TUGAS I

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Nama : Della Yosi Riski Putri

NIM : 042912736
Tutor : Mulyani Olo, S.H, M.Si

1. Jelaskan pengertian administrasi dalam arti sempit dan luas! Berikan Contoh !
Jawab :
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sitematis dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.
Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tata usaha. Sehingga dapat disimpulkan
bahwa administrasi dalam arti sempit mencakup setiap pengaturan yang rapi dan
sistematis, mulai dari penerimaan, pencatatan, pengkalsifikasian sampai pada pengarsipan
dan penyimpanan.
Contoh :
1. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar
2. Pembukuan sederhana
3. Ketik – mengetik laporan yang kemudian diarsipkan

Sondang P.Siagian mengatakan bahwa administrasi dalam arti luas adalah keseluruhan
proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam
suatu bentuk usaha kerjasama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan hal diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi dalam arti luas tidak
hanya sebatas pada tata usaha. Administrasi dalam arti luas tampak pada sekelompok
orang yang ingin mencapai tujuan berdasarkan kerja sama yang teratur, pembagian tugas
yang jelas, serta cara dalam mencapai tujuanpun tersusun secara sistematis. Jika salah satu
unsur diatas tidak terdapat dalam suatu kegiatan, maka kegiatan tersebut tidak dapat
dikatakan administrasi.
Contoh :
Administrasi dalam arti luas dapat kita lihat dalam frame organisasi secara utuh yang
memiliki satu tujuan yaitu tercapainya suatu misi atau visi organisasi. Dalam lingkup
keluarga, administrasi dapat terlihat dari pembagian tugas yang jelas antara ayah, ibu dan
anak dalam mencapai tujuan keluarga yang diinginkan.

2. Apakah manajemen dan administrasi memiliki arti yang beda atau sama? Berikan
Penjelasan!
Jawab :
Menurut saya kedua hal ini berbeda meskipun banyak ahli yang menyamakan definisinya.
Pada dasarnya, manajemen merupakan inti, unsur ataupun bagian dari administrasi. Atau
bisa dikatakan bahwa kegiatan manajemen terdapat dalam sebuah administrasi. Sehingga
berbagai pandangan mengenai keduanyapun terkadang sulit dibedakan. Untuk itu akan
dikupas satu persatu mengenai administrasi dan manajemen untuk kemudian ditarik suatu
benang merah diantara keduanya.

Administrasi diartikan sebagai keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan

oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerjasama demi
tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya. Sedangkan manajemen adalah suatu
proses yang dilakukan oleh seorang manajer/administrator untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya dengan menggunakan sumber-sumber daya yang ada
setepat-tepatnya.

Dari uraian diatas, terlihat bahwa persamaan antara administrasi dan manajemen bisa kita
liat dalam berbagai aspek, diantaranya mengenai :
1. Sifat
Manajemen dan administrasi memiliki sifat seni. Yang merupakan suatu ketrampilan
dan keahlian dalam kerjasama untuk mencapai tujuan.

2. Prinsip
Prinsip yang dimaksud di sini ialah efisiensi dan efektivitas usaha kegiatan kerjasama
dalam pencapaian tujuan yang menghasilkan tujuan tersebut menjadi produktif.

3. Kesamaan ciri atau karakteristik

Manajemen atau administrasi memiliki kesamaan yaitu adanya sekelompok orang
dalam sebuah organisasi dengan kerjasama atas dasar pembagian kerja dan memiliki
tujuan yang untuk mencapai tujuan

4. Sarana
Baik administrasi maupun manajemen keduanya menggunakan sarana seperti orang,
metode, uang, peralatan, mesin, serta organisasi sebagai wadah berlangsungnya
kegiatan

5. Fungsi
Administrasi dan manajemen dalam mencapai tujuan berlangsung dalam proses
kegiatan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi seperti: perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengawasan.

Adapun perbedaan keduanya akan disajikan dalam bentuk tabel :

No Administrasi Manajemen
1 Administrasi merupakan  Manajemen merupakan cara yang
proses
mengelola suatu organisasi oleh teratur dari mengelola orang dan
sekelompok orang berbagai hal dari suatu bisnis
organisasi.

2 Kewenangan administrasi pada level Kewenangan manajemen pada level

atas. menengah dan bawah karena
merupakan bagian dari administrasi
 3 Administrasi mempunyai peran yang Manajemen berperan sebagai
menentukan. pelaksana.

4 Administrasi memiliki kontrol penuh Manajemen bekerja di bawah

atas aktivitas organisasi. administrasi.
5 Administrasi dapat diterapkan di banyak Manajemen hanya diterapkan pada
kantor, seperti kantor pemerintah, organisasi yang menghasilkan profit.
militer, perusahaan bisnis, rumah sakit,
dan lain sebagainya.
6 Administrasi menekankan pada apa Manajemen menekankan pada siapa
yang harus diselesaikan dan kapan yang melakukan pekerjaan,
pekerjaan tersebut terselesaikan. bagaimana pekerjaan tersebur
diselesaikan.
7 Administrasi membuat formulasi dari Manajemen menerapkan rencana dan
rencana, menyusun kebijakan, dan kebijakan sebagai aksi.
menentukan tujuan.
8 Administrasi menentukan alokasi Manajemen berpusat pada
terbaik yang memungkinkan dari melaksanakan pekerjaan,
sumber daya yang terbatas.
9 Administrasi mewakili pemilik, yang Manajemen mewakili pegawai, yang
mendapatkan imbalan pada modal yang bekerja untuk pemberian upah.
diinvestasikan.
10 Orang yang melakukan administrasi Orang yang melaksanakan
disebut administrator. manajemen disebut manajer.

Dari uraian dan tabel, meski terdapat kesamaan, tetap saja administrasi dan manajemen
adalah dua hal yang dapat dibedakan secara jelas dalam praktiknya di organisasi.

3. Jelaskan pengertian organisasi dan fungsi organisasi! Berikan contoh !

Jawab :
Organisasi merupakan alat dari pimpinan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Sehingga pengertian organisasi bisa kita bagi menjadi dua. Yang pertama sebagai wadah,
organisasi merupakan tempat dimana sekelompok manusia berkerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu yang digambarkan dalam bentuk struktur organisasi tentang hubungan
kerja tersebut. Kedua, sebagai proses, organisasi merupakan interaksi antara satu orang
dengan yang lainnya dalam satu satuan kerja, satuan kerja dengan yang lainnya maupun
satuan organisasi dengan lingkungannya.

Adapun Fungsi dari organisasi sebagai berikut :

a. Sebagai alat/sarana untuk mencapai tujuan dengan sistem kerjasama antara
orang-orang dalam mencapai tujuan
Disini organisasi sebagai sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Bisa dibayangkan jika sekumpulan orang memiliki tujuan yang sama,
namun tidak memiliki alat untuk act, maka tujuan tersebut hanyalah sebatas
keinginan yang tidak terealisasi karena ketidakjelasan sistem pertanggungjawaban.
 b. Sebagai kelompok atau himpunan orang-orang (wadah) dalam melaksanakan
kerja sama tersebut
Disini organisasi berfungsi sebagai wadah untuk orang-orang melakukan diskusi,
bagaimana melaksanakan kerja, bagaimana kedepan dalam menghadapi kendala, dll.

c. Sebagai proses pembagian tugas/pekerjaan yang harus dilakukan dalam usaha

pencapaian tujuan.
Dengan adanya struktur organisasi, pertanggungjawaban atas sebuah tugas akan
terlihat jelas, sehingga pembagian tugaspun jelas dan terstruktur dimana setiap orang
menyadari fungsi dirinya dalam mencapai tujuan.

Adapun contoh suatu organisasi mencakup ketiga fungsinya yaitu misalnya Lembaga
Pembinaan Khusus Anak Kelas II Bengkulu ( LPKA Bengkulu) merupakan suatu
organisasi yang memiliki tujuan untuk menjadi institusi terpercaya dalam memberikan
pelayanan, perlindungan, pembimbingan, pembinaan, dan pendidikan Anak Didik
Pemasyarakatan.Uuntuk mewujudkan tujuan ini, maka LPKA Bengkulu inilah wadah
untuk anggota-anggotanya dalam melaksanakan kerja sama, bagaimana pembagian
tugasnya, serta usaha-usaha apa yang harus dilakukan.

4. Bentuk organisasi lini dan staf dipandang sebagai organisasi lebih baik dan dapat
digunakan secara umum oleh sejumlah besar organisasi. Berikan Penjelasan pernyataan
tersebut!
Jawab :
Saya setuju terhadap pandangan tersebut karena bentuk organisasi ini dapat memenuhi
kebutuhan dan dapat diadakan penyesuaian. Adapun penjelasannya akan diuraikan pada
poin kelebihan dari bentuk organisasi sehingga kelak kita dapat menyimpulkan bahwa
bentuk organisasi ini cukup untuk dikatakan ideal digunakan oleh sejumlah besar
organisasi.

Adapun kelebihan dari bentuk organisasi ini diantaranya :

1. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksanakan tugas
pokok (lini) dengan orang-orang yang melaksanakan tugas bantuan sebagai
penunjang (staff).
Mayoritas organisasi yang telah berkembang dan besar, memiliki pembagian tugas
untuk mencapai tujuan supaya lebih efektif. Sehingga bentuk organisasi ini sangat
merepresentasikan cara organisasi dalam mencapai tujuan dengan orang-orang yang
tepat pada bagiannya.

2. Bakat yang berbeda-beda dari para anggota organisasi dapat dikembangkan

menjadi suatu spesialisasi.
Dengan bentuk organisasi ini, bagaimanapun besarnya organisasi, tiap-tiap orang yang
ada tetap dapat mengembangkan bakat-bakat yang dimiliki menjadi suatu spesialisasi.
Hal ini dikarenakan pembagaian tugas yang jelas membuat orang-orang menjadi lebih
 fokus terhadap bagiannya dan apabila diperdalam, maka ini akan menjadi keahlian
pada orang tersebut.

3. Koordinasi dalam setiap kelompok mudah dijalankan

Ciri khas dari bentuk organisasi ini yaitu terdapat dua kelompok karyawan. Seperti
yang dijelaskan pada poin 1. Dengan adanya pembagian kelompok ini, maka
koordinasi dalam setiap kelompok akan lebih mudah dijalankan, karena setiap orang
dalam kelompok memahami hak, serta kewajiban masing-masing.

4. Disiplin serta moril biasanya tinggi karena tugas yang dilaksanakan sesuai
dengan bakat, keahlian, pendidikan, dan pengalaman.
Dengan bentuk organisasi ini, seseorang dalam menjalankan tugas akan lebih memiliki
disipilin yang tinggi karena pekerjaan atau tugas yang dijalankannya sesuai dengan
passionnya. Hal ini sangat baik bagi organisasi dalam mencapai tujuan.

5. Prinsip the righ man in the right place lebih mudah dilakukan
Hal ini didasari akrena kelompok-kelompok yang ada berdasarkan bakat, kealian,
pendidikan dan pengalaman

6. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang

bagaimanapun besarnya, apapun tujuannya dan betapapun kompleksitasnya
Karena memiliki kelebihan inilah bentuk organisasi lini dan staf dipandang sebagai
organisasi lebih baik dan dapat digunakan secara umum oleh sejumlah besar
organisasi, apapun tujuannya dan betapapun kompleksitasnya.

5. Untuk menentukan letak kantor perlu diperhatikan beberapa faktor. Jelaskan dan berikan
contoh!
Jawab :
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan letak kantor yaitu :
1. Perencanaan Faktor Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja menjadi faktor utama yang mungkin harus diperhatikan karena
selain akan menentukan kelancaran kegiatan organisasi dalam berbagai aspek,
organisasi juga harus bekerjasama dengan organisasi lain yang sejenis atau ada
sangkut-pautnya dengan bidang kegiatan lainnya.
Contoh :
Lembaga Pemasyarakatan tidak boleh dibangun didaerah pasar yang ramai aktivitas
karena dikhawatirkan bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti pelarian, maka
akan cukup sulit dilakukan pencarian karena aktivitas yang ramai.

2. Faktor Jarak dengan Unit-unit Organisasi Lain yang merupakan bagian dari
keseluruhan Organisasi
Terkadang suatu organisasi yang besar tidak selalu memungkinkan untuk tepat berada
pada satu lokasi. Hal ini bisa disebabkan karena beberapa faktor, salah satunya lahan
yang relatif sempit jika harus dipusatkan pada satu lokasi. Oleh karena itu, faktor jarak
 ketika unit-unit organisasi yang akan dibangun harus diperhatikan. Tidak terlalu dekat
ataupun jauh dengan kantor pusat serta mudah dicapai dengan alat transportasi.
Contoh :
Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Bengkulu terletak di Jl. Pangeran
Natadirja KM 7 Kota Bengkulu, sedangkan unit pelaksana teknisnya seperti Lapas
Kelas II A Bengkulu terletak di Jl. Bentiring, Rutan Kelas IIB Bengkulu terletak di Jl.
Malabro, serta Lapas Perempuan terletak di Jl. WR.Supratman. Ketiga lapas ini tidak
dimungkinkan untuk berada tepat pada lokasi yang sama dengan Kantor Wilayah
karena lahannya cukup sempit dan tepat didepan jalan raya. Sehingga lokasi untuk
ketiga UPT diperhitungkan jaraknya agar tidak terlalu jauh dan tetap mudah diakses.

3. Faktor Harga atau Sewa Bangunan

Harga atau sewa bangunan juga tak kalah penting dalam menentukan letak kantor.
Harga yang murah namun terdapat dilokasi yang secara teoritis kurang baik letaknya,
mungkin akan lebih dipertimbangkan daripada Lokasi yang sangat strategis namun
memiliki harga yang mahal.
Contoh :
Sewa bangunan suatu ruko yang terletak didaerah kurang ramai penduduk namun
akses jalan besar telah lancar dan padat jauh lebih murah daripada Sewa Ruko
didaerah ramai penduduk, karena mempertimbangkan overhead cost, maka sewa ruko
yang sedikit lebih murah yang dianggap lebih menguntungkan.

4. Faktor Kedekatan dengan Pasar Tenaga Kerja

Faktor ini penting karena para pegawai yang bertempat tinggal dekat dengan tempat
kerja secara relatif tidak terlalu menuntut penghasilan yang tinggi dibandingkan jika
tempat kerja itu jauh dari pemukiman tempat tinggal. Jadi masalah tranportasi juga
cukup mendapat perhatian.
Contoh :
Office Boy yang bekerja pada suatu kantor, biasanya bertempat tinggal didaerah
sekitar kantor hal ini karena beberapa alasan, misalnya seperti butuhnya pekerjaan,
tidak memiliki alat trasportasi untuk kantor yang jauh, minimnya modal diawal,
sehingga jika kebetulan kantor yang membutuhkan OB dekat dengan tempat
tinggalnya, maka biasanya para pekerja secara relatif tidak terlalu menuntut
penghasilan yang tinggi.

5. Faktor Jalan Keluar Masuk Pegawai

Jalan keluar masuk pegawai haruslah dipergunakan hanya pada pegawai kantor yang
bersangkutan agar tidak timbul konflik dan lain sebagainya.
Contoh :
Bank BRI dan Honda dikota Bengkulu berdiri pada satu ruko yang sama, namun
memiliki jalan keluar masuk yang berbeda.
6. Faktor Keamanan
Faktor keamanan adalah penting terutama untuk kantor yang banyak menggunakan
mesin-mesin kantor yang mahal seperti komputer, fotokopi, alat-alat elektronik,
biasanya menjadi incaran pencurian.
Contoh :
Toko Biru Komputer yang ada di Kota Bengkulu sangat strategis karena terletak dekat
dengan pemukiman warga namun juga terletak di tengah kota. Karena dekat dengan
pemukiman warga, lokasi biru komputer masih terjangkau untuk dilakukan Ronda
Keliling setiap malam.

7. Pengorganisasian Ruang Kantor

Pengorganisasian ruang kantor melibatkan bentuk fisik dari suatu kantor khususnya
mengenai desain kantor.
Contoh :
Kantor yang bergerak dibidang jasa, haruslah memberikan pelayanan terbaik bagi
penggunanya. Misal di ruang tunggu suatu Bank, akan lebih baik jika memiliki AC,
monitor antre, serta properti yang menambah kenyamanan dan kemudahan

Sumber : BMP/ADPU4331 ADMINISTRASI PERKANTORAN /3 SKS dengan

tambahan analisis