le

a
a
u

e
i

ol
A

Id
tr a
P a g e  | 40 

ge
C
e

n
g

al
us

lle
le

de
i
A

l
ol

Co
ra
3.1 – Implement agreed scope management procedures and processes 

ge
I
e
C

n
g

l
s

le
al

a
e

a
u
By the end of this chapter, you should be able to: 

e
i
l
e

ol
A

l
l

d
a
o
Id

 Outline and explain what scope management might include

lC
I
r
e
C

an
g
n

s
l

a
e
 Explain the impact of scope management on a project
a

u
lia

e
i
l
e

l
l

o
d
ra
Co
Id
ra

 Outline the scope management procedures and processes of a relevant project.

C
I
e

an
g
st

l
s
l

a
e
a

u
lia

de
Implementing scope management procedures 

i
l
e

l
l

a
Co
d
ra

I
r
e
The work that you undertake within your project should be done so according to the project scope 
I

n
g
st

an

us
management procedures and processes that you have previously agreed upon. 
l

lia
a
Au

l
e

A
i

d
l

tra
Co
d

Scope management may include: 
ra

I
e
I
ge

n
g
st

 Determining that a scope change has occurred or is about to occur
n

s
l

lia
a

u
a
Au

l
e

A
i

ol
 Identifying and reporting scope creep
l

tra
d
a

e
C
I
r
ge

eg
t

s
 Identifying factors influencing changes to scope
l
s

ea

u
le

lia
u

A
l
A
ol

tra
Co
 Implementing agreed scope changes
d
tra

e
I
ge
lC

eg
n

s
l
s

 Monitoring and reporting the effect of scope changes on other areas and on
a

Au
le

lia
u

l
de

l
achievement of project objectives
A
l

Co
tra
Co

e
I
e

g
 Refining scope progressively throughout the project life cycle
n
eg

al
s

lle
l

a
ea

A
i
l

 Seeking authorisation for changes to project scope.
l
ol

o
d
a
Id

e
C
I
r
e
lC

g
t

n
g

Determining that a scope change has occurred or is about to occur 
n

l
s

lle
ea
e

lia
ea

u
l

A scope change is where a request is considered to change the agreed scope and objectives of your 
A
l

Co
Id
tra
o
Id

project. This may be to accommodate a need that was not originally defined as being part of your 
e
C

n
g
n

l
s

project. Throughout your project’s lifecycle scope change may be necessary. You should be able to 
l

ea
lle

a
ea

u
ia

determine when a scope change is about to occur. 
A

Co
d
l

ra
Co
Id
ra

I
e

Identifying and reporting scope creep 
n
g
st

l
s
l

ea
lle

lia
a

Au
ia

‘Scope creep’ is a term used to describe changes in a project’s scope that 
e

Id
l

ra
Co
d

were not accounted for. These changes are uncontrolled and usually a result 
ra

e
I

st

of the project's scope not having been properly defined and controlled in 
g
st

lle

lia
a

u
lia
Au

earlier stages. Scope creep may occur, for example, when a client wants to add 
e

Id
a
o
Id

extras to the project scope unexpectedly. It may occur as the result of poor 
ra

r
ge
C

st

communication within the organisation and project team. 
n
st

lle

lia
ea

u
a
Au

A
i

Scope creep can negatively affect the outcomes of a project, and so any 
al

ra
Co
Id

ge

instances of scope creep should be reported and resolved as soon as they are identified. 
r

st
st

lle
ea

Au
ia
Au

o
Id
ra

ge
lC
st

le
ea
lia
Au

ol
Id
tra

lC
n
us

ea
lia
 le
a
a
u

e
i

ol
A

Id
tr a
P a g e  | 41 

ge
C
e
 

an
g

al
us

lle
le

de
i
A

l
ol

Co
ra
Identifying factors influencing changes to scope 

ge
I
e
C

n
g
Scope change is inevitable and can be influenced by many factors. 

l
s

le
al

a
e

a
u

e
i
l
e

ol
A

l
l

d
ra
o
These may include: 
Id

lC
I
e
C

t
 Roles or responsibilities changing within project team 

an
g
n

s
l

a
e
a

u
lia

e
i
l
e

A
 An extension of the deadline being negotiated 

l
l

o
d
ra
Co
Id
ra

C
I
e

an
g
st

 The usage of more resources being considered 
n

l
s
l

a
e
a

u
lia

de
i
l
e

l
l
 Aspects of the project may need to be outsourced 

a
Co
d
ra

I
r
e
I

n
g
st

us
 New legislation may need to be reviewed. 
l

lia
a
lia
Au

l
e

A
l

d
tra
Co
d

Implementing agreed scope changes 
ra

I
e
I
ge

n
g
st

Your change control process may include a sequence of six steps: 
n

s
l

lia
a

u
a
Au

 Record 

l
e

A
i

l
l

tra
Co
d
a

e
I
r
ge

 Assess 

eg
t

s
l
s

ea

u
le

lia
Au

A
 Plan 

l
ol

tra
Co
d
tra

e
I
ge
lC

eg
 Build and test 
n

s
l
s

Au
le

lia
u

l
e

l
A

 Implement 
ol

Co
d
tra

e
I
e
lC

g
n
g

 Gain acceptance. 
al
s

lle
lle

a
ea

A
i
A

o
d

Monitoring and reporting the effect of scope changes on other areas and on achievement of project 
a
Co
Id

e
C
I
r
e

objectives 

g
t

n
g
n

l
s

lle
l

ea
e

a
ea

Once there has been a change to the scope of your project, you should monitor the effect of these 
i
l

l
ol

Co
Id

changes.  
ra
Id

e
C

n
g
n

l
s

Ask yourself: 
l

ea
lle

a
ea

u
ia

i
A

 What impact have these changes had in general? 
l

Co
d
l

ra
Co
Id
ra

I
e

 What things worked well? 
g
st

l
s
l

ea
lle

lia
a

u
lia

de

 What things didn’t work well? 
Id
ra
Co
tra

e
I

st

n
g
n

 Does anything need improving? 
l
s

lle

lia
a

u
lia
Au

Id
a
o

 Are you still achieving your project objectives? 
Id
tra

r
ge
C

st

n
n

l
s

Refining scope progressively throughout the project life cycle 
lle

lia
ea

u
lia
Au

Refining the project scope means modifying and improving it throughout its life cycle. This will help to 
ra
o
Id
tra

ge
C

keep your project on time and within budget.  
st
n

l
s

lle
ea

Au
ia
Au

   
l

o
Id
ra

ge
lC
st

le
ea
lia
Au

ol
Id
tra

lC
n
us

ea
lia
 st
ra n lC ge st
Id ra
Au l ia ea ol
le Au lia
s tra n lC ge st n
Id ol ra Id  
Au
s
lia
n
ea le Au lia e
tra Id l Co ge st
ra C n al
Id
Au
s
lia
n
ea lle Au lia a
ol
le e
I l C g e s t n l C g
tra de A r a Id o e
Au lia a
ol
l e u li a e a ll e A u
n l g s n

 Your client 
st
e l g e

 Your sponsor. 
ra
l
Id
e
Co
A
tra Id Co
A
ia a lle u lia e ll  The project board 
Authorisation may be sought from: 

us n s a e
 The project manager 

l g n l g us
 Another team member 

tra Id Co e tra I d Co e tr a
lia ea lle A u lia e ll A l i
n l g s n a l e g u s a
C e t r e t
Seeking authorisation for changes to project scope 

Id o A a Id Co
A ra
lia ea lle u li a ea ll e u l i
n l C g e s t n l g s t
an
I e
 

Id o A ra d Co ra Id
ea lle u l ia e a lle A u l i e
lC s t n l g s a n a
o
ge ra I d Co e tra I
ea lle A u l i e ll A l i de
lC st an al eg us an al
ge ra Id Co e tr a I d C
ol
le A u lia ll A l i e ol
n
ea
l eg u s an a le
ge st
r I C e I l
a d o A
tra d Co
Au lia
n
ea lle u lia e a lle
s
of the project, the organisation you are working within or the type of project you are undertaking. It is 

l
The procedure for gaining authorisation for scope changes may depend on the person that is in charge 

g n
important that you are aware of the appropriate way to report any scope changes within your project.  

st
P a g e  | 42 

ra Id Co e tra I de
lC
ol
ge
lia ea lle Au lia
n l g s n a l le
Id Co e tra I d C o
ge
A