COLLABORATIVE 

PRODUCTION PROCESS 

Y
st
1  Pass Ground Plan is posted in the 
breakroom. This pass is generally much to early 
If we have a new packet, update the drawing 
posted in the breakroom, but sometime this  Folks can discuss preliminary ideas and 
MIND MAP
to discuss ideas, but one way to have folks start 
to see the beginning of the process.
isn’t in a new packet yet and is just sketches, 
emails, and phone calls during the budget 
thoughts with the TD team. No official meeting 
set, but with the “approved” drawings posted, 
Created by LT for discussion 

P
phase. We will try having a “List of Changes”  people can look at them as they want to.  Last Updated: 11/25/2020
document to convey these edits as well.  

O
TD Team Brainstorming 
Initial Design  1st Pass Design  Approved design and  Shop Design  Post Load‐In/Tech 
and continued tech  TD Team Drafting time Build Load‐In Strike
Concept Packet budget pass Presentation Check‐In
designing

C
Considering 
tech design  Ideally in the week 
The goal is this is the  Check‐ins prior or top of the  Discuss positives &  Ideally in the week 
solutions,  On occasion, something may  Allow for 2‐4 weeks for  negatives of the  prior or top of the 
week before official  week, a strike/
materials,  drastically change at this point  this stage experience as well  week, a strike/
build changeover 
Presented to the  TD Team and  final finishes  that brings us back to earlier  as things learned  changeover 
and labor  meeting will take 
Production  Scenic Charge  points in the budget process that will be helpful  meeting will take 

T
processes place
Manager team budget the  for strike planning place
initial and begins  Through out this time,  We will talk through the 
conversation with  Daily Check‐Ins:
Revisions and  the build calendar will  full design again, as well 
designer Morning Meeting, 
cuts from the  start to be developed to  as notes from the 
Research and  after lunch, EOD 
design &  include general unit  different folks that have 

O
development begins  (all as full group)
directing  assignments drafted the units 
teams as the  Update drawing in the 
PM and TD have a 
This usually goes  project is  breakroom. Set aside a 
prelim discussion 
for 3‐6 passes or 2‐ brought into  1‐2 hour meeting to talk 
about scope and  This will include finish  Daily Check‐Ins: Unit Check‐Ins: Process Check‐Ins:

N
6 weeks depending  scope about current design PIT STOP
concept. Can be  details, both in terms of  Morning Meeting  Prior to a new unit  Some units may require 
weeks or months  on the situation Allow for 1‐2 weeks for  (full group), after  going on the shop floor,  more check‐ins through 
This is usually  what the surface will be 
prior to having any  this stage  lunch (full group),  the key members of  out the day for 
happening  prior to handing the 
drafting, and done  unit off to paints, and  EOD (on the shop  that build and paint  unknowns, new 
while a show 
with only ideas,  If/when it makes sense  the final paint finishes floor) team will meet with the  processes, intricate 
or project is 
sketches, and/or  for the project, there  draftsperson builds, etc.
happening on 
conversation 

O
the shop floor will be small “pit stop” 
meetings. TD team will 
talk about challenges  Assignments for  At this point, the 
they’ve faced while  building projects will be  build calendar will 
drafting, ways they may  detailed. The goal is to  become a living 

D
have altered initial  have these folks on the  document on the 
ideas, and work still left  load‐in and strike teams  Pit 3 bulletin board
to be done. This can  for the units as well, 
happen as add‐ons to  however everyone is 
morning meeting or  responsible for having a 
Discuss current tech  At this stage, TD team  Part of the “living document” nature of the build 
Discussion with staff for  after lunch check‐ins  general understanding 
KEY: design thoughts,  has started developing a   calendar is that we will be using the progress 
ideas related to current  but not as full meetings.  of all units. 
questions, challenges,  critical path for the  updates/check‐ins and learning about any unexpected 
and unknowns the TD  tech design thoughts to 
ORANGE is a idea based  build calendar, but have  challenges from folks working on the projects. This 
team and Scenic Charge  be used during the next 
on feedback not necessarily started  TD Team can also  calendar will help everyone see the expected timeline 
team are working  stage “TD Team Drafting  **Some units will still 
to look at who is  discuss build calendar  and provide a tool to communicate when alterations 
through Time” be drafted after this 
assigned to specific  developments as part of  or different resources are needed. 
GREEN is a meeting  units  stage
“pit stops”
check point

General Note: 
RED is a rollback in   As things are discovered in the rehearsal 
process room through blocking and discussion, 
This uses a show model as a baseline for 
things may be added or altered this example, but can be applied in other 
Page 1 of 3 ways as well.