UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL

FACULTAD REGIONAL SAN NICOLAS

EXCEL
CONCEPTOS BASICOS Y
AVANZADOS

INFORMATICA 1 – ING INDUSTRIAL – TURNO TARDE

Los contenidos del siguiente material de estudio no son el total de la cátedra ya que durante el
dictado de la misma surgirán intereses inherentes a la dinámica de cualquier espacio de
aprendizaje.
Se aconseja complementar a este apunte con las correspondientes notas de clase.
 INTRODUCCION
LA PANTALLA INICIAL DE EXCEL
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos
a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los
nombres de los diferentes elementos

LIBRO DE TRABAJO
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para
que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro 1. Esto se puede comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte
superior de la ventana verás como pone Microsoft – Libro 1

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de
éstas puede variar entre 1 y 255 (en las últimas versiones depende de los recursos del sistema)- Si se mira
en la parte inferior de la ventana de Excel se encontrarán las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una
de ellas nombradas de la forma Hoja 1, Hoja2...

HOJA DE CÁLCULO
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras,
por ejemplo: A, B, C, D, ……, AA, AB, AC, ….., IV

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección

horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a
continuación el número de su fila por ejemplo la primera celda
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama Al.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica
porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de
la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una
o más celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Un rango se lo referencia mencionando la celda SUPERIOR IZQUIERDA y la celda INFERIOR DERECHA
con un símbolo de dos puntos ( : ) en el medio.
Por ejemplo el rango de Al:C4 será el siguiente

3
 OPERACIONES CON ARCHIVOS
GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para
modificarlo o imprimirlo, tendremos que almacenarlo en alguna carpeta, esta operación se
denomina Guardar.
• Seleccionar el Botón de Office y elegir la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Si el archivo ya existía, es decir ya tenía un nombre,
aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su
antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar,
modificaremos el documento sobre el cual estamos
trabajando.
Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento
con las modificaciones que has realizado, sin cambiar
el documento original tendremos que elegir otro lugar
o ponerlo en otra carpeta.
• Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.
Si el archivo ya tenía un nombre, se guardara con ese nombre.
Si el archivo no tenía un nombre, se le debe colocar uno y elegir una carpeta para guardarlo

EMPEZAR UN LIBRO NUEVO

Hacer clic sobre el botón Nuevo .

ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE

Si queremos recuperar algún archivo ya guardado, la

operación se denomina Abrir.

Hacer clic sobre el botón Abrir

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
Hacer clic sobre el archivo deseado. y después sobre el
botón Abrir.

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 FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a
nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante
Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en
color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido
bien o mal.
Fuente

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo,

podemos utilizar las opciones del grupo FUENTE de la solapa INICIO.
Primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere
modificar el aspecto:

Del cuadro de diálogo que se abre elegir Formato de celdas, haciendo clic
sobre la flecha del grupo Fuente, aparecerá una ventana que nos permitirá
elegir todos los aspectos de la celda.

Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas

seleccionadas horizontalmente
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas verticalmente
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para
que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj.
Ajustar texto: Si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente
en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la
celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que
su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes
que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebrea, etc.

En el grupo ALINEACION disponemos de unos botones

que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de
forma más rápida
Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones
correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a
continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá
elegir un color para los bordes.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más
rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer
otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón.
Relleno
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja
de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro RELLENO
una muestra de cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del
recuadro.
Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado.
Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin
Color.
Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama,
así como el color de la trama.

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Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda.

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo

de cómo quedará nuestra selección en la celda.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro

Categoría: se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor
introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
• General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.
• Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar
el número de decimales, también permite especificar el separador
de millares y la forma de visualizar los números negativos.
• Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede
escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.
• Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
• Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse
entre diferentes formatos de fecha.
• Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se
le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como
15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
• Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
En el grupo NUMERO disponemos de una serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los
números de forma más rápida

:
INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas,
celdas y hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo.

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna
fila en medio de los datos ya introducidos.
Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima
de la seleccionada.
• Seleccionar el menú del botón derecho la opción Insertar
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

Insertar columnas en una hoja

Excel también nos permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
• Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden
a la izquierda de la seleccionada.
• Seleccionar el menú del botón derecho la opción Insertar
Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos situados como
columna seleccionada.

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Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de
hojas puede variar de 1 a la cantidad que te permita el .
Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
• Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda
de la seleccionada.
• Seleccionar el menú Insertar.
• Elegir la opción Hoja de cálculo.

Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.
• Seleccionar del menú del botón derecho la opción Eliminar.

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar las celdas a eliminar.
• Seleccionar del menú del botón derecho la opción Eliminar.
• Elegir la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la eliminación de celdas.
Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.
• Hacer clic sobre Aceptar.

Eliminar hojas de un libro de trabajo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

• Situarse en la hoja a eliminar.
• Seleccionar del menú del botón derecho la opción Eliminar hoja.

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 LIBRO DE TRABAJO

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que
el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Librol. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte
superior de la ventana verás como pone Microsoft – Libro 1

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de
éstas puede variar entre 1 y 255 o en versiones más nuevas del programa depende de su capacidad de
memoria interna. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del
libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hojal, Hoja2...

HOJA DE CÁLCULO
Es como una gran hoja cuadriculada formada por columnas y filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas
veI1icalmente. Cada columna se nombra por letras, por
ejemplo: A, B, C, D, ……, AA, AB, AC, ….., IV
La intersección de una columna y una fila se
denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a
continuación el número de su fila por
ejemplo la primera celda pertenece a la
columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se
llama Al.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina
Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de
la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo
es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o
más celdas que Excel trata como una unidad.
Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que
todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Un rango se lo referencia mencionando la celda
SUPERIOR IZQUIERDA y la celda INFERIOR
DERECHA con un símbolo de dos puntos en el medio.
Por ejemplo el rango de Al:C4 será el siguiente.

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 SELECCIONANDO CELDAS

Un libro de EXCEL esta compuesto por hojas

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así
como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.
SELECCIÓN DE CELDAS
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel2003, tendremos que
seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si
realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de
seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

.
• Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón
izquierdo del ratón.
• Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo
del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del
ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después
soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor
y cambian de color.
• Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el

identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

• Selección de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el
cursor sobre el identificativo izquierdo de
la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
Selección de una hoja entera
Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el
indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

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 FÓRMULAS Y FUNCIONES
Esta unidad es una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base
de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base con datos que utilizamos con una serie de fórmulas para
evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el
desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Introducir Fórmulas

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores
y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula
que la contiene.
La sintaxis para insertar una fórmula es la siguiente:

= operando (+ ó – ó * ó /) operando

Excel analiza las fórmulas respetando las reglas matemáticas y la fórmula puede ser tan compleja como Ud.
desee.
Introducir Funciones
Una función es una operación que Excel ejecuta automáticamente.
La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

• Si la función va al comienzo de una fórmula DEBE empezar por el signo =.

• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o
después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos
identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la
función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3
+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay
funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de
base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,
precedida siempre del signo =.

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Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis,
pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:

• Elegir la opción Función... bien, hacer clic sobre el botón

de la barra de fórmulas.
Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una
breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una
función

En el cuadro de lista
Seleccionar una función:
hay que elegir la función
que deseamos haciendo clic sobre ésta.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el
cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos
pide introducir los argumentos de la función: Este
cuadro variará según la función que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento

que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar
el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic
con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la
última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una
función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de
la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función
=SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .

En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite

realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

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 FUNCIONES COMUNES
MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis
MAX(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo.

Ej:

=MAX(A1:B3) →DEVUELVE 14

MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis
MIN(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.

Ej:

=MIN(A1:B3) →DEVUELVE 3

PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis
PROMEDIO(número1;número2;...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

Ej:

=PROMEDIO(A1:B3) →DEVUELVE 5.8333

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 CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos,
pero sólo se cuentan los números.
Observaciones
Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan.

Ej:

=CONTAR(A1:B3) →DEVUELVE 4

CONTARA

Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos.
Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2;...)

Valor1, valor2, ...son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar.

Ej:

=CONTARA(A1:B3) →DEVUELVE 5

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 REFERENCIAS
Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es
seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda
donde tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos
estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1.

Existen 3 tipos de referencias:

Referencia Relativa: Esta es la opción que ofrece Excel por defecto donde si arrastramos, las formulas
van cambiando (Incrementando o decrementando sus valores).
Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra
celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.
Referencia Mixta: Se puede dejar fijo el valor de la columna o de la fila.

EJEMPLOS DE REFERENCIAS
REFERENCIAS RELATIVAS
En la imagen vemos que estamos situados en la celda B4 (la que
tiene el sombreado amarillo) y hacemos una referencia relativa a la
celda C10. Con lo cual si arrastramos dicha referencia hacia abajo
incrementamos la referencia en filas, si arrastramos hacia la derecha
incrementamos la referencia en columnas, hacia arriba
decrementamos la referencia en filas y hacia la izquierda
decrementamos la referencia en columnas.
Con lo cual lo importante es tener claro que:

• Si arrastramos hacia abajo incrementamos filas

• Si arrastramos hacia arriba decrementamos filas
• Si arrastramos hacia la derecha incrementamos columnas
• Si arrastramos hacia la izquierda decrementamos columnas

REFERENCIAS ABSOLUTAS

Como podemos ver en imagen anterior las referencias absolutas

son aquellas en las cuales aparecen los signos del dolar delante de
la columna y delate de la fila, se dice que cuando hacemos una
referencia absoluta a una celda estamos fijando dicha celda puesto
que da igual que arrastremos en un sentido o en otro que la
referencia se mantiene constante, como se puede observar en la
imagen.

REFERENCIAS MIXTAS O HÍBRIDAS

Las referencias mixtas o híbridas son aquellas

en las cuales solo está inmovilizada la fila o la
columna. La que esta inmovilizada es la que
tiene el signo del pesos delante y esta se
mantendrá constante

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 Como cambiar el tipo de referencia
Una opción para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de
referencias que existen y la que más nos interesa en cada momento es hacerlo a mano.
Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la fila (A2,
B3, D1...).
Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el
signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...).
Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento
en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando
a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

Referencias a otras hojas o libros

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que
se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.
• Referencia a otras hojas.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de
exclamación y el nombre de la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que escoja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre
de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
• Referencia a otros libros.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto
como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2013]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro
"Presupuesto 2013", en la Hoja1 y en la celda B2.
Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios
debemos ponerlo siempre entre comillas simples.

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 IMPRESIÓN EN EXCEL

De forma predeterminada Excel imprime el área de la página que contengan datos, es decir desde la
primera hasta la última celda.
Para eso el programa usa algunos parámetros predeterminados:
• El tamaño del papel, o sea dimensiones físicas (A4, Carta, Legal, etc.)
• La orientación de la página (Vertical u Horizontal)
• Los márgenes (espacios alrededor)

La siguiente imagen muestra un ejemplo, una página con solo dos celdas: "dato1" y "dato2".
La celda "dato2" queda fuera del área de impresión ya que en este ejemplo la orientación de la página es
Vertical y se usa una hoja A4. Se imprimirá en otra hoja.

Para imprimir una hoja de cálculo o una tabla en la ficha Archivo usamos "Imprimir", se abrirá la ventana
de Vista previa.
Esta ventana nos permite ver como quedará exactamente el documento impreso y hacer los ajustes
necesarios en caso de errores.
También podemos abrirla usando las teclas: CONTROL + P.

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Opciones en la ventana de Vista previa

Algunas de las opciones en la ventana de Vista previa se explican solos (Seleccionar impresora, paginas a
imprimir, intercalar, etc.)
La opción Escalado es la que más ayuda para ajustar el formato:
• Sin escalado. Imprime la hoja de cálculo o tabla sin modificar el tamaño ni el formato, las celdas
que queden fuera se imprimen en otra hoja.
• Ajustar hoja en una página. Reduce el tamaño general para que quede en una página.
• Ajustar todas las columnas en una página. Reduce el ancho.
• Ajustar todas las filas en una página. Reduce la altura.
La opción Configuración abre una ventana en la que establecer algunos parámetros básicos de la
impresión.

Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar
factores que afectan a la presentación de las páginas impresas,
como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño
del papel,...

La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar

características como la orientación del papel, el tamaño del papel
que utilizamos y otros parámetros.

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e

izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

En esta ficha podrás modificar los márgenes superior, inferior,

derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de página, también nos
permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos
que se sitúen.

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Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará
automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y

pie de página.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no
hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo.
En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno
definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro
caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles
encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido, en nuestro caso no hay ninguno.
Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles pies de página a utilizar.
Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la
ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se
impriman los datos contenidos en la hoja.

• En Área de impresión: podrás indicar qué rango de

celdas quieres imprimir.
• En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las
siguientes opciones:
• Repetir filas en extremo superior para que en cada
página que se imprima aparezca como título de columnas
aquella fila que está indicada en ese recuadro.
• Repetir columnas a la izquierda para que en cada
página que se imprima aparezca como título de la fila aquella
columna indicada en el recuadro.
• En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
• Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
• Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora
en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
• Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo
tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
• Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

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 FUNCIONES COMPLEJAS
CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango; criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32,
"32", ">32", "manzanas" o B4.

Ej:

=CONTAR.SI(A2:A9; “A”) →DEVUELVE 3

=CONTAR.SI(B2:B9; “>3”) →DEVUELVE 6

SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma])

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a
sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".
Rango_suma son las celdas que se van a sumar.

Ej:

=SUMAR.SI(A2:A9; “A”;) →DEVUELVE 11

CONTAR.SI.CONJUNTO
Cuenta el número de celdas que cumplen con un determinado conjunto de criterios.

Sintaxis
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1, criterio1, [rango2, criterio2]…)

La sintaxis de la función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos:

criteria_range1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.

20
criteria1 Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que
determinan las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, ">32",
B4, "manzanas" o "32".
criteria_range2, criteria2, ... Opcional. Rangos adicionales y criterios asociados. Se permiten hasta 127
pares de rango/criterio.

Ej:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(A1:A9;"A";B1:B9;"Norte")
→DEVUELVE 2
=SUMAR.SI.CONJUNTO(C1:C9;A1:A9;"B";B1:B9;"Sur")
→DEVUELVE 1

SUMAR.SI.CONJUNTO
Suma celdas que cumplen con un determinado conjunto de criterios.

Sintaxis
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; criterios2]; ...)

rango_suma Obligatorio. Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos o referencias
de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por
ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) que
contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto.
rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define
qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como
32, ">32", B4, "manzanas" o "32".
rango_criterios2; criterios2; … Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten
hasta 127 pares de rangos/criterios.

Ej:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(C1:C9;A1:A9;"A";B1:B9;"Norte")
→DEVUELVE 7
=SUMAR.SI.CONJUNTO(C1:C9;A1:A9;"B";B1:B9;"Norte")
→DEVUELVE 11

21
 FUNCION SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa
como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.

=SI(A2= “A” ; “Cat. Superior” ; “Cat no superior”) → DEVUELVE “Cat.

Superior”
=SI(B2>=2500; A2; “Categoría Oculta”) → DEVUELVE “A”
=SI(SUMA(B2:B7)>400000; “SUPERADO” ; “NO SUPERADO) →
DEVUELVE “NO SUPERADO”

Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos
son FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.

=Y(A2= “A” ; B2>10000) → DEVUELVE VERDADERO

=Y(A4 <> “A” ; B2>10000) → DEVUELVE FALSO

O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)

22
Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.

=O(A2= “B” ; B2>=20000) → DEVUELVE FALSO

=O(A4 <> “B” ; B2>10000) → DEVUELVE VERDADERO

23
 BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la
misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH
cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos
que desea encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".

Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede

ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a
un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
• Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del
argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-
Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor
incorrecto.
• Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores
lógicos.
• El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe

devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función
devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y
así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error
#¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta
o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras
palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a
valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra
ninguna, devolverá el valor de error # N/A.
• Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el
valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado.
• Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
• Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor
de error #N/A.

24
 =BUSCARV(E2;A1:C7;2) → DEVUELVE “C”

=BUSCARV(E2;A1:C7;3) → DEVUELVE 23432

FILTRO AVANZADO
Filtrar datos en Excel es una de las grandes funcionalidades que esta potente herramienta tiene
pero poder hacer filtros avanzados es aún mejor.

El comando Opciones avanzadas funciona de manera diferente en varios aspectos importantes

desde el comando Filtro.

• Se muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en lugar del menú Filtro automático.

• Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios separado en la hoja de cálculo y sobre
el rango de celdas o la tabla que desea filtrar. Microsoft Office Excel utiliza el rango de criterios
separado en el cuadro de diálogo Filtro avanzado como origen para los criterios avanzados.

Pasos:

1. Para acceder a esta herramienta, haz clic en la pestaña Datos.

2. Después fíjate en el grupo de trabajo Ordenar y filtrar.
3. Pulsa en donde pone Avanzadas.
4. Se abre una nueva ventana
llamada Filtro avanzado.

25
Acciones en Filtro avanzado.

• Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. La acción del filtro aparece en la propia
tabla a filtrar.

• Copiar a otro lugar. En este caso los datos filtrados se llevaran a otra parte de la
hoja de Excel.

• Rango de la lista. Para indicar seleccionando con el ratón o escribiendo el área

desde donde se quiere realizar el filtro.

• Rango de criterios. Se debe establecer previamente para luego en este

rectángulo poder indicarlo.

• Copiar a. Sirve para indicar, en caso de que así lo quieras, donde has de llevar el
filtro realizado.

• Aceptar o Cancelar.

26
 TABLAS DINAMICAS

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la
información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla.

CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla
dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra

dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es
necesario podrás ajustar el rango
de datos que se considerará en la
tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede

elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una
nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz
clic en el botón Aceptar y se creará la nueva
tabla dinámica.

27
Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla
dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta
lista de campos está dividida en dos secciones, primero la
lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y
por debajo una zona a donde arrastraremos los campos
que darán forma al reporte ya sea como columna, fila,
valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los

campos al área correspondiente. Ej: colcocar en columna
el campo Producto y en fila el campo Ciudad. En Valores el
campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los

valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta
configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad
de utilizar fórmulas.

28
 CONTENIDO
INTRODUCCION............................................................................................................................. 3
LA PANTALLA INICIAL DE EXCEL ................................................................................................... 3
LIBRO DE TRABAJO .............................................................................................................................. 3
HOJA DE CÁLCULO ............................................................................................................................... 3
OPERACIONES CON ARCHIVOS ................................................................................................ 4
GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO .................................................................................................. 4
EMPEZAR UN LIBRO NUEVO ..................................................................................................... 4
ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE ...................................................................................................... 4
FORMATO DE CELDAS................................................................................................................. 5
INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS ............................................................................................. 7
LIBRO DE TRABAJO ...................................................................................................................... 9
HOJA DE CÁLCULO....................................................................................................................... 9
SELECCIONANDO CELDAS ....................................................................................................... 10
SELECCIÓN DE CELDAS ..................................................................................................................... 10
FÓRMULAS Y FUNCIONES ........................................................................................................ 11
Introducir Fórmulas................................................................................................................................. 11
Introducir Funciones................................................................................................................................ 11
Insertar función con el asistente.............................................................................................................. 12
FUNCIONES COMUNES ............................................................................................................. 13
MAX................................................................................................................................................. 13
MIN.................................................................................................................................................. 13
PROMEDIO .................................................................................................................................... 13
CONTAR ......................................................................................................................................... 14
CONTARA....................................................................................................................................... 14
REFERENCIAS.............................................................................................................................. 15
Referencia Relativa: ........................................................................................................................... 15
Referencia Absoluta............................................................................................................................ 15
Referencia Mixta:................................................................................................................................. 15
EJEMPLOS DE REFERENCIAS .......................................................................................................... 15
REFERENCIAS ABSOLUTAS .............................................................................................................. 15
Como cambiar el tipo de referencia ............................................................................................... 16
Referencias a otras hojas o libros................................................................................................... 16
IMPRESIÓN EN EXCEL .............................................................................................................. 17

29
 Opciones en la ventana de Vista previa .................................................................................................. 18
Configurar página .................................................................................................................................... 18
FUNCIONES COMPLEJAS.......................................................................................................... 20
CONTAR.SI..................................................................................................................................... 20
SUMAR.SI ....................................................................................................................................... 20
CONTAR.SI.CONJUNTO .............................................................................................................. 20
SUMAR.SI.CONJUNTO ................................................................................................................ 21
FUNCION SI .................................................................................................................................. 22
Y ....................................................................................................................................................... 22
O....................................................................................................................................................... 22
BUSCARV ....................................................................................................................................... 24
FILTRO AVANZADO .................................................................................................................... 25
Acciones en Filtro avanzado. ................................................................................................................... 26
TABLAS DINAMICAS ................................................................................................................... 27

30