Congregación de Hermanas Terciarias Capuchinas de la

Sagrada Familia
Provincia Madre del Buen Pastor
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PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO 01/03/2020
SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO -
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TABLA DE CONTENIDO
1
.INTRODUCCIÒN……………………………………………………………………2
2. JUSTIFICACIÒN……… …………………………………………………………2-3
3. DEFINICIONES…………………………………………………………………..3-4
4. MARCOLEGAL…………………………………………………………………...4-5
5. OBJETIVOS…………………………………………………………………………5
6. ALCANCE……………………………………………………………………………5
7. DESARROLLO……………………………………………………………….......5-6
7.1 Definir actividades a realizar………………………………………………….....6
7.1.1 Capacitación al personal……………………………………………………….6
7.1.2 inspecciones de orden y aseo………………………………………………6-7
7.1.3 IMPLEMENTACIÒN ESTRATEGIA DE 5S………………………………..7-8
a. SEIRI Adecuación y/o reubicación - identificar elementos innecesarios…..7-8
b. SEITON - Orden…………………………………………………………………….8
c. SEITSO - Limpieza……………………………………………………………….8-9
d. SEIKETSU - Estandarización……………………………………………………..9
e. SHITSUKE - Disciplina……………………………………………………………..9
7.1.4 Control y seguimiento al programa y las medidas implementadas - mejora
continua……………………………………………………………………………….10
7.2 Lineamientos 5S…………………………………………………………………10
8 RESPONSABILIDADES Y RECURSOS……………………………………10-11
9 INDICADORES DE GESTIÒN………………………………………………11-12
10. ANEXOS………………………………………………………………………….12
11 CONTROL DE CAMBIOS…………………………………………………….....12
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1. INTRODUCCIÒN

La Congregación de Hermanas Terciarias Capuchinas de la Sagrada Familia

Provincia Madre del Buen Pastor, comprometida con el bienestar laboral todos
los trabajadores en todos los centros de trabajo, establece el programa de
orden y aseo, encaminado hacia lograr puestos de trabajo mejor organizados,
mejor ordenados y más limpios con el fin de generar un adecuado entorno
laboral y aumento de la productividad.
Para ello se adopta la metodología de las 5S, cuyo fundamento es incentivar en
los trabajadores de toda la Provincia un cambio sociocultural ante el orden
directo de su lugar de trabajo. Por ende, dicho programa contribuye a disminuir
la presencia de accidentes e incidentes de trabajo, facilitando la detección
temprana de aspectos potenciales que pueden ocasionar eventos inesperados.
Las cinco (5) S, constituyen una filosofía o metodología para establecer y
mantener el orden, la limpieza y el hábito, donde prevalece el principio de “un
lugar para cada elemento que interviene en el trabajo”, eliminándose aquellos
que no tienen utilidad, con lo cual se gana espacio físico, el flujo es más rápido
y los elementos de trabajo se encuentran rápidamente. El éxito de esta
metodología se basa en generar sentido de apropiación, por medio de la
divulgación e implementación adecuada de las buenas prácticas contempladas
en el programa, esto posibilitará el cumplimiento de las metas y objetivos
establecidos.

2. JUSTIFICACIÒN

El orden y aseo en las áreas de toda la Congregación son muy básicos, por
esta razón que con la implementación del programa de orden y aseo se creará
conciencia y se brindará conocimiento sobre la importancia de mantener en
buenas condiciones de aseo en el puesto de trabajo, aumentando la
producción y efectividad del trabajador al encontrarse en un ambiente cómodo
y tranquilo, aún en trabajo en casa o remoto.
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Por otro lado se busca identificar las posibles afectaciones a la seguridad que
se tienen en las instalaciones de cualquiera de los centros de trabajo ; el
estado de las condiciones en las áreas en donde se busca implementar una
mejora continua en el ambiente laboral y facilitar el control de la accidentalidad,
revisando la estructura y funcionamiento de las mismas logrando evitar
posibles accidentes de los trabajadores, de esta forma disminuir la tasa de
accidentalidad y de posibles incapacidades laborales, para mejorar las
condiciones de trabajo en la que se desempeña cada trabajador, además se
brindara conocimiento sobre la prevención de accidentes y la reducción de los
efectos y consecuencias.
El programa de orden y aseo, busca analizar y disminuir las afectaciones que
pueden causar las condiciones de seguridad, orden y aseo en los espacios de
la congregación de hermanas terciarias de la sagrada familia provincia madre
del buen pastor.

3. DEFINICIONES

METODOLOGÍA LAS 5S: Las 5S tiene como objetivo cambiar la forma de

pensar y de actuar de los trabajadores, dónde la táctica se fundamenta en el
trabajo en equipo, logrando implantar unas mejoras basadas en un método de
trabajo que perdure después de que la implementación de la metodología haya
concluido.
Es decir, logrando que la empresa y los trabajadores lo adopten como propio.
Esta metodología consiste en:

 SEIRI (CLASIFICACIÓN). La primera “S” se refiere a clasificar, significa

eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no
se requieren para realizar nuestra labor.

 SEITON (ORDEN). Es la segunda "S" y se enfoca a sistemas de

almacenamiento eficiente y efectivo. "Un lugar para cada cosa y cada
cosa en su lugar." ¿Qué necesito para hacer mi trabajo? ¿Dónde lo
necesito tener? ¿Cuántas piezas de ello necesito?
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 SEITSO (LIMPIEZA). Una vez que ya hemos eliminado la cantidad de

estorbos y hasta basura, y localizado lo que sí necesitamos, estamos en
condiciones de realizar una “súper-limpieza” de la sección. Cuando se
logre por primera vez, habrá que mantener una diaria limpieza a fin de
conservar el buen aspecto y de la comodidad alcanzada con esta
mejora. Este paso de limpieza realmente desarrolla un buen sentido de
propiedad en los trabajadores.

 SEIKETSO (ESTANDARIZACIÓN). Al implementar las 5S's, nos

debemos concentrar en estandarizar las mejores prácticas en cada área
de trabajo.

 SHITSUKE (DISCIPLINA). Esta será, con mucho, la "S" más difícil de

alcanzar e implementar. La Disciplina consiste en establecer una serie
de normas o estándares en la organización de la sección de trabajo. No
solo los trabajadores se sienten mejor en su lugar de trabajo, sino que el
efecto de superación continua genera menores desperdicios ,así como
una mejor calidad de productos.

PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO: conjunto de actividades tendientes a

mejorar en forma continua las condiciones de trabajo, elevando la cantidad, la
productividad, la salud y la satisfacción en el trabajo. Estos programas se crean
con el fin de crear y desarrollar hábitos y rutinas seguras. A su vez contribuye a
disminuir la presencia de accidentes e incidentes de trabajo, facilita la
detección de irregularidades en el mantenimiento de equipos y de espacios
locativos, favorece la agilidad de los procedimientos y genera ambientes de
trabajo confortables.

ACCIDENTE DE TRABAJO
Según la ley 1562 del 2012 se considera accidente de trabajo todo suceso
repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca
en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica,
una invalidez o la muerte (...).
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El orden y el aseo en el trabajo son factores de gran importancia para la salud,

la seguridad, la calidad de sus servicios y en general para la eficiencia del
sistema productivo.

Las condiciones del ambiente de trabajo pueden favorecer la ocurrencia de

accidentes, pudiéndose evitar por medio de los mejoramientos continuos de las
áreas de trabajo, permitiendo así un ambiente limpio, ordenado y agradable
para sus colaboradores. Por ejemplo: Materiales colocados
desordenadamente, que pueden ocasionar tropezones, golpes contra objetos,
resbalones y caídas, herramientas filudas mal almacenadas causan numerosas
cortaduras al tratar de sacar otro material o herramienta y la falta de orden y
aseo es fuente potencial de incendios.
ASEO: Conjunto de actividades que permiten mantener las áreas de trabajo
libres de residuos orgánicos e inorgánicos, los cuales pueden afectar la salud y
el bienestar de los trabajadores.
CLASIFICACIÓN: Dividir u ordenar por clases o categorías.
INSPECCIÓN: Examen o reconocimiento realizado con atención.
ORDEN: Conjunto de actividades que permiten ubicar los elementos de un
área o puesto de trabajo en el lugar que le corresponde o que fue diseñado
para tal fin. Colocación con determinado criterio de organización en el lugar
apropiado o en el que corresponde.
RESIDUOS: Material que queda como inservible después de haber realizado
algún trabajo u operación.
RECICLAJE: Sometimiento de desperdicios o de materiales usados a un
proceso que los haga nuevamente utilizables.

4. MARCO LEGAL

NORMA DESCRIPCIÒN
Este artículo reglamenta que el empleador debe
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Código sustantivo de suministrar y acondicionar sitios de trabajo que

trabajo ART.348: garanticen seguridad y salud de los trabajadores.

Este reglamento establece las condiciones que

Resolución 2400 de deben cumplir los inmuebles destinados a
1979: establecimientos de trabajo.

Por la cual se reglamenta la organización y

Resolución 2013 de funcionamiento de los comités de Medicina,
1986: Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de
trabajo (actualmente Comité Paritario de Salud
Ocupacional).

Resolución 1401 de Por la cual se reglamenta la investigación de

2007: incidentes y accidentes de trabajo

Resolución 2346 de Evaluaciones médicas ocupacionales y contenido

2007: de las historias clínicas ocupacionales.

El Decreto Único Reglamentario del Sector

Resolución 1072 de Trabajo (1072) compila todas las normas que
2015: reglamentan el trabajo y que antes estaban
dispersas. Se convirtió en la única fuente para
consultar las normas reglamentarias del
trabajo en Colombia.

La cual se definen los estándares mínimos del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Resolución 0312 de Trabajo SG-SST aplicables a todos los
2019: empleadores y contratantes de personal, donde se
especifican el conjunto de normas, requisitos y
procedimientos de obligatorio cumplimiento,
indispensables para el funcionamiento, ejercicio y
desarrollo de actividades.

Decreto 1295 de 1994: Se determina la organización y administración del

Sistema General de Riesgos Profesionales".

NTC 4114: Norma técnica colombiana: Seguridad Industrial.

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Realización de inspecciones planeadas.

GTC 45: Guía técnica colombiana: para la identificación de

los peligros y la valoración de los riesgos en
seguridad y salud ocupacional.

ISO 45001 de 2018: Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo.

5. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Implementar el programa de orden y aseo en la CONGREGACION DE

HERMANAS TERCIARIAS DE LA SAGRADA FAMILIA PROVINCIA MADRE
DEL BUEN PASTOR Y EN TODOS SUS CENTROS DE TRABAJO

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Identificar criterios que puedan generar accidentes a los trabajadores.

 Formular acciones de mejoramiento, en las condiciones de Orden y

aseo, considerando las actividades que se realizan diariamente por
todos los trabajadores.

 Promocionar el aseo personal en todos los trabajadores y la

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 Mejorar las condiciones de organización, limpieza y disciplina, en las

instalaciones de toda la provincia mediante la implementación y
continuidad de la estrategia de las 5S.

 Eliminar permanentemente lo innecesario y clasificando lo útil.

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 Hacer seguimiento a las condiciones y comportamientos de orden y

aseo a partir de una lista de chequeo.

6. ALCANCE

El programa de orden y aseo, aplica para todas las actividades, productos,

servicios, áreas de trabajo y todos los administrativos y trabajadores en general
de la CONGREGACIÓN DE HERMANAS TERCIARIAS DE LA SAGRADA
FAMILIA PROVINCIA MADRE DEL BUEN PASTOR, teniendo en cuenta que
se deben realizar las siguientes actividades: identificación de peligros y riesgos
por cada área de trabajo, sensibilizar a todos los empleadores y trabajadores
sobre la seguridad, implementación de la metodología 5`S por todas las áreas
de trabajo, así mismo la estimulación y compromiso de toda la congregación de
Hermanas Terciarias Capuchinas de la Sagrada Familia Provincia Madre del
Buen Pastor.

7. DESARROLLO

7.1 Definir actividades a realizar

La metodología a desarrollar dentro del marco del programa de orden y aseo
es la implementación de las 5 S, es necesario establecer como se llevará a
cabo la implementación de la misma para el cumplimiento de las metas y
objetivos.
7.1.1 Capacitación al personal
Sensibilizar al personal es una de las fases más importantes de la
implementación de la estrategia de las 5S, ya que de ellos depende el logro de
los objetivos, de la importancia y participación en el programa.
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Así mismo, es necesario la difusión de recomendaciones básicas para

mantener el orden y el aseo en las oficinas, (puestos de trabajo) y áreas en
general y tips de 5S.
De acuerdo con el presupuesto y las decisiones de la Alta Dirección de la
Congregación de Hermanas Terciarias Capuchinas de la Sagrada Familia
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reconocimiento al trabajador que cumpla con las metas de acuerdo a las
inspecciones, con el fin de comprometerlos e incentivarlos.

7.1.2 Inspecciones de orden y aseo

Para la implementación de esta estrategia, se van a utilizar lugares estratégicos
o críticos, mediante el acompañamiento del personal encargado, de igual forma
debe repetirlo con los demás lugares de trabajo.
 Para puestos de trabajo, se tendrán en cuenta dos puestos de trabajo por
área.
 Se escogerá un sitio de archivo
 Se escogerá un sitio de aseo.

Para la aplicación de la metodología se realizarán pre-inspecciones a los

puestos de trabajo, así como el alistamiento (previo aviso de la actividad), con
el fin de dar a conocer en que consiste el programa de orden y aseo.
Las inspecciones se realizarán usando los formatos de Inspecciones de orden
y aseo y formatos de aplicación 5S, cuyo objetivo es identificar las condiciones
de orden y aseo en las que se encuentran los puestos de trabajo con el fin de
descubrir las situaciones de riesgo que se derivan de ellas, adoptar las
medidas adecuadas para su control, evitando incidentes y/o reduciendo el daño
de los mismos.
Las inspecciones se realizarán con la lista de inspección de orden y aseo, así
mismo es indispensable revisar al detalle los sitios de trabajo y llevar un
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registro a forma de nota de lo identificado y las recomendaciones dadas por el

personal en general.
Es importante registro fotográfico, del antes y del después de la
implementación de la estrategia, debe hacerse una socialización final para que
los trabajadores tomen conciencia. Si se decide publicar fotos, aquellas que
sean objeto de publicación deben hacerse de áreas comunes para no generar
malestar en los trabajadores.

Se implementarán actividades destinadas a la prevención, identificación y

control de las causas relacionadas con el orden y el aseo que pueden generar
accidentes de trabajo. En las inspecciones se determinará el estado, uso,
integridad, y conservación de equipos de cómputo, impresoras, bombillas, y
demás elementos considerados para cada puesto de trabajo.

7.1.3 IMPLEMENTACIÓN ESTRATEGIA 5S

a. SEIRI Adecuación y/o reubicación- Identificar elementos

innecesarios
El primer paso en la implantación del Seiri consiste en la identificación de los
elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implementar las 5S. Para
la realización de este paso se implementa el formato que permite registrar el
elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y
acción sugerida para su eliminación.
Se realizarán acciones necesarias que garanticen la ubicación y reorganización
de elementos en un sitio adecuado, que no perturbe y por el contrario agilice
las actividades del proceso en el puesto de trabajo. Para ello, durante la
inspección se verificará el almacenamiento de los elementos de acuerdo a su
uso, naturaleza física, química, volumen, dimensiones y valor.
El designado de la congregación de hermanas terciarias capuchinas de la
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para la implementación de la estrategia. Esta será la persona designada para

su seguimiento y control. Acorde a las listas realizadas en el formato, se
realizará la campaña de eliminación de los elementos innecesarios, la limpieza
y aseo. Sin embargo, existen algunos casos en el que no se podrá hacer el
retiro de dichos elementos de forma inmediata para lo cual se debe generar un
plan de eliminación gradual con compromisos.

b. SEITON –Orden
Se procede a ubicar los elementos de un área o puesto de trabajo en el lugar
que le corresponde o que fue diseñado para tal fin. Para llevar a cabo las
inspecciones de orden y aseo, se implementará el formato lista de inspección
de orden y aseo, el cual se realizará en la Congregación de Hermanas
Terciarias Capuchinas de la Sagrada Familia Provincia Madre del Buen Pastor,
como resultado del ejercicio se obtiene un resultado, que permite determinar en
qué nivel se encuentran las áreas inspeccionadas, y con base establecer si
están listas para pasar al siguiente nivel.

c. SEITSO - Limpieza
El Seitso debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el
hábito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de
implementación se debe apoyar en un fuerte entrenamiento y suministro de los
elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido
para su ejecución.
Es fundamental mantener las áreas de trabajo libres de residuos orgánicos e
inorgánicos, esto con el fin de propender por la salud y el bienestar de los
trabajadores de la congregación de hermanas terciarias capuchinas de la
sagrada familia provincia madre del buen pastor.
Paso 1. Planificar el mantenimiento de la limpieza. El líder SG-SST debe velar
por el cumplimiento en el orden y la limpieza de cada área de acuerdo a las
estrategias de orden y aseo, así como los lineamientos 5S enmarcados dentro
del presente programa de orden y aseo.
Paso 2. Rutina de limpieza. Para la rutina de Limpieza se dará una primera
instrucción a trabajadores dónde se explicará la forma de utilizar los elementos
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de limpieza, detergentes, jabones, agua; como también, la frecuencia y tiempo

medio establecido para esta labor. También incluye sugerencias o formas de
almacenamiento de información de los computadores de la congregación de
hermanas terciarias capuchinas de la sagrada familia provincia madre del buen
pastor, manejo del archivo y forma de organización.
Las actividades de limpieza deben incluir la Inspección antes del comienzo del
día, durante el día, y las que se hacen al final del día. Es importante establecer
tiempos para estas actividades de modo que lleguen a formar parte natural del
trabajo diario.
Paso 3. Campaña o jornada de limpieza. Esta campaña será realizada el
mismo día de la de eliminación de elementos innecesarios, aquí se tendrá en
cuenta las indicaciones elaboradas. Posteriormente se deben realizar
campañas con cierta periodicidad, al menos una vez por semestre y los
lineamientos 5S establecidos en el presente programa.

d. SEIKETSU-Estandarización
Siendo la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la
práctica de las tres primeras "S". Esta cuarta S está fuertemente relacionada
con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas
condiciones. Para implementar Seiketsu se requieren los siguientes pasos:
Paso 1. Asignar trabajos y responsabilidades. Para mantener las condiciones
de las tres primeras `s, cada trabajador debe conocer exactamente cuáles son
sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuándo, dónde y cómo
hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas claras relacionadas con sus
lugares de trabajo, Seiri, Seiton y Seitso tendrán poco significado.
Deben darse instrucciones sobre las Seiri, Seiton y Seitso a cada persona
sobre sus responsabilidades y acciones a cumplir en relación con los trabajos
de limpieza y mantenimiento autónomo. Los estándares pueden ser preparados
por el personal, pero esto requiere una formación y práctica kaizen-
Mejoramiento continuo, para que progresivamente se vayan mejorando los
tiempos de limpieza y métodos.
Paso 2. Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seitso en los trabajos de rutina.
Además de los lineamientos 5S y la rutina de limpieza, para el orden de archivo
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y documentos de la congregación de hermanas terciarias capuchinas de la

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e. SHITSUKE- Disciplina
La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación,
Orden, limpieza y estandarización. Existe en la mente y en la voluntad de las
personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo, se pueden
crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.
Visión compartida. Es necesario incentivar el aprendizaje organizacional y es
fundamental que exista una convergencia entre la visión de la alta dirección y la
de los trabajadores. Para ello, el encargado del SG-SST apoya las decisiones
que se toman desde el presente programa.

7.1.4 Control y seguimiento al programa y las medidas implementadas.

Mejora Continua.
Se realizará seguimiento a las condiciones de orden y aseo: seguimiento de las
observaciones realizadas en las inspecciones anteriores que no han sido
corregidas y las causas que no han permitido cumplir con las expectativas del
programa; es importante incluir las sugerencias que permitan avanzar en el
cumplimiento de lo establecido, a través de nuevas alternativas, mediante el
respectivo formato establecido para tal fin.

7.2 Lineamientos 5S

Con el propósito de generar conciencia de orden, aseo y limpieza en los

trabajadores se establecen los siguientes lineamientos para garantizar el
adecuado seguimiento y mejora del programa de orden y aseo:
 Se deben realizar jornadas “5S”, como mínimo dos veces al año, dónde se
destinará 5 min antes de empezar a trabajar en la mañana y 5 min antes de
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empezar a trabajar en la tarde para organizar el puesto de trabajo y archivos

necesarios para la labor del día.
 El líder de SG-SST de la implementación de “5S”, es el encargado de hacer
que los trabajadores se mantengan motivados para la conservación de las “5S”
aplicadas.
 Se deben realizar al menos dos actividades semestrales (formación,
motivación, talleres, etc.) encaminadas al mantenimiento de las “5S”.
 Todo lugar destinado para archivo debe tener un responsable y por medio de
dicha persona se realizará el control de ingreso y salida de elementos del
mismo.
 Los archivos o depósitos deben tener espacios designados y señalizados
para cada elemento que allí repose.

8. RESPONSABILIDADES – RECURSOS

RESPONSABILIDADES:

Alta Dirección de cada sede: garantizar la disposición de recursos

necesarios, de forma oportuna para la implementación, mantenimiento y
manejo del programa de orden y aseo.

Grupo apoyo administrativo: definir, divulgar, y dar cumplimiento a los

lineamientos establecidos para la implementación, seguimiento y evaluación
del programa de orden y aseo de la congregación de hermanas terciarias
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Trabajadores: Conocer, implementar y acoger las directrices y actividades

establecidas en el programa de orden y aseo de la congregación de hermanas
terciarias capuchinas de la sagrada familia provincia madre del buen pastor.
Todo el personal, trabajadores y visitantes esporádicos en todas las
instalaciones, deberán adoptar el programa de orden y aseo. Así como es
responsabilidad del encargado del SG SST de establecer estrategias para el
conocimiento del mismo.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS:

La asignación de recursos estará sujeta al presupuesto de la Congregación de

Hermanas Terciarias Capuchinas de la Sagrada Familia Provincia Madre del
Buen Pastor, para la implementación y mantenimiento del programa de orden y
aseo del mismo.

9. INDICADORES DE GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO

IR
CPI ¿ ∗100
IP
Cumplimiento de las inspecciones programadas

(Número de inspecciones programadas / número de inspecciones realizadas)

* 100

CIP= cumplimiento de las inspecciones programadas

IR= inspecciones realizadas
IP= inspecciones programadas

Cumplimiento de actividades
AR
CA ¿ ∗100
TAP
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(Número de actividades realizadas / número total de actividades

programadas)*100

CA= cumplimiento de actividades

AR= actividades realizadas
TAP= total de actividades programadas

Participación de los trabajadores en actividades del programa

TPP
PTP ¿ ∗100
TCHT

(Número de trabajadores que participaron en el programa / número de

trabajadores (según la congregación de hermanas terciarias)*100

PTP= participación de los trabajadores por el programa

TPP= trabajadores que participaron en el programa
TCHT= trabajadores de la Congregación de Hermanas Terciarias Capuchinas
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10. ANEXOS

11. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE MODIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

ACTUALIZACION DE
01
DOCUMENTO 2020
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