Procedimiento Interno

Operaciones

Gestión y Coordinación de Auditorías Internas

Rev. 00
Procedimiento complementario al MO A&S

HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Fecha Revisión Descripción / Modificaciones
13/09/2019 00 Emisión inicial del documento

Rev.00 | sep. 2019

1. Objetivo y Campo de Aplicación

El objetivo de este procedimiento es, en complemento al MO A&S, describir las

disposiciones establecidas por INTEDYA para la gestión de AUDITORIAS
INTERNAS solicitadas por la Central Internacional y Centrales de País (CENTRAL) a
consultores cualificados. Implica proyectos de otras Oficinas gestionados a través de la
Red Intedya, así como la definición de la correcta coordinación de todos los recursos
implicados en el proceso.

Este procedimiento aplica a todas las Oficinas de la Red INTEDYA, y es de obligada

lectura y aplicación para los Equipos Auditores designados por la Central Internacional.

Este procedimiento solo describe la operativa y gestión de las A.I., no pretende describir
el proceso de ejecución de la propia auditoría, para lo cual, nos remitimos, con criterio
general, a lo establecido por la norma:
▪ ISO 19011:2018 Directrices para la auditoría de sistemas de gestión

2. Funciones y Responsabilidades

Central Internacional (en coordinación con Centrales Nacionales)

Facilitar la asistencia, soporte y actividades de coordinación fijadas en el presente

procedimiento, en los plazos indicados y con los niveles de calidad apropiados, bien por
medios propios, a través de sus Oficinas Principales/Centrales de País o bien por
colaboradores externos homologados. En cualquier caso, será responsabilidad exclusiva
de la Central Internacional la selección y coordinación del recurso humano prestador
del servicio de Auditoría solicitada con criterios de COMPETENCIA, PROXIMIDAD y
DISPONIBILIDAD.

Directores/as de Oficinas INTEDYA (DOAS)

1.- Oficina INTEDYA que cede el AUDITOR/INTERNO (en caso de aplicar):

➢ Informar la disponibilidad del equipo auditor cuando esté debidamente
habilitado.
➢ Garantizar que las competencias declaradas por parte del equipo auditor que es
cedido son veraces.
➢ Supervisar que el recurso humano cedido (Auditor/es), actúa según lo
establecido.

2.- Oficina INTEDYA que solicita Auditoría Interna:

➢ Tomar en consideración y respetar los tiempos, tareas y acciones establecidas
en este documento.
➢ La oficina solicitante (DOA) es responsable de la gestión de la información
suministrada tanto para la coordinación de la actividad como el contacto con
clientes, solicitantes u otras partes interesadas.
➢ Asegurar que el Consultor responsable del proyecto auditado, actúa según lo
establecido en este Procedimiento.
➢ Valorar la Calidad de los servicios prestados y/o recibidos.

Procedimiento Interno: Gestión y Coordinación de Auditorías Internas

Rev 00 Sep 2019 2

 Consultor/a responsable del proyecto objeto de auditoría

➢ Realizar las solicitudes relacionadas con la Auditoría según las indicaciones

establecidas en este procedimiento así como en el MO A&S teniendo en cuenta
la sistemática a seguir, plazos de respuesta establecidos e información/detalles
requeridos.
➢ Cumplir con la disponibilidad de la documentación e información documentada
relacionada con el proyecto.
➢ Facilitar lo necesario para una ejecución fluida y eficiente del proceso de auditoría
interna.

EQUIPO AUDITOR DESIGNADO

➢ Actuar de acuerdo con las disposiciones definidas dentro de este documento u

otro documento relacionado al proceso.
➢ Actuar con la debida diligencia y profesionalidad que requiere la actividad.
➢ Es responsabilidad del equipo auditor estar al día con las competencias
relacionadas con la (s) norma (s) a auditar. Si no se siente preparado/a consulte
la norma, la cual debe estar disponible junto con la documentación del proyecto
a auditar.

3. Requisitos de Competencia del Auditor Interno

Es de la máxima relevancia que el Auditor y/o Equipo Auditor designado verifique que
cumple con los requisitos de competencia establecidos por la norma/s objeto de auditoría
y por lo establecido en la Norma ISO 19011:2018, con criterio general se establecen los
requisitos mínimos de competencia, los cuales, deben ser evidenciables
documentalmente:

▪ Formación específica de más de 40 horas en la/s norma/s

▪ Experiencia como Consultor y/o Auditor en la/s norma/s
▪ Formación como Auditor Interno y/o Líder en la/s norma/s
▪ Entendimiento y conocimiento del sector/actividad de la empresa a
auditar
* Algunas normas pueden requerir de experiencia sectorial más amplia (ISO
17025, ISO 15189, ISO 37001, etc.). En caso de duda consultar.

En caso de que el Equipo Auditor designado tenga dudas sobre el cumplimiento de su

competencia debe comunicarlo a la CENTRAL INTERNACIONAL DE INTEDYA en el plazo
máximo de 48 horas desde la recepción /notificación de la designación.

Procedimiento Interno: Gestión y Coordinación de Auditorías Internas

Rev 00 Sep 2019 3

4. Desarrollo

4.1 Solicitud de Auditorías Internas

La necesidad de la realización de una auditoría interna puede tener orígenes distintos:

➢ Como parte de la etapa de AUDITORÍA/EVALUACIÓN INTERNA de cualquier

proyecto activo de mantenimiento y/o consultoría de la RED INTEDYA.
➢ Como parte de un servicio comercial vendido a un cliente en particular,
➢ Proyectos de características especiales indicados exclusivamente por el área de
Operaciones de la Central Internacional de INTEDYA.

Las Oficinas INTEDYA (consultor asignado al proyecto), con autorización de su DOA,

solicitarán este servicio según lo establecido en el MO A&S vigente. Ya que implican
COSTE para la Oficina Solicitante.

Se RECHAZARÁ la solicitud de Auditoria, cuando ocurra alguna de las siguientes

circunstancias:

▪ No se encuentre cargada de forma adecuada la TOTALIDAD del sistema

documental objeto de auditoría en la FICHA DEL PROYECTO.
▪ Existan incidencias de tipo administrativo o directivo que tengan limitados este tipo
de servicios.

4.2 Gestión y selección de la solicitud de Auditor Interno / Equipo Auditor

El área de Operaciones de la Central Internacional identifica el Equipo Auditor de

acuerdo con criterios de competencia, cercanía, disponibilidad, entre otros. Una vez
seleccionado escribe vía e-mail al DOA (s) de la oficina donde pertenece el Equipo Auditor
solicitando disponibilidad con una propuesta de fechas.

La comunicación/solicitud contiene, como mínimo, los siguientes datos:

➢ Nombre (s) del Equipo Auditor propuesto

➢ Nombre de la empresa
➢ Localización
➢ Norma
➢ Fecha aproximada para la ejecución
➢ N.º de Jornadas asignadas

El DOA de la Oficina INTEDYA que recibe la solicitud debe responder en el

plazo máximo de 2 días hábiles.

Si no es posible se recurre a otro Auditor (es). Esta tarea se realiza tantas veces como
sea necesario hasta concretar la participación del Equipo de Auditoría necesario.

Procedimiento Interno: Gestión y Coordinación de Auditorías Internas

Rev 00 Sep 2019 4

4.3 Confirmación de ejecución del servicio y fechas

El DOA de la oficina que recibe la solicitud, en coordinación con el Equipo Auditor

designado, tiene 2 días hábiles para indicar si el Equipo Auditor está disponible o no
de acuerdo con los criterios definidos.

Una vez designado y confirmado el Auditor/es, la Central Internacional comunica

formalmente a la Oficina Solicitante mediante correo electrónico los detalles de la
actividad.

Esta información contendrá, como mínimo, los siguientes datos:

➢ Fecha (s)
➢ Duración de la actividad (en jornadas laborales)
➢ Detalles de traslados (cuando aplique)
➢ Logística involucrada (cuando aplique)
➢ Mecanismos para acceder a la documentación (cuando no son proyectos/auditor
(es) de la RED INTEDYA). A este efecto, la OFICINA SOLICITANTE dará ACCESO
COMO INVITADO al proyecto al AUDITOR/ES DESGINADO
➢ Consideraciones adicionales de relevancia

Dentro de esta comunicación se copia a los DOA (s), tanto de la oficina solicitante como
de la oficina que cede el Equipo Auditor.

4.4 Coordinación de viajes y gastos

En los casos en lo que sea necesario traslados, la OFICINA SOLICITANTE se ocupará de

gestionar los TRASLADOS AEREOS o similares con criterios de EFICIENCIA y
COMODIDAD para el AUDITOR/ES. En los casos en los que sea necesario alojamiento,
la OFICINA SOLITANTE gestionará y costeará la reserva hotelera con los datos del
Auditor, no admitiéndose alojamientos de menor categoría de 3 *** y siguiendo criterios
de eficiencia y comodidad.

Los gastos adicionales en los que deba incurrir el AUDITOR/ES como puedan ser,
comidas, pequeños traslados o similares, se acompañan debidamente justificados (ticket
o factura de forma adjunta) en un listado en el mismo cuerpo del correo electrónico que
se debe enviar a la Central Internacional y a la Oficina Solicitante junto con el INFORME
DE AUDITORIA.

Se requiere que en caso de que el Auditor/es llegue a un aeropuerto o similar, La Oficina

solicitante coordine su recepción y traslado al hotel y a la organización objeto de
auditoría así como su regreso.

La normativa y buenas prácticas en cuanto a gastos, alojamientos y similares, debe ser

aplicado para la coordinación y ejecución de Auditorías Internas. La actividad se
coordinará bajo los criterios establecidos en el documento Costes de Asistencia y
soporte IT-A&S-1.

Procedimiento Interno: Gestión y Coordinación de Auditorías Internas

Rev 00 Sep 2019 5

4.5 Acceso a la documentación del Sistema objeto de Auditoría

En caso de ser una auditoría interna, que obedece a la etapa de

AUDITORÍA/EVALUACIÓN INTERNA de un proyecto vigente de la RED INTEDYA, la
oficina solicitante debe dar de alta como invitado al EQUIPO AUDITOR con el fin de
que pueda acceder a la documentación.

Ficha de proyecto/pestaña resumen/botón: asignar invitado

En el caso de que se trate de auditorías de diferente índole, como proyectos de auditoría,

auditorías de segunda parte o cuando el Equipo Auditor no pertenezca a la RED
INTEDYA, el envío de documentación se hará con la intermediación del área de
Operaciones de la Central Internacional o Centrales de País

4.6 Envío del Plan de Auditoría

Para todos los casos, el equipo auditor, una vez aceptado el encargo, debe enviar en un
plazo no superior a 7 días laborables:

➢ Plan de Auditoría (formato Intedya): El Plan de Auditoría debe ser enviado

a la Central Internacional con copia al consultor y al DOA (s) de la oficina
solicitante.
➢ CV (s) Equipo Auditor (formato Intedya): destacando la experiencia y
formación en la norma objeto de auditoría.

4.7 Recepción y hospitalidad con el Equipo Auditor designado

En caso de traslados fuera de la cuidad del Equipo Auditor, los colaboradores de la

Oficina solicitante deben esperar al Equipo Auditor para llevarle al hotel o a las
instalaciones donde se realizará la actividad. Es necesario facilitar la logística y los
traslados para dar viabilidad al proceso.

La recepción y hospitalidad con el Equipo Auditor, no solo es un requisito Intedya, sino

que también contribuye a mejorar el proceso. Debe ser facilitada tanto por el Equipo
Auditor como por la oficina solicitante y se definirá en las etapas de coordinación.

4.8 Ejecución de la Auditoría

Si bien este documento no pretende estandarizar la técnica que se aplicará en la

ejecución del proceso, si busca el definir, claramente, los hitos para la gestión y el control
de la actividad.

Es condición obligatoria que el Equipo Auditor cumpla las siguientes condiciones:

▪ Acompañamiento del Consultor/a:

➢ El consultor/a debe acompañar al Equipo Auditor durante la ejecución de la

actividad. Su presencia debe dar soporte y viabilidad al proceso según
corresponda, sin la intervención directa en el mismo. El consultor/a debe actuar,
en todo momento, con la debida diligencia profesional.
Procedimiento Interno: Gestión y Coordinación de Auditorías Internas

Rev 00 Sep 2019 6

▪ Actitud, comportamiento e imagen del Equipo Auditor:

➢ El Equipo Auditor debe actuar con un nivel de profesionalidad adecuado y

ajustado a los criterios establecidos dentro de la norma ISO 19011. El
incumplimiento de las disposiciones generales en el comportamiento del Equipo
Auditor debe ser informado inmediatamente a la Central Internacional que
tomará las medidas que considere necesarias.

Especial atención a:
➢ IMAGEN PERSONAL según lo establecido por INTEDYA (normativa de imagen y
vestimenta)
➢ ACTITUD AMABLE Y PROFESIONAL
➢ EVITAR COMENTARIOS HIRIENTES O FUERA DE LUGAR
➢ NUNCA HABLAR DE OTRA EMPRESA O PROYECTOS
➢ CEÑIRSE AL OBJETO DE LA AUDITORIA
➢ TENER UN ENFOQUE PROACTIVO Y ASERTIVO (sin caer en hacer “consultoría”)
➢ Llevar prepara toda la documentación necesaria durante la Auditoría (CHECK
LIST, NORMA, DOCUMENTACION DEL SISTEMA,…)

▪ Cierre de la Auditoría:

➢ El proceso de auditoría in situ se da por concluido con la presentación formal de

resultados y/o hallazgos de auditoría al cliente de la auditoría.

➢ En caso de que el AUDITOR se encuentre DEFECTOS

GRAVES/RELEVANTES que cuestionen el trabajo realizado por el
CONSULTOR INTEDYA, debe de manifestarlo a la mayor brevedad que
sea posible al área de OPERACIONES de la CENTRAL INTERNACIONAL.

4.9 Envío del Informe de auditoría y reembolso de gastos

Para todo proceso es obligatorio que el Equipo Auditor genere y entregue cuando
corresponda:

➢ Informe de Auditoría (formato Intedya): se cuenta con un plazo máximo

de 7 días laborables para la entrega formal del informe de auditoría. Este debe
ser enviado por email al área de OPERACIONES de la Central Internacional con
copia al consultor/a y al DOA de la oficina solicitante.

➢ Cualquier comunicación pertinente y relevante: entregada cuando se

produzca dependiendo de su relevancia siguiendo los medios dispuestos.

➢ Reembolso de gastos suplidos: SOLO gastos asociados al proceso de

auditoría gestionado. En el caso de ser más de un miembro del Equipo Auditor,
serán todos remitidos a Auditor/a Jefe a efectos de que los remite en una sola
comunicación junto con el INFORME DE AUDITORIA.

Procedimiento Interno: Gestión y Coordinación de Auditorías Internas

Rev 00 Sep 2019 7

5. Posibles incidencias y procedimientos de actuación

Los siguientes ejemplos, pretenden ser una lista orientativa de cómo se DEBE de actuar
ante ciertas situaciones.

➢ El Auditor no dispone de toda la documentación en la Ficha de Proyecto:

Dependiendo del nivel de disponibilidad de la documentación, se SUSPENDE la
auditoría, comunicando este hecho a Operaciones de la Central Internacional.

➢ La Oficina solicitante intenta modificar fechas o condiciones sin consultar

con la Central Internacional: Si se produce un cambio de fechas unilateralmente,
Operaciones de la Central Internacional invalidará el proceso de forma inmediata,
teniendo que comenzar nuevamente.

➢ El Auditor encuentra hallazgos de auditoría muy graves que ponen en

evidencia el trabajo del Consultor/a o en riesgo la certificación del cliente:
Se deben documentar las evidencias necesarias. El Equipo Auditor debe informar de
manera inmediata a la oficina solicitante y a Operaciones de la Central Internacional.
En estos casos, es necesario que de acuerdo con la gravedad de los hallazgos, la
oficina solicitante y el Equipo Auditor tomen la determinación que corresponda. Es
estrictamente necesario afectar lo menos posible nuestros servicios ante el cliente.

➢ El Auditor encuentra fuerte resistencia u oposición por parte del

Consultor/a durante la ejecución de la Auditoría: Cuando se presenta esta
situación, es necesario contactar directamente con el/la DOA de la oficina y reportar
la situación. El/la DOA será responsable de tomar la determinación que corresponda.
Si es necesario, debe solicitar el consultor/a que se retire de la actividad.

➢ El Consultor observa una actitud inadecuada durante la ejecución de la

Auditoría: Cuando se presenta esta situación, el CONSULTOR/A debe informar de
manera inmediata a Operaciones de la Central Internacional. En estos casos, es
necesario que de acuerdo con la gravedad de los hallazgos, la oficina solicitante y la
Central/es tomen la determinación que corresponda. Es estrictamente necesario
afectar lo menos posible nuestros servicios ante el cliente.

Es necesario destacar que toda la gestión y coordinación previa a la actividad se

realiza con el fin de prevenir que se produzcan desviaciones graves que impidan la
realización de la auditoría.

En los casos que existan incidencias:

➢ Documentar explícitamente las incidencias

➢ Consultar con el/la DOA de la oficina solicitante
➢ Informar, de forma inmediata, a Operaciones de la Central Internacional vía e-
mail
➢ En todo momento intentar culminar la actividad
➢ Cuidar la imagen de INTEDYA ante los clientes
➢ En caso de cualquier duda, consultar con OPERACIONES DE CENTRAL
INTERNACIONAL.
Procedimiento Interno: Gestión y Coordinación de Auditorías Internas

Rev 00 Sep 2019 8