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SROOATLAAGENERA camNACON
ANEXO
Sluis SIGEN
eceitinn
Pautas para ta
__ intervencién
| por parte de las Unidades
___ aprobacién de reglamentos y
_ manuales de procedimientos.
Octubre 2014 SNOCATURAGENERAL dn aNACON 162
PREEOEGA CONAN
INTRODUCCION
El reglamento de la Ley N° 24.156 aprobado por el Decreto N° 1344/2007, indica que la
autoridad superior de cada jurisdiccién o entidad requerira opinién previa favorable de la
Unidad de Auditoria Interna (UAl) para la aprobacién de los reglamentos y manuales de
procedimientos’.
SIGEN ha formulado en su Plan Estratégico institucional 2011-2015, entre otros objetivos, el
de fortalecer su rol de Organo Rector del Sistema de Control Interno, poniendo para ello el
foco en sus funciones normativas, de supervisién y coordinacién, de asesoramiento e
informacién, de auditoria y de asistencia técnica.
Entre los cursos de accién delineados para optimizar la funcién normativa, se establecié el
de emitir pautas para la intervencion por parte de las Unidades de Auditoria Interna en la
aprobacién de reglamentos y manuales de procedimientos.
En ese contexto, se desarrollaron las presentes “Pautas para la intervencién por parte de las
Unidades de Auditoria Interna en Ia aprobacién de los reglamentos y manuales de
procedimientos” de los organismos del Sector Publico Nacional, las que constituyen un
aporte para el mantenimiento de un adecuando sistema de control interno, en linea con la
Visién de SIGEN: “EI sistema de control interno que guia y coordina Ia Sindi¢atura General de
a Nacién, contribuye al logro de los objetivos de gobierno.” /
10s Aires, octubre de 2014. 162
ANTECEDENTES NORMATIVOS
La Ley N° 24.156 de Administracién Financiera y de los Sistemas de Control, establece en su
Articulo N° 101 que “La autoridad superior de cada Jurisdiccién o Entidad dependiente del
Poder Ejecutivo Nacional seré responsable de! mantenimiento y de un adecuado sistema de
control interno que incluird los instrumentos de control previo y posterior incorporados en el
plan de organizacién y en los reglamentos y manuales de procedimiento de cada organismo y
Ja auditoria interna.”
A partir de lo anterior, mediante el Decreto N° 1344/2007 se reglamenté el mencionado
articulo indicando que “La autoridad superior de cada jurisdiccién o entidad dependiente del
PODER EJECUTIVO NACIONAL requeriré opinién previa favorable de Ia correspondiente
Unidad de Auditoria Interna para la aprobacién de los reglamentos y manuales de
procedimientos, los cuales deberdn incorporar instrumentos idéneos para el ejercicio del
control previo y posterior. Asimismo, deberd requerir Ia opinién previa de la Unidad de
Auditoria Interna correspondiente para todas las modificaciones que proyecte realizar a los
mismos.”
Por su parte, las “Normas de Auditoria Interna Gubernamental” aprobadas mediante la
Resolucién SIGEN N° 152/2002, indican que las Unidades de Auditoria Interna “..deben
‘asegurar a las autoridades competentes, opiniones profesionales vélidas, a fin que estén
informadas, con razonable certeza, sobre la confiabilidad del disefio y funcionamiento de los
sistemas de control establecidos en cada organismo, el desempefio integral de la gestidn y el
descargo de sus responsabilidades.”*
Cabe aclarar que si bien la accién de la Unidad de Auditoria Interna consiste en un examen
posterior de las operaciones y debe encontrarse desvinculada de las actividades propias de
la gestion del ente auditado®, debe interpretarse que la mencién a intervencién “previa” que
expresa el Decreto N° 1344/2007, alude a la fase previa a la aprobacién por parte de la
autoridad, sin vulnerar el concepto de examen posterior de las operaciones desvinculado de
la gestion. Es decir, se trata de un examen posterior a la elaboracién 0 modificacién del
reglamento 0 procedimiento por parte de las dreas pertinentes, pero previo a su aprobacién.
Resultan aplicables asimismo, las Normas Generales de Control Interno (NGC!) para el Sector
Pablico Nacional, asi como las normas particulares de control interno que resultaren
bles segiin el caso (ej. tecnologia informatica).
En este sentido, las Normas Generales de Control Interno deben ser aplicadas por las
organizaciones como base de la responsabilidad que la Ley N° 24.156 impone a la
administracién superior de cada jurisdiccion o entidad del Sector Publico Nacional, en cuanto
* Normas de Ausitoria Interna Gubernamental aprobadas por Res. IGEN N* 152/2002, pig. 8.
* Normas de Auditoria interna Gubernamental aprobadas por la Res, IGEN N° 152/2002, pig. 8.
( ego |3 a: la implantacién y mantenimiento de un eficiente y eficaz sistema de control interno
normativo, financiero, econdmico y de gestién sobre sus propias operaciones,
comprendiendo la practica del control previo y posterior y de la auditoria interna; y los
procedimientos adecuados que aseguren la conduccién econdmica y eficiente de las
actividades institucionales y la evaluacién de los resultados de los programas, proyectos y
‘operaciones de los que es responsable la Jurisdiccién o Entidad.
CONCEPTOS
Reglamento: coleccién ordenada de reglas 0 preceptos, que por la autoridad competente se
da para la ejecucién de una ley o para el régimen de una corporacidn, una dependencia 0 un
servicio.
Podemos definir como Manual de Procedimiento al compendio de actividades, ordenadas
en forma l6gica, requeridas para llevar a cabo un proceso.
El objetivo de un manual es el de “presentar en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones que se realizan al interior de cada unidad administrativa dentro de una
institucién, estableciendo de manera formal los métodos y técnicas de trabajo a aplicarse,
precisando las responsabilidades de los distintos érganos que intervienen en la ejecucién,
control y evaluacién de las mismas, facilitando su interrelacién.””
Cabe recordar que se define al Control Interno como un proceso Ilevado a cabo por las
autoridades superiores y el resto del personal de la entidad, disefiado con el objetivo de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucién de los objetivos
organizacionales -tanto en relacién con la gestion operativa, con la generacién de
informacién y con el cumplimiento de la normativa-.°
Por su parte, los Riesgos son aquellos eventos contingentes que, de materializarse, pueden
impedir 0 comprometer el logro de los objetivos. Son la expresidn de la probabilidad y del
impacto de eventos con el potencial de ejercer influencia en el logro de los objetivos de una
organizaci6n.
Es decir, el control interno se desarrolla a posteriori de la definicién de los objetivos
organizacionales y apunta a analizar los riesgos que pudieran afectar alcanzar tales objetivos
ya definir a posteriori, los controles para mitigar los referidos riesgos.
Estos aspectos deben ser analizados en el contexto de la labor de intervencién sobre la que
versan las presentes Pautas, ya que serd necesario contemplar si los reglamentos y manuales
fy
* Detinicién del diccionario de la Real Academia Espafiola
*Tesoreria General de la Nacién: Instructivo para la elaboracién de un manual modelo de procesos. Anexo! GLOSARIO.
* proyecto de Actualizacién de las Normas Generales de Control Intemo, Res. SIGEN N* 98/2014,
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[BNOCATURAGENERAL delaNACON
analizados, consideran los controles internos que permitan mitigar los riesgos que puedan
afectar el logro de los objetivos de la actividad,
Proceso: Actividades relacionadas que se combinan para satisfacer objetivos especificos.
Constituye lo que la organizacin “hace” y “cémo lo hace”.
jento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso. ©
Procedi
PAUTAS PARA LA INTERVENCION POR PARTE DE LAS UAI EN LA APROBACION DE LOS
REGLAMENTOS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS.
Elementos a considerar
La intervencién de la UAI, en cumplimiento con el art. N° 101 del ANEXO al Decreto N°
1344/07, tiene por objetivo examinar si los Reglamentos 0 Manuales posibilitan que la
organizacién cumpla con sus objetivos y metas institucionales, en el marco de la normativa
vigente; como asi también que los controles previstos en los documentos permitan mitigar
los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de la actividad (considerando para
dichos objetivos, los aspectos operativos, de generacidn de informacién y el cumplimiento
de las normas y regulaciones aplicables).
Las tareas de intervencién en reglamentos y manuales de procedimientos por parte de las
UAls, se regiran por las normas de control interno y de auditoria gubernamental que
resulten aplicables.
Entre las condiciones que deben reunir los responsables de la tarea -UAI- se encuentran los
requisitos de competencia técnica, independencia y autoridad para realizar la labor.
A continuacién se exponen diversos elementos a considerar en las intervenciones sobre
reglamentos y manuales de procedimiento, los cuales deben ser tomados como referencia
pudiendo ser adaptados de acuerdo a las caracteristicas propias de cada organizacién y
actividad.
Cabe mencionar a modo introductorio, que para las labores de intervencién que competen a
las UAls sobre los proyectos de reglamentos y manuales, se pueden considerar objetivos de
control en relacién a dos aristas: contenido sustantivo y aspecto formal
Dentro del aspecto sustantivo, se consideran los conceptos vertidos y su aptitud para
cumplir con las metas y objetivos propuestos. Dentro del aspecto formal, se considera la
manera de presentar el contenido.
ty
” Rezolucién N? 36/2011 SGN Metodologia de Diagnéstico de Procesos -Autoevaluacién
* Norma IRAN-1S0 9000:2005
Pagina | 5 § 162
SNOCATURAGENERAL dela NACON
En el Anexo | se acompafia un modelo de Informe a elaborar por las Unidades de Auditoria
Interna.
. Aspectos Sustantivos
aid
1.2.
15.
16.
17.
En la labor que lleve a cabo la UAI, ésta debera verificar que el reglamento o manual
identifique y delimite claramente el 0 los procesos organizacionales sobre los cuales
versa, especificando el alcance y-de existir- las limitaciones del documento.
Cuando se trate de nuevas versiones, debiera incluir una sintesis de los principales
cambios.
Los contenidos del documento deben estar alineados con la misién, visién, valores,
politicas y estrategia de la organizacién a la cual esta dirigido, en funci
con los objetivos de la misma.
De corresponder, el documento analizado debe asegurar su alineamiento con los
valores de ética e integridad aplicables a la organizacién, considerando -ademas de la
Ley N° 25.188 de Etica de la Funcién Publica-, los Valores Organizacionales, Cédigos
de Conducta y Politicas.
En el documento bajo anilisis debe preverse una adecuada coordinacién entre las
reas que participan en cada proceso.
Debe estar redactado de forma tal que su aplicacién asegure el cumplimiento de
todas las normas vigentes, incluyendo las pertinentes referencias a las referidas
normas.
Asimismo, debe encontrarse contemplada la forma en que se respaldaran y se
registraran los actos y la informacién que se genere con el desarrollo de la actividad
en cuestién. Deben quedar especificados los registros que se mantendran, asi como
todos los formularios -en papel o electrénicos- que se utilicen en el proceso.
De ser posible, que esté prevista la trazabilidad o seguimiento de las actividades
‘mencionadas en el reglamento o manual.
El tratamiento de cada proceso dentro del reglamento o manual, debiera ser
abarcativo e integral, cubriendo la totalidad del proceso.
Debiera quedar claro cuando comienza y termina cada proceso y -de existir- los
subprocesos. De igual forma, deben quedar claras las interacciones con otros
procesos.
Seré necesario considerar si, debido a la interrelacion existente entre los procesos
que componen la organizacién, lo dispuesto en el nuevo proceso puede afectar otros
y, sien ese caso, se han realizado todas las modificaciones pertinentes.
Pégina | 6 6 162
SNOCATURAGENERAL dalgNADON
18.
19.
1.10.
Los procesos sobre los cuales trate el reglamento o manual, deben estar
desarrollados, describiendo claramente las actividades 0 pasos necesarios para lograr
‘su fin, permitiendo su aplicacién dentro de la idiosincrasia del organismo.
De resultar aplicable, deben quedar claras las fuentes de informacion para la
ejecucién de las actividades del proceso, asi como los destinatarios. Deben definirse
asimismo, los puntos de decisién indicando los distintos cursos de accién posibles
ante cada situacion. Las autorizaciones de hechos y transacciones y el resto de los
controles deben estar integrados en los procesos.
Siempre que resulte viable y en particular para los procesos que correspondan a
funciones criticas de la organizacién, debe quedar especificado en el documento la
derivacién 0 modalidad de activacién del procedimiento a aplicar en caso de
contingencias o de algun impedimento -técnico, operativo, con el personal, etc.~.
mpre que resulte factible, los procedimientos incluidos en el reglamento o
manual, deben contemplar la fase de definicién de objetivos particulares para la
actividad en cuestién, considerando -tal como se establece en las Normas Generales
de Control Intemno-:
Aspectos operativos o de gestion,
Aspectos de reporte o generacién de informacién (informes internos,
indicadores, reportes para entidades externas, estados contables e
informacion presupuestaria o financiera, informacién que se publica en
web, etc.), y
* Aspectos.de cumplimiento normativo y regulatorio.
De igual forma, de ser aplicable, los procedimientos incluidos en el reglamento o
‘manual, deben contemplar la generacién de informacién de gestién y la utilizaci6n de
mecanismos de medicién respecto del cumplimiento de las actividades de modo de
permitir a las autoridades, la supervisién de la gestién monitoreando el grado de
cumplimiento de los objetivos.
Siempre que en el alcance del reglamento o manual se abarquen procesos
sustantivos 0 de alta relevancia, se debe propiciar que la documentacién generada
contemple los elementos que permitan la evaluacién posterior de cada proceso,
identificando objetivos, destinatarios y mecanismos de medicién de resultados e
impactos.
El reglamento o manual debe definir claramente las responsabilidades de cada actor,
especificando quienes son los encargados de realizar cada tarea incluida dentro de
los procedimientos en cuestién. Esta definicién de responsabilidades debe alcanzar a
la aplicacién de los controles establecidos, y debe por su parte, indicar los
mecanismos de rendicién de cuentas pertinentes, en relacién a la falta de realizacién
de tareas o falta de aplicacién de controles.
mama? SNODATURAGENERAL dela NADON
1.12
En la labor de anilisis realizada por la UAI, debe considerarse si las responsabilidades
establecidas presentan una adecuada relacién con los niveles de autoridad y de
responsabilidad definidos en la estructura organizativa.
‘Al analizar las responsabilidades definidas a lo largo del proceso, considerar si se ha
previsto una suficiente separacién de funciones 0 responsabilidades de modo de
reducir los riesgos de acciones errdneas o fraudulentas. Al respecto, considerar que -
en la medida que la estructura organizativa lo permita--, se deben separar las
funciones de registracién, autorizacién y aprobacién de operaciones 0 transacciones,
segregando asimismo la responsabilidad por la manipulacién del activo en cuestién -
de corresponder. Caso contrario deberd verificarse la incorporacién de actividades de
supervision que contribuyan a reducir tales riesgos.
Debe preverse que las definiciones de autoridad, responsabilidad y separacién de
funciones atinentes al proceso, se reflejen en los permisos de acceso otorgados sobre
los sistemas y tecnologia de informacién.
A\ describir los pasos de la actividad, el manual o reglamento debe contemplar -en
forma integrada- los controles internos necesarios para reducir los riesgos que
puedan afectar el logro de los objetivos planteados (tanto desde el punto de vista de
la gestién operativa, del cumplimiento normativo y de la generacidn de informacién),
contemplando en particular los riesgos de fraude. Este ultimo tipo de riesgo,
constituye -en general- un tipo particular de riesgo sobre el cumplimiento normativo,
pudiendo provenir tanto de parte del personal de la organizacién -en todos los
riveles-, como por parte de los terceros con los que ésta interactia, y puede abarcar
fraude en estados contables, reportes financieros, reportes presupuestarios, et
fraude en reportes o informacién no contable; y apropiacién indebida de activos u
otros ilicitos que puedan afectar a la organizacion
El reglamento 0 procedimiento bajo anilisis, debiera especificar por lo tanto, los
controles que constituyan medidas de respuesta para reducir los riesgos que afecten
al proceso. (Este tema se amplia en el Anexo Ill de Practicas Recomendadas).
Debe tenerse en cuenta en este punto, que los controles deben presentar una
adecuada relacién costo-beneficio respecto de los riesgos que se busca reducir.
Para la revisin de la suficiencia y adecuacién de los controles, se sugiere considerar
las Normas Generales de Control Interno y Normas Particulares de Control Interno
aplicables, asi como las practicas recomendadas en materia de control interno. No
obstante, a modo de guia orientativa, se indican objetivos para los controles de los
procedimientos del reglamento o manual:
1.12.1. Integridad, exactitud y oportunidad de la informacién producida (financiera,
administrativa y operativa para uso interno y externo).
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1.13.
~ 162
1.12.2.
112.3.
1.12.4,
1.12.5.
1.126.
1.12.7.
1.12.8.
1.129.
Para aquellos procedimientos en que se realicen operaciones o transacciones,
los controles previstos debieran apuntar a asegurar los siguientes objetivos:
© Integridad: debe asegurarse el tratamiento, procesamiento y registro de la
totalidad de las transacciones u operaciones.
© Exactitud: debe asegurarse la registracién oportuna y correcta de las
operaciones.
La registracién de los hechos debe realizarse en el momento mas cercano
a los hechos posible.
¢Validez: las transacciones registradas deben representar con precisién las
operaciones ejecutadas.
Las acciones relevantes deben quedar claramente documentadas. Su archivo
debe permitir su verificacién posterior.
Eficacia, economia y eficiencia en la ejecucién del proceso operativo.
Prevencién, deteccién y correccién oportuna ante la ocurrencia de desvios en
el cumplimiento de los objetivos.
Eficacia en las acciones desempefiadas por las distintas areas o distintas
etapas del proceso.
Debida proteccién de los activos y demas recursos.
Cumplimiento de todas las normas aplicables a la actividad en cuestion
(considerando politicas, planes, procedimientos, leyes, normas, contratos y
demas disposiciones que puedan tener un impacto significative en las
operaciones e informes).
Prevencién, deteccién y adopcion de acciones oportunas ante la ocurrencia de
errores o practicas deshonestas, hechos irregulares 0 ilicitos.
Restriccidn de accesos para la ejecucién de operaciones o transacciones, solo
a las personas autorizadas. Estos controles de restriccién de accesos deben
alcanzar -segdn corresponda- las acciones de generacién, modificacién o
consulta de transacciones, tanto sea sobre procesos informdticos como
manuales,
Siempre que resulte factible, debe propiciarse la implementacién de controles
automatizados (en lugar de aquellos realizados en forma manual), ya que
permiten reducir el nivel de discrecionalidad y riesgo de errores
Al momento de evaluar el documento, se deben tener en consideracién las
observaciones de aquellos informes relacionados con el tema sujeto a examen, a fin
Pagina | 9 162
de determinar si se tuvieron en cuenta las observaciones y/o recomendaciones
oportunamente efectuadas por la UAI u otros organismos de control.
2. Aspectos Formales
21.
2.2.
2.4,
El reglamento o manual debe estar redactado en forma clara y ordenada, reuniendo
las siguientes caracteristicas:
* Cla
lad: Descripcién comprensible y facil de entender.
© Fluidez: Instrucciones que permiten la ejecucién del trabajo de manera simple y
agil.
© Precisié
I texto tiene sdlo una posible interpretacion.
© Concisién: Desarrollo breve, sin detalles que no agregan valor.
© Sencillez: Contenido que atiende a comunicar el trabajo a ejecutar.
‘* Unidad: La descripcién de cada paso debe contener sélo una idea fundamental
‘© Extensi6n: La descripcién debe ser lo mas breve posible.
© Uniformidad: La redaccién, formas de citar y denominar la documentacién debe
guardar similitud,
El documento bajo andlisis debera tener un nombre que lo identifique claramente.
Debe ser amigable para su comprensién, cualquiera sea su soporte, ya sea este en
papel o formato electrénico; por ejemplo, que posea un tamafio de letra que permita
su facil lectura. igual criterio se seguira para la parte grafica, de existir.
Es conveniente que posea minimamente un indice general, siendo recomendable
también uno tematico, que permita encontrar y citar un texto de manera dgil. Deben
numerarse las paginas siempre que resulte aplicable, indicando asimismo la cantidad
total de paginas que componen el documento, de modo de propiciar su integridad.
Deberd estar disefiado y redactado de forma simple, para que con su sola lectura
permita su aplicacién, buscando evitar que puedan producirse errores de
interpretacién 0 contradicciones, pero asimismo tratando de que todo lo
mencionado en el manual sea necesario y relevante.
Dado que se trata de reglamentos y procedimientos que serén utilizados por distintas,
personas, es conveniente que se incluya un glosario con términos y conceptos que
permita una interpretar homogénea del contenido.
El tratamiento de los temas que se van desarrollando debe tener un orden secuencial
y lgico.
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SNOCATLRAGENERAL dela NADON
Resulta conveniente que se incorporen cursogramas, diagramas de flujo u otros
elementos gréficos que puedan resultar apropiados para simplificar el entendimiento
yaplicacién del documento.
2.6. En el reglamento o manual debe especificarse claramente cual es su ntimero de
versién, su fecha de redaccién, y a partir de qué fecha se prevé su entrada en
vigencit
2.7. En general, en la elaboracién y aprobacién del reglamento o manual, intervienen
distintos actores. Estos deben estar identificados, indicando en particular, qué
estamento lo elabord, quién lo revisd, etc. De la misma manera debe establecerse
claramente quién y como puede modificar y/o actualizar el reglamento o manual.
2.8. Es conveniente que al aprobarse versiones nuevas, se deroguen explicitamente las
versiones anteriores.
2.9. En caso que el organismo cuente con una guia para la redaccién de reglamentos 0
manuales, se deberd verificar que se cumpla con lo alli establecido. De no contarse
con una guia de ese tipo, debiera propiciarse la utilizacién de un modelo homogéneo
en el Ambito de la organizacion.
En Anexo Il se incluyen practicas recomendadas para el desarrollo de la labor.
Asimismo, a fin de facilitar la tarea de opinién sobre los manuales o reglamentos, se ha
\\ elaborado un programa de trabajo que puede utilizarse como guia, el cual se presenta en el
Anexo III. El mismo puede ser utilizado tanto para la intervencién previa, como para evaluar
reglamentos o manuales ya existentes.
Pégina | 1 SSOCATEAGEEAL denNACON 162
BIBLIOGRAFIA.
Norma IRAM 34551. Manual de procedimientos administrativos. Contenido y presentacién.
Instituto Argentino de Normalizacién y Certificacién. Diciembre 1986.
Instructivo para la elaboracién de un manual modelo de procesos. Tesoreria General de la
Nacién.
Manual para el Andlisis, Evaluacion y Reingenieria de Procesos en la Administracién Publica.
Subsecretaria de la Gestién Publica. No
*
Pagina | 12 162
SN PRESDENGA ort CON
ANEXO!
MobéL0 DE INFORME
Informe de Intervencién Previa
Art. N° 101 del ANEXO al Decreto N* 1344 reglamentario de la Ley N° 24.156.
1. Objetivo
Evaluar, en el marco de lo establecido en el articulo 101 del ANEXO al Decreto N°
1344/2007, si el (Reglamento / Manual de Procedimiento /...) reine los requisitos de
control interno que posibiliten mitigar los riegos que puedan afectar el logro de los
objetivos de la actividad, y su contribucién a la consecucién de los objetivos de la
organizacién en el marco de la normativa vigente.
Ml. Alcance
La tarea fue realizada de acuerdo con las Normas Generales de Control interno y Normas
Particulares de Control Interno aplicables (Detallar) y mediante la aplicacion de
procedimientos particulares de auditoria establecidos por la Resolucién SIGEN N°
__/2014 - “Pautas para la intervencién por parte de las Unidades de Auditoria Interna
en la aprobacién de reglamentos y manuales de proced
lll, Normativa Considerada
Titulo Vi de la Ley N° 24.156, su Decreto Reglamentario N° 1344/2007, Normas Generales
de Control interno, Pautas establecidas por la Resolucién SIGEN N” _/2014 y toda
aquella normativa especifica que regule el proceso o actividad cuyo procedimiento se
halla bajo andlisis.
IV. Aclaraciones previas
Consignar los comentarios derivados de la tarea de revisién y las limitaciones que se
presentaron en la ejecucién del trabajo.
Vv. Observaciones y recomendaciones
Incluir aquellos puntos que presenten desvios respecto de los Objetivos de Control
establecidos en las Pautas, y otros elementos que pudieran constituir observaciones a
criterio del Auditor. Asimismo, deberdn incluirse las recomendaciones pertinentes.
fe
Pégina | 13 6
SROCATLAAGENERA cg NAC09 162
Vi. Conclusion
De Ia tarea realizada y considerando lo expuesto precedentemente, surge que el
reglamento/manual de procedimientos (Detallar) retine / no retine las pautas de control
interno contempladas en la Resolucién SIGEN N°__/2014.
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ANEXOII
PRACTICAS RECOMENDADAS
Planificacién y organizacién de la tarea
La Resolucién SGN N° 152/2002 establece la metodologia de la planificacién de la actividad
que compete a la auditoria interna.
Es una buena practica en la instancia de planificacién de la actividad, apuntar a lo siguiente:
* Entendimiento previo del proceso sujeto a examen:
© Comprensién de la forma en que la organizacién ejecuta la tarea y el objetivo de la
misma.
* Identificacién de los riesgos y controles del proceso evaluado. En este orden, los
esfuerzos del auditor se deben enfocar principalmente en las actividades de control
que apunten a mitigar los riesgos.
© Reconocimiento de la normativa aplicable y andlisis de las previsiones del proceso
para asegurar su cumplimiento.
Para el desarrollo de la labor, puede resultar util disponer de una opinién respecto del grado
de madurez de la organizacién o proceso sujeto a examen. A tal fin, considerar la Resolucién
SIGEN N° 36/2011 que establece una metodologia de Autoevaluacién y Diagnéstico de
Procesos, la cual constituye una herramienta para diagnosticar la madurez de los procesos y
analizar el sistema de control interno por parte de los propios responsables de la gestion
Puede ser utilizada como un instrumento para apreciar periédicamente la situacién en que
se encuentran los procesos respecto del cumplimiento de los objetivos y respecto de los
requisitos en materia de controles.
Anilisis de los riesgos y controles del proceso
Al analizar el reglamento 0 procedimiento, considerar los riesgos que pueden afectar al
proceso en cuestin, afectando el logro de los objetivos que han sido planteados para este
(tanto desde el punto de vista de la gestién operativa, del cumplimiento normativo como de
la generacién de informacién).
En esta etapa, considerar el conjunto de riesgos, ya sea de orden interno o extemno,
entendiéndose como “riesgo” a aquellos eventos que puedan afectar negativamente el logro
de los objetivos, tal como se expuso precedentemente.
El andlisis de los riesgos debe contemplar especificamente los riesgos de fraude (que
constituird -en general- un tipo particular de riesgo sobre el cumplimiento normativo), tanto
por parte del personal de la organizacién -en todos los niveles-, como por parte de los
D : nage 6
‘SROCATURAGENERAL dulaNADON 162
PRESOENGA GS WNACON
terceros con los que ésta interactlia. Deben considerarse los riesgos asociados a: fraude en
estados contables, reportes financieros, reportes presupuestarios, etc.; fraude en reportes 0
informacién no contable; y apropiacién indebida de activos u otros ilicitos que puedan
afectar a la organizacién.
El reglamento © procedimiento bajo andlisis, debiera especificar los controles que
constituyan medidas de respuesta para reducir los riesgos que afecten al proceso. Las
medidas de respuesta deben respetar una adecuada relacién costo-beneficio respecto de los
riesgos que se busca tratar, contemplando las alternativas de:
‘© Aceptar el riesgo (no adoptar acciones especificas para reducirlo)..
© Evitar el riesgo (suprimir las actividades que dan lugar al riesgo),
¢ Reducir el riesgo (adoptar acciones para reducir la probabilidad y/o el impacto de!
riesgo a través de actividades de control y decisiones de gestién).
‘* Compartir el riesgo (tercerizar actividades 0 contratar seguros en relacién con la
actividad que genera el riesgo).
En relacién con los riesgos de fraude, se deben apuntar a la existencia de medidas de
respuesta 0 control para su tratamiento, considerando entre otros, la separacién de
funciones, rotacién de personal, mecanismos de rendicién de cuentas, supervision detallada,
controles y auditorias especificas.
El manual o reglamento debe contemplar los controles internos necesarios para reducir los
riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos, los cuales pueden ser llevados a cabo a
través de los procesos y de la tecnologia que les da soporte. Los controles pueden ser
preventivos © detectivos, abarcando diversas modalidades tanto manuales como
automatizadas, considerando, entre otros:
* Adecuados niveles de autorizacién y aprobacién.
© Verificaciones o comparaciones (ya sea entre diferentes elementos, contra
estndares o procedimientos establecidos, calculos automatizados, etc.).
© Controles de seguridad fisica (control patrimonial, resguardo de activos en cajas de
seguridad, espacio para el equipamiento tecnologico critico, etc.)
© Controles sobre datos maestros (que constituyen referencia para las operaciones y
ejecuciones que se ejecutan).
© Conciliaciones.
© Controles de supervision y monitoreo (apuntan a verificar si los controles anteriores
fueron aplicados en forma adecuada).
Tal como se expuso anteriormente, resulta conveniente al revisar la suficiencia y adecuacién
de los controles, considerar las Normas Generales de Control Interno y Normas Particulares
de Control interno aplicables, asi como las practicas recomendadas en materia de control
i : Pégine | 16
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(SNOCATURAGENERAL delaNADON
intemo, recordando que los controles deben presentar una adecuada relacién costo-
beneficio en relacién con los riesgos que se busca reducir.
De acuerdo al proceso de que se trate, el auditor interno determinara si es necesario
efectuar pruebas sobre el funcionamiento de controles especificos a fin de formar su opinion
sobre la eficacia de los mismos.
En la medida en que resulte factible, se debe procurar automatizar los controles, mediante
la utilizacién de mecanismos de supervisién embebidos en los sistemas informaticos (¢j
Reportes automatizados con informacién destinada a los responsables de la supervision del
proceso, alertas autométicas enviadas a los responsables de la supervision y/o a la auditoria
interna ante determinado tipo de operaciones, etc.
Previsiones para la implantacién o puesta en marcha
Una de las responsabilidades que la Ley N° 24.156 impone a la administracién superior de
cada jurisdiccién 0 entidad del Sector Publico Nacional es la implantacién y mantenimiento
de un eficiente y eficaz sistema de control interno normativo, financiero, econémico y de
gestién sobre sus propias operaciones.
Es una buena practica tener presente, en la evaluacién de procedimientos/reglamentos/
manuales, el método de implantacién previsto por la organizacién. Al respecto, considerar
que en general, existen cuatro mecanismos de implantacién:
¢ Instanténeo: validez inmediata y obligatoria. Generalmente se utiliza en una
Organizacién nueva, en procedimientos que no involucran a un nimero amplio de
unidades administrativas, si son relativamente sencillos, si no implican gran volumen
de operaciones, o si existe una sélida infraestructura administrativa
* Proyecto Piloto: Se aplica el procedimiento en sélo una parte de la organizacién, con
la finalidad de medir resultados. Permite realizar cambios en escala reducida,
llevando a cabo pruebas para determinar viabilidad.
© Implantacién en paralelo: implica la operacién simultdnea por un periodo
determinado de dos procedimientos (nuevo y el que se estaba aplicando).
Generalmente se utiliza cuando se trata de procedimientos de amplia cobertura, con
manejo de mucha informacién, volumen considerable de recursos, 0 para garantizar
la seguridad de todo un sistema de trabajo.
© Implantacién parcial © por aproximaciones sucesivas: Se utiliza para implantar
procedimientos con modificaciones sustanciales, la metodologia consiste en
seleccionar parte de su contenido 0 areas especificas para introducir cambios sin
causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sdlo cuando se haya consolidado
el anterior.
En cualquier caso, debe procurarse que cada area y cada empleado, conozca cabalmente sus
deberes y responsabilidades en relacién con el proceso.
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Por su parte, debieran preverse los mecanismos para la distribucién del documento, asi
‘como el proceso de actualizacién a futuro (forma, responsables y plazos para la realizacion
de revisiones 0 actualizaciones).
Tratamiento de observaciones previas de la Auditoria Interna y otros
Organismos de Control
‘Al momento de evaluar el documento, se debe constatar que hayan sido consideradas
aquellas observaciones y/o recomendaciones que surgen de los informes -oportunamente
efectuados por la UAI u otros organismos de control- relacionados con el tema sujeto a
examen.
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