TABELE

PRZESTAWNE
 UCZ
SIĘ!
SPRAWDZĘ....

SZKOLENIA Z
MS EXCEL
i n fo @ i excel.pl
ww w .i E xcel.pl
SPIS TREŚCI

W P R OW A D ZE NI E .......................4

A N A L I ZA . . . . . . . . . ..... .... .......... ......5

MOD Y F I K A C JA . .... .... ... .............8

G R U P O W A N I E ......... ................1 2

P O L A O B L I C ZE N I O WE . . . . . .. . . . . . .1 5

M A K RA . . . . . . . . . . ...... . ... . . . . ....... ...1 6

 W tym ebooku dowiesz się
jak:

• Korzystać z tabel przestawanych

• Tworzyć i korzystać z tabel
• Przeprowadzić analizę
• Zmienić wygląd tabeli
• Grupować dane
• Poznasz makra ułatwiające
prace z tabelami
WP RO WA D Z E N I E STRONA 4

Tabele przestawne stosowane są do szybkiej analizy danych. Funkcja ta

została dodana do MS Excel od wersji 2007 i usprawniła pracę analityków o
kilkaset procent. Aby posłużyć się tabelami przestawnymi musimy mieć odpo-
wiednio przygotowanie dane zawierające nagłówki.

W celu utworzenia tabeli przestawnej

należy zaznaczyć dowolną komórkę w
tabeli danych i z zakładki WSTAWIANIE
wybrać Tabela przestawna.

Pokaże się nam okno Tworzenia tabeli

przestawnej.

Dzięki temu, że przed uruchomieniem

kreatora tabel została zaznaczona komórka
z danymi Excel domyślnie przyjął zakres
danych do analizy. Ważne jest to, że Excel
zaznaczy zakres do ostatniego niepustego
wiersza, więc jeśli w naszych danych jest
jakaś przerwa, to analiza będzie błędna.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
T A B E L E P R Z E S T A W N E
WPROWADZENIE / ANALIZA STRONA 5

Aby uniknąć takich sytuacji warto sformatować nasze dane jako tabelę. Wystarczy do
tego zaznaczyć cały zakres danych używając do tego skrótu Ctrl+Shift+strzałka w bok
zaczynając od pierwszej komórki z nagłówkiem. To spowoduje zaznaczenie wszystkich
nagłówków. Teraz nie puszczając Ctrl i Shift naciskamy strzałkę w dół co spowoduje
zaznaczenie danych do ostatniego niepustego wiersza, a Excel pokaże nam to miej-
sce.

Jeśli pod pustym wierszem znajdują się kolejne dane, to przyciskamy strzałkę w dół
jeszcze raz, aż do momentu, kiedy kończą się dane.

Kiedy mamy już zaznaczoną całą tabelę, przechodzimy

do NARZĘDZI GŁÓWNYCH i w sekcji Style wybieramy
Formatuj jako tabelę. Można też użyć skrótu klawiszowe-
go Ctrl+t.

ANALIZA
Kolejnym wyborem jest lokalizacja tabeli przestawnej i dla zachowania czytelności
danych warto zostawić opcję „Nowy Arkusz”, która utworzy nam nowy arkusz z tabelą.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
ANALIZA STRONA 6

Pojawił się nowy arkusz z tabelą przestawną, która jest

pusta. Po prawej stronie znajduje Lista pól, która zawiera
wszystkie nagłówki z naszej tabeli, oraz plan z obszarami
tabeli

Aby w naszym raporcie pojawiły się jakieś dane,

wystarczy zaznaczyć dowolne pole. Załóżmy, że
chcemy sprawdzić, kto był najlepszym sprzedaw-
cą. W tym wypadku zaznaczamy pole Sprzedawca
i pole Kwota, bo po wartości sprzedaży zweryfikuje-
my, kto był najlepszy.

Otrzymany raport wyglądać będzie w taki sposób.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
ANALIZA STRONA 7

Podczas edycji tabeli przestawnej

na wstędze uaktywniają się dwie
dodatkowe zakładki ANALIZA
(OPCJE) i PROJEKTOWANIE. Aby
zilustrować wyniki raportu warto
użyć Wykresu przestawnego, który
uruchamiamy w zakładce ANALIZA
(OPCJE).

Pojawi się kreator Wstawiania wykre-

su, w którym wybieramy jaki wykres
chcemy wstawić. Domyślnym wykre-
sem jest Kolumnowy grupowany.

Po wstawieniu wykresu
widać, że najlepszym sprze-
dawcą był Panecki.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
MODYFIKACJA STRONA 8

Tabele przestawne można bardzo łatwo modyfi-

kować i jeśli chcemy np. sprawdzić w jakim kraju
była najlepsza sprzedaż wystarczy odznaczyć
Sprzedawcę i zaznaczyć Państwo. Natychmiast
otrzymujemy nowy raport, z którego można
odczytać wynik.

Możemy również dodać podkategorię

np. Sprzedawcę poprzez zaznaczenie
pola.

Raport sprzedaży automatycznie sumuje wyświetlane wartości, ale często te sumy

utrudniają analizę. W zakładce PROJEKTOWANIE znajduje się przycisk Sumy częścio-
we, który pozwala na wybór opcji Nie pokazuj sum częściowych. Możemy też pozbyć
się Sum końcowych, oraz zmienić układ Raportu.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
MODYFIKACJA STRONA 9

Wracając do naszego raportu można

zauważyć, że Dobrowolski ma bardzo niską
sprzedaż w Argentynie. Aby szybko zmodyfi-
kować raport i sprawdzić jak sprzedawał
Dobrowolski do innych krajów wystarczy
zmienić kolejność warunków w obszarach
pól łapiąc Sprzedawcę i przeciągając go
nad Państwo.

Pomijając Irlandię i Niemcy widać, że jego

wyniki sprzedaży nie są najlepsze. W celu
sprawdzenia historii transakcji do wybranego kraju wystarczy dwukrotnie kliknąć LPM
na wybranej transakcji. Po kliknięciu na sprzedaż w Irlandii pojawi się nowy arkusz z
tabelą zawierającą wszystkie transakcje Dobrowolskiego w Irlandii.

Jeżeli chcielibyśmy wydrukować nasze dane to łapiemy pole Sprzedawca z obszaru

Wierszy i przenosimy do obszaru Kolumn. Dzięki temu tabela będzie rozłożona na
całym arkuszu.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
MODYFIKACJA STRONA 10

Po dodaniu pola do obszaru Wartości z

automatu liczby są sumowane, ale rozwija-
jąc menu na polu Suma z … i wybierając
Ustawienia pola wartości, możemy zmienić
metodę liczenia i wybrać np. Średnią.

W tym oknie możemy też nadać format

liczbowy, wyświetlany we wszystkich
komórkach z pola. Wystarczy użyć przyci-
sku format liczby i wybrać odpowiedni np.
walutowy.

Przydatnym obszarem są również Filtry. Po dodaniu

do tego obszaru Pola z dostawcami pojawia się w
lewym górnym rogu rozwijana lista, z której
możemy wybrać jedną, lub kilka opcji.

Tabele przestawne się nie aktu-

alizują, dlatego po zmodyfiko-
waniu danych źródłowych
należy użyć opcji odśwież z
zakładki ANALIZA (OPCJE), lub z
menu kontekstowego raportu

T A B E L E P R Z E S T A W N E
„Żyj tak, jakbyś miał
umrzeć jutro. Ucz się tak,
jakbyś miał żyć wiecznie.”
Gandhi
GRUPOWANIE STRONA 12

Sprawdźmy teraz, w którym miesiącu była

najlepsza sprzedaż. W tym celu odznaczamy
pola Państwo i Sprzedawca i zaznaczamy Datę
zamówienia. Teraz klikając PPM na raporcie w
dowolnym polu z datami z menu kontekstowe-
go wybieramy Grupuj.

W wyświetlonym oknie wybieramy początek i koniec

grupowania, ale jeśli interesuje nas cały zakres to
Excel z automatu go podpowiada. Niżej wybieramy
kategorię według, której chcemy grupować dane.
Wybierzmy miesiące i zaakceptujmy.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
GRUPOWANIE STRONA 13

Można też podzielić dane na kilka kategorii. Przecho-

dząc ponownie do konfiguratora grupowania i zazna-
czając Kwartał i Miesiąc otrzymujemy taki wygląd rapor-
tu.

Grupowanie można stosować również dla

liczb. Odznaczmy sobie Datę zamówienia i
zostawmy tylko Kwotę. Następnie z listy pól
tabeli przestawnej przeciągamy jeszcze raz
Kwotę i przeciągamy ją do obszaru Wierszy.
W obszarze Wartości zmieniamy Sumę na
Licznik.

Po wywołaniu menu kontekstowego pola Wierszy i wyborze opcji Grupuj pokaże się
inne okno, niż w przypadku grupowania dat. Liczby grupujemy po zakresach, które
definiujemy przez początek, koniec i wiel-
kość przedziału. W tym wypadku ustala-
my go na 500, więc w pierwszej grupie
znajdą się wszystkie transakcje o wartości
od 0 do 500 zł.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
GRUPOWANIE STRONA 14

Przy grupowaniu liczb wartości osiągające górną granicę przedziału np. 500 będą
zaliczane do przedziału 500-1000, a wszystkie do wartości 499,99 znajdą się w pierw-
szym przedziale.

Grupować można również tekst, jednak należy użyć innej metody. W przypadku
kliknięcia na opcję Grupuj pojawi się błąd.

Aby grupować tekst należy zaznaczyć komórki, które chcemy wrzucić do jednej grupy
np. te ze słowem Piasek. Pozostałe nazwy możemy dodać do innej grupy zaznaczając
je i trzymając klawisz Ctrl.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
POLA OBLICZENIOWE STRONA 15

Warto wspomnieć o jeszcze jednej, ciekawej funkcjonalności tabel przestawnych. Są

to Pola obliczeniowe i pozwalają na stworzenie prostej formuły wyciągającej dane z
istniejących kolumn, bez konieczności dodawania nowej kolumny do naszej tabeli z
danymi. Załóżmy, że mamy dane z kolumną Sprzdaż i Koszty, ale interesuje nas ile tak
naprawdę zarobiliśmy na transakcjach. W tym celu po utworzeniu tabeli przestawnej
w zakładce ANALIZA (OPCJE) wybieramy Pola, elementy i zestawy i przechodzimy do
Pola obliczeniowego.

Wpisujemy tutaj nazwę kolumny, która

zostanie wyświetlona w raporcie i wpisuje-
my formułę. Można klikać dwukrotnie LPM
na kategorię, lub zaznaczać ją i przyci-
skać Wstaw pole. Zatwierdzamy Pole obli-
czeniowe i otrzymujemy raport z Zyskiem.

T A B E L E P R Z E S T A W N E
MAKRA STRONA 16

Pracują często z tabelami przestawnymi warto zaimportować sobie kilka makr. Jedno
z nich dołączone poniżej rozwiązuje jeden z podstawowych problemów - brak skrótu
klawiszowego na szybkie stworzenie tabeli przestawnej. Oczywiście jest możliwość ,
użycia kombinacji lewy alt + odpowiednie litery (zależą od wersji Excela) ale raz, że
skrót klawiszowy będzie długi (alt + VTA) dwa, że i tak będziemy musieli wybrać zakres.

Set PTcache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Create(SourceType:=xlDatabase,Sour-

ceData:=ActiveCell.CurrentRegion)

To polecenie tworzy tabele przestawną na podstawie przyległego całego przyległe-

go regionu

Worksheets.Add

Wstawia nowy arkusz w którym pojawi się tabela.

Set PT = ActiveSheet.PivotTables.Add(PivotCache:=PTcache, _

TableDestination:=Range("A3"))

Do nowego arkusza wstawia tabele przestawną zaczynając od komórki A3.

Więcej o makrach i VBA dowiesz się w lekcjach:

• http://iexcel.pl/kurs/makra/

• http://iexcel.pl/kurs/vba/

T A B E L E P R Z E S T A W N E
 TABELE
PRZESTAWNE

SZKOLENIA Z MS EXCEL

info@iexcel.pl
www.iExcel.pl