prasarana.
Kata kunci: arsip, akuisisi, seniman, kelompok seni, penyelamatan

Diplomatika, Vol. 2, No. 2 Desember 2018 54
PENDAHULUAN seniman dan kelompok seni

Dinamika berkehidupan manusia dimanfaatkan sebagai materi
melahirkan budaya. Budaya adalah pengkajian seni, inspirasi dan motivasi
daya dari budi yang berarti cipta, karsa, berkesenian bagi generasi ke generasi,
dan rasa sedangkan kebudayaan adalah sekaligus digunakan oleh seniman
hasil dari proses cipta, karsa, dan rasa dalam mengklaim hak atas karya
tersebut (Widagdho, 2010). E.B Tylor intelektual dibidang seni. Selain itu,
menyatakan bahwa, kebudayaan adalah arsip seniman dan kelompok seni
keseluruhan kompleks, yang di memberi wawasan bagaimana seorang
dalamnya terkandung ilmu seniman atau sebuah kelompok seni
pengetahuan yang lain, serta kebiasaan bergulat menyajikan dan
yang didapat manusia sebagai anggota mengelaborasi kerja seninya. Akan
masyarakat (dalam Widagdho, 2010). tetapi, penanganan arsip bidang
Kebudayaan memiliki karakteristik seniman dan kelompok seni masih
berbeda di setiap daerah. Kebudayaan dipandang belum sesuai dengan kaidah
terdiri dari 7 unsur, yaitu sistem kearsipan yang bertujuan agar arsip
pengetahuan, religi, bahasa, sistem dapat dimanfaatkan secara terus
mata pencaharian hidup, sistem menerus dimasa mendatang.
organisasi sosial, teknologi, dan Pengelolaan arsip seniman dan
kesenian (Koentjaraningrat, 1983). kelompok seni, khususnya di Daerah
Kesenian adalah ciptaan dari Istimewa Yogyakarta dilakukan baik
segala pikiran dan perilaku manusia oleh seniman dan kelompok seni itu
yang fungsional, estetis, dan indah, sendiri hingga komunitas kearsipan
sehingga ia dapat dinikmati dengan yang bergerak di penyelematan arsip
pancaindranya (Koentjaraningrat, kesenian, seperti Indonesia Visual Arts
2005). Kesenian dibagi menjadi Archive (IVAA). Selain itu, dilandasi
beberapa jenis seni, seperti seni rupa, adanya kemanfaatan arsip seniman dan
seni musik, seni tari, seni pertunjukan, kelompok seni bagi banyak pihak,
dan seni sastra. Seni diciptakan oleh pemerintah, dalam hal ini lembaga
pelaku seni atau seniman, yakni kearsipan daerah turut serta
seorang penutur kisah, menggunakan melaksanakan upaya penyelamatan
baik fiksi maupun kebenaran, melalui arsip seniman dan kelompok seni.
media lukisan perunggu, film fotografis, Tujuan utama dari lembaga kearsipan
dan benda-benda lainnya, untuk daerah menyelamatkan arsip seniman
menafsirkan dan menggambarkan dan kelompok seni adalah sebagai
perasaan serta ide-ide (Krystal dan upaya menjaga memori berkesenian
Soetrisno, 2010). Dalam melakukan suatu daerah. Apalagi Yogyakarta telah
kerja seni seniman, selain menciptakan dikenal sebagai kota kebudayaan.
karya seni yang, tidak sedikit seniman Memori berkesenian adalah
yang mendokumentasikan proses kemampuan mengingat kembali suatu
berkeseniannya. Karya seni, proses aktivitas atau pengalaman pelaku seni
berkeseniannya hingga rekam jejak dalam menghasilkan suatu karya seni.
perjalanan hidup sang seniman dan Apabila arsip seniman dan kelompok
kelompok seninya dapat dikatakan seni telah diselamatkan, dikelola, dan
sebagai arsip. dipelihara, serta dihidupkan, maka
Dalam pendekatan ilmu arsip dapat dimanfaatkan bagi
kearsipan, arsip seniman dan kelompok kepentingan skala luas secara
seni dikategorikan sebagai arsip maksimal.
personal atau perseorangan. Arsip Akuisisi arsip merupakan salah

satu wujud penyelamatan arsip bernilai kearsipan pemerintah memiliki cakupan

kesejarahan. Pada tahun 2018, Dinas pengelolaan arsip bernilai kesejarahan di
Perpustakaan dan Arsip Daerah Istimewa lingkup pemerintahan, sedangkan sektor
Yogyakarta telah melaksanakan kegiatan swasta, komunitas hingga perseorangan,
akuisisi arsip seniman dan kelompok seni tidak seharusnya diwajibkan untuk
di Daerah Istimewa Yogyakarta. Adapun menyerahkan arsip bernilai
pertanyaan penelitian yang diajukan kesejarahannya kepada lembaga
adalah bagaimana proses penyelamatan kearsipan. Namun demikian dalam
arsip seniman dan kelompok seni melalui konteks Indonesia, prosedur tersebut
akuisisi arsip di Dinas Perpustakaan dan masih perlu dikaji ulang. Hal ini karena
Kearsipan Daerah Istimewa Yogyakarta? kondisi kesadaran, pengetahuan, dan
pemahaman publik, terutama komunitas
dan perseorangan, terhadap kegiatan
METODE PENELITIAN
pengarsipan, belum dapat dikatakan
Penelitian ini merupakan jenis mampu menyelamatkan arsip guna
penelitian deskriptif analisis dengan pelestarian jangka panjang. Maka,
pendekatan studi kasus. Data yang lembaga kearsipan, sebagai institusi yang
digunakan terdiri dari data primer secara legal dan intelektual memiliki
(observasi partisipasi dan wawancara) kompetensi mengelola arsip sesuai
dan data sekunder (kajian pustaka). kaidah kearsipan, sudah semestinya
Dalam pelaksanaan observasi partisipasi, menyelamatkan arsip-arsip yang
peneliti ikut serta dalam kegiatan akuisisi diciptakan oleh perseorangan maupun
arsip seniman dan kelompok seni yang komunitas.
dilaksanakan Seksi Pengelolaan Arsip di
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta. Wawancara HASIL DAN PEMBAHASAN
dilaksanakan dengan narasumber tim
arsiparis yang tergabung dalam panitia Menurut Basuki (2017, 97), akuisisi
akuisisi arsip dan Kepala Bidang adalah proses penambahan koleksi arsip
Pelestarian dan Layanan Arsip, serta dengan cara menerima materi kearsipan
arsiparis yang bertanggung jawab dalam sebagai sumbangan, transfer, pembelian,
kegiatan akuisisi arsip seniman dan ataupun pinjaman. Akuisisi dalam
kelompok seni di Dinas Perpustakaan dan pandangan Basuki tersebut dapat disebut
Arsip Daerah Istimewa Yogyakarta. Untuk sebagai akuisisi pasif. Dalam konteks
melengkapi data hasil observasi dan kearsipan Indonesia saat ini, lembaga
wawancara, kajian pustaka dilakukan kearsipan dituntut untuk aktif, tidak
dengan mengacu pada buku-buku sebatas menunggu pihak eksternal
kearsipan dan artikel pada jurnal. Data menyerahkan arsipnya. Dalam istilah
diolah dengan pendekatan triangulasi kearsipan, lembaga kearsipan yang aktif
data. mengumpulkan maupun menelusuri
arsip bernilai kesejarahan disebut dengan
Kajian mengenai akuisisi arsip akuisisi aktif. Konsep tersebut juga dapat
belum masif dilakukan, baik oleh dicermati pada definisi akuisisi menurut
akademisi maupun praktisi kearsipan. Crush (dalam Bettington, 2007, 207),
Kegiatan akuisisi merupakan upaya yaitu the process with acquiring records
penelusuran dan seleksi arsip yang that are relavant to your archives (proses
memiliki nilai kesejarahan. Faktor yang mengakuisisi arsip yang sesuai dengan
mempengaruhi pelaksanaan akuisisi cakupan kewenangan lembaga
arsip salah satunya adalah status kearsipannya). Dalam pelaksanaannya,
kelembagaan pengelola arsip. Menurut
Rakhmawati dkk. (2018) lembaga
proses akuisisi tidak sebatas Pada dasarnya, konsep kegiatan

mengumpulkan, menelusuri kemudian aksesioning telah dilaksanakan oleh
membawa ke lembaga kearsipan. Basuki Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
(2017, 97) memaparkan tahapan proses Istimewa Yogyakarta saat mengakuisisi
akuisisi, yaitu: arsip seniman dan kelompok seni.
1. Penilaian yang jelas tentang ruang Pada tahun 2018, Dinas
lingkup, kekuatan, dan kelemahan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY telah
koleksi yang ada terhadap garis melaksanakan kegiatan akuisisi arsip
haluan (policy) akuisisi seniman dan kelompok seni di lingkup
Wilayah Yogyakarta. Kegiatan akuisisi
2. Identifikasi sumber materi kearsipan
arsip berpedoman pada . Berdasarkan
yang secara potensial akan
memperkuat atau mengembangkan pedoman tersebut, proses akuisisi dapat
dicermati pada bagan berikut:
koleksi arsip
3. Penyusunan strategi untuk MONITORING
memperoleh materi kearsipan
4. Penerimaan akuisisi secara resmi.
PENILAIAN
Berbeda dengan konsep yang DAN VERIFI-
KASI
banyak dipahami arsiparis maupun
akademisi di Indonesia, Duranti dan
Franks (2015) menjabarkan proses
akuisisi terdiri dari: from the SERAH
development of an acquisition policy,

appraisal, and negotiations with creators,
Bagan 1. Alur Akuisisi Arsip Statis
through to the transfer and receipt of
physical custody and the accessioning of Dalam Peraturan Kepala ANRI
records. Dalam konsep Duranti dan tersebut, tahapan aksesioning
Franks, proses akuisisi tidak kemudian terjabarkan secara implisit ke dalam
selesai pada saat penerimaan, namun salah satu tahapan serah terima arsip
berlanjut hingga proses aksesioning. statis. Serah terima dalam konteks
Dengan demikian, konsep akuisisi peraturan tersebut berkaitan dengan
tersebut hanya sebatas penelusuran peralihan hak tanggung jawab atas
arsip, sedangkan proses peralihan pengelolaan arsip dari pencipta arsip ke
kewenangan pengelolaannya ada pada lembaga kearsipan dan pengolahan awal
tahap aksesioning. Menurut Shapley arsip hasil akuisisi sebelum masuk pada
(dalam Bettington, 208, 226), aksesioning tahapan pengolahan arsip statis.
adalah the process of controlling records Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI,
in your custody by gathering and tahapan pelaksanaan akuisisi arsip
recording information about them. Proses seniman dan kelompok seni oleh Seksi
aksesioning juga diperlukan untuk Pengelolaan Arsip di Dinas Perpustakaan
menyusun skala prioritas tahap dan Arsip Daerah DIY adalah sebagai
selanjutnya, yaitu pengolahan arsip statis. berikut:
Aksesioning dalam implementasinya
berupa pendataan fisik dan informasi 1. Monitoring
arsip secara singkat dalam suatu daftar. Monitoring dalam kegiatan akuisisi
Arsip yang telah diaksesioning, jika tidak dilakukan dengan cara penelusuran pada
memiliki sifat kerahasiaan, dapat pencipta arsip (creating agency) dan
dimanfaatkan oleh pengguna tanpa harus
menunggu proses pengolahan arsipnya.
pemilik arsip (owner). Sebelum Dinas Kebudayaan DIY untuk melengkapi

dilakukan penelusuran, tim akuisisi jumlah target pencipta arsip yang akan
terlebih dahulu melakukan perencanaan. diakuisisi. Setelah dilakukan pendataan
Dalam perencanaan yang disusun, target target akuisisi, Seksi Pengelolaan Arsip
pencipta dan pemilik arsip yang akan mengundang 20 pencipta arsip tersebut
diakuisisi sejumlah 20 yang terdiri dari untuk ikut serta dalam rapat kerja
seniman dan kelompok seni. Penetapan akuisisi arsip. Rapat kerja dilaksanakan
jumalh tersebut disesuaikan dengan pada tanggal 28 Agustus 2018 di Goebog
kemampuan sumber daya manusia, Resto Jalan Wonosari KM.1, Banguntapan,
sarana prasarana, dan penganggaran Pringgolayan, Banguntapan, Bantul,
yang telah direncanakan. Berdasarkan Daerah Istimewa Yogyakarta.
hasil wawancara, penentuan kriteria Dalam rapat kerja tersebut, Dinas
pencipta arsip yang akan diakuisisi
Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
arsipnya oleh Seksi Pengelolaan yaitu menjelaskan akan pentingnya
seniman sudah sepuh atau meninggal, pendokumentasian karya seni,
menghasilkan banyak karya seni pentingnya arsip, tujuan dari kegiatan
berkualitas, berkesenian minimal di akuisisi arsip bidang kesenian, teknis
lingkup Wilayah Yogyakarta, kelompok akuisisi arsip, dan jadwal kunjungan tim
seni masih eksis dengan hasil karya seni akuisisi arsip. Dinas Perpustakaan dan
banyak dan berkualitas, dan berkesenian Arsip Daerah DIY secara tidak langsung
minimal di Wilayah Yogyakarta, serta juga melakukan negosiasi agar seniman
kelompok seni yang masih ada dan kelompok seni bersedia
penanggung jawab atau pengurus menyerahkan arsipnya dengan cara
organisasi. Dalam analisis peneliti, meyakinkan seniman dan kelompok seni
kriteria tersebut masih dinilai belum jelas bahwa arsip yang diserahkan akan dijaga
dan tegas indikatornya, seperti rentang dan dikelola berdasarkan standar
waktu usia tua, banyaknya karya seni, pengelolaan arsip serta sarana prasarana
kualitas karya seni. Dengan demikian, yang memadai. Meski demikian, proses
potensi subjektivitas semakin besar. negosiasi tidak seharusnya dilakukan
Seksi Pengelolaan Arsip juga dalam satu kali pertemuan dan dalam
mendapatkan 15 rekomendasi pencipta forum yang formal mengingat target
arsip dari UPT Taman Budaya. Selain itu, akuisisi adalah seniman dan kelompok
Seksi Pengelolaan Arsip mencari 5 seni. Akan tetapi, ada beberapa pencipta
pencipta arsip secara mandiri melalui arsip yang tidak dapat hadir dalam rapat
website (www.jogjabudaya.com/ kerja akuisisi arsip sehingga tim akuisisi
qdata.php) dan buku kebudayaan dari arsip menghubungi pencipta arsip untuk
melakukan kunjungan langsung dan
menerangkan secara sederhana maksud
dan tujuan Dinas Perpustakaan dan Arsip
Daerah DIY dalam mengakuisisi arsip
bidang keseniannya. Namun demikian,
terdapat beberapa pencipta arsip yang
akhirnya dihapus dalam daftar target dan
diganti dengan pencipta arsip lain dengan
alasan tidak melaksanakan pengumpulan
dan pendataan arsip. Persoalan
komunikasi juga menjadi pertimbangan
Gambar 1. Rapat Kerja Akuisisi Arsip Dinas dalam perubahan target akuisisi sebab
Perpustakaan dan Kearsipan Daerah
Istimewa Yogyakarta
pencipta arsip tidak hadir saat rapat kerja d. Penilaian arsip didasarkan analisis
akuisisi arsip sehingga tim akuisisi arsip karakteristik fisik
mengalami kesulitan dalam mengubungi e. Penilaian terhadap arsip bentuk
pencipta arsip. Dalam analisis peneliti, khusus (seperti: foto, film/video,
pendekatan yang intensif dan informal kaset, kartografi dan gambar
justru lebih mendekatkan seniman dan keasitekturan serta juga arsip
kelompok seni dengan kearsipan elektronik) berbeda dengan cara
sekaligus menanamkan kesadaran untuk penilaian arsip yang dilakukan
tertib arsip. terhadap arsip media kertas. Untuk
Setelah rapat kerja akuisisi arsip, arsip bentuk khusus yang
dilakukan kunjungan secara langsung. merupakan lampiran atau informasi
Dalam kunjungan tersebut, tim akuisisi pendukung dari arsip media kertas
arsip memberikan penjelasan ulang maka proses penilaiannya menyatu
mengenai arsip yang akan diakuisisi dan dengan penilaian arsip media kertas
melihat secara langsung kondisi lapangan dengan mengikuti JRA/JRD.
terkait sejauh mana pencipta arsip sudah Dalam pedoman tersebut, tidak
melakukan pengumpulan dan pendataan dijelaskan secara spesifik arsip seniman
arsip yang akan diserahkan. Durasi
dan kelompok seni, sehingga tim akuisisi
kunjungan oleh tim akuisisi arsip relatif arsip menyusun secara mandiri jenis
berbeda antar pencipta arsip. Hal ini, arsip yang dapat diakuisisi dari seniman
bergantung pada karakter dari pencipta dan kelompok seni. Dalam kasus ini,
arsip dan waktu selesainya pengumpulan metode penilaian yang digunakan pada
dan pendataan arsip oleh pencipta arsip arsip sektor publik tidak dapat
bersangkutan. diterapkan begitu saja pada arsip
2. Penilaian dan Verifikasi seniman dan kelompok seni. Hal tersebut
mengingat tujuan dan substansi
Penilaian arsip statis dilakukan oleh
operasional kelembagaan yang berbeda.
lembaga kearsipan dalam rangka
Seniman dan kelompok seni dapat
menyeleksi arsip yang telah dinyatakan
dikategorikan sebagai lembaga
habis masa retensinya dan/atau
independen yang tidak sekaku organisasi
berketerangan permanen oleh pencipta
publik dalam operasional kegiatannya.
arsip. Berdasarkan Peraturan Kepala
Oleh karena perbedaan prinsip
ANRI Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata
kelembagaan, maka penelusuran
Cara Akuisisi Arsip Statis, berikut hal
arsipnya pun tidak dapat disamakan
yang perlu diketahui dalam melakukan
dengan penelusuran arsip pada
penilaian arsip statis, antara lain:
organisasi publik. Penyusunan jenis arsip
a. Penilaian arsip dalam akuisisi juga berdasarkan pada analisis nilaiguna
menggunakan pendekatan makro sekunder. Arsip bernilaiguna sekunder
dengan mengedepankan tema sosial adalah arsip yang didasarkan bagi
(social issues) sehingga kepentingan skala luas mencakup
dimungkinkan informasi arsip pencipta arsip, kepentingan umum, dan
tersebut, tidak hanya terdapat pada penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
satu pencipta arsip saja tetapi maka tidak boleh dimusnahkan, sehingga
terdapat di beberapa pencipta arsip. harus dilestarikan oleh lembaga
b. Penilaian arsip didasarkan analisis kearsipan. Berdasarkan Keputusan
fungsi organisasi Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 07 Tahun 2001 tentang Pedoman
c. Penilaian arsip didasarkan Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah,
substansi informasi

Badan Usaha, dan Swasta nilaiguna dalam JRA tetapi memiliki nilaiguna
sekunder terbagi menjadi 2 nilaiguna, kesejarahan dengan didukung oleh bukti-
diantaranya: bukti berdasarkan ketentuan peraturan
a. Nilaiguna evidential/kebuktian perundang-undangan. Verifikasi arsip
b. Nilaiguna informasional dibagi menjadi dua, yakni verifikasi
Disamping itu, berdasarkan secara langsung dan verifikasi secara
Peraturan Gubernur Daerah Istimewa tidak langsung. Akuisisi arsip jenis
Yogyakarta Nomor 19 Tahun 2013 verifikasi secara tidak langsung, artinya
tentang Perubahan Atas Peraturan verifikasi yang dilakukan apabila
Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta pencipta arsip berbentuk lembaga/
Nomor 12 Tahun 2010 tentang organisasi atau perseorangan belum
Pengelolaan Arsip Statis, arsip yang memiliki JRA atau JRD. Penilaian arsip
bernilaiguna sekunder, yaitu: seniman dan kelompok seni memang
a. Arsip yang bernilaiguna kebuktian tidak dapat didasarkan pada Jadwal
(evidensial) Retensi Arsip. Bahkan dapat dikatakan
b. Arsip yang bernilaiguna bahwa arsip seniman dan kelompok seni
informasional merupakan arsip bentuk khusus yang
Penyusunan jenis arsip oleh tim memiliki nilai permanen sejak arsip
akuisisi arsip bertujuan agar diciptakan sehingga tidak memiliki
memudahkan lingkup arsip seniman dan retensi spesifik sebagaimana arsip pada
kelompok seni yang dapat diakuisisi. organisasi publik. Bahkan jika dicermati
Namun apabila pencipta arsip mengalami pada pengelolaan arsip seni di Indonesia
kesulitan, maka tim akuisisi arsip dapat Visual Arts Archive (IVAA) tidak terdapat
membantu melaksanakan pendataan istilah penyusutan sebab arsip-arsip yang
arsip pada waktu kunjungan berlangsung. berhasil diselamatkan memiliki nilai
Adapun jenis arsip yang menjadi target kesejarahan dan pengetahuan sehingga
akuisisi dapat dicermati pada tabel mutlak dipermanenkan.
berikut:
Tabel 1. Rapat
No. Jenis Arsip
Dokumen pendirian lembaga/
1.
paguyuban seni
2. Susunan kepengurusan
3. Profil lembaga/paguyuban seni
Dokumen aset lembaga/paguyuban
4.
seni
Arsip tokoh dari lembaga/
5. Gambar 2. Kunjungan Tim Akuisisi Arsip ke
paguyuban seni
Naskah-naskah yang berkaitan Pencipta Arsip
6. dengan aktivitas seni yang dil-
aksanakan Pada saat kunjungan, tim akuisisi
7. Penghargaan yang pernah diterima arsip melakukan pemeriksaan antara
8. Dokumentasi kegiatan (foto/video) data yang telah disusun oleh pencipta
arsip dengan fisik arsip. Namun oleh
Verifikasi dilakukan terhadap arsip karena penilaian hanya berbasis model
statis yang tercantum di JRA yang penilaian arsip sektor publik, maka
berketerangan dipermanenkan serta prosesnya dinilai belum dilaksanakan
terhadap arsip yang belum tercantum
berpotensi terjadi pemborosan untuk

pelestarian arsip yang tidak bernilaiguna
sekunder.
Berdasarkan daftar arsip pada
gambar 3, dapat dicermati bahwa proses
penilaian belum dilakukan secara
maksimal artinya tim akuisisi arsip harus
melakukan penilaian terhadap arsip
berdasarkan nilaiguna arsip menentukan
apakah arsip bernilaiguna sekunder atau
tidak. Dalam kasus arsip yang diserahkan
dari Yayasan Siswa Among Beksa pada
gambar 1, pada nomor (6) terdapat rapot
siswa pendidikan tari dan nomor (17)
terdapat kartu pos seharusnya tidak
termasuk arsip yang bernilaiguna
sekunder karena tidak memiliki nilai
kebuktian/evidensial atau informasional.
Hal ini dapat dicermati pada aspek
informasi, rapot siswa tersebut kosong
atau tidak terdapat informasi siswa didik,
begitupula dengan nomor (17) tidak
terdapat informasi didalamnya sehingga
secara tidak langsung pada tahapan
pemeriksaan oleh tim akuisisi arsip
belum dilaksanakan secara optimal.
Setelah dilakukan penilaian, tim
akuisisi arsip membuat surat penetapan
Gambar 3. Hasil Alih Media Daftar Arsip yang status arsip statis oleh lembaga
Diserahkan Yayasan Siswa Among Beksa kearsipan, surat persetujuan untuk
Yogyakarta
menyerahkan arsip statis dari pencipta
secara maksimal karena tim akuisisi arsip arsip ke lembaga kearsipan, penetapan
masih berpedoman pada susunan jenis arsip statis yang diserahkan oleh
arsip yang dapat diserahkan oleh pencipta arsip, daftar arsip statis yang
pencipta arsip, sehingga tim akuisisi arsip diserahkan, dan berita acara penyerahan
menyimpulkan bahwa arsip tersebut arsip statis. Hal tersebut juga diatur
bernilaiguna sekunder atau permanen. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28
Hal tersebut, bertujuan untuk Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang
mengefisienkan waktu kegiatan akuisisi -undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
arsip agar dapat selesai tepat waktu Kearsipan pada pasal 92 bahwa tahapan
dengan hasil target sasaran sesuai prosedur akuisisi arsip statis terdapat
dengan perencanaan. Sebenarnya, tahapan menetapkan status arsip statis
tahapan penilaian merupakan tahapan oleh lembaga kearsipan, persetujuan
yang paling penting dalam mengakuisisi untuk menyerahkan oleh pencipta arsip,
arsip yang bernilaiguna sekunder. penetapan arsip statis yang diserahkan
Apabila arsip yang diakuisisi tidak oleh pimpinan pencipta arsip,
bernilaiguna sekunder maka akan terjadi pelaksanaan serah terima arsip statis
ketidakefektifan dan keefisienan dalam oleh pimpinan pencipta arsip kepada
tahapan pengolahan. Selain itu juga
kepala lembaga kearsipan disertai dengan berikut:
berita acara dan daftar arsip statis yang a. Persiapan
diserahkan. Berdasarkan Peraturan Kepala
ANRI Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata b. Melakukan koordinasi antara
Cara Akuisisi Arsip Statis pada tahapan lembaga kearsipan dengan pencipta
verifikasi hanya terdiri dari pembuatan arsip selaku pihak donor yang akan
penetapan status arsip statis dan menyerahkan arsip statisnya
penyusunan daftar arsip statis. c. Mempersiapkan standarisasi naskah
Dalam implementasinya, penyusunan Berita Acara yang disusun sesuai
penetapan status arsip statis oleh lembaga Peraturan Menteri Pendayagunaan
kearsipan, persetujuan untuk Aparatur Negara Nomor 22 Tahun
menyerahkan arsip statis, penetapan arsip 2008 tentang Pedoman Umum Tata
statis yang diserahkan oleh pencipta arsip Naskah Dinas
dilaksanakan bersamaan dengan berita d. Pengiriman/pengangkutan arsip
acara dan daftar arsip statis yang dilakukan setelah penandatanganan
diserahkan. Pada prinsipnya, pembuatan naskah berita acara serah terima
dokumen akuisisi arsip di atur pada arsip statis
Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Dalam konteks ilmu kearsipan,
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pelimpahan wewenang atau tanggung
pada pasal 92 bahwa surat penetapan jawab pengelolaan dari pencipta kepada
status arsip statis harus disusun oleh lembaga kearsipan disebut dengan
lembaga kearsipan dan pencipta arsip aksesioning. Selain itu, kegiatan
secara mandiri, surat persetujuan untuk aksesioning juga mencakup tahapan awal
menyerahkan arsip statis harus disusun pengolahan arsip hasil akuisisi oleh
oleh pencipta arsip, dan berita acara serta lembaga kearsipan. Pada tahapan ini, tim
daftar arsip statis yang diserahkan harus akuisisi arsip melaksanakan kegiatan
disusun oleh pencipta arsip. Akan tetapi, peralihan tanggung jawab antara pencipta
hanya sebagian pencipta arsip yang arsip ke lembaga kearsipan atas
menyusun dokumen akuisisi arsip secara pengelolaan arsip yang telah diserahkan
mandiri berdasarkan contoh dari hasil berdasarkan penandatanganan berita
rapat kerja dan sebagian dibantu oleh tim acara penyerahan arsip statis dan daftar
akuisisi arsip untuk penyusunannya. arsip statis yang diserahkan ditempat
pencipta arsip. Akan tetapi,
3. Serah Terima Arsip Statis penandatanganan tersebut dilaksanakan
Serah terima arsip statis merupakan ketika tahapan verifikasi secara tidak
tahapan terakhir dari kegiatan akuisisi langsung. Setelah dilakukan
arsip statis yang melibatkan pencipta arsip penandatanganan, tim akuisisi arsip
selaku pihak yang menyerahkan dan mengangkut arsip statis hasil akuisisi ke
lembaga kearsipan selaku pihak yang Depo Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip
menerima arsip statis. Dalam prosesnya, Daerah DIY.
serah terima arsip statis terjadi Pada tanggal 14 November 2018,
pelimpahan tanggung jawab atau diadakan kembali rapat kerja akuisisi arsip
wewenang untuk menyelamatkan dan di Ruang Rapat Lantai 2 Dinas
melestarikan arsip statis dari pencipta Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
arsip kepada lembaga kearsipan. dengan mengundang seluruh pencipta
Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI arsip meliputi seniman dan kelompok seni
Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara yang arsipnya telah berhasil diakuisisi.
Akuisisi Arsip Statis, pelaksanaan serah Rapat kerja tersebut merupakan agenda
terima arsip statis perlu seremonial penyerahan arsip statis dari
mempertimbangkan hal-hal sebagai
pencipta arsip ke lembaga kearsipan. arsip belum sepenuhnya mampu
Selain itu, pencipta arsip diberikan membuat pencipta arsip bersedia
kompensasi (tali asih) dari Dinas menyerahkan arsip asli ke Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY;
karena bersedia menyerahkan arsip c. Pada tahapan penilaian dan
statisnya dan melakukan pendataan arsip. verifikasi, ada beberapa pencipta
Terkait pengolahan awal arsip hasil arsip yang belum dapat melakukan
akuisisi, dalam Peraturan Kepala ANRI pendataan arsip dan penyusunan
Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tata Cara dokumen akuisisi arsip secara
Akuisisi Arsip Statis, pada tahapan serah mandiri;
terima arsip statis juga menjabarkan d. Tidak berjalannya kunjungan tim
pengolahan awal arsip statis yang telah akuisisi arsip ke pencipta arsip sesuai
berhasil diakuisisi sebelum masuk tahapan dengan jadwal yang telah ditentukan.
pengolahan arsip statis yang dilakukan Hal ini disebabkan, tidak sinkronnya
sebelum pengangkutan arsip statis hasil jadwal kunjungan dengan kegiatan
akuisisi ke depo arsip. Pada dari pencipta arsip sehingga tim
implementasinya, tahapan pengolahan akuisisi arsip membuat jadwal
awal ini dijalankan ketika arsip statis yang kunjungan ulang. Selain itu, terjadi
berhasil diakuisisi sudah di angkut ke depo beberapa perubahan target sasaran
arsip Dinas Perpustakaan Arsip Daerah pencipta arsip menyebabkan tim
DIY. Berikut tahapan pengolahan awal akuisisi arsip harus menghubungi
hasil akuisisi arsip bidang kesenian: pencipta arsip dan membuat jadwal
a. Uji petik antara daftar arsip statis kunjungan.
yang diserahkan dengan fisik arsip e. Tim akuisisi arsip berhasil
b. Melapisi arsip dengan kertas kising, mengakuisisi 19 pencipta arsip
memberikan keterangan nama dengan perencanaan target sasaran
pencipta arsip dan nomor urut arsip berjumlah 20 pencipta arsip. Tim
sesuai daftar arsip statis yang telah akuisisi arsip masing-masing harus
diserahkan bertanggung jawab pada 5 pencipta
arsip dengan waktu kurang dari 3
c. Menata arsip ke dalam boks arsip
bulan. Hal ini, sulit dilaksanakan
d. Memberikan label pada boks arsip karena tergantung dari kondisi
berupa keterangan kegiatan akuisisi, pencipta arsip itu sendiri seperti
pencipta arsip, nomor arsip dalam cepat tidaknya pengumpulan dan
boks, dan nomor boks pendataan arsip oleh pencipta arsip.
e. Menata boks arsip ke dalam roll f. Tidak adanya pedoman mengenai
o’pack apa saja jenis arsip bidang kesenian
Dalam pelaksanaan akuisisi arsip yang dapat diserahkan sehingga tim
seniman dan kelompok seni yang akuisisi arsip menyusun sendiri jenis
dilaksanakan pada tahun 2018, Dinas arsip yang dapat diserahkan oleh
Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY pencipta arsip.
terkendala dengan beberapa hal sebagai
berikut:
KESIMPULAN
a. Seksi Pengelolaan Arsip mengalami Pelaksanaan akuisisi arsip seniman
kesulitan dalam mendapatkan dan kelompok seni oleh lembaga kearsipan
pencipta arsip sesuai dengan kriteria di Indonesia mengacu pada Peraturan
penilaian yang ditentukan; Kepala ANRI Nomor 31 Tahun 2011
b. Dalam hal negosiasi, tim akuisisi tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis.
Kegiatan akuisisi tersebut meliputi arsip yang diserahkan di tempat pencipta
tahapan monitoring, penilaian dan arsip. Selain itu, pada tahap serah terima
verifikasi, dan serah terima arsip statis. arsip statis juga dilaksanakan pengolahan
Pada tahap monitoring, Seksi Pengelolaan awal arsip hasil akuisisi oleh Dinas
Arsip mempunyai perencanaan target Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
sasaran 20 pencipta arsip dengan kurun dengan cara uji petik antara daftar arsip
waktu pelaksanaan akuisisi bulan Agustus statis yang diserahkan dengan fisik arsip,
– Oktober. Setelah itu, Seksi Pengelolaan melapisi arsip dengan kertas kising
Arsip mengundang 20 pencipta arsip dengan memberikan keterangan nama
untuk ikut serta dalam rapat kerja akuisisi pencipta arsip dan nomor urut arsip sesuai
arsip agar pencipta arsip bersedia daftar arsip statis yang telah diserahkan,
menyerahkan arsipnya dan memiliki menata arsip ke dalam boks arsip,
gambaran mengenai langkah-langkah yang memberikan label pada boks arsip, dan
harus dilakukan untuk ikut serta dalam menata boks arsip ke dalam roll o’pack.
kegiatan akuisisi. Dalam implementasinya, Dalam pelaksanaan akuisisi arsip
beberapa target sasaran pencipta arsip seniman dan kelompok seni oleh Dinas
yang perlu diganti sehingga Seksi Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY,
Pengelolaan Arsip berhasil mengakuisisi menghadapi beberapa kendala dari teknis
19 pencipta arsip dengan beberapa akuisisi arsip meliputi mendapatkan
pencipta arsip yang berubah. Pencipta pencipta arsip secara tepat, negosiasi
arsip melakukan pengumpulan arsip dan dengan pencipta arsip, pendataan arsip,
pendataan arsip berdasarkan jenis arsip dan jadwal kunjungan arsip. Pada aspek
yang dapat diserahkan. kebijakan akuisisi arsip meliputi 19
Tim akuisisi arsip melaksanakan pencipta arsip yang berhasil diakuisisi
penilaian arsip berdasarkan daftar jenis arsipnya, tim akuisisi arsip harus
arsip yang dapat diserahkan. Pada tahap bertanggung jawab pada 5 pencipta arsip
verifikasi dilaksanakan menggunakan dengan karakter yang berbeda, dan tidak
verifikasi secara tidak langsung untuk ada pedoman mengenai jenis arsip bidang
lembaga/organisasi dan perseorangan. kesenian apa saja yang dapat diserahkan.
Tahap verifikasi dilaksanakan secara tidak Selain itu, dari sarana dan prasarana
utuh karena penilaian tidak dilaksanakan seperti kendaraan dan lokasi mengenai
analisis nilaiguna arsip pada aspek jarak dan tempat pencipta arsip yang sulit
informasinya. Pada tahap verifikasi ini, tim dijangkau.
akuisisi arsip menyusun dokumentasi
legalisasi akuisisi arsip meliputi surat
penetapan status arsip statis oleh lembaga UCAPAN TERIMA KASIH
kearsipan, surat persetujuan untuk Ucapan terima kasih kepada Program
menyerahkan arsip statis dari pencipta Studi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM yang
arsip ke lembaga kearsipan, penetapan telah memberikan kesempatan kepada
arsip statis yang diserahkan oleh pencipta
saya untuk dapat memperdalam ilmu
arsip, daftar arsip statis yang diserahkan,
kearsipan dan Dinas Perpustakaan dan
berita acara penyerahan arsip statis. Kearsipan Daerah Istimewa Yogyakarta
Pada tahap terakhir yakni serah atas kesempatan untuk Praktik Kerja
terima arsip statis, dilaksanakan secara Lapangan (PKL) dan penelitian terkait
bersama pada tahap verifikasi arsip. Tim akuisisi arsip.
akuisisi arsip melaksanakan kegiatan
peralihan tanggung jawab antara pencipta
arsip ke lembaga kearsipan atas DAFTAR PUSTAKA
pengelolaan arsip berdasarkan Barbara Krystal dan Eddy Soetrisno.
penandatanganan berita acara dan daftar (…). 100 Seniman Yang Membentuk Sejarah
Dunia, Jakarta: Progress “Memahami Memori” dalam Mediator:
Bettington, Jeckie (ed.). (2008). Jurnal Komunikasi. 5(1):147
Keeping Archives, Australia: Australian Read, Judith dan Mary Lea Ginn.
Society of Archivists Inc. (2007). Records Management:Eighth
Committee on Records Management Edition, USA: South-Western Cengage
of the Society of American Archivists. (…). Learning
Writings on Records Management: A Select Rhoads, James B. (1995). The Role of
List, Amerika: The Society of American Archives and Records Management in
Archivists National Information Systems: A Ramp
Duranti, Luciana dan Patricia C. Study. Paris: General Information
Programme and UNISIST
Franks. (2015). Encyclopedia of Archival
Science, Amerika: Rowman & Littlefield Sambas Ali Muhidin dan Hendri
Winata. 2016. Manajemen Kearsipan
Farah Mariana dan Yoshi Fajar
untuk Organisasi Publik, Bisnis, Sosial,
Kresno Murti. (2014). Arsipelago: Kerja
Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: CV
Arsip & Pengarsipan Seni Budaya Indonesia,
Pustaka Setia
Yogyakarta: Indonesian Vicual Art Archive
(IVAA) Sulistyo Basuki. (2017). Pengantar
Kearsipan. Papua: Penerbit Aseni
Hadi Abubakar. (1991). Pola
Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali, Suwartono. (2014). Dasar-dasar
Jakarta: Djambatan Metodologi Penelitian. Yogyakarta: CV Andi
J. Brichford, Maynard. (1977). Offset
Preserves & Manuscripts: appraisal & Undang-Undang Nomor 43 Tahun
accessioning, Chicago: Society of American 2009 tentang Kearsipan
Archivists Rakhmawati, Rina, Fatimah Wahyu
Keputusan Kepala Arsip Nasional Nuryadani, Wimpi Nabila, dan Yeni Arista.
Republik Indonesia Nomor 07 Tahun 2001 (2018). "Arsip Statis Tanggung Jawab
tentang Pedoman Penilaian Arsip, Bagi Siapa?" Kajian Perbandingan Konsep Dan
Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Pelaksanaan Akuisisi Arsip Antara Sektor
Swasta Publik Dengan Sektor Swasta. Jurnal
“Memori”, https:// Khizanah al-Hikmah, 6 (2), 141-154.
kbbi.kemdikbud.go.id/entri/memori
(diakses pada tanggal 6 Februari)
Peraturan Gubernur Daerah
Istimewa Yogyakarta Nomor 19 Tahun
2013 tentang Perubahan Atas Peraturan
Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta
Nomor 12 Tahun 2010 tentang
Pengelolaan Arsip Statis
Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2011
tentang Tata Cara Akuisisi Arsip Statis
Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan
R. Funny Mustikasari Elita.

Analisis Penyelamatan Arsip Seniman Dan Kelompok Seni Melalui Akuisisi Arsip Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Diy

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Analisis Penyelamatan Arsip Seniman Dan Kelompok Seni Melalui Akuisisi Arsip Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Diy

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Velin Ulvandhia, Rina Rakhmawati, Faizatush Sholikhah Analisis Penyelamatan Arsip Seniman Seni...

Volume 2 No. 2 Desember 2018 Halaman 54 – 65

ANALISIS PENYELAMATAN ARSIP SENIMAN DAN KELOMPOK

Keywords: archives, acquisition, artists, art groups, preservation

Kata kunci: arsip, akuisisi, seniman, kelompok seni, penyelamatan

PENDAHULUAN seniman dan kelompok seni

Diplomatika, Vol. 2, No. 2 Desember 2018 55

satu wujud penyelamatan arsip bernilai kearsipan pemerintah memiliki cakupan

proses akuisisi tidak sebatas Pada dasarnya, konsep kegiatan

development of an acquisition policy,

pemilik arsip (owner). Sebelum Dinas Kebudayaan DIY untuk melengkapi

Diplomatika, Vol. 2, No. 2 Desember 2018 59

berpotensi terjadi pemborosan untuk

You might also like