Tình huống:

                 CÔNG TY HOÀNG ĐẠO

      Ông Trung là Giám đốc công ty TNHH Hoàng Đạo được gần 3 năm. Lúc mới thành lập
công ty chỉ có chín nhân viên, đên nay công ty có tất cả gần ba trăm nhân viên, các chi nhánh
rải khắp nơi trong cả nước. Lúc đầu ông Trung tự mình thực hiện mọi công việc liên quan đến
việc tuyển chọn nhân viên, trả lương và bổ nhiệm nhân viên. Do công việc ngày càng nhiều và
phức tạp, ông Trung đā giao dần trách nhiệm tuyển nhân viên mới cho Giám đốc các chi nhánh
của công ty. Mặc dù công ty đang hoạt động có hiệu quả, nhưng gần đây qua kiểm tra ông
Trung nhận thấy trong công ty có nhiều vấn đề chưa ổn, cần giải quyết. Một số Giám đốc các
chi nhánh tỏ ra thiếu thận trọng khi tuyển nhân viên. Nhiều nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ
hoặc thiếu kinh nghiệm, yếu kém trong trong thực hiện công việc. Tại nhiều phòng ban, cơ sở,
cửa hàng của công ty, kỷ luật lao động lỏng lẻo, một số nhân viên được phân quá ít công việc
trong khi nhiều nhân viên khác lại phải làm việc quá tải. Nhiều nhân viên có năng lực tốt không
được cất nhắc phù hợp. Ở một vài chi nhánh, tiền lương được trả không công bằng và có sự
khác biệt lớn giữa các chi nhánh khác nhau trong công ty. Một số nhân viên cảm thấy bất mãn
về chế độ tiền lương và các chính sách kích thích, động viên trong công ty.
     Ông Trung cảm nhận được sự cần thiết phải có một chuyên gia về lĩnh vực quản trị nguồn
nhân lực. Tuy nhiên ông vẫn còn băn khoăn không biết có cần một phòng Nhân lực không và
các Giám đốc chi nhánh của công ty sẽ phản ứng như thế nào đối với Trưởng phòng mới này?
Trưởng phòng sẽ có những trách nhiệm cụ thể như thế nào? Làm thế nào để công việc không bị
chồng chéo và phối hợp có hiệu quả hoạt động của các Giám đốc chi nhánh với hoạt động của
bộ phận chuyên trách về quản trị nguồn nhân lực của công ty?

1/ Theo anh (chị) công ty Hoàng Đạo có cần thành lập một phòng Nhân lực không? Tại sao?
Trả lời
Công ty Hoàng Đạo cần thành lập ngay một phòng Nhân lực để phối hợp với Giám đốc các
chi nhánh, các phòng ban khác trong công ty để quản trị có hiệu quả nguồn nhân lực, khắc phục
những vấn đề mà công ty đang gặp phải. Việc thành lập một phòng Nhân lực có thể được giải
thích ngắn gọn rằng, công ty Hoàng Đạo hiện đang gặp nhiều vấn đề liên quan đến chất lượng
nhân viên, năng suất làm việc, kỷ luật nơi làm việc, có sự bất mãn trong nội bộ nhân viên,… Cụ
thể:
 - Việc tuyển chọn nhân sự cho thấy sự kém hiệu quả khi tuyển chọn những nhân viên chưa
được đào tạo đầy đủ, yếu kém => chưa có bộ phận có chuyên môn trong việc tuyển chọn,
các ứng viên không đủ năng lực có thể qua mặt người tuyển chọn (các Giám đốc chi
nhánh).
- Kỷ luật lao động lỏng lẻo => chưa có sự thống nhất trong quy định công ty và chưa có bộ
phận giám sát, kiểm tra.
- Công việc được phân chia không hợp lý, gây quá tải cho một số nhân viên trong khi một
số khác lại được giao quá ít việc => chưa có sự hoạch định hợp lý trong việc sử dụng
nhân sự
- Các vấn đề liên quan đến tiền lương gây bất mãn cho nhân viên => chưa thiết lập được
đồng nhất, hợp lý và hiệu quả các chính sách dành cho nhân viên (trong đó có chính sách
về lương).
Những vấn đề này xuất phát từ việc ông Trung (Giám đốc công ty) đã giao việc tuyển chọn
và quản lý nhân viên cho các Giám đốc chi nhánh thực hiện, những người vốn không đủ kinh
nghiệm, khả năng và nghiệp vụ chuyên môn trong việc quản trị nhân lực.
Một Phòng Nhân lực được thành lập sẽ giải quyết các vấn đề mà công ty đang gặp phải bằng
các chức năng của mình, bao gồm:
- Thiết lập các chính sách về nhân lực
- Thực hiện các chức năng quản trị nhân lực (Thu hút, đào tạo và phát triển, duy trì nguồn
nhân lực)
- Tư vấn, hướng dẫn các cấp quản lý về các kỹ năng quản trị nhân lực.
- Kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện chính sách, thủ tục liên quan đến nhân lực
Từ đó có thể thấy, việc thành lập một Phòng Nhân lực chính là công việc cấp thiết, có ý
nghĩa quan trọng đối với sự vận hành của công ty, thay đổi các hoạt động trong công ty trở nên
chuyên nghiệp, hiệu quả, tránh những tổn thất nghiêm trọng có thể xảy đến với công ty từ vấn đề
nhân sự.
 
2/ Mối quan hệ giữa Trưởng phòng Nhân lực và các trưởng phòng ban khác trong việc thực
hiện các hoạt động chức năng quản trị nguồn nhân lực thể hiện như thế nào?
Trả lời
 Đầu tiên phải làm rõ, công việc quản trị nguồn nhân lực không chỉ là công việc của chỉ
phòng Nhân lực, mà đó là công việc đòi hỏi sự phối hợp của tất cả các cấp quản lý từ Ban Lãnh
đạo công ty đến Giám đốc từng chi nhánh, từ trưởng các phòng ban đến các cấp quản lý thấp
nhất như tổ trưởng, quản lý phân xưởng,… Phòng Nhân sự sẽ đảm nhận vai trò trợ giúp cho cả
nhân viên lẫn Ban Lãnh đạo trong việc thực hiện có hiệu quả các chính sách về nhân lực. Phòng
Nhân lực có trách nhiệm cung cấp những giải pháp nhân lực để các hoạt động trong công ty
đồng nhất, hiệu quả, kết nối các phòng ban trong công ty cùng hoạt động vì mục tiêu chiến lược
của tổ chức.
Khi thành lập một Phòng Nhân lực ngoài việc cần có thời gian tuyển chọn nhân sự có khả
năng, chi phí để thành lập, quản lý và duy trì hoạt động thì còn có thể vấp phải những vấn đề
phát sinh như dễ gặp phải sự phản ứng từ Giám đốc các chi nhánh, công việc chồng chéo giữa
với các phòng ban cũ, các mối quan hệ giữa các Trưởng phòng ban cũ, mới trong công ty,… Vì
vậy cần phải làm rõ vị trí, cách thức hoạt động của Phòng Nhân lực, yêu cầu Trưởng phòng
Nhân lực và các trưởng phòng ban khác tôn trọng và hoạt động có hiệu quả với nhau.
Phòng Nhân lực phải là một HR Business Partner với từng cấp quản lý và các trưởng
phòng chuyên môn trong công ty, hỗ trợ, tư vấn, hướng dẫn các kỹ năng về quản trị nguồn nhân
lực, phối hợp cùng với nhau hướng đến các mục tiêu chung của công ty. Cụ thể, mối quan hệ
giữa phòng Nhân lực và các phòng ban khác trong công ty sẽ được thể hiện qua các công việc:
- Tuyển dụng: Giám đốc từng chi nhánh hay trưởng các phòng ban chính là người trực
tiếp thực hiện các công việc nên sẽ hiểu rõ về nhu cầu nhân sự của bộ phận mình quản lý,
tuy nhiên họ lại thiếu hoặc chưa được đào tạo chuyên sâu về các kỹ năng nhân sự nên
việc tự tuyển chọn sẽ không hiệu quả, vì thế cần phải có sự tham gia của phòng Nhân lực.
Phòng Nhân lực có nhiệm vụ tổng hợp nhu cầu nhân sự từ các bộ phận, tiến hành thông
báo, thực hiện các chiến dịch tuyển dụng, sàng lọc các hồ sơ tiềm năng. Bằng các công
tác nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực quản trị nhân lực, phòng nhân sự sẽ đưa ra được
danh sách các ứng viên phù hợp với yêu cầu từ các bộ phận. Khi ở các vòng tuyển dụng
cuối có thể mời các các bộ quản lý bộ phận cùng phỏng vấn các ứng viên để kiểm tra lại
các kỹ năng đã thực sự phù hợp hay chưa, đảm bảo chất lượng đầu vào của nguồn nhân
lực.
- Hoạch định sử dụng nguồn nhân lực: Thu thập thông tin từ các báo cáo của các chi
nhánh, từ đó biết được nhu cầu và thực tế nhân sự để tiến hành phân bổ nhân lực hợp lý
 giữa các chi nhánh. Trực tiếp hướng dẫn các chi nhánh trong việc sắp xếp công việc cho
từng nhân viên dựa trên những cơ sở quản trị và yêu cầu thực tiễn từ các chi nhánh. Dự
báo nhu cầu nhân sự để phù hợp với mục đích chiến lược của công ty, đưa ra các tham
mưu, quyết định phù hợp quyền hạn về vấn đề nhân sự (bổ sung, cắt giảm, phân bổ lại).
- Đào tạo và phát triển: tư vấn, hướng dẫn các kỹ năng quản trị nhân lực cho các cấp
quản lý, đào tạo chuyên sâu cho những cá nhân đứng đầu các bộ phận. Hỗ trợ, đề xuất
các bộ phận trong việc đưa ra các kế hoạch phát triển năng lực cho nhân viên, tạo môi
trường làm việc hiệu quả, nơi mà nhân viên được phát huy tối đa năng lực của mình cũng
như hài lòng về việc phát triển bản thân thông qua quá trình làm việc, đào tạo.
- Kiểm tra đánh giá hoạt động của nhân viên và sử dụng nhân lực: thường xuyên đánh
giá hoạt động của từng chi nhánh, yêu cầu báo cáo về thực tế chất lượng làm việc của
nhân viên theo hướng dẫn từ phòng Nhân sự. Sớm phát hiện ra các vấn đề của nhân viên
và đề xuất hoặc chỉ định cách giải quyết cho từng trường hợp một cách kịp thời, hạn chế
các hậu quả không đáng có.
- Thực hiện chính sách duy trì nguồn nhân lực (các chính sách lương thưởng, phúc
lợi cho nhân viên): có các hướng dẫn về chấm công, đánh giá hiệu suất làm việc để
quyết định mức lương thưởng hợp lý, xứng đáng cho nhân viên, tránh tình trạng bất mãn
trong lao động vì mức thù lao không phù hợp bởi các đánh giá chủ quan, thiếu chính xác
từ các chi nhánh. Yêu cầu triển khai và kiểm tra các vấn đề phúc lợi cho nhân viên theo
đúng quy định của Nhà nước và các chính sách có lợi khác cho nhân viên dựa trên thực tế
năng suất lao động, hướng dẫn từ phòng nhân sự và ý kiến đánh giá của từng chi nhánh,
tạo cho nhân viên sự gắn bó với công ty cũng như sự hài lòng trong làm việc.
- Thực hiện kỷ luật trong công ty: thông báo, tập huấn cho nhân viên về quy định trong
công ty, phối hợp với các trưởng phòng ban trong việc giám sát, thực hiện các quy định.
Đảm bảo hạn chế các vi phạm cũng như xử lý bằng các hình thức kỷ luật khi nhân viên vi
phạm

3/ Nếu ở cương vị của ông Trung, anh (chị) sẽ làm gì để giải quyết những khó khăn hiện nay
của công ty TNHH Hoàng Đạo?
Trả lời
 Đầu tiên, với cương vị là Giám đốc công ty, tôi sẽ tổ chức cuộc họp với sự có mặt của
tất cả các Giám đốc chi nhánh, các trưởng phòng ban và các cấp quản lý. Cuộc họp nhằm mục
đích thông báo tình hình công ty, lắng nghe ý kiến từ của từng khu vực từ đó đưa ra các nguyên
nhân cụ thể dẫn đến tình hình hiện tại của công ty. Từ đó đề xuất quyết định thành lập một
phòng Nhân lực cho công ty để giải quyết các thực trạng hiện có.
Sau khi ra quyết định thành lập phòng Nhân lực, yêu cầu phòng này tiến hành lần lượt
các công việc sau đây nhằm đưa công ty thoát khỏi nguy cơ đối diện với các vấn đề lớn hơn về
con người:
- Tiến hành thu thập báo cáo và ý kiến từ các chi nhánh, sàng lọc nhân viên theo yêu cầu
đặc thù của từng khu vực cũng như dựa trên mục tiêu của công ty. Sa thải những nhân
viên không đạt yêu cầu, kỷ luật những nhân viên vi phạm, đào tạo những nhân viên có
tiềm năng phát triển hoặc còn thiếu sót so với yêu cầu công việc (thiếu kinh nghiệm, kỹ
năng cần được nâng cấp, cần bổ sung kiến thức,…).
- Phân bổ lại vị trí nhân viên phù hợp với nhu cầu công việc cũng như khả năng của nhân
viên. Mở các cuộc tuyển dụng, tuyển mộ chuyên nghiệp hơn, đảm bảo đầu vào của
nguồn nhân lực.
- Xây dựng chính sách sử dụng nhân viên cho từng chi nhánh dựa trên báo cáo thực tế
làm việc và quy định chung của công ty. Các chính sách về lương thưởng cũng cần có
sự đánh giá từ phòng Nhân lực xem đã thực sự hợp lý và tạo nên hiệu quả hay chưa.
- Có các chương trình khuyến khích, khen thưởng đối với những nhân viên có năng suất,
thực hiện tốt chính sách của công ty.
- Đào tạo chuyên sâu về quản trị nhân lực cho các vị trí “chủ chốt” của công ty.
- Triển khai quy định của công ty đến từng nhân viên và kiểm tra, giám sát hoạt động, có
các biện pháp kỷ luật kịp thời.
- Có kế hoạch hoạch định nhân lực phù hợp với chiến lược và mục tiêu của công ty.