iinet Om eu) feta C14 MANUAL DE ARCHIVISTICA Escaneado con CamScannerManat de arctisien La ordenacion La organizacion de un fondo no termina en la clasificacidn, si- ‘ho que se complement con la disposicidn de fos distintos elemens tos. Es una tarea material consistente en relacionar unos elemen- tos con otros de acuerdo corn un criterio establecido de entemano, biem sea la fecha. las Jetras del alfubeto, los nitnveros... La ordena. én se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series, etc Los documentos se ordenan en el seno de los expedicntes six guiendo la logica de su tramitacion que, por lo general coincide ‘con su secuencia cronoliigica. Los expedicntes, a su vez, se orde- nan dentro de las series de acuerde con la misma logiee. Per su arte, las series y las demas agrupaciones documentales (subsoc- sin y seceién, al menos) se ordenan tenieaclo en cuenta su jerat- ‘quia, comenzando por las principales y terminando con las aoceso- as; aungue no siempre es posible estublecerla cbjetivamente, Los métodos de ordenacion dependen del critetio establecido: pueden ser las letras del abevedario falfabético}, las fechas de los documentos {cronologicn), la secuencia de los nitmetos (numérico), la combinacion de varios de ellos (por ejemplo el alfanumérico), Apenas si nos vamos a ocupar de este aspecto, pues dado su caric- ter mesanicn apenas requicre explicaciones, Veamos les prineipas les métodos empleados: 1. Cronoloiice. La fecha de los documentos eel etitesio orde- nador empleade por este métoda. siguiendo tos tres compo- nemtes de Ja misma de mayor a menor: ef aio, el mes y ol ia, Comenzando por el ati mais remoto, los elementos se suceden hasta la fecha may reciente. dentro de cada afio por meses y dentro de estos por dias, $i desconocitramos el dia, ol clementer se colocari al final del mes, si es éstz la ineogni (se situaza al final del afio, y desconaciendo este tltimo se tbicara al final de la décasls v del siglo correspondiente. Es cl _método mis difundido, especialmente para ordemar les documentos dentco de fos expediemtes, por cuanto en prin pio el cronolégico coincide casi siempre con ef orden logics de fa tramitacion administrativa, 2. Alfabético. Utiliza tas letras del abeceda rio como eriterio{La orgatitzaciin def arebina, sfasifieackon, ardenactin «ims de ordenaciin, y su posicién en la palabra a frase sobre la que se basa, Asi cuando se consideran nombres de persona (método onamasticol, se ordenan poniendo el primer ape- Hida, seguido det segundo y el nambre propio. Bs el ido- neo, por ejemplo, pare series de expedientes personales, Si sc considcran Jas nombres de lugar (metodo geogra- fico o toponimico), se ordenan segin su jerarquia espacial comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por las menores; asi en una serie de obras s¢ comenzara por el barrio/distrito, calle/avenida plaza, nimere de finca planta y se Gnaliza con la vivienda. Si no es factible discer- nir tal jerarquia, cual ese] easo de las explotaciones fores- tales, rurales... se sigue el orden alfabétieo de los topani- mos. Otro método bastame empleado es fa ardenacion por materias y no supone necesariamente una relacién sistema- tica de las mismas, sine que puede ser simplemente Ia suoe- sion alfabética segiin Ia experiencia vaya probande su utili- dad. 5. Numérico, Establoce ta ordsnaciéin de los documentos si- guiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante, o agrupagiones de éstos por bloques; ex el empleado, por ejemplo, para los documentos contables, 4, Alfanumérico, Consiste en la combinacién de letras y nu- metas para componer los cédigos de ordenacian. De cnire estos métodns no es posible estublecer, ni tampoca necesario, cual de ellos es el mejor: al decidir el tipo de erdenacion que se ha de aplicar-en cada momento, se elegird aquél que mejor se adapte al objeto de la ordenacion 6. La instalacion La instalacion de los documentos en el depdsite es uma tarea intimamente relacionada con la organizacion de fondas ¥ consiste, como su propio nombre indica. en la ubicacion fisica de todo el fondo mediante unidades de instalacion, ya scan cajas, legajose bie bros, Las cajas y los legajos son agrupaciones de expedientes, en 51