antonia heredia herrera servicio de publicaciones deladiputacidn de sevilla hedRecordemos el esquema basico de una programacién archivistica. Conservar eel | ORGANIZACION: | Clasificacién | Ontenacién | | | 7 | DESCRIPCION: I | Catalogacién | | | i ESSE ee | Ordenar es la segunda operacion, dentro de la organizacion, que ha de aplicarse con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una seccién de archivo o bien a un conjunto de do- cumentos relacionados por su asunto o por su tipologia al tratar de preparar un catalogo. Dijimos', que ordenar es la operacién de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionandolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro caso los elementos serdn los documentos 0 las unidades archivisticas, dentro de las series. (Cfr. capitulo 9). Insisto en la incorreccién de hablar de ordenacién de un fondo o de un archivo, a no ser que la palabra esté tomada como sinénima de organizacién. 1. Seguimos en este capitulo, salvo las ampliaciones, escasas modificaciones y algunas rectificaciones introducidas, Ia parte correspondiente al tema de nuestro traba- jo: Clasificacién y Ordenacién, «Atchivistica. Estudios bésicos», Sevilla, 1983, péginas 56-62,286 ANTONIA HEREDIA HERRERA Convendra tener siempre en cuenta lo siguiente: ~ La ordenacién archivistica de los documentos se hace a partir de uno de los elementos (fecha, nombre de personas, lugar 0 asunto) que nos acerquen a su contenido — Cada serie exigira un tipo de ordenacién independiente. ~ Hay un orden entre las unidades que integran cada serie y otro para cada unidad archivistica. — Aparte de la ordenacién de los documentos, existe una ordena- cién de la informacién (indices) con vistas a su recuperaci6n. 1, Tipos de Ordenacién, Los diversos tipos de ordenacién reciben su nombre de la unidad elegida para determinar dicho orden. Asi, segtin optemos por la fe- cha o data, tendremos el cronolégico; si las letras del abecedario, ef alfabético; si la situacién o el lugar, el topogrifico; si el tamafio, por tamafios. No olvidando que puede establecerse una ordenacién mix- ta en la que se utilicen a la vez un orden alfabético y un orden cro- noldgico (correspondencia de una institucién con varios destinata- rios, en el que el orden principal responda a los nombres de éstos y dentro de ellos se ordenen por fechas) 2. Ordenacién cronolégica. 2.1. De piezas singulares. Se parte en este tipo de una premisa: «no hay elemento més esta- ble que la data de un documento cuando ésta esta expresa». De las diferentes clases de fechas (cronolégica, topica, historica) la primera sitda a los documentos en el tiempo y con relacién a ella son coloca- dos uno detras de otro. La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cro- nolégica (afio, mes y dia) y en este orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento.ORGAN. I: ORDENACION DE DOCUMENTOS ¥ DE SERIES DOCUMENTALES 287 No siempre la fecha ha venido expresada de la misma forma (esti- los romano, de la encarnacién, era hispdnica, hégira, etc.), pero para ordenar es preciso reducir siempre al estilo moderno, actual. La re- duccién es bastante frecuente y necesaria en la documentacién me- dieval, a partir de los Reyes Catdlicos es normal el uso del sistema de datacién cristiana, a excepcién de la documentacién francesa colo- nial de la época napolednica que se guia por la reforma de la termi- nologia cronoldgica impuesta en aquella zona. En cuanto a las reducciones, un caso hay que tener presente y es la incidencia que tuvo, a la hora de la datacion de los documentos con vistas a.su ordenacion, la reforma del Calendario Gregoriano para la documentacién alejada de la metrépoli como eran los reinos indianos’, Siendo como es la ordenacién, respecto de la clasificacion, una operacion mas mecanica, sin embargo a la hora de Ilevarla a cabo si ofrece gran cantidad de dificultades si se trata de documentacién his- torica hasta el siglo XVIII. Es frecuente, por costumbre, para determinados tipos documen- tales como son las peticiones, o por olvido, en otros casos, la ausen- cia de fecha. Ha de recurrirse entonces a lo que nosotros denomina- mos «data archivistica» que es la que puede localizarse como mas cercana al documento por datos indirectos de firmas, de situaciones 0 de fechas de etapas de gestion administrativas anteriores 0 poste- tiores al documento. Para las peticiones, a las que nos hemos referi- do, la data archivistica seria la fecha que suele figurar al dorso de di- chas solicitudes que indica el momento de presentacidn al destinata- tio o de recibo para éste. Este tipo de datacién hay que hacerlo en cualquier clase de docu- mentos no fechados. Si sélo podemos acercarnos al afio, las piezas 2. Gregorio XIII, por la bula Inter Gravissimas de 24 de febrero de 1582, supri- ‘mi las fechas comprendidas entre el 4 y el 15 de octubre de dicho afio para eliminar la diferencia que por acumlacién se habia producido entre el aio solar y el afio civil. Su aplicacién en Indias no tuvo lugar hasta el afio siguiente, pero en momentos dife- Tentes segin los reinos, asi en México en octubre de 1583, en Perit en 1584 y en Cér- doba de Tucuman en 1585. Tal supresidn afects a los términos y plazos judiciales que Ihubo que ampliar si estaban incluidos en tas fechas de supresion, Hubo también que reducir los sueldos de los funcionarios o ministros. Cf. Real Diaz, J. J.: Estudio Diplo- ‘matico del documento indiano, Sevilla, 1972.288 ANTONIA HEREDIA HERRERA documentales se colocarin al principio de esa anualidad, antes de to- dos los documentos con fecha completa. Es bastante habitual, al ordenar la documentacién, la existencia de lagunas cronoldgicas considerables que hay que hacer constar, Ordenado el contenido de la unidad de instalacién (paquete, carpeta, legajo) al principio de cada una de ellas se haran constar estas lagu- nas, indicando con fechas limites los grupos de documentacién con- tinua. Asi: 1586, julio-1588, diciembre. 1592, enero-1594, diciembre. En determinados testimonios escritos existen varias fechas que responden a distintos momentos de la elaboracién de esos documen- tos. Pongo por ejemplo las Consultas elevadas, en tiempo de los Aus- trias, por los diferentes Consejos al rey. De todas ellas ha de elegirse la de su puesta por escrito. Todos los documentos tienen una fecha de expedicién y otra de entrada en su destino o registro, segiin se trate de documentos despa- chados por la institucién 0 recibidos de otra, como resultado de las relaciones entre ambas. Lo habitual es optar por la fecha de expedi- cién, es decir, lo que en Diplomatica diriamos «conscriptio». En al- gunas cancillerias con el paso del tiempo se cambid el criterio de or- denar los documentos por su fecha de expedicion por la data de en- trada en el momento de Hegar al destinatario. Asi ocurrié en algun periodo en la Secretaria de Despacho de Indias, donde la correspon- dencia de las autoridades indianas enviadas a dicha Secretaria («Via teservada») se ordend por la fecha de recepcién. Hasta ahora nos estamos refiriendo a la ordenacién de piezas do- cumentales sucltas que forman series completas de tipologia seme- jante (cartas, reales cédulas, reales provisions, peticiones, consul- tas). Pero la ordenacién se complica cuando se trata de lo que nos- tros llamamos unidades archivisticas (expedientes, testimonios de autos, documentos principales con anejos). 2.2. De expedientes. En el caso de expedientes o de testimonios de autos, cuya referen- cia crondlogica ha de hacerse a las fechas limites: data de iniciacién‘ORGAN. Il: ORDENACION DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES 289 y data final o de resolucién, han de ordenarse como tal serie de expe- dientes considerando en primer lugar el afio inicial y en segundo lu- gar la fecha ultima: 1762-1784. 1762-1786. 1762-1788. 1763-1790. 1763-1791. Pero el orden de cada expediente exigira un orden independiente dentro de cada uno de ellos que sera el cronolégico en cuanto que se desarrolla dentro de un proceso temporal, pero no se correspondera con un estricto orden cronoldgico si entendemos como tal a colocar por sus fechas un documento detrds de otro, por cuanto que existiran documentos principales y anejos y éstos ultimos normalmente suelen tener fechas anteriores a los principales y no por eso han de colocar- se antes. El orden de los expedientes responder al orden de las diferentes etapas del procedimiento administrativo de que sea testimonio el ex- pediente y variara segiin dichos procedimientos. En los archivos administrativos los expedientes, actualmente, suelen graparse 0 coserse con lo que al archivo central suelen llegar cada uno de ellos ordenado, reflejando el procedimiento administra- tivo de que cada uno es testimonio. Respetémoslos. Por el contrario cuando ordenamos expedientes remotos, después de rehecho su orden, no los cosamos en un intento de mantener di- cho orden y asegurar su conservacién, Slo numeremos los docu- mentos. La complejidad de la ordenacidn en un expediente historico suele ser mas complicada por cuanto es frecuente que muchos pasos de la tramitacion estén escritos sobre un mismo soporte escriturario (al margen, al dorso) y la ordenacién fisica materiajizada en colocar un documento detras de otro es imposible: el orden habremos de refle- jarlo en una ficha de descripcién que claramente establezca este or- den cronolégico de acuerdo con los distintos pasos del proceso admi- nistrativo. Si se trata simplemente de documentos principales con anejos (carta y documentos unidos a ella) la ordenacién ha de hacerse te-290 [ANTONIA HEREDIA HERRERA niendo en cuenta los documentos principales y después, junto a cada principal, ordenados también cronolégicamente los denominados documentos que acomparian al principal y unidos a éste por el autor como justificantes, y en segundo lugar los que le corren unidos y que se incorporaron por el destinatario para aclaraciones posteriores y para tener en cuenta a la hora de resolver. 3, Ordenacién alfabética. Es aquélla por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representati- yas de su informacion. Estos nombres pueden ser de la materia obje- to del contenido documental, o de la persona a que éste se refiera, 0 bien de la que proviene o a la que va dirigido o de los lugares. Ten- driamos respectivamente, por ejemplo, los asuntos de una correspon- dencia o los nombres de los destinatarios de la misma. Segiin, pues, se refieran a temas, a personas o a lugares, tendremos una ordena- cién alfabética de materias, onomistica o geografica. La ordenacién onomastica ha de considerar el primer apellido, el segundo y el nombre en ultimo lugar. Al nombre de pila habra de re- ferirse en caso de esclavos o de indios en los que normalmente no fi- gura el apellido. No siempre se ha entendido asi el orden alfabético onomastico. En el XVII y en el XVIII con frecuencia se ordené por el nombre de pila. Donde mayor ntimero de pruebas existen de esta Practica es en los indices de libros manuscritos de la época. Hay series documentales que exigen tal ordenacién alfabética ‘onoméstica como son en la documentacién antigua: las probanzas, las relaciones de méritos y servicios, los expedientes de ingreso en Ordenes militares 0 en colegios, etc. y en los fondos modernos, los expedientes personales, las hojas de servicios, entre otros. La ordenacién alfabética es la preceptiva en los indices realizados sobre la informacién obtenida de los documentos, para recuperarla en los instrumentos de descripcién. Sobre las reglas para alfabetizar un indice se pueden tomar como modelo las dictadas para bibliotecas. Pero conviene insistir como re- glas generales y més frecuentes la preferencia por la ortografia mo- derna sobre !a antigua, haciendo referencias continuas a esa ortogra-‘ORGAN, 1: ORDENACION DE DOCUMENTOS ¥ DE SERIES DOCUMENTALES 291 fia anterior. Las fichas de referencia deben ser tantas cuantas sean precisas, aunque numerosas, para no perder nunca la informacién. No necesita mayor explicacién la ordenacién alfabética geografi- ca. Cuestién diferente es la ordenacién alfabética por materias, ya que exige una relacién cuidadosa de los vocablos que recojan mas exactamente la informacion de los asuntos tratados y esta condicio- nada, a veces, al criterio subjetivo y personal del que la realiza. Asi, por ejemplo, contratacién o comercio, comerciantes, mercaderes 0 cargadores; «avisos» © «navios de aviso». Las referencias seran siem- pre, en estos casos, indispensables. 4. Ordenacién numérica para unidades de instalacion. Hasta ahora nos hemos referido a la ordenacién de documentos dentro de las series. Pero la ordenacion numérica atafie a las unidades de instalacién. En el caso de un archivo administrativo donde los paquetes llegan de los distintos negociados en momentos diferentes, a cada paquete, sea cual fuere su procedencia, habra de darsele un ntimero de orden co- rrelativo (con una sola cifta) por ingreso, que correspondera al mi- mero que ocupe en el fichero-registro del fondo con numeracién tini- ca y ése serd su ntimero en las estanterias del archivo central. Lo que si puede existir es una doble numeracién que corresponda a una doble instalacion, para libros y para legajos. No quedardn, pues, agrupados materialmente los legajos o los libros pertenecientes auna misma dependencia. Junto a un legajo del negociado de Perso- nal, el siguiente puede ser del de Arquitectura. Ha de huirse totalmente de dar numeraciones distintas para la documentacion de cada negociado, por la complicacién que la mul- tiplicidad de cifras puede ocasionar y por la gran cantidad de espacio que requeriria su instalacion. La agrupacion de unidades de instalacién por negociados la con- seguiremos y tendremos en el fichero-inventario que nos refleje la clasificacién dada a la totalidad del fondo. Refiriéndonos también a los archivos administrativos y con rela- cién a los problemas de ordenacién, hemos de considerar los exput-292 ANTONIA HEREDIA HERRERA g0s. Sin entrar en el hecho concreto, que ya ha sido tratado en otro lugar, realizado el expurgo, las unidades de instalacién afectadas han de dejar su mimero de orden vacante. Debe Hlevarse un control de unidades expurgadas y de sus ntimeros de orden para que sean esos niimeros y sus huecos los que en primer lugar se den a los legajos 0 libros de nuevo ingreso y cubran dichos vacios, en el fichero registro y en las estanterias. Fue costumbre habitual a principios de siglo y para muchos ar- chivos usar tres cifras para expresar el mimero de orden y de ubica- cién de las unidades de instalacién (2-1-3; correspondiendo estas ci- fras al estante, cajén, legajo) que complicé en gran manera la identi- ficacién de dichas unidades. Actualmente en la mayoria de los cen- {ros esas numeraciones antiguas han sido sustituidas por numeracio- nes de cifras unicas, quedando, sdlo para uso referencial, redactada una tabla de equivalencia de ambas numeraciones. Para los archivos histéricos deben existir tantas numeraciones como fondos o secciones de archivo. Asi en el Archivo Histérico de la Diputacidn Provincial de Sevilla a cada uno de los fondos de los hospitals sevillanos se le ha dado una numeracién independiente. 5. Eleccién del tipe de ordenacion. Hay un axioma que nos dice que elegido un tipo de ordenacién para una serie, éste no debe alterarse o modificarse, Ahora bien, no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La eleccién conviene hacerse teniendo en cuenta la me- jor y mas répida localizacién de los documentos para una informa- cién mas inmediata, La ordenacién cronolégica suele ser la de uso més frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenacién. Es obvio la eleccién del tipo alfabético onoméstico para las «relaciones de méritos y servicios» o para «los expedientes personales»; o la eleccién del tipo alfabético-geografico si se trata de expedientes de un negociado de Forestal; o la eleccién del sistema mixto alfabético de materias y cronolégico para expedientes de una Asesoria Juridica, 0 la opcién por la ordenacién cronolégica para la correspondencia o los presupuestos econdémicos.