Informe Inicial-Diagnóstico y Plan de Actividades

Desarrollo Competitivo
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Informe Inicial: Diagnóstico y Plan de Actividades.

Noviembre 2013
ETAPAS GENERALES PROYECTOS
Inicial
Implemetación
Seguimiento
Auditorías
DIAGNÓSTICO INICIAL
PLAN DE ACTIVIDADES
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QUIÉNES SOMOS
Nuestros Valores
Equipo Humano
Dimensión y Presencia
Capacidad y Colaboración
Compromisos INTEDYA
SERVICIOS
ETAPAS GENERALES Consultoría
Auditoría y Evaluación
PROYECTOS Formación
CONSULTORÍA
ÁREAS DE CONOCIMIENTO
Calidad y Excelencia
Medioambiente y Energía
Seguridad y Salud Laboral
Directivas Europeas de Producto
Seguridad Alimentaria
Seguridad en la Información y Tecnología
Responsabilidad Social Corporativa
Gestión de la Innovación
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ETAPAS GENERALES PROYECTOS
1º contacto con el cliente
Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

Inicial
Desarrollo Informe Inicial
Entrega Informe Inicial
Elaboración documentación
Entrega de documentación /
Implementación Implantación de procesos / Revisión de procesos
Modificación de documentación
Formación
Seguimiento por parte del Consultor

Seguimiento
Seguimiento por parte del Coordinador de Proyectos
Auditoría interna
Auditoría de Certificación
Auditorías Resolución Informe de Auditoría
Documentación Plan de Mejora
Plan de mejora www.intedya.com

ETAPA INICIAL

Inicial
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VISITAS INFORME INICIAL / ANÁLISIS DE PROCESOS CON EL
CLIENTE

Inicial
• Una de las primeras fases del Proyecto y, sin lugar a duda, la más
importante es la elaboración del Informe Inicial, formado por los
documentos: “Diagnóstico Inicial” y el “Plan de Actividades”.
• Para ello se realizan una serie de visitas de toma de datos (en función del
tamaño y complejidad de la organización) en las que se realizan entrevistas
con la Dirección y, con el personal que ocupe puestos de relevancia (Jefe de
Compras, Jefe de Taller, Jefe de Almacén, Jefe de Oficina Técnica, Jefe de
Administración, etc.) para conocer con precisión el funcionamiento general de
la organización y en especial, sus procesos clave.
• En esas visitas se deben llevar a cabo las siguientes actividades:
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CLIENTE

Inicial
• Visita inicial de presentación del Consultor o Equipo Consultor. Resulta importante causar la mejor impresión
posible al cliente, no en vano será la primera toma de contacto física entre las dos partes. Solicitaremos la
presencia de la Dirección o del máximo responsable de la organización, la intención es, requerir de él:
– Presentación formal.
– Presentación breve de la organización.
– Presentación del Responsable del Sistema, y si procede, generación de Equipo Responsable del Sistema. El
Responsable del Sistema ideal, es el que satisface los siguientes requisitos (CAT):
• Dispone de tiempo para realizar los trabajos que le podamos encomendar en relación al proceso de
implantación.
• Tiene conocimiento y experiencia dentro de la organización, de este modo podrá mostrarnos de
manera eficiente los procesos actuales, o ponernos en contacto con los responsables de los procesos de
manera directa.
• Dispone de autoridad dentro de la organización, para de este modo, implantar o solicitar a los
responsables de los procesos la implantación de las nuevas actividades.
– Presentación del resto de recursos humanos vinculados al proceso de implantación.
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CLIENTE

Inicial
• Visitas de toma de datos; a continuación y tras conocer a los recursos humanos vinculados al
proceso de implementación, se procederá a la identificación y relato de las actividades de
cada uno de los procesos actuales, esta/s visita/s, puede/n dar comienzo inmediatamente
después de la visita inicial de presentación. Tal y como se citaba con anterioridad, esta fase de
“Desarrollo de Diagnóstico Inicial” es la más importante, se pretende con ella captar TODA la
información necesaria para que el Consultor pueda desarrollar el sistema documental de
la organización con un margen de error mínimo, dotando a esta fase de los siguientes contenidos:
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CLIENTE

Inicial
– Visita a instalaciones, entrevistas con la Dirección y Mandos intermedios (responsables de los

procesos). Nos aporta una visión gráfica de la organización (dimensiones, actividad, productos, etc…)
– Entrevista con los responsables de los procesos, con la intención de captar, el máximo detalle, del
desempeño actual de todos los procesos.
• El Consultor debe ser capaz de identificar con precisión y para cada uno de los procesos actuales, no
solo las actividades y su secuenciación, sino también los responsables de las mismas. No en vano, debe
documentarse en el documento “Diagnóstico Inicial” la situación actual de la organización, así como
las actividades pendientes para la satisfacción de los requisitos normativos de aplicación, así como
aquellos otros que hayan sido establecidos por el cliente (“Plan de Actividades”).
• Durante la entrevista, debe procederse a la recogida de información documentada (formatos y
registros, procedimientos, catálogos,…) actual. Se solicita a los responsables de los procesos,
documentación que sirva para conocer el desempeño actual de los procesos, por ejemplo: Formatos de
oferta/presupuesto, Contratos, Orden de Producción, Albaranes de venta, Instrucciones de trabajo,
etc…
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CLIENTE

Inicial
– Identificación situación en cuanto al cumplimiento de requisitos legales. Solicitar evidencias

de satisfacción de los requisitos legales de aplicación a la organización, con la intención de confirmar
la satisfacción de los mismos.
– Confirmación del alcance del sistema. Por lo general, la organización ya ha predefinido el alcance
aproximado con anterioridad. El Consultor debe guiar al cliente para identificar el alcance concreto
que figurará en su certificado. Es importante que el alcance:
• No incluya más procesos de los pactados durante la fase comercial. En este caso deberá
transmitirse al Coordinador de Proyectos, quien determinará la necesidad o no de realizar una
modificación del Contrato.
• No incluya procesos que puedan suponer excesivo esfuerzo para el cliente (a lo largo del proceso
de implantación) y escaso aportación (comercial, de mejora, etc…)
– Confirmación de plazos de duración del Proyecto. Debemos ceñirnos a lo pactado con el cliente
durante la fase comercial, en la medida de lo posible y en función de la percepción del cliente, resulta
de interés acortar esos plazos. Si durante esta etapa, logramos captar la intención del cliente de
adelantar los plazos de duración del Proyecto, debemos incluir dicha modificación en el “Plan de
Actividades”. www.intedya.com
DESARROLLO INFORME INICIAL

Inicial
De manera paralela a la fase de “Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos”, se desarrollaran los documentos de
“Diagnóstico Inicial” y el “Plan de Actividades”. Estos dos documentos, serán una prolongación y complemento
del Contrato suscrito con el cliente, detallando, ahora si, con precisión, las actividades a desarrollar para lograr la
culminación eficiente del Proyecto. Esta actividad se puede desplegar en las instalaciones del cliente o en la Oficina
Intedya.
Tal y como se había mencionado con anterioridad, incluido en una de las primeras fases del Proyecto y, sin lugar a
duda, la más importante es la elaboración del “Diagnóstico Inicial” y el “Plan de Actividades”. Estos documentos
deben ser realizados a medida para cada cliente identificando con precisión las actividades a desarrollar a lo largo del
Proyecto, permitiendo dimensionar el trabajo a ejecutar por el Consultor, ayudando así a una mejor perspectiva de los
trabajos realzados y los pendientes de realizar, tanto por parte del Consultor, como parte del Coordinador de Proyectos,
incluso por parte del Cliente. El contenido de estos documentos, en lo que a:
• nº de visitas,
• actividades a implementar,
se refiere, vendrá marcado por la Modalidad de prestación del Servicio contratada.
El Informe Inicial, está compuesto por dos documentos: “Diagnóstico Inicial” y el “Plan de Actividades”.
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Inicial
El “Diagnóstico Inicial”, detalla:

• con precisión como la organización gestiona sus procesos en el
momento de dar inicio al Proyecto, enfocando dicho análisis de acuerdo
a los distintos procesos que interactúan, y asimismo,
• las actividades a desarrollar para:
• lograr satisfacer los requisitos de la norma en cuestión,
• además de otros requisitos, previamente establecidos e
identificados por el Cliente durante la etapa comercial y otros
propuestos por el Consultor, en función de loa objetivos
previamente pactados durante la etapa comercial.
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Inicial
El “Diagnóstico Inicial”, debe identificar, describir y • Ambiente de trabajo.

plantear actividades a desarrollar en relación a los procesos • Planificación de la Producción / Prestación del Servicio.
de la organización. A continuación, se detallan cuales son • Comercial / Ventas (Procesos relacionados con el cliente).
los procesos que al menos deben figurar: • Diseño y Desarrollo.
ISO 9001: • Producción / Prestación del Servicio. Seguimiento y
medición del producto.
• Sistema de gestión (Alcance, Estructura sistema
documental, Requisitos legales,…). • Compras (Realización de compras, Verificación de compras,
Evaluación y reevaluación de proveedores).
• Control de la documentación y de los registros.
• Auditorías Internas.
• Dirección (Política, Objetivos, Responsabilidades,…)
• Satisfacción de Cliente.
• Comunicación (Interna y Externa).
• Seguimiento y medición de procesos.
• Recursos Humanos (Organigrama, Definiciones de Puesto
de Trabajo, Formación,…). • No Conformidades, Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas (Mejora continua,…).
• Infraestructuras (Instalaciones, Maquinaria,
Mantenimientos,…). • Auditoría de certificación.
• Plan de mejora.
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Inicial
El “Diagnóstico Inicial”, debe identificar, describir y plantear actividades a desarrollar en relación a los procesos de la
organización. A continuación, se detallan cuales son los procesos que al menos deben figurar:
• ISO 14001:
• Además de aquellos comunes con la ISO 9000:
• Aspectos Ambientales.
• Control operacional.
• Emergencias.
• Seguimiento y medición.
• OHSAS 18001:
• Además de aquellos comunes con la ISO 9000:
• Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles.
• Comunicación, participación y consulta.
• Emergencias.
• Seguimiento y medición.
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El “Plan de actividades” pretende
identificar todas y cada una de las
actividades a desarrollar, relacionadas
1º contacto con el cliente con los procesos (previamente
identificadas en el “Diagnóstico Inicial”),
Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos y que deben estar implantadas para lograr
Inicial el objetivo de la certificación y satisfacer,
Desarrollo Informe Inicial plenamente, los requisitos del cliente. Este
Entrega Informe Inicial registro, será confeccionado a medida para
cliente, e incluirá la siguiente información:
• En abscisas, se identifican los procesos, las actividades, el responsable, los nombres de los meses y el año, que está previsto dure el
proceso de implantación.
• En ordenadas, se muestran todas y cada una de las actividades (identificando al responsable) a desarrollar previamente documentada
en el “Diagnóstico Inicial”, organizadas por proceso:
• en color blanco se identifican las actividades a desarrollar cuyo objetivo es satisfacer requisitos legales y/o normativos,
• en color azul se identifican las actividades a desarrollar relacionadas con requisitos solicitados por el cliente, y
• en color naranja se identifican las actividades a desarrollar relacionadas con propuestas de mejora aportadas por el
Consultor o el Coordinador de Proyectos.
• Adicionalmente se colocarán aspas, como evidencia de consecución de cada uno de los hitos del “Plan de actividades”.
Aquellos Proyectos de Consultoría que hayan sido vendidos:
• a precios bajos, ya que el cliente tan solo desea lograr la certificación, deberán incluir poco color azul y naranja.
• con compromiso de resolver determinadas problemáticas o incidencias transmitidas por el cliente durante la fase comercial, deben incluir
numerosas actividades en color azul,
• con compromiso de aportar mejoras, si bien éstas no han sido identificadas ni concretadas, por falta de conocimiento, durante la fase de
comercialización. En este caso el “Plan de actividades” debe incluir numerosas actividades en color naranja.
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Inicial
• Una vez el Consultor ha generado los documentos “Diagnóstico Inicial” y el “Plan

de Actividades”, estos son revisados por el Coordinador de Proyectos, quien mostrará
evidencia de dicha revisión por medio de su firma en la casilla habilitada para ello. El
contenido de dichos documentos, en cuanto al nº de visitas planificadas, actividades de
mejora propuestas, se refiere, vendrá marcado por la Modalidad de prestación del
Servicio contratada, y será responsabilidad del Coordinador de Proyectos, confirmar que
ambos documentos satisfacen las condiciones de acuerdo a dicha Modalidad.
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QUIÉNES SOMOS
Nuestros Valores
Equipo Humano
Compromisos INTEDYA
SERVICIOS
DIAGNÓSTICO INICIAL Consultoría
Formación
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EJEMPLO
El “Diagnóstico Inicial”, detalla:
• con precisión como la organización gestiona

sus procesos en el momento de dar inicio al
Implementación
Proyecto, enfocando dicho análisis de acuerdo a los

distintos procesos que interactúan, y asimismo,
• identifica las actividades a desarrollar para:

• lograr satisfacer los requisitos de la
norma en cuestión,
• además de otros requisitos, previamente
establecidos e identificados por el cliente
durante la etapa comercial y otros propuestos
por el Consultor, en función de los objetivos
previamente pactados durante la etapa
comercial.
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EJEMPLO
ORGANIZACIÓN: FÁBRICA CAJAS PLÁSTICO, F.C.P.
Nº. Empleados: 15
Actividad: Diseño y fabricación de cajas de plástico.
Sistema: ISO 9001
Implementación
SITUACIÓN ACTUAL
Compras (Realización de compras, Verificación de compras, Evaluación y

reevaluación de proveedores).
Las necesidades de compra son identificadas por el personal de Almacén, quien lo

comunica a Administración, para que ejecute el correspondiente pedido.
La organización realiza compras que afectan a la producción, relacionadas con las

siguientes materias primas:
Gránulos de plástico virgen. Proveedor 1, Proveedor 2, Proveedor 3.

Viruta de plástico triturado y reciclado. Proveedor 4, Proveedor 5, Proveedor 6.
Aditivos: colorante, antibacterias, …. Proveedor 7.
Moldes. Proveedor 8.
Maquinaria. Proveedor 9, Proveedor 10, Proveedor 11, Proveedor 12.
Talleres de reparación de equipos y máquinas. Proveedor 10, Proveedor 11,
Proveedor 12, Proveedor 13.
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EJEMPLO
En todos los casos existe un modelo de realización de compra que la empresa llama
PEDIDO DE COMPRA, excepto en el caso de la Viruta de plástico triturado y reciclado. En
este caso los proveedores según van disponiendo de materia prima van entregando sacos
a la organización sin previa petición. Esto ocurre por que existe una demanda elevada de
este material y no pueden satisfacer las necesidades de sus clientes, por este motivo los
tres proveedores de que dispone la empresa, entregan esta materia prima según su
Implementación
propio criterio. En este caso no existe un registro de PEDIDO DE COMPRA. Los PEDIDOS
DE COMPRA, son realizados por cualquiera de los dos personas de administración.
La organización firma los albaranes de compra, porque, así se lo piden los transportistas
al recibir la mercancía. El personal de almacén Cualquiera de los tres) revisa las compras
recepcionadas antes de pasarlas a producción, no mostrándose evidencia de dicha
inspección.
La organización no evalúa a ninguno de sus 13 proveedores.
La organización no gestiona por escrito, no conformidades de compras, ni reclamaciones

a proveedores.
El personal de Almacén, coloca y ubica la materia prima en la zona correspondiente del

mismo. Las zonas están perfectamente identificadas y segregadas.
El personal de Administración, está enfadado porque les ha pasado en más de una

ocasión, que el personal de Almacén les pide materia prima de manera oral se confunden
en cantidades o en colores, etc…, y les culpan al personal de Administración.
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EJEMPLO IMPLEMENTAR
Puesto que la recepción de materia prima de Viruta de plástico triturado y reciclado, no

lleva asociado un pedido por parte de la organización, no haría falta cumplimentar un
PEDIDO DE COMPRA, puesto que podemos considerarlo como una compra “in situ”. Sin
embargo proponemos cumplimentar el PEDIDO DE COMPRA, puesto que modificando
ligeramente dicho formato podrá servirnos de evidencia para la verificación de las
compras. Esta actividad será responsabilidad del personal de Administración.
Implementación
Generaremos un pequeño block de hojitas copiativas de manera que el personal de

Almacén (IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE COMPRA EN ALMACÉN), cumplimente
los datos con las cantidades, artículos y referencias, persona que lo pide, y otra
información de interés. Estas hojitas, al ser copiativas; una se quedará en el block y la
otra será entregada en Administración, quien realizará el pedido en función a lo
documentado en la hojita.
La organización no está realizando la homologación y posterior re evaluación de sus

proveedores, por lo que seleccionaremos el más ágil de los procesos para la gestión de
la homologación y re evaluación de los proveedores.
Puesto que la organización no gestiona por escrito, no conformidades de compras, ni

reclamaciones a proveedores, incluiremos dichos procesos dentro del proceso de Gestión
de No Conformidades.
Desarrollaremos un único procedimiento de compras para describir las actividades

relacionadas con los procesos de gestión de compras y evaluación de proveedores, que
describirá el proceso desde la identificación de compras hasta la colocación y ubicación
de la materia prima en el Almacén. www.intedya.com
CASO PRÁCTICO
ORGANIZACIÓN: CONSTRUCCIÓN CARRETERAS, C.C.
Nº. Empleados: 100
Actividad: Construcción y mantenimiento de carreteras
Sistema: ISO 9001 + ISO 14001 + OHSAS 18001
Realizar un hipotético diagnóstico para los siguientes
procesos:
• Requisitos legales (Identificación y seguimiento).
• Comercial / Ventas (Procesos relacionados con el
cliente).
• Diseño y Desarrollo.
• Identificación de peligros, evaluación de riesgos y
determinación de controles.
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SERVICIOS
PLAN DE ACTIVIDADES Consultoría
Formación
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PLAN DE ACTIVIDADES
Como ya es sabido el “Plan de Actividades”, incluye:
o En abscisas, se identifican los procesos, las actividades,

el responsable, los nombres de los meses y el año, que
está previsto dure el proceso de implantación.
o En ordenadas, se muestran todas y cada una de las

actividades (identificando al responsable) a desarrollar
previamente documentada en el “Diagnóstico
Inicial”, organizadas por proceso:
 en color blanco se identifican las actividades a

desarrollar cuyo objetivo es satisfacer requisitos
legales y/ o normativos,
 en color azul se identifican las actividades a

desarrollar relacionadas con requisitos solicitados
por el cliente, y
 en color naranja se identifican las actividades a

desarrollar relacionadas con propuestas de
mejora aportadas por el Consultor o el
Coordinador de Proyectos.
o Adicionalmente se colocarán aspas, como evidencia de

consecución de cada uno de los hitos del “Plan de
actividades”.
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EJEMPLO
Aquellos Proyectos de Consultoría que hayan sido vendidos:
a precios bajos, ya que el cliente tan solo desea lograr la

certificación, deberán incluir poco color azul y naranja.
con compromiso de resolver determinadas problemáticas o
incidencias transmitidas por el cliente durante la fase comercial,
deben incluir numerosas actividades en color azul,
con compromiso de aportar mejoras, si bien éstas no han sido
identificadas ni concretadas, por falta de conocimiento, durante la
fase de comercialización. En este caso el “Plan de actividades”
debe incluir numerosas actividades en color naranja.
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CASO PRÁCTICO
ORGANIZACIÓN: CONSTRUCCIÓN CARRETERAS, C.C.
Nº. Empleados: 100
Actividad: Construcción y mantenimiento de carreteras
Sistema: ISO 9001 + ISO 14001 + OHSAS 18001
Realizar un Plan de actividades para los siguientes
procesos:
• Requisitos legales (Identificación y
seguimiento).
• Comercial / Ventas (Procesos relacionados con
el cliente).
• Diseño y Desarrollo.
• Identificación de peligros, evaluación de riesgos
y determinación de controles.
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Informe Inicial-Diagnóstico y Plan de Actividades

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Seguimiento por parte del Consultor

Auditorías Resolución Informe de Auditoría

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Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

– Visita a instalaciones, entrevistas con la Dirección y Mandos intermedios (responsables de los

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

– Identificación situación en cuanto al cumplimiento de requisitos legales. Solicitar evidencias

1º contacto con el cliente

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

se refiere, vendrá marcado por la Modalidad de prestación del Servicio contratada.

1º contacto con el cliente

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El “Diagnóstico Inicial”, detalla:

1º contacto con el cliente

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

El “Diagnóstico Inicial”, debe identificar, describir y • Ambiente de trabajo.

1º contacto con el cliente

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

Aquellos Proyectos de Consultoría que hayan sido vendidos:

1º contacto con el cliente

Visitas Informe Inicial / Análisis de procesos

• Una vez el Consultor ha generado los documentos “Diagnóstico Inicial” y el “Plan

• con precisión como la organización gestiona

Proyecto, enfocando dicho análisis de acuerdo a los

• identifica las actividades a desarrollar para:

Compras (Realización de compras, Verificación de compras, Evaluación y

Las necesidades de compra son identificadas por el personal de Almacén, quien lo

La organización realiza compras que afectan a la producción, relacionadas con las

Gránulos de plástico virgen. Proveedor 1, Proveedor 2, Proveedor 3.

La organización no evalúa a ninguno de sus 13 proveedores.

La organización no gestiona por escrito, no conformidades de compras, ni reclamaciones

El personal de Almacén, coloca y ubica la materia prima en la zona correspondiente del

El personal de Administración, está enfadado porque les ha pasado en más de una

Puesto que la recepción de materia prima de Viruta de plástico triturado y reciclado, no

Generaremos un pequeño block de hojitas copiativas de manera que el personal de

La organización no está realizando la homologación y posterior re evaluación de sus

Puesto que la organización no gestiona por escrito, no conformidades de compras, ni

Desarrollaremos un único procedimiento de compras para describir las actividades

o En abscisas, se identifican los procesos, las actividades,

o En ordenadas, se muestran todas y cada una de las

 en color blanco se identifican las actividades a

 en color azul se identifican las actividades a

 en color naranja se identifican las actividades a

o Adicionalmente se colocarán aspas, como evidencia de

a precios bajos, ya que el cliente tan solo desea lograr la

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