PEMERINTAH KABUPATEN BOYOLALI

D I NAS KE S E HAT AN
UPTD PUSKESMAS BOYOLALI I
Pos 57311

KEBIJAKAN UPTD PUSKESMAS BOYOLALI I

NOMOR :A/II/Kb./3/15/001

TENTANG

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAM IMPLEMENTASI PUSKESMAS

Menimbang : a. Pentingnya sistem pengendalian dokumen dan rekam implementasi

agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan, perlindungan,
pengambilan, lama simpan dan pemusnahan dan dokumen serta rekam
implementasi baik yang bertalian dengan administrasi Puskesmas
maupun akreditasi Puskesmas;
b. Bahwa sehubungan dengan butir a tersebut diatas maka perlu membuat
pedoman Pengendalian Dokumen Dan rekam Implementasi Puskesmas
yang ditetapkan dengan Kebijakan Kepala UPTD Puskesmas Boyolali I
Mengingat : 1. Undang – Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam
Medik
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 Tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat
4. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Direktorat Bina
Upaya Kesehatan Dasar tahun 2015
5. Standar Akreditasi Puskesmas Kriteria 2.3.11. Elemen Penilaian 4

MEMUTUSKAN
Menetapkan: 1. Pengendalian Dokumen Dan Rekam Implementasi Puskesmas

Kebijakan adalah sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen dan

rekam implementasi, baik dokumen perkantoran maupun dokumen
akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen Puskesmas adalah semua dokumen yang harus disiapkan
puskesmas yang merupakan regulasi internal yang berlaku di
puskesmas.
3. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyaktif
dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam
kegiatan puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau
kegiatan yang direncanakan.
 4. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap /
telah dinomori, disyahkan dan ditandatangani namun belum
dibubuhi cap Puskesmas.
5. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis – jenis dokumen /
rekaman ( contoh kelompok SPO, kelompok rekaman kegiatan ).
Kesatu : Pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas Boyolali I wajib mentaati
sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan didalam kebijakan
pengendalian dokumen ini,
Kedua : Pengendalian dokumen menerapkan hal – hal sebagai berikut :
A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan :
1. Manajemen Puskesmas dengan kode : A,
a. Bab I, (A/I),
b. Bab II, (A/II),
c. Bab III, (A/III),
2. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas dengan kode : B,
a. Bab IV, (B/IV),
b. Bab V, (B/V),
c. Bab VI, (B/VI),
d. Apabila dari upaya Puskesmas maka ditambahkan upaya
(contoh upaya KIA=B/KIA, upaya Promkes=B/Promkes,
dll),
3. Pelayanan Klinis dengan kode : C,
a. Bab VII, (C/VII),
b. Bab VIII, (C/VIII),
c. Bab IX, (C/IX),
4. Standar Prosedur Operasional, disingkat : SPO,
5. Daftar tilik, disingkat : Dt,
6. Kerangka Acuan disingkat : KA,
7. Surat Keputusan disingkat : SK,
8. Kebijakan disingkat : Kb,
9. Dokumen eksternal disingkat : Dek,
10. Manual Mutu disingkat : MM,
11. Pedoman Mutu disingkat : PM,
12. Audit Internal disingkat : AI.
B. Sistem Pembuatan/Penyusunan
1. Sistem pembuatan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan
aturan Pemerintah Daerah Boyolali,
2. Sistem pembuatan dokumen akreditasi sesuai dengan Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama
3. Sistem pembuatan rekam implementasi sesuai aturan yang
berlaku di masing-masing program,
C. Sistem Penomoran
1. Surat masuk dan keluar, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat
Perintah Kerja, Dokumen Pengadaan serta Dokumen Kerjasama
sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Boyolali
 2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing-masing .
3. Urutan penomoran dokumen akreditasi meliputi : kode
palayanan (upaya), kode dokumen, bulan, tahun dan nomor urut
dokumen
Contoh : B/KIA/IV/SPO/3/15/005( B/KIA : kode palayanan
upaya KIA, IV : bab IV, SPO : Standar Prosedur Operasional, 3 :
bulan Maret, 15 : tahun 2015, 005 : nomor urut SPO ).
Urutan penomoran dokumen lain : kode dokumen, bulan, tahun
dan nomor urut dokumen
Contoh : SPO/3/15/005
4. Penomoran rekam implementasi sesuai aturan yang berlaku di
masing-masing program,
D. Sistem Penyimpanan.
1. Dokumen rekam klinik / medik wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
meninggal atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan atau persetujuan lainnya harus
disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal
dibuatnya.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada
setiap resep harus diberi tanda :
a. Umum : resep umum
b. BPJS : resep peserta asuransi kesehatan, jamkesmas,
jamkesda dan jampersal.
3. Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen / arsip aturan Pemerintah Daerah
Boyolali,
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing – masing
kelompok pelayanan , sedangkan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program disimpan di administrasi dan
manajemen (admen)
5. Penyimpanan Rekam implementasi disimpan di masing-masing
penanggung jawab program,
E. Sistem Regulasi dan Akses
1. Dokumen Klinik / Medik menjadi kewenangan dokter / dokter
gigi
2. Dokumen perkantoran dan akreditasi menjadi kewenangan
Kepala Puskesmas
3. Rekam Implementasi menjadi kewenangan penanggung jawab
program,
F. Evaluasi
Evaluasi dokumen dilakukan minimal 2 tahun sekali atau jika ada
permasalahan terkait hal tersebut,
Ketiga : Kebijakan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan, dengan ketentuan bila
ada kekeliruan akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan : di Boyolali
pada tanggal : 26 Maret 2015

KEPALA UPTD PUSKESMAS

BOYOLALI I
KABUPATEN BOYOLALI

ENDAH LAKSMI SETIYOWATI

TEMBUSAN, disampaikan kepada:

1. Dinas Kesehatan Kabupaten Boyolali;

2. Seluruh Tim Akreditasi;

3. Pertinggal