STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

ALUR MASUK DAN KELUAR PRODUK

1.1. Warehouse

1.1.1. Produk Masuk

a. Tim Warehouse wajib menerima Salinan Dokumen Administrasi (Pemesanan
Produk/Purchase Order) dari Departemen Produksi.

b. Suplier wajib melampirkan Nota Pengiriman Produk dan tim Warehouse wajib
meminta apabila Suplier tidak melampirkan Nota Pengiriman Produk.

c. Tim Warehouse wajib menghitung ulang produk yang dikirim berdasarkan Nota
Pengiriman Produk.

d. Apabila jumlah produk sama atau sesuai antara Nota Pengiriman dan Fisik Produk,
selanjutnya tim Warehouse melakukan pembagian produk berdasarkan jumlah yang
sudah ditentukan. Pembagian jumlah produk diisi pada form khusus yang sudah
dibuat untuk Departemen Warehouse.

e. Apabila jumlah produk terdapat ketidaksesuaian antara Nota Pengiriman dan fisik
produk, maka tim Warehouse wajib memberikan konfirmasi kepada Manager
Produksi dan tidak menerima atau menandatangani apapun terkait pengiriman
produk yang tidak sesuai tersebut sebelum ada instruksi lebih lanjut.

f. Apabila Manager Produksi telah memberikan instruksi untuk diterima, maka tim
Warehouse wajib membuat catatan khusus dengan keterangan pengiriman tidak
sesuai antara fisik produk dengan Nota Pengiriman namun produk diterima dan
untuk selanjutnya catatan tersebut diserahkan kepada Manager Produksi.

g. Penghitungan produk dapat dilakukan dengan disaksikan supplier atau tanpa

supplier, selama sudah ada kesepakatan antara brand dan supplier.

h. Perihal kebijakan terkait ketidaksesuaian jumlah atau hal lainnya selanjutnya diatur
dalam MoU antara Brand dan Supplier.

1.1.2. Produk Keluar

a. Transfer Produk antar Gudang
Tim Warehouse menerima Nota Transfer produk dari Stocker kemudian menyiapkan
produk yang dipesan dan kemudian segera dikirimkan kepada gudang yang
dimaksud dengan kurun waktu maksimal pada hari yang sama.

Page 1
1.2. IPOS Database

1.2.1. Produk Masuk

a. Produk Baru
Admin Database IPOS wajib menerima Salinan Dokumen Administrasi (Pemesanan
Produk/Purchase Order) dari Departemen Produksi untuk pembuatan SKU Produk
pada Sistem IPOS dan pembuatan barcode produk untuk diserahkan kepada tim
Warehouse atau supplier.

b. Bukan Produk Baru

Admin Database IPOS wajib menerima Salinan Dokumen Administrasi (Pemesanan
Produk/Purchase Order) dari Departemen Produksi dan membuat barcode produk
untuk diserahkan kepada tim Warehouse atau supplier.

c. Admin Database wajib mengisi informasi detail di IPOS mengenai produk

diantaranya :

- Nama Produk
- SKU INDUK
- SKU Varian
- HPP Produk
- Kuantiti Produk

d. Admin Database wajib mengisi informasi di IPOS mengenai pelanggan, diantaranya :

Gudang Utama
- Umum
- Shopee OviKids
- Shopee Little Arion
- Shopee Bovalerian
- TikTok Little Arion

Gudang Cabang

- Umum
- Lazada OviKids
- Tokopedia OviKids
- TikTok OviKids
- Blibli Ovikids

Page 2
 e. Admin Database wajib menginput kuantiti produk masuk berdasarkan data produk
masuk dari tim Warehouse.

f. Admin database wajib mengupdate database di kedua gudang pada hari yang sama.

1.3. Stocker

1.3.1. Produk Masuk

a. Stocker wajib menginput produk masuk berdasarkan data dari form yang sudah
dibuat tim Warehouse dengan penuh ketelitian dan tidak tergesa-gesa.

b. Lakukan pengecekan dan pastikan stok masuk di seluruh marketplace setelah

penginputan stok melalui omnichanel.

c. Apabila terdapat kendala system maka stocker wajib untuk segera menghubungi
customer service masing-masing omnichanel hingga kendalanya teratasi.

1.3.2. Produk Keluar

a. Transfer Produk antar Gudang
- Stocker wajib terlebih dahulu mengurangi stok di Omnichanel berdasarkan Nota
Transfer Produk.
- Stocker wajib memberikan Nota Transfer kepada tim Warehouse

1.4. Kondisi Khusus

1. Stocker

Kondisi jumlah stok harus masuk terlebih dahulu sebelum produk dikirim ke gudang
dapat dilakukan, dengan ketentuan sebagai berikut :

- Informasi jumlah stok harus dari tim Warehouse dengan lampiran pernyataan
tertulis dari supplier.

- Penginputan stok harus oleh Stocker dan tidak diperkenankan selain stocker
untuk merubah (menambah atau mengurangi) jumlah stok.

2. Warehouse

Kondisi jumlah stok harus masuk terlebih dahulu sebelum produk dikirim ke gudang,
dengan ketentuan sebagai berikut :

Page 3
 - Pernyataan digital dari supplier mengenai jumlah stok masing-masing varian.

- Apabila pada saat produk dikirim dan tidak sesuai dengan informasi yang
diberikan supplier, maka kembali kepada point 1.1.1. huruf e.

3. Wholesales

Stocker wajib menerima Nota Pesanan dari tim Wholesales kemudian melakukan
pengecekan stok dan pengurangan stok sesuai Nota Pesanan Wholesales apabila
stok tersedia. Dan atau apabila stocker tidak dapat melakukan penyesuaian stok
Nota Pesanan Wholesaless karena pekerjaan yang padat, maka tim Wholesaless
dapat membantu melakukan penyesuaian stok melalui Omnichanel dan Nota
Pesanan Wholesales wajib diserahkan kepada stocker.

Lampiran :

1. Salinan Dokumen Administrasi Pemesanan Produk

2. Nota Pengiriman Produk
3. Nota Pesanan Wholesales
4. Nota Transfer
5. Surat Pernyataan Supplier (Kondisi Khusus)

Bandung, 27 September 2022

Dibuat Oleh Disahkan Oleh

Manager Gudang M Akbar Mutaqien

& Distribusi Direktur Utama

Page 4