УГОВОРИ ИЗМЕЂУ ХОТЕЛСКИХ ПРЕДУЗЕЋА И ТУРИСТИЧКИХ

АГЕНЦИЈА
 
Угоститељска предузећа у туристичкој понуди су за туристичке агенције
најважнији пословни партнери, без којих оне не би могле да задовоље основне потребе
туриста за смештајем, исхраном и другим услугама тих предузећа. Зато туристичке
агенције посвећују пуну пажњу успостављању што бољих пословних односа са
угоститељским предузећима. С друге стране, и угоститељска предузећа желе што боље
односе са туристичким агенцијама, јер оне могу допринети њиховим пословним
резултатима. Односи туристичка агенција – угоститељско предузеће могу бити врло
различити. Угоститељска предузећа су заинтересована за сарадњу са туристичким
агенцијама када немају потпуно искоришћене капацитете. У главној туристичкој сезони
није тако, а агенције су баш тада заинтересоване за сарадњу.
Туристичке агенције и угоститељска предузећа требају успоставити пословне
односе који ће бити проткани међусобним разумевањем и поверењем. Ти односи морају
бити такви да туристичке агенције верују да ће њихови клијенти у угоститељским
предузећима добити уговорену квалитетну услугу, да ће бити задовољни пруженим
услугама, јер ће само задовољни клијенти постати стални корисници са пуним поверењем
у агенцију са којом су склопили уговор.
У пословном односу угоститељских предузећа и туристичких агенција врло је
осетљиво и важно питање провизије, коју агенције добијају као накнаду за свој труд.
Угоститељска предузећа су вољна и да разумно повећају провизију туристичким
агенцијама, ако су оне вољне да преузму веће ризике пословања. Угоститељска
предузећа су свесна да је пласман њихових капацитета, с обзиром на све јачу
конкуренцију на туристичком тржишту, све компликованији и све ризичнији. Угоститељска
предузећа углавном немају претензије да се сама баве пласманом својих капацитета, ако
могу наћи туристичке агенције које ће са њима сарађивати на равноправној основи.
Најчешћа привредна организација из области угоститељства која ступа у
уговорни однос са туристичком агенцијом јесте хотел. Најчешћи уговори су :
 – агенцијски уговор о хотелским услугама или уговор о затраженој и потврђеној
резрвацији;
– уговор о закупу хотелских капацитета (уговор о фиксном закупу);
– уговор о алотману или уговор о ангажовању угоститељских капацитета.
 
 
Горе наведени уговори карактеристични су међу партнерима на туристичком
тржишту, па захтевају од туристичких агенција детаљне припреме у вези са упознавањем
општих карактеристика, квалитета и цена хотелских и других услуга, других смештајних
објеката и капацитета, атрактивности туристичких места итд.
Почетком сваке године туристичке агенције обнављају уговоре са хотелима, а
због честих промена на туристичком тржишту оба партнера често мењају многе од
клаузула уговора. Хотели често реконструишу објекте, побољшавају комфор, уграђују
нове садржаје, па туристичка агенција пре него што се одлучи на обнављање уговора са
старим пословним партнером или за избор новог, упућује хотелима посебне упитнике које
они враћају испуњене и потврђене као службени доказ о својим могућностима и условима
уз које могу и желе пословати.
Потреба да се сваке године обнављају уговори између хотелских предузећа и
туристичких агенција велики је напор за обе уговорне стране, јер тражи много времена и
рада, а то значи и много трошкова.
 
Уговор о затраженој и потврђеној резервацији
 
Уговором о затраженој и потврђеној резервацији (уговором о хотелским услугама)
хотелијер се обавезује да ће на захтев туристичке агенције за њене клијенте – кориснике
услуга резервисати смештај, исхрану и друге услуге по уговореним ценама и да ће
платити провизију, а агенција се обавезује да пружене услуге плати непосредно, а ако
услуге директно плаћа корисник, обавезује се да изда туристичку упутницу (ваучер).
Једна од карактеристика овог уговора јесте да он не садржи ризик ни за једну
уговорну страну, јер агенција не шаље туристе у хотел док не добије потврђену
резервацију, односно хотел не потврђује резервацију, ако нема слободног места.
Дакле, уговор о резервацији настаје кад туристичка агенција, на основу ценовника
хотелских услуга, резервише одређени капацитет смештаја код хотелског предузећа. Кад
агенција прими потврду хотела о резервацији, тада она издаје “voucher” кориснику
хотелских услуга и упућује га у хотел. Хотелијер одобрава туристичкој агенцији провизију
за посредовање, и то од износа рачуна које хотелско предузеће издаје клијенту за
обрачун трошкова услуге (ноћење, исхрана…). Хотелијер се тим уговором обавезује да се
придржава цена у важећим ценовницима и да на њих одобрава уобичајену провизију.
 
 
Уговор о закупу хотелског капацитета / уговор о фиксном закупу
 
Уговором о закупу хотелског капацитета хотелијер се обавезује да туристичкој
агенцији  стави, на дуже време, на употребу одређени угоститељски објекат (у целини или
делимично), с особљем, ради смештаја и пружања других угоститељских услуга
клијентима агенције. Агенција се обавезује да плати уговорену накнаду – закупнину.
Предмет овог уговора није само угоститељски објекат, већ и сва опрема и особље које
пружа услуге.
То је један од најстаријих уговорних односа између хотелијера и агенције, иако се
на савременом туристичком тржишту много чешће користе други уговори између
партнера. Уговор о закупу хотелског капацитета много се користи када на одређеној
локацији, траженој на тржишту, нема довољног смештајног капацитета, па се агенцијна
тако жели обезбедити. Овде је битан економски однос агенције и хотелијера, у коме
агенција преузима сав ризик пословања. Она се обавезује да плати закупнину која је
независна од степена искоришћености смештајних капацитета (закупљених капацитета).
Другим речима, основна обавеза која за агенцију произилази из тог уговора јесте обавеза
плаћања, а не обавеза попуњења капацитета. Због тог разлога је овај уговор повољнији
за угоститеља. Уговор се обично склапа на одређени период најчешће у главној
туристичкој сезони.
Основна обавеза коју по том уговору преузима хотелијер јесте стављање
објеката на употребу туристичкој агенцији “у исправном стању”. С друге стране, основна
обавеза туристичке агенције према том уговору јесте плаћање накаде хотелијеру за
закупљени објекат, без обзира на то да ли је успела да га пласира на тржиште.

Уговор о алотману
 
Уговором о алотману хотелијер се обавезује да у току одређеног времена стави на
располагање туристичкој агенцији одређени број лежаја у одређеном објекту, пружи угоститељске
услуге особама које упути агенција и плати јој одређену провизију, а ова се обавезује да настоји да
их попуни, односно да обавести у утврђеним роковима да то није у могућности, као и да плати цену
пружених услуга уколико је користила ангажоване хотелске капацитете.
Туристичка агенција је дужна правовремено, у уговореном року да откаже капацитете које
не може попунити. У противном, хотелско предузеће има право да наплати агенцији уговорене
пенале. Хотелско предузеће може слободно да користи уговорене капацитете само кад их
туристичка агенција откаже или ако прође рок предвиђен за отказ.
Уговор о алотману постоји само у туризму, и најчешће се користи у пракси. Основни
елементи овог уговора су:
– назив уговорних страна
– термин резервације
– расподела резервација у одређеном термину (детаљи о собама)
– цене услуга према сезонама
– специјални услови (повластице, бесплатне услуге)
– услови плаћања услуга, рокови и евентуалне гаранције
 – обавештавање о продаји хотелских капацитета
– последњи рок за потврду извршења уговора и евентуално отказивање
– последњи рок за слање рооминг-листа
– накнаде за неизвршење или непотпуно извршење уговора од стране хотелијера
– начини плаћања.
У пословној пракси уговори о алотману јављају се у два облика:
1) Као уговор о алотману са правом на једнострани раскид, где се аганција обавезује
да ће покушати у уговореном временском року да попуни уговорене капацитете. У договореном
року агенција је дужна да обавести хотел о резултату продаје и када рок прође, хотел може
независно од агенције да раполаже својим капацитетима (продаја другим клијентима или
пословним партнерима). У пракси се уговор закључује на годину дана, а у уговореним роковима
агенција јавља да ли је за наредни период пласирала капацитете хотела или није.
2) Као уговор о алотману са “гаранцијом пуњења” у коме је обавеза агенције фиксна,
што значи да агенција хотелу не може да откаже уговор ни делимично ни у целини. Неискоришћен
лежај по дану агенција је дужна да плати хотелијеру. Та се накнада обично утврђује у фиксном
износу, а у пракси је износ до 75% од вредности неискоришћених услуга.
Ако бисмо анализирали обе врсте алотманских уговора, тада би нам се на први поглед
учинило да положај уговорниих страна није равноправан. Чини се да је положај туристичке
агенције повољнији, јер теоријски она не би требала да пошаље ни једног госта, а да
правовременим обавештавањем хотела не прекрши клаузуле уговора. С друге стране, хотел је
обавезан да чува уговорене капацитете само за агенцију са којом је склопио алотмански уговор.
Како објаснити тај однос? Агенција која не би попуњавала капацитете хотела с којим је склопила
алотмански уговор губила би двостуруко: прво не би остварила свој планирани промет, а друго
следећих година хотели не би више желели успоставити били какав пословни однос са таквом
агенцијом. Без унапред обезбеђених кревета агенција није у стању да изађе на тржиште са својим
“производима”, разноврсним туристичким путовањима. Тако се затвара круг пословног интереса.
Хотел никада не даје у алотман свој целокупни капацитет. Један део хотел задржава за
директну продају индивидуалним гостима, а преостали део капацитета, који уговара у алотману,
најчешће закључује са различитим агенцијама. Тако се хотел овезбеђује од неуспешног пословања
појединих агенција.
 
 
Имајући у виду да су агенцијски уговор о хотелским услугама (затраженој и потврђеној
резервацији) и уговор о алотману у доста елемената слични, треба указати на њихове најважније
разлике:
– Агенцијски уговор о хотелским услугама склапа се од случаја до случаја, док се уговор о
алотману склапа за већи број група које агенција шаље хотелијеру;
– Агенцијски уговор о хотелским услугама предвиђа да ће хотелијер пружити одређене
услуге појединцу или групи у тачно одређено време (од…до) док уговор о алотману предвиђа да
хотелијер стави агенцији на располагање своје капацитете за све време трајања уговора;
– Уговор о хотелским услугама се закључује на краће време, а алотмански уговор
најчешће на годину дана;
– Код агенцијског уговора о хотелским услугама, коришћене услуге плаћа или агенција
или гост, док код алотманског уговора услуге плаћа само агенција.