CASO UN DÍA EN EL ÁREA DE LOGÍSTICA

ELSA MARÍA BARÓN PIRACHICAN

HEVERTH TOMAS GIL FERNÁNDEZ
MIGUEL DIOMEDES LÓPEZ LONDOÑO
NIKOLAY RUSSI QUINTERO
WILLIAM HERNÁN OCHOA MURCIA
EQUIPO DE TRABAJO 8

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO GESTIÓN LOGÍSTICA
FICHA 854420
BOGOTÁ 2015
 CONTENIDO

INTRODUCCION

JUSTIFICACIÓN

OBJETIVOS

MA PA DE PROCESOS

1.DEPARTAMENTO DE COMPRAS
2.DEPATAMENTO DE INVENTARIOS
3.DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
4.DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN
5.GESTION D ELA INFORMACIÓN
6. AREA DE SERVICIO A CLIENTE Y FACTURACIÓN
7.DESARROLLO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL ÁREA DE DESPACHOS
8. BIBLIOGRAFIA
 INTRODUCCIÓN

La gestión logística ha mejorado los procesos en muchas compañias que hoy son
exitosas y han logrado poner sus productos o servicios reduciendo costos en el
mercado nacional e internacional.

Con este caso se analizo la problemática de una compañía que por su mala
gestión de comunicación y falta de organización en sus procesos esta perdiendo
clientes y de seguir de esta manera podria llegar al fracaso.

Se formulo una serie de estratejias para mejorar los procesos de la compañía PIO
PIO y mas PIO para mejorar su red de abastecimiento y cumplir con las
necesidades del cliente y expectativas de la compañía.
 JUSTIFICACION.

La empresa PIO PIO MAS PIO se encuentra en serios problemas porque su

comunicación es noes fluida, nadie se apersona del tema y esto afecta su
operación comercial.

Es por eso que nosotros como grupo buscamos realizar un analisis de cada area
que participa en la operación de la empresa PIO PIO Y MAS PIO, para de esta
forma poder brindar una solucion a su problemática y obtener como objetivo
general la correcta operación para un creciemiento en el mercado por medio de
cumplimiento y fidelidad a sus clientes
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Hacer que la empresa PIO PIO Y MAS PIO se ajuste a un mapa de procesos con
tiempos y responsabilidades establecidas que permitan cumplir con las
necesidades de clientes internos y externos.

1. Analizar la problemática de la red logística presentado en el caso de la

compañía PIO PIO y mas PIO.

2. Formular estrategias de mejoramiento en los procesos de la red de

abatecimiento.

3. Aplicar procesos logísticos enfocados en las nececidades del cliente.

4. Apoyar los procesos logísticos en las herramientas de la red de

abastecimiento para lograr el éxito en el mercado.

.
MAPA DE PROCESOS
 1. DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

El departamento de compras realiza una funcion fundamental en la empresa PIO

PIO Y MAS PIO la cual consiste en

OBJETIVO: Mantener un optimo desarrollo de la operación mediante el

cumplimiento de las compras, en un tiempo establecido, logrando de esta manera
poder abastecer las necesidades de la compañía y apoyar principalmente al area
de produccion para que su desarrollo como area elaboradora del producto que se
comercializa en la empresa y que esta no se vea afectada por escases en su
materia prima, sus elementos de empaque y embalaje.

Puesto que la informacion entre el area de produccion y el area de compras no ha

fluido correctamente se realiza un formato de solicitudes que debera ser
diligenciado por el area de produccion (Jefe de produccion) basado en sus
requerimientos, sus niveles de stock y sus posibles casos de pedidos fortuitos.

Adicionalmente se realiza un acuerdo entre las areas para que las solicitudes
lleguen en un horario determinado, pasado dicho orario quedaran las solicitudes
pendientes para el siguiente requerimiento..
 SOLICITUD DE COMPRA

FECHA: 18/4/15 NUMERO DE FORMATO 10

HORA: 8:00 POR AREA:

VALOR
ITEM CANT DESCRIPCION VALOR UNIDAD TOTAL
1 800 POLLO ENTERRO $ 5.000 $ 4.000.000
MUSLO DE
2 500 POLLO $ 500 $ 250.000
CUADROS DE
3 500 POLLO $ 350 $ 175.000
4 500 PIERNA PERNIL $ 1.500 $ 750.000
5 500 PECHUGA $ 2.000 $ 1.000.000
6 0
7 0
8 0
9 0
10 0

TOTAL CANTIDADES
TOTAL VALOR COMPRA
SOLICITADAS
2800 $ 6.175.000

Se deja en claro que la informacion solo podra ser recibida por el area de
produccion encabezada por el jefe de produccion, ningun otro empleado y mucho
menos de otra area podra solicitar compras de abastecimiento, ya que de esta
forma se incurriria en desinformacion y posibles pedidos incorrectos que afectarian
la operación.

2. DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS.

Este departamento es de suma importancia en la operación realizada por la

empresa ya que debe brindar informacion que tenga un porcentaje de confiabilidad
del 100% en los niveles de inventarios unidos con datos de soliccitudes por
cumplir.

Objetivo: Brindar al area de produccion, area comercial, area de despachos, las

cantidades correctas existentes en elementos de embalaje,producto terminado,
producto en proceso y pedidos pendientes por cumplir.

Debido a que la informacion en el caso planteado no es constante, se procedera a

realizar un documento descargado desde la base de datos utilizada por la
empresa, en una ruta compartida con al cual el area comercial, el area de
produccion, el area de alistamiento y despachos y la gerencia, tendran un dato
real de las cantidades de stock que se tiene en el momento.

El informe presentado se enontrara en la ruta de acceso con modificacion solo

para el area de produccion, quien agrerara el dato de las solicitudes pendientes
por cumplir.
Ruta de acceso: Documento\inventarios\carpeta inventarios\consolidado inv y
pedidos pendientes.

Esta ruta tamien tendra consultas para gerencia y el area comercia, de esta forma
se tendra la informacion del inventario a la mano y se podra contar con las
cantidades exactas en un tiempo real, el departamento de inventarios se
encargara de realizar este reporte cada hora del horario laboral, al termino de la
jornada quedara el ultimo dato con los pedidos realizados en el transcurso del
horacio de 6:00 am a 6:00 pm, esto para que el area de despachos y alistamientos
tenga una cantidad verificable en el inventario.

Los kardex de productos se verian de esta manera:

PRODUCTO: POLLO ENTERO

SALDO ANTERIOR
FECHA INGRESO SALIDA TOTAL
1 0 800 0 800
2 18/04/2015 800
3 0
4 0
5 0
6 0
7 0
8 0
9 0
10 0

PRODUCTO: CUADROS DE POLLO

SALDO ANTERIOR
FECHA INGRESO SALIDA TOTAL
1 0 500 0 500
2 18/04/2015 500
3 0
4 0
5 0
6 0
7 0
8 0
9 0
10 0

PRODUCTO: PECHUGA
 FECHA SALDO ANTERIOR INGRESO SALIDA TOTAL
1 0 500 0 500
2 18/04/2015 500
3 0
4 0
5 0
6 0
7 0
8 0
9 0
10 0

PRODUCTO: MUSLO DE POLLO

SALDO
FECHA ANTERIOR INGRESO SALIDA TOTAL
1 0 500 0 500
2 18/04/2015 500
3 0
4 0
5 0
6 0
7 0
8 0
9 0
10 0

PRODUCTO: PIERNA PERNIL

SALDO
FECHA ANTERIOR INGRESO SALIDA TOTAL
1 0 500 0 500
2 18/04/2015 500
3 0
4 0
5 0
El informe de cada hora se veria reflejado de la siguiente manera:
 SALDOS DE INVENTARIOS
HORA REPORTE:
FECHA: 18/04/2015 8:00 AM

CANTIDADES
PRODUCTO EXISTENCIAS SOLICITADAS SALDO
POLLO
1 ENTERO 800 800
MUSLO DE
2 POLLO 500 500
CUADROS DE
3 POLLO 500 500
PIERNA
4 PERNIL 500 500
5 PECHUGA 500 500
6
7
8
9
10

Porque seria aconsejable que el informe saldo de inventarios, no muestre cuales

son los pedidos que se tiene en cola para producir:
Ya que el area comercial tiene acceso a la informacion de las cantidades que se
encuentran pendientes de despacho, por implementar una sana competencia y no
adquirir conceptos de privilegios entre los accesores, la informacion sera mostrada
solo con cantidades, ya que si se agregan nombres de asesores o clientes,
comensara una rivalidad y se fomentarian comentarios que dañan la credibilidad
del area de produccion.
 3. DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

En la productora y comercializadora de pollo PIO - PIO Y MAS PIO, se han venido

evidenciando diferentes problemas en cuanto al manejo del área de producción
que están retrasando el despacho de los pedidos y el aumento de devoluciones
por no hacer las entregas a tiempo, por tal razón se han identificado los siguientes
inconvenientes:

 La demanda es mayor que la capacidad de producción.

 No existe comunicación entre al área de comercialización y el área de

producción.

 Solo se está generando un reporte por día de la disponibilidad de

referencias, lo cual genera complicaciones a la hora de ofrecer el producto.

 Se está produciendo la cantidad exacta por día, lo cual no abastece la

demanda.

 No hay compromiso por parte de los trabajadores.

SOLUCIÓN

Teniendo en cuanta la problemática identificada se hace necesario realizar una

reestructuración, empezando por aumentar la producción y el personal que labora
en el área y poder satisfacer la demanda, para ello se requiere la contratación de
15 personas con experiencia que apoyen esta área y se encarguen de seleccionar
y verificar las condiciones higiénico sanitarias en que se encuentran los productos
que llegan al área de producción.
Además de encargarse del desposte o desprese de las aves, pesaje y empaque
para cumplir con los estándares de calidad establecidos y suplir las necesidades
de los clientes.
OBJETIVO: Suplir la demanda que generan los clientes, cumpliendo con los
tiempos establecidos por la empresa en el proceso de producción del producto a
comercializar, entregar a tiempo el producto para que el área de alistamiento y
despachos pueda cumplir con su función de entrega de pedidos llevando a cabo
las rutas y horarios establecidos por los mismos.
La información de los despachos a realizar solo será emitida por el jefe de
producción y recibida por el jefe d despachos, en cargado de efectuar el
alistamiento con verificación de sus colaboradores y realización de la ruta a
cumplir.
Teniendo en cuenta que no se está llevando un control y se evidencia falta de
comunicación entre las áreas, se debe crear un formato manual en el área
comercial para garantizar y soportar que la información llegue justo a tiempo al
área de producción, minimizando el retraso y devolución de productos por falta de
existencia del mismo.

Para responder a la problemática de la falta de compromiso por parte del personal,

se hace necesario notificar por medio de memorando los deberes y las sanciones
que acarrea el incumplimiento de estos por parte de los empleados, dejando claro
que al incurrir en un tercer llamado de atención, esto generara el despido
inmediato de la empresa.
 4. DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIÓN.

Este departamento al igual que los demás tienen alta importancia en el ejercicio de
las actividades que ejecuta la empresa, sin embargo haya que tener en cuenta
que este es uno de los motores principales de la empresa, este departamento es
el que tiene el primer contacto con el cliente, es el que realiza las negociaciones,
el que consigue las ventas.
Por esto se debe tener en cuenta que por querer cumplir con las metas de ventas
propuestas por la empresa, ellos buscaran cumplir de cualquier forma sus
compromisos con los clientes, muchas veces sin respetar las solicitudes de los
demás.

Para ello se debe cumplir con políticas tales como:

1. Hacer un diferencia miento en el área sobre cuáles son los asesores que
manejaran los clientes que representan gran importancia para la empresa.
2. Se deben cumplir con un tope de ventas por mes, semestre y año, para que
su desempeño sea evaluado porcentualmente.
3. Se debe realizar mucho énfasis en el servicio al cliente interno y externo.
Aunque el servicio al cliente interno y externo debe aplicar para todas las áreas,
hay que hacer énfasis en el área comercial, ya que como se muestra en el caso de
la empresa pollos PIO PIO Y MAS PIO, los asesores que llaman a las diferentes
áreas a preguntar por sus pedidos, a verificar los inventarios y a comprometerse
con horarios que no se han estipulado por parte del área de despachos, son los
que ayudan a generar caos en las operaciones de la empresa.
No se quiere decir que el foco del desorden sea esta área, pero se debe tener
mucho cuidado y orden con ella para poder cumplir con una labor correcta.

Es por eso que se enfatizaría en algo llamado:

5. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN

La gestión de la información actualmente en las empresas es tan importante como

la gestión de las compras, producción, financiera o distribución ya que permite a
las compañías contar con información interna y externa de manera exacta y
continua gracias al desarrollo de la tecnología actual.
Con la implementación de un software y un hardware completo se puede tener
información de nuestros clientes y consumidores y sus necesidades. También
permite contar con información dentro de la compañía a varios directivos y
departamentos operativos de datos internos tales como referencias y stock de
inventarios.

OBJETIVO

Implementar un sistema de información software y hardware en la compañía PIO

PIO y más PIO para la comunicación entre operarios y directivos de la empresa y
actualización de datos e inventarios a diario e inmediatamente se haga un
movimiento en la empresa ya sea facturación, ingreso o salida de productos.

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Analizando el caso de la compañía PIO PIO y más PIO se observa claramente que
la compañía no cuenta con un programa actualizado que le permita conocer
información exacta de los clientes y todos movimientos internos de todos sus
productos como compras, producción, inventarios, despachos, y distribución
Los inventarios están desactualizados con referencia de varias horas e inclusive
hasta días, de desactualización en estos datos internos de la compañía el cual
afecta la atención al cliente porque en la compañía vendedores y facturación no
cuentan con el dato exacto del stock de inventario de los productos de la
compañía y generan pedidos sin haber existencias y no se le cumple al cliente.

SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

Para mejorar la atención al cliente de la compañía PIO PIO y más PIO es

necesario implementar un sistema de información con un software y un hardware
para crear una base de datos que le permita a las directivas de la compañía
conocer todo sobre sus clientes y mercado y crear un plan estratégico de negocio
para salir de la crisis y llevarla al éxito. .
Después de decidir por un programa para la administración de datos se debe
planificar e implementar dispositivos para el control interno de productos y
movimientos dentro de la compañía.

 Se implementara un dispositivo para le recepción de pedidos al cual tendrá

acceso la persona encargada de este proceso, podrá verificar las
referencias pedidas y cantidades sin tener que desplazarse a la oficina de
compras y tan pronto sea recibido el pedido quede ingresado al inventario,
de esta manera el departamento de producción cuenta con el dato exacto
de que producto tiene para la producción.

 Producción también contara con los equipos y programas necesarios para

al momento de seleccionar y empacar las referencias se ingresen al
sistema las referencias y pesos exactos, de esta manera facturación podrá
verificar en su sistema el stock de inventario para facturar los pedidos.

 El programa implementado por la compañía permite que al momento de

facturar un pedido automáticamente se realice el descargo del producto
logrando un control de salida de referencias emitido a todas las áreas
correspondientes de a este proceso.
  Los vendedores contaran con un dispositivo móvil de datos que le permita
enviar los pedidos en tiempo real, así de esta manera podrá ser informado
si alguna referencia está agotada o si fue exitosa su facturación

 Los auxiliares de entrega contaran con Avantel para tener

fácil comunicación con despachos.

CONTROL

Toda esta gestión será controlada y supervisada por las directivas de la

compañía para el buen uso de todos los equipos tecnológicos puestos a
disposición de los procesos de la compañía.

GESTION DE SOFTWARE PROGRAMAS INFORMACIÓN

INFORMACIÓN WEB

HARDWARE USUARIO INGRESO DE

DATOS

COMPUTADOR
SALIDA DE ALMACENAMIENTO
DATOS

FAX AVANTEL

Esto permitiría que el área comercial obtenga una información real a la hora de
realizar una negociación con los clientes y se dará una mejora en la comunicación
entre las áreas que están involucradas en la operación.

Para continuar con el proceso de cambio en la estructura que desea cambiar el

funcionamiento de la empresa PIO PIO Y MAS PIO, hemos involucrado a dos ares
de ayuda que permitirán realizar mejor las funciones, estas son:
6. AREA DE SERVICIO AL CLIENTE Y FACTURACIÓN

PEDIDO:

Es la petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le

suministre los bienes o servicios solicitados, donde se indican todas aquellas
condiciones de compra:
- Nombre o razón social del cliente
- Dirección de entrega
- Lugar de envío
- Referencias solicitadas
- Cantidad
- Precios
- Descuentos
- Fechas de entrega
- Hora de entrega
- Modo de pago

Existen diferentes formas de realizar los pedidos, pueden ser vía EDI, correo
electrónico, llamada telefónica, fax, etc.

FACTURACIÓN:

El proceso de facturación tiene por objeto la emisión del documento legal que da
derecho al cobro por la prestación de un servicio o venta de un bien.

PROBLEMÁTICA
Debido a la desorganización y a la falta de conocimiento de algunas personas, se
puede detectar que muchos de los incumplimientos con sus clientes se debe a la
falta de organización en la toma de pedidos, pues no se tienen horarios
establecidos para el recibo de estos y la fecha en que se pueden entregar de
acuerdo a los inventarios y a la capacidad de reacción del área de producción.

PLAN MEJORAMIENTO

Entendiendo que las solicitudes de los diferentes clientes y la importancia de dar

cumplimiento a todos se propone realizar cambios de actividades de trabajo a las
personas encargadas; Milena realizara la toma de pedidos de los supermercados
generando los archivos de solicitudes que deberá entregar a producción para los
despachos de esos pedidos y Erika por ser la persona más antigua y quien tiene
conocimiento de todos los procesos y de los diferentes clientes se encargara de
recibir los pedidos de T.A.T, Mayoristas y los clientes especiales.
Se organizaran los tipos de pedidos realizados y los tiempos prudentes de entrega,
por lo anterior es necesario ponerse de acuerdo con las áreas involucradas (área
comercial, facturación, almacén y distribución) para coordinar horarios de entrega
a los diferentes clientes según sus necesidades y buscando el beneficio de
POLLO PIO Y MAS PIO:
Determinar:
- Clientes más importantes, frecuentes, ocasionales
- Tipos de clientes (Grandes superficies, Casinos,
Ocasionales, Especiales, TAT)
- Horarios fijos de entrega
- Pedidos con cita
- Valor del pedido
- Entregas sin cita
- Lista de picking sectorizadas

También se deben elaborar horarios de recibo de pedidos y tiempos de entrega

acordando que los pedidos deben ser realizados con mínimo 24 horas de
anticipación para tener el tiempo de dar realizar todo el proceso y poder realizar
entrega en la ciudad en un tiempo de 48 horas y a nivel nacional de 72 horas
dependiendo el destino y entregando en orden de importancia al área de
facturación para que ellos puedan emitir las listas de picking y entregarlas al
almacén.
 SERVICIO
AL
CLIENTE

DEPARTAMENTO COMERCIAL
CLIENTE

EDI

ÁREA DE CORREO ELECTRONICO

FACTURACIÓN
TELÉFONO

FAX

LISTAS DE PICKING TALONARIO PEDIDOS

FACTURA ALMACÉN

Por último y no menos importante tenemos al área de despachos, la cual aportara

a la mejoría de la operación de la siguiente forma:

7. DESARROLLO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO EN EL ÁREA DE

DESPACHOS
Para empezar a resolver el caso y la mejora del área de despachos deciden
difundir conceptos tales como:

PICKING

Es la preparación del pedido. Comprende la recolección y agrupación de una serie

de productos diversos para cumplir un pedido. Actualmente existe la tendencia de
automatizar este proceso cuando el volumen de las mercaderías lo amerita. El
picking, puede hacerse bajo procedimientos manuales, automáticos y mixtos.

PACKING

Puede resumirse como empaque, embalaje y envase. Se origina desde el

momento que cada producto tienes propiedades físicas, comportamientos
químicos e inclusive biológicos que deben ser tomados muy en cuenta en la
decisión de la presentación frente al consumidor y consecuentemente en su
introducción en cadenas de abastecimiento logístico y de distribución.
Con ayuda del área de producción tenemos en cuenta los pedidos que va hacer
despachados por toda la ciudad o municipios aledaños (periferia).

1. En el área de despachos se realizara la respectiva demarcación para el

despacho de los pedidos según su ubicación.
 Zona norte
 Zona sur
 Zona oriente
 Zona occidente

2. Tenemos
GRANDES disposición de 14CASINOS
móviles los cuales tenemos
CLIENTESque
T A Tverificar el
mantenimiento,
SUPERFICIES Y documentos en regla, capacidad de cargue y su sistema de
refrigeración
SUPERMERCADOS que este óptimas condiciones para que nuestro producto sea
transportado según las especificaciones solicitadas.
 3. El cargue se realizara en el turno de la noche, teniendo en cuenta zonas de
despacho, citas y cantidad de pedidos, las rutas asignadas para realizar las
entregas deben rotarse para que todos los transportadores y sus
respectivos auxiliares tengan conocimiento de las zonas, así tendremos un
rendimiento y cumplimiento de nuestros pedidos.

4. Cada transportador tendrá un formato de para el seguimiento de las rutas

que realiza en el transcurso del día.

5. Con ayuda de los señores transportadores se realiza a diario la

organización de la ruta según la zona asignada para así tener un orden y
control del cargue, así logramos tener una efectividad en nuestros tiempos
de entrega de los pedidos.

6. El transportador y su auxiliar tendrán en cada móvil sus implementos de

comunicación, radio teléfono, Avantel, celular, para así solucionar
inconvenientes relacionados con las entregas, comunicándose únicamente
con el jefe de despachos.

7. Los cargues se realizaran solo bajo factura para verificar el control de la

mercancía que se está cargando.

8. Las citas para la entrega de mercancía se solicitaran según la distancia

entre puntos, así mejoramos los tiempos y tendremos satisfacción a los
clientes.

9. Tenemos 14 móviles para realizar las entregas los cuales serán repartidos
de la siguiente forma:

2 móviles para la zona sur T a T.

2 móviles para la zona norte T a T.
4 móviles para la zona sur grandes superficies y supermercados.
4 móviles para la zona norte grandes superficies y supermercados.
1 móvil casinos norte.
1 móvil casinos sur.

Cabe anotar que se utilizaran más móviles para la entregas de grandes superficies
y supermercados, por que manejamos un itinerario de citas las cuales tenemos
que cumplir, además la recepción de mercancía en los mencionados son un poco
más demoradas.
 10. Tanto los transportadores y los auxiliares deben realizar rotación tanto en
los móviles como en las rutas, así tendrán conocimiento de los
establecimientos de nuestros clientes.
11.

MAPA DE PROCESO
GRANDES
SUPERFICIES

PICKING PACKING PEDIDOS AREA DE

DESPACHOS CASINOS

CLIENTES
CREDITO TAT
ENTREGA
CARGUE DE
MERCANCIA SEGÚN
CONTADO FACTURA

SATISFACCION AL
CLIENTE

8. BIBLIOGRAFIA
 http://es.slideshare.net/edialberto/ejemplos-mapa-de-
procesos?next_slideshow=1

 http://www.ucc.edu.co/sistema-gestion-integral/Paginas/sistema-gestion-
calidad.aspx

 http://www.iica.int/Esp/regiones/caribe/repDominicana/Documents/Cadenas
%20Agroalimentarias/Cadena%20Agroalimentaria%20de%20Carne%20de
%20Pollo.pdf

 Material de formación Gestión logística, Sistemas de Información.

 http://www.ecured.cu/index.php/Gesti%C3%B3n_de_la_Informaci%C3%B3
n

 senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/822202_tvirtual/contenido
s/OA/sistemas/index.html