Manual UnityRetail

UnityRetail – Manual de Utilizare
http://retail.aristudio.ro
©ARI-Studio 2019
SC ARI IT Solutions SRL office@aristudio.ro 0348 422 000
RO33957676, J3/34/2015 Magazin: Pitesti, Calea Craiovei, Bl. P4, Parter Judetul Arges
Cuprins
Introducere ........................................................................................................................................... 5
Notiuni necesare inainte de utilizare .................................................................................................... 6
1. Tipuri de articole in comertul cu bunuri si servicii .................................................................... 6
2. Utilizarea functionalitatilor de baza .......................................................................................... 7
3. Prima utilizare ......................................................................................................................... 10
Modulul Vanzare ................................................................................................................................ 12
1. Interfata de vanzare ................................................................................................................ 12
2. Selectie Interfata ..................................................................................................................... 13
3. Categoriile ............................................................................................................................... 13
4. Multiplicatorul ........................................................................................................................ 14
5. Articolele ................................................................................................................................. 14
6. Articole cu pret variabil ........................................................................................................... 15
7. Nota Curenta........................................................................................................................... 15
8. Butoane Nota Curenta ............................................................................................................ 16
9. Ferastra “Plata” ...................................................................................................................... 16
10. Utilizarea unui scanner de coduri de bare........................................................................... 18
11. Utilizarea cantarului electronic (balantei) ........................................................................... 19
12. Utilizarea ferestrei de rest .................................................................................................. 19
13. Verificarea sumelor incasate ............................................................................................... 19
Modulul Administrare ........................................................................................................................ 20
1. Panoul principal ...................................................................................................................... 20
2. Tabul “Administrare” .............................................................................................................. 21
2.1. Personal .......................................................................................................................... 21
2.2. Gestiuni ........................................................................................................................... 22
2.3. Categorii .......................................................................................................................... 23
2.4. Unitati Masura .................................................................................................................... 23
2.5. Discounturi ...................................................................................................................... 23
2.6. Tichete* .......................................................................................................................... 24
2.7. Permisiuni Gestiuni ......................................................................................................... 24
2.8. Backup............................................................................................................................. 24
3. Tabul “Stocuri” ........................................................................................................................ 24
3.1. Gestiune .......................................................................................................................... 24
2
©ARI-Studio 2019
3.2. Inventarierea ................................................................................................................... 27

3.3. Stocuri Critice .................................................................................................................. 28
3.4. Raport Gestiune .............................................................................................................. 28
3.5. Registru Stocuri ............................................................................................................... 29
3.6. Stoc precedent ................................................................................................................ 29
3.7. Istoric Modificari – Diferente de Inventar ....................................................................... 29
3.8. Modificari Pret ................................................................................................................ 30
3.9. Fisa Produs ...................................................................................................................... 30
4. Tabul “Documente” ................................................................................................................. 30
4.1. NIR................................................................................................................................... 30
4.1.1. Generalitati despre NIR .......................................................................................... 30
4.1.2. NIR-ul in UnityRetail ............................................................................................... 32
4.2. Anularea unui NIR ........................................................................................................... 36
4.3. Jurnal NIR ........................................................................................................................ 36
4.4. Bon Consum .................................................................................................................... 37
4.4.1. Generalitati despre Bonul Consum ...................................................................... 37
4.4.2. Bonul Consum in UnityPOS .................................................................................... 38
4.5. Jurnal Bon Consum.......................................................................................................... 39
4.6. Registru Casa ................................................................................................................... 39
4.6.1. Generalitati despre Registrul Casa ....................................................................... 39
4.6.2. Registrul Casa in UnityRetail ................................................................................. 40
4.7. Jurnal Registru Casa ........................................................................................................ 41
4.8. Bon Transfer .................................................................................................................... 41
4.8.1. Generalitati despre Bonul Transfer ..................................................................... 41
4.8.2. Bonul Transfer in UnityRetail ............................................................................... 42
4.9. Jurnal Bon Transfer ......................................................................................................... 43
4.10. Tipizate ........................................................................................................................ 43
5. Tabul “Facturare”.................................................................................................................... 43
5.1. Facturare ......................................................................................................................... 44
5.2. Proforme ......................................................................................................................... 46
5.3. Jurnal Facturi ................................................................................................................... 46
5.4. Jurnal Proforme............................................................................................................... 46
5.5. Jurnal Chitante ................................................................................................................ 46
3
©ARI-Studio 2019
6. Tabul “Financiar” .................................................................................................................... 47

7.1. Vanzari Azi ....................................................................................................................... 47
7.2. Vanzari Interval ............................................................................................................... 48
7.3. Vanzari pe Produs ........................................................................................................... 48
7.4. Clienti/Furnizori .............................................................................................................. 48
7.5. Top Produse .................................................................................................................... 49
7.6. Raport Rebuturi............................................................................................................... 49
Modulul Management........................................................................................................................ 50
Modulul UnityLabel ............................................................................................................................ 51
Modulul UnityScale ............................................................................................................................ 52
Modulul UnityInventory ..................................................................................................................... 52
Modulul Cloud .................................................................................................................................... 53
Depanare ............................................................................................................................................ 54
Erori uzuale ce se pot repara fara cunostinte tehnice .................................................................... 54
4
©ARI-Studio 2019
Introducere
Software-ul UnityRetail reprezinta un sistem informatic dezvoltat de echipa ARI-Studio
ce are ca scop imbunatatirea intregii activitati a societatilor care au ca obiect principal de
activitate comertul cu bunuri si servicii:
- Magazine Alimentare si Mixte
- Lanturi de Magazine
- Buticuri
- Depozite
- Magazine Piese Auto
- Magazine Electronice si Electrocasnice
- Magazine Textile
- Curatatorii
- Ateliere
- Alte unitati cu prestare de servicii pentru persoane fizice
Sistemul informatic poate fi configurat pentru a sustine multiple si variate fluxuri de

lucru configurabile in functie de nevoile fiecarui client. De asemenea sistemul poate fi extins
prin adaugarea de module suplimentare sau hardware periferic, odata cu extinderea sau
reconfigurarea activitatii locatiei unde este instalat.
Concret, UnityRetail eficientizeaza activitatea din locatia dumneavoastra prin urmatoarele
functionalitati:
- Tiparirea rapida si simpla a bonurilor fiscale emise de casa de marcat fara a mai fi
nevoie de utilizarea codurilor stocate in aceasta; se elimina nevoia de a introduce si
actualiza gestiunea din casa de marcat la fiecare modificare a gestiunii fizice;
- Emiterea rapida si simpla de facturi, chitante, avize, proforme, cu introducerea a cat
mai putine date si cu salvarea in baza de date a informatiilor privind datele clientilor;
- Tiparirea rapida si simpla a etichetelor de produse necesare pe raft, la casa sau pe
articole;
- Generarea si stocarea de rapoarte ale vanzarilor – se cunoaste in timp real ce
articole s-au vandut, ce operator le-a vandut si cand au fost vandute acestea;
- Gestiunea stocurilor in timp real – se cunoaste in orice moment ce articole se afla in
gestiune, costul de achizitie al acestora, situatia datoriilor catre furnizori si din partea
clientilor;
- Emiterea rapida si simpla de documente de contabilitate primara – NIR, Bon
Consum, Bon Transfer, Registru Casa;
- Emiterea rapida si simpla de rapoarte contabile – Raport Gestiune, Registru Stocuri,
Fisa Produsului, centralizatoare de intrari, iesiri, consumuri;
- Generarea de statistici si grafice utile pentru optimizarea activitatii in viitor;
- Accesul de oriunde din lume de pe diverse dispozitive (PC, laptop, tableta, telefon
mobil) pentru a verifica si gestiona activitatea fara a fi necesara instalarea aplicatiei.
5
©ARI-Studio 2019
Notiuni necesare inainte de utilizare

Inainte de a putea configura complet si corect UnityRetail este foarte important ca
anumite date specifice fiecarei locatii sa fie cunoscute si cateva reguli sa fie stabilite.
Utilitatea finala pentru diversele departamente din compania dumneavoastra (financiar-
contabil, marketing, management) este dependenta de felul in care sunt structurate si
introduse in sistem gestiunile, categoriile, articolele, etc. De asemenea este foarte important
sa se stabileasca un flux de lucru in care fiecare parte implicata are un anumit rol, flux care
trebuie sa fie respectat pe intreaga derulare a activitatii.
In principal este important sa se cunoasca:

- Utilizatorii si ce roluri indeplinesc ei;
- Gestiunile cu care se va lucra – gestiunile sunt importante pentru a putea opera din
mai multe locatii sau din aceeasi locatie dar cu operatiuni separate – intrari si
inventar separate, rapoarte grupate pe gestiuni, etc.;
- Categoriile – sunt utilizate pentru a grupa produsele in interfata de vanzare si in
rapoarte;
- Permisiunile utilizatorilor pe gestiuni;
- Lista completa de articole vandute: denumirea acestora, unitatile de masura, pretul
de vanzare, cota TVA.
1. Tipuri de articole in comertul cu bunuri si servicii

Pentru a putea defini gestiunea fizica in UnityRetail este foarte importanta catalogarea
fiecarui articol utilizat in una din cele 3 tipuri:
- Marfa
- Consumabil
- Serviciu
Aceste tipuri nu sunt declarate explicit la introducerea in gestiune, software-ul avand
functionalitatea de a detecta automat din datele introduse ce tip de bun este:
- Marfa este reprezentata de bunurile care sunt achizitionate si revandute cu adaos
comercial. Asupra acestor bunuri nu se aplica nicio prelucare in locatie. Un bun este
marfa in UnityRetail daca se afla intr-o categorie cu produse ce sunt afisate in
interfata de vanzare si are pret de vanzare mai mare decat 0 (de ex.: Coca Cola
250ml);
- Consumabilele sunt acele bunuri necesare desfasurarii activitatii in locatie fara a fi
vandute. Consumabilele au adaosul comercial 0. Un bun este consumabil in
UnityRetail daca este intr-o categorie cu produse ce nu sunt afisate in interfata de
vanzare si are pret de vanzare 0.
- Serviciile sunt prestate direct de catre societatea comerciala clientului final. Pentru
ca nu exista fizic, acestea nu au stoc si nu se pot revinde. Serviciile reprezinta doar o
incasare fara receptie de marfa (de ex. facturarea separata a transportului, extra
garantie, etc.).
6
©ARI-Studio 2019
In afara de cele 3 tipuri, marfurile pot deveni in UnityRetail rebuturi. Rebuturile sunt
produse ce au fost scoase din gestiune, sunt refuzate din diferite motive de client sau sunt
degradate (ambalaj compromis, expirat, etc.) si nu pot fi reintroduse in gestiune: clientul
revine la punctul de vanzare cu un articol ce a fost vandut cu defecte. Pentru ca produsul nu
poate fi reintrodus in gestiune, acesta este scos din gestiune ca rebut.
2. Utilizarea functionalitatilor de baza

UnityRetail este impartit in 3 module principale:
- Modulul Vanzare, destinat vanzatorilor;
- Modulul Administrare;
- Modulul Management.
Majoritatea paginilor din modulele de administrare si management au un format

asemanator: in partea stanga un formular si in partea dreapta un tabel. Pentru datele din
formular se aplica functiile butoanelor de sub formular ( Salveaza , Sterge , Goleste ). Pentru
a introduce date noi in tabel se completeaza formularul si se apasa butonul Salveaza .
Atentie!
Se recomanda evitarea caracterelor speciale (`,&,%,?,!,’,”,*,/,etc.) la introducerea
datelor in campurile formularelor. Utilizatorul este anuntat prin schimbarea culorii in
rosu a campului daca datele introduse nu respecta formatul necesar.
La introducerea valorilor numerice se foloseste semnul “.”(punct) in loc de “,”(virgula)
pentru delimitarea zecimalelor.
Atentie!
Unele campuri ale formularelor prezinta functionalitatea de autocompletare – in
functie de numarul de inregistrari, functia se activeaza la 1 sau 3 caractere introduse,
afisandu-se o lista cu sugestii ce contin valoarea introdusa. Pentru a evita erorile de
introducere a datelor si pentru a pastra formatul identic (majuscule, aceleasi caractere,
etc.) se recomanda selectarea valorii din lista de autcompletare in loc sa se introduca
manual intreaga valoare.
In formularele in care este necesara introducerea unui interval pentru data se selecteaza
valorile prin intermediului extensiei de alegere a datei. Ora nu este camp obligatoriu, iar
valorile se introduc in format HH:MM (10:25, 19:22, 02:45). Daca nu se doreste introducerea
orei, UnityRetail selecteaza datele dupa o ora de incepere a zilei predefinite (de obicei ora
06:00 AM), valoare ce poate fi modificata de echipa ARI-Studio in functie de nevoile
utilizatorului. Intervalul rezultat fara a introduce orele este deci: data selectata de inceput,
ora 06:00 AM pana in data selectata de final, ora 05:59 AM.
Tabelele care permit modificari prin intermediul formularului prezinta o coloana (de
exemplu cod sau denumire) evidentiata cu portocaliu. Daca se selecteaza o celula de acest
7
©ARI-Studio 2019
tip prin click, datele asociate randului din tabel se incarca in formular pentru a putea fi
modificate sau sterse. Dupa efectuarea modificarilor, datele se actualizeaza in tabel prin
apasarea butonului Salveaza . Daca se apasa butonul Sterge inregistrarea din tabel
asociata datelor selectate va fi stearsa. Butonul Goleste este utilizat pentru a goli datele
completate in formular – fara a avea efect asupra datelor din tabelul din dreapta.
Tabelul din partea dreapta a paginii prezinta functionalitati de sortare si filtrare a
datelor. Apasand unul din capetele de coloana se sorteaza tabelul in ordine crescatoare
valorilor din coloana selectata. La a doua apasare valorile se sorteaza descrescator. Pentru a
sorta dupa mai multe coloane se tine apasata tasta Shift in timp ce se selecteaza cu mouse-
ul coloanele respective.
Functionalitatea de filtrare devine activa in momentul in care cursorul mouse-ului este
situat intre capul de tabel si tabelul efectiv – linia aparuta contine campuri in care se scriu
critieriile de filtrare pentru fiecare coloana. Regulile de filtrare sunt:
- “|” sau “OR” - operator logic SAU: “Fructe | Legume” – filtreaza toate articolele care
fac parte din categoria Fructe sau categoria Legume;
- “&&” sau “AND” - operator logic SI: “Magazin && Depozit” – filtreaza toate
articolele care fac parte si din gestiunea Magazin si din gestiunea Depozit;
- “<”,”<=”,”>”,”>=” – operatori matematici de comparare;
- “!” sau “!=” – operator logic de negare: “!Magazin” – filtreaza toate produsele care
nu fac parte din gestiunea Magazin;
- “ ” ” sau “=” - gaseste valori identice: “Cola=” – filtreaza toate produsele care au
denumirea exacta “Cola”, nu gaseste produse asemanatoare – “Coca-Cola” sau “Cola
Zero”;
- “-“ – gaseste valori in interval – “20-50” – filtreaza toate produsele care au pretul
intre 20 si 50 de lei;
- “?” – inlocuitor un caracter “i?n” – filtreaza atat lunile ian (ianuarie) cat si iun (iunie);
- “*” – inlocuitor caractere multiple “C*a” – filtreaza toate produsele care incep cu
litera C si se termina cu litera a, fara a tine cont de numarul de caratere: Cola, Cafea,
Carpeta.
Daca tabelul prezinta subsol cu valori totale, acestea sunt reimprospatate la fiecare
filtrare si calculate doar pentru valorile vizibile.
Butonul Coloane permite afisarea doar a anumitor coloane in raportul generat.
Butonul Tipareste permite deschiderea unei ferestre pentru imprimarea raportului. Din
aceasta fereastra se poate selecta imprimanta ce urmeaza sa fie utilizata precum si
dimensiunea si tipul hartiei folosite. Este tiparit raportul cu ordonarea, filtrarea si coloanele
selectate de utilizator anterior.
Butonul genereaza un raport cu extensia “.csv” ce este stocat de obicei in dosarul
(folderul) “Downloads” din discul C: in documentele utilizatorului. Raportul este denumit
automat, in functie de data si ora la care este descarcat. Acesta poate fi deschis cu un editor
de tabele (Excel) din suitele Microsoft Office, Open Office sau LibreOffice si contine toate
coloanele din tabelul original si doar randurile filtrare (cele care sunt afisate in momentul
apasarii butonului). In unele cazuri, la deschiderea fisierului cu editorul de tabeluri, este
necesara introducerea unor parametrii pentru a putea importa corect raportul: fiecare
celula este delimitata cu simbolul “ ” ”, fiecare coloana este separata cu simbolul “,”, fiecare
rand este delimitat cu simbolul “\n”(Enter).
8
©ARI-Studio 2019
Butonul selecteaza toate datele filtrate (cele care sunt afisate in momentul
apasarii butonului) din tabel. Datele astfel selectate pot fi copiate (Click dreapta -> Copy sau
CTRL+C) in editoare de text (Word) din suitele Microsoft Office, Open Office sau Libre Office
cu sau fara pastrarea formatarii din tabelul initial. De asemenea raportul poate fi direct listat
pe o imprimanta locala atasata PC-ului utilizat sau din reteaua la care acesta este conectat,
fara sa conteze daca UnityRetail se acceseaza de pe calculatorul server sau de pe un
dispozitiv client (Click dreapta -> Print).
Butonul deschide documentul respectiv in format “PDF”. Acesta poate fi vizualizat
cu aplicatii precum Adobe PDF Reader, salvat sau imprimat, dar nu editat.
Butonul deschide documentul respectiv intr-un format Web. Documentul poate fi
selectat si copiat in editoare de text sau tabel. Acest format este utilizat pentru a putea
edita documentul: daca se doreste, se poate schimba forma de prezentare, asezarea in
pagina sau fontul.
Atentie!
Nu va recomandam editarea continutului documentelor in alte aplicatii precum MS
Office sau OpenOffice dupa ce acestea au fost generate. Pentru ca in sistem vor fi salvate
intotdeauna doar fisierele originale, exista posibilitatea aparitiei unor diferente intre
sistem si documentele imprimate.
Atentie!
Echipa ARI-Studio nu isi asuma responsabilitatea pentru datele introduse incorect in
UnityRetail. Din acest motiv, baza de date utilizata este una locala. Pentru ca informatiile
nu se pot verifica si pentru ca nu exista o sursa legala, standardizata si reglementata,
UnityRetail nu incarca din mediul online baze de date ce contin informatii despre clienti
sau furnizori. Datele de identificare trebuie completate de un operator ce are aceasta
sarcina. Va recomandam ca toate documentele sa fie verificate si semnate.
Atentie!
UnityRetail salveaza documentele contabile in format “PDF”, un format needitabil.
Din acest motiv o actualizare in baza de date nu implica automat si modificarea
documentelor. Toate documentele contabile prezinta coduri unice, crescatoare, fara
pauze sau dubluri (asa cum cer si normele contabile). Atat codurile cat si datele
calendaristice pot fi introduse/selectate de catre operator, pe propria raspundere,
pentru a putea corecta greseli pentru documente introduse anterior. Pentru a se evita
situatia in care, in lista de documente exista coduri lipsa sau dubluri, UnityRetail
sugereaza la generarea documentului urmatorul cod disponibil. Sistemul nu va permite
introducerea de doua ori a aceluiasi cod de document. Documentele generate de
UnityRetail pot fi sterse sau modificate/editate si dupa salvare.
9
©ARI-Studio 2019
Atentie!
In urma stergerii sau editarii anumitor documente pot aparea diferente de
actualizare, diferente pe care un sistem informatic nu le poate regla automat: se sterge
un NIR ce a fost deja consumat – in acest caz stocurile pot fi negative iar preturile de
achizitie din rapoartele generate nu vor mai fi relevante. Un caz asemanator este in
momentul in care se sterge o factura emisa intr-o perioada anterioara. Articolele vor fi
reintroduse in gestiune insa ordinea in care s-a facut receptia nu va mai fi relevanta:
stocul de produs din care s-a descarcat initial marfa este deja consumat, iar noul stoc
are un pret mai mare. Pretul de achizitie al produsului reintrodus este pentru stocul
vechi si nu mai este relevant. Din acest motiv echipa ARI-Studio va recomanda sa
evitati pe cat posibil stergerea sau editarea de documente!
Atentie!
Bonurile emise de casa de marcat nu pot fi anulate sau sterse din memoria fiscala a
acesteia. Pentru a anula un bon fiscal emis este necesara intocmirea unui proces verbal
ce contine datele de identificare ale societatii comerciale, ale bonului si motivul anularii
lui. La procesul verbal se anexeaza bonul original. Va recomandam sa verificati sumele de
plata si metoda de plata inainte de tiparirea unui bon fiscal.
3. Prima utilizare
In momentul instalarii, ARI-Studio seteaza sistemul in functie de pachetul ales, de fluxul
de lucru si nevoile fiecarei locatii. Printre functionalitatile presetate in UnityRetail sunt:
- Tipul si modelul casei de marcat utilizate;
- Daca vanzarea de articole se face in general din lista, folosind scanner de coduri de
bare sau cu butoane, folosind touchscreenul;
- Daca in interfata de vanzare sunt afisate detalii despre articole (stocul curent, cota
tva, etc.);
- Daca din interfata de vanzare se pot intocmi Facturi Fiscale, Proforme sau Avize;
- Daca locatia necesita alte campuri de identificare ale articolelor (de ex. ISBN pentru
librarii);
- Tipurile de cantar, afisaj client si scanner coduri de bare;
- Daca este afisat istoricul de stornari;
- Daca se exporta date catre alte aplicatii de contabilitate;
- Daca se lucreaza cu stocuri negative;
- Daca sistemul este utilizat si pentru a gestiona stocurile;
- Daca firma este sau nu platitoare de TVA;
- Cotele TVA;
- Daca se accepta plata cu cardul;
- Daca se accepta plata cu tichete de masa sau cadou;
10
©ARI-Studio 2019
- Daca se permite introducerea de produse cu preturi variabile;

- Daca este necesara autentificarea pentru discounturile predefinite;
- Metoda de descarcare din gestiune (FIFO, LIFO, CMP: Cost Mediu Ponderat);
- Daca se utilizeaza fereastra de calcul rest in interfata de vanzare;
- Datele de identificare si facturare ale firmei;
- Seriile pentru documentele contabile.
O parte din aceste setari pot fi schimbate de echipa ARI-Studio si dupa inceperea
activitatii, pe masura ce fluxul de lucru este schimbat sau adaptat.
Atentie!
Va recomandam sa verificati datele de identificare ale companiei dvs. utilizate pentru
generarea de documente contabile: in interfata de Administrare, tabul Documente,
pagina NIR, cele 3 campuri needitabile din partea de stanga-sus a ferestrei.
Dupa instalarea software-ului sunt creati 3 utilizatori predefiniti:

- Utilizatorul “Mentenanta” – utilizatorul cu care operatorii nostri acceseaza sistemul
(doar in momentul in care dvs. permiteti accesul) pentru mentenanta. Este
recomandat sa nu stergeti acest cont;
- Utilizatorul “Administrator” cu parola “1”;
- Utilizatorul “Operator” cu parola “2”;
Atentie!
UnityRetail utilizeaza multiple masuri de securitate. Pentru a nu permite aflarea
parolelor altor utilizatori prin incercari repetate, sistemul foloseste o metoda de
autentificare asemanatoare PIN-ului bancar: dupa un numar de incercari de autentificare
gresite sistemul se blocheaza pentru o perioada si afiseaza mesajul “Prea multe incercari
de autentificare. Asteptati o perioada!”. Pentru a putea continua activitatea in mod
normal, operatorul trebuie sa astepte 5 minute pana la urmatoarea incercare.
De asemenea pot fi deja create Gestiuni, Categorii si Articole de test cu scopul

prezentarii initiale a aplicatiei si setarii echipamentelor periferice.
Pentru a incepe configurarea si utilizarea sistemului este nevoie sa se stearga aceste
date fictive (Gestiuni, Categorii, Articole).
11
©ARI-Studio 2019
Modulul Vanzare
Pentru ca o mare parte din configurarea initiala a UnityRetail se refera la modul in
care vanzatorii utilizeaza interfata de vanzare (categoriile, articolele, etc.) consideram ca
este oportuna prezentarea in primul rand a modulului Vanzare. Astfel puteti cunoaste
functionalitatile si restrictiile utilizate in modulul Vanzare si puteti configura in mod optim
UnityRetail din prima incercare.
1. Interfata de vanzare
Echipa ARI-Studio a dezvoltat aceasta interfata avand in vedere mai multe criterii:
- Usurinta in utilizare;
- Usurinta in invatare – interfata este gandita pentru ca operatorii sa deprinda reflexe
– astfel un vanzator poate utiliza cu eficienta maxima si instinctiv UnityRetail dupa
doar cateva zile;
- Rapiditatea in utilizare – interfata este realizata pentru a vinde cat mai rapid; astfel
ca pentru unele comenzi este nevoie de apasarea a doar 3 taste pentru intreg
procesul de vanzare. Desi functionalitatile rar folosite sunt trecute in planul
secundar, UnityRetail nu prezinta niciun compromis, adaptandu-se oricaror cerinte
si situatii speciale in procesul de vanzare;
- Interfata se adapteaza in functie de fluxul de lucru ales – de la cel mai simplu la cel
mai complex;
- Asigurarea securitatii sistemului pentru a nu permite angajatilor distorsionarea
informatilor. O multitudine de mecanisme de securitate sunt implementate in
UnityRetail printre care si necesitatea autentificarii cu parola de administrator sau
manager pentru anumite operatiuni. In functie de fluxul de lucru ales si de
preferintele administratorului, echipa ARI-Studio poate modifica functionalitatile la
care este sau nu necesara autentificarea cu parola;
- Feedback-ul si sugestiile clientilor de-a lungul colaborarii noastre cu acestia; Interfata
de vanzare, precum si intreg sistemul UnityRetail a fost imbunatatit in mod
continuu.
Interfata de vanzare este gandita pentru o utilizare asemanatoare citirii unei carti: de la
stanga catre dreapta. Aceasta este impartita in mai multe zone dupa cum se poate observa
si in urmatoarea imagine:
12
©ARI-Studio 2019
2. Selectie Interfata
Interfata de vanzare a UnityRetail este conceputa pentru a putea fi folosita in doua
fluxuri de lucru:
- Cand articolele sunt in numar foarte mare si se foloseste un scanner de coduri de

bare se recomanda vanzarea cu articole afisate in lista – in general vanzarea se face
utilizand coduri de bare si doar in anumite cazuri este necesara cautarea unui produs
– pentru a il vinde sau pentru a consulta stocul;
- Cand articolele sunt putine si se foloseste touchscreen-ul – articolele sunt afisate ca
si butoane suficient de mari pentru a folosi functiile touchscreen-ului.
Un operator poate oricand sa treaca dintr-o interfata in alta de vanzare; echipa ARI-
Studio poate configura interfata de vanzare predefinta – cea care este afisata prima.
3. Categoriile
In partea din stanga, sunt afisate categoriile in ordine alfabetica. Butonul “+” este
afisat automat in partea de sus a zonei si este utilizat pentru a deschide o fereastra cu toate
categoriile introduse in gestiune. Butonul apare doar in cazul in care nu toate butoanele cu
categorii pot fi afisate pe ecran (datorita numarului prea mare sau dimensiunii prea mici a
ecranului). Butonul “Toate” reseteaza cautarea dupa o categorie si afiseaza intrega lista cu
articole. Sunt afisate doar categoriile ce contin minim un produs (categoriile nu sunt goale)
apartinand unei gestiuni la care operatorul are acces. Nu sunt afisate categoriile de materii
prime, consumabile si semipreparate. Prin click pe o categorie, in zona “Articole” se filtreaza
doar articolele din categoria respectiva.
13
©ARI-Studio 2019
4. Multiplicatorul
In partea din dreapta a multiplicatorului, in campul alb, se afiseaza cantitatea curenta cu
care se lucreaza. Acesta are valoarea initiala 1 si poate fi modificata in doua moduri:
- Prin apasarea butoanelor X2 , X3 , X4 , etc.: aceste butoane inmultesc valoarea din
camp cu valoarea butonului apasat. Pentru a evita greselile, valoarea maxima
introdusa prin aceasta metoda nu poate depasi 99. Daca se greseste valoarea
introdusa, campul poate fi adus inapoi la valoarea standard “1” apasand butonul 0 ;
- Prin apasarea pe camp: se deschide o ferastra care permite introducerea manuala a
unei valori, prin intermediul unei tastaturi virtuale sau reale. In acest camp se pot
introduce inclusiv valori fractionate (0.225, .23, 1.5) cu pana la 3 zecimale. Dupa
apasarea butonului OK , fereastra se inchide si valoarea este incarcata in casuta
alba. Daca este conectat un cantar digital cu conexiune la sistem in interfata va fi
afisat si butonul Preia pentru a citi automat cantitatea asezata pe platan.
Campul ce contine cantitatea curenta trebuie setat inainte de a selecta articolul. Astfel
ca pasii de urmat pentru a incarca pe nota curenta un articol sunt: se selecteaza categoria
dorita – se selecteaza cantitatea dorita – se selecteaza articolul dorit. Unui produs introdus
pe nota nu i se poate schimba cantitatea decat prin stergere completa si introducere cu
valoarea corecta. De asemenea, un produs introdus pe nota cu o cantitate multipla nu poate
fi separat in doua note de plata (o pozitie din nota curenta ce contine 3 bucati “Pix” nu
poate fi impartita in doua note de plata; pentru acest caz se recomanda marcarea pe nota
de plata de 3 ori a articolului “Pix”).
Se poate introduce pe nota curenta un produs prin click multiplu pe denumirea sa. Pe
nota curenta se vor introduce mai multe pozitii ale articolului (fiecare avand cantitatea 1),
insa la tiparirea notei de plata, a bonului fiscal, a facturii, a avizului si a proformei, produsele
se vor cumula intr-o singura pozitie.
5. Articolele
In zona “Articole” sunt afisate articolele din gestiune, din categoria selectata sau care
coincid cu criteriile de filtrare. Un articol poate fi afisat in trei feluri in interfata de vanzare
cu lista:
- Pe fundal rosu, daca nu exista stoc din acest articol;
- Pe fundal galben, daca stocul curent este mai mic decat stocul critic;
- Pe fundal alb, daca articolul este in stoc si are stocul curent mai mare decat stocul
critic;
Un articol poate fi afisat in doua feluri in interfata de vanzare cu butoane:
- Pe fundal gri, daca nu exista stoc din acest articol;
- Pe fundal colorat, in functie de culoarea atribuita categoriei atunci cand este in stoc.
In functie de dimensiunea ecranului, produsele sunt afisate pe mai multe randuri si
coloane. Consideram ca o categorie cu prea multe articole ingreuneaza munca operatorului
– atat prin timpul pierdut cautand in interfata cu butoane articolul efectiv cat si prin
efectuarea de scroll. Va recomandam deci ca o categorie ce contine mai multe articole decat
pot fi afisate pe ecran sa fie impartita in doua sau mai multe categorii mai mici.
14
©ARI-Studio 2019
Daca UnityRetail este setat sa nu permita vanzarea cu stoc negativ, in momentul in care
se doreste vanzarea unui articol fara stoc, utilizatorul este avertizat printr-un mesaj ca
acesta nu poate fi introdus pe nota curenta. Daca se permite vanzarea cu stoc negativ orice
articol poate fi inserat pe nota curenta.
6. Articole cu pret variabil

Anumite articole pot avea un pret variabil, mai ales atunci cand UnityRetail este utilizat
pentru a vinde preponderent servicii. O situatie asemanatoare apare cand se doreste
introducerea unui discount valoric, ce poate sa difere de la client la client. In cazul in care se
doreste ca un articol sa aiba pretul variabil este suficient ca in interfata de administrare
pretul de vanzare sa fie setat la valoarea „0”. In momentul introducerii produsului pe Nota
Curenta, sistemul va afisa o fereastra in care operatorul trebuie sa introduca pretul de
vanzare (daca enitatea este platitoare de TVA pretul va include si aceasta taxa).
Atentie!
Pretul de vanzare al marfurilor este fix, modificarea de pret in cazul unui stoc existent
necesita generarea unui proces verbal de modificare de pret. Va recomandam sa nu
comercializati aceeasi marfa la preturi diferite in aceeasi zi.
7. Nota Curenta
In partea dreapta a ferestrei este afisata nota curenta. Aceasta are un caracter
persistent – ramane deschisa pana in momentul in care se finalizeaza vanzarea (tiparire bon
fiscal) sau se sterg toate articolele – inclusiv daca UnityRetail sau unitatea PC sunt inchise
intre timp. Fiecare rand este ocupat de cate un articol: sunt afisate numarul curent,
denumirea acestuia, cantitatea vanduta, pretul unitar si o casuta de validare. Prin click pe
numarul curent se deschide o fereastra ce ne permite sa aplicam discounturi procentuale
sau valorice pentru reperul curent. Discounturile procentuale sunt predefinite in modulul
Administrare.
Dupa apasarea butonului OK , informatiile sunt salvate iar numarul curent asociat
articolului este evidentiat cu un fundal albastru, pretul articolului si valoarea totala a notei
curente sunt actualizate. Daca discountul este setat la valoarea initiala (“-“ pentru
procentual si “0” pentru valoric) fundalul numarului curent devine din nou alb.
Casuta de validare este initial bifata. Functionalitatile butoanelor din zona “Butoane
Nota Curenta” sunt aplicate doar produselor ce au aceasta casuta bifata: se face plata
pentru articolele selectate, se sterg produsele selectate. Pentru ca de multe ori se doreste
stergerea unui singur produs, pentru a scurta timpii necesari acestei operatiuni, se poate
apasa celula “Sel.” din capatul de tabel. Prin apasarea acesteia toate casutele sunt
deselectate, putand sterge doar unul sau doua produse. Daca se apasa a doua oara celula,
toate produsele sunt din nou selectate.
15
©ARI-Studio 2019
Campul Total afiseaza totalul notei curente, pentru articolele selectate si avand
discounturile pe fiecare produs deja aplicate.
8. Butoane Nota Curenta

Dupa cum s-a afirmat anterior, cele patru butoane afisate sub zona “Nota Curenta” sunt
utilizate pentru a manipula doar produsele selectate de pe aceasta:
- Adauga – prin apasarea acestui buton se insereaza in Nota Curenta produsul al
carui cod de bare a fost introdus in campul alaturat;
- Plata – prin apasarea acestui buton se deschide o ferastra prin care se finalizeaza
vanzarea;
- Sterge – butonul sterge de pe nota curenta si reintroduce in gestiune produsele
selectate.
9. Ferastra “Plata”
Fereastra “Plata” este afisata la apasarea butonului Plata , daca sunt selectate articole
din nota curenta. Functiile continute de aceasta fereastra sunt aplicate doar articolelor
selectate din nota curenta. Astfel, daca se doreste plata separata, nota curenta poate fi
impartita in doua: se selecteaza o parte din produse pentru primul bon/client si se tipareste
bonul fiscal; sunt eliminate automat de pe nota curenta articolele vandute, fiind afisate
ulterior doar produsele neselectate; acestea pot fi vandute pe un alt bon fiscal. Fereastra
“Plata” contine, la randul sau mai multe campuri si butoane:
- Scanarea cardului sau introducerea codului de client pentru modulul de fidelizare –
in functie de discountul setat pe card sau pe client, sistemul aplica automat
reducerea predefinita;
- Introducerea CIF-ului clientului pentru tiparirea acestuia pe bonul fiscal (se tipareste
de obicei la cererea clientului); se poate selecta daca CIF-ul contine sau nu RO
(clientul este platitor sau neplatitor de TVA);
- In campul discount se poate introduce un discount procentual sau valoric, aplicat
intregii note, dupa aplicarea discounturilor pe fiecare produs. Discounturile
procentuale sunt predefinite in modulul Adiministrare si sunt utilizate in general
pentru promotii. Daca se doreste acordarea unui discount personalizat, in functie de
client, se poate introduce un discount valoric (in Lei) prin selectarea valorii “Lei” din
campul din dreapta.
Atentie!
Anumite case de marcat pot tipari bon fiscal doar cu discount procentual sau doar cu
discount valoric. UnityRetail face automat conversia intre discountul introdus de
utilizator (indiferent daca este procentual sau valoric) la discountul acceptat de casa de
marcat. Este important de mentionat ca in unele cazuri pot exista mici diferente intre
suma din UnityRetail si totalurile din bonul fiscal, datorita aproximarilor.
16
©ARI-Studio 2019
Pe langa discounturile procentuale predefinite sunt afisate inca doua discounturi:

Protocol si 100%. Aceste discounturi sunt folosite in mai multe situatii, in functie de
fluxul de lucru. Astfel ca, la inchiderea unei note avand selectat Protocol se tipareste
un bon fiscal ce contine toate produsele selectate din nota curenta, la pretul de
achizitie.
Atentie!
Daca nu sunt efectuate toate receptiile de marfa in mod corect si complet (generare
NIR), bonul fiscal astfel rezultat poate prezenta date eronate.
Echipa ARI-Studio va recomanda folosirea discountului “Protocol” pentru a vinde

articolele consumate de personalul locatiei. Aceasta este metoda cea mai des
utilizata, descarcand bunurile din gestiune fara adaos – pretul de vanzare fiind egal
cu pretul de intrare.
Discountul 100% finalizeaza vanzarea fara a tiparii bon fiscal: articolele sunt
eliminate de pe nota si descarcate din gestiune.
Atentie!
Discountul 100% nu este gandit pentru a fi utilizat in scopuri ilegale! Din acest motiv
bonurile ce au discount 100% sunt inregistrate in mod normal in rapoartele de vanzari, in
acelasi mod precum bonurile obisnuite. Discountul 100% este utilizat in diverse situatii
precum cele in care se ofera gratuitati sau bonusuri si se doreste totusi descarcarea
gestiunii si relevarea produselor in rapoarte. De asemenea, o parte din locatiile de pe
piata folosesc aceasta metoda pentru a marca protocolul (consumul personalului).
- Valoarea Total afisata sub discount reprezinta valoarea finala de plata, pentru
articolele selectate, incluzand discounturile setate pe fiecare produs precum si pe
toata nota de plata;
- Apasarea butonului Cash genereaza un bon fiscal achitat cu numerar, pentru
articolele selectate. Acestea sunt eliminate din nota curenta; daca toate reperele
sunt selectate Nota Curenta este eliberata si procesul de vanzare este finalizat;
- Apasarea butonului Card genereaza un bon fiscal achitat cu cardul, pentru bunurile
selectate, asemanator butonului Cash ;
17
©ARI-Studio 2019
Atentie!
Pentru ca bonurile fiscale emise de casa de marcat nu pot fi anulate decat manual (
prin completarea unui proces verbal) se recomanda intai debitarea cardului clientului
utilizand POS-ul bancar. Dupa validarea tranzactiei se poate emite bonul fiscal cu
metoda de plata Card care va fi atasat bonului emis de POS-ul bancar. Se evita astfel
situatia in care se emite bon fiscal achitat prin tranzactie cu cardul, clientul doreste sa
plateasca prin card suma, dar fondurile sunt insuficiente.
- Pentru situatiile in care se doreste achitarea unei sume prin mai multe metode
simultan, se apasa butonul Plata Combinata : fereastra deschisa contine campuri in
care se introduc sume aferente fiecarei metode de plata: cash, card si daca se
accepta in locatie, tichete (de masa sau cadou). Campul “Cash” nu este editabil si
este utilizat ca si control: in el este afisata suma initiala si dupa completarea
celorlalte campuri suma ramasa. Daca se doreste plata atat cash cat si card, se
introduce in campul “Card” suma care se doreste a fi achitata prin transfer de pe
card. UnityRetail verifica daca suma este mai mica decat suma totala si actualizeaza
diferenta de plata prin cash. Daca se utilizeaza tichetele, se selecteaza din lista tipul
de tichet folosit pentru plata si se alege numarul acestora. UnityRetail calculeaza
automat suma achitata prin tichete si diferenta de plata. Daca se plateste cu mai
multe tipuri de tichete se selecteaza din lista valoarea “Diverse” si se introduce
manual valoarea. In cazul in care se doreste plata doar cu cardul bancar si cu tichete,
se completeaza diferenta ramasa intre valoarea si tichetelor si totalul de plata in
campul card, campul cash avand in final valoarea 0;
- Echipa UnityRetail poate adauga la cerere si alte metode de plata – plata la termen
cu bon fiscal, plata cu vouchere online, etc.;
- Factura... , Proforma... , Aviz... – butoanele sunt afisate doar daca sistemul este
configurat pentru a permite generarea acestor documente din interfata de vanzare.
Functionalitatea acestora este descrisa in Modulul Administrare – Tabul Facturare;
- Rebut – butonul marcheaza produsele selectate ca fiind rebuturi. In functie de
fluxul de lucru ales, la apasarea butonului Rebut se poate cere sau nu parola unui
Administrator sau Manager pentru a incheia actiunea.
10. Utilizarea unui scanner de coduri de bare
Daca UnityRetail este configurat sa functioneze utilizand un scanner de cod de bare, in

formularul din modulul Administrare, tabul “Stocuri” – fereastra “Gestiune” este afisat un
alt camp: “Cod Bare”. Acest camp poate fi completat manual, de la tastatura, sau folosind
scannerul de coduri de bare. Pentru a evita erori de operare, intr-o gestiune un cod de bare
trebuie sa fie unic, in acelasi mod cum denumirea produsului trebuie sa fie unica in
gestiune.
18
©ARI-Studio 2019
11. Utilizarea cantarului electronic (balantei)

UnityRetail poate fi configurat sa cantareasca, in functie de echipamentul periferic, in
modul autonom sau semi-autonom: cantarele electronice ce prezinta functia de conexiune
la PC pot fi utilizate pentru a transmite in mod automat date catre UnityRetail. Transmisia
se realizeaza in mod normal la terminarea cantaririi produsului (autonom) sau prin apasarea
unui buton de pe tastatura cantarului (semi-autonom). Pentru anumite tipuri de cantar
cantitatea trebuie preluata din acesta apasand butonul Preia . Greutatea este transmisa in
UnityRetail si afisata in casuta alba din zona “Multiplicator” (unde se afiseaza cantitatea
selectata in mod curent). Pentru ca fiecare model de cantar transmite datele cu parametrii
si unitati de masura intr-un mod propriu, va rugam contactacti echipa ARI-Studio pentru a
va sugera anumite setari si ce unitati de masura trebuie folosite pentru produsele cantarite
cu modelul respectiv.
12. Utilizarea ferestrei de rest

O fereastra pentru calculul restului este afisata la finalizarea vanzarii in cazul in care
UnityRetail are activata aceasta functionalitate: se introduce suma de bani primita de la
client si daca aceasta este corecta (mai mare decat suma de plata) se afiseaza restul ce
trebuie returnat clientului. Fereastra poate fi inchisa in orice moment de utilizator daca nu
este necesara, fara a intrerupre procesul de vanzare.
13. Verificarea sumelor incasate

Exista situatii in care bonul fiscal nu poate fi tiparit – casa de marcat ramane fara hartie,
cablul de comunicatie este scos ori casa nu este setata in modulul de comunicatie cu
calculatorul, sau cand POS-ul bancar genereaza erori de comunicatie. Pentru a evita
situatiile in care raman bonuri netiparite si pentru a nu exista diferente intre sumele
evidentiate in UnityRetail si cele din casa de marcat/POS bancar operatorul are posibilitatea
de a verifica sumele incasate prin sistem: apasand pe zona “Utilizatorul Conectat” este
deschisa o fereastra ce afiseaza sumele incasate de la deschiderea activatii atat per total cat
si pe fiecare metoda de plata, precum si posibilitatea de a tipari un Raport Informativ (
Raport X ) pentru a verifica sumele memorate in casa de marcat. In functie de diferente, se
poate opta pentru retiparirea bonului fiscal sau redebitarea cardului bancar al clientului (in
cazul in care exista diferente intre sistem si echipamentele fiscale).
19
©ARI-Studio 2019
Modulul Administrare
Modulul Administrare este utilizat pentru a gestiona intreaga activitate desfasurata prin
intermediul UnityRetail. Utilizatorii care au acces la acest modul sunt utilizatorii cu cele mai
inalte permisiuni in sistem si pot modifica aproape orice informatie: datele articolelor
inclusiv pret si cantitati, parolele tuturor utilizatorilor, configuratia gestiunilor, categoriilor,
etc. Din acest motiv se recomanda ca doar persoanele precum proprietarii sau
administratorii locatiei sa aiba acces la acest modul. Panoul de administrare al UnityRetail
este gandit sa fie accesat in sensul citirii unei carti: de la stanga la dreapta, de sus in jos.
Configurarea se incepe de la primul tab din stanga (Administrare) spre dreapta, de la prima
pagina de sus (Personal) in jos. Ferestrele marcate cu “*” pot sau nu sa fie afisate in sistem,
in functie de fluxul de lucru ales.
1. Panoul principal
Panoul principal reprezinta prima fereastra deschisa atunci cand se acceseaza modulul
de Administrare si se poate oricand reveni la el prin click pe logo-ul UnityRetail din partea
stanga sus. In pagina sunt afisate scurte statistici despre ziua in curs: cine a deschis ziua, ora
deschiderii, valoare incasari, numar articole vandute, numarul de utilizatori, numarul de
articole, numarul de categorii si ultimul backup precum si grafice referitoare la structura
articolelor pe categorii si gestiuni.
In panoul principal sunt afisate anumite avertizari referitoare la activitatea locatiei:
1. “Gestiunea contine produse comune cu alta gestiune la care are acces utilizatorul!
Va rugam modificati PERMISIUNILE pentru utilizatorii…” - aceasta atentionare
notifica utilizatorul ca intr-o gestiune din UnityRetail exista produse cu aceeasi
denumire. Stergerea unuia dintre produse sau modificarea denumirii sale o sa
opreasca aceasta atentionare. Daca notificarea continua inseamna ca exista si alte
articole cu aceleasi denumiri;
2. “Ziua nu a fost inchisa de peste 24 de ore!” - deoarece casele de marcat se
blocheaza dupa o perioada de peste 24 de ore de la scoaterea ultimului Raport
Fiscal Zilnic (Raport Z), UnityRetail atentioneaza utilizatorul daca sistemul a
functionat mai mult de 24 de ore de la ultima inchidere de zi;
3. “Urmatoarele facturi emise neincasate au depasit termenul de plata:…” – exista
facturi emise de societate care si-au depasit scadenta si nu au fost incasate;
4. “Urmatoarele facturi receptionate neachitate au depasit termenul de plata:…” –
exista facturi receptionate care si-au depasit scadenta si nu au fost achitate;
Sistemul poate functiona normal si atunci cand cauzele acestor atentionari nu sunt
rezolvate.
In partea stanga-sus a panoului principal sunt afisate 4 butoane:
- Butonul Deschide Zi incepe activitatatea. Daca ziua este inchisa, vanzatorii nu pot
accesa modulul de Vanzare. Inainte de a deschide ziua asigurati-va ca toate
perifericele sunt pornite – casa de marcat este pornita si, daca este cazul, se afla in
20
©ARI-Studio 2019
modulul vanzare sau comunicare PC, cantare, etc. Dupa deschiderea zilei se pot
efectua vanzari in mod normal;
- Butonul Inchide Zi efectueaza operatiuni pentru inchiderea zilei. Pentru ca unele
case de marcat compatibile cu UnityRetail nu accepta comanda de tiparire Raport
Fiscal Zilnic (Raport Z) direct din PC, dupa inchiderea zilei in UnityRetail, acesta
trebuie generat manual din casa de marcat (doar unde este cazul), folosind
instructiunile provenite de la distribuitorul casei.
- Intotdeauna sumele din caserie sau incasate de vanzatori trebuie sa coincida cu
suma totala inscrisa in casa de marcat. Din motive practice, personalul poate primi la
inceputul zilei o suma din care acorda restul primilor clienti. Aceasta suma este
numita fond de rest si trebuie introdusa in casa de marcat tocmai pentru a pastra
echilibrul mentionat mai devreme. Prin apasarea butonul Depunere Num. ,
UnityRetail genereaza un bon nefiscal pe casa de marcat prin care se incarca
memoria casei cu valoarea declarata. La sfarsitul zilei aceasta suma se poate retrage
apasand butonul Retragere Num. , poate fi pastrata in casa pentru a doua zi sau
depusa la banca. Butonul Retragere Num. face operatiunea inversa butonului
Depunere Num. .
Atentie!
Majoritatea caselor de marcat compatibile cu UnityRetail reseteaza dupa scoaterea
Raportului Z valoarea fondului de rest, astfel ca la inceputul urmatoarei zile, daca suma nu
este inca memorata, trebuie introdusa din nou cu ajutorul butonului Depunere Num. ..
Atentie!
Raportul Z este document legal, necesar atat in contabilitate cat si in cazul unui
control. Va recomandam sa tipariti acest raport la inchiderea zilei sau la maxim 24 de ore
de la ultima tiparire a sa si sa pastrati fiecare exemplar, indiferent daca valoarea acestuia
este 0.
2. Tabul “Administrare”
Prin tabul “Administrare”, utilizatorul poate configura principalele caracteristici si
functionalitati ale UnityRetail, caracteristici asupra carora se intervine mai rar.
2.1. Personal
Atentie!
Va rugam creati un nou utilizator cu rol de administrator inainte de stergerea celui
predefinit.
21
©ARI-Studio 2019
Pentru a scurta numarul de operatiuni necesare autentificarii, UnityRetail se foloseste

doar de parola pentru a determina ce utilizator acceseaza la momentul respectiv sistemul.
Din acest motiv nu doar denumirea utilizatorilor trebuie sa fie unica dar si parolele acestora.
Fiecare utilizator declarat in pagina personal poate avea un singur rol: administrator,
vanzator, manager:
- Administratorul are permisiuni complete in modulul de administrare;
- Managerul are permisiuni partiale in modulul de administrare – poate sa
inchida/deschida ziua, sa genereze NIR-uri, Bonuri Consum, Registre de Casa, facturi,
avize si proforme, sa vizualizeze rapoartele de vanzari. Managerul nu poate sa:
creeze sau sa modifice gestiuni, categorii, utilizatori. De asemenea nu poate sa
introduca articole noi sau sa modifice datele acestora (pret, cantitatea existenta,
etc.);
- Vanzatorul are permisiunea de a vinde produse din interfata de vanzare.
Daca se doreste ca un operator sa aiba doua roluri (de exemplu manager si vanzator)
este necesar sa se creeze doi utilizatori cu nume si parole diferite: un utilizator cu permisiuni
de manager si un alt utilizator cu permisiuni de vanzator. Denumirea fiecarui utilizator este
de uz intern si nu apare in niciun document oficial - de aceea se pot folosi si alias-uri.
Parolele utilizate sunt recomandate sa fie:
- Compuse din litere, cifre, atat majuscule cat si caractere normale, caractere speciale,
avand o lungime cat mai mare, pentru rolurile de administrator si manager;
- Formata doar din cifre pentru vanzatori;
Daca se foloseste un cititor de carduri magnetice, se completeaza denumirea, se
selecteaza rolul dorit, se da click in casuta corespunzatoare parolei si se scaneaza in mod
normal cardul.
Daca utilizatorul emite si facturi, avize, proforme, in pagina “Personal” sunt disponibile si
alte campuri ce pot fi completate in formular: numele si prenumele reale, seria si numarul
actului de identitate, CNP-ul. Aceste date sunt oficiale si sunt utilizate pentru a completa
campurile din documentele emise din UnityRetail.
ARI-Studio poate adauga la comanda noi roluri in UnityRetail daca se doreste crearea de
utilizatori cu functii specifice locatiei dumneavoastra (de exemplu manager cu permisiuni
sporite).
2.2. Gestiuni
In pagina “Gestiuni” se declara fiecare gestiune utilizata. Ulterior gestiunile pot fi
modificate sau sterse. Casuta „Gestiune externa UnityRetail” este utilizata pentru fluxuri de
lucru in care unitatea transfera stocuri catre un alt punct de lucru ce nu utilizeaza sistemul
UnityRetail. In acest caz la generarea unui Bon Transfer nu se mai verifica existenta
articolelor si in gestiunea de destinatie.
22
©ARI-Studio 2019
Atentie!
In momentul stergerii unei gestiuni, din motive de siguranta, produsele din gestiunea
respectiva nu sunt sterse. Gestiunea poate fi reintrodusa daca aceasta a fost stearsa din
greseala, chiar daca i se aloca un alt cod unic. Daca gestiunea a fost stearsa intentionat,
toate produsele apartinand gestiunii trebuie actualizate manual.
2.3. Categorii
In pagina “Categorii” se declara categoriile dupa care vor fi grupate articolele. Pentru a
fluidiza vanzarea, produsele din fiecare categorie pot avea o culoare specifica in interfata de
vanzare cu butoane. In timp, vanzatorii memoreaza culorile si navigheaza mai rapid prin
interfata de vanzare, scazand riscul de a marca articole din alta categorie decat cea dorita.
Pentru a introduce o noua categorie se completeaza denumirea acesteia, se selecteaza
culoarea pentru produsele din categoria respectiva si se bifeaza daca produsele din
categorie se vand sau nu. Produsele care nu se vand sunt consumabilele. ARI-Studio
recomanda crearea a cel putin unei categorii care contine articole ce nu se vand:
Consumabile.
Atentie!
In momentul stergerii unei categorii, din motive de siguranta, produsele din categoria
respectiva nu sunt sterse. Categoria poate fi reintrodusa daca aceasta a fost stearsa din
greseala chiar daca i se aloca un alt cod unic. Daca categoria a fost stearsa intentionat,
toate produsele apartinand categoriei trebuie actualizate manual.
2.4. Unitati Masura

In pagina “Unitati Masura” se declara unitatile de masura ce vor fi asociate articolelor si
cu care va lucra sistemul. Pe langa denumirea unitatii de masura, putem atribui un ordin de
multiplicare ce are ca rol echivalarea unitatilor cantarite: atunci cand cantarul trimite valori
in kilograme si articolul este salvat in grame, unitatea de masura grame va avea ordin de
multiplicare 1000; in cazul in care cantarul trimite valori in grame si avem articole in
kilograme, ordinul de multiplicare aferent este 0.001. Putem selecta daca unitatea de
masura este predefinita – la fiecare articol nou creat se sugereaza intai aceasta unitate.
2.5. Discounturi
In pagina “Discounturi” se declara discounturile procentuale utilizate in modulul de
vanzare. Fiecare discount adaugat este caracterizat de o denumire si o valoare procentuala
cu pana la doua zecimale.
23
©ARI-Studio 2019
2.6. Tichete*
In pagina “Tichete” se introduc tichetele de masa/cadou pe care locatia le accepta.
Fiecare tichet inserat are un nume si o valoare.
2.7. Permisiuni Gestiuni

UnityRetail este dezvoltat pentru a satisface un numar mare de fluxuri de lucru. In unele
dintre aceste fluxuri de lucru, locatia dispune de mai multe gestiuni la care au acces doar
anumiti vanzatori. De asemenea, UnityRetail poate lucra pe o baza de date centralizata
utilizata pentru mai multe locatii. Fiecare locatie are anumite gestiuni si un vanzator poate
avea acces doar la cele atribuite locatiei unde isi desfasoara activitatea. In pagina
“Permisiuni Gestiuni” se manageriaza permisiunile fiecarui vanzator pe fiecare gestiune.
Astfel ca, un vanzator poate avea acces pe una, mai multe sau toate gestiunile din baza de
date. Un vanzator care are permisune pe 2 gestiuni va fi adaugat de doua ori in tabelul cu
permisiuni, cate o data pentru fiecare gestiune (se introduce numele utilzatorului si
denumirea primei gestiuni, se salveaza, se introduce numele utilizatorului si denumirea celei
de-a doua gestiuni si se salveaza).
2.8. Backup
In pagina “Backup” se pot crea copii de rezerva ale bazei de date, se poate realiza
stergerea bazei de date sau importul bazei de date. Baza de date nu poate fi stearsa fara un
backup in prealabil.
3. Tabul “Stocuri”
Tabul “Stocuri” este destinat controlului stocurilor din locatie: administrarea listei de
articole (gestiunii), inventarierea, miscarea stocurilor, etc. .
3.1. Gestiune
In aceasta pagina sunt gestionate toate articolele necesare desfasurarii activitatii in
locatie: marfa, consumabile, obiecte inventar, etc.. Pentru a introduce un produs nou este
nevoie de:
- Denumire – acest atribut trebuie sa fie unic fiecarei gestiuni. Doua articole nu pot
avea aceeasi denumire in aceeasi gestiune. Din acest motiv se recomanda
introducerea produselor dupa reguli interne: pentru vanzare este introdus articolul
finit cu denumirea “Cif Clean”, in timp ce consumabilul utilizat in locatie este
introdus sub denumirea “Cif Clean C” sau “Cif Clean Consumabil”.
- Denumire CM - Anumite modele de case de marcat permit un numar maxim de
caractere la imprimarea denumirii, numar specificat in manualul de instructiuni al
acesteia. Pentru ca anumite articole au denumiri lungi, in acest camp se poate
24
©ARI-Studio 2019
introduce o denumire prescurtata, ce este trimisa la casa de marcat. In mod normal

sistemul copiaza automat in campul “Denumire CM” valoarea introdusa in campul
“Denumire” si ramane optiunea utilizatorului daca doreste sa prescurteze sau sa
modifice denumirea ce se trimite la casa de marcat.
Atentie!
Este recomandat ca pentru articole care au aceeasi denumire dar cantitati diferite de
vanzare sa se insereze in denumire si cantitatea, fiind obligatorie tiparirea acesteia pe
bonul fiscal pentru diferentiere; luati in considerare numarul maxim de caractere permis
de casa de marcat (Cola 500ml si Cola 330ml).
- Gestiune – gestiunea din care face parte un articol (una din cele definite in tabul
“Administrare” – pagina “Gestiuni”, inainte de introducerea propriu-zisa a
articolului). Fiecare articol este identificat in UnityRetail prin denumirea si gestiunea
din care face parte (pentru ca denumirea poate sa existe in mod identic in doua
gestiuni diferite). De aceea, un produs poate fi incarcat in formular, daca exista, atat
prin efectuarea unui click pe codul acestuia din tabel, cat si prin introducerea in
formular a denumirii si gestiuni din care face parte;
- Cod bare* - codul de bare al articolului, se poate scana cu cititorul de coduri de bare
sau poate fi introdus manual; pentru articolele care nu prezinta coduri de bare pe
ambalaj, sistemul poate genera automat un cod de bare unic ce poate fi apoi tiparit
si lipit pe articol. Pentru aceasta functie se apasa tasta Auto din partea stanga a
campului;
- Categorie – categoria din care face parte articolul (una din cele definite in tabul
“Administrare” – pagina “Gestiuni”, inainte de introducerea propriu-zisa a
articolului). Un articol poate sa faca parte dintr-o singura categorie;
- SKU – “Stock Keeping Unit” reprezinta un cod unic atribuit de furnizor articolului.
Acest camp este optional si este util pentru a identifica mai usor articolele in
gestiune – in momentul receptiei de marfa, pe langa denumire si codul de bare, un
articol poate fi cautat si identificat si dupa codul SKU – cod ce apare pe facturile
provenite de la furnizor;
- IRN* – “Internal Reference Number”. Echipa ARI-Studio poate seta sistemul sa
permita atribuirea a pana la 3 referinte interne (IRN) – aceste referinte pot lua valori
in functie de specificul activatii si sunt utilizate pentru a identifica in diferite moduri
articolele. De exmplu pentru o librarie sistemul poate fi configurat pentru a lucra cu
un IRN: codul ISBN al cartilor. Dupa introducerea ISBN-ului, operatorul poate cauta in
sistem si dupa acest criteriu. Alte IRN-uri pot sa fie campurile “Furnizor” sau
“Garantie”. Astfel un sistem cu aceste 3 IRN-uri o sa aiba 3 campuri suplimentare:
ISBN, Furnizor si Garantie;
- Serviciu – atributul stabileste daca elementul definit este o marfa sau un serviciu;
Daca un articol este declarat ca fiind serviciu, sistemul nu va permite receptia de
marfa, gestionarea stocurilor, sau adaugarea lui pe Bon Consum;
- Butonul Info Stoc deschide o fereastra ce prezinta informatii despre stoc: in partea
de sus detalii despre produs si o lista cu preturile de achizitie pentru stocul curent si
25
©ARI-Studio 2019
furnizorul de la care s-a facut aprovizionarea, iar in partea de jos o lista completa cu
achizitiile;
- Cantitate – cantitatea curenta din gestiune;
Atentie!
Acest camp indeplineste un rol multiplu:
- Afiseaza cantitatea curenta din gestiune, in timp real;
- Permite setarea unui stoc initial atunci cand nu este nevoie de generarea
unui NIR;
- Permite modificarea cantitatilor din stoc prin schimbarea valorii afisate (de
exemplu in cazul constatarii unor diferente de inventar).
Se pot distinge doua situatii:
- UnityRetail a fost instalat dupa inceperea activitatii locatiei si deci NIR-urile
pentru marfa si consumabile au fost generate anterior. In acest caz, se realizeaza
un inventar al intregii gestiuni si in momentul introducerii fiecarui produs se
introduce si cantitatea curenta din gestiune, urmand ca intrarile ulterioare sa fie
operate in mod normal, din tabul “Documente”.
- UnityRetail a fost instalat inaintea inceperii activitatii (deci NIR-urile nu au
fost inca generate) sau se introduce un aticol nou in gestiune. In campul
“Cantitate” se introduce valoarea 0, urmand ca stocurile sa fie actualizate odata cu
generarea NIR-urilor.
Fiecare miscare de stoc este salvata in sistem pentru a genera rapoarte si
situatii ulterioare (de exemplu lista de inventar). Anumite modificari insa nu
trebuie sa fie considerate miscari de inventar – stocul poate fi modificat si doar
datorita unor greseli de utilizare. In cazul in care dorim sa realizam un inventar si
noile valori introduse sa fie preluate in rapoarte vom pastra casuta Inventar bifata.
Daca dorim doar sa reglam anumite greseli de operare sau diferente aparute
datorita unor modificari majore din trecut casuta Inventar nu trebuie sa fie bifata.
Astfel in rapoarte precum Registru Stocuri sau Raport Gestiune miscarea nu va fi
luata in considerare. In ambele cazuri insa miscarea stocului va fi salvata in sistem
cu posibilitatea de a afisa separat operatiunile pentru inventar si cele pentru
corectarea stocului.
- Stoc critic – o valoare definita de utilizator pentru fiecare articol. Cand stocul
acestuia scade sub valoarea respectiva utilizatorul este atentionat ca articolul
trebuie aprovizionat;
- Pret – pretul de vanzare al articolului, cu TVA inclus;
- Pretul de intrare – acest camp nu poate fi modificat. In momentul incarcarii unui
articol din lista in formular se calculeaza automat pretul sau de intrare (pe baza
receptiilor introduse in sistem anterior);
- Pret intrare fix* – acest camp se completeaza in momentul in care in sistem nu se
introduc NIR-uri dar se doreste generarea de rapoarte de vanzari ce contin costurile
26
©ARI-Studio 2019
de achizitie, adaosul si marja comerciala. Acest camp poate fi folosit si in cazul in

care receptia marfii se face la o data ulterioara – cand stocul de articole din receptii
este consumat, pentru a nu descarca din gestiune la pretul 0, sistemul poate
descarca automat la pretul de intrare fix; in momentul in care articolele sunt
incarcate in gestiune, pretul de intrare fix va fi suprascris automat de pretul de
intrare real – se poate considera deci o masura de backup in cazul in care se
opereaza si cu stocuri negative;
- TVA – cota TVA corespunzatoare produsului. Daca societatea este neplatitoare de
TVA, formularul se incarca automat cu valoarea 0;
- UM – unitatea de masura a produsului;
Atentie!
Unitatea de masura declarata in momentul introducerii articolului va fi folosita in
intreg sistemul – receptii, transferuri, consumuri, vanzare, rapoarte. Schimbarea unitatii
de masura se poate face in orice moment dar documentele enumerate mai sus vor trebui
modificate, de multe ori neexistand o corelatie logica intre cele doua unitati de masura –
se schimba din gr in litrii. In tot sistemul se actualizeaza noua unitate de masura - litrii,
cantitatile vor fi cele declarate in grame (1 L = 1 gr).
3.2. Inventarierea
Pagina “Gestiune” - tabul “Stocuri” indeplineste doua functii: pe langa functia de
gestionare a articolelor disponibile in unitate, in aceasta fereastra se realizeaza si
inventarierea.
Algoritmul de inventariere este unul simplu:
- se intrerupe activitatea de vanzare a articolelor de catre personal; inventarierea
poate avea loc atat cu ziua inchisa cat si cu ziua deschisa;
- se tipareste lista cu articole completa sau pe gestiunea pe care se face inventarul
utilizand butonul Tipareste Inventar ;
- se constata stocul faptic si se noteaza in lista tiparita;
- in UnityRetail, se incarca in formular prin click pe cod fiecare produs care prezinta
diferenta. In campul cantitate se introduce valoarea curenta disponibila in stoc (nu
diferenta);
- UnityRetail salveaza fiecare modificare, acestea putand fi vizualizate ulterior in
pagina “Istoric Modificari” – tabul “Stocuri”.
Daca se utilizeaza modulul UnityInventory, inventarul poate fi efectuat direct la fata
locului, la numararea sau cantarirea fiecarui produs putandu-se, prin intermediul
dispozitivului de inventariere, verifica stocul din UnityRetail si introduce stocul faptic. Se
evita astfel tiparirea listei de inventar.
Atentie!
Inventarul se introduce in UnityRetail la momenul realizarii lui! Nu putem opera
inventare la o data anterioara!
27
©ARI-Studio 2019
3.3. Stocuri Critice

Pagina “Stocuri Critice” genereaza o lista de achizitii necesare locatiei pe baza stocurilor
critice definite de utilizator. Acestea pot fi stabilite in doua moduri diferite:
- Din pagina “Stocuri Critice” – tabul “Stocuri”, pentru fiecare unitate de masura: se
selecteaza unitatea de masura din formular si se introduce stocul critic. In momentul
salvarii, in lista se incarca produsele cu stoc mai mic decat valoarea introdusa. Aceste
valori critice sunt salvate in sistem, se pot modifica ulterior si nu trebuie introduse la
fiecare accesare a paginii;
- Din pagina “Gestiune” – tabul “Stocuri”, pentru fiecare produs in parte. Uneori se
doreste o evidenta separata pe fiecare produs: nu se doreste mentinerea unui stoc
identic pentru toate articolele cu aceeasi unitate de masura (de exemplu numarul de
sticle dintr-o bautura racoritoare comparativ cu numarul de sticle de vin spumant).
Atentie!
Stocul critic individual introdus in pagina “Gestiune” are prioritate in fata stocului critic
pe unitatea de masura: un articol cu stoc critic definit apare in lista cand cantitatea din
gestiune scade sub aceasta valoare. Se ignora complet valoare setata pe unitatea de
masura.
3.4. Raport Gestiune

Raportul Gestiune poate fi generat intr-un interval de timp selectat de utilizator cu
posibilitatea de a grupa miscarile pe zile si bonurile fiscale emise intr-o singura pozitie
denumita Raport Z. Raportul gestiune contine toate miscarile de marfa din intervalul
selectat precum si solduri intermediare si sold final. Daca este selectata casuta Grupeaza pe
zile sistemul va genera cate un raport pentru fiecare zi din interval; daca este selectata
casuta Grupeaza Bonuri Fiscale pe Z, sistemul va cumula toate bonurile fiscale care contin
marfuri intr-o singura pozitie.
Atentie!
Raportul Gestiune contine sume aferente doar marfurilor de pe documentele afisate
(NIR, Bon Fiscal, Factura, Bon Transfer, etc.)
28
©ARI-Studio 2019
3.5. Registru Stocuri

Registrul Stocuri poate fi generat intr-un interval de timp selectat de utilizator. Dupa
apasarea butonului Vizualizeaza tabelul afisat contine o lista cu articolele din gestiuni si o
serie de date, dintre care:
- Stocul initial, cantitatile intrate si iesite, stocul final;
- Soldul initial, valoare intrarilor si iesirilor, soldul final;
In Registrul Stocuri sunt incluse doar articole ce prezinta stoc – marfa, consumabil. In
acest raport sunt incluse toate miscarile de stocuri – inclusiv inventarul, NIR-uri storno,
facturi storno, bonuri transfer, etc.. Daca se doreste generarea raportului la pret de
vanzare, in tabel vor fi afisate doar marfurile.
Atentie!
UnityRetail stocheaza in baza de date doar stocurile curente. Valorile anterioare sunt
calculate pe baza intrarilor, iesirilor si inventarelor din intervale. Datele rezultate pot fi
incorecte daca intrarile sau iesirie sunt incorecte sau daca nu s-a efectuat inventariere.
3.6. Stoc precedent

Selectand o data anterioara, in pagina “Stoc Precedent” se afiseaza stocul la data
respectiva, cantitatile intrate si iesite din gestiune din intervalul data selectata – prezent.
Atentie!
UnityRetail stocheaza in baza de date doar stocurile curente. Valorile anterioare sunt
calculate pe baza intrarilor, iesirilor si inventarelor din intervale. Datele rezultate pot fi
incorecte daca intrarile sau iesirie sunt incorecte sau daca nu s-a efectuat inventariere.
3.7. Istoric Modificari – Diferente de Inventar

Pagina “Istoric Modificari” genereaza o lista cu toate modificarile aduse stocurilor in
intervalul selectat. Inregistrarile nu sunt grupate dupa fiecare produs pentru a putea
vizualiza cand si de catre cine s-a efectuat fiecare modificare. Cantitatile negative arata un
stoc mai mic in realitate decat in UnityRetail si deci lipsuri in gestiune, pe cand o cantitate
pozitiva arata un stoc mai mare in realitate decat in UnityRetail.
Daca se urmareste verificarea diferentelor de inventar, se selecteaza data si intervalul
orar in care s-a efectuat inventarul, afisandu-se toate diferentele din gestiune si valoarea
totala a acestora. Articolele ce au avut casuta Inventar bifata in momentul modificarii
stocurilor apar in acest raport cu valoarea Da in coloana Inventar.
29
©ARI-Studio 2019
3.8. Modificari Pret

Conform prevederilor legale, in momentul in care se modifica pretul unor marfuri in
gestiune este nevoie de generarea unui Proces Verbal de Modificare Preturi. In UnityRetail
acest document se genereaza automat in momentul in care se modifica in gestiune un pret
pentru o marfa care se afla in stoc. Sunt relevate pretul vechi, pretul nou si diferenta de pret.
3.9. Fisa Produs

In pagina “Fisa produs” sunt afisate toate miscarile produsului selectat, in intervalul
setat: intrari pe NIR, Bon Transfer, inventar, etc., iesiri pe bon fiscal, factura, bon transfer,
bon consum, inventar, etc. Fiecare miscare prezinta detalii precum: tip (intrare sau iesire),
tip document, seria si numarul documentului, tipul platii, cantitati si valori intrate sau
iesite.
4. Tabul “Documente”
Tabul “Documente” grupeaza ferestrele unde se pot genera documentele de
contabilitate primara necesare desfasurarii activitatii cat si pagini cu liste si centralizatoare
ale documentelor si articolelor cuprinse in acestea.
4.1. NIR
In pagina “NIR” se genereaza NIR-uri (Nota Intrare Receptie) prin introducerea de
produse achizitionate de la furnizori.
4.1.1. Generalitati despre NIR

NIR-ul sau Nota Intrare Receptie reprezinta un document contabil ce se intocmeste in
doua sau trei exemplare la sosirea marfurilor de la furnizor, in momentul intrarii efective a
acestora in gestiune. Orice factura fiscala pentru achizitia de bunuri trebuie sa fie insotita
in contabilitate de NIR-ul aferent.
NIR-ul se intocmeste de catre comisia de receptie si de catre gestionar si serveste ca
document justificativ pentru receptia bunurilor aprovizionate, pentru incarcarea in gestiune
si drept document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se foloseste ca document distinct de receptie in cazul:
- bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte
din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
30
©ARI-Studio 2019
- bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;

- marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu
amanuntul sau en gros.
NIR-ul se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu
amanuntul, pe masura ce se efectueaza receptia. Daca in timpul receptiei se constata
diferente, NIR-ul se intocmeste in trei exemplare. Daca bunurile achizitionate sosesc in
transe, se intocmeste cate un document pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la
factura sau la avizul de insotire a marfii.
Din cele doua exemplare, unul este trimis la departamentul financiar-contabil, iar al
doilea este pastrat la locatie, pe toata perioada in care marfa receptionata prin acest
document exista in gestiune.
Este foarte important ca NIR-ul sa fie intocmit in aceeasi zi in care se receptioneaza
marfa (si deci, de cele mai multe ori in aceeasi zi in care se emite factura) si ca toate
bunurile materiale (deci exceptand serviciile) inscrise pe factura sa coincida cu toate
bunurile inscrise pe NIR, indiferent de natura lor (consumabile, ingrediente, marfuri, etc.).
De asemenea este important ca valoarea facturii sa coincida cu valoarea totala de achizitie
inscrisa pe NIR.
Concret, datele care trebuie completate in NIR sunt:
- datele de identificare ale firmei;
- numarul documentului, in ordine crescatoare, fara pozitii lipsa;
- data documentului (de cele mai multe ori coincide cu data facturii);
- datele de identificare ale furnizorului;
- documentul primit de la furnizor pe baza caruia se efectueaza receptia (factura sau
aviz de insotire a marfii – seria si numarul ), precum si data acestuia;
- mijlocul de transport cu care a fost efectuata livrarea de catre furnizor (nu este
obligatoriu);
- numele si prenumele delegatului care a livrat marfa (nu este obligatoriu);
- numele si prenumele membrilor din comisia de receptie (persoanele care genereaza
NIR-ul);
- toate bunurile materiale livrate si inscrise pe factura, in afara de pozitii de discount
sau observatii.
In functie de statusul firmei (platitoare sau neplatitoare de TVA), se completeaza fiecare
coloana din document, luand in considerare urmatoarele mentiuni:
- se permite schimbarea unitatii de masura din cea de pe factura la cea cu care este
inregistrat articolul in gestiune, daca acestea nu coincid (conversie);
- cantitatea inscrisa pe NIR este cantita efectiva intrata in gestiune, nu neaparat cea
inscrisa in factura (nu sunt incluse pierderile, produsele care ajung degradate si sunt
refuzate, etc.);
- pentru unitatile care comercializeaza marfuri catre persoane fizice si sunt dotate deci
cu casa de marcat, pe langa pretul de intrare (cel inscris pe factura) se completeaza
obligatoriu si adaosul fiecarei marfi precum si pretul acesteia de vanzare. Pentru
materia prima din locatie ce intra in productie, pretul de vanzare este egal cu cel de
intrare (produsul urmeaza sa iasa din gestiune prin bon consum, la pretul de intrare)
si deci adaosul comercial este 0.
31
©ARI-Studio 2019
4.1.2. NIR-ul in UnityRetail

Pentru ca valoarea NIR-ului trebuie sa corespunda cu valoarea facturii pentru care se
face intrarea, absolut toate pozitiile de pe factura trebuie introduse pe NIR, chiar daca au
sau nu legatura cu activitatea desfasurata. Va recomandam, daca este posibil, pentru a
scadea volumul de munca, in momentul achizitionarii bunurilor de la furnizor sa fie emise
doua facturi: una pentru marfuri necesare activitatii de vanzare si, separat, una pentru alte
consumabile.
Pentru a deschide un nou NIR se completeaza datele din partea de sus a paginii, cel
putin cele care prezinta semnul “*”.
Atentie!
Datele de identificare ale societatii comerciale sunt preincarcate in UnityRetail. Daca o
parte din aceste date se schimba va rugam sa contactati echipa ARI-Studio.
Datele furnizorilor sunt stocate in baza de date: se salveaza la prima introducere si pot fi
incarcate ulterior prin campuri cu autocompletare. Campul factura trebuie sa contina atat
seria cat si numarul facturii pe baza careia se face receptia. Va recomandam sa generati NIR-
uri imediat dupa primirea facturii, dar pentru ca acest lucru nu este intotdeauna practic
(marfa ajunge in ziua urmatoare emiterii facturii, persoana delegata este de exemplu in
concediu), se poate alege si o data precedenta a facturii. Va recomandam ca factura si NIR-
ul aferente sa aiba aceeasi data. Daca factura nu este achitata se introduce scadenta facturii
– urmand sa fiti avertizat ulterior ca trebuie efectuata plata sau ca s-a depasit scadenta.
Daca factura este achitata este necesar sa se selecteze cum a fost platita. Daca factura a fost
platita din casa trebuie sa se introduca seria si numarul actului cu care s-a facut plata – de
exemplu chitanta, precum si suma achitata (se pot face plati fractionate). Aceste date sunt
necesare pentru ca UnityRetail sa poata genera ulterior fise de furnizori si Registru de Casa.
In Registru de Casa nu vor fi preluate sumele care nu sunt achitate din casa (de exemplu
facturi achitate cu cardul sau prin banca).
Campul Grupat pe gestiuni permite gruparea bunurilor receptionate pe gestiuni –
concret se vor genera mai multe NIR-uri cu acelasi cod, fiecare continand bunuri de pe cate
o gestiune.
Campul Anuleaza NIR este utilizat cand se returneaza toata marfa de pe factura sau o
parte din ea.
Discountul din partea de sus a ferestrei se completeaza cu o valoare procentuala doar
daca exista un singur discount care se aplica tuturor produselor de pe factura.
Daca factura este in valuta se poate selecta moneda folosita la facturare. Daca exista
conexiune la internet, sistemul preia automat cursul BNR din ziua curenta. Acest curs poate
fi modificat sau introdus manual in functie de nevoi.
Pentru facturi de la furnizori platitori de TVA dar in care valorile fara TVA si valoarea TVA
nu sunt afisate separat se bifeaza campul TVA inclus. Astfel se pot introduce preturile finale
(TVA inclus) si sistemul calculeaza automat taxa.
Daca firma dvs. este platitoare de TVA se poate alege daca furnizorul a carui factura se
opereaza este sau nu platitor de TVA. Daca firma nu este platitoare de TVA, aceasta optiune
32
©ARI-Studio 2019
nu este disponibila intrucat formatul de NIR pentru acest tip de firme nu necesita informatii
cu privire la valoarea TVA-ului.
Dupa completarea tuturor datelor se apasa butonul Deschide NIR . Daca UnityRetail nu
afiseaza atentionari, datele sunt completate corect, NIR-ul este deschis si antetul este blocat
(o parte din campuri devin gri si nu pot fi editate).
Atentie!
Pe parcursul introducerii produselor de pe factura pe NIR, unele date din antet (partea
de sus a ferestrei) nu pot fi modificate. Daca se doreste modificarea lor, NIR-ul trebuie
golit complet. Va recomandam sa verificati cu atentie datele din antet inainte de a incepe
completarea acestuia.
Tabelul generat dupa deschiderea NIR-ului trebuie sa contina tot atatea randuri cate
bunuri distincte sunt inscrise pe factura primita de la furnizor. Daca un articol apare de mai
multe ori pe factura, acesta poate fi inregistrat in tabel o singura data, cu cantitatile si
valorile cumulate, sau de mai multe ori, exact cum este trecut pe documentul primit de la
furnizor. Pozitiile de discount sau cu observatii existente pe factura nu se introduc in tabelul
din pagina “NIR”.
Atentie!
Din momentul in care documentul a fost deschis, toate modificarile in lista de produse
introduse se salveaza automat. Astfel se poate naviga in alte ferestre sau chiar inchide
PC-ul fara a afecta datele de pe NIR: se genereaza un NIR cu 300 de pozitii si dupa
introducerea a 200 de pozitii se doreste continuarea lucrului in alta zi, se inchide in mod
normal UnityRetail si unitatea PC, NIR-ul ramanand deshis si cele 200 de pozitii salvate.
Primul articol se introduce in campul deja existent: se completeaza denumirea utilizand

lista de autocompletare, se selecteaza gestiunea unde se face receptia, unitatea de masura
incarcandu-se automat. In campul denumire se poate cauta dupa: denumirea articolului,
codul sau de bare (inclusiv prin scannarea acestuia), codul SKU, oricare dintre atributele
IRN active.
Atentie!
Cantitatea introdusa pe NIR trebuie sa fie convertita la unitatea de masura atribuita
articolului in pagina “Gestiune” – tabul “Stocuri”. Daca in UnityRetail, o marfa este
stocata in ml, iar pe factura cantiatea este o valoare in litrii, operatorul trebuie sa faca
conversia manual, inmultind cu 1000 cantitatea din factura. In unele cazuri, furnizorii au
diverse unitati de masura neconventionale: de exemplu punga de 1.2 kilograme. Daca pe
factura sunt inregistrare 3 bucati de 1.2 kg, iar in UnityRetail marfa respectiva are
unitatea de masura grame, in campul cantitate din fereastra NIR se introduce valoarea
3*1.2*1000=3600.
33
©ARI-Studio 2019
Campul TVA este diferit daca societatea este platitoare sau neplatitioare de TVA. Astfel
ca produsele au TVA deja declarat la introducerea articolului in pagina “Gestiune” – tabul
“Stocuri” pentru societatile platitoare de TVA, campul fiind blocat in pagina NIR. Dupa
incarcarea automata a valorii va rugam sa verificati inca o data daca cota TVA de pe factura
corespunde cu cea din UnityRetail.
Pentru societatiile neplatitoare de TVA, cota TVA pentru produsul curent poate fi
selectata manual. In functie de tipul facturii primite de la furnizor, pentru a scurta munca
operatorului va recomandam urmatoarele:
- Daca pe factura apare coloana “Valoare fara TVA” si nu apare coloana “Valoarea
totala (cu TVA)”, se selecteaza cota TVA corespounzatoare produsului si se introduce
valoarea fara TVA in campul “Val.(F. TVA)”. Se evita astfel calcularea pretului final in
mod manual;
- Daca pe factura apare coloana “Valoare totala (cu TVA)” si nu apare coloana
“Valoare fara TVA”, se selecteaza cota TVA 0% si se introduce in campul “Val.(F.
TVA)” valoarea totala a produsului;
- Daca furnizorul nu este platitor de TVA si coloanele “Valoare fara TVA” si “Valoare
totala (cu TVA)” sunt identice, se selecteaza cota TVA 0% si se introduce in campul
“Val.(F. TVA)” valoarea totala a produsului.
In functie de cum este setat UnityRetail coloana Cantitate poate contine si campul
Ambalaj. Acest camp are valoarea predefinita 1 si este folosit pentru articole ce vin
ambalate in cutii sau lazi de exemplu. Pentru a evita calculul manual (3 lazi a 20 sticle) se
poate introduce direct ambalajul (20 de sticle/ambalaj) si cantitatea (3).
In campul Discount se pot introduce discounturi procentuale sau valorice, in lei.
Discountul introdus se aplica doar produsului curent, si este corespunzator unei singure
unitati de masura. Anumiti furnizori emit facturi cu pozitii de discount ce se aplica pentru
mai multe produse (de exemplu, pe factura, in dreptul pozitiei de discount este tiparit “se
aplica pentru ultimele 5 pozitii”). In acest caz, se introduce pe NIR, la fiecare dintre cele 5
produse vizate, valoarea discountului.
Atentie!
In campul “Val.(F. TVA)” se trece valoarea totala a produsului (cantitate * pret), pretul
unitar fiind calculat automat.
Atentie!
Pe durata completarii datelor, valoarea “Adaos” nu trebuie sa fie niciodata negativa.
34
©ARI-Studio 2019
Atentie!
In functie de unitatea de masura, pretul unitar poate fi foarte mic. Astfel ca pentru
produse ce au in UnityRetail unitatea de masura grame, pentru 2 kilograme achizitionate
(2000 grame) la valoarea de 4 lei, pretul unitar va fi de 0.002 lei/gram. Aceasta valoare
este una normala.
Dupa completarea primei pozitii, in partea de jos a ferestrei se incarca o serie de valori:
“Total Furnizor(F. TVA)”, “Total TVA Furnizor”, “Adaos”, “Total Pret Vanzare”.
Pentru a introduce urmatoarea pozitie din factura se apasa butonul Adauga Pozitie .
Butonul Produs Nou deschide un formular asemanator celui din fereastra “Gestiune” –
tabul “Stocuri”, unde se declara produse noi in gestiune. Acest formular este utilizat daca
produsul de pe factura este achizitionat pentru prima data.
Dupa finalizarea introducerii tuturor datelor, inainte de a genera documentul efectiv
este necesara verificarea: valoarea “Total Furnizor (F. TVA)” din partea de jos a paginii
trebuie sa corespunda cu valoarea “Total (F. TVA)” din factura, iar valoarea “Total TVA
Furnizor” trebuie sa corespunda cu valoarea “Total TVA” de pe factura. Diferenta intre
aceste valori poate sa fie, in functie de dimensiunea facturii, de cativa bani pentru facturi
mici si de maxim 5-10 bani pentru facturi foarte mari. Acest fenomen se datoreaza
trunchierii datelor si aproximarii valorilor si este normal: in momentul introducerii valorii,
pretul unitar calculat poate sa aiba un numar foarte mare de zecimale: pretul unitar pentru
o materie prima cu cantitatea 3 bucati si valoarea totala de 2 lei este de 0.66666… lei. La
generarea NIR-ului, valoarea este obtinuta prin inmultirea pretului (acum trunchiat la 0.67)
cu cantitatea, valoarea fiind de 2.01.
Daca sunt acceptabile, diferentele rezultate pot fi reglate manual (completand folosind
tastatura valoarea exacta de pe factura) in campurile “Total Furnizor (F. TVA)” si “Total TVA
Furnizor”.
Pentru stergerea unei pozitii se apasa butonul corespunzator randului.
Daca datele introduse sunt corecte, se apasa butonul Verifica . O noua fereastra este
deschisa in care se afiseaza forma finala a NIR-ului. Acesta nu este inca salvat si este utilizat
doar pentru verificare. Daca datele sunt corecte, se apasa butonul Salveaza , UnityRetail
afisand mesajul “S-a salvat!”. Dupa inchiderea ferestrei datele sunt golite, putandu-se
deschide un nou NIR.
Atentie!
Daca dupa verificare se constata date introduse gresit, acestea pot fi actualizate direct
in formular, fara a fi nevoie de a sterge randuri. Modificarile sunt salvate automat.
35
©ARI-Studio 2019
4.2. Anularea unui NIR

Pentru a genera un NIR cu valori negative necesar cand se returneaza marfa, se
completaza campul “Anuleaza NIR” cu codul NIR-ului prin care s-a facut receptia initiala a
produselor. Daca acest cod este corect, se deschide un nou NIR. Produsele introduse in NIR-
ul de minus se introduc normal, cu valori pozitive. Se pot introduce:
- toate articolele din NIR-ul original (in cazul in care se returneaza integral comanda)
- anumite articole din NIR-ul original (in cazul in care se returneaza doar o parte din
produse)
- articole cu cantitati mai mici decat in NIR-ul original (in cazul in care se returneaza doar
o parte din cantitatea receptionata).
Daca datele completate sunt corecte, se genereaza NIR-ul, avand automat pozitiile cu
valori negative. In situatia in care pe o factura primita de la furnizor sunt atat articole
achizitionate cat si articole returnate in sistem se vor genera doua NIR-uri: unul pentru
stornarea articolelor returnate (acelea care apar pe factura cu cantitate negativa) si unul
pentru articolelele achizitionate.
Atentie!
Produsele stornate trebuie sa aiba acelasi pret unitar ca si articolele introduse pe NIR-
ul initial. Nu se pot storna produse daca pretul de retur difera de pretul de achizitie initial.
4.3. Jurnal NIR

Pagina “Jurnal NIR” prezinta 3 taburi:
- Primul tab afiseaza o lista cu toate NIR-urile generate in perioada selectata din
formular si cateva detalii ale acestora. Butonul Istoric este utilizat atunci cand plata
facturii se face in mai multe transe. Apasand butonul se deschide o fereastra noua ce
afiseaza fiecare plata a facturii si in care se pot sterge sau adauga plati. Butonul
Achita este utilizat pentru a schimba statusul NIR-ului din neachitat in achitat.
Pentru a inregistra un NIR ca fiind achitat se completeaza metoda de plata, seria si
numarul instrumentului de plata, daca este cazul precum si valoarea achitata (este
afisata predefinit valoarea totala ramasa de plata). NIR-urile care nu sunt achitate si
au data scadentei depasita sunt evidentiate cu rosu. Pentru a deschide un NIR se
utilizeaza cele doua butoane – . Butonul Sterge este utilizat pentru a
sterge un NIR, iar butonul Modifica este utilizat pentru a deschide si edita NIR-ul in
formularul din pagina NIR. Aceasta operatie poate fi efectuata doar daca formularul
este gol (nu este deschis niciun NIR);
- Al doilea tab, “Lista Produse Cumulate” afiseaza toate produsele achizitionate in
perioada selectata in formular, grupate dupa denumire si gestiune. Cantitatea si
valoarea reprezinta suma tuturor intrarilor aceluiasi produs din perioada respectiva.
Acest tabel este numit si “Centralizator de achizitii”;
- Al treilea tab, “Lista Produse” afiseaza fiecare achizitie din perioada selectata in
formular. Produsele nu sunt grupate si 3 intrari diferite ale aceluiasi produs sunt
36
©ARI-Studio 2019
afisate ca 3 pozitii separate in tabel. Acest tab este util cand se doreste verificarea
evolutiei preturilor de intrare sau daca acestea au fost introduse corect.
4.4. Bon Consum
4.4.1. Generalitati despre Bonul Consum

Bonul Consum reprezinta un document contabil ce se intocmeste in doua exemplare si
justifica eliberarea din magazie a materialelor care vor intra in procesul de productie.
Bonul Consum se intocmeste de catre compartimentul care efectueaza lansarea in
productie (pe baza programului de productie si a consumurilor normate) sau de catre alte
compartimente ale societatii (care solicita materialele pentru a fi consumate ) si serveste ca
document justificativ de eliberare din magazie a materialelor, de scadere din gestiune si
drept document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Concret, datele care trebuie completate in Bonul Consum sunt:
- data documentului;
- produs, lucrare/comanda (nu este obligatoriu) – detalii despre procesul de productie
in care intra materialele inscrise pe bonul curent; daca Bonul Consum este unul
colectiv, pentru consumurile din intreaga zi, se poate completa cu “Consum Zilnic”
sau se poate lasa necompletat;
- predatorul (nu este obligatoriu) – compartimentul in magazia caruia sunt inregistrate
materialele de pe bonul consum; daca Bonul Consum este colectiv si materialele
folosite sunt din gestiuni diferite, se poate lasa necompletat;
- primitorul (nu este obligatoriu) – compartimentul care necesita materialele
inregistrate in bonul consum; daca Bonul Consum este colectiv si produsele finite
rezultate in urma consumului materialelor inscrie pe bon sunt din gestiuni diferite, se
poate lasa necompletat;
- numar comanda/ cod produs (nu este obligatoriu) – numarul de ordine al comenzii
(daca este cazul) sau codul produsului in al carui proces de productie intra
materialele inscrise pe bonul curent; daca Bonul Consum este colectiv se lasa
necompletat;
- numele si prenumele persoanelor care raspund de procesul de intrare in productie:
sef compartiment, gestionar, primitor;
- toate materialele ce se doresc a fi date in consum.
Materialele inscrise pe bonul consum se completeaza in document, cu urmatoarele
mentiuni:
- cantitatea necesara reprezinta cantitatea efectiva de care este nevoie pentru
productie, cantitate stabilita pe baza programului de productie si a consumurilor
normate (de obicei cantitatea bruta);
- codul reprezinta codul unic al materialului cu care este identificat in gestiune;
- unitatea de masura trebuie sa coincida cu unitatea de masura cu care este stocat in
gestiune materialul;
37
©ARI-Studio 2019
- cantitatea eliberata reprezinta cantitatea efectiva care a parasit magazia, a intrat in

consum si este de obicei egala cu cantitatea necesara (de obicei cantitatea bruta);
- pretul unitar reprezinta pretul de achizitie sau costul de productie al materialelor
care se dau in consum; daca locatia este platitoare de TVA, pretul inscris pe bonul
consum reprezinta pretul fara TVA.
4.4.2. Bonul Consum in UnityPOS

Fereastra “Bon Consum” este utilizata pentru a da in consum produse in modul manual.
Intreaga cantitate dintr-un consumabil este data, de obicei, in consum dupa receptia ei pe
NIR. Astfel ca ciclul de viata al consumabilelor este urmatorul: se declara in gestiune in
“Gestiune” – tabul “Stocuri” sau prin formularul “Produs Nou” din pagina “NIR”, se introduc
pe NIR, se salveaza NIR-ul, se genereaza Bonul Consum cu toate produsele consumabile de
pe NIR, cu exact aceleasi cantitati ca cele de pe NIR. Daca se doreste, in final se pot sterge
consumabilele din gestiune pentru a pastra dimensiunea acesteia cat mai mica posibil.
Pentru a deschide un Bon Consum se apasa butonul Deschide Bon Consum fara a fi
nevoie de completarea unor date obligatorii. Campul Grupat pe gestiuni permite gruparea
bunurilor consumate pe gestiuni – concret se vor genera mai multe Bonuri Consum cu
acelasi cod, fiecare continand bunuri de pe cate o gestiune.
Atentie!
Pe Bonul Consum intocmit manual se pot introduce : marfuri si produse finite
preparate anterior.
Atentie!
Dupa deschidere, asemanator ferestrei NIR, unele date completate anterior sunt blocate
iar datele corespunzatoare articolelor sunt salvate la orice modificare. Se introduce fiecare
produs utilizand campul denumire cu functionalitatea de autocompletare.
Se selecteaza gestiunea si se introduce cantitatea care se doreste sa fie data in consum.
Valoarea de iesire din gestiune (cea afisata pe Bonul Consum) este valoarea de intrare.
Aceasta este calculata automat de sistem dar poate fi suprascrisa in cazul in care exista
receptii de marfa viciate. Campul “Tip” este utilizat pentru a atentiona operatorul daca
produsul dat in consum este Marfa sau Consumabil.
Dupa completarea tuturor pozitiilor, se apasa butonul Verifica . Cand operatorul doreste
sa salveze Bonul Consum, se apasa butonul Salveaza , UnityRetail afisand mesajul “S-a
salvat!”
38
©ARI-Studio 2019
4.5. Jurnal Bon Consum

Pagina “Jurnal Bon Consum” prezinta 3 taburi:
1. Primul tab afiseaza o lista cu toate Bonurile Consum generate in perioada selectata
din formular si cateva detalii ale acestora. Pentru a deschide un Bon Consum se
utilizeaza cele doua butoane – . Butonul Sterge este utilizat pentru a
sterge un Bon Consum, iar butonul Modifica este utilizat pentru a deschide si edita
Bonul Consum in formularul din pagina Bon Consum. Aceasta operatie poate fi
efectuata doar daca formularul este gol (nu este deschis niciun Bon Consum);
2. Al doilea tab, “Lista Produse Cumulate” afiseaza toate produsele consumate in
perioada selectata in formular, grupate dupa denumire si gestiune. Cantitatea si
valoarea reprezinta suma tuturor consumurilor aceluiasi produs din perioada
respectiva. Acest tabel este numit si “Centralizator de consumuri”;
3. Al treilea tab, “Lista Produse” afiseaza fiecare consum din perioada selectata in
formular. Produsele nu sunt grupate si 3 consumuri diferite ale aceluiasi produs sunt
consumului fiecarui produs pe zile.
4.6. Registru Casa
4.6.1. Generalitati despre Registrul Casa

Registrul Casa este un document de inregistrare a incasarilor si platilor in numerar
efectuate prin casieria unitatii, pe baza documentelor justificative. Documentul ajuta la
stabilirea soldului de casa de la sfarsitul fiecarei zile si reprezinta un document de
inregistrare in contabilitate a operatiilor de casa.
Registrul Casa se intocmeste in dublu exemplar, zilnic, la inchiderea activitatii, de
casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si
plati. Din cele doua exemplare, unul este trimis la departamentul financiar-contabil, iar al
doilea este pastrat la locatie. Soldul final completat in Registrul de Casa trebuie sa
coincida cu numerarul din sertar.
Concret, datele care trebuie completate in Registru Casa sunt:
- contul contabil unde sunt relevate tranzactiile din casa (de obicei contul 5311);
- soldul initial (soldul final al ultimului Registru Casa);
- numele si prenumele persoanelor care intocmesc documentul (casier si reprezentant
departament contabil);
- in ordine cronologica, toate operatiunile de plata sau incasare efectuate prin
casieria locatiei.
Inregistrarile din Registrul Casa au urmatoarele trasaturi:
- sunt inregistrate in ordine cronologica;
- in coloana “Nr. Act. Casa” se completeaza seria si numarul documentului care este
inregistrat; documentele utilizate pentru operatiunile din casa, denumite si
instrumente de plata sunt: chitanta, bonul fiscal, dispozitia de plata, dispozitia de
incasare, imputernicirea (procura) si deconturile de cheltuieli sau deplasare.
39
©ARI-Studio 2019
Documentele anexate (ca de exemplu factura) sunt inregistrate in coloanele “Nr.

Anexa” si “Explicatii”;
- in coloana “Nr. Anexa” se completeaza, daca este cazul, codul anexei (nu este
obligatoriu);
- in coloana “Explicatii” este descrisa sumar tranzactia (Plata factura Nr. 000, Incasare
Factura Nr. 000, etc.);
- in coloana “Incasari” se completeaza valoarea incasata, daca este cazul, pentru
operatiunea curenta;
- in coloana “Plati” se completeaza valoarea platita, daca este cazul, pentru
operatiunea curenta;
- celulele “Rulaj” reprezinta totaluri ale coloanelor “Incasari” si “Plati”;
- celula “De reportat pe pagina/ TOTAL” reprezinta diferenta dintre celulele “Rulaj”
aferent incasarilor si “Rulaj” aferent platilor; aceasta celula trebuie sa aiba aceeasi
valoare cu suma efectiva aflata in casierie.
4.6.2. Registrul Casa in UnityRetail

Din motive practice, Registrul de Casa utilizat de UnityRetail poate fi generat si pentru o
perioada anterioara. Se recomanda ca operatorul sa genereze cate un Registru pentru
fiecare zi din trecut in care nu a fost generat, in ordine cronologica. Astfel ca daca ultimul
registru generat a fost in data de 15, iar data curenta este 19, se va genera cate un registru
pe datele de 16, 17, 18 si 19 ale lunii curente. In caz contrar, la deschiderea Registrului de
Casa pe data de 19 vor aparea toate miscarile de casa din intervalul 15 - 19.
Atentie!
Pentru a deschide un nou Registru de Casa, utilizatorul trebuie sa completeze cateva

date obligatorii: data si ora pana la care se genereaza, soldul anterior, contul casa.
In UnityRetail, inregistrarile din Registrul de Casa se introduc in doua moduri:
1. automat, generat pe baza intrarilor si iesirilor din perioada respectiva;
2. manual, introduse de utilizator;
Perioada pentru care se genereaza automat inregistrarile din Registrul de Casa incepe cu
data finala a ultimul Registru de Casa completat si se termina cu data si ora introduse la
deshiderea Registrului. Astfel ca pentru a genera cele 4 Registre din exemplul anterior se vor
deschide, pe rand: primul registru introducand data de 16 ale lunii, ora inchiderii zilei – se va
genera un registru cu inregistrari intre data de 15 si 16; urmatorul registru cu data de 17,
generandu-se un registru intre data de 16 si 17; urmatoarele doua registre se genereaza in
mod asemanator. Soldul anterior este calculat automat si reprezinta soldul final al ultimul
Registru generat. Acesta poate fi modificat daca nu este corect, inainte de deschiderea
documentului. Contul de casa este predefinit si se recomanda sa nu fie modificat.
40
©ARI-Studio 2019
Asemanator altor documente din UnityRetail, dupa deschiderea Registrului de Casa,

doar anumite campuri din antet pot fi modificate si orice modificare asupra inregistrarilor
este salvata automat.
Dupa deschiderea Registrului de Casa se genereaza inregistrarile automate care sunt
editabile si care constau in:
1. Bonuri Fiscale emise;
2. Facturi emise achitate cu chitante;
3. Plati facturi furnizori achitate din casa;
4. Depunere si retragere Fond Rest.
Pe langa aceste operatii, utilizatorul mai poate introduce manual operatii din casa care
nu sunt inregistrare neaparat in UnityRetail (de exemplu depunere numerar din casa in
banca sau retragere numerar din banca in casa). Aceste operatii se introduc in ordine
cronologica, dupa inregistrarile generate automat. Introducand data si ora acestea vor fi
ordonate automat pe Registrul de Casa final tinand cont si de primele inregistrari. Se
recomanda completarea cat mai detaliata a campurilor (Nr. Act Casa, Nr. Anexa, Explicatie)
si se completeaza cu valoarea documentului campul incasari daca s-a incasat numerar sau
campul plati daca s-au efectuat plati in numerar. Nu se pot completa ambele campuri
pentru o singura inregistrare. Dupa apasarea butonului Verifica se apasa butonul Salveaza
pentru a stoca in memorie Registrul de Casa.
4.7. Jurnal Registru Casa

In pagina “Jurnal Registru Casa” este afisata o lista cu toate Registrele de Casa din
perioada respectiva, precum si detalii ale acestora. Pentru a deschide un Registru de Casa se
utilizeaza cele doua butoane – . Registrele de Casa pot fi sterse din memoria
UnityRetail daca se sesizeaza o greseala anterioara, incepand cu cel mai recent. Astfel daca
se sesizeaza o greseala in data de 5 a lunii curente si data curenta este 10, se vor sterge
toate Registrele incepand cu cel din prezent, urmand stergerea celor din 9, 8, 7, 6 si 5. Se
efectueaza modificarile din data de 5 si apoi se genereaza registre pentru datele de 5, 6, 7,
8, 9 si 10.
4.8. Bon Transfer
4.8.1. Generalitati despre Bonul Transfer

Bonul Transfer reprezinta un document contabil ce se intocmeste in doua exemplare si
justifica eliberarea dintr-o gestiune a bunurilor pentru a fi transferate intr-o alta gestiune a
aceleiasi societati.
Bonul Transfer serveste ca un document justificativ pentru scadere din gestiunea
predatorului, de incarcare in gestiunea primitorului si drept document justificativ de
inregistrare in contabilitate. Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta
aceleiasi unitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste si Aviz de insotire a
marfii.
Concret, datele care trebuie completate in Bonul Transfer sunt:
41
©ARI-Studio 2019

- data documentului;
- predatorul – gestiunea din care sunt transferate produsele (gestiunea care
efectueaza operatiunea de iesire);
- primitorul – gestiunea in care sunt transferate produsele (gestiunea care efectueaza
operatiunea de intrare);
- numele si prenumele persoanelor responsabile de gestiunile de predare si primire;
- toate bunurile ce se doresc a fi transferate.
Articolele inscrise pe bonul transfer se completeaza in document, cu urmatoarele
mentiuni:
- codul reprezinta codul unic al bunului cu care este identificat in gestiunea care il
preda;
- unitatatile de masura din ambele gestiuni (predator, primitor) trebuie sa coincida; pe
Bonul Transfer se completeaza aceasta unitate de masura;
- cantitatea efectiva reprezinta cantitatea care se transfera intre cele doua gestiuni
(de obicei cantitatea bruta);
- pretul unitar reprezinta pretul de achizitie sau costul de productie al articolelor care
se transfera; daca locatia este platitoare de TVA, pretul inscris pe bonul transfer
reprezinta pretul fara TVA.
4.8.2. Bonul Transfer in UnityRetail
Atentie!
Pentru a deschide un Bon Transfer se alege gestiunea din care se descarca produsele si
gestiunea in care se incarca produsele; ambele trebuie sa fie definite anterior in program.
Asemanator altor documente din UnityRetail, dupa deschiderea Bonului Transfer, anumite
date din antet nu pot fi modificate si orice modificare asupra inregistrarilor este salvata
automat.
Articolele introduse pe bonul transfer pot fi marfuri sau consumabile. Dupa
introducerea fiecarui articol se verifica daca acesta exista in ambele gestiuni, prezinta
aceleasi caracteristici (de exemplu unitate de masura) si daca stocul din gestiunea sursa este
suficient pentru a realiza transferul.
Atentie!
Pentru unitati ce doresc transferul de articole catre gestiuni ce nu folosesc UnityRetail,
existenta in baza de date a articolului din gestiunea destinatie nu va fi verificata daca
gestiunea este marcata ca atare (gestiune extrerna UnityRetail).
42
©ARI-Studio 2019
Pasii pentru a transfera un stoc al unui articol dintr-o gestiune in alta sunt:
1. Se creeaza produsul in gestiunea destinatie, prin intermediul formularului din pagina
“Administrare” – tabul “Stocuri”, cu aceleasi caracteristici dar cu gestiunea in care se
doreste transferul, daca produsul nu exista deja in gestiunea respectiva;
2. Se introduce pe Bonul Transfer cu toata cantitatea din stoc daca se doreste transferul
definitiv, sau cu cantitatea partiala care se doreste a fi transferata;
3. Dupa salvarea Bonului Transfer se poate sterge prin intermediul formularului din
“Administrare” – tabul “Stocuri” produsul din gestiunea sursa daca transferul a fost
unul definitiv.
Valoarea de transfer (cea afisata pe Bonul Transfer) este valoarea de intrare sau costul
de productie. Aceasta este calculata automat de sistem dar poate fi suprascrisa in cazul in
care exista receptii de bunuri viciate. Dupa apasarea butonului Verifica se apasa butonul
Salveaza pentru a stoca in memorie Bonul Transfer.
4.9. Jurnal Bon Transfer

Pagina “Jurnal Bon Transfer” prezinta 3 taburi:
1. Primul tab afiseaza o lista cu toate Bonurile Transfer generate in perioada selectata din
formular si cateva detalii ale acestora. Pentru a deschide un Bon Transfer se utilizeaza
cele doua butoane – , iar butonul Modifica este utilizat pentru a deschide si
edita Bonul Transfer in formularul din pagina Bon Transfer. Aceasta operatie poate fi
efectuata doar daca formularul este gol (nu este deschis niciun Bon Transfer);
2. Al doilea tab, “Lista Produse Cumulate” afiseaza toate produsele transferate in perioada
selectata in formular, grupate dupa denumire si gestiune. Cantitatea si valoarea
reprezinta suma tuturor transferurilor aceluiasi produs din perioada respectiva.
Coloana “Gestiune” reprezinta gestiunea destinatie a produselor;
3. Al treilea tab, “Lista Produse” afiseaza fiecare transfer din perioada selectata in
formular. Produsele nu sunt grupate si 3 transferuri diferite ale aceluiasi produs sunt
transferului fiecarui produs pe zile. Coloana “Gestiune” reprezinta gestiunea destinatie
a produselor.
4.10. Tipizate
In pagina “Tipizate” se pot deschide, imprima si salva toate tipizatele utilizate in
UnityRetail. Acestea sunt utile daca se doreste completarea manuala a unor documente
(NIR, Bon Consum, Factura, etc.) cu acelasi format ca cel utilizat in UnityRetail.
5. Tabul “Facturare”
Tabul “Facturare” cuprinde ferestre pentru generarea si administrarea facturilor emise
prin UnityRetail.
43
©ARI-Studio 2019
5.1. Facturare
Documentele emise catre clienti pentru a vinde articole sunt diverse si depind de natura
persoanei (fizica sau juridica) si natura produselor livrate. Conform prevederilor legale,
echipa ARI-Studio va recomanda sa emiteti urmatoarele documente la facturare:
6. Bon fiscal pentru persoane fizice insotit de factura fiscala pentru avansuri sau atunci
cand aceasta este ceruta de client;
7. Factura fiscala si dispozitie de plata daca se efectueaza plata numerar pentru facturi cu
minus emise persoanelor fizice (de exemplu storno avans); casa de marcat nu
elibereaza bonuri fiscale cu total negativ;
8. Bon fiscal cu tiparirea CIF-ului clientului persoana juridica pentru valori ale bonului sub
100 de euro, TVA inclus;
9. Factura fiscala pentru persoane juridice si, daca se achita numerar, chitanta;
10. Doar factura fiscala daca se efectueaza plata numerar pentru facturi cu minus emise
persoanelor juridice; daca plata se face numerar, persoana juridica este obligata sa va
emita chitanta; nu se elibereaza chitante cu sume negative.
Atentie!
Nu va recomandam sa emiteti chitanta ca instrument de plata pentru persoanele fizice.
In UnityRetail, pentru situatia cea mai comuna si anume emiterea catre persoane fizice
a facturii si bonului fiscal, utilizatorul poate genera facturi in trei moduri:
1. Din modulul Vanzare, daca sistemul este configurat pentru a permite generarea de
facturi, facturi proforme si avize utilizand butoanele Factura... , Proforma... , Aviz... ;
2. Incarca nota curenta in mod normal dar nu genereaza bon fiscal; in modulul
Administrare sau Management, inainte de tiparirea bonului fiscal, poate genera factura
si inchide nota, bonul fiscal fiind tiparit automat daca a fost ales ca optiune pentru
achitarea facturii;
3. Genereaza bon fiscal in mod normal, din interfata de vanzare; in modulul de
Administrare sau Management, dupa tiparirea bonului fiscal, poate genera factura
pentru un bon salvat in sistem.
Pentru a doua varianta, dupa ce toate articolele au fost incarcate in mod normal pe nota
curenta, din interfata de vanzare, se acceseaza modulul Administrare sau Management,
tabul “Facturare” – pagina “Facturare”. In aceasta pagina este afisata o lista cu toate notele
active precum si cateva detalii: operatorul care efectueaza vanzarea, valoarea notei si
valoarea tva.
Daca se doreste verificarea produselor aflate pe nota se deschide, prin click pe
denumirea operatorului, o fereastra ce contine toate articolele vandute. Pentru a adauga
alte articole din gestiune pe bon si in final pe factura, se acceseaza interfata de vanzare.
Daca se doreste adaugarea pe bon si in final pe factura a altor articole ce nu sunt introduse
in gestiune sau nu pot fi introduse in gestiune datorita naturii lor (de exemplu valoare
diferita in functie de client sau valoare negociabila: avansuri) se poate folosi butonul
44
©ARI-Studio 2019
Adauga Produs . Fereastra deschisa permite introducerea unui articol ce nu exista in

gestiune, cu atribute definite individual, inclusiv cu posibilitatea atribuirii unui pret negativ.
Este important de stiut ca acest articol va fi disponibil doar pe factura curenta si nu va fi
salvat in gestiune. Daca se doreste emiterea doar a bonului fiscal din interfata de vanzare,
aceste produse introduse separat in fereastra “Facturare” nu vor fi luate in considerare.
Daca se doreste generarea unei facturi doar cu articole ce nu sunt definite in gestiune,
se poate deschide un bon direct din interfata de Administrare sau Management, pagina
“Facturare” – tabul “Facturare”: se apasa butonul Adauga Bon si se completeaza datele
produsului. Dupa adaugarea acestuia, nota curenta va aparea in lista deschisa si pot fi
introduse si alte articole care nu sunt definite in gestiune. Aceste functionalitati sunt folosite
de obicei cand se doreste emiterea unei facturi de avans, factura ce nu contine si alte
produse din gestiune.
Dupa ce bonul contine toate articolele dorite pentru facturare se apasa butonul
Factureaza . O noua ferastra se deschide in care se completeaza datele de facturare: in
partea stanga, datele de facturare ale clientului, iar in partea dreapta datele delegatului
precum si posibilitatea de a alege daca clientul este persoana fizica.
UnityRetail salveaza in baza de date atat informatiile de facturare ale clientilor cat si ale
delegatilor acestora: dupa ce au fost introduse o data acestea pot fi incarcate cu usurinta
folosind campurile cu autocompletare pentru CIF si denumire firma. Pentru fiecare client se
poate selecta un delegat dintr-o lista formata din datele introduse anterior. La fiecare
completare a formularului orice data a clientului sau a delegatului poate fi modificata,
urmand ca aceasta sa fie actualizata automat si in baza de date. Campurile marcate cu “*”
sunt obligatorii. In cazul in care clientul pentru care se emite factura este persoana fizica se
poate bifa campul Persoana Fizica; datele clientului sunt copiate in campurile de identificare
ale delegatului.
Odata completate datele de facturare, daca este cazul, se selecteaza discountul (care
poate fi procentual sau valoric). Este important de mentionat ca acest discount este aplicat
valorii totale a facturii si se aplica inclusiv produselor care au deja selectat un discount
individual din interfata de vanzare. Acest discount nu tine cont de discountul ce poate fi
selectat din interfata de vanzare – fereastra “Plata”. Din lista Plata se alege instrumentul de
plata emis o data cu factura: Chitanta, Cash (Bon Fiscal Numerar), Card (Bon Fiscal
Card),Combinata (Bon Fiscal Numerar, Card, Tichete Valorice), Plata la termen (se emite
doar factura, plata se face ulterior in una sau mai multe transe), Achitat(OP) (se emite doar
factura, plata a fost deja facuta).
Atentie!
Va rugam sa acordati atentie datelor de facturare si mai ales instrumentelor de plata.
Anumite documente (de exemplu bonurile fiscale emise) nu pot fi anulate decat prin
proces verbal.
UnityRetail permite generarea a doua facturi A5 pe o singura pagina A4 daca se

selecteaza Doua ex./pagina (doar atunci cand numarul de produse permite acest lucru – de
obicei maxim 3 sau 4 produse pe factura).
45
©ARI-Studio 2019
UnityRetail permite introducerea de observatii in partea de jos a facturii (ca de exemplul

numarul contractului pe baza caruia se factureaza).
Factura este salvata, afisata si poate fi tiparita dupa apasarea butonului Factureaza .
5.2. Proforme
Asemanator generarii facturii fiscale din interfata Administrare sau Management,
UnityRetail poate generara facturi proforme din pagina Facturare. Apasand butonul
Proforma din dreptul notei ce se doreste a fi generata proforma se va deschide un formular
asemanator celui pentru facturare. Pe langa datele de facturare si optiunile amintite mai
sus avem posibilitatea de a goli bonul curent prin selectarea campului Goleste Bonul
Curent. Articolele incluse in proforme nu sunt scazute din stoc si deci factura proforma nu
reprezinta un document justificativ pentru scaderea din gestiune.
5.3. Jurnal Facturi

In aceasta fereastra este afisata o lista cu toate facturile generate in perioada selectata
din formular si cateva detalii ale acestora. Butonul Incaseaza este utilizat pentru a genera
noi instrumente de plata pentru o parte a sumei sau pentru intreaga suma de plata. In
momentul in care suma tuturor instrumentelor de plata emise este egala cu suma de plata a
facturii, documentul devine automat incasat. Butonul Istoric este utilizat pentru a afisa
toate intrumentele de plata emise, precum si pentru a le sterge in cazul in care s-au facut
greseli. Facturile care nu sunt incasate si au data scadentei depasita sunt evidentiate cu
rosu. Pentru a deschide o factura se utilizeaza cele doua butoane – . Facturile
emise in UnityRetail se sterg din tablul Financiar, doar impreuna cu bonul intern cu care
sunt asociate.
5.4. Jurnal Proforme

In aceasta fereastra este afisata o lista cu toate proformele generate in perioada
selectata din formular si cateva detalii ale acestora. Butonul Incarca ne permitem sa
incarcam pe o nota libera articolele din factura proforma, pentru a genera factura fiscala sau
alte instrumente de plata. Pentru a deschide o factura proforma se utilizeaza cele doua
butoane – . Butonul Sterge ne permitem sa stergem oricare dintre proformele
emise. Pentru ca nu reprezinta un document legal, proformele nu trebuie sa aiba numere
consecutive si in ordine cronologica si pot fi sterse fara justificare.
5.5. Jurnal Chitante

In aceasta fereastra este afisata o lista cu chitantele generate ulterior (pentru facturi cu
plata la termen) in perioada selectata din formular si cateva detalii ale acestora. Pentru a
deschide o chitanta se utilizeaza cele doua butoane – . Butonul Sterge ne
permite sa stergem oricare dintre chitantele emise.
46
©ARI-Studio 2019
6. Tabul “Financiar”
Tabul “Financiar” contine date despre vanzari, statistici, date despre clienti, furnizori si
rebuturi.
7.1. Vanzari Azi

Pagina “Vanzari Azi” afiseaza in diferite formate vanzarile din ziua curenta, de la ora de
incepere predefinita in UnityRetail (de obicei ora 06:00) pana la ora curenta. Daca
utilizatorul urmareste vanzarile din ziua curenta – de exemplu data de 20, luna curenta, ora
01:20 – sunt afisate vanzarile din data de 19, ora 06:00 pana in 20, ora 01:20.
In partea stanga a ferestrei sunt afisate totaluri calculate in functie de datele filtrate in
tabelele din dreapta. Marja comerciala este calculata complet si corect doar daca toate
intrarile in gestiune sunt efectuate complet si corect. Adaosul comercial: nedefinit este
afisat in momentul in care valoarea “Total intrari” este 0.00.
Pagina “Vanzari Azi” contine 4 taburi:
1. In primul tab sunt afisate articolele vandute, grupate dupa denumire si gestiune;
din acest tabel se pot genera rapoarte de vanzari cu articole grupate pe gestiuni –
se filtreaza pe rand, cate o gestiune.
2. In al doilea tab sunt afisate toate bonurile emise atat in interfata de vanzare cat si
in interfetele Administrare si Management. Este important de mentionat ca in
UnityRetail, denumirea de “bon” cuprinde toate documentele de vanzare emise de
sistem, nu doar bonurile fiscale. Acestea sunt numerotate in ordine crescatoare, nu
au valoare contabila sau legala si sunt doar pentru uz intern. Din acest tabel se pot
genera rapoarte filtrand metoda de plata (doar plata cash, doar plata cu factura si
chitanta, etc.), filtrand doar un tip de discount (doar bonurile achitate prin protocol
sau anumite discounturi) sau dupa un anumit operator. O noua ferastra cu detalii se
deschide prin click pe codul bonului. Fereastra contine toate articolele vandute pe
bonul respectiv si dupa caz, doua butoane:
a. Butonul Retipareste Bon este afisat atunci cand plata bonului s-a facut cu
bon fiscal – cu sau fara factura. Permite posibilitatea de a retipari bonul
fiscal daca au aparut erori in comunicarea cu casa de marcat la prima
incercare;
b. Butonul Genereaza Factura este afisat atunci cand plata bonului s-a facut
doar cu bon fiscal si se doreste generarea unei facturi asociate acestuia. Prin
apasarea butonului se deschide o fereastra de introducere a datelor
asemanatoare celei din pagina “Facturare” – tabul “Facturare” si se
completeaza in acelasi mod.
c. Butonul Sterge Bon este utilizat pentru a sterge complet din gestiune un
bon emis gresit. Stocurile sunt reintroduse in gestiune. Daca bonul are
asociata si o factura o va sterge.
Daca plata bonului a fost realizata cu mai multe instrumente de plata (numerar, card,
tichete) este afisat un tabel in partea de jos a ferestrei care contine sumele
corespunzatoare fiecarei metode de plata.
47
©ARI-Studio 2019
Daca bonul are asociata o factura fiscala, aceasta va putea fi deschisa prin butoanele
din partea de jos a paginii.
3. Al treilea tab contine o lista cu vanzarile grupate pe operatori. Prin click pe numele
operatorului se deschide o lista cu toate produsele vandute in ziua respectiva,
grupate dupa denumire si gestiune.
4. Ultimul tab contine 4 grafice referitoare la activitatea din ziua respectiva: cele mai
vandute 10 produse, structura vanzarilor grupate pe gestiuni, structura vanzarilor
grupate dupa operatori si structura vanzarilor grupate pe metode de plata.
7.2. Vanzari Interval

Pagina “Vanzari Interval” contine in mare aceleasi informatii precum pagina “Vanzari
Azi”. Informatiile sunt generate pentru intervalul ales din partea de sus a paginii. Prin
intermediul tabelelor se pot genera rapoarte lunare asemanatoare celor pe zile:
centralizator productie, raport vanzari, etc. .
Graficele din “Vanzari Interval” sunt mai relevante, fiind generate raportari pentru
perioade mai mari de o zi: pe langa cele 4 grafice din pagina “Vanzari Azi” mai sunt generate
4 grafice: in primul grafic este prezentata sugestiv evolutia in timp a vanzarilor, intrarilor si
marjei comerciale; sunt prezentate vanzarile medii pe ore pentru toata perioada (putand
astfel ajusta programul de lucru daca este nevoie in cazul in care constatati ca varful
vanzarilor se afla la inceputul sau finalul programului); evolutia adaosului comercial; evolutia
vanzarilor pentru fiecare operator – putand compara performanta fiecarui vanzator.
7.3. Vanzari pe Produs

In pagina “Vanzari pe Produs” se pot vizualiza vanzarile pentru fiecare produs, in
perioada introdusa in formularul din partea de sus a ferestrei. Pe langa tabelul ce contine
detalii pentru fiecare vanzare a produsului precum data si ora vanzarii, valoarea exacta de
achizitie a stocului, discountul aplicat, este afisat si un grafic cu evolutia vanzarilor, a valorii
intrarilor si marjei comerciale pentru produsul respectiv.
7.4. Clienti/Furnizori
Pagina “Clienti/Furnizori” afiseaza o lista cu toti Clientii si Furnizorii introdusi in
UnityRetail precum si sumele ce trebuie incasate si platite.Valorile ce au depasit scadenta
sunt evidentiate cu fundal rosu. Prin click pe codul clientului sau furnizorului se pot modifica
datele salvate in UnityRetail. Tot in aceasta pagina se pot introduce noi clienti sau furnizori
prin intermediul formularelor afisate prin apasarea butoanelor “Client Nou” si “Furnizor
Nou”.
Fiecare client poate avea asociati mai multi delegati si acestia pot fi gestionati apasand
butonul Delegati . Sistemul poate genera atat fise de clienti cat si de furnizori – in acestea
sunt afisate toate operatiunile desfasurate in relatia cu unitatea: livrare de articole, incasari
de sume, etc.. Aceste operatiuni sunt preluate automat din sistem – receptie marfa, emitere
48
©ARI-Studio 2019
documente de plata, etc.. Fisa furnizorului poate contine si alte operatiuni in afara de cele
generate automat – introducerea de exemplu a facturilor si platilor catre un furnizor de
utilitati. Aceste operatiuni manuale sunt preluate automat in Registrul de Casa.
7.5. Top Produse

In pagina “Top Produse” sunt generate mai multe rapoarte pentru intervalul ales prin
intermediul formularului din partea de sus a paginii: 10 cele mai vandute produse, 10 cele
mai putin vandute produse. De asemenea se genereaza o lista cu produsele din gestiune ce
nu au fost vandute niciodata. Prin intermediul acestor rapoarte se pot lua decizii in ceea ce
priveste cresterea cantitatilor achizitionate sau scaderea lor precum si modificarea gestiunii
– scoaterea anumitor produse care au vanzare insuficienta sau 0.
7.6. Raport Rebuturi

In pagina “Raport Rebuturi” sunt afisate o serie de tabele si grafice ce detaliaza
produsele marcate ca rebut de operatori in perioada selectata de utilizator prin intermediul
formularului din partea de sus a paginii. In primul tabel sunt afisate toate rebuturile atat
cantitativ cat si valoric, la pret de vanzare, grupate dupa denumire si gestiune in timp ce in
al doilea tabel sunt afisate valoarile rebuturilor dupa fiecare operator. Prin click pe operator
se deschide o fereastra noua ce contine toate marcarile ca rebut efectuate de operator.
Procentajele din partea dreapta a paginii arata cat de mare este ponderea rebuturilor in
total cantitati vandute, in functie de fiecare unitate de masura. Cele 4 grafice din partea de
jos a ferestrei afiseaza evolutia valorica a rebuturilor pe zile si pe operatori precum si
structura lor in functie de unitatea de masura si operator.
49
©ARI-Studio 2019
Modulul Management
Dupa cum am mentionat anterior, modulul Management este destinat gestionarii
activitatii de zi cu zi a locatiei. Interfata este asemanatoare cu cea a modulului Administrare,
insa cuprinde mai putine functionalitati. In UnityRetail, managerul poate:
1. Sa deschida si inchida ziua;

2. Sa introduca si sa retraga numerar din sertar;
3. Sa genereze NIR-uri, Bonuri Consum, Registre Casa, Bonuri Transfer;
4. Sa genereze rapoarte si centralizatoare pentru aceste documente
5. Sa genereze facturi precum si sa incaseze facturi vechi neincasate;
6. Sa vizualizeze toate rapoartele si tabelele din tabul “Financiar”;
7. Sa retipareasca bonuri fiscale.
In UnityRetail managerul NU poate:
1. Sa gestioneze utilizatorii si parolele acestora;

2. Sa modifice gestiunile, categoriile, discounturile, scurtaturile;
3. Sa modifice permisiunile personalului;
4. Sa gestioneze baza de date (backup, stergere, restaurare);
5. Sa modifice detalii ale articolelor din stoc precum pretul sau cantitile din gestiune;
6. Sa realizeze inventarul;
Pentru crearea utilizatorilor cu permisiuni diferite de cele din modulele Administrare sau
Management (de exemplu un utilizator care sa aiba acces doar la inventariere) va rugam sa
contactati echipa ARI-Studio.
50
©ARI-Studio 2019
Modulul UnityLabel
Modulul UnityLabel permite generarea diverselor tipuri de etichete asociate articolelor
declarate in sistem. UnityRetail poate genera urmatoarele tipuri de etichete:
- Etichete de raft ce contin denumirea articolului, pretul pe unitatea de masura, codul
de bare;
- Etichete de raft ce contin doar denumirea articolului si pretul pe unitatea de masura;
- Etichete doar cu denumirea si codul de bare al articolului ce se pot atasa acolo unde
nu exista cod de bare imprimat de producator;
- Pagini de diferite dimensiuni ce contin tabeluri cu denumirea articolelor si codul de
bare aferent. Aceste pagini sunt utilie in cazul articolelor pentru care nu se preteaza
utilizarea unui cod de bare aplicat pe ambalaj: legume, fructe, paine, elemente de
imbinare (cuie, suruburi, piulite), etc.. Paginile se amplaseaza la casa, la indemana
casierului si faciliteaza fluxul de lucru – casierul scaneaza codul de bare aferent
articolului de pe lista tiparita in loc sa il caute efectiv in lista cu produse din
UnityRetail.
Modulul UnityLabel permite tiparirea de etichete pe mai multe medii:
- hartie A4 simpla;
- hartie A4 autoadeziva si partitionata cu etichete de diferite dimensiuni (de exemplu
etichete de 50x30mm, 4 etichete pe rand, 10 randuri pe pagina);
- etichete autoadezive de diferite dimensiuni, pe rola – utilizate impreuna cu
imprimante dedicate pentru acestea.
Pentru a genera etichete, atunci cand modulul este activ, in tabul „Stocuri” putem
accesa pagina „Generare Etichete”. In aceasta pagina utilizatorul poate sa selecteze unul,
mai multe sau toate (utilizand butonul Selecteaza/Desel. ) articolele din gestiune pentru
care doreste sa genereze etichete. Se poate schimba tipul de cod de bare care este tiparit
(se recomanda pastrarea celui predefinit, EAN128), daca se afiseaza pretul articolului, codul
de bare si tipul de eticheta/mediul de printare folosit - valorile ce contin doar doua
dimensiuni (lungime x latime) se printeaza pe etichete autoadezive independente (o pagina
generata va contine o eticheta), in timp ce valorile ce contin atat dimensiunile etichetelor
cat si dimensiunea hartiei va genera mai multe etichete pe o singura pagina. Daca se
doreste generarea mai multor exemplare de etichete pentru acelasi articol, se poate
modifica campul „Exemplare”.
Atentie!
Pe piata se utilizeaza mai multe standarde in ceea ce priveste codurile de bare si
dimensiunea etichetelor. In cazul in care se doreste lucrul cu alte tipuri de coduri de bare
si dimeniuni etichete, echipa ARI-Studio poate, la cerere, sa introduca in sistem si alte
standarde si dimeniuni.
51
©ARI-Studio 2019
Modulul UnityScale
Modulul UnityScale permite lucrul cu doua tipuri de cantar:
- Cantarul clasic, conectat la UnityRetail, care permite cantarirea in timp real a
greutatilor si preluarii acestora in sistem – acest flux este explicat la modulul
„Vanzare” – capitolul 11, „Utilizarea cantarului electronic (balantei)”
- Cantarul cu etichetare, utilizat la vitrina asistata, ce permite introducerea ulterioara
in UnityRetail a articolelor cantarite la un moment anterior.
Utilizarea cantarului cu etichetare presupune urmatorii pasi:
- Declararea in gestiune a articolelor ce urmeaza sa fie cantarite la vitrina asistata –
acestea se disting de restul articolelor prin faptul ca nu au cod de bare, nici macar
codul de bare generat de UnityRetail. Astfel campul „Cod bare” din tabul „Stocuri” –
pagina „Gestiune” este complet gol;
- Exportarea articolelor ce urmeza sa fie cantarite la vitrina asistata in cantarul cu
etichetare: in pagina „Gestiune” din tabul „Stocuri” se apasa butonul Export Cantar
pentru a genera doua fisiere: un fisier ce contine o lista cu articolele, in formatul
intern al cantarului si o lista lizibila, cu articolele utilizate si codurile aferente
acestora – lista ce in mod normal trebuie asezata langa cantar (utilizand aceasta lista
operatorul poate afla codurile stocate in cantar ale produselor pe care le cantareste).
Prima lista este trimisa la cantarul cu etichetare folosind driverul acestuia;
- Dupa ce articolele au fost salvate in cantar, se poate incepe utilizarea efectiva a
cantarului: articolele sunt cantarite, cantarul genereaza o eticheta ce se ataseaza
articolului continand informatii legate de codul, greutatea si pretul acestuia. La casa,
in momentul scanarii in UnityRetail, sistemul identifica automat articolul scanat cat
si cantitatea cantarita anterior.
Modulul UnityInventory
Modulul UnityInventory permite efectuarea rapida si usoara a inventarului precum si
verificarea facila a stocului real cu ajutorul unor terminale mobile de tip tableta sau
smartphone. Cand modulul este activ, din tablul „Administrare” – pagina „Personal” pot fi
create noi conturi de utilizatori avand ca si categorie tipul „Inventar”. Cu parolele noi create,
operatorii pot accesa de pe dispozitive mobile modulul UnityInventory – modul ce permite
scanarea - cu ajutorul camerei foto a dispozitivului – a codurilor de bare ale articolelor,
direct pe raft, afisand stocul curent precum si posibilitatea de a il modifica.
Atentie!
Pentru o acuratete optima in momentul scanari codurilor de bare se recomanda ca
dispozitivul utilizat sa aiba o rezolutie de minim 4 Megapixeli; daca este utilizat des in
spatii intunecate cu lumina artificiala (depozit, magazii) se recomanda ca dispozitivul sa fie
echipat cu blit.
52
©ARI-Studio 2019
Pentru functionare optima, codul de bare scanat trebuie sa fie centrat in zona dedicata,
de preferat fiind ca articolul sa fie plasat pe o suprafata stabila (pentru a evita miscarea in
timpul scanari). Cand articolul este gasit in baza de date, sistemul afiseaza detalii legate de
denumire, pret, stoc. Stocul afisat este cel scriptic (cel salvat in UnityRetail), utilizatorul
avand posibilitatea de a introduce stocul faptic (cel real, de pe raft). Sistemul contorizeaza
fiecare modificare pentru generarea ulterioara de rapoarte. Dupa apasarea butonului
Salveaza camera este pornita automat pentru a scana un alt articol.
Modulul Cloud
Modulul Cloud este utilizat pentru a rula UnityRetail online: baza de date precum si
toate fisierele sistemului sunt disponibile 24/7 pe un server din Cloud (online). Folosind
aplicatii dedicate dezvoltate de ARI-Studio, activitatea in locatie se poate desfasura in mod
normal – tiparirea bonurilor fiscale, a notelor de plata, bonurilor comanda, facturilor si a
tuturor documentelor contabile. In mod normal, pentru a accesa UnityRetail este necesar ca
PC-ul din locatie pe care acesta este instalat sa fie pornit. Modulul Cloud elimina aceasta
53
©ARI-Studio 2019
necesitate, sistemul putand fi accesat in orice moment. Un alt avantaj al modului Cloud
apare in momentul in care se manageriaza mai multe locatii: UnityRetail nu mai trebuie sa
fie instalat in fiecare locatie. De asemenea lucrarile de mentenanta pot fi mult mai usor
operate: nu mai trebuie sa comunicati operatorilor nostri date de autentificare pentru
aplicatii de control al desktop-ului, iar update-urile se fac automat, in Cloud.
Depanare
UnityRetail este un sistem informatic fiabil, testat intensiv inainte de vanzare, fiind
implementat in diverse fluxuri de lucru. Orice sistem software poate prezenta erori, insa
echipa ARI-Studio incearca sa elimine cat mai multe dintre acestea prin diverse update-uri.
Cele mai multe dintre update-urile aplicate contin exclusiv implementarea unor
functionalitati noi in timp ce update-urile necesare pentru a repara erori au o pondere
foarte mica. UnityRetail este stabil si sigur, iar majoritatea erorilor ce apar in timpul utilizarii
sunt datorate greselilor umane de operare sau datorate erorilor de hardware sau periferice.
Acest capitol are rolul de a expune o parte dintre cele mai uzuale probleme aparute in lucrul
cu UnityRetail, probleme cu rezolvari ce nu implica cunostinte tehnice si pot fi realizate de
personalul din locatie. Pentru ca de multe ori factorul uman poate produce pagube
insemnate in sistemele informatice si pentru ca anumite probleme se pot rezolva doar
avand cunostinte tehnice de specialitatie, echipa ARI-Studio va recomanda incheierea unuia
dintre urmatoarele doua tipuri de contracte de mentenanta:
- Abonament lunar, fara limita de interventii telefonice;
- Plata la interventie, in functie de timpul necesar remedierii situatiei si de
complexitatea acesteia.
Pentru mai multe detalii in legatura cu aceste contracte va rugam sa ne contactati.
Erori uzuale ce se pot repara fara cunostinte tehnice

1. Eroare: bonul fiscal nu se tipareste pe casa de marcat fiscala.
Rezolvari:
- Verificati conexiunea cu casa de marcat: mufele sa fie introduse in soclurile
specifice, cablurile sa nu fie intrerupte sau deteriorate, casa de marcat sa fie
pornita si selectat modulul de comunicatie cu PC-ul (daca este cazul);
- Anumite case de marcat se blocheaza daca Raportul Z nu a mai fost tiparit de
peste 24 de ore. In acest caz, casa de marcat nu mai accepta comenzi de
vanzare, fara a afisa vreo eroare. Se recomanda tiparirea Raportului Z in mod
normal si reincercarea tiparirii unui bon fiscal;
- Din motive diverse, portul de comunicatie din unitatea PC/POS se poate
bloca. Aceasta este o problema a sistemului de operare si se poate rezolva cu
un simplu restart al echipamentului;
- Anumite case de marcat se blocheaza daca raman fara hartie in timpul
tiparirii unui bon fiscal. O casa de marcat fiscala blocata nu raspunde la nicio
comanda (nici macar la apasarea tastelor fizice). In acest caz va rugam sa
54
©ARI-Studio 2019
contactati furnizorul casei de marcat pentru deblocarea acesteia. Echipa ARI-

Studio va recomanda sa evitati producerea unei astfel de situatii prin
schimbarea rolei de hartie la timp (cand hartia prezinta dungi colorate ce
anunta necesitatea schimbarii).
2. Scanner-ul nu porneste sau nu scaneaza / nu scaneaza corect.
Rezolvare: Verificati daca cablul de date utilizat de scanner este introdus in
calculator. Daca scannerul foloseste interfata USB va recomandam sa il conectati in
porturile USB disponibile din partea din spate a unitatii (cele native, de pe placa de
baza) – in unele cazuri porturile din partea din fata a unitatii sunt inactive sau se
dezactiveaza din motive de economisire energie. Daca scanner-ul porneste dar nu
transmite codul articolului sau il trimite in mod eronat va recomandam sa
reinitializati setarile acestuia. Resetarea se face de obicei, scanand un cod de bare
dedicat din manualul de utilizare al scanner-ului.
3. Cantarul nu transmite date catre UnityRetail
Rezolvare: Verificati cablul de conexiune intre unitatea PC/POS si cantar - mufele sa
fie introduse in soclurile specifice, cablurile sa nu fie intrerupte sau deteriorate.
Verificati afisajul cantarului – daca acesta nu este pozitionat pe o suprafata stabila si
plana, pot aparea erori sau avertizari pe display-ul digital ce nu permit cantarirea.
Dupa ce cantarul este pozitionat corect (inclusiv nivela cu bula este pozitionata
corect) acesta trebuie oprit si pornit.
4. Eroare: Ziua nu se poate inchide/deschide.
Rezolvare: Verificati data si ora sistemului de operare al PC-ului/POS-ului. In anumite
cazuri, acumulatorul ce ajuta la memorarea datei si orei este uzat si in cazul unei
intreruperi a alimentarii, data si ora sunt resetate la valorile initiale.
5. Eroare: UnityRetail nu poate fi accesat din UnityInventory sau de pe alt dispozitiv
mobil.
Rezolvare: Verificati ca atat sistemul PC/POS cat si perifericele sa fie conectate la
aceeasi retea locala (LAN/ Wireless LAN). In cazul in care s-au produs modificari in
infrastructura retelei sau in configurarea echipamentelor va rugam sa contactati
echipa ARI-Studio.
6. Eroare: UnityRetail nu poate fi accesat din afara locatiei prin intermediul
internetului.
Rezolvare: Verificati conexiunea la internet atat in locatie cat si de pe dispozitivul de
pe care accesati. Verificati ca unitatea pe care este instalat sistemul sa nu fie oprita
sau in hibernare. Verificati ca unitatea este conectata la aceeasi retea locala (LAN/
Wireless LAN) ca si inainte. In cazul in care s-au produs modificari in infrastructura
retelei sau in configurarea echipamentelor va rugam sa contactati echipa ARI-Studio.
7. O parte sau toate articolele nu sunt afisate in momentul autentificarii unui
operator in modulul pentru vanzare.
Rezolvare: Permisiunile pe Gestiuni nu sunt acordate pentru utilizatorul respectiv
sau sunt incomplete.
8. Fontul si dimensiunea elementelor din sistem este prea mare sau mica.
Rezolvare: folositi rotita de scroll in timp ce apasati tasta Control (CTRL) si setati in
functie de nevoi nivelul de zoom – standard acesta are valoarea de 100% sau 90% pe
ecranele de dimensiuni reduse.
9. Pretul de intrare este prea mare/prea mic.
55
©ARI-Studio 2019
Rezolvare: Receptia pentru marfa/materia prima/consumabilul respectiv este

gresita. Verificati folosind butonul Info Stoc din pagina „Gestiune” – tabul „Stocuri”
daca exista preturi de intrare gresite si modificati documentul de receptie (NIR-ul)
care a fost completat incorect.
10. Sumele totale de pe NIR nu coincid cu sumele totale de pe factura.
Rezolvare: Verificati cu atentie daca pe NIR sunt trecute toate articolele, daca sunt
introduse corect atat preturile cat si cantitatile. De cele mai multe ori diferentele
apar datorita unei cote TVA introdusa gresit sau datorita introducerii in mod eronat a
discountului – discount pe o parte din produse introdus la un singur produs si invers,
discount aplicat valoric in casuta de discount procentual, etc..
11. Sumele de pe Raportul Z din casa de marcat, raportul zilnic nefiscal generat de
sistem, vanzarile din rapoartele de vanzari si pozitiile de incasari de pe Registrul de
Casa nu coincid.
Rezolvare: In aceasta situatie sistemul foloseste mai multe date: pentru raportul Z
miscarile afisate sunt cele operate dupa generarea raportului Z anterior; pentru
raportul zilnic nefiscal miscarile afisate sunt cele cuprinse intre ora de deschidere a
zilei curente si ora de inchidere a zilei curente; pentru rapoartele din tabul
„Financiar” in cazul in care nu se completeaza campul „ora” datele afisate sunt
pentru intervalul aflat intre data de inceput ora 06:00 si data de sfarsit ora 06:00;
registrul de casa preia datele asemanator cu raportul Z – avand ca data de inceput
data ultimului registru de casa. Este foarte important de inteles ca aceste date sunt
independente si pot sa influenteze semnificativ sumele finale ale rapoartelor. In
cazul normal de utilizare, ziua din UnityRetail se deschide la un moment apropiat de
deschiderea casei de marcat (nu conteaza ordinea), ziua se inchide din sistem la un
moment apropiat de tiparirea raportului Z din casa de marcat (nu conteaza ordinea)
si nu se mai emit ulterior alte bonuri, nici manual – din casa si nici din sistem,
registrul de casa se genereaza dupa operatiile de mai sus. Daca exista situatii in care
se scoate raportul Z nefiscal din ziua anterioara dupa efectuarea de vanzari in ziua
curenta sumele intre rapoartele Z fiscal si nefiscal vor fi diferite. Aceeasi situatie are
loc si in momentul in care se scoate raportul Z fiscal la sfarsitul zilei, se porneste din
nou casa si se vand produse. Un alt exemplu ar fi cand se genereaza Registrul de
Casa la sfarsitul zilei si se fac vanzari ulterior in ziua respectiva.
12. Anumite campuri prezinta margine rosie, iar sistemul nu ne lasa sa continuam.
Rezolvare: pentru a nu permite introducerea de date ce pot genera slabiciuni de
securitate UnityRetail nu accepta anumite caractere speciale. Folosind aceste
caractere speciale persoane rau intentionate pot patrunde in baza de date fara a
avea nevoie de parola si pot modifica date sau in cazuri grave pot sterge intreg
continutul bazei de date. In acest caz va recomandam sa evitati folosirea de
caractere speciale. Aceeasi margine rosie este afisata si in momentul in care sunt
introduse date gresite sau care nu respecta un format standard: in campul serie
buletin se introduc cifre, in campul CIF se introduce o valoare nevalida, in campul
pret se introduc litere, etc..
56

Manual UnityRetail

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual UnityRetail

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

UnityRetail – Manual de Utilizare

3.2. Inventarierea ................................................................................................................... 27

6. Tabul “Financiar” .................................................................................................................... 47

Sistemul informatic poate fi configurat pentru a sustine multiple si variate fluxuri de

Notiuni necesare inainte de utilizare

In principal este important sa se cunoasca:

1. Tipuri de articole in comertul cu bunuri si servicii

2. Utilizarea functionalitatilor de baza

Majoritatea paginilor din modulele de administrare si management au un format

- Daca se permite introducerea de produse cu preturi variabile;

Dupa instalarea software-ului sunt creati 3 utilizatori predefiniti:

De asemenea pot fi deja create Gestiuni, Categorii si Articole de test cu scopul

- Cand articolele sunt in numar foarte mare si se foloseste un scanner de coduri de

6. Articole cu pret variabil

8. Butoane Nota Curenta

Pe langa discounturile procentuale predefinite sunt afisate inca doua discounturi:

Echipa ARI-Studio va recomanda folosirea discountului “Protocol” pentru a vinde

10. Utilizarea unui scanner de coduri de bare

Daca UnityRetail este configurat sa functioneze utilizand un scanner de cod de bare, in

11. Utilizarea cantarului electronic (balantei)

12. Utilizarea ferestrei de rest

13. Verificarea sumelor incasate

Pentru a scurta numarul de operatiuni necesare autentificarii, UnityRetail se foloseste

2.4. Unitati Masura

2.7. Permisiuni Gestiuni

introduce o denumire prescurtata, ce este trimisa la casa de marcat. In mod normal

de achizitie, adaosul si marja comerciala. Acest camp poate fi folosit si in cazul in

3.3. Stocuri Critice

3.4. Raport Gestiune

3.5. Registru Stocuri

3.6. Stoc precedent

3.7. Istoric Modificari – Diferente de Inventar

3.8. Modificari Pret

3.9. Fisa Produs

4.1.1. Generalitati despre NIR

- bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;

4.1.2. NIR-ul in UnityRetail

Primul articol se introduce in campul deja existent: se completeaza denumirea utilizand

4.2. Anularea unui NIR

4.3. Jurnal NIR

4.4. Bon Consum

4.4.1. Generalitati despre Bonul Consum

- cantitatea eliberata reprezinta cantitatea efectiva care a parasit magazia, a intrat in

4.4.2. Bonul Consum in UnityPOS

4.5. Jurnal Bon Consum

4.6. Registru Casa

4.6.1. Generalitati despre Registrul Casa

Documentele anexate (ca de exemplu factura) sunt inregistrate in coloanele “Nr.

4.6.2. Registrul Casa in UnityRetail

Pentru a deschide un nou Registru de Casa, utilizatorul trebuie sa completeze cateva

Asemanator altor documente din UnityRetail, dupa deschiderea Registrului de Casa,

4.7. Jurnal Registru Casa

4.8. Bon Transfer

4.8.1. Generalitati despre Bonul Transfer

- datele de identificare ale firmei;

4.8.2. Bonul Transfer in UnityRetail

4.9. Jurnal Bon Transfer

Adauga Produs . Fereastra deschisa permite introducerea unui articol ce nu exista in

UnityRetail permite generarea a doua facturi A5 pe o singura pagina A4 daca se

UnityRetail permite introducerea de observatii in partea de jos a facturii (ca de exemplul

5.3. Jurnal Facturi

5.4. Jurnal Proforme

5.5. Jurnal Chitante

7.1. Vanzari Azi