Scribd Logo
Upload

Welcome to Scribd!

  • Ceac Tema 6

    Uploaded by

    Nisela Doyel Barsemanto Conteduca
    54 views20 pages

    Original Title

    ceac tema 6

    Copyright

    © © All Rights Reserved

    Available Formats

    PDF or read online from Scribd

    Did you find this document useful?

    Is this content inappropriate?

    Report this Document

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    54 views20 pages

    Ceac Tema 6

    Uploaded by

    Nisela Doyel Barsemanto Conteduca

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Download as PDF or read online from Scribd
    Flag for inappropriate content
    of 20
    6 UNIDAD 7 Archivo y clasificacion de documentos ‘Actualmente, cualquier empresa elabora y recibe gran cantidad de do- ccumentos. Sabes lo que se debe hacer con todos ells? ,¥ como hacer- 1o? gSabes que uno de los criterios ms relevantes sobre el archivo de documentos es que padamos recuperar la informacion de una manera facil y segura? Recuerda que las decisiones que se toman en las empresas se hacen partir de la informacion disponible. ¢Crees que disponer de mas y mejor Informacion repercutiré en el tipo de decisiones que se tornen? EN ESTA UNIDAD ESTUDIARAS 1. El archivo: concepto y finalidad. 2. Tipos de archivos empresariales. 3, Sistemas de clasificacion de documentos, 4, Archivo de documentos en formato papel. 5, Archivo informatico de datos. 6. Soportes y materiales de archivo. 7. La proteccién de la informacién: la LOPD. Y SERAS CAPAZ DE « archivar informacion en soporte papel e informatica, reconociendo los criterios de eficiencia y ahorro en los trémites administrativos. « Gestionar el archivo en soporte convencional e informatica. Elarchivo: concepto y finalidad qta funclon del archivo en la empre: sa a empresa, todos los di au ias Se producen y reciben gran cantidad d fe documentos. €n ellos ‘multitud de datos que, correctamente tre r § que, Correctamente tratados, ordenad , ordenados y clasificados, pueden aportar hay acon valida ara una corecta tom a mijasificacton, archivo y nee fn ento de cualquler empresa en selimerionwceneteal fe tay sl ss a actualidad. esenclal para el ben funcio: se configura como la memor! fe la empres logue bor en archivo se config) la colectiva de la empresa, por lo q , -ualquier labor e ai debe desarrol eS ~garchio permite recuperar y consulta do- Clmentos con informacion que puede ser Ge vitalimportancla para la empresa. | elarchivo debe adaptarse a las caracterstt eaetge a empresa y configurarse al servicio Ge todos sus departamentos. | | | | « ta empresa puede necesitar esta Informa: | llarse buscando los siguientes objetivos (Tabla 6.1}: Objetivos delalabordearchvo | T ic Evita la pérdidaoel ext ao el exravio de informacion. Por ello, os documentos deben quardarse y conservarse correctamente. | + Cualquer archivo debe garantizar fo fly ‘rapid localizacion de todo documento gu dado en él, Silos documentos se archivan sin criterio, en el momento en que se necestten To que generard los mis: cion para la toma: de decistones, 0 los do- no se encontrarén, cumentos pueden servir como elemento mos efectos que si no estuvieran- probatorio al defender un ‘hecho ante un | + Mediante [a labor de archive, la empresa tercero. puede controlar | la informacion que ent « Laley obliga a conservar determinada do Fale de ela. Por elo, la empresa no deve cure on surgida de la ‘actividad em permitir que determinados documentos jal y establece, con carécter general, oe pe ee am u un periodo de ‘conservacion de seis anos: Se omenazas externas desde su elaboracion. _—_ Tabla 6.1. Razon de sery objetivos: ‘ge la labor de archivo. 12.Consejos para desarrollar falabor de archivo oa reestablecidas, sino que obedece 2 1S al arcivo de documents SO norrge cuales Suelen adaptarlo 2 U5 necesidades para cada empresa. practicas extendidas especificas. Esto hack Cualquer labor de archivo debe ser res eltrabajo de archivo no eS sistematico ¥ dada y conservada siempre d& Ja misma for documentos en lugares inct 10s y no local ‘e surgir una espe empresa neces! 1 Por qué una ssponde solo algunos? Re: eficios obtiene Un? las mismas Tas distintas empresas. es ide areglament0 PrOPlO? documentacl as reglas ¥ procedimienios que si con dichas 251% erncada, desde, ion no “is posibiidades tenet dete ma, hay Cuando se requleran- ita almacena ent 2B [El wrormre Principales reglas de archivo «+ Elarchwvo debe permitir una lo- calizacion rapida de cualquier documento. + Hay que dejar constancla de cualquier entrada o sala de sdocumentacion.. No se debe acumular excesiva documentacion pendiente de archivo. La labor de archivo debe ser selectiva, diferenciando lo Uti de lo poco relevante. se deben evitar duplicidades fen documentos y expedientes ‘se recomienda utlizar sefales visuales para la localizacion 4& la documentacion. ‘se debe procurar que los docu rrentos contenidos en el archi Yo estén seguros y no suffan rmodificaciones. se recomienda colocar [a do umentacion en et archivo de forma que quede visible pare tuna basqueda posterior SABIAS QUE...? En empresas comerciales con sucursales (como bancos 0 agen- las de seguros}, cada empleado archiva cerca de su puesto los documentos con los que trabaja diariamente. Ademés, en cada oficina hay un archivo para los expedientes de operaciones fi nalizadas, Cada cierto tiempo se actualiza, y se envia a los archi vvos centrales la documentacién que no se utiliza y carece de var lor comercial. Como ya hemos vi archivo debe ser tt Dado que las empre empresarlales no se Dado que no todos I ‘tampoco puede ser !gui ivi . Tipos de archi 2. Tip el archivo, la custodiay € USO de 1s document, fe sto anteriormente, til al Funcionarnient t esas no utilizan ‘configuran Igual, sino qu terminantes para Aigunos de los factres determinariee Pr gn, 0 son: la frecuencia de ust mento y su localizacion fisica. 2. Tipos de archivos segiin la fre los documentos empresi jal SU accesibilidad en el tipos de archivo como se muestra e! + Activos: suelen denominarse arc documentos que se utlizan frecuent sible y cercano al puesto de trabajo, ejemplo, documentos relacionados con 0} precios y descuentos o facturas pendientes de contabilizar. See taccniemas nnn cists: Cn | EY 1 Semiactivos: reciben el nombre de archivos centrales. En ellos se guardan docuer- tos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo por haber terminado de realizarse la operacion relaclonada con ellos. Esto ocasiona que se consulten con pac: frecuencia y se conserven debido a alguin tipo de obligacion legal. Por ejemplo, pedidos ya entregados, facturas contabilizadas 0 proyectos finalizados. Estos archivos se oca- zan en espacios especialmente destinados para ello, en los que se controla la entrada y la salida de documentos. Cada clerto tiempo se actualiza el contenido del archivo semlactivo, se envian algunos documentos al archivo inactivo y se destruyen otros. 0S empresariales 0 empresarial- B documentacién de la misma forma, sus se adaptan a sus necesidades y requ c : 'Querime el establecimiento de aistintos tos de ey el soporte utlizado para contener gg” itu oda su cuencia de uso dela documentacis, ariales presentan la misma frecuencia de | sistema de archivo. Esto obliga a deren n la Figura 6.1: thivos de oficina o archivos de gestién. ¢: ttemente. Estos deben localizarse en un kiga sc afin de evitar pérdidas de tiempo innecesariss peraciones comerciales en marcha, table ¢e CASO PRACTICO1 ‘Miguel Angel trabaja en una empresa inmobillaria. Su jefe de de- partamento le ha pedido que traslade los expedientes de opera ‘clones de compraventa que ya se han realizado desde el archivo Contiguo a su mesa hasta el archivo de la oficina, a) aCrees que es indiferente archivar a documentacién en un archivo 0 en otro? 6) gPor qué esta cuestion es tan importante? \ Solucté No es fo mismo guardar la documentacién en un archivo 0 en otro por las siguientes razones: 136 + Inactivos: tamblén conocidos como archivos pasivos, histéricos 0 definitivos. Cor tienen documentos que rara vez se consultan, asi como documentacion sin utd dlaria, pero con un alto valor legal o documental, Por ejemplo, facturas contablizats hace tres afios. La consulta de los documentos contenidos en un archivo Inactvos? io pacer revi solettud del Interesado, ya que normalmente se localizan ens * fe las empresas, rs ascuianisitatee Us clando la documentacién deja de presentar valores 1. Tipos de archivos segiin la frecuencia de uso. + Laconservacién de documentacion de operaciones comerciales fap encidss en el archivo semiactivo permite que el av02 170 $e mas operatvo,y la locaizacion de la informacion. ™ ida ya que este titimo contiene menos documentos 4 reds determinada documentacion del archivo act"? sriactivo, posibiitamos que la informacion conte Nn los documentos e ued Jos los Dajadores de la ofcioe o> 227 consultada por tod a ie it actuacon de purga y limpleza de documentae? de ser recat e elarchiva semiaetivo, por lo ue Previamente 3,2 destruccién de alguna documett © deberia de haber sido trasladada a este qipos de archivos segiin sy localizacté an corel mantenimiento de un archivo implica c noe 6 Cayce tama crea archivos Ccentralizados oon €5PaCI y ree vuntono Mir Fg con aces0 state la documemtacion cone? eases Muchas empre: ‘ ea costey que Su dOCUTENtACIon esté més accesble see ne preferential VOCABULARIO cegin'stocaizacton Fisica dels instalaciones Sa ame ncn a Coo Se mus ee Puen ren Sistema de gestlén documen- ie la Tabla eos varias formas de ges- | tal aplicacion informatica que : gestiona grandes cantidades de ie ee informacion gracias a la crea- ae 8 cién de un dinico almacén en el Seles se cual se unifican Imagenes dig- [a empresa gue ge | + Aro en talizadas de documentacion en | a oe action de | emmy) + Mawes pes aad we] |, tom Pek pie en arch esta forma quarda | quiere localizar un do-| [_YO#‘nformaticos, toda su documenta. | * Mayor control sobre | Cumento _répidamente, | on empresatal en |! Hormacé, que ya que se establecen sis. gesusn | ummismo lugar este | SE CNA sempre | _femas de contol sobre feentralizada | sistema establece un de la misma forma, la documentacion que GGorehivo | responsable de archi | + Reduccion de tas ge vo que se encarga de | posibilidades de ex- | * Gestion burocratica y ri: | la clasificacion y la} travio. ida, que puede legar a | ene ee eee Mayr fc pr Ser poco operativa. IMPORTANTE | \ localizar ue | su quarda y custodia. | mento cite Cada vez son més las empresas 7 que estén aplcando procesos [ cada departarento | - Rapido acceso a tos | + Las diferencias en la SCuageatzacton de us artes | tlene su propio archi: |. documentos, ya que | forma de clasificar los ccon el objetivo de abandonar, en | vo, en el que se quar-| se conservan cerca| documentos en cada la medida de lo posible, la docu- cesuin | dy aacena ado) del sai dlepartamento dificuta | | mentacién en formato papel ddescentra- n 4 la focalizacion y facil fescentrae eT gesrlio de SUS Reduccon costes | tae pier Naas A este proceso de digitalizacion achive actividades. eirteats de = ‘empresarial esta contribuyendo: we gran- | + La multiplicacion de es- decisivamente la aparicion de | des Instalaciones de | _pacios y equipos de ar- multitud de aplicaciones infor- | archivo. Chivo reduce su nivel | | maticas que permiten tanto el de eficiencia. almacenamiento y el intercam- i Tos archivos activos | + Mayor control sobre | * Puede presenta segin et | | blo. de documentos Informa, | ly semiactivos estan | la documentacion. caso, 10s ss = eae oa fe | de una gestion centra- i tivo a través de Gaeuen ae . = operatividad | (eo oO na gestion | | Internet. Dada su importancia miaa del | is en el desarrollo d¢ | doscentraizada. en larealidad empresarial actual, | mentos empresariales | fas funcones dlarias ao a dichas herramientas serén trata | | y existe un unico ar | gracias al empleo das con mayor detenimiento alo | | tnivo inactive centra: | ge un sistema des- fargo de esta unidad. 1 lizado. centralizado. [Ss | eee Ee Taha 62. Tpos de archivos segun su localizcion fisicay 54 Ps ‘nconvenientes. ACTIVIDADES 5. Completa la siguiente frase en tu cuaderno: aSegun su ae lzacion fisica, la gestion de los archivos puede SEF wer mm _. 6. Responde en tu cuademo a las ae jado a) {Que sistema de gestion de archi? es mas adecu so para una empresa que necesita JSPON de ace mediato al original de un ideterminado documento! siguientes cuestiones de for so "9 de gestion: descripcion, ventajas € bf af qué sist para aquel Fron en espacios y equipos de archivo? ¢Por que? 7 Busca Inform: almacenamie presas y com por un sistema s! particular. ema de gestion de archivo serd mas adecuado jias que no pueden permitise una alta inver- iacion acerca de algun servicio on-line de into de documentacion especifico para em- para Sus utlidades con las proporcionadas similar destinado para uso doméstico 0 29 ian de documentos debe establecer un eriter|© de ordenacion de los documentos y ae preferrd uno u Otro 6” funcion de las caracteristicas de documentos que son objeto de archivo. un criterio de ordenacién funciona comp ‘os Sraver que permite tanto archivar hve cramente cualquier documento nuevo ran seeder facilmente a su contenid0- Cualquier archivo Sue se incluyen en él, Independientemente del criterio de ordenacion que se establezca, todo sistema de cion debe cumplir los siguientes requisitos: Clasic, « Debe ser facil de comprender, para que cualquier persona que no esté familiariza sistema pueda encontrar la informacion sin problemas. 148 Cong «= Debe ser sencillo de aplicar, lo que reducira la posibitidad de una mala interpretaciy Hon, « Nodebe ser ambiguo. Un sistema de clasificacion debe siempre dar respuestaa lasificacién y ordenacion de documentos. [Una poste «= Ha de permit futuras ampliaciones derivadas de la entrada de documentos nuevo s « Tiene que posiblitar la localizacion rapida y eficiente de los documentos, Sistema alfabético Sistema tematico Sistema cronolé gico sistemas mixtos: alfanumérico Sistema numérico Fig. 6.2. Diferentes sistemas de clasificactén de dot in de document = Sistema geografie? vo £8 a alfabético vema de clasificacion esté muy extendido conocido por todos}, permite una local dada su facil aplicabilidad, Al basarse en el aciOn répida y sencil lade la documentacion, eecromiern ram gana ‘se ordena un determinado doc gia ativa de su contenido, tata locatzacton de sae ya que dificulta la locaizacion de LULA f PUUUVAAAAAAAAAAARAVAAVELUEELY (Claves y consejos para la ordenacién alfabética s ocasiones se suelen utilizar nombre: s de personas @ All s cannes se sue ali nombres de pascras@ Aligul queen cso derbies petty Oa orde- “828, hay que respetar una serie de premisas: aaa Ta primera palabra de la deno- oar jclones que forman parte de la denominacibn nose tlenen en-cuentaypara determinar + 51 la denominacion socal esté formada por nombre ¥ sno pueden utilizar dpelldos de una persona, se ordenara segun las direct, tienen en cuenta si” "ces marcadas para estos. ellidos de nombres de personas 0 porrazores sociales. 'y consejos para la ordenactén alfobetica Por 'E A PRUEBA 1 Caves de resoluclén: -uadamente los contratos de trabajo segun el {a carpeta contenedora de los contratos de trabajo de frtero alfabético, debes repasar el contenido de la Figura 633 fin de determinar ‘cual es la palabra ordenatriz de cada uno de os contratos de los trabajadores mencionados. trabaja como administrativo para un supermercado de su localidad. Esta mariana su jefe le Pa fencargad© para ordenar adect a establecido es el afabético y los nombres los tray es se muestran a continuacion: ba Martin Martin « Mar Pérez-Cea Burgos erto dela Torre Dominguez ~ Jul del CamPo oe n Van Boyle «Lucas Martos Martinez Castafio Ramirez + Anne Von Kluge sé Puerta Rodriguez + Rosa Maria Perez Sa een LICASSONEEE uence ee «Angel Segura Retuert® Fig tepondenca daria reid, en os contatos de los trabojado- a Lopez de Cels serve Ts ficas de personal wl 3.2, Sistema numer! El sistema numeri previamente asignado, puede guardar 0 no rel 61 El sistema de clasicac numero con el contenid + Stel numero sobre el cual documento oforma parte Por ejemplo, el numero a ae Fig. 6.5 €l sistema numérico suele utllzerse en la ordenacion de presupuestos, facturas y pedidos de clientes y proveedores, asi como para faxes recibidos y enviados. PONTE A PRUEBA2 Luciano Sierra acaba de empezar a trabajar como administra- tivo en un establecimiento dedicado a la venta de material de oficina y papeleria a empresas y particulares. Al llegar ala oficina esta mafana, su encargado le ha pedido que realice una revision de la carpeta de facturas pendientes de cobro que figuran mas abajo y que las ordene convenien- temente por el sistema que resulte més adecuado para este caso. ico ordena los ‘Ico del archivo segén un némero docuren ascendente ‘0 descendente. Dicho -ontenido del documento. tury) ), siguiendo nimery jacion con el rumerco puede vararen funcion de [2 relaclén que guy, n del documento: la ordenacion est4 relaconado con el conte lece sera facil encontrar el documento después de sya.” de él, es mas ina factura emitida. mero sobre el cual se establece la ordenacién ng sie paraiguna con el contenido del documento, habra ae = Tris un indice auxilar en el que se relacione cada documenigg, tl numero asignado, Por ejemplo, el orden de llegada ode ene, del documento en el archivo. de ut El sistema de ordenacion numérico es muy util para archiva 4, cumentos que contengan una Identificacion numéricareleva, te. Si hay que utilizar un indice auxiliar, es mas dificil la locaag cin de los documentos previamente archivados. Las principales ventajas del sistema numérico es que se evi duplicidades, se puede archivar sin ningun tipo de problemas x: numero ilimitado de documentos y, si un documento se extra, es facil detectar su falta, Como principales inconvententes de este sistema de ordenac, se puede citar la dificultad para intercalar documentos. sto ott ga, en determinados casos, a crear listados auxiliares sobre ks Cuales basar la localizacion de los mismos. Situ ocupases el puesto de Luciano, zcomo realizarias latae? | que le han solicitado? Claves de resolucion: Ten en cuenta cual es el sist ordenacion mas | tema de lon mas recomen dado para ordenar facturas, Como ayuda, te su igerimos que 1 contr do de las figuras que consultes el texto y el fe esta pagina y de la anterior. Pedido n. 2.539, a nombre de Manuel Serrano Jiménez. Pedido n.° 2.359, a nombre de Restaurante La Curva SL. Pedido ne 2.437, a nombre de Carmen Mutioz Sanz, Pedido no 10 n° 2.569, a nombre de Pinturas Andalucia SL. Pedido ne 2.345, a nombre de Mario Rueda Blanco. Pedido ne Pedido n.° 2.436, a nombre de Unai Duarte Duran, 2a i 134, 8 nombre de Martin Benitez Clavero. Pedido ne 2.641,a nombre de Colegio Los Rosales. Pedido n? 2.314, a nombre de Academia Los Guindos, Pedido n* 2.596, a nombre de Juan Rulz Pinto. —~—~ST Pedido n.* 2.421, a nombre de Pablo Navarro Hemandez. tue Pedido ne edido n° 2.461, a nombre de Luis Femandez Guirado. | Pedido ne | @ ido n# 2.423, a nombre de Ana Dominguez Arias. : | ido ne n° 2429, a nombre de La Colina Asesores. [Peso n= 286, anomie eee a ao S nombre de €1 Camino Abogados SA A224) a nombre de Miguel Sudrez Sanchez ga.sistema cronolégico IMPORTANTE Cualquier archivo, independien- temente del sistema de clasif- cacion de documentos que se utllice, debe tener asignada una persona responsable, que debe ‘conocer la ubicacin fisica de to- dos los archivos, el sistema de cla sificacion empleado, las normas de uso y la clasificacién de los documentos, las normas de con- servacion de estos y las pautas a seguir para que cualquier docu- mento salga del archivo. at los distintos documentos, se » Se puede a 1ya 0 viceversa. No obstante, es recomendabl las empresas en las que no se mani fF pula una de ai focumer suele ordenar por - © meses. En caso de tratarse de un vol ntacion muy voluminosa, se flevado, se recomienda comenzar a ordenarlos por dias, lumen de documentacion mas te sistema, esta 3 entre las venttajas de es , estan su sencillez y la . Sin embargo, en l ‘rapidez para la locali , sit See rg, en los casos en que la fecha no sea un dato deter a izacién de docu tava del tipo de 0, sera necesarlo contar con un indice auxlian Se 34.Sistema geografico tte sistema de clasificacién permite ordenar la docum feterminado lugar o direccién, que puede ser el domo de a persons cis ones temisora o receptora del documento, el lugar desde el que fue emitido o recibio, 0 donde se recibe o entrega un pedido 0 mercancia, Este sistema es adecuado para em- presas comerciales que desarrollan su actividad en mitiples zonaso reiones. ‘establecer un sistema de clasificaci6n geogréfico, se suele hacer de forma descendente: os tos van siendo clasificados y subclasificados por paises, regiones, provinclas, pobla- distritos, barrios, calles, etc. Normalmente, este método se combina con otros sistemas acion, como el alfabético. Istema se encuentra su flexibilidad, ya que permite intercalar ventajas de este si scomendable para archivos con mucha documentacion. Jones, aunque no es re rigs agrupa los documentos por temas on que establezca los temas 0 ma- cada uno de ellos. Elsistema de clasificacion de archivos por mate oasuntos. Suele necesitar un cuadro de clasificac terias a trata, asi como las posibles subcategoras dentro de ros sistemas para la clasificacién intema de 2 crepe o subcategoia, Sue combinarse con ; renacion alfabetica por materlas, Un eleTP' Po ios alumnos de un centro educatlvo. {ste sistema suele requerir ta utllizaci documentos dentro de una determina Sstema affabético, dando lugar a una ordenaclin ¢® ser je maticul laordenacion de los expedientes 4 comece vine idad de 1as principales ventajas de este sisterna racican la sete que destacar que un nla flexibilidad para intercalar documentos. Como Ince {a clasificacion. Esto generard caren pute tear dos. rade terns Peles Pers, es necesaro conocer el Gificultades para su clasificacion y posterior loca i archivo. tema tratado en el documento ian para poder local solucion: 1s ndminas sigulendo el sistema crono- ia ordenar I aro peta ae ects, aspus cs Mario Rosales trabaja como adm orn tre sus funciones esta la elaboraci6n de |a5 carpeta de agico, colocan S stema de ordenacion al- ordenar la yéria seguir un sistema trabajadores de la empresa. Al clasificar ¥ OFFS estos duran carlas or se sera seahcompatibles y pueden apicarse fabetico. do se haga en distintos nive- néminas pagadas a los trabajadores ¥ fra pre y cuan te el pasado afio, no sabe come disponerlas- po para hacer es {Qué método crees que seria el mas adecuat ‘Ordenacion? ‘smultaneamente Siem Tes de ordenaclon- 18 Fig. 6.6. Las maticulas de los coches estén compuestas por un sistema alf numérico. ESABIAS QUE...2 Hay empresas que se estén es- pecializando en la consultoria fen gestion de archivos. Estas analizan cada caso concreto y establecen formulas y métodos que permiten incrementar la rentabllidad del negocio a través de una adecuada gestién de la documentacion. ia elsistema alfanumérico 3.6.Sistemas mIxtos: vxto mas conocido y utllzado pético y el sistema numérico, 5 ‘palabra ordenatriz So en él se emplean tanto letras com 5 el alfanumérico, que surge de coy re la cual archivar. rime. El sistema mi el sistema alfa ros para componer una wade que dicha palabra ordenatrlz este rela, Be un automdvil] 0 que se elabore ex profesy pr utilizar un indice auxiliar que relacione e Baloo St i ‘Al Igual que en el sistema numérico, on'el documento [como la matricula ordenacién. En este caso, serd necesario numérico con el documento. fe nameros y letras en la composicion de la palabra ordenatriz puede: ha ros, 0 viceversa, teniendo en cuenta que: cere La combinacion d y utlizando letras y después nime « Alordenar se utliza el crterlo numérico en caso de que la ordenatriz emplece con ca, Sleniste coincldencla, se acude al orden marcado con las letras. letras y luego cifras, los documentos se ordenarén sguen, + Sila palabra clave utiliza primero I re de coincidencla, se recurriré a los nimeros, do el criterio alfabético, y en caso PONTE A PRUEBA 3 Carla Vico trabeja en una agencla de seguros en la que se comercializan seguros de automs- vl decesos, hogar y vida. Hasta la fecha, las pélizas firmadas por los clientes se han archiva do en funcién de su fecha de formalizacion, pero el traslado de decesos y vida a otra planta del edficio ha planteado la posibilidad de cambiar el método de archivo de todas las poz, a) eCrees que seria adecuado ordenar las pélizas de seguros de una forma distinta? 6] cCudl seria la forma més adecuada? Claves de resolucion: | Piensa si combinando algunos de los criterlos de ordenacién estudiados en este epigrate se podria responder de una forma mas adecuada a ett las nuevas necesidades de esta ager- CASO PRACTICO 3 4] éCrees que seria adecuado or: rde sate bes ‘enar los distintos comprobantes de entrega por 20°85 6) eNicolés tendria que ayudarse ra de los distintos grupos de fe Solucion: otro sistema facie? % clasiicacion para la ordenacion te poblacione: denarlos inte sage oats etn ae fr et is lente u de informacion siguiendo un ee Ete tipo de cases eau” el titular de este “ritero alfabético, — “°5°5 &S alsponer los astintos cASOPRACTICO 4 ‘a rodriguez trabaja como gestora administra : rativa aventa de vehiculs de ocasion. Su jefe le ha pedido que yee? dead a la an ls fichas técnicas de los distintos vehicuios que en seo done carpeta donde se senta, teniendo en cuenta el sistema alfanumeérico para la onde net Se encuentran a Las maticlas Son las sigulentes: ordenacin de dlchas matr- srew0ec | 239108C S239FWC | ovasesw | 7e34FKB | t09sBFG [esiFCl 579M | 41098FG ‘| 266301 [per MC __| e74z080__| osascrs goo deberiaordena los permisos de matricuacion? ssolucion: ordenar ls permisos de matriculacién de una serie de vehiculos tgs ene a un cdg afanumérica compuesto de clas kos aes so Senacion segin el sisterna numérico en primer lugar y, en caso de coinck. ent tern afabético. La ordenacion correcta seiala que sues Yosssesw | 2.0945CFS | 3.10958FG | 4.2391Dsc_| 5. 28630MC | 6. 3461FC) zane | 8.57898)M | 9.5789DGC | 10.6239FWC | 11.7634FKB | 12,6742080 Pecrwones {8 ¢Meciante que sistema se suelen ordenar los expedientes relaivos a clientes y proveedo- res? :Cusles son las ventajas y los inconvenientes de dicho método? 9, zEn qué casos es aconsejable utilizar el sistema de clasiicacion geografco? Explica bre ‘emente en tu cuademo sus normas bésicas de funcionamiento y cla dos ejemplos. 10. investiga que sistema o sistemas de ordenacton se suelen utlizar en las bbllotecas para el archivo de ls siguientes documentos y explica por que crees que se hace ast o} Libros de lectura. b) Fichas de datos de usuarios. ¢] Prensa y revistas especializadas. T Ordena alfabéticamente los siguientes expedientes de trabajadores de una empresa: + Maria Lora del Campo «Carla Cafiete Rodriguez + Marta Rosales Mufiz, = Rebeca Ros Mite + Antonio Pérez-Marquez Diaz “juan Manuel Bueno Martagon + Lucas del Val Ramirez + Klaus Van Basten, 7. Ordena las siguientes facturas segin el ™ 4 Factura ne 2.384, de 500 €, a nombre de Rosa Maia Bueno. 5 Factura ne 2.341, de 750 € a nombre de Eloisa ‘Marin Martin. ] Factura ne 2.346, de 400 €, a nombre de Calzados Alicia Torres. 4) Factura n22.360, de 850 €, a nombre de Carlos Hernandez. 6] Factura ne 2.319, de 325 € a nombre de an Miguel Sierta ; iicaclon que 'B. Ordena los siguientes codigos de expedientes seat oc oe ored: 8/29; Consideres oportuno y expiica por qué lo haces AT 25 + Matt Von Kroger «+ Sergio Ros Arias vétodo que creas més conveniente: F/1092: V/- : 1231, 0/653 $/2310; D/3421; C/23} ra2ya; H/OT34 V/321T Fl Sfoore. Fig. 6.7. los diferentes sistemas que ‘exlsten para archivar la documentacién ‘permiten oplicar ta solucién mds ade- ‘cuada para cada caso. ust |. Archivo de documentos en formato papel Cuando vamos a referenciar un documento, se archiva el original en un lugar concreto y posterior- ‘mente se introducen referencias a él en el resto de sus ubicacio- nies, También se puede proceder a archivar copias del documento y en cada una de ellas anotar la locatizacién del original. empresarial. archivo se incrementa, El archivo en formato papel es el sist cién. Se ha utilizado durante siglos y sl Con los archivos en formato papel se pueden dar + En el caso de un eleva .ema tradicional de conservaclon de la informs igue estando muy presente en la actual easy x clertos problemas de funcionamients, do volumen de documentos guardados, el espacio ocupado py, ee coma su coste de mantenimiento y funcionamiento, + La localizacion de un documento escrito concreto resulta algo més compleja, + Elarchivo de todos los documentos escritos, enviados y recibidos, es cas! imposible, El proceso de archivo debe permitir una gestion administrativa que seleccione la docuney, tacion verdaderamente importante para el presente y el futuro de la organizacién, Pa ey tes necesario fjar una serle de criterlos de seleccion de documentos que deben cumplise ie forma sistematica al dar entrada a un documento escrito en el archivo. 43 Entrada de la documentacion en el archivo La entrada de documentacién en el archivo debe seguir los pasos indicados en la Figura sa + Antes de proceder al archivo, se debe confirmar que los documentos no estan siendo utilizados en ese momento por ninguns persona o departamento de la empresa. « Elsistema de archivo esta a disposici6n del funclonamiento normal de la empresa y la actividad diaria no puede verse entorpedi por un excesivo celo en la guardia y custodia de los documentos. « Lalabor de archivo debe realizarse de forma periédica, evitando acumular excesiva documentacion sin archivar. Hay que determinar el valor delos documentos susceptibles de archivo para el presente 0 el futuro dela empresa, pare To cual se clasiicarén en dos grupos: Ge + Documentos que no nece- siten ser conservados [se destruirén]. Por ejemplo, Ssobres de correspondencia. + Documentos con valo woperativo: pasan a siguiente fase del proceso de archivo. © despues se prearchivarin os documentos aque vayan a ser archivados. El prearchivo supone la ordenacion de la documentacion en fel mismo orden que tendré una vez arch vada. Finalmente, se procederd al archivo definitive de 10s, documentos. Fig. 6.8. Pasos a segue Pare laentrada ie de documentacién en el archivo, © Con aquellos documentos en que, por su importanr ia, se considere necesario, se realizaran las coplas de seguridad, fotocoplas odigitalizaciones que el responsable del archivo determine. Asi se evita {a pérdida de informacién en caso de extravio det documento, © Posterormente se procedersarefe Fenclar los documentos que ora porte del arcive para acer ue Sealo mis operaivo posbley ¢ fact el acceso aa norman ».conservacion y utilizacion dela document: i acion Sare ee! aaa debe ser conservada hast S minimos legals pneu 32 0 3e8 matricula, los lit inados doc seen y los isuncenien Ontables y los de vistas, asl como a conan erred meros sats ahoe a sO Baad empress cero e ste plaz ssarlal, debers - Yon ae contenido laboral. Plazo también es aplicable a cualquier docuren: Ia nformacién de un archivo escrito, hay que respetar una sere de normas bése sicas = itegridad de la documentacié es reservar [a Int ventaciOn almacenada, Estas normas 5 nor aparecen en la Fig... algunos documentos deben conservarse durante unos plazos ‘mint mos que establece (ate “Esnecesario dejar constancla de la entrada o salida de cualquier documento en [ : froauxllar de entradas ysalidas. At sicualguler usuario reclamael uso de un deternine. ido documento, siempre se tendré constancia de su localizacién, ae ‘cuando se vaya a utilizar un documento, es aconsejable sacar del archivo el expediente ‘completo. En caso de tener que extraer solo un documento, se recomienda dejar testigo “dela posicion del documento en el expediente para conservar la organizacion de este. se recomienda proceder a la devolucién de la documentacién al archivo lo antes po- sible. El lugar adecuado para la quarda y custodia de la documentacion es el archivo, y no otro luger. Purga y destruccién de documentos desartollarse con una frecuencia prefijada y utilizando icclon de documentacion debe personal no autorizado, o que evtaré un posible uso 5 que impidan el acceso a ella de ladestruceion periodica de documentaclon no tl evta una acumulacion neces: documentos y aumenta la ‘operatividad del archivo. BF struccion de docurrentacton en soporte escrito, sucen utlizarse equpos Sspesee con mndquivas destructoras de dacumentaclon. que conver ATW NS Tras de tat de Tas cuales es practlcamente Impose resets NN ‘on verdaderas 0 fasas y razona tu M. indica en tu cuademo si las sigulentes afrnaciones § de archivo. a) La excesiva quarda y custodla de la documentacion eee yar _ >) La digtalizacion de los documentos escritos evita la pére de extravio del original. 4QUé tipo de protecclon es necesarla cus Un archive? Por qué es tan importante dl iente de ado se saca aigan documento exped icha protecclon? wr La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimriento Adminstrativo Comin de las Administraciones PPablicas reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con |e Administracion utiizando me- dios telernticos, ast como la ob gacion de faciltaro, En concreto, esté obligada a post biltar el acceso a todos sus Serv cios electrénicos, como registos, ;pagos, natiicaciones © consultas sobre el estado de tramitacion de ‘un procedimiento. Puedes consuitar esta ley en el sk auiente enlace: goo.g/SHM4os [X34 VOCABULARIO Carpeta: unldad contenedora de archivos y programas. Para la correcta localizacién de la infor- macion contenida en una carpe ta, es importante asignarle una denominacion que sea represen tativa de su contenido. le datos informaticos permite tanto el uso, ee is informacion de una fey met la elaboracion 4 tap informacion y la comunicacton (Tic to el formato papel como elf ¢ incluso existen algunos modelas«° feta desaparicién del soporte pap: ajas frente al uso del pape, 5. Archivo informatico 4 ae de datos com es tecnologias intamente tam jon de datos, or una compl La utlizacion generalizada servacion y el intercamblo eficiente, gracias 2 sas La mayoria de las empres electrénico para el archive ¥ gestion que han apostado decisiva formatico de informacion de archivo poseen la informacion de {a conservac mente P tlene una serie de vent motores de busqueda muy poderosos Tuna forma mds répida que en los archi EL archivo In + Los sistemas Informaticos faclitan la localizacion de tradicionales. : lee = El archivo Informatico ne ocupa tanto espacio fisieo come @! 2 Hv en ae aos escitos, con lo que la empresa anorr2 también en y ymente en el archivo para consu « Elarchivo en formato papel obt i; cualquier Informacion. Sin em el archivo informético permite iy consulta de informacién en cual formético de informacion, jiga a estar presente fisica ibargo, gracias a Internet, Iquier momento y lugar tn lo concemiente al tratamiento In es necesarlo diferenclar entre; Mediante un ordenador, una empresa es cepaz de auardar miltiples documentos en carpetas y act ‘os. incluso puede digitalizar la documentacionen formato papel y conservar una copia de ela en for mato electronico. [Archivo informético de documentos Graclas a su uso, una empresa puede estabecerre laciones entre los distintos datos que posee yobte | ner informacion vélida para tomar decisiones. Ps | ello sera necesario usar un programa informatio | de tratamiento de datos, cominmente conoct como base de datos. Sistema de gestion de datos Tabla 6.3. Diferenciacién de términos relacionados con el tratamiento informatico de la informacts 5.1. Archivo Informatico de documentos Un archivo i ‘de documentos en soporte informatico esta formado por un conjunto de datos elaborados o recibidos el ados, clasifice en formato i af Tansee ang bos en formato elecrénico que son ordenados if Un archivo informatica ico puede contener d hasta bases de datos, arch ° , archivo estructura:

    You might also like