BICENTENARIO ex eae OP CAPITULO II. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeacién, Direccién, Organizacién, Control, Evaluacién, Conservacién, Preservacion y Servicio de los Archivos. QUE ES UN ARCHIVO? Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, producidos 0 recibidos acumulados en un proceso natural por una persona o institucién publica o privada, en el transcurso de su gestion, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacion. Se ha tratado de hacer ver la importancia que tiene la memoria institucional, se sabe que es importante en la toma de decisiones a nivel superior ya sea para desarrollar operaciones, formular nuevos programas y proyectos, para establecer puntos de referencia, para la defensa en procesos judiciales.etc. Se debe tener en cuenta la importancia del lugar escogido para que descansen y se “conserven” los documentos integrantes de la memoria institucional como si fuese la oficina de mas alta jerarquia dentro de la institucion, base fundamental en la toma de decisiones o, si este no existe aun, el lugar que se disefiara para darle el mejor trato posible, garantizar su integridad, acceso y administracién En la medida en que se centralice el manejo de la documentacién, crece la importancia y la responsabilidad del archivo, en consecuencia es necesario que la responsabilidad de su manejo recaiga en una sola persona o dependencia, ello asegura el control, la integridad y la seguridad de la documentacién que se custodia. ~QUE DEBEMOS “GUARDAR” EN EL ARCHIVO QUE VAMOS ADMINISTRAR? Primero hay que tomar conciencia que vamos es a conservar la memoria de la Institucin. Con base a las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL debemos de guardar las series y subseries (tio documental) que en ellas estén reflejadas, recordando el concepto de documento de archivo y verificando el cumplimiento del tiempo de permanencia en el Archivo de Gestion de acuerdo a las TRD. 48 ig’ "EFICIENCIA CON TRANSPARENCIA: (&) “7010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA” AV. Calle 26 No. 52-00 Com. 3150111 Ext. 4452 Fax 2661117 www.ejercito.mil.co Pel Mensajeria electronica ceaye@ejeBICENTENARIO & eran Sp Direc organtactiny adnan de ectives ent erie Neronat QQ 2 rere. Al archivo solo deben llegar transferencias de documentos, debidamente identificados, que han terminado su ciclo vital en el Archivo de Gestion (oficina). 2COMO SE CONFORMA UN ARCHIVO? Cuando Usted sea designado para administrar el Archivo de su unidad, este puede ya existir o estar en proceso de conformacién; sin embargo, debe tener en cuenta lo siguiente. Primera tarea: Informese, consiga un organigrama de su unidad y copia del documento (resolucién, disposicion, decreto, orden etc.) que dio origen a la Unidad o los cambios estructurales y funcionales que ha sufrido su Unidad, segun el primero (organigrama) vera que el archivo se encuentra dentro de la estructura de su Unidad, {a cual esta conformada por las divisiones administrativas (secciones) creadas para el desempefio de la funcién, y dentro de las jerarquias de la Institucion. Estos organigramas son la representacién de la organizacién intema y jerarquica de la Unidad, segiin las funciones que a cada uno le han sido asignadas; en consecuencia, el quehacer diario de cada uno se refleja en la produccion documental propia de cada oficina, siendo estos el conjunto de documentos (Serie, Subserie y tipo documental) generados en ejercicio de sus funciones y clasificados bajo criterios organico funcionales, respetando el principio de procedencia. Con el segundo documento que debe conseguir, la copia del documento que dio origen a la Unidad, usted podra conocer desde cuando debe existir archivo, y teniendo todas las series ordenadas (lo de cada tema agrupado y ordenado), usted puede determinar que tiene y que le falta, compleméntalo con las actas de eliminacién documental anteriores y reconstruir la memoria de su unidad. Segunda tare Lo anterior nos indica, que si encontramos fondos acumulados debemos hacer la clasificacion documental, de acuerdo a su orden jerarquico, Esto es lo que se denomina, conformar una serie documental y no es mas que reunir fisicamente todo Io que se Ilame igual reunir todos los expedientes, toda la contabilidad junta, todos los informes, todas las actas juntas y colocarlos en orden jerarquico y/o cronologico, reuniéndolos en un mismo sitio fisico, Precaucién: no hay que re- archivarlos ni mezclarlos, ni unificarlos; solo retina los legajos o carpetas que le mandan o encuentre en el archivo, en un mismo sitio fisico por el momento. La guia de aquellas ya designadas es el Formato Unico de Inventario Documental. Ordene entonces cada serie documental (grupo de documentos homogéneos) por afio 0 por orden original, en forma consecutiva e independiente de las demas, 49 "2010 ARO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA’ AV. Calle 26 No. 52-00 Com, 3150111 Ext 4452 Fax 2661117 wwwwaejercito.mil.co com oay, Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.co, BICENTENARIO = see eto-am0 7) como por ejemplo: Ordenes Semanales, del afio 2000, del mes de enero, febrero, hasta diciembre; informes de inspeccién o revista del afio 2001, del mes de enero, febrero, hasta diciembre. Tercera tarea: A este punto usted debe tener los documentos agrupados por temas (SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES) segin su procedencia, ordenados por afios y cronolégicamente (de acuerdo con la fecha en la que la documentacion ha sido tramitada). A fin de proteger el material durante el tiempo que debe permanecer en el archivo, en lo posible debe proporcionarsele un empaque apropiado en cajas, ojala especiales para archivo, las cuales conservaran el orden que hemos dado y se ubicaran de tal forma, preferiblemente en estanteria metalica, que permita su identificacién clara y facil consulta. Cuarta tarea: Aqui, debemos levantar un inventario (Vea formato unico de inventario documental FUID), de cada una de las series para conocer que tenemos y en que condicién; esto nos permitira saber si estan consecutivos los documentos de cada serie, si hay faltantes y establecer sus limites (desde — hasta). El inventario facilitara la entrega de las dependencias (es un requisito legal), y el control de tiempos de retencién en cada uno de los estados que tiene cada serie. Debe sistematizar en forma correcta los inventarios y a su vez contar con una herramienta de administracion. Concluida la aplicacién de las tareas propuestas, usted contard con un archivo en condiciones adecuadas para aplicar los conceptos y movimientos que ordenan las Tablas de Retencion Documentales (TRD) y Transferencias Primarias, las cuales son un instrumento que se desarrolla para cada Unidad productora de documentos, en la que se sefialan las bases legales, las pautas y los procedimientos para el manejo de cada serie. Sefior Administrador, no olvide: » Deben foliarse los expedientes, carpetas, legajos antes de prestarlos o transferirlos. > Debe mantener actualizado el control de préstamos. > Regrese al sitio original el documento o expediente que han devuelto y cancele la boleta de “afuera” 50 siaeaiaielainne & "2010 ANO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD OEMACRATICA™ AV. Cale 26 No, 62-00 Gom, 3180111 Ext 4482 Fx 2661117 www.ejercito.mil.co coun, Mensajeria electronica ceayg@ejercito.mil.coBIcENTENARO (i oars SOF Diet eat cht ticsidimaimane ONG ie » El Unico tipo de descarte de documentos que puede hacerse es el de copias 0 fotocopias, previa confrontacién. Usted no esta autorizado a descartar, incinerar o botar ningun papel o expediente: hacerlo es un delito: esto solo puede hacerse en los términos de las TRD. previo levantamiento del acta y autorizacion del Archivo General de! Ministerio. » Cuando deba hacer transferencias de documentos intemamente o al archivo de la Unidad superior o al archivo general del Ministerio, ademas del debido inventario deje copia de los oficios remisorios y registrelo en el inventario. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACION DEL ARCHIVO CENTRAL. La instalacion de los documentos en el depésito es una tarea intimamente relacionada con la organizacién de fondos, consiste en la ubicacién fisica de todo el fondo en unidades de conservacién, en cajas con el siguiente método, EI sistema de numeracién continua, es el mas utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalacion mediante digitos arabigos desde el uno en adelante. De esta manera se logra un ahorro de espacio maximo, la localizacién de las unidades de instalacién es rapida, sencilla y sin error, por ser la referencia un numero natural. Las transferencias documentales de cada dependencia deen ser recibidas y Cotejadas por los funcionarios del archivo central, se ubicaran en cajas de archivo, las cuales, se numeran consecutivamente, respetando la estructura organica- funcional y los principios archivisticos; posteriormente deben ser ubicadas en la estanteria correspondiente. Con el fin de faciltar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documéntacién, se tendré como instrumento descriptive un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura topografica \ AX ae \ ~) aK | Corone! CARLOS IVAN MORENO OJEDA Ayudante General Comando Ejérofto E Integrante Comité Tecnico de Archivo Mindefensa 51 SEFICIENCIA CON TRANSPARENCIA™ \_ 2010 ARNO DE LOS HEROES DE LA SEGURIDAD DEMACRATICA” AY. Cale 26 No. 52.00 Com. 3180111 Ext. 4452 Fax 2661117 www.cjercito.mil.co Mensajeria electronica ceavg@ejercito,