Basic Admin - Modul Inventory 2022

MODUL PENANGANAN INVENTORY DI BRANCH
Logistic Dept.
logistic@biznetnetworks.com
Biznet Confidential Documentation

This document is provided for information purposes only. The contents, including any views expressed by Biznet are
indicative only and subject to change. This document is subject to the information classification set out on each page.
If no information classification has been included, this document must be treated as Confidential Document and must
not be disclosed other than with the consent of Biznet.
© 2000 – 2022 Biznet. Biznet Home, Biznet IPTV, Biznet Metronet and other Biznet related product/services are trade
Confidential Documentation marks of Biznet. All rights reserved.
The Rules of The
Class
Confidential Documentation
APA ITU INVENTORY?
APA TUGAS ADMIN?
Tugas Admin Inventory Meliputi:

1. Menjaga stok fisik material di Gudang Branch
2. Melakukan Transaksi Material secara Fisik dan secara Sistem
3. Melakukan pencatatan dokumen
4. Monitoring stok di Storage Departement yang belum di realisasikan
penggunaannya (secara sistem)
5. Melakukan perhitungan stok fisik & stok sistem, membuat dokumen laporan,
dan pertanggungjawabannya.
BAGAIMANA PENANGANAN INVENTORY?
AKTIFITAS INVENTORY DI BRANCH :

Penanganan Inventory Di Biznet menggunakan Sistem SAP
Permintaan Terima Barang Simpan di Storage

Barang
Stock Opname Transaksi Barang

ISTILAH YANG DIPAKAI DALAM

SISTEM SAP :
A. Plant & Code Plant
B. Storage Location / SLOC
C. Material Code, Batch, & Valuation

Type
D. T - Code (Transaction Code)
ISTILAH YANG DIPAKAI DALAM SISTEM SAP :

A. Plant & Code Plant
ISTILAH YANG DIPAKAI DALAM

SISTEM SAP:
B. Storage Location / SLOC
ISTILAH YANG DIPAKAI DALAM SISTEM SAP :
Kode Material digunakan sebagai acuan segala aktivitas barang baik secara fisik
maupun sistem
Dokumen Pendukung Sistem SAP :
1. Inventory Order Form (Dokumen

Fisik)
2. Work Order Form (Dokumen Fisik)
3. Stock Card (Dokumen Fisik)
4. Logbook Material (Dokumen Fisik)
5. Delivery Order Form (Dokumen
Fisik)
6. Material Document (Dokumen
System)
1. Inventory Order Form

2. Work Order Form

3. Stock Card

4. Logbook Material
5. Delivery Order Form
6. Material Document
• Dokumen Fisik :
1. Adalah dokumen transaksi serah

terima dari pihak pemberi dengan
pihak penerima dengan bukti tanda
tangan kedua belah pihak pada
dokumen tersebut.
2. Berguna sebagai tanda bukti
adanya serah terima barang kedua
belah pihak.
• Dokumen Sistem :
1. Adalah dokumen yang dikeluarkan

oleh sistem setiap melakukan
transaksi.
2. Dokumen sistem berupa nomor
transaksi yang harus dicatat,
dokumen sistem juga bisa dicetak.
Dokumen Fisik <> Dokumen Sistem

Any Questions?
AKTIFITAS INVENTORY :
Permintaan Terima Barang Simpan di Storage

Barang
Stock Opname Transaksi Barang
AKTIFITAS INVENTORY :
1. Proses Permintaan Material Stock
(Purchase Order Stock Transfer Order / PO STO)
2. Proses Penerimaan Material
(Goods Receipt)
3. Transaksi Permintaan Material oleh User
(Transfer Posting)
4. Transaksi Pengeluaran Material Terpakai oleh User
(Goods Issue)
5. Proses Perhitungan Stock
(Stock Opname)
1. Proses Permintaan Material untuk Stock

Permintaan
Purchase Order Stock Transfer Order (PO STO) Barang
• Untuk memenuhi kebutuhan stok material di Branch, admin inventory

harus melakukan permintaan material ke tim Logistik di Warehouse.
• Proses permintaan material dilakukan melalui sistem SAP yang disebut

PO STO.
• PO STO adalah transaksi permintaan material antar plant. (Branch ke

Warehouse, Branch ke Branch, Warehouse ke Branch)
1. Proses Permintaan Material untuk Stock

Purchase Order Stock Transfer Order (PO STO) Permintaan
Barang
Sebelum melakukan permintaan barang yang harus diperhatikan :
1. Lakukan pengecekan saldo stock di sistem baik di Branch maupun di

Warehouse. (Stock Availability)
2. Lakukan konfirmasi sebelum membuat permintaan secara sistem,
hindari stock yang telah dibooking.
✓ Setelah itu buat transaksi PO STO di sistem SAP, kemudian

informasikan nomor PO STO nya via Email
(logistic@biznetnetworks.com)
Any Questions?
Ada 2 (dua) jenis proses penerimaan material (Good Receipt)
1. Goods Receipt PO STO 2. Goods Receipt Return

Proses penerimaan material stok Proses penerimaan material bekas
(Goods Receipt PO STO) pakai (Goods Receipt Return)
• Penerimaan material dari • Penerimaan material dari User di
Warehouse, yang sebelumnya Branch, material yang diterima
diminta melalui proses PO STO biasanya dalam kondisi sudah
pernah digunakan.
Proses Penerimaan Barang (Goods

Receipt)
➢Hal yang harus diperhatikan sebelum
Menerima Barang :
✓ Pastikan kemasan barang tersegel dan

tidak rusak
✓Cek antara dokumen permintaan (PO

STO) dengan Delivery Order (Surat Jalan)
: quantity, satuan, dan speksifikasi barang
Proses Penerimaan Barang (Goods Receipt)
➢ Apabila ada ketidaksesuaian antara di ➢ Apabila sudah sama antara surat jalan
Surat Jalan dan fisik yang diterima: dengan fisik yang diterima:
1. Lakukan Konfirmasi Internal Branch 1. Masukan barang yang diterima ke dalam

gudang
2. Lakukan Konfirmasi Ke Pengirim Barang
2. Letakkan sesuai dengan layout barang
3. Tulis kartu stock sesuai dengan jumlah yang
diterima
4. Proses transaksi Good Receipt di sistem
SAP
APA YANG HARUS ANDA LAKUKAN :

Penyimpanan Barang
1. Kartu Stock
• Fungsi
• Lokasi
• Waktu isi
2. Layout Ruang dan Rak
• Berat Barang
• Tingkat Pengambilan
3. Keamanan
Patokan Pengambilan
• Kunci dan CCTV
Kode material dan kartu stock
Any Questions?
Transaksi Permintaan Barang oleh User / Dept. (Transfer Posting ) :

Yaitu transaksi perpindahan stock material secara sistem dari SLOC STORAGE
ke SLOC DEPARTEMENT
Sloc Dept
- NETOP ACC
Sloc Storage - NETOP DIST
- PROJECT
- MARKETING
- DLL
Apa yang harus anda lakukan :
Any Questions?
Proses Transaksi Barang Terpakai oleh User / Dept. (Goods Issue) :

Yaitu transaksi pengeluaran stock material secara sistem dari Sloc Departement
yang telah terpakai dan dilaporkan dokumen penggunaannya.
Sloc Dept
- NOA
- NOD & NOB
- PROJECT - CUSTOMER
-MARKETING - INTERNAL USE
- DLL
Jenis Good Issue :
1. Good Issue For PO STO

Dilakukan bila ada permintaan material ke Branch melalui PO STO (Sloc 002 dan 004)
2. Good Issue Internal
Dilakukan pada material yang digunakan untuk kebutuhan internal (Sloc 0011)
3. Good Issue For Customer
Dilakukan pada material yang digunakan untuk kebutuhan pelanggan (Sloc 007 dan 008)
4. Good Issue For Order
Dilakukan pada material yang digunakan untuk kebutuhan tim yang pekerjaannya
berkaitan dengan Infrastruktur (Project, Netop Backbone, Netop Distribution) (Sloc 0012,
0009, 0010)
Cancel Transaction (Cancellation) :
Transaksi ini berfungsi untuk membatalkan proses transaksi yang sudah dilakukan,
adapun proses transaksi yang bisa dibatalkan antara lain: transaksi penerimaan barang (Goods
Receipt), transaksi perpindahan antar sloc (Transfer Posting), dan transaksi pengeluaran
barang (Goods Issue).
Pembatalan proses transaksi bisa dilakukan untuk seluruh ataupun sebagian material
yang ada dalam sebuah proses transaksi.
Bila sebuah proses transaksi dibatalkan, maka posisi stok material akan kembali ke
plant/sloc sebelumnya.
> Pembatalan proses transaksi memerlukan Nomor Material Dokument.
Any Questions?
APA ITU STOCK OPNAME? BAGAIMANA PROSESNYA?
SO/PID
• SO: Stock Opname

• PID: Physical Inventory Document
• Yaitu, proses perhitungan stock untuk mengecek kesamaan antara stock fisik
dengan stock di sistem SAP.
• Fungsi dari SO/PID adalah untuk melihat saldo akhir hasil dari seluruh transaksi
• Selama stock opname maka transaksi freeze, yaitu tidak boleh adanya
transaksi. Transaksi GI, GR, TP tidak bisa dan tidak boleh berjalan saat ZPID
dokumen sudah terbentuk dengan background job SAP (Otomatis) dan bisa
bergerak lagi esok hari secara system. Namun secara fisik bisa dilakukan
setelah posting logistic.
• Kapan :
SO Mingguan : setiap hari Rabu
SO Bulanan : setiap akhir bulan
Stock Opname Material :
“Untuk memastikan kebenaran jumlah barang hasil dari seluruh proses transaksi”
➢ Persiapan (Sebelum Hari H) :
1. Rapihkan material sesuai dengan kelompok & tempatnya
2. Koordinasi dengan user untuk realisasi transaksi
3. Cek catatan kartu stock tgl, qty, satuan dan keterangan
4. Pastikan setelah itu kartu stock sama dengan fisik.

Stock Count :
1. Cetak list material yang akan dihitung dari setiap sloc dari sistem SAP.
2. Hitung fisik material di Gudang Branch (sloc Storage & Return), untuk
sloc Departement hitung berdasarkan catatan material keluar.
3. Input hasil hitung fisik dari setiap sloc ke sistem SAP (PID).
4. Dokumen hasil perhitungan fisik wajib ditandatangani Admin Inventory,
Branch Leader, dan perwakilan User Departemen.

Stock Count :
5. Laporkan nomor PID dari sistem SAP dan dokumen hasil perhitungan
fisik yang sudah ditandatangani via email (to: General_Accounting,
Internal_Control, IT_Sap, Logistic)
6. Masukan ke Folder sharing di :
192.168.0.7/SO Bulanan Inventory (SO bulanan)
drive.biznetnetworks.com (SO mingguan)

Bila terjadi selisih saat Stock Count :
1. Pastikan jumlah yang ada sudah benar, bila perlu hitung ulang.
2. Cek satuan barang
3. Cek segel kemasan (Setiap recehan, dikemas dan disegel - memudahkan
penghitungan)
4. Pastikan tidak ada yang tercecer di tempat lain, baik itu waktu barang masuk,
retur atau belum keluar)
5. Cek fisik dengan kartu stock (Riwayat transaksi)

Bila terjadi selisih saat Stock Count :
6. Saldo Awal Sistem = Fisik, transaksi tidak sama => Akhir tidak sama.
7. Saldo Awal system ≠ Fisik, transaksi sama => Akhir tidak sama
8. Kemungkinan Transaksi terjadi hanya di sistem saja atau Transaksi tidak
tercatat di sistem.

Bila Kartu Stock Tidak Sama dengan Fisik :
1. Hitung kembali stock yang ada di fisik

2. Hitung urutan jumlah atau quantity di kartu stock
3. Cek transaksi selama seminggu kebelakang.
4. Konfirmasi ke user selama seminggu kebelakang

Bila terjadi Selisih Sistem & Fisik :
1. Buat terlebih dahulu cut off date awal dan akhir dari suatu periode transaksi.
2. Lalu urutkan dan pisahkan antara transaksi masuk dan transaksi keluar.
3. Jumlahkan total transaksi masuk dan transaksi keluar dalam satuan yang
sama.
4. Bila sudah ketemu selisihnya, baru kita memulai cek dokumen, yaitu dokumen
tulis manual (misal: Logbook, Inventory Order Form, kartu stock, Work Order
user).
• Area Rawan Selisih :
C B A
WAREHOUSE SLOC STORAGE SLOC DEPT CUSTOMER
AREA TRANSAKSI
AREA GUDANG /SLOC
Apaaa???
NEW PID
New PID
1. Langkah-langkah proses SO/PID (NEW)

2. Cek apakah No PID sudah terbentuk dan backgroundnya sudah terbentuk di menu
Report PID
3. Cek fisiknya
4. Jika sudah terbentuk nomor PID nya, kita bisa lanjut update hasil perhitugan fisik di
menu Update PID, sedangkan jika belum terbentuk maka kita harus create no PID
secara manual di menu Create PID
5. Update kuanti, lalu post
6. Jika sudah cek kembali di menu Report PID
7. Jika ada yang ingin di revisi kembalilah ke menu Update PID lalu post kembali. Hal ini
bisa dilakukan berulang (ulangi langkah 6 dan 7) untuk memastikan kembali bahwa
tidak ada lagi kesalahan selama statusnya masih SAVED belum POSTED
Stock Opname Vendor
• Seminggu sebelum akhir bulan lakukan penarikan data SAP untuk sloc 0012 (project), dan
berikan data tersebut ke orang project dan informasikan kepada mereka untuk melakukan stock
opname vendor dimana nanti hasil nya harus ditanda tangani oleh vendor dan orang project
dan hasil ini harus diberikan ke admin dan akan menjadi salah satu supporting document bukti
SO.
• WO nya tidak akan diperoleh bila memang barang belum digunakan.
Any Questions?
SEPERTI APA BARANG-BARANG ASSET?
• Stock Opname Barang-barang Asset :

1. Hitung Asset dan cocokan dengan KIR secara kuantiti
2. Cocokan Kode Asset dengan Barcode yang menempel pada Asset tersebut.
3. Catat bila ada perubahan yang signifikan atas jumlah, lokasi dan kualitas
barang pada Form Catatan Perubahan.
4. Konfirmasi dengan Tim Logistic untuk setiap hasil SO Asset.
Any Questions?
Terima Kasih dan Selamat Bekerja
Biznet Networks
MidPlaza 2, 8th Floor
Jl. Jend. Sudirman 10-11
Jakarta 10220 – Indonesia
www.biznetnetworks.com
Note:
=> Requestioner : Diisi nama requestor (Admin Inventory)
=> Reqmt No : Diisi kode LC_B(+Code Plant Requestor)
=> Agar nama anda terdaftar pada Requestioner, hubungi tim IT SAP
(http://itsm.biznetnetworks.com)
Note:
Centang pada kolom OK dan masukkan Sloc 0002 (Storage), lalu masukan
Batch / Valuation Type (Material EA, EC, ET) sesuai surat jalan pada setiap
Material yang diterima
Note:
Penerimaan Barang Return dari User harus masuk SLOC Return (0004) dengan
Valuation Type Second
Note:
Tiap proses Transfer Posting dilakukan untuk 1(satu) dokumen permintaan
dari user departemen
Note:
Cost Center diisi Kode Departemen User diikuti Kode Branch
Misal: SW-B2203 (SW= Sales West, B2203= Branch Bekasi)
SE-B2601 (SE=Sales East, B2601=Branch Surabaya)
SB-B2103 (SB=Sales Bisnis , B2103= Branch Sunter)
Note:
=> Cost Center diisi kode CO (Cost Object) diikuti Kode Branch
Misal: CO-B2203 (CO= Cost Object, B2203= Branch Bekasi)
=> Order diisi sesuai layanan yang digunakan pelanggan
Misal: 10000020 (Kode Paket MetroNet 5)
==> Material Slip diisi nomor order pelanggan
Misal: ORD1234568 (sesuai yang tertera di WO)
==> Doc. Header Text diisi SIA Number – Nama Pelanggan
Misal: 200002345667 – AGNES MONICA (sesuai yang tertera di WO)
Note:
=> Sebelum melakukan GI Order, lakukan Transfer Posting sesuai Batch pada
WO terlebih dahulu
Cetak Delivery Order (DO)
Delivery Order adalah formulir untuk melakukan pengiriman barang yang akan
ditandatangani oleh penerima barang (Plant)
T-Code MB90 Masukan No. Material Document GI for POSTO
Klik/checklist di kolom material document print preview print
Any Questions?
STOCK OPNAME
T-CODE : ZPID
Menu :
1. Create PID (Physichal Inventory Document)
Input Plant -> Storage Location -> Fiscal Year -> Execute
Check Doc.Date, Plan Date, Count Date
Save/Post
*Catat dokumen no PID.
STOCK OPNAME
T-CODE : ZPID
Menu :
2. Update PID
Input Document Number -> Execute
Edit/Update field (Doc.Date, Plan Date, Count Date, Status, Qty)
Save/Post
STOCK OPNAME
T-CODE : ZPID
Menu :
3. Report PID
Filter by Document Number / Created Date
Tick Document Number, Export to Ms.Excell / Spreadsheet
Any Questions?
Terima Kasih dan Selamat Bekerja
Biznet Networks
MidPlaza 2, 8th Floor
Jl. Jend. Sudirman 10-11
Jakarta 10220 – Indonesia
www.biznetnetworks.com

Basic Admin - Modul Inventory 2022

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Basic Admin - Modul Inventory 2022

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MODUL PENANGANAN INVENTORY DI BRANCH

Biznet Confidential Documentation

Tugas Admin Inventory Meliputi:

AKTIFITAS INVENTORY DI BRANCH :

Permintaan Terima Barang Simpan di Storage

Stock Opname Transaksi Barang

ISTILAH YANG DIPAKAI DALAM

B. Storage Location / SLOC

C. Material Code, Batch, & Valuation

D. T - Code (Transaction Code)

ISTILAH YANG DIPAKAI DALAM SISTEM SAP :

ISTILAH YANG DIPAKAI DALAM

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

1. Inventory Order Form (Dokumen

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

1. Inventory Order Form

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

5. Delivery Order Form

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

1. Adalah dokumen transaksi serah

Dokumen Pendukung Sistem SAP :

1. Adalah dokumen yang dikeluarkan

Dokumen Fisik <> Dokumen Sistem

Permintaan Terima Barang Simpan di Storage

Stock Opname Transaksi Barang

1. Proses Permintaan Material untuk Stock

• Untuk memenuhi kebutuhan stok material di Branch, admin inventory

• Proses permintaan material dilakukan melalui sistem SAP yang disebut

• PO STO adalah transaksi permintaan material antar plant. (Branch ke

1. Proses Permintaan Material untuk Stock

Sebelum melakukan permintaan barang yang harus diperhatikan :

1. Lakukan pengecekan saldo stock di sistem baik di Branch maupun di

✓ Setelah itu buat transaksi PO STO di sistem SAP, kemudian

1. Goods Receipt PO STO 2. Goods Receipt Return

Proses Penerimaan Barang (Goods

✓ Pastikan kemasan barang tersegel dan

✓Cek antara dokumen permintaan (PO

1. Lakukan Konfirmasi Internal Branch 1. Masukan barang yang diterima ke dalam

APA YANG HARUS ANDA LAKUKAN :

Transaksi Permintaan Barang oleh User / Dept. (Transfer Posting ) :

Apa yang harus anda lakukan :

Proses Transaksi Barang Terpakai oleh User / Dept. (Goods Issue) :

Jenis Good Issue :

1. Good Issue For PO STO

Cancel Transaction (Cancellation) :

• SO: Stock Opname

Stock Opname Material :

Stock Opname Material :

Stock Opname Material :

Stock Opname Material :

Stock Opname Material :

1. Hitung kembali stock yang ada di fisik

Stock Opname Material :

• Area Rawan Selisih :

WAREHOUSE SLOC STORAGE SLOC DEPT CUSTOMER

1. Langkah-langkah proses SO/PID (NEW)

• Stock Opname Barang-barang Asset :

T-Code MB90 Masukan No. Material Document GI for POSTO

Klik/checklist di kolom material document print preview print