GESTIÓN POR PROCESOS

La gestión por procesos es una forma de lograr una mejora constante en las actividades de una
organización. Lo que busca la gestión por procesos es optimizar el flujo de trabajo, para poder
hacerlo más eficiente y adaptado a las necesidades que nos presentan los clientes.

La gestión por procesos se basa en una estructura organizativa horizontal, lo que permite que
en un mismo proceso se involucren personas de diferentes áreas. La eficiencia de los procesos
determina la eficiencia de una empresa.

¿Por qué es importante la gestión por procesos?

Para gestionar la mejora continua de las actividades

Reducir la variabilidad de los resultados
Eliminar las ineficiencias en el uso de los recursos
Optimizar los resultados de la gestión

¿Qué es un proceso?

Un proceso es cualquier actividad o grupo de actividades que emplean un insumo (entrada),

mismo al que se le aplica valor agregado (recursos de la organización) y da como resultado un
producto terminado(salida) mismo que permite satisfacer las necesidades de un cliente o un
mercado en particular.

Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, podemos decir que los procesos

industriales son un conjunto de operaciones, que se llevan a cabo en mayor o menor tiempo
para poder crear, fabricar o transformar un gran número de productos.

De forma muy general, podemos decir que un proceso es un conjunto de actividades que
crean o modifican algo. Todo lo que conocemos está hecho mediante un proceso, ya sea algo
abstracto como un servicio o algo tangible como un bien: son todas las tareas que realizamos
para llegar a un resultado. Generalmente en los procesos intervienen varias personas o
equipos de personas, que trabajan en conjunto para lograr el fin requerido.
Elementos básicos de un proceso

RECURSOS

ENTRADAS SALIDAS
PROCESO
(INPUT) (OUTPUT)

CONTROL

1) Entradas: Necesidades o requerimientos del cliente.

2) Control: Normas, pautas o principios que se deben realizar para realizar correctamente
el proceso.
3) Recursos: Lo que utilizamos para dar valor añadido a la entrada (material,
equipamiento, conocimiento)
4) Salidas: resultado con valor añadido dirigido a los clientes, estos pueden ser internos o
externos.

ENTRADAS PROCESO SALIDA

Materia prima Secuencia de pasos a Producto

Equipos seguir para transformal Servicio
Información un elemento de Resultado que serán
entrada en uno de entregado al cliente
Dinero
salida
Condiciones
ambientales

Ejemplo de representación de un diagrama de proceso de elaboración de zapatos

ENTRADA PROCESO SALIDA

 Cuero
 Diseño del  Zapatos
 Plásticos y caucho
producto diferentes
 Textiles
 Fabricación modelos
 Otros materiales
¿Qué es un procedimiento?

Es una descripción detallada de como se han de ejecutar los pasos para llevar a cabo un
proceso, es decir, quien los va a realizar, cómo, cuándo, que documentos se deben utilizar y
donde se almacenan esos documentos.

A continuación, se presenta un ejemplo que ayude a comprender la diferencia entre un

procedimiento y proceso de producción.

Un proceso comercial en una empresa consta de estos pasos:

Comunicación de
Visita al cliente Toma de datos necesidades del cliente
a la organización

Comunicación de
Visita al cliente Toma de datos
necesidades del cliente
(Quien lo hace, cada (En que a la organización
que tiempo,a quienes momento,donde se
(Quien comunica, como
visitar) almacenan los datos)
se envia la información)

Ejemplos de un proceso industrial

 Comercial (captación de clientes y venta de productos).

 Diseño de los productos.
 Fabricación de los productos
 Compras de materiales
 Aprovisionamiento y gestión logística (almacenes)
 Mantenimiento de los equipos
 Recursos humanos.

Las actuaciones a emprender para dotar de un enfoque basado en procesos a un sistema de

gestión se pueden agrupar en cinco grandes fases:

1º. Identificación y selección de los procesos.

Cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utiliza recursos y controles
para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso.
Los resultados de un proceso han de tener un valor añadido respecto a las entradas y pueden
constituir directamente elementos de entrada del siguiente proceso.

No todas las actividades conforman un proceso, para ello deberían cumplir lo siguiente:
  Tener un propósito o misión clara.
 Contener entradas y salidas, de tal manera que se pueden identificar los proveedores,
clientes y producto final.
 Poder descomponerse en actividades y tareas.
 Poder asignarle un responsable.
 Poder estabilizarse mediante la aplicación de una metodología de gestión por procesos
(recursos, tiempo, costes)

2º. Estructuración de los procesos (Mapa de Procesos).

Una vez efectuada la identificación y selección de los procesos, surge la necesidad de

representar esta estructura de manera que se facilite la determinación e interpretación de las
interrelaciones existentes. Para ello, la manera más representativa es a través de un Mapa de
Procesos.

El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los
procesos que existen en una empresa y su interrelación entre ellos. Nos ofrece una visión
global de la Organización