CÁC CHỨC NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

(Như chúng ta đã biết và có thể hiểu 1 cách đơn giản: Quản trị là một khái niệm
cần thiết trong bất kì công việc hay hành động nào) ta từng học qua khái niệm:
→ QT là quá trình sử dụng nguồn lực tổ chức nhằm đạt được mục tiêu thông qua
hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát.
Vậy các hoạt động đó có vai trò, ý nghĩa như thế nào mà không thể thiếu phải
thông qua nó hay khác hơn các chức năng của từng hoạt động đó là gì ?
Chức năng quản trị là những công việc quản trị tương đối độc lập được phân
chia theo hướng chuyên môn hóa và được thực hiện theo một tiến trình liên tục trong
quá trình quản trị.
Có 4 chức năng :
 Hoạch định
 Tổ chức
 Điều khiển
 Kiểm soát
1. HOẠCH ĐỊNH:
- Là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị
- Chức năng xác định mục tiêu cần đạt được và đề ra kế hoạch để đạt mục tiêu
trong từng khoản thời gian nhất định.
(Định hướng, xác định hướng đi cho DN trong tương lai)
→ Đề ra các kế hoạch hoạt động một cách chi tiết và hợp lí.
→ Thiết lập 1 hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp với các tổ chức,
trong thời gian nhất định và tận dụng tối ưu với các nguồn lực sẵn có.
Hiểu đơn giản:
 Xác định phải làm gì ?
 Làm như thế nào?
Khi nào làm ?
Ai sẽ làm?
 Phân loại:
+ hoạch định chiến lược
Được vạch ra bởi các nhà quản trị cấp cao của tổ chức
Hoạt động ở cấp độ toàn bộ doanh nghiệp → mục tiêu chung
Mang tính chất quyết định dài hạn: 15 năm, 10 năm, 5 năm….
+ Hoạch định tác nghiệp
Được vạch ra bởi các nhà quản trị cấp cơ sở của tổ chức
Hoạt động chi tiết, xác định nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện
và cách thức tiến hành nó
Mang tính chất quyết định ngắn hạn
HĐTN hay còn gọi là: Kế hoạch hành động→ hành động cụ thể cho những con
người cụ thể thực hiện
Vai trò của hoạch định
Là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nổ lực của các thành viên trong DN
Cho biết hướng đi của DN
Giảm tính bất ổn, giảm sự chồng chéo và những hđ lãng phí
Ứng phó với những bất ổn kịp thời, tận dụng cơ hội thích hợp
Thích nghi được sự thay đổi của mt bên ngoài, định hướng số phận tổ chức
Phát triển tinh thần của tổ chức vì cùng nhau hoạt động
Có kế hoạch làm tăng hiệu quả cv cao hơn
Mục tiêu của hoạch định
Vd:Muốn có 1 chuyến du lịch lí thú ?

Bạn sẽ xác định đi đâu, địa điểm

nào?
Khi nào sẽ đi?
Đi cùng với ai? ( gđ bb ….)
Khi nào sẽ về?.....

2. TỔ CHỨC
( Sau khi xây dựng kế hoạch hoạt động, ta phải tiến hành thực hiện nó)
Chức năng tạo dựng một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ
phận, cá nhân tạo sự phối hợp ngang dọc trong hoạt động của tổ chức nhằm
hoàn thành mục tiêu

Là hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục tiêu chung
Là quá trình triển khai kế hoạch : Xây dựng cơ cấu khuôn khổ cho kế hoạch
Chỉ đạo thực hiện kế hoạch
Kiểm tra đối với kế hoạch đó
Tổ chức là chức năng của quá trình quản trị :vì bảo đảm cơ cấu và nhân sự cho
hoạt động của tổ chức
Vd: + Đó có thể là hội bạn cùng làm việc nhóm với nhau
( Nhóm trưởng sẽ phân công chia nhiệm vụ cho mọi người..)
+ Hay trong trường học
( BGH sẽ thiết lập các bộ phận…..)
Nơi mà có con người, mục đích, cơ cấu tổ chức,…thực thi công việc cụ thể
Tầm quan trọng của công tác tổ chức:
CTTC vừa là cơ sở, vừa là điều kiện cho việc thực thi những nhiệm vụ
CTTC ảnh hưởng đến kĩ thuật quản trị, đến việc ra quyết định và truyền đạt
thông tin của tổ chức
Mục tiêu :
Tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân trong tổ chức
Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ hiệu quả
Xây dựng nề nếp văn hóa trong tổ chức lành mạnh
Phát huy uốn nắn điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động
Phát huy sức mạnh các tài nguyên vốn có
Ứng phó phù hợp với mọi hoàn cảnh
3.LÃNH ĐẠO
Là chức năng liên quan đến lãnh đạo, động viên , thông tin và giải quyết xung
đột nhằm hoàn thành mục tiêu, kế hoạch đề ra
Là quá trình tác động đến con người làm cho họ sẵn sàng, nhiệt tình thực hiện
nhiệm vụ được giao
Vd : hình ảnh dưới dây
Thủ tướng Phạm Minh Chính chủ trì cuộc họp Ban chỉ đạo Quốc gia phòng, chống
dịch COVID-19 trực tuyến các địa phương về công tác phòng, chống dịch COVID-
19 . Ảnh: VGP
Các dạng phong cách lãnh đạo:
1 lãnh đạo theo mức độ tập trung quyền lực
 Phong cách độc đoán ( không phát huy được tính chủ động sáng tạo của
nhân viên)
 Phong cách dân chủ (nhà QT cần kiên định để không trở thành người thỏa
mãn )
 Phong cách tự do (nhà QT cần chủ động khi cấp dưới còn hạn chế)
2 lãnh đạo theo mức độ quan tâm đến công việc và con người
3 sơ đồ lưới PCLĐ
4 phân loại PCLĐ theo tình huống
4.KIỂM TRA
Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm tra được hiểu là: “quá trình xác định
thành quả đạt được trên thực tế so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng nhằm
phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch, trên cơ sờ đó đề ra các giải pháp
điều chỉnh để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu
Mục đích của kiểm tra:
 Đảm bảo nguồn lực sd 1 cách hiệu quả
 Dự đoán biến động môi trường
 Phát hiện sai sót kịp thời
 Thống kê, báo cáo biểu mẫu
 Tổ chức tốt công tác quản lí
 Rút kiinh nghiệm cải tiến công việc
Vd: trong trường học hay có kì kiểm tra của nhà trường để đánh giá
( hiệu trưởng sẽ là người ban hành kế hoạch để đánh giá học si…..)
hay trong đại dịch này , các đoàn bộ phận chống dịch COVID-19 hay có cuộc
họp tổ chức kiểm tra để biết thông tin và đưa ra giải pháp kịp thời , dưới dây là
hình ảnh minh họa
65
 Đoàn công tác của Sở Y tế kiểm tra kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Kiểm
soát bệnh tật tỉnh Cao Bằng.

Câu hỏi: Nếu NQT không thực hiện tốt chức năng này sẽ ảnh hưởng như
thế nào đến hoạt động của tổ chức?
Trước khi giải đáp ta hãy thử hỏi làm sao các DN có thể tồn tại trong lĩnh vực
của mình?
Vì: nhờ vào hoạt động quản trị bên trong với các chức năng cũng như nhiệm vụ
riêng biệt của các bộ phận đó cấu thành
Vd như bạn muốn xây 1 ngôi nhà mà nền móng chắc chắn là cái bạn nghĩ đến
đầu tiên
Vì vậy: Ngược lại
Nếu các NQT không hoạch định tốt = không có kế hoạch thì sẽ dễ dàng rơi vào
bế tắc mông lung vì không cụ thể hóa các mục tiêu nên làm thế nào
Vì là chức năng đầu tiên nên sẽ là yếu tố quyết định nếu DN muốn phát triển
đường dài trên thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay
(Sau khi hoạch định xong có được chiến lược rõ ràng)
Tổ chức mà không tốt thì: Hoạch định xem như bằng không vì không thể đảm
bảo chất lượng
Vd: ai là người giúp bạn có được ngôi nhà nền móng chắc chắn đó
Đó chính là việc phân chia phân công nhân sự theo khuôn khổ nào đó
Không tổ chức = không rõ ràng trong nội bộ làm việc không thể mang lại hiệu
quả cao
Bạn muốn mọi người luôn làm tốt công việc đã được phân công trước đó nhưng
bạn cứ thờ ơ mặc ai nấy làm thì bạn sẽ khó có được kết quả theo ý muốn
Không thôi thúc mọi người sẽ rơi vào trạng thái buông thả, làm cho qua, b không
nhiệt tình giao tiếp tốt động viên niềm nở với họ họ sẽ cảm thấy mình như cổ
máy và làm cho qua
Chúng ta có chiến lược thật tốt, có tổ chức thật chặt nhưng nhân sự không làm
tốt thì xem phí cả 2
Thêm nữa là trong mt DN hay bên ngoài không ai thích tự nguyện vì 1 điều gì cả
chỉ khi có sự tác động vào họ mà thôi
Nhà lãnh đạo không thực hiện tốt nó thì hiệu quả công việc rất kém
(Đi học ở trường thì thì ta hay có những đợt kiểm tra để đánh giá )
Trong DN cũng thế nếu không kiểm tra tốt thì không thể khắc phục điều chỉnh
kịp thời Nếu nhà QT không thực tốt 1 trong 4 chức năng này thì khó có thể duy
trì bền vững
Bài học kinh nghiệm:
Con đường thành công không phải tự nhiên sẵn có mà la do bạn phác họa ra bức
tranh ( hoạch định)
Bức tranh muốn được hài hòa cân đối thì phải có hình ảnh gam màu bố cục rõ
ràng ( tổ chức)
Nhưng để làm nên sự hoàn hảo đó bạn phải là 1 người họa sĩ thực thụ ( lãnh đạo)
( phải có năng lực mới tác động đến mọi người)
( lãnh đạo là 1 cái nghề chứ không phải cái ghế )
Nhìn nhận ý kiến kết quả là điều không thể bỏ qua trước khi đưa vào thị trường (
kiểm tra)
( thiếu thêm, sai sửa)

Câu hỏi trò chơi:

Câu 1: Mục đích của hoạch định không bao gồm yếu tố?
a. Phối hợp nỗ lực của toần bộ tổ chức
b. Giảm sự chồng chéo
c. Là cơ sở cho hoạt động kiểm soát
d. Loại trừ sự biến động của môi trường
Câu 2 :Công việc của tổ chức là:
a.Tiến hành kiểm tra các hoạt động của nhân viên
b.Thành lập các đơn vị cần thiết theo yêu cầu hoạt động của tổ chức
c.Quyết định lương cho nhân viên
d.Tất cả các ý trên đều sai
Câu 3:Chức năng của nhà lãnh đạo là:
a.Vạch ra các mục tiêu và phương hướng phát triển tổ chức
b.Bố trí lực lượng thực hiện các mục tiêu của tổ chức
c.Động viên khuyến khích nhân viên
d.Các chức năng trên
Câu 4: Cái nào KHÔNG phải là mục đích của kiểm tra quản trị?
a.Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự
quan trọng
b.Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để
sửa sai
c.Làm phức tạp hóa các vấn đề ủy quyền,chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm
d.Phát thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng