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Organización Documental ADMINISTRATIVO MODULO GUIA No. 02

ARCHIVO
Entre las definiciones má s completas del término “archivo”,
segú n la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera
Segú n la ley 594 de 2000 la palabra “archivo” tiene tres (Archivística general: teoría y prá ctica, 1989) se encuentra la
conceptos: siguiente:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su Archivo es uno o má s

forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda conjuntos de documentos,
persona física o moral, y por todo servicios u organismo sea cual sea su fecha, su
pú blico o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya forma y soporte material,
conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus acumulados en un proceso
propias necesidades, ya transmitidos a la institució n de natural por una persona o
archivos competente en razó n de su valor archivístico. institució n pú blica o
privada en el transcurso
2. Institució n responsable de la acogida, tratamiento, de su gestió n,
inventariado, conservació n y servicio de los documentos. conservados, respetando
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son aquel orden, para servir como testimonio e informació n para
conservados y servidos. la persona o institució n que lo produce, para los ciudadanos o
para servir de fuentes de historia.
Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere
tanto a:
• El fondo documental, como conjunto de documentos También se puede entender como la institució n que está al
producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el servicio de la gestió n administrativa, la informació n, la
ejercicio de sus actividades. investigació n y la cultura.
• La institució n o servicio responsable de la custodia y
tratamiento archivístico del fondo.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

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FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS IMPORTANCIA

– Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan Los archivos

en la empresa. documentales son
considerados de gran
– Asegurar la perfecta conservació n de los documentos. importancia para la sociedad,
porque en ellos se recoge,
– Asegurar la má xima rapidez en la elaboració n y envío de los conserva, preserva y difunde
documentos requeridos por las diversas dependencias de la informació n contenida en los
empresa. documentos. Por ello se dice
que los archivos son el
– Almacenar los documentos debidamente ordenados y repositorio de la memoria
clasificados. histó rica y cultural de una nació n, de la sociedad en general,
debido a que ellos se encargar de resguardar la informació n
– Ubicació n del documento de forma agilizada. má s relevante y de alto valor.

– Asegurar la recuperació n de informació n.
– Ser un centro activo de informació n que permita relacionar
los nuevos documentos con los ya archivados.
– Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar
en las actuaciones del pasado.
– Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o
entidad pretende demostrar la realizació n de un acto.
Lo mismo sucede con los fondos documentales de las
instituciones tanto privadas como pú blicas conservan la
memoria de sus actividades y funciones orgá nicas.
Asimismo es de suma importancia que se cumpla los
principios archivísticos, para asegurar una ó ptima
administració n y gestió n de calidad en los procesos
sistemá ticos, y así brindar un servicio eficiente y eficaz  a la
hora de difundir la informació n y de buscar y recuperar la
misma.

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CLASIFICACION DE
LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido
en cada una de las etapas, es decir, archivo de gestió n, central
o histó rico.
Segú n la Organizació n
* Archivo centralizado: cuando una sola dependencia
controla toda la documentació n de la organizació n.
* Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las
dependencias de la organizació n. Es decir, es independiente
de todo proceso archivístico.
*Archivo descentralizado con control descentralizado:
este depó sito de informació n lo lleva cada dependencia y la
responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este
depó sito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades
de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a
su vez se controla desde el archivo central.
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Segú n su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se
determina en cada una de las etapas documentales,
sujetá ndose a los requerimientos de la organizació n:
Archivo activo: compuesto por documentos del añ o actual o
añ os anteriores, que se encuentren en proceso de tramitació n,
como: historias laborales, resoluciones, contratos y demá s
documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por
tanto, es el que satisface las necesidades de conservació n y
consulta permanente.
Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su
periodo de conservació n y su consulta es menor.
Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad
perpetua en el periodo de conservació n, de acuerdo con sus
disposiciones legales, fiscales, comerciales o histó ricas.
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