60 Z DN NR 15-2021!14!1+ Aneks1+Aneks2+Regulamin Zakupow Huty Labedy S.A

HUTA ŁABĘDY S.A.
GRUPA KRPITAŁOWA WGOROflS
Gliwice, dnia 04.082021 r.
ZARZĄDZENIE DN NR 15/2021/14-1
w sprawie wprowadzenia
„Regulaminu zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.”
Podstawa prawna:
Polecenie Prezesa Zarządu z dnia 18.05.2021 r.
II. Przepisy anulowane:

„Regulamin zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.” wprowadzony Zarządzeniem DN NR 5/2020/14-1
z dnia 28.02.2020 r.
III. Treść zarządzenia:

W celu dostosowania do zmian w przepisach oraz doprecyzowania zasad dokonywania
zakupów towarów i usług, w tym zakupów inwestycyjnych w HUCIE ŁABĘDY S.A. zarządza
się, co następuje:
1. Wprowadza się do stosowania i przestrzegania ‚„Regulamin zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.

(dalej Regulamin), stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
2. W przypadku postępowań zakupowych lub procesów i zakupów inwestycyjnych, które
zostały rozpoczęte i niezakończone do dnia wejścia w życie niniejszego Regulaminu stosuje
się postanowienia dotychczasowych regulaminów.
3. Dyrektorzy i kierownicy podległych komórek organizacyjnych, w swoim zakresie działania,
zobowiązani są do:
a) wprowadzenia i stosowania postanowień Regulaminu,
b) zaznajomienia z treścią Regulaminu podległych pracowników,
c) bieżącego nadzoru nad wykonywaniem postanowień Regulaminu.
4. Nadzór ogólny nad wprowadzeniem i realizowaniem postanowień niniejszego zarządzenia
oraz załączonego Regulaminu sprawuje Wiceprezes Zarządu ds. Ekonomiczno —
Finansowych.
5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01.09.2021 r.
Załącznik:
„,Regulamin zakupów HUTY ŁABĘDY SA”.
Publikacja dokumentu:
Wersja elektroniczna dostępna jest na dysku „G”
— „Wewnętrzne akty prawne” oraz w Intranecie.
Wersja papierowa: ZZ/aa
7
Pre1e arząd
ark Palka
/ 1/1
SPRAWDZONO
Radca P .wtiy Paweł Kani n

j HUTA ŁABĘDY S.A.
KAPITAŁOWA
GRUPA WĘGLOKOKO
Gliwice, dnia 1808.2022 r.
ANEKS NR 1
do Zarządzenia DN NR 15/2021/14-1 w sprawie wprowadzenia
„Regulaminu zakupów HUTY Ł.ABĘDY S.A.”
L Celem usprawnienia oraz przyśpieszenia przeprowadzanych postępowań

zakupowych, wprowadza się następujące zmiany w przyjętym Regulaminie
zakupów:
a. Punkt I ust 4 ppkt 5.7 otrzymuje brzmienie: „ Menedżer Zakupu —
osoba, która nadzoruje realizację Postępowania zakupowego lub

przełożeni takiej osoby”
b. Punkt I ust V ppkt 1 otrzymuje brzmienie: „Wybór trybu i formy
Postępowania zakupowego uzależniony jest od jego wartości, zgodnie
z postanowieniami Regulaminu. W przypadku kilku możliwych form
Postępowań zakupowych dla danego przedziału wartości o wyborze
formy Postępowania zakupowego dla zakupów do kwoty 40 000 zł
decyduje Menedżer Zakupu, od kwoty 40 000 zł do kwoty 150 000 zł
właściwy Dyrektor, powyżej kwoty 150 000 zł jeden Członek Zarządu.”
c. Punkt III ust 4 ppkt 4.1 otrzymuje brzmienie: „ Członków Komisji do
przeprowadzenia Postępowania zakupowego o wartości powyżej 40 000
zł powołuje jeden Członek Zarządu, poprzez zatwierdzenie
proponowanego we „Wniosku o powołanie Komisji” składu osobowego
wraz z przypisanymi im funkcjami. Wniosek, stanowiący załącznik
nr 3 do Regulaminu Zakupów sporządza Kierownik Klienta wewnętrznego
lub Menedżer zakupów. Komisji nie powołuje się do zakupów
dokonywanych w formie zakupów o niskiej wartości do 1 000 zł oraz
z wolnej ręki.”
d. Punkt III ust 4 ppkt 4.2. otrzymuje brzmienie: „ Członków Komisji do
przeprowadzenia Postępowania zakupowego o wartości do 40 000 zł,
(o ile zaistnieje potrzeba powołania Komisji), powołuje jeden Członek
Zarządu poprzez zatwierdzenie proponowańego we „Wniosku
o powołanie Komisji” składu osobowego wraz z przypisanymi im
funkcjami. Wniosek, stanowiący załącznik nr 3 do Regulaminu Zakupów
sporządza Kierownik Klienta wewnętrznego lub Menedżer zakupów.”
e. W Punkcie III ust 5 ppkt 5.1.5. dotyczącym zadań Komisji w zakresie
przeprowadzenia postępowania, dodaje się podpunkt o treści
„wprowadzanie zmian w SIWZ w trybie opisanym w punkcie 9.6”,
f. Punkt III ust 8 ppkt 8.3. otrzymuje brzmienie: „Kryteria
w postępowaniach powyżej 40 000 zł, inne niż 100% ceny, zatwierdza
jeden Członek Zarządu (załącznik nr 3 Regulaminu).”
g. Punkt III ust 9 ppkt 9.4. otrzymuje brzmienie: „SIWZ przed
wszczęciem postępowania jest zatwierdzana przez jednego Członka
Zarządu lub przez osobę/osoby przez niego upoważnione.”
h. W Punkcie III ust 9 dodaje się ppkt 9.6. oraz 97. o brzmieniu:
„9.6. Komisja może w toku postępowania zakupowego dokonywać zmian
w SIWZ, w zakresie nie mającym wpływu na istotę postępowania,
zwłaszcza jeśli z okoliczności wynika, że niewprowadzenie zmian może
utrudnić osiągnięcie celu postępowania zakupowego.
9.7 Zmiany, o których mowa w ustępie powyższym, dotyczyć mogą
w szczególności:
a) terminu składania ofert;
b) zmiany dopuszczalnych form wniesienia wadium;
c) terminu wykonania zamówienia.”
i. Punkt XI ust 2 ppkt 22. otrzymuje brzmienie: „Wnioskodawca na
Platformie Zakupowej tworzy za potrzebowa n ie/a, do którego dołącza
Wniosek oraz inne niezbędne załączniki, np., opis techniczny, ofertę,
uzasadnienie zapotrzebowania i oznacza Kierownika Działu Projektów
Inwestycyjnych lub inną osobę wskazaną przez Dyrektora Centralnej
Jednostki Inwestycyjnej, jako Kupca.”
j. Punkt XI ust 2 ppkt 2.6. otrzymuje brzmienie: „Kupiec sporządza
zlecenie pomocnicze w systemie MAKS oraz zamówienie lub umowę.
Zamówienie lub umowę przedkłada do podpisu zgodnie z reprezentacją
Spółki.”
k. Punkt XI ust 3 ppkt 3.4. otrzymuje brzmienie: „ Kierownik Działu
Projektów Inwestycyjnych lub inna osoba wskazana przez Dyrektora
Centralnej Jednostki Inwestycyjnej, generuje zamówienie w systemie
MAKS. Zamówienie zatwierdzane jest zgodnie z zasadami reprezentacji
Spółki.”
2. Pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają bez zmian;
3. Aneks obowiązuje od dnia opublikowania;
4. Ujednolicony Regulamin Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A. stanowi załącznik do
niniejszego aneksu;
5. Postanowienia niniejszego aneksu stosuje się do wszystkich rozpoczętych już
postępowań zakupowych, z zastrzeżeniem, że nie nastąpiło ich ogłoszenie.
Załączniki:
1. Ujednolicony tekst Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘD Y S.A. —
—„Wewnętrzne akty prawne” oraz w Intranecie.
Wersja papierowa: ZZ/aa PREZ1Ę” ZARZĄDU
Mare Palka
RAJCA PWNY
---- K 2788
Anna Szijrnans c
()HUTA ŁABĘDY S.A.
GRUPA KAPITAŁOWA WGLOKOKS
Gliwice, dnia 25.08.2022 r.
ANEKS NR 2
do Zarządzenia DN NR 15/2021/14-1 w sprawie wprowadzenia
„Regulaminu zakupów HUTY Ł.ABĘDY S.A.”
I. Podstawa Wydania
Decyzja Zarządu HUTY ŁABĘDY S.A. z dnia 24 sierpnia 2022 r.
II. Treść aneksu
1. Niniejszym anuluje się Aneks nr 1 z dnia 18.08.2022 r. do Zarządzenia DN NR

15/2021/14-1 wraz z wszystkimi jego postanowieniami, oraz przywraca się
Regulamin zakupów HUTY ŁABĘDY S.A. wprowadzony Zarządzeniem DN NR
15/2021/14-1 z dnia 04.08.2021 r wraz z jego zaktualizowanymi załącznikami
nr 10 z dnia 22.10.2021 r. i nr 11 z dnia 04.05.2022 r.
2. Ważność zachowuje załącznik nr 11 do Regulaminu zakupów z dnia 04.05.2022
r. zawierający wykaz osób uprawnionych do realizowania zamówień w trybie
zakupu o niskiej wartości do 1000 zł.
2. Aneks obowiązuje od dnia opublikowania.
3. Obowiązujący Regulamin Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A. stanowi załącznik do
niniejszego aneksu.
4. Postanowienia niniejszego aneksu stosuje się do wszystkich rozpoczętych już
postępowań zakupowych, z zastrzeżeniem, że nie nastąpiło ich ogłoszenie.
Załączniki:
1. Obowiązujący Regulamin Zakupów I-/L/TY ŁABĘD Y S.A.
—„Wewnętrzne akty prawne” oraz w Intranecie.
Wersja papierowa: ZZ/aa
Wiceprezes Zarządu Delegowany czasowego

ds. Handlu i Produkcji wykonywa I czyn ności
iu
Zbigniew thmański Mai ir
RAD C AąRAWNY
—ztT 2
Arrncl SzyrnaSktd7
j HUTA ŁABĘDY S.A.
REGULAMIN ZAKUPÓW
HUTY ŁABĘDY S.A.
wprowadzony Zarządzeniem DN NR 15/2021/14-1
z dnia 4 sierpnia 2021 roku

Regulamin Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.
Spis treści:
I. Postanowienia ogólne 4
II. Przedmiot i zakres Regulaminu 6
HI. Dokumenty w procesie zakupów 8
IV. Planowanie zakupów/zadań inwestycyjnych i remontowych 9

1. Planowanie budżetu rocznego zakupów, zadań inwestycyjnych remontowych 9
2. Harmonogram składania Zapotrzebowań 9
3. Zakupy bieżące 9
4. Zakup nieplanowany 10
V. Tryby i formy postępowań zakupowych 10
VI. Tryb zakupu 11
VII. Formy zakupów 11

1. Zakup o niskiej wartości do 1 000 zł 11
2. Zakup z wolnej ręki (powyżej 1 000 zł do 3 000 zł) 12
3. Zakup z wolnej ręki (powyżej 3 000 zł) 12
4. Konkurs ofert (powyżej 3 000 zł do 40 000 zł) 12
5. Przetarg (powyżej 40 000 zł) 13
6. Dialog z Dostawcami (powyżej 40 000 zł) 14
7. Zakup awaryjny 17
8. Dogrywka w formie Aukcji oraz w formie negocjacji 17
VIII. Uruchamianie postępowania zakupowego 19
IX. Realizacja zakupów 26

1. Komunikacja z Dostawcami w Postępowaniach zakupowych 26
2. Zbieranie ofert 26
3. Rozstrzygnięcie postępowania 27
4. Uzasadnienie i akceptacja zakupu 28
5. Formularz Kalkulacji Ceny (FKC) 28
6. Termin płatności 29
X. Umowy 29
1. Ogólne informacje dotyczące Umowy 29
2. Istotne Warunki Umowy 30
3. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy 32
4. Zawarcie Umowy 33
5. Realizacja zapisów umownych 34
6. Zakończenie umowy 35
7. Zasady zawierania aneksów 35
XI. Procedura zakupów inwestycyjnych i IT 36

1. Zarządzanie procesem inwestycyjnym - kategoryzacja inwestycji 36
2. Postępowanie zakupowe w zakresie inwestycji 37
3. Zakupy inwestycyjne IT 38
4. Zakup akcesoriów komputerowych, Wewnętrznego wyposażenia sprzętu IT, Materiaćw

eksploatacyjnych oraz Usiug IT 39
5, Pozostałe środki trwałe (np. nieruchomości, grunty, samochody, monitoring, sprzęt

multimedialny itp.) 40
1
/ /
3
A: I
Regulamin Zakupów HUTY ŁABĘDY SA.
I. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin Zakupów reguluje sposób postępowania komórek organizacyjnych
HUTY ŁABĘDY S.A. w procesie dokonywania przez Spółkę zakupów oraz określa podział
kompetencji komórek organizacyjnych Huty uczestniczących w procesie zakupów.
2. Regulamin Zakupów jest wiążący dla wszystkich pracowników zaangażowanych w procesy
zakupowe Spółki, a jego nieprzestrzeganie stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych.
3. Postępowanie zakupowe należy prowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej
konkurencji oraz równe traktowanie Dostawców.
4. Definicje:
4.1. Regulamin Zakupów niniejszy dokument dalej zwany także Regulaminem.
—
4.2. Huta, Zamawiający lub Spółka HUTA ŁABĘDY S.A. z siedzibą w Gliwicach.
—
4.3. Dostawca Dostawca wewnętrzny lub Dostawca zewnętrzny.

—
4.4. Dostawca wewnętrzny jednostka organizacyjna Grupy Kapitałowej Węglokoks S.A., która
—
ubiega się o zamówienie, którego przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane,
złożyła Ofertę lub zawarła umowę z Hutą w sprawie świadczenia na jej rzecz usług, dostaw
lub wykonania robót budowlanych.
4.5. Dostawca zewnętrzny —osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna
nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o zamówienie, którego przedmiotem są
usługi, dostawy lub roboty budowlane na rzecz Huty, złożyła Ofertę lub zawarła z Hutą
umowę w sprawie świadczenia na jej rzecz usług, dostaw lub wykonania robót budowlanych.
4.6. Postępowanie zakupowe lub Postępowanie o udzielenie zamówienia proces
—
związany z wyłonieniem Dostawcy w celu zaspokojenia potrzeb Huty związanych

z dostawami, świadczeniem usług lub wykonaniem na jej rzecz robót budowlanych.
4,7. Kryteria miernik służący za podstawę oceny wyboru oferty złożonej przez Dostawcę.
—
4.8. Kodeks Cywilny ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

—
4.9. Aukcja — procedura, w której dopuszczeni do postępowania Dostawcy składają oferty

z możliwością bieżącego jej poprawiania w tzw. postąpieniach. Aukcja może być
uzupełnieniem negocjacji handlowych w oparciu o kryterium ceny zdefiniowanej przez Kupca
na Platformie zakupowej lub poza nią. Aukcje są prowadzone najczęściej elektronicznie na
Platformie zakupowej Spółki.
4.10. Platforma zakupowa — system informatyczny usprawniający i automatyzujący pracę przy
prowadzeniu postępowań zakupowych w ramach, którego organizowane są aukcje, przesyłane
Zapytania ofertowe, składane Oferty oraz świadczone inne usługi związane
z handlem.
4.11. Zamówienie dokument przesyłany do Dostawcy określający potrzeby Huty oraz warunki
—
współpracy i stanowiący podstawę dostaw, świadczenia usług lub wykonania robót

budowlanych albo w odniesieniu do zakupów dokonywanych za pomocą Platformy zakupowej,
potwierdzający przyjęcie oferty Dostawcy.
4.12. Potwierdzenie zamówienia dokument potwierdzający dla celów dowodowych akceptację
—
Zamówienia przez Dostawcę. W przypadku zakupów dokonywanych za pomocą Platformy

zakupowej do zawarcia Umowy dochodzi na podstawie akceptacji oferty Dostawcy, złożonej
na tej platformie w formie Zamówienia podpisanego przez Hutę, a dokument Potwierdzenia
zamówienia podpisywany przez Dostawcę ma wyłącznie znaczenie deklaratoryjne (do celów
dowodowych).
4.13. Wartość zamówienia całkowite wynagrodzenie Dostawcy bez podatku od towarów
—
i usług po przeprowadzonym Postępowaniu zakupowym.

4.14. Wartość postępowania szacunkowa wartość netto części lub całości prz dmiotu
—
Postępowania zakupowego. 7
4
Regulamin Zakupów HUTY ŁABĘOY S.A.
4,15. Umowa umowa w rozumieniu Kodeksu Cywilnego (tj. oświadczenia woli Huty
—
a Dostawcy regulujące warunki sprzedaży Towarów, świadczenia Usług lub wykonania robót
budowlanych). Potwierdzeniem zawarcia umowy w rozumieniu Kodeksu Cywilnego jest
dokument zwany w Regulaminie ‚„Zamówieniem” (w przypadku zakupów dokonywanych za
pośrednictwem Plaformy zakupowej) albo dokument zwany w Regulaminie „Potwierdzeniem
zamówienia” (w przypadku zakupów dokonywanych poza Platformą zakupową) albo dokument
zwany w Regulaminie „Umową”.
4,16. Umowa ramowa umowa zawarta między Hutą a jednym lub większą liczbą Dostawców,
—
której celem jest ustalenie warunków dotyczących Zamówień, jakie mogą zostać udzielone
w danym okresie, w szczególności cen i przewidywanych ilości dostaw, usług lub przedmiotu
robót budowlanych.
4.17. Zlecenie dokument przesyłany do Dostawcy określający potrzeby Huty oraz warunki
—
współpracy i stanowiący podstawę dostaw, świadczenia usług lub wykonania robót

budowlanych, wystawiany na podstawie i w zakresie dopuszczalnym przez zawartą Umowę
ramową.
4.18. Oferta oświadczenie woli zawarcia Umowy lub Umowy ramowej w rozumieniu Kodeksu
—
Cywilnego złożone Zamawiającemu przez Dostawcę w formie przewidzianej Regulaminem.

4.19. Najkorzystniejsza oferta oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny
—
innych Kryteriów albo oferta z najniższą ceną.

4.20. Zapytanie ofertowe zaproszenie Dostawców do wzięcia udziału w Postępowaniu
—
zakupowym.
4.21. Zaproszenie do aukcji zaproszenie kierowane do Dostawców do udziału w aukcji
—
w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

4.22. Zapotrzebowanie zgłoszone przez Klienta wewnętrznego potrzeby zakupowe związane
—
z dostawami, robotami budowlanymi albo świadczeniem usług na rzecz Huty.

4.23. Zakupy awaryjne jedna z form prowadzenia Postępowania zakupowego, stosowana
—
w wyjątkowych wypadkach określonych w rozdziale VII. ust. 7 pkt 7.2. Regulaminu.

4.24. Tryb otwarty prowadzenie Postępowania zakupowego dla nieograniczonej liczby
—
Dostawców i upublicznienie informacji o jego rozpoczęciu.

4.25. Tryb zamknięty prowadzenie Postępowania zakupowego dla ograniczonej liczby
—
Dostawców bez upubliczniania informacji o jego rozpoczęciu.

4.26. SIWZ specyfikacja istotnych warunków zamówienia lub inny dokument z nią tożsamy.
—
4.27. uPzp ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

—
4.28. MAKS System ERP MAKS V z którego korzysta Huta.

—
4.29. Zakupy inwestycyjne dokonanie przez Hutę zakupu rzeczowych aktywów trwałych lub
—
wartości niematerialnych i prawnych związanych ze zwiększeniem zdolności produkcyjnej

Huty, dywersyfikacją produkcji przez wprowadzenie produktów uprzednio nieprodukowanych
w Hucie lub zasadniczą zmianą dotyczącą procesu produkcyjnego.
4.30. Aktywa trwałe istotne składniki majątku przedsiębiorstwa, które pozostają w Hucie przez
—
dłuższy okres niż 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego charakteryzują się niskim stopniem
płynności.
4.31. Składniki aktywów trwałych wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa trwałe
—
(nieruchomości w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki,

-
a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu

mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki
transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy), należności
długoterminowe, inwestycje długoterminowe, długoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
4.32. Akcesoria komputerowe dodatkowe wyposażenie komputerowego stanowiska pracy
—
i zasoby zużywalne, potrzebne do działania i konserwacji urządzeń zewnętrznych komputerów

(np. standardowe listwy zasilające, zewnętrzne nośniki pamięci, przedłużacze kabli
sygnałowych, zasilacze do notebooków, myszy i klawiatury, środki czystości do komputerów, 1/
switche, podkładki pod mysz itp.).
5
4.33. Materiały eksploatacyjne tonery, bębny i inne materiały eksploatacyjne do urządzeń

—
kopiujących i drukujących itp.

4.34. Wewnętrzne wyposażenie sprzętu IT dyski wewnętrze, pamięć, karty graf9czne, itp.
-
4.35. Usługa IT wykonanie prac związanych z rozwojem, rozbudową lub uruchomieniem nowych
—
funkcjonalności systemu informatycznego, gotowością i wspomaganiem informatycznym.

4.36. Wniosek Inwestycyjny — dokument składany w celu rozpoczęcia procedury Zakupu
inwestycyjnego oraz zakupu sprzętu IT, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu Zakupów.
5. Role w procesie zakupów:
5.1. Dyrektor — pracownik Spółki zatrudniony na stanowisku Dyrektora nie będący Członkiem
Zarządu Spółki.
5.2. Ekspert pracownik Spółki lub osoba/jednostka organizacyjna wspomagająca merytorycznie
—
Kupca (np. radca prawny, adwokat, doradca inwestycyjny itp.).

5.3. Klient wewnętrzny — pracownik Spółki upoważniony przez przełożonego do składania
Zapotrzebowania.
5.4. Kierownik Klienta wewnętrznego! Kierownik Wnioskodawcy! Kierownik przełożony —
Klienta wewnętrznego (tj. kierownicy działów/wydziałów, Dyrektorzy, Członkowie Zarządu,

osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy).
5.5. Komisja — zespół osób powoływany przez Zarząd dla przeprowadzenia Postępowania
zakupowego.
5.6. Kupiec — pracownik Huty, który realizuje proces zakupowy, bezpośrednio podległy
Menedżerowi Zakupu.
5.7. Menedżer Zakupu osoba, która nadzoruje realizację Postępowania zakupowego.
—
5.8. Radca Prawny — radca prawny zatrudniony w Hucie lub adwokat albo radca prawny
współpracujący z zewnętrzną kancelarią prawną świadczącą usługi prawne na rzecz Spółki.
5.9. Użytkownik IT osoba bezpośrednio użytkująca sprzęt informatyczny (komputer, drukarka,
—
licencje i oprogramowanie związane z komputerem itp.).

5.10. Wnioskodawca — pracownik Huty upoważniony do sporządzenia Wniosku inwestycyjnego
lub Wniosku o zakup usług IT uczestniczący w procesie zakupowym.
6. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Regulaminu zastosowanie mają:
6.1. Przepisy prawa, w tym Kodeksu Cywilnego i Kodeksu Spółek Handlowych,
6.2. Statut HUTY Ł4BĘDY S.A.,
6.3. Regulamin Organizacyjny HUTY ŁABĘDY S.A.,
6.4. Wskazania Właścicielskie — w rozumieniu postanowień Polityki Korporacyjnej Grupy
Kapitałowej WĘGLOKOKS.
II. Przedmiot i zakres Regulaminu

1. Regulamin ustala organizację planowania zakupów w Hucie oraz jednolite zasady i sposoby
realizacji Postępowań zakupowych oraz ma na celu zapewnić optymalny wybór Dostawców pod
względem handlowym oraz merytorycznym przy jednoczesnym zachowaniu transparentności
prowadzonego Postępowania zakupowego.
2. Postępowania zakupowe Spółki realizowane są zgodnie z treścią Regulaminu, za wyjątkiem
kategorii zakupów towarów i usług wymienionych w ust. 4 oraz w ust. 5 niniejszego rozdziału.
3. Postępowania zakupowe Spółki są realizowane zgodnie z postanowieniami Regulaminu,
za wyjątkiem kategorii zakupów towarów i usług określonych w ust. ust 5.
Zamówienia/Umowy rejestrowane są w systemie MAKS - moduł „Zamówienia” lub moduł
„Zakładowy Rejestr Umów” lub moduł „Zlecenia pomocnicze”. Kategorie i grupy zakupowe oraz
osoby odpowiedzialne za sporządzanie Zamówień określa załącznik nr 10 do Regulaminu Zakupów „Y”
pn. „Kategorie i grupy zamówień realizowanych na platformie zakupowej i w systemie MAKS”, który
jest na bieżąco aktualizowany zgodnie z procedurą opisaną w kolejnych zdaniach niniejszego
ustępu. Załącznik nr 10 nie obejmuje zakupów o niskiej wartości do 1 000 zł określonych m.in.
w rozdziale V. ust. 6 pkt. 6.1. W celu aktualizacji załącznika nr 10 do Regulaminu zobowiązuje się
Kierowników/Dyrektorów Działów/Wydziałów lub w wypadku osób bezpośrednio podległych
Członkowi Zarządu — Kierownika Działu Kadr Płac do bieżącego zgłaszania do Działu Logistyki
i Zaopatrzenia lub Centralnego Rejestru Umów (w zależności od tego czy zgłoszenie dotyczy
platformy Logintrade czy systemu MAKS V, czy też obu tych narzędzi) zmian w składach
osobowych podległych im pracowników, którzy powinni posiadać uprawnienia do sporządzania
zamówień. Po otrzymaniu zgłoszenia o którym mowa w zdaniu poprzedzającym Kierownicy
Działów: Logistyki i Zaopatrzenia lub Centralnego Rejestru Umów zobowiązani są do występowania
z wnioskiem do Działu Obsługi Zarządu i Nadzoru Właścicielskiego. Na podstawie przekazanych
zgłoszeń Dział Obsługi Zarządu i Nadzoru Właścicielskiego dokonuje aktualizacji załącznika nr 10
do Regulaminu Zakupów, który po akceptacji przez dwóch Członków Zarządu, jest publikowany na
dysku „G”. Informacja o wprowadzonych zmianach jest przekazywana Kierownikom/Dyrektorom
Działów/Wydziałów. Niezależnie od powyższej procedury zobowiązuje się Dział Kadr i Płac do
niezwłocznego dokonania zgłoszenia, do Działu Logistyki i Zaopatrzenia lub Centralnego Rejestru
Umów (w zależności od tego czy zgłoszenie dotyczy platformy Logintrade czy systemu MAKS V, czy
też obu tych narzędzi), w przypadku zaistnienia konieczności aktualizacji załącznika nr 10,
związanej z rozwiązaniem stosunku pracy z danym pracownikiem.
4. Kategorie zakupów nie objętych Regulaminem:

4.1. koszty związane z opłatami sądowymi, notarialnymi, skarbowymi, urzędowymi, blokadą akcji,
monitor sądowy i gospodarczy, itp.
4.2. koszty reprezentacyjne (w tym: usługi gastronomiczne i hotelowe, upominki, kwiaty, itp.),
4.3. publikacje prenumerata czasopism oraz literatury fachowej m.in. technicznej, gospodarczej,
-
ekonomicznej I prawnej, zarówno wydawanej pisemnie jak i elektronicznie,

4.4. usługi kurierskie i pocztowe,
4.5. ogłoszenia prasowe, internetowe, radiowe, telewizyjne,
4.6. działania rekrutacyjne,
4.7. nabycie usług/narzędzi informatycznych umożliwiających składanie podpisu elektronicznego,
4.8, obsługa organów Spółki (w tym rejestru akcjonariuszy),
4.9. zakup wsadu do produkcji (do Zamówienia przedkładanego do podpisu Zarządowi należy
dołączyć Kartę zakupu wsadu stanowiącą załącznik nr 13 Regulaminu),
4.10. zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi,
4.11. świadczenia pracownicze ( np. okulary, itp.),
4.12. zakupy towarów i usług, których zasady zostały uregulowane w odrębnych wewnętrznych
aktach prawnych:
a) zewnętrznych usług transportowych, których zakup reguluje Zarządzenie w sprawie zasad
działania Systemu Obsługi Ofert Transportowych (SOOT).
b) zakupów wynikających z realizacji zaleceń zawartych w „Polityce Korporacyjnej Grupy
Kapitałowej WĘGLOKOKS”,
c) podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników Huty I kosztów z tym związanych
określonych w Zarządzeniu DN w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez
pracowników HUTY ŁABĘDY S.A.
d) zakupów związanych z eksploatacją samochodów służbowych uregulowanych
w Regulaminie Gospodarki Samochodami w HUCIE Ł4BĘDY S.A.
e) zakupów związanych z odbywaniem podróży służbowych uregulowanych Zarządzaniem Y
w sprawie zasad odbywania podróży służbowych na obszarze kraju I poza jego granicami,
zasad ich rozliczania i obowiązku składania sprawozdań.
/7”
.7
f) zakupów realizowanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

uregulowanych w Regulaminie tworzenia, podziału i przyznawania Swiadczeń z ZFSS HUTY
ŁABĘDY S.A.
g) szkoleń pracowników HUTY ŁABĘDY S.A. w zakresie BHP i p.poż. oraz kosztów z tym
związanych określonych w Zarządzeniu dotyczącym szkoleń BHP I p.poż.
4.13. zakupy na potrzeby sekretariatów Członków Zarządu do kwoty 1 000 zł netto.
5. Kategorie zakupów nie objętych Regulaminem, co do których decyzja podejmowana
jest przez Zarząd Spółki w formie zapisu w protokole Zarządu (w tym również w formie
uchwały Zarządu) w oparciu o Wniosek stanowiący Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej HUTY
ŁABĘDY S.A. (Uzasadnienie wniosku powinno zawierać proponowany sposób wyboru Dostawcy);
5.1. badania, analizy i doradztwo, raporty, audyty (techniczne, informatyczne, finansowe, itp.),
5.2. usługi prawne, rachunkowo-księgowe i doradztwa podatkowego,
5.3. targi, wystawy, konferencje i związane z tym usługi hotelowe, gastronomiczne i inne,
5.4. działania marketingowe, promocyjne i reklamowe,
5.5. inwestycje kapitałowe,
5.6. leasing,
5.7. zakup i wykup samochodów służbowych,
5.8. zakup gruntów i nieruchomości,
5.9. działania kulturalne, rozrywkowe, sportowe i rekreacyjne,
5.10. umowy outsourcingu pracowniczego,
5.11. usługi produkcyjne,
5.12. usługi brokerskie, ubezpieczeniowe,
5.13. usługi medyczne,
5.14. ochrona i monitoring,
5.15. usługi telekomunikacyjne,
516. usługi kolejowe,
5.17. dzierżawa i najem,
5.18. inwestycje w wartości niematerialne i prawne (patenty, licencje itp.),
5.19. zakup rur i usług z tym związanych,
5.20. usługi magazynowe,
5.2 1. zakupy w warunkach funkcjonujących monopoli,
5.22. pozostałe, nigdzie indziej nieskategoryzowane.
6. Zakupy o łącznej wartości do 3 000 zł w skali roku kalendarzowego wymienione ust. 5 niniejszego
rozdziału nie wymagają rozpatrywania na posiedzeniu Zarządu i zapisu w protokole. W tym
przypadku wymagane jest przedłożenie Karty Obiegu Umowy wypełnionej w części I i II lub
zamówienie podpisane przez dwóch Członków Zarządu.
7. Zarząd na każdym etapie planowania i realizacji zakupów może odstąpić w całości lub w części od
stosowania postanowień Regulaminu i dokonać wyboru dostawcy zgodnie ze swoją wolą.
Przedmiotowa decyzja wymaga podjęcia uchwały lub zapisu w protokole Zarządu.
III. Dokumenty w procesie zakupów

1. Dokumentacja związana z realizacją Postępowania zakupowego przechowywana jest przez okres
sześciu lat od daty jego zakończenia przez poszczególnych Kupców.
2. Dokumentacja może być prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej z
wymogów przewidzianych w Regulaminie.
8
IV. Planowanie zakupów/zadań inwestycyjnych i remontowych

1. Planowanie budżetu rocznego zakupów, zadań inwestycyjnych i remontowych
1.1. Kierownicy wydziałów produkcyjnych/komórek organizacyjnych opracowują budżety roczne
uwzględniając planowane koszty związane z zakupami/zadaniami inwestycyjnymi
i remontowymi w rozbiciu na poszczególne miejsca powstawania kosztów (MPK).
1.2. Budżety roczne wydziałów produkcyjnych/komórek/jednostek organizacyjnych sporządzane są
(agregowane) w terminie do 25 września każdego roku w oparciu o roczne zużycie
materiałów, wyrobów, towarów w poszczególnych kategoriach zakupowych, analizę rynku
i prognozowane wielkości sprzedaży oraz na podstawie dotychczasowych cen materiałów,
wyrobów, usług, towarów z uwzględnieniem prognozowanej rocznej inflacji. Obejmują one
zakupy maszyn, urządzeń, materiałów i usług.
1,3. W terminie do 25 września każdego roku Kierownicy wydziałów produkcyjnych/komórek
organizacyjnych przekazują bezpośredniemu przełożonemu zaplanowane budżety zakupów,
zadań inwestycyjnych i remontowych do analizy.
1.4. Członek Zarządu odpowiedzialny za dany pion akceptuje roczne budżety podległych mu
wydziałów produkcyjnych/komórek/jednostek I w nieprzekraczalnym terminie do 30
września każdego roku przekazuje do Głównego Ekonomisty, który opracowuje zbiorczy
Plan działalności Huty na rok następny. Na tym etapie prac budżety poszczególnych pionów
mogą ulec zmianom.
2. Harmonogram składania Zapotrzebowań:

2.1. Złożenie Zapotrzebowań na Platformie zakupowej (z wyłączeniem Zakupów inwestycyjnych
i remontowych), ujętych w budżecie rocznym danej komórki/jednostki, możliwe jest
w terminach:
• do 31 października na zakupy roczne, pierwszego półrocza, pierwszego kwartału,
—
• do 31 stycznia następnego roku na zakupy w drugim kwartale,

—
• do 30 kwietnia następnego roku na drugie półrocze i trzeci kwartał,

—
• do 31 lipca następnego roku na czwarty kwartał.

—
Za terminowe złożenie wniosków zakupowych odpowiadają Kierownicy Klienta wewnętrznego.

2.2. W oparciu o zaplanowane roczne budżety, kierownicy komórek/jednostek organizacyjnych
składają zapotrzebowania roczne do właściwego Członka Zarządu.
2,3. Kupiec realizuje i finalizuje zakup na podstawie postanowień Regulaminu. Umowa/Zamówienia
roczne/półroczne powinny zawierać informację, że wartość netto zamówienia może zostać
zmniejszona do 50% lub zwiększona do 3O% przez HUTĘ. ŁABĘDY S.A. z zachowaniem
wynegocjowanych cen jednostkowych. Treść informacji dostosowana jest do rodzaju zakupu.
Decyzję o zwiększeniu wartości zamówienia podejmuje Dyrektor właściwego pionu w swoim
zakresie działania.
3. Zakupy bieżące.
3.1. Zakup na potrzeby bieżące jest jednym z elementów zakupów planowanych.
3.2. Zakup bieżący — realizowany jest poprzez wypełnienie na Platformie zakupowej formularza
„Zapotrzebowanie” z zaznaczonym polem „na potrzeby bieżące”.
3.3. W terminie od 1 do 10 dnia danego miesiąca wypełniony przez Klienta wewnętrznego
formularz Zapotrzebowania akceptuje Kierownik Klienta wewnętrznego a Członek Zarządu
podIegych mu pionów zatwierdza potrzebę.
9
I
Regulamin Zakupów HUTY ŁąBĘDY S.A.
3.4. Menedżerowie Zakupów w terminie od 11 do 20 dnia danego miesiąca otrzymują

zatwierdzone przez Członków Zarządu Zapotrzebowania, agregują je I przekazują właściwemu
Kupcowi do realizacji. Postępowanie zakupowe prowadzone jest przez Kupca od 21 dnia
każdego miesiąca.
3.5. Realizacja Zapotrzebowania następuje po przeprowadzeniu Postępowania zakupowego.
4. Zakup nieplanowany
Zakup nieplanowany jest zakupem bieżącym obejmuje zakupy realizowane
w uzasadnionych, indywidualnych przypadkach poza obowiązującymi w Regulaminie Zakupów
terminami.
V. Tryby i formy postępowań zakupowych.

1. Wybór trybu i formy Postępowania zakupowego uzależniony jest od jego wartości, zgodnie
z postanowieniami Regulaminu. W przypadku kilku możliwych form Postępowań zakupowych dla
danego przedziału wartości o wyborze formy Postępowania zakupowego dla zakupów do kwoty
40 000 zł decyduje Menedżer Zakupu, a powyżej tej kwoty, Dyrektor Pionu lub dwóch członków
Zarządu.
2. Postępowanie zakupowe może być prowadzone pisemnie lub z wykorzystaniem środków
komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą
elektroniczną, w szczególności poprzez Platformę zakupową lub pocztę elektroniczną. Zakup
o niskiej wartości do 1 000 zł oraz z wolnej ręki do 3 000 zł może być dokonany również w formie
bezpośredniego zakupu.
3. Przed dokonaniem zakupu Kupiec weryfikuje rodzaj i wartość dokonywanych zakupów
ze Statutem Spółki pod kątem wymaganych decyzji organów statutowych dotyczących
w szczególności zakupów Aktywów trwałych, zawierania umów niezwiązanych z przedmiotem
działalności gospodarczej Spółki oraz umów na usługi marketingowe oraz usługi public relations.
Niezależnie od powyższego Kupiec winien również zweryfikować, czy przedmiot zakupu nie podlega
wyłączeniu z Regulaminu na podstawie rozdziału II punkt 4 i 5.
4, Dopuszcza się możliwość zakupu gotówkowego z wykorzystaniem kart płatniczych zgodnie
z przyznanym limitem i upoważnieniem.
5. Nadzór bieżący nad realizacją Postępowań zakupowych sprawuje Menedżer Zakupu.
6. Formy postępowań zakupowych według Wartości postępowania:
6.1. Zakup o niskiej wartości do 1 000 zł.
6.2. Zakup z wolnej ręki powyżej 1 000 zł do 3 000 zł.
6,3. Zakup z wolnej ręki powyżej 3 000 zł.
6.4. Konkurs ofert powyżej 3 000 zł do 40 000 zł.
6.5. Przetarg powyżej 40 000 zł.
6.6. Dialog z Dostawcami powyżej 40 000 zł.
6.7. Zakupy awaryjne bez względu na wartość.
7. Wartość postępowania określona w Regulaminie jest wartością netto i dotyczy jednego
Zamówienia/zakupu, niezależnie od częstotliwości zakupów u danego Dostawcy, przy czym
pracownicy Spółki realizujący zakupy zobowiązani są do przestrzegania zasady określonej w ust. 10
poniżej.
8. Do Przetargu i Dialogu z Dostawcami w rozumieniu Regulaminu stosuje się przepisy Kodeksu
Cywilnego o przetargu oraz postanowienia Regulaminu.
10
9. W każdym przypadku Menedżer może zastosować formę Postępowania zakupowego przewidzianą

dla wyższej Wartości postępowania (np. zamiast Konkursu ofert powyżej 3 000 zł może zastosować
Przetarg).
10.Zabrania się dzielenia zakupów na części o niższej Wartości postępowania, w celu uniknięcia
przeprowadzenia procedury wyboru Dostawcy określonej dla wyższego progu kwotowego.
11.Potwierdzenie zamówienia przez Dostawcę dokonywane jest w następujący sposób:
• Zakup o niskiej wartości do 1 000 zł lub zakup do 3 000 zł poprzez doręczenie przez
-
Dostawcę faktury lub rachunku za wykonaną dostawę, usługę lub roboty budowlane.
• Zakup powyżej 3 000 zł do 40 000 zł w formie pisemnej lub elektronicznej (wymagany
—
kwalifikowany podpis elektroniczny) lub w postaci elektronicznej (tj. przy wykorzystaniu

środków komunikacji elektronicznej w tym w szczególności poczty elektronicznej).
• Zakup powyżej 40 000 zł — w formie pisemnej albo elektronicznej (wymagany kwalifikowany
podpis elektroniczny).
12.Zobowiązuje się Kierowników/Dyrektorów Działów/Wydziałów do przedstawiania Członkowi
Zarządu odpowiedzialnemu za dany pion w terminie do 10 dnia każdego miesiąca, zestawienia
zakupów dokonanych w poprzednim miesiącu, w trybie zakupów o niskiej wartości do 1 000 zł oraz
w trybie z wolnej ręki do 3 000 zł.
VI. Tryb zakupu.

1. Postępowania zakupowe mogą być realizowane w Trybie zamkniętym lub w Trybie otwartym.
2. W Trybie otwartym Zapytanie ofertowe, SIWZ lub Ogłoszenie o Dialogu z Dostawcami publikowane
są na stronie Platformy zakupowej lub stronie internetowej Huty, w prasie i mediach lub na stronie
branżowych portali współpracujących z Platformą zakupową.
3. Tryb zamknięty Postępowania zakupowego polega na realizacji zakupów w określonej grupie
Dostawców.
4. W każdym przypadku niezależnie od tego, czy Postępowanie zakupowe jest prowadzone w Trybie
otwartym czy też w Trybie zamkniętym, Huta jest uprawniona do wysłania informacji o wszczęciu
Postępowania zakupowego do Dostawców, którzy w jej ocenie mogą być zainteresowani
uczestnictwem w danym Postępowaniu zakupowym i zdolni do wykonania jego przedmiotu.
VII. Formy zakupów:

1. Zakup o niskiej wartości do 1 000 zł.
1.1. Wymaga akceptacji Zapcitrzebowania (w formie SRM w przypadku zakupu na Platformie
zakupowej lub pisemnej/pocztą elektroniczną w przypadku zakupu poza Platformą
zakupową) przez Kierownika Klienta wewnętrznego i zatwierdzenia Zapotrzebowania przez
Członka Zarządu. Po uzyskaniu akceptacji Zamówienie podpisuje osoba wskazana
w załączniku nr 11 na podstawie udzielonego przez Zarząd pełnomocnictwa. Proces zakupu
jest realizowany przez odpowiedniego Menedżera Zakupów zgodnie z załącznikiem nr 10 lub
Kierownika Klienta wewnętrznego.
1.2. Wykaz osób uprawnionych do składania i realizowania zamówień w trybie zakupu o niskiej
wartości do 1 000 zł zamieszczony jest w załączniku nr 11 do Regulaminu Zakupów.
1.3. W celu aktualizacji załącznika nr 11 do Regulaminu zobowiązuje się Kierownika Działu Kadr
Płac do bieżącego zgłaszania do Działu Obsługi Zarządu i Nadzoru Właścicielskiego
w przypadku zaistnienia konieczności aktualizacji załącznika nr 11, związanej ze zmianami
stosunku pracy z osobami wymienionymi w załączniku nr 11. Na podstawie przekazanych
zgłoszeń Dział Obsługi Zarządu i Nadzoru Właścicielskiego dokonuje aktualizacji załącznika
/
Regulamin Zakupów HUTY ŁBĘDY S.A.
nr 11 do Regulaminu Zakupów, który po akceptacji przez dwóch Członków Zarządu, jest

publikowany na dysku „G”. Informacja o wprowadzonych zmianach jest przekazywana
Kierownikom/Dyrektorom Działów/Wydziałów.
1.4. Nie wymaga zbierania i archiwizowania Ofert.
2. Zakup z wolnej ręki (powyżej 1 000 zł do 3 000 zł)
2.1. Wymaga akceptacji Zapotrzebowania przez Kierownika Klienta wewnętrznego i zatwierdzenia
przez Członka Zarządu odpowiedzialnego za dany pion.
2.2. Prowadzony jest w oparciu o jedno lub wiele Kryteriów.
2.3. Nie wymaga zbierania i archiwizowania Ofert.
3. Zakup z wolnej ręki (powyżej 3 000 zł)
3.1. Zakup z wolnej ręki dla wartości powyżej 3 000 zł jest specjalną formą zakupów i może być
prowadzony w oparciu o jedno lub wiele Kryteriów.
3.2. Przesłanki stosowania zakupu z wolnej ręki:
• brak określonej specyfikacji, która powstaje w trakcie kontaktów z Dostawcą lub brak
świadomości ostatecznego kształtu przedmiotu zakupu,
• usługi, dostawy lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego
Dostawcę,
• pozostałe sytuacje, w których nie jest uzasadnione korzystanie z konkurencyjnych form
zakupów (np. gdy dokonanie zakupu jest pilne, a inne bardziej sformalizowane formy
Postępowania zakupowego spowodują opóźnienie zakupu lub trudności organizacyjne bądź
dodatkowe koszty albo spodziewany bilans korzyści z przeprowadzenia bardziej
sformalizowanej formy postępowania jest nieadekwatny do Wartości postępowania).
3.3. Wykorzystanie formy zakupu z wolnej ręki powyżej 3 000 zł wyrnaga sporządzenia
dokumentu „Uzasadnienie zakupu z wolnej ręki” w oparciu o załącznik nr 12 do Regulaminu
Zakupów i jego akceptacji przez Dyrektora właściwego Pionu oraz dwóch Członków Zarządu.
Załącznik sporządza Kierownik Klienta Wewnętrznego. „Uzasadnienie zakupu z wolnej ręki”
na leży każdorazowo dołączyć do Zapotrzebowania.
3.4. Zakup z wolnej ręki może być przeprowadzony w dowolnej formie, w tym za pośrednictwem
Platformy zakupowej z wyłączeniem środków bezpośredniego porozumiewania się na
odległość (np. telefonu, komunikatorów internetowych, telekonferencji).
3.5. Zakup z wolnej ręki nie wymaga powoływania Komisji.
4. Konkurs ofert (powyżej 3 000 zł do 40 000 zł)
4.1. Konkurs ofert to jednoetapowa lub wieloetapowa procedura wyboru Dostawcy.
4.2. W ramach Konkursu ofert Kupiec składa Zapytanie ofertowe w Trybie zamkniętym albo
publikuje Zapytanie ofertowe w Trybie otwartym.
4.3, Główne etapy procedury Konkursu ofert:
a) Przygotowanie Zapytania ofertowego.
b) Przesłanie Zapytania ofertowego określonym Dostawcom lub jego publikacja.
c) Zebranie Ofert i ich ocena.
d) Wezwanie do wyjaśnienia treści Ofert, w razie zaistnienia takiej konieczności.
e) Wezwanie do wyjaśnienia oraz uzupełnienia dokumentów i oświadczeń wymaganych
przez Zamawiającego, w razie zaistnienia takiej konieczności.
f) Poprawienie w Ofertach, w razie konieczności:
• oczywistych omyłek pisarskich oraz 4-
/
2
Regulamin Zakupów HUTY Ł!kBĘDY S.A.
innych omyłek polegających na niezgodności Oferty z Zapytaniem Ofertowym,

niepowodujących istotnych zmian w treści Oferty oraz zawiadomienie Dostawcy,
którego oferta została poprawiona o dokonanych poprawkach.
W przypadku, gdy poprawiana jest omyłka opisana w pkt f) tiret drugie, Zamawiający,
informując o dokonaniu i sposobie poprawienia Dostawcę, wzywa go do złożenia
oświadczenia o wyrażeniu bądź braku wyrażenia zgody na dokonane poprawienie
w terminie określonym przez Zamawiającego. Brak wyrażenia zgody na poprawienie
omyłki powoduje odrzucenie Oferty danego Dostawcy, o czym Zamawiający informuje
Dostawcę.
g) Odrzucenie Ofert nie spełniających wymagań postawionych przez Zamawiającego
w dokumentacji postępowania lub złożonych po upływie terminu składania Ofert.
h) Opracowanie rankingu Ofert.
i) Podjęcie przez Kupca lub Komisję decyzji dotyczącej dalszego postępowania, czyli:
• wybór Oferty lub Ofert,
• zakończenie postępowania bez wybrania Oferty,
• przeprowadzenie dogrywki i wybór formy dogrywki,
— dogrywki przeprowadzane są w formie Aukcji na Platformie zakupowej (zgodnie
2 pkt 8.1. niniejszego rozdziału) bądź negocjacji (zgodnie z pkt 8.2. niniejszego
rozdziału). Do dogrywki w formie Aukcji dopuszczani są Dostawcy, których Oferta
nie została odrzucona,
- dopuszczenie do dogrywki w formie negocjacji wybranych Dostawców,
• poinformowanie Dostawców o dogrywce i jej formie,
• przeprowadzenie dogrywki,
• wyłonienie Dostawcy albo zakończenie postępowania bez wybrania Oferty.
• sporządzenie „Uzasadnienia wyboru Dostawcy” - załącznik Nr 6 Regulaminu lub
wygenerowanie „Raportu z aukcji elektronicznej” albo „Rankingu ofert”.
j) Poinformowanie Dostawców o wynikach postępowania.
4.4. Oferty pozostają zamknięte do czasu określonego w Zapytaniu ofertowym,
4.5. Termin składania Ofert może zostać zmieniony wyłącznie przed jego upływem, o czym
Zamawiający informuje Dostawców,
5. Przetarg (powyżej 40 000 zł)

5.1. Przetarg to forma zakupu stosowana w przypadku, gdy Wartość postępowania wynosi
więcej niż 40 000 zł.
5,2. Oferty w Przetargu mogą być oceniane w oparciu o jedno lub wiele Kryteriów.
5.3. Główne etapy Przetargu:
a) Powołanie Komisji.
b) Opublikowanie i/lub przesłanie Zapytania ofertowego/SIWZ.
c) Składanie Ofert przez Dostawców i ich ocena.
d) Ocena wiarygodności Dostawców (KRS, CEiDG, ocena controllingowa, audyt, ankiety
kwalifikacji).
e) Wezwanie do wyjaśnienia treści Ofert, w razie zaistnienia takiej konieczności.
f) Wezwanie do wyjaśnienia oraz uzupełnienia dokumentów i oświadczeń wymaganych
przez Zamawiającego, w razie zaistnienia takiej konieczności.
g) Poprawienie w razie konieczności w Ofertach:
• oczywistych omyłek pisarskich oraz
„3
Regulamin Zakupów HUTY Ł.BĘDY S.A.
innych omyłek polegających na niezgodności Oferty z Zapytaniem

ofertowym/SIWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści Oferty oraz
zawiadomienie Dostawcy, którego oferta została poprawiona o dokonanych
poprawkach.
W przypadku, gdy poprawiana jest omyłka opisana w pkt g) tiret drugie, Zamawiający,
informując o dokonanej poprawce Dostawcę, wzywa go do złożenia oświadczenia
o wyrażeniu bądź braku wyrażenia zgody na dokonane poprawienie w terminie
określonym przez Zamawiającego. Brak wyrażenia zgody na poprawienie omyłki
powoduje odrzucenie Oferty danego Dostawcy, o czym Zamawiający informuje
Dostawcę.
h) Odrzucenie Ofert nie spełniających wymagań postawionych przez Zamawiającego
w dokumentacji postępowania.
i) Sporządzanie rankingu Ofert.
j) Wybór najkorzystniejszej Oferty albo zakończenie Przetargu bez wyboru Oferty albo
podjęcie przez Komisję decyzji dotyczącej dalszego toku postępowania
(przeprowadzeniu dogrywki i jej formy, tj. Aukcji na Platformie zakupowej bądź
negocjacji).
k) Poinformowanie Dostawców o dogrywce i jej formie, o ile będzie zastosowana.
1) Przeprowadzenie dogrywki, o ile będzie przeprowadzana.
m) Wybór Dostawcy i sporządzenie uzasadnienia jego wyboru w oparciu o załącznik
Nr 6 do Regulaminu Zakupów.
n) Poinformowanie na piśmie Dostawców o rozstrzygnięciu postępowania.
5.4. Oferty w Przetargu mogą zostać otwarte dopiero po terminie składania Ofert.
5.5. Termin składania Ofert może zostać zmieniony wyłącznie przed jego upływem, o czym
Zamawiający informuje Dostawców.
6. Dialog z Dostawcami (powyżej 40 000 zł)
6.1. Dialog z Dostawcami to forma zakupu stosowana w przypadku, gdy Wartość postępowania
wynosi powyżej 40 000 zł oraz gdy:
a) w Postępowaniu zakupowym prowadzonym uprzednio w formie Przetargu wszystkie
Oferty zostały odrzucone albo nie wpłynęła żadna Oferta lub
b) rozwiązania dostępne na rynku nie mogą zaspokoić, bez ich dostosowania, potrzeb
Zamawiającego lub
c) roboty budowlane, dostawy lub usługi obejmują rozwiązania projektowe lub
innowacyjne lub
d) zamówienie nie może zostać udzielone bez wcześniejszych rozmów z Dostawcami
z uwagi na szcĘególne okoliczności dotyczące charakteru przedmiotu zamówienia,
stopnia złożoności lub uwarunkowań prawnych lub finansowych lub
e) w chwili wszczęcia Postępowania zakupowego Zamawiający nie ma możliwości
jednoznacznego i precyzyjnego opisania przedmiotu zamówienia bądź zaistnieją inne
istotne przyczyny.
6.2. O wyborze formy zakupów „Dialog z Dostawcami” decyduje dwóch Członków Zarządu
w oparciu o wniosek Dyrektora/Kierownika komórki wnioskującej o powołanie Komisji
(załącznik nr 3 do Regulaminu Zakupów).
6.3. Główne etapy Dialogu z Dostawcami:
6,3.1. Etap I — Rozpoczęcie postępowania
a) Powołanie przez dwóch Członków Zarządu Komisji.
b) Sporządzenie przez Komisję „Ogłoszenia o rozpoczęciu postępowania zakupowego
w formie Dialogu z Dostawcami” (Ogłoszenie). Ogłoszenie musi określać:
14
• warunki podmiotowe w stosunku do Dostawców (warunki techniczne, ekonomiczne,

wiedzy i doświadczenia),
• opis planowanego przebiegu postępowania,
• informację o tym, że wraz z ofertą ostateczną Zamawiający będzie wymagał wniesienia
wadium, kwocie wadium, dopuszczalnych formach jego wniesienia, warunkach
zatrzymania i zwrotu,
• warunkach ustanowienia, zwrotu i zatrzymania zabezpieczenia należytego wykonania
umowy,
• informację o czasie, formie i miejscu złożenia „Wniosku o dopuszczenie
do udziału w postępowaniu” (Wniosek). Wzór Wniosku opracowuje Komisja,
• informację o języku w jakim będzie się toczyć postępowanie.
c) Sporządzenie przez Komisję „,Opisu potrzeb Zamawiającego” (OPZ) określającego, co
Spółka zamierza nabyć wraz z podaniem parametrów/wymagań. Część
parametrów/wymagań zostanie określona, jako „brzegowe”, tj. takie, których niespełnienie
spowoduje odrzucenie Oferty, a część jako „wstępne”, tj. takie, które mogą zostać
zmienione w toku postępowania.
d) Opublikowanie przez Komisję na Platformie zakupowej:
• Ogłoszenia,
• OPZ,
• wzoru Wniosku.
Komisja może opublikować powyższe dokumenty, a także wszelkie inne dokumenty
dotyczące postępowania, które uzna za zasadne, na stronie internetowej Spółki, w prasie
i mediach oraz na stronach branżowych portali współpracujących z Platformą zakupową.
e) Przesłanie przez Komisję informacji o rozpoczęciu postępowania do podmiotów, które
w ocenie Spółki mogą być zainteresowane wzięciem udziału w postępowaniu i są
potencjalnie zdolne do wykonania przedmiotu zamówienia.
f) Opracowanie i przyjęcie przez Komisję Protokołu z realizacji Etapu I.
g) Zatwierdzenie Protokołu z realizacji Etapu I przez dwóch Członków Zarządu.
6.3.2. Etap II — Składanie Wniosków ich ocena. Kwalifikacja Dostawców.
a) Dostawcy składają Wnioski w formie pisemnej lub elektronicznej (wymagany kwalifikowany
podpis elektroniczny) wraz z dokumentami oraz oświadczeniami niezbędnymi
do potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, potwierdzając tym samym
zamiar uczestniczenia w postępowaniu.
b) Komisja bada spełnianie przez Dostawców wymagań podmiotowych zgodnie
z Ogłoszeniem (np. posiadanie określonych certyfikatów, referencji, niożliwości
produkcyjnych, technicznych, ekonomicznych, kapitału ludzkiego itp.).
c) W razie konieczności wezwanie przez Komisję Dostawców do wyjaśnienia lub uzupełnienia
dokumentów i/lub oświadczeń niezbędnych do potwierdzenia spełniania warunków udziału
w postępowaniu.
d) Wykluczenie przez Komisję Dostawców nie spełniających warunków udziału
w postępowaniu.
e) Opracowanie i przyjęcie przez Komisję Protokołu z realizacji Etapu II.
f) Zatwierdzenie Protokołu z realizacji Etapu II przez dwóch Członków Zarządu.
6.3.3. Etap III - Dialog
a) Opracowanie przez Komisję „Wzoru umowy lub istotnych postanowień umowy” (IPU).
„5
b) Komisja pisemnie lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zaprasza do dialogu
Dostawców, którzy zostali do niego dopuszczeni. Wraz z zaproszeniem do dialogu Komisja
przekazuje każdemu z Dostawców wzór umowy lub istotne postanowienia umowy, które
zostaną do niej wprowadzone.
c) Przeprowadzenie przez Komisję dialogu technicznego z Dostawcami, w trakcie którego
Dostawca prezentuje swoje rozwiązanie oraz proponuje sposób wykonania zamówienia.
Prowadzony dialog ma charakter poufny.”
d) Opracowanie i zatwierdzenie przez Komisję oraz Dostawcę „Finalnego opisu potrzeb
zamawiającego” (FOPZ) zawierającego uzgodniony opis przedmiotu zamówienia.
e) Przeprowadzenie przez Komisję dialogu mającego na celu uzgodnienie warunków realizacji
zamówienia, tj. w szczególności terminu realizacji, kwestii gwarancji jakości, rękojmi, praw
—
autorskich do określonej dokumentacji wytworzonej w toku realizacji przedmiotu zamówienia

i ich przeniesienia bądź udzielenia licencji do dokumentacji niezbędnej dla Zamawiającego
do korzystania z przedmiotu zamówienia, kar umownych, limitów odpowiedzialności,
warunków ubezpieczenia, zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Dialog z danym
Dostawcą kończy się wtedy, gdy zostanie ostatecznie uzgodniony przedmiot zamówienia
oraz jego umowne warunki realizacji.
f) Opracowanie i zatwierdzenie przez Komisję oraz Dostawcę „Finalnych istotnych postanowień
umowy” (FIPU) zawierających umowne warunki realizacji zamówienia wynegocjowane
w toku dialogu z danym Dostawcą.
g) Opracowanie i przyjęcie przez Komisję Protokołu z realizacji Etapu III.
h) Zatwierdzenie Protokołu z realizacji Etapu III przez minimum dwóch Członków Zarządu.
6.3.4. Etap IV Zaproszenie do składania ofert,
a) Przesłanie do Dostawców, z którymi uzgodniono FOPZ i FIPU zaproszenia do złożenia
oferty w formie pisemnej lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wraz
z ewentualnym wezwaniem do wniesienia wadium, jeśli było przewidziane w Ogłoszeniu.
b) Opracowanie i przyjęcie przez Komisję Protokołu z realizacji Etapu IV.
c) Zatwierdzenie Protokołu z realizacji Etapu IV przez minimum dwóch Członków Zarządu.
W tym etapie niedopuszczalne jest negocjowanie zakresu przedmiotu zamówienia i/lub
warunków jego realizacji.
6.3.5. Etap V — Składanie ofert
a) Złożenie przez Dostawców ofert w formie pisemnej lub elektronicznej (wymagany
kwalifikowany podpis elektroniczny), które zawierają oferowany opis przedmiotu zamówienia
uzgodnionego w toku Dialogu oraz warunki realizacji przedmiotu zamówienia ustalone
w toku Dialogu (oferty stanowią potwierdzenie ustalonego w toku Dialogu FOPZ i FIPU), jak
również cenę jego wykonania (która podlega negocjacjom). Jeżeli było wymagane wadium,
Dostawcy wnoszą je w formie i wysokości określonej w Ogłoszeniu.
b) Opracowanie i przyjęcie przez Komisję Protokołu z realizacji Etapu V.
c) Zatwierdzenie Protokołu z realizacji Etapu V przez dwóch Członków Zarządu.
6.3.6. Etap VI — Badanie ofert — negocjacje ceny = wybór najkorzystniejszej oferty,
a) Zbadanie przez Komisję złożonych Ofert, Komisja bada Oferty, przede wszystkim pod kątem
zaoferowania w nich ceny oraz prawidłowości wniesionego wadium. W przypadku wniesienia
nieprawidłowego wadium lub braku jego wniesienia, a także w przypadku stwierdzenia
w ofercie przez Zamawiającego innych nieprawidłowości, Oferta taka może zostać odrzucona.
b) Przeprowadzenie przez Komisję negocjacji ceny za realizację przedmiotu zamówienia
z poszczególnymi Dostawcami,
16
c) Dokonanie przez Komisję wyboru Oferty z najniższą ceną.

d) Opracowanie i przyjęcie przez Komisję Protokołu z realizacji Etapu VI.
e) Zatwierdzenie Protokołu z realizacji etapu VI przez minimum dwóch Członków Zarządu.
O Poinformowanie na piśmie Dostawców o wyborze.
7 Zakup awaryjny.
7.1. Zakup awaryjny, bez względu na wartość, jest specjalną Formą zakupów. Może być
prowadzony w oparciu o jedno lub wiele Kryteriów.
7.2. Przesłankami zastosowania Zakupu awaryjnego są:
a) zagrożenie życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.
b) awarie techniczne uniemożliwiające realizację podstawowych zadań i funkcji Huty,
c) ryzyko wystąpienia znacznych strat materialnych lub finansowych.
d) zapobieżenie bezpośrednim skutkom katastrof.
e) ryzyko negatywnego wpływu na wizerunek Huty lub relację z jej klientami.
f) inne istotne przyczyny uzasadniające dokonanie zakupu awaryjnego a w szczególności
tzw. okoliczności siły wyższej.
7.3. Realizacja zakupu awaryjnego polega na:
a) powiadomieniu przez Kierownika Klienta wewnętrznego Członka Zarządu o fakcie awarii
lub innej przyczynie uzasadniającej dokonanie Zakupu awaryjnego (w dowolnej formie),
b) uzyskaniu zgody Członka Zarządu na realizację zakupu w trybie awaryjnym,
c) po uzyskaniu zgody, Klient wewnętrzny niezwłocznie wprowadza zapotrzebowanie
na Platformę zakupową z adnotacją „zakup awaryjny” wraz z uzasadnieniem zakupu
zaakceptowanym przez Dyrektora właściwego Pionu i powiadamia o tym fakcie Kupca,
d) przeprowadzeniu procedury zakupowej przed zatwierdzeniem Zapotrzebowania,
e) zatwierdzeniu zakupu przez Członka Zarządu odpowiedzialnego za dany pion.
8. Dogrywka w formie Aukcji oraz w formie negocjacji
8.1. Dogrywka w formie tzw. aukcji.
8.1.1. Aukcja na Platformie zakupowej lub poza nią może być kolejnym etapem Przetargu lub
Konkursu ofert.
8.1.2, Aukcja może być jedno lub wieloetapowa.
8.1.3. Dopuszcza się możliwość stosowania wielu Aukcji w ramach jednego postępowania
zakupowego (aukcja multiobiektowa).
8.1.4. Dopuszcza się możliwość rozdzielenia ceny w trakcie postępowania od pozostałych
Kryteriów, co oznacza, że Aukcja przeprowadzana jest wyłącznie w oparciu o kryterium
ceny. W takim przypadku po zakończeniu Aukcji następuje ostateczna ocena Ofert
z uwzględnieniem ceny uzyskanej w toku Aukcji oraz pozostałych Kryteriów, które nie były
przedmiotem Aukcji, a które Zamawiający ocenił przed dopuszczeniem Dostawców
do Aukcji.
8.1.5. Główne etapy Aukcji:
a) ustalenie parametrów Aukcji.
b) zaproszenia do Aukcji.
c) przeprowadzenie Aukcji.
d) podjęcie decyzji dotyczącej dalszego postępowania, czyli wybór Oferty/Ofert lub
przejście do negocjacji lub zakończenia Postępowania bez wybrania Oferty.
e) sporządzenie „Uzasadnienia wyboru Dostawcy” w oparciu o załącznik nr 6 Regulaminu

Zakupów lub wygenerowanie „,Raportu z aukcji elektronicznej” albo „,Rankingu ofert”,
O poinformowanie Dostawców o wynikach Aukcji.
8. J. .6. Zasady przeprowadzania Aukcji.
a) W przypadku podjęcia decyzji o zastosowaniu dogrywki w postaci Aukcji, jako kolejnego
etapu Konkursu ofert lub Przetargu, Kupiec za pośrednictwem Platformy zakupowej lub
poza nią wysyła zaproszenie do wzięcia udziału w Aukcji do wszystkich Dostawców,
których oferta nie została odrzucona w poprzednim etapie Postępowania zakupowego.
b) Zaproszenie do Aukcji zawiera, co najmniej następujące informacje:
• Nazwę (firmę) i siedzibę Spółki.
• Nazwę produktu, ilość produktu, jednostkę miary.
• Opis produktu lub usługi, parametry, specyfikację oraz inne dokumenty, np. zdjęcia,
rysunki, szkice itp.
• Godzinę rozpoczęcia oraz sposoby zamknięcia Aukcji.
• Reguły Aukcji.
• Informację o tym, że Aukcja realizowana jest zgodnie z Regulaminem Platformy
zakupowej (Logintrade) dostępnym na Platformie zakupowej lub zgodnie z innymi
przyjętymi regułami.
• Informację o tym, czy oferty po Aukcji muszą zostać potwierdzone
drogą korespondencji elektronicznej lub w formie pisemnej.
• Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona Aukcja lub miejsca w którym
będzie ona prowadzona.
• Zastrzeżenie, że Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty lub
zamknięcia Postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania Oferty
i podania przyczyny.
• Informację, że złożenie Oferty w Aukcji jest równoznaczne z zapoznaniem się
i zaakceptowaniem treści zaproszenia, akceptacją warunków formalnych oraz „Ogólnych
Warunków Zakupu”, w tym także projektu Umowy, jeżeli taka ma zastosowanie
w Postępowaniu zakupowym.
c) W aukcji musi wziąć udział minimum jeden Dostawca.
d) W przypadku braku przystąpienia Dostawców do Aukcji lub braku złożenia przynajmniej
jednej ważnej Oferty w jej trakcie, rankingiem Dostawców wykorzystanym do
uzasadnienia wyboru Dostawcy jest ranking wynikający z Ofert złożonych w ramach
prowadzonego Postępowania zakupowego.
e) Za obsługę techniczną Aukcji oraz utrzymanie aplikacji do prowadzenia postępowań
odpowiedzialny jest operator Platformy zakupowej, którym jest firma Logintrade.
fl Kupiec wybiera jeden z dostępnych modeli aukcyjnych biorąc pod uwagę specyfikę
Postępowania zakupowego.
g) W ramach jednego Postępowania zakupowego mogą być stosowane różne modele
aukcyjne.
h) Kupiec określa reguły Aukcji, a w szczególności:
• Cenę maksymalną lub brak jej zastosowania.
• Czas trwania dogrywek.
• Wartość postąpienia.
i) Aukcja może dotyczyć wartości całego kontraktu, ceny jednostkowej Lub pakietów.
j) W przypadku Aukcji na wartość kontraktu, Kupiec może żądać w zaproszeniu, aby po
zakończeniu postępowania Dostawca przesłał oferty jednostkowe we wskazanym
czasie. Brak przesłania ofert jednostkowych jest przesłanką do odrzucenia Oferty.
k) Kupiec może zaprosić do udziału w Aukcji obserwatora.
18
1) Dostawca może nie brać aktywnego udziału w Aukcji wykorzystując wbudowany

w Platformę zakupową mechanizm automatycznego ofertowania według wcześniej
zdefiniowanych parametrów.
m) W przypadku problemów technicznych Dostawca powinien natychmiast zgłosić problem
do działu obsługi klienta operatora Aukcji, informując o tym Kupującego.
n) W przypadku problemów technicznych Kupiec w celu wyjaśnienia sytuacji powinien
niezwłocznie skierować zapytanie do operatora Platformy zakupowej.
o) W przypadku problemów technicznych występujących po stronie operatora Aukcji,
Aukcja zostaje powtórzona. W takiej sytuacji podstawą ustalenia reguł Aukcji są
ostatnie Oferty złożone przez Dostawców w jej trakcie.
p) Kupiec może powtórzyć Aukcję w przypadku braku złożenia Ofert przez Dostawców lub
złożenia Oferty tylko przez jednego Dostawcę.
q) Kupiec w trakcie prowadzenia Aukcji nie może udzielać informacji merytorycznych
dotyczących jej przebiegu.
r) Oferty złożone po zakończeniu Aukcji są odrzucane.
s) Aukcja kończy się w następujących sytuacjach:
• w terminie określonym w zaproszeniu do Aukcji z uwzględnieniem czasu
podstawowego. Aukcja jest automatycznie przedłużana o czas trwania dogrywki, jeśli
w ostatniej minucie trwania Aukcji została złożona Oferta przyjęta przez Platformę
zakupową,
• jeżeli w trakcie trwania Aukcji wystąpią problemy techniczne lub będące powodem
oczywistych pomyłek ze strony Dostawców, decyzję o zamknięciu Aukcji podejmuje
Kupiec. W przypadku zamknięcia Aukcji zostaje ona niezwłocznie powtórzona, a cena
wejścia jest ceną najlepszej oferty pomniejszoną o jedno postąpienie,
• zakończenia trwania Aukcji przez licytatora.
8.2. Dogrywka w formie negocjacji
8,2.1. Negocjacje mogą być kolejnym etapem Przetargu lub Konkursu ofert. Mogą być
zastosowane także wtedy, gdy wcześniej zastosowano dogrywkę w formie Aukcji.
8.2.2. Negocjacje mogą być prowadzone z wykorzystaniem środków komunikacji
elektronicznej, w tym za pośrednictwem Platformy zakupowej bądź poczty
elektronicznej.
8,2.3. W przypadku negocjacji przeprowadzonych z zastosowaniem środków komunikacji
elektronicznej wydruki z negocjacji dołączane są do Uzasadnienia wyboru Dostawcy.
8.2.4, W przypadku negocjacji bezpośrednich przebieg negocjacji opisuje się w „Uzasadnieniu
wyboru Dostawcy”.
8,2.5. Negocjacje mogą być wieloetapowe.
8.2.6. Negocjacje mogą być oparte na jednym lub kilku Kryteriach, które Zamawiający określił
w dokumentacji postępowania. Negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany oferowanego
przedmiotu zamówienia.
8.2.7. Negocjacje mogą być prowadzone równolegle z wieloma Dostawcami lub sekwencyjnie,
tzn. z grupami Dostawców.
VIII. Uruchamianie postępowania zakupowego

1. Przesłanką uruchomienia Postępowania zakupowego jest akceptacja Zapotrzebowania przez
Członka Zarządu odpowiedzialnego za dany pion lub decyzja Członka Zarządu Huty.
J
2. Klient wewnętrzny przed złożeniem Zapotrzebowania ma obowiązek sprawdzić stan magazynowy,
a w przypadku dostępności produktu pobrać go Z magazynu.
„7
-
7”
Regulamin Zakupćw HUTY ŁABĘDY SA.
3. Klient wewnętrzny ma obowiązek agregować potrzeby realizowane w miesięcznych odstępach

czasowych. Zabronione jest świadome rozdzielanie potrzeb w celu zmiany formy zakupów,
4. Powołanie Komisji:
4.1. Członków Komisji do przeprowadzenia Postępowania zakupowego o wartości powyżej
40 000 zł powołuje dwóch Członków Zarządu, poprzez zatwierdzenie proponowanego
we „Wniosku o powołanie Komisji” składu osobowego wraz z przypisanymi im funkcjami.
Wniosek, stanowiący załącznik nr 3 do Regulaminu Zakupów sporządza Kierownik Klienta
wewnętrznego lub Menedżer zakupów. Komisji nie powołuje się do zakupów dokonywanych
w formie zakupów o niskiej wartości do 1 000 zł oraz z wolnej ręki.
4.2. Członków Komisji do przeprowadzenia Postępowania zakupowego o wartości do 40 000 zł,
(o ile zaistnieje potrzeba powołania Komisji), powołuje dwóch członków Zarządu poprzez
zatwierdzenie proponowanego we „Wniosku o powołanie Komisji” składu osobowego wraz
z przypisanymi im funkcjami. Wniosek, stanowiący załącznik nr 3 do Regulaminu Zakupów
sporządza Kierownik Klienta wewnętrznego lub Menedżer zakupów.
4,3. Komisja składa się, z co najmniej 3 osób (w tym Przewodniczącego oraz Sekretarza Komisji).
4.4. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania, a kończy (zostaje rozwiązana) z chwilą
zawarcia Umowy lub unieważnienia Postępowania zakupowego.
4.5. Udział w pracach Komisji traktowany jest na równi z innymi obowiązkami służbowymi
poszczególnych jej członków.
4.6. Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji zawartych
w Ofertach złożonych w ramach Postępowania zakupowego.
4.7. Członkowie Komisji oraz osoby wykonujące czynności w Postępowaniu zakupowym składają
pisemne oświadczenia według wzoru „Oświadczenie o zachowaniu bezstronności”
stanowiącego załącznik nr 4 do Regulaminu. Przedmiotowe oświadczenie, co do zasady
powinno być złożone w momencie, gdy ujawnione zostaną wszystkie podmioty biorące udział
w postępowaniu (Dostawcy). Jeżeli na jakimkolwiek etapie postępowania powstanie
przesłanka powodująca zasadność wyłączenia się danej osoby z postępowania powinna ona
-
niezwłocznie o jej zaistnieniu poinformować Przewodniczącego Komisji i wyłączyć się

od dalszych prac, a jeśli dotyczy to Przewodniczącego Komisji, poinformować o powyższym
Członka Zarządu i wyłączyć się z prac Komisji.
5. Zadania Komisji.
5.1. Do zadań Komisji w zakresie przeprowadzenia Postępowania o udzielenie zamówienia należy
w szczególności:
5.1.1. przeprowadzenie analizy rynku, pod kątem zwiększenia potencjalnej liczby Dostawców,
5.1.2. przygotowanie SIWZ lub Zapytania ofertowego z wykorzystaniem dołączonych
do wniosku dokumentów i informacji,
5.1.3. przygotowanie ogłoszenia o postępowaniu w oparciu o zatwierdzoną SIWZ lub
Zapytanie ofertowe lub Ogłoszenia w Dialogu z Dostawcami,
5.1.4. skierowanie do Dostawców informacji o postępowaniu,
5.1.5. przeprowadzenie Postępowania o udzielenie zamówienia, w tym:
a) wyjaśnianie treści Zapytania ofertowego/SIWZ lub Ogłoszenia w Dialogu
z Dostawcami,
b) przygotowanie propozycji modyfikacji Zapytania ofertowego/SIWZ,
c) otwarcie Ofert,
d) badaniei ocena Ofert,
/7
20
Regulamin Zakupćw HUTY ŁABĘDY S.A.
e) ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz zgodności złożonych

Ofert z Zapytaniem ofertowym/SIWZ lub z Ogłoszeniem w Dialogu,
f) występowanie do Dostawców o wyjaśnienia dotyczące złożonych Ofert,
dokumentów lub oświadczeń,
g) Poprawienie w razie konieczności w Ofertach:
• oczywistych omyłek pisarskich oraz
• innych omyłek polegających na niezgodności Oferty z Zapytaniem Ofertowym,
niepowodujących istotnych zmian w treści Oferty oraz zawiadomienie Dostawcy,
którego oferta została poprawiona o dokonanych poprawkach.
W przypadku, gdy poprawiana jest omyłka opisana w pkt g) tiret drugie,
Zamawiający, informując o dokonaniu i sposobie poprawienia Dostawcę, wzywa go
do złożenia oświadczenia o wyrażeniu bądź braku wyrażenia zgody na dokonane
poprawienie w terminie określonym przez Zamawiającego. Brak wyrażenia zgody
na poprawienie omyłki powoduje odrzucenie Oferty danego Dostawcy, o czym
Zamawiający informuje Dostawcę.
h) występowania do Dostawców o uzupełnienie dokumentów lub oświadczeń.
i) prowadzenia negocjacji lub Aukcji.
j) przygotowanie propozycji rozstrzygnięcia Postępowania zakupowego.
k) nadzorowanie procesu podpisywania Umowy/Zamówienia.
5.2. Wykonywanie zadań członka Komisji odbywa się osobiście.
5.3. Poszczególni Członkowie Komisji ponoszą odpowiedzialność za terminowość i rzetelność
wykonania powierzonych im przez Przewodniczącego Komisji obowiązków.
5.4, Komisja zobowiązana jest do takiego prowadzenia prac, aby badanie i ocena Ofert dokonane
były bez zbędnej zwłoki.
5.5. Komisja w razie potrzeby może powołać dodatkowo Ekspertów. Eksperci z wyłączeniem radcy
prawnego zatrudnionego w Hucie jeśli został on powołany w skład Komisji, nie są członkami
Komisji.
5.6. Dla ważności posiedzenia Komisji niezbędna jest na nim obecność, co najmniej:
5.6.1. dwóch osób ze składu Komisji w przypadku czynności otwarcia Ofert, negocjacji lub
Aukcji,
5.6.2. połowy jej składu w tym Przewodniczącego w pozostałych przypadkach.
5.7. Dla ważności czynności podejmowanych przez Komisję niezbędna jest akceptacja, co najmniej
połowy jej składu w tym Przewodniczącego.
5.8. Przewodniczący Komisji może, przy braku jednomyślności, zarządzić głosowanie. Decyzje
podejmowane w drodze głosowania zapadają zwykłą większością głosów. Przy równej liczbie
głosów, decyduje głos Przewodniczącego Komisji.
5.9. Każdy członek Komisji może złożyć do protokołu z postępowania Komisji zdanie odrębne.
Złożenie zdania odrębnego wymaga pisemnego uzasadnienia nie wstrzymuje biegu
postępowania.
6. Zadania Przewodniczącego
6.1, Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący. Sekretarz Komisji, pełni obowiązki
Przewodniczącego w przypadku jego nieobecności.
6.2. Przewodniczący Komisji odpowiedzialny jest za całokształt prowadzonego postępowania.
6.3. Obowiązkiem Przewodniczącego Komisji jest takie prowadzenie postępowania, które umożliwi
jego zakończenie w możliwie najkrótszym terminie.
21
6,4. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:

6.4.1. wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie.
6.4.2, podział prac pomiędzy członków Komisji.
6.4.3. nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji.
6.4.4. prowadzenie prac Komisji w sposób zapewniający przygotowanie propozycji
rozstrzygnięcia postępowania w terminie związania Ofertą,
6.4.5. wyznaczenie osoby lub Eksperta sporządzającego projekt Umowy.
6.4.6. nadzorowanie procesu podpisywania Umowy/Zamówienia po zatwierdzeniu przez osoby
upoważnione propozycji Komisji.
6.4.7. udzielanie odpowiedzi na odwołania i zażalenia,
6.4.8. zatwierdzanie wyników postępowania.
6.4.9. proponowania w uzasadnionych przypadkach zmian w składzie Komisji.
7 Zadania Sekretarza Komisji
7.1. Dokumentację Postępowania o udzielenie zamówienia prowadzi Sekretarz Komisji.
7.2. Obowiązkiem Sekretarza Komisji jest w szczególności prowadzenie protokołu postępowania
zgodnie z obowiązującymi zasadami.
7.3. Sekretarz Komisji odpowiedzialny jest za:
7.3.1. przesyłanie Zapytań ofertowych, Ogłoszeń w Dialogu z Dostawcami oraz SIWZ w celu
ich publikacji.
7.3.2. prawidłowość kompletność dokumentacji postępowania.
7.3.3. przygotowanie i prowadzenie spraw do podpisania Umowy/Zamówienia włącznie oraz
przekazanie zakończonego Postępowania zakupowego do realizacji odpowiedniej
komórce organizacyjnej.
7.3.4. przechowywanie dokumentacji związanej z Postępowaniem o udzielenie zamówienia
od momentu jego wszczęcia do zawarcia Umowy/Zamówienia lub unieważnienia
postępowania.
7.4. Przewodniczący może powierzyć obowiązki Sekretarza innej osobie będącej członkiem Komisji.
8. Kryteria oceny Ofert
8.1. Kryteriami oceny Ofert, w oparciu, o które Huta dokonuje wyboru Dostawcy są cena albo cena
I inne Kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty.
8.2. Kryteria w oparciu o wytyczne określone przez Klienta wewnętrznego w Zapotrzebowaniu
definiuje Kupiec.
8.3. Kryteria w postępowaniach powyżej 40 000 zł, inne niż 100% ceny, zatwierdza dwóch
Członków Zarządu (załącznik nr 3 Regulaminu).
8.4. Oceny ofert dokonuje się w oparciu o jedno lub wiele Kryteriów ustalonych na początku
procedury zakupowej.
8.5. Kryteria wymagają opisu sposobu ich oceny.
8.6. Postępowania oparte na więcej niż jednym Kryterium muszą mieć zdefiniowane wagi.
/
22
Regulamin Zakupów HUTY ŁtBĘDY S.A.
9. Opracowanie SIWZ
9.1. SIWZ sporządza Komisja przy współudziale Klienta wewnętrznego i/lub Eksperta
z wykorzystaniem dołączonych do wniosku dokumentów i informacji oraz dyspozycji zawartych
w dokumencie wyrażającym zgodę na uruchomienie postępowania.
9.2. W przypadku, gdy Zamówienie wymaga opracowania rysunków technicznych i/lub określenia
warunków technicznych, dokumenty te muszą być zatwierdzone przez Dział Głównego
Technologa.
9.3. SIWZ powinna precyzować w sposób niebudzący wątpliwości zakres przedmiotowy
prowadzonego postępowania.
9.4. SIWZ przed wszczęciem postępowania jest zatwierdzana przez dwóch Członków Zarządu lub
przez osobę/osoby przez nich upoważnione.
9.5. SIWZ powinna zawierać w szczególności:
a) nazwę (firmę) oraz adres Zamawiającego.
b) Informację o sposobie przygotowania i złożenia Oferty w formie pisemnej albo
elektronicznej.
c) termin wykonania zamówienia.
d) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych
warunków.
e) wykaz oświadczeń, jakie mają dostarczyć Dostawcy w celu potwierdzenia spełnienia
warunków udziału w postępowaniu oraz wykaz dokumentów, jakie ma złożyć Dostawca,
który złożył najkorzystniejszą ofertę.
f) informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Dostawcami oraz
przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych
do porozumiewania się z Dostawcami.
g) wymagania dotyczące wadium.
h) termin związania Ofertą,
i) miejsce i termin składania Ofert.
j) informacje w zakresie ceny zamówienia (sposób obliczenia ceny).
k) opis Kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze Oferty wraz
z podaniem wagi każdego z Kryteriów i sposobu oceny Oferty.
1) informacje o ewentualnych formalnościach, jakie powinny być dopełnione po wyborze
Oferty w celu zawarcia Umowy.
m) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania Umowy o ile są zasadne.
n) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej
Umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy.
o) informację o możliwości składania ofert częściowych i wariantowych, bądź braku takiej
możliwości.
p) informację, że Oferta musi być sporządzona w języku polskim, a dokumenty sporządzone
w innym języku winny być przetłumaczone przez Dostawcę na język polski i wraz
z tłumaczeniem dołączone przez Dostawcę do Oferty albo informację o tym,
że Zamawiający dopuszcza złożenie Oferty w innym niż polski języku wraz
z tłumaczeniem przysięgłym.
q) wskazanie, że do Oferty należy dołączyć oświadczenie o zapoznaniu się z SIWZ oraz
przyjęciu bez zastrzeżeń jej postanowień.
r) informację, że wszystkie dokumenty składane przez Dostawcę mają być składane
w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Dostawcę lub
przez osoby upoważnione do jego reprezentowania, (jeżeli składana jest Oferta w formie
j7
23
pisemnej). Zasady podpisywania dokumentów w postępowaniu prowadzonym w formie

elektronicznej są każdorazowo określane w SIWZ.
s) informację o tym, że całość lub część zamówienia nie może być powierzona
podwykonawcy.
10. Wadium
10.1. Decyzję o zasadności wniesienia wadium w postępowaniu oraz jego wysokości podejmuje
Komisja bądź Kupiec.
10.2. Wadium stanowi do 10% Wartości postępowania.
10,3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
a) pieniądzu.
b) poręczeniach bankowych.
c) gwarancjach bankowych.
d) gwarancjach ubezpieczeniowych.
10.4. W każdym Postępowaniu Komisja może podjąć decyzję o dopuszczeniu innej formy wadium.
10.5. Termin ważności wadium musi odpowiadać, co najmniej terminowi związania Ofertą.
10.6. Wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej, gwarancji bankowej, poręczenia bankowego
należy złożyć w miejscu wskazanym w SIWZ/Zapytaniu ofertowym lub Ogłoszeniu o Dialogu
z Dostawcami.
10.7. Wadium w pieniądzu należy wpłacać przelewem na konto bankowe wskazane
w SIWZ/Zapytaniu ofertowym lub Ogłoszeniu o Dialogu z Dostawcami.
10.8. Wadium wniesione w pieniądzu Spółka przechowuje na rachunku bankowym.
10.9. Zamawiający zwraca wadium wszystkim Dostawcom niezwłocznie po wyborze Oferty lub
unieważnieniu postępowania z wyjątkiem Dostawcy, którego Oferta została wybrana.
Dostawcy, którego Oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwraca
wadium niezwłocznie po zawarciu Umowy oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego
wykonania Umowy, jeżeli jego wniesienia żądano. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium,
na wniosek Dostawcy, który nie złożył Oferty lub wycofał Ofertę przed upływem terminu
składania Ofert.
10.10. Wadium zwraca się w tej samej formie, w jakiej zostało wniesione.
10.11. Po upływie terminu związania Ofertą nie przysługuje prawo zatrzymania wadium.
10.12. Jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, określa wadium dla każdej
części.
10.13. Wybranym w Postępowaniu zakupowym Dostawcom wadium zwracane jest w terminie do 30
dni po podpisaniu Umowy lub Zamówienia, o ile nie zostało ustalone inaczej w treści
10.14. Huta zatrzymuje wadium, jeżeli:
a) Dostawca odmówił podpisania Umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych
w Postępowaniu o udzielenie zamówienia.
b) Dostawca nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania Umowy, jeżeli wymóg jego
wniesienia wynikał z SIWZ/Zapytania ofertowego lub Ogłoszeniu o Dialogu
z Dostawcami.
c) Zawarcie Umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Dostawcy.
d) Dostawca wycofał Ofertę po terminie otwarcia Ofert.
24
e) Dostawca zmienił Ofertę, przy czym przez zmianę Oferty nie należy rozumieć:
- zmian składników stanowiących Kryteria - uzyskanych w toku negocjacji/licytacji
ustnej/Aukcji, z zastrzeżeniem, że nie mogą one być mniej korzystne niż w złożonej
Ofercie,
— zmian składników stanowiących Kryteria uzyskanych w toku uzgodnień ostatecznych
-
prowadzonych po negocjacjach/licytacji ustnej/Aukcji,

zmian korzystnych dla Zamawiającego, jeżeli nie dotyczą Kryteriów oceny Ofert.
10.15. Zamawiający może zatrzymać wadium, jeżeli Dostawca nie uzupełnił dokumentów
na wezwanie lub nie wyjaśnił sprzeczności treści Oferty.
10.16. Zamawiający zwraca Dostawcom wadium w terminie do 30 dni, jeżeli Postępowanie
zakupowe zostało zakończone bez wyboru Oferty o ile nie zostało ustalone inaczej w treści
11. Opracowanie Zapytania ofertowego.
11.1. Zapytania ofertowe dotyczące postępowań publikowane są między innymi na Platformie
zakupowej. Dopuszcza się realizowanie zakupów poza Platformą zakupową.
11.2, W przypadku, gdy Zamówienie wymaga opracowania rysunków technicznych i/lub określenia
warunków technicznych, dokumenty te muszą być zatwierdzone przez Dział Głównego
Technologa.
11.3. Treść Zapytania ofertowego opublikowanego poza Platformą zatwierdza Dyrektor lub
Kierownik Klienta wewnętrznego łub Przewodniczący Komisji.
11.4. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:
11.4.1. Nazwę (firmę) siedzibę Zamawiającego.
11.4.2. Nazwę produktu lub usługi, ilość, jednostkę miary.
11.4.3. W razie potrzeby opis produktu lub usługi, specyfikację oraz inne dokumenty, np.
zdjęcia, rysunki, szkice itp. mające na celu uszczegółowienie danej potrzeby.
11.4.4. Termin dostawy materiałów lub wykonania usługi.
11.4.5. Opis sposobu składania Ofert, a w przypadku składania Ofert w formie pisemnej,
również miejsce składania Ofert.
11.4.6. Termin składania Ofert, w tym datę i godzinę upływu terminu składania Ofert.
11.4.7. Informację o tym, że Oferta powinna zawierać propozycje wynagrodzenia netto w PLN
lub w innej walucie wraz ze wszystkimi składnikami kosztów.
11.4.8. Informację o tym, że Spółka nie pokrywa kosztów związanych z przygotowaniem
i złożeniem ofert oraz innych kosztów związanych z udziałem Dostawcy w Postępowaniu
zakupowym.
11.4.9. Informację o okresie związania Ofertą oraz zastrzeżenie, że termin związania Ofertą
rozpoczyna swój bieg wraz upływem terminu składania Ofert.
11.4.10. Informację, że jakiekolwiek odstępstwa od treści Zapytania ofertowego muszą być
wyraźnie zaznaczone w Ofercie.
11.4.11. Informację, że materiałów przesłanych w związku z Postępowaniem zakupowym
Spółka nie zwraca.
11.4.12. Zastrzeżenie, że Zamawiającemu przysługuje prawo zmiany zakresu Postępowania
zakupowego oraz sposobu jego przeprowadzenia.
11.4.13. Zastrzeżenie, że Zamawiającemu przysługuje prawo swobodnego wyboru Oferty lub
zakończenia Postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania Oferty
i bez podania przyczyny takiej decyzji.
11.4.14. Informację, że złożenie Oferty przez Dostawcę jest równoznaczne z zapoznaniem się
i zaakceptowaniem:
25
a) Treści zaproszenia do składania ofert,

b) warunków formalnych,
c) dokumentu pn. „Ogólne Warunki Zakupu”, który stanowi załącznik nr 8
do Regulaminu.
11.4.15. Informację, że Spółka może żądać od Dostawcy potwierdzenia cen jednostkowych.
11.4.16. Informację, że Dostawca w przypadku wyboru jego Oferty ma obowiązek potwierdzić
złożone Zamówienie poprzez złożenie dokumentu Potwierdzenie zamówienia, przy
czym w wypadku zbierania ofert za pośrednictwem Platformy zakupowej dokument
Potwierdzenia zamówienia wystawiany przez Dostawcę ma skutek wyłącznie
deklaratoryjny (do celów dowodowych), a zawarcie prawnie wiążącej umowy
sprzedaży następuje z chwilą złożenia zamówienia przez Spółkę na podstawie oferty
Dostawcy złożonej na Platformie zakupowej zgodnie z jej regulaminem.
11.4.17. Informację, kto udziela odpowiedzi w sprawach handlowych i w sprawach
technicznych zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale IX ust. 1 pkt 1.1.
11.4.18. Informację o możliwości składania tzw. ofert częściowych na poszczególne pozycje lub
pakiety.
IX. Realizacja zakupów

1. Komunikacja z Dostawcami w Postępowaniach zakupowych
1.1. Pytania wraz z odpowiedziami na zapytania w ramach Postępowania zakupowego powinny być
przekazane wszystkim Dostawcom biorącym udział w Postępowaniu zakupowym chyba,
że stanowi to naruszenie przepisów prawa, bez ujawniania źródła pochodzenia pytania.
Odpowiedzi na pytania udziela:
a) w sprawach handlowych dotyczących np. cen, terminów dostaw, sposobu i formy
dostawy, itp. Kupiec,
-
b) w sprawach technicznych dotyczących np. norm, warunków gwarancji, warunków

wykonania, itp. Klient wewnętrzny/Kierownik Klienta wewnętrznego.
-
1.2. W przypadku wskazania Platformy zakupowej, jako formy kontaktu odpowiedzi Dostawcom
udzielane są również na Platformie zakupowej.
1.3. O wynikach Postępowania zakupowego informowany jest wybrany Dostawca(y). Powyższa

informacja może zostać przesłana w dowolnej formie z wyłączeniem postępowania
prowadzonego w formie Przetargu lub Dialogu z Dostawcami, gdzie wyniki podawane
są w formie pisemnej lub elektronicznej (wymaganykwalifikowany podpis elektroniczny).
2. Zbieranie ofert
2.1. Oferta w Postępowaniu zakupowym powinna być złożona na Platformie zakupowej lub poza
nią zgodnie z treścią SIWZ/Zapytania Ofertowego lub zaproszenia do składania ofert
w Dialogu z Dostawcami.
2.2. Nie są przyjmowane Oferty drogą komunikacji telefonicznej lub przy wykorzystaniu innych
środków bezpośredniego porozumiewania się.
2.3. W przypadkach wątpliwych, mając na względzie interes Zamawiającego, gdy czynność
w Postępowaniu zakupowym, dla ważności której Regulamin wymaga zachowania formy
pisemnej lub elektronicznej, została dokonana bez zachowania tej formy, przyjmuje się, że
zamówienie zostało udzielone mimo braku zachowania wymaganej przez Regulamin formy
dokonania czynności, jeśli Oferta złożona przez Dostawcę jest najkorzystniejsza a Huta
26
podpisała Umowę/Zamówienie/Zlecenie. Zdania poprzedzającego nie stosuje się, jeśli formę

pisemną lub formę szczególną dla danej czynności przewidziano pod rygorem nieważności
w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
2.4. Jeżeli Zapytanie zostało opublikowane na Platformie zakupowej Menadżer zakupu może
zezwolić na składanie Ofert poza Platformą zakupową pod warunkiem, że Oferta wpłynie do
momentu óznaczonego na Platformie, jako dzień i godzina zakończenia przyjmowania Ofert
dla danego Postępowania zakupowego.
2.5. Oferty złożone w formie pisemnej powinny być opatrzone własnoręcznym podpisem osób
uprawnionych do reprezentowania Dostawcy.
2.6. Oferty złożone na Platformie zakupowej lub w formie pisemnej w kopertach pozostają
zamknięte do czasu upływu terminu składania Ofert.
2.7, Dostawca może przed upływem terminu składania Ofert zmienić łub wycofać Ofertę.
2.8. Osoba przyjmująca Oferty złożone na piśmie ponosi odpowiedzialność za przechowanie ich
w stanie nienaruszonym do czasu przekazania Sekretarzowi Komisji.
2.9. Bieg terminu związania z Ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania Ofert.
2.10. Oferty lub dokumenty złożone przez Platformę zakupową mogą zostać wydrukowane przez
Kupca lub Menedżera zakupów w celu przedstawienia ich Ekspertowi. Dopuszczalne jest
również przekazanie Ekspertowi Oferty z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
2.11. Dostawca jest związany Ofertą do upływu terminu określonego w SIWZ, Zapytaniu ofertowym
lub zaproszeniu do składania ofert w Dialogu z Dostawcami.
2.12. Kupiec może zmienić termin składania Ofert, co wymaga poinformowania o tym wszystkich
Dostawców. Terminu składania Ofert nie można przesunąć po dacie i godzinie otwarcia Ofert.
3. Rozstrzygnięcie postępowania
3.1. Rozstrzygnięcie postępowania może nastąpić poprzez:
3.1.1. wybór najkorzystniejszej Oferty, w oparciu o Kryteria oceny ofert określone w SIWZ,
Zapytaniu Ofertowym lub w Dialogu z Dostawcami jeżeli złożono, co najmniej jedną
niepodlegającą odrzuceniu Ofertę,
3.1.2. unieważnienie, jeżeli:
a) nie złożono żadnej niepodlegającej odrzuceniu Oferty,
b) cena najkorzystniejszej Oferty przewyższa kwotę, jaką Zamawiający może
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie zamówienia nie
leży w interesie Huty,
d) postępowanie obarczone jest wadą, która może mieć wpływ na wynik postępowania,
e) jedyny Dostawca uchyla się od zawarcia umowy.
3.1.3. zakończenie Postępowania zakupowego w dowolnym momencie bez wybrania Oferty
bez podania przyczyny.
3.2. Przed rozstrzygnięciem postępowania Huta:
3.2.1. wyklucza Dostawców, którzy:
a) nie wnieśli wadium do upływu terminu składania ofert, z zastrzeżeniem postanowień
dotyczących Dialogu z Dostawcami,
b) nie wykazali się spełnieniem warunków udziału w postępowaniu,
c) nie złożyli w wyznaczonym terminie wyjaśnień i uzupełnień do Oferty,
27
d) wycofali lub zmienili Ofertę po upływie terminu składania Ofert,

e) którzy w przeszłości w sposób zawiniony poważnie naruszyli zasady współpracy,
co podważa ich uczciwość, w szczególności, gdy Dostawca w wyniku zamierzonego
działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał
zamówienie w tym w szczególności zamówienie na rzecz Spółki lub jakiegokolwiek
podmiotu Grupy Kapitałowej Węglokoks.
3.2.2. odrzuca ofertę, jeżeli:
a) jej treść nie odpowiada treści SIWZ, Zapytania ofertowego lub specyfikacji
technicznej,
b) Dostawca nie zgodził się na poprawienie omyłek polegających na niezgodności
Oferty z SIWZ, niepowodujących istotnych zmian w treści Oferty,
c) została złożona przez Dostawcę wykluczonego z postępowania,
d) jest niezgodna z treścią umowy ramowej,
e) jest nieważna na podstawie obowiązujących przepisów,
f) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
g) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
3.3. Bieg terminu związania Ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania Ofert.
3.4. Po zakończeniu Postępowania zakupowego informację o jego wyniku otrzymują wszyscy
uczestnicy.
4. Uzasadnienie i akceptacja zakupu

4.1. W przypadku zakupów o wartości do 3 000 zł, decyzję o wyborze Oferty lub
unieważnieniu/zamknięciu postępowania zakupowego podejmuje Menedżer Zakupu
na podstawie przedłożonych przez Kupca ofert. Przy zakupach w Postępowaniu zakupowym
o wartości do 3 000 zł Kupiec może wykorzystać „monitor cen”, stanowiący aplikację
elektroniczną Platformy zakupowej lub inny portal umożliwiający porównanie cen.
4.2. Po przeprowadzonym Postępowaniu zakupowym o wartości powyżej 3 000 zł do 40 000 zł,
przed dokonaniem zakupu, Kupiec sporządza formularz „Uzasadnienie wyboru dostawcy”
w formie elektronicznej bądź pisemnej (załącznik nr 6 do Regulaminu Zakupów) lub
generuje „Raport z aukcji elektronicznej” albo „Ranking ofert” (dokument elektroniczny
platformy). Rekomendację Oferty lub decyzję o unieważnieniu/zamknięciu Postępowania
zakupowego bez wyboru Oferty podejmuje Menedżer Zakupu.
4.3. W przypadku zakupów o wartości powyżej 40 000 zł formularz „Uzasadnienie wyboru
dostawcy” (załącznik nr 6 do Regulaminu Zakupów) sporządza Komisja. Decyzję o wyborze
Oferty lub zakończeniu „Postępowania zakupowego bez wyboru Oferty podejmuje dwóch
Członków Zarządu na podstawie w/w „Uzasadnienia wyboru dostawcy”.
4.4. Obowiązek wypełnienia załącznika nr 6, o którym mowa w pkt. 4.2. i 4.3. powyżej nie
dotyczy formy zakupu z wolnej ręki. W tym przypadku stosuje się załącznik nr 12.
5. Formularz Kalkulacji Ceny (FKC).

5.1. W przypadku zakupu/usługi wykonywanej przez podmiot powiązany określony w art. lik
ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, podmioty
powiązane są zobowiązane do wykazania, że ceny zostały ustalone na warunkach, które
ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane.
5.2. Podmioty powiązane to:
7
a) podmioty, z których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na co najmniej jeder(
inny podmiot, lub
28
b) podmioty, na które wywiera znaczący wpływ ten sam inny podmiot lub
c) podmioty, na które wywiera znaczący wpływ małżonek, krewny lub powinowaty do
drugiego stopnia osoby fizycznej wywierającej znaczący wpływ na co najmniej jeden
podmiot, lub
d) spółka niemająca osobowości prawnej i jej wspólnicy, lub
e) podatnik i jego zagraniczny zakład, a w przypadku podatkowej grupy kapitałowej —
spółka kapitałowa wchodząca w jej skład i jej zagraniczny zakład, lub

f) podmioty, pomiędzy którymi występują relacje, które nie są ustanawiane lub
utrzymywane z uzasadnionych przyczyn ekonomicznych, w tym mające na celu
manipulowanie strukturą właścicielską lub tworzenie cyrkularriych struktur
właścicielskich;
5.3. Dostawca jest zobowiązany przed podpisaniem Umowy lub Zamówienia przez Spółkę
przedstawić Formularz Kalkulacji Ceny na potrzeby Korporacyjnej Polityki Cen
Transferowych obowiązującej w Spółce. Formularz Kalkulacji Ceny określa sposób
rozliczeń dla danego rodzaju transakcji kontrolowanych zawieranych z podmiotami
powiązanymi wraz z przyjętą metodą kalkulacji ceny transferowej.
5.4. Zgodnie z Korporacyjną Polityką Cen Transferowych obowiązującą w Spółce, pracownicy
zobowiązani do przygotowania Umowy/Zamówienia odpowiedzialni są za pozyskanie od
podmiotu powiązanego Formularza Kalkulacji Ceny.
5.5. Osobą odpowiedzialną za sporządzenie Formularza Kalkulacji Ceny i skompletowanie
załączników określonych w wytycznych do danej transakcji kontrolowanej, jest za każdym
razem osoba odpowiedzialna za daną Umowę/Zamówienie po stronie Dostawcy.
6. Termin płatności
Huta dokonuje zapłaty za dostarczone towary usługi w terminie do 30 dni od daty wystawienia
faktury lub jej doręczenia. O terminie zapłaty rozstrzyga zawarta pomiędzy Stronami
umowa/zamówienie. Termin zapłaty za dostarczone towary/usługi może być dłuższy jeżeli tak
zdecyduje jeden z Członków Zarządu.
X Umowy
Wzór Umowy opracowywany jest z uwzględnieniem istotnych warunków umowy opisanych poniżej
w ust. 2 w zależności od rodzaju danego przedmiotu zamówienia.
1. Ogólne informacje dotyczące Umowy

1.1. Podstawą dostawy, świadczenia usług lub wykonania robót budowlanych jest Umowa.
1.2. Przez Umowę należy rozumieć również:
1.2.1. aneks do umowy.
1.2.2. porozumienie dodatkowe do umowy.
1.2.3. załączniki do ww. dokumentów.
1.2.4. Zamówienie lub inny dokument, którego skutkiem jest zaciągnięcie przez Hutę
zobowiązania, z wyjątkiem Zleceń składanych w wykonaniu już wiążącej Spółkę umowy.
(z zastrzeżeniem rozdz. X pkt. 1.7., 1.9., 2.2. oraz 4.1.).
1.3, Zawarcie Umowy, przez które rozumie się również złożenie Zamówienia przez Hutę,
poprzedzone jest realizacją działań weryfikujących kontrahenta zgodnie z wewnętrzną
„Procedurą weryfikacji kontrahentów HUTY ŁABĘDY S.A. pod kątem ich uczestnictwa
w procederze wyłudzeń podatku VAT”.
1.4. Weryfikacji dokonuje się w stosunku do Dostawcy, który zgodnie z Regulaminem przedstawił/71
Najkorzystniejszą ofertę.
J
29 I
Regulamin Zakupów HUTY ABĘDY SA.
1.5. W przypadku zakupów objętych „wyłączeniami” określonymi w rozdz. II ust. 4 i 5 Regulaminu

dokument potwierdzający zawarcie Umowy, przygotowuje i rejestruje Kupiec lub osoba
wyznaczona przez Przewodniczącego Komisji.
1.6. Umowy z wyłączeniem Zamówień i Zleceń są rejestrowane w Zakładowym Rejestrze Umów.
1,7. Kupiec oraz Kierownik Klienta wewnętrznego ma obowiązek śledzenia realizacji Zamówień lub
Zleceń i reagowania w przypadku braku ich realizacji. Termin realizacji Zamówienia może być
zmieniony przez Kupca na pisemny wniosek Kierownika Klienta wewnętrznego zaakceptowany
przez Dyrektora właściwego Pionu.
1.8. Dopuszcza się zawarcie Umowy z dwoma Dostawcami proponującymi różne ceny, na taki sam
produkt dla zachowania warunków konkurencyjności. Zawarcie Umowy wymaga Uzasadnienia
wyboru dostawcy (zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do Regulaminu Zakupów)
podpisanego przez dwóch Członków Zarządu.
1.9. W odniesieniu do dostaw lub usług, których ostateczna ilość nie może być dokładnie określona
w chwili złożenia Zamówienia (np. dostawy materiałów sypkich, tłumaczenia na/i z języka
obcego, dostawy walców) dopuszcza się, aby ostateczna Wartość zamówienia odbiegała od
wartości określonej w Zamówieniu na poziomie +/- 10%.
1.10. W umowie lub zamówieniu można przewidzieć obowiązek zapłaty kar umownych
za przekroczenie terminu dostawy z przyczyn leżących po stronie dostawcy w wysokości 0,2%
wartości zamówienia netto, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, lecz nie więcej niż 20%
netto wartości zamówienia. Kara umowna może zostać nie naliczona jeżeli jej wartość nie
przekroczy 300 zł.
1.11. W uzasadnionych sytuacjach (awaria lub inna istotna przyczyna leżąca po stronie dostawcy)
dopuszcza się na wniosek dostawcy przedłużenie terminu realizacji zamówień dotyczących
bieżących potrzeb produkcyjnych. Każdorazowo decyzję co do zmiany terminu realizacji
takiego rodzaju zamówienia podejmuje Wiceprezes Zarządu ds. Handlu i Produkcji na
podstawie korespondencji z dostawcą, a w razie braku takiej możliwości — inny Członek
Zarządu. Powyższa sytuacja nie ma zastosowania, gdy termin realizacji zamówienia stanowił
kryterium wyboru dostawcy.
2. Istotne Warunki Umowy

2.1. Umowy zawierane są zgodnie z Kodeksem Cywilnym i Regulaminem.
2.2. Postanowienia niniejszego punktu nie znajdują zastosowania do Zamówień, do których stosuje
się postanowienia Ogólnych Warunków Zakupu Huty Łabędy S.A. stanowiących Załącznik
nr 8 do Regulaminu.
2.3. Wzór Umowy opracowywany jest z uwzględnieniem istotnych warunków umowy opisanych
w niniejszym punkcie w zależności od rodzaju danego przedmiotu zamówienia.
2.4. Umowa zawarta z wybranym Dostawcą nie może zawierać postanowień, które są mniej
korzystne dla Spółki niż wynikające z rozstrzygnięcia postępowania. Zakres świadczenia
Dostawcy wynikający z Umowy powinien być tożsamy z jego zobowiązaniem wynikającym
z rozstrzyg nięcia Postępowania.
2.5. Umowa winna zawierać wszystkie postanowienia dotyczące warunków realizacji przedmiotu
zamówienia ustalone w toku Postępowania zakupowego.
2.6. Umowy zawierane przez Spółkę powinny być sporządzone w języku polskim lub w dwóch
i więcej wersjach językowych, z czego jedna z nich powinna być wersją polską oraz wersja
ta powinna być wersją wiążącą w przypadku rozbieżności. W uzasadnionych przypadkach
dopuszcza się, aby wersją wiążącą była wersja sporządzona w języku obcym, przy czym
w takich przypadkach wymagane jest tłumaczenie przysięgłe tekstu Umowy.
30 7
2.7. Umowy powinny być sporządzane w sposób poprawny pod względem gramatycznym,
stylistycznym i ortograficznym, z zachowaniem jednolitej numeracji jednostek redakcyjnych,
a zastosowany układ graficzny powinien być przejrzysty i zapewniający czytelność Umowy.
2.8, Wybór prawa obcego (innego niż prawo Polskie) oraz wprowadzenie zapisu na sąd polubowny
lub poddanie rozstrzygania sporów sądowi zagranicznemu wymaga zgody dwóch Członków
Zarządu.
2.9, Umowa powinna zawierać, co najmniej postanowienia regulujące następujące kwestie:
2.9.1. datę I miejsce zawarcia umowy.
2.9.2. oznaczenie stron i ich reprezentantów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2.9.3. określenie przedmiotu Umowy.
2.9.4. termin wykonania, sposób przekazania i odbioru przedmiotu Umowy.
2.9.5. cenę za wykonanie przedmiotu Umowy oraz terminy, tryb i warunki zapłaty.
2.9.6. że zapłata wynagrodzenia nastąpi na rachunek bankowy Dostawcy wskazany
na fakturze.
2.9.7. że faktury powinny zawierać numer, pod którym Umowa została zarejestrowana
w Zakładowym Rejestrze Umów Zamawiającego.
2.9.8. warunki gwarancji oraz warunki rękojmi, w tym termin jej obowiązywania, jeżeli jej
wprowadzenie jest zasadne.
2.9.9. zasady odpowiedzialności, w szczególności określenia właściwego nadzoru nad
-
realizacją umowy ze strony Huty tj. wskazanie imienne osoby/osób pełniących nadzór
-
nad realizacją Umowy. Osoba/osoby pełniące nadzór nad realizacją umowy powinny być
pracownikami Działu/Wydziału wnioskującego o udzielenie zamówienia i posiadać
odpowiednią do zakresu zamówienia wiedzę merytoryczną. Osoba/osoby pełniące
nadzór nad realizacją umowy powinny zostać wyznaczone przez Dyrektora lub
Kierownika Działu/Wydziału.
2.9.10. dla umów na wykonanie prac remontowych i inwestycyjnych harmonogram rzeczowo —
finansowy, jeżeli jego wymaganie jest zasadne.

2.9.11. sposób rozwiązania/odstąpienia od umowy, jeżeli jest zasadny.
2.9.12. tryb wprowadzania zmian w Umowie.
2.9.13. wskazanie prawa właściwego, któremu podlega Umowa w wypadku umów
międzynarodowych.
2.9.14. wskazanie sądu właściwego do rozstrzygania sporów.
2.10. liczbę egzemplarzy, w ilu zostaje zawarta Umowa. W umowach przy wykonaniu, których
Dostawca wchodzi w posiadanie informacji poufnych Huty należy zobowiązać Dostawcę do ich
nieujawniania oraz uregulować:
2.10.1. definicję informacji poufnej,
2.10.2. miarę staranności, z jaką informacje poufne winny być chronione (np. z najwyższą
starannością, z taką samą starannością, z jaką Dostawca chroni własne informacje
poufne, ale nie mniejsza niż należyta staranność),
2.10.3. wyjątki od obowiązku nieujawniania informacji (np. na pisemne żądanie organów
administracji publicznej wystosowane na podstawie i w zakresie bezwzględnie
obowiązujących przepisów prawa),
2.10.4. czas trwania i zakres terytorialny obowiązku zachowania poufności.
ł.
31
2,11, Dodatkowo w treści Umowy należy rozważyć zamieszczenie klauzul określających;

2.11,1. brak możliwości waloryzacji cen w okresie trwania umowy lub określenie warunków
sposobu waloryzacji ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia odnoszących się
-
do zewnętrznych obiektywnych warunków (np. wskaźnik inflacji ogłoszony przez GUS).

2.11.2. że należności wynikające z umowy w tym odszkodowawcze i odsetkowe nie mogą być
przedmiotem zastawu oraz obrotu (cesja, sprzedaż) zgodnie z art. 509 Kodeksu
Cywilnego bez pisemnej zgody Zamawiającego.
2.11.3, że przy zapłacie zobowiązania w formie przelewu bankowego, strony ustalają, jako
termin zapłaty, datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
2.11.4. że strony przewidują możliwość zmiany postanowień umowy, gdy nastąpi zmiana
w wysokościach i sposobie płatności należności publiczno-prawnych poprzez
dostosowanie treści umowy do obowiązujących przepisów.
2.11.5. formę, sposób wniesienia i wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
jeżeli jest wymagane.
2.11.6. warunki ubezpieczenia, jeżeli jest ono wymagane.
2.11.7. kary umowne, jeżeli ich zastosowanie jest zasadne (z zastrzeżeniem zachowania
równowagi stron oraz naliczania kar od wartości netto umowy lub niezrealizowanej
części umowy). W przypadku, gdy jednym z Kryteriów był „termin realizacji” umowa
zawiera postanowienia dotyczące możliwości naliczania kar umownych Dostawcy przez
Zamawiającego na wypadek przekroczenia tego terminu.
2.11.8. zasady odpowiedzialności Dostawcy w wypadku naruszenia praw własności
intelektualnej osób trzecich jeżeli jest zasadne.
-
2.11.9. kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych, o ile ich zastosowanie jest
wymagane obowiązującymi przepisami prawa.
2.12. Równocześnie, o ile jest to niezbędne dla realizacji zamówienia Umowa powinna zawierać
zapisy i klauzule wynikające z wewnętrznych aktów normatywnych HUTY ŁABĘDY S.A.
2.13. W Umowie należy zamieścić oświadczenia o następującej treści:
2.13.1. W odniesieniu do HUTY Ł.ABĘDY S.A.:
„HUTA ŁABĘDY S.A. z siedzibą w Gliwicach oświadcza, że posiada status dużego
przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4c w Zw. z art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r.
o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
2.13.2. W odniesieniu do Dostawcy:
oświadcza, że posiada status prżedsiębiorcy
w rozumieniu art. 4 pkt ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym
opóźnieniom w transakcjach handlowych.”
2.13.3. W odniesieniu do obu stron Umowy:
„Każda ze Stron zobowiązana jest do niezwłocznego informowania drugiej Strony o każdej
zmianie swojego statusu w rozumieniu art. 4 pkt 5 I 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r.
o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.”
3. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy

3.1. Należy stosować następujące zasady dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:
3.1.1. Spółka może żądać od Dostawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
zwanego dalej zabezpieczeniem.
32
31.2. zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego

wykonania Umowy.
3.1.3. Spółka żąda od Dostawcy wniesienia zabezpieczenia, w postępowaniach w stosunku,
do których Komisja lub Zarząd podejmie taką decyzję.
3.2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Dostawcy w jednej lub w kilku
następujących formach:
3.2.1, pieniądzu.
3.2.2. poręczeniach bankowych.
3.2.3. gwarancjach bankowych.
3.2.4. gwarancjach ubezpieczeniowych.
3.2.5. inne formy zabezpieczenia przewidziane w dokumentacji postępowania w tym między
innymi akredytywa.
3.3. W przypadku złożenia zabezpieczenia w formie gwarancji jej treść nie może uniemożliwiać
Zamawiającemu dochodzenia roszczeń.
3.4. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu Dostawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy
wskazany przez Zamawiającego.
3.5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Dostawca może wyrazić zgodę na zaliczenie
kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
3.6. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, Zamawiający przechowuje je na
oprocentowanym rachunku bankowym.
3.7. W trakcie realizacji umowy Dostawca za zgodą Zamawiającego może dokonać zmiany formy
zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w pkt 3.2.
3.8. Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana, za zgodą dwóch Członków Zarządu Spółki,
z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszania jego wysokości.
3.9. Wysokość zabezpieczenia ustala się w stosunku procentowym w wysokości do 2O% ceny netto
uzyskanej w toku postępowania albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania
Zamawiającego wynikającego z Umowy, Jeżeli w Ofercie podano cenę jednostkową lub ceny
jednostkowe.
3.10. Osoba odpowiedzialna za realizację Umowy ze strony Huty zobowiązana jest
do wystąpienia o zwrot lub zatrzymanie zabezpieczenia do właściwej komórki organizacyjnej
w zależności od formy wniesienia zabezpieczenia.
3.11. Huta zwraca zabezpieczenie w terminie określonym w dokumentach Postępowania
zakupowego.
4. Zawarcie Umowy
4.1. Postanowienia niniejszego punktu nie znajdą zastosowania do Zamówień.
4.2. Za właściwe przygotowanie Umowy odpowiada:
4.2.1. osoba wyznaczona przez Zarząd lub Komisję do jej sporządzenia oraz
4.2.2. osoba odpowiedzialna za jej realizację, jeśli brała udział w jej sporządzeniu.
4.3. Umowa winna być zweryfikowana i zaparafowana:
4.3.1. pod względem zgodności jej postanowień z treścią SIWZ, Zapytania ofertowego lub
ustaleń dokonanych wtoku Dialogu z Dostawcami w zależności od tego, które znajduje
zastosowanie w danym Postępowaniu zakupowym oraz Oferty, przez Przewodniczącego
33
Regulamin Zakupów HUTY Ł4BĘDY SA,
Komisji lub osobę wyznaczoną do sporządzenia Umowy zgodnie z pkt 421, - na każdej ze
stron Umowy.
4.3.2. przez Radcę Prawnego zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych.
4.4. Umowa może zostać zawarta po upływie terminu związania Ofertą, jeżeli Dostawca wyraził
zgodę na zawarcie Umowy na warunkach określonych w złożonej Ofercie
i w przeprowadzonym Postępowaniu.
4.5. Termin zawarcia Umowy nie powinien przekroczyć 14 dni od daty rozstrzygnięcia
Postępowania zakupowego, chyba, że do zawarcia Umowy wymagane są zgody korporacyjne
bądź Zarząd albo Komisja postanowi inaczej.
4.6. Do każdej Umowy, z zastrzeżeniem pkt. 4.7., należy dołączyć Kartę Obiegu Umowy zgodnie ze
wzorem stanowiącym załącznik nr 7 Regulaminu, przy czym w przypadku umów dotyczących;
4.6.1 przetwarzania danych osobowych,
4.6.2. kategorii zakupowych opisanych w rozdziale II ust. 5 Regulaminu, co do których decyzja
o ich zawarciu została podjęta na posiedzeniu Zarządu,
4.63. umów będących wynikiem postępowania zakupowego w formie Przetargu powyżej
40 000 zł lub Dialogu z Dostawcami powyżej 40 000 zł,
kartę obiegu umowy należy wypełnić jedynie w części I.
4.7. Karta obiegu Umowy nie jest wymagana w stosunku do:
4.7.1. Zamówień lub Zleceń,
4.72. Umów zlecenia oraz umów o dzieło z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności
gospodarczej.
4.8. Od momentu wszczęcia postępowania do zawarcia Umowy lub unieważnienia postępowania
całą dokumentację związaną z postępowaniem zakupowym przechowuje Sekretarz Komisji
lub Kupiec.
4.9. Po podjęciu przez Zarząd decyzji o wyborze Oferty i zawarciu Umowy lub unieważnieniu
postępowania Sekretarz Komisji przekazuje wszystkie materiały dotyczące postępowania
Kupcowi.
5. Realizacja zapisów umownych

5.1. Osobą odpowiedzialną za realizację Umowy po stronie Zamawiającego jest osoba wskazana
w Umowie lub Zamówieniu bądź Zleceniu, będąca pracownikiem Zamawiającego.
W przypadku braku odpowiednich postanowień umownych przyjmuje się, że tymi osobami są:
5.1.1. Kierownicy/Dyrektorzy komórek organizacyjnych, których bezpośrednio Zamówienia te
dotyczą,
5.1.2. osoby dokonujące kontroli merytorycznej faktury,
5.1.3. inne osoby wskazane przez Dyrektora.
5.2. Do obowiązków osoby odpowiedzialnej należy w szczególności:
5.2.1. dokonanie rzeczowego i technicznego odbioru przedmiotu Umowy, w tym podpisanie
protokołu zdawczo-odbiorczego, jeśli zasadne jest jego zastosowanie,
5.2.2. kontrola merytoryczna faktur-y pod względem jej zgodności z postanowieniami Umowy,
sporządzanie zamówień/zleceń do Umowy - jeżeli postanowienia Umowy tego
wymagają, ł,2
5.2.3. egzekwowanie wymaganych obowiązującymi przepisami dokumentów jak ściowych,
34 7
5.24. nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji Umowy, w tym również uwzględnienie
czynności związanych z zakończeniem Umowy w okresie jej wypowiedzenia,
5.2,5. wykonywanie czynności Zamawiającego określonych w Umowie — zgodnie z odrębnymi
uregulowaniami w tym zakresie,
5.2.6, w przypadku wystąpienia podstaw do naliczenia kary występowanie do Głównego
—
Księgowego z zaparafowanym przez Radcę Prawnego wnioskiem o naliczenie kary,

5.2.7. podejmowanie stosownych działań w celu przeciwdziałania utrudnieniom
I nieprawidłowościom w realizacji Umowy - zgodnie z obowiązującymi odrębnymi
uregulowaniami w tym zakresie,
5.2.8. w przypadku wystąpienia istotnych nieprawidłowości w realizacji Umowy, pisemne
informowanie o ich wystąpieniu bezpośredniego przełożonego,
5.2.9. występowanie z wnioskiem o zwrot lub zatrzymanie zabezpieczenia należytego
wykonania Umowy, (jeżeli dotyczy).
Poszczególne ww. czynności mogą być przyporządkowane różnym osobom odpowiedzialnym lub
wynikać z odrębnych uregulowań.
6. Zakończenie umowy.
Osoba wskazana w pkt 5.1. Regulaminu niezwłocznie po rozwiązaniu umowy przesyła do
Centralnego Rejestru Umów „Wniosek o zmianę statusu umowy” stanowiący Załącznik Nr 5 do
Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.
7. Zasady zawierania aneksów

7.1. W przypadku, gdy przedmiotem aneksu jest zmiana postanowień Umowy w zakresie:
7.1.1. stron Umowy (za wyjątkiem sukcesji uniwersalnej tj. np. dziedziczenia lub następstwa
prawnego w wypadku połączenia lub przekształcenia spółek handlowych).
7.1,2. przedmiotu Umowy, sposobu jej realizacji.
7.1.3. terminu realizacji Umowy.
7.1.4. wartości Umowy, zmiany cen jednostkowych w tym składników kalkulacyjnych.
7.1.5. warunków płatności.
7.1.6. kar umownych.
- wymagane jest wypełnienie Karty obiegu umowy w części I i II (załącznik nr 7 do
Regulaminu).
7.2. Jeżeli zmiany zapisów umowy:
7.2.1. wynikają zjej treści.
7.2.2. wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
7.2.3. dotyczą zmiany przedmiotu umowy, której przedmiotem jest świadczenie usług
dystrybucyjnych (np. energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków, przesyłu itp.).
- wymagane jest wypełnienie Karty obiegu Umowy w części I.
7.3. Aneks musi być podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w Hucie.
6. Zasady wystawiania Zleceń
Zlecenia wystawiane są zgodnie z zasadami określonymi w poszczególnych Umowach przez osoby
wyznaczone w Umowie lub upoważnione przez Zarząd.
Jłł,
35
Regulamin Zakupów HUTY Ł”.BĘDY SA.
XI. Procedura zakupów inwestycyjnych i IT

1. Zarządzanie procesem inwestycyjnym - kategoryzacja inwestycji
1,1. Procedura zakupów inwestycyjnych jest realizowana z uwzględnieniem Wskazań

Właścicielskich nr 08/2017 z dnia 12 grudnia 2017 r. (załącznik do Uchwały Węglokoks S.A. nr
243/2017), które wprowadziły do stosowania w Grupie Kapitałowej Węglokoks „Regulamin
Obszaru Zarządczego Inwestycje”, „Regulamin Komitetu Inwestycyjnego” oraz „Procedury
Controlingu Inwestycji”.
1.2. Wskazań Właścicielskich przywołanych powyżej nie stosuje się do inwestycji finansowych,
w szczególności do inwestycji w instrumenty rynku kapitałowego, pieniężnego, walutowego,
dłużnego.
1.3. Planowanie i realizacja Inwestycji Strategicznych oraz Inwestycji pozostałych odbywa się
z zachowaniem zasad Regulaminu Obszaru Zarządczego Inwestycje Grupy Kapitałowej
Węglokoks stanowiącego załącznik do Uchwały Węglokoks S.A. nr 243/2017 i obejmuje
wieloletnie oraz roczne plany inwestycyjne.
1.4, Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z procesem zakupów
inwestycyjnych należy do kompetencji Centralnej Jednostki Inwestycyjnej.
1.5. W Grupie Kapitałowej Węglokoks wyróżnia się następujące kategorie inwestycji:
a) Inwestycje strategiczne — inwestycje o dużej wadze i istotnym, rozwojowym
znaczeniu (znaczenie strategiczne) dla Funkcjonowania Grupy Kapitałowej Węglokoks.
Inwestycja zostaje zakwalifikowana do strategicznych, gdy łącznie nakłady inwestycyjne
przekraczają 20 mln zł lub 5 O/, sumy aktywów sprawozdania finansowego za poprzedni
rok obrotowy.
b) Inwestycje pozostałe
1.6. Do pozostałych Inwestycji zaliczamy Inwestycje w ramach działalności operacyjnej Spółki tj.:
a) Odtworzeniowe spowodowane zużyciem/uszkodzeniem majątku a ich zadaniem jest
—
zastąpienie zużytych/uszkodzonych środków trwałych w celu utrzymania zdolności

wykonywania zadań przez działy/wydziały Huty na dotychczasowym lub zbliżonym
do dotychczasowego poziomie.
b) Rozwojowe — inwestycje w nowe linie produkcyjne, infrastrukturę, media oraz
inwestycje powodujące istotny wzrost zdolności produkcyjnych lub istotnie wpływające
na przebieg procesów produkcyjnych i wspomagających.
c) Usprawniające —inwestycje mające na celu usprawnienie lub zwiększenie
efektywności procesów produkcyjnych lub wspomagających.
d) Kapitałowe — nabycie udziałów/akcji innych spółek, przedsiębiorstw lub
zorganizowanych części przedsiębiorstw, połączenie innej spółki z Hutą, itp., w celu
czerpania z nich określonych korzyści.
e) IT — inwestycje związane z systemami i sprzętem komputerowym, oprogramowania,
licencje, istotnie wpływające na przebieg procesów produkcyjnych lub wspomagających.
f) Modernizacyjne za modernizację środka trwałego należy uznać wydatki poniesione
—
w celu podniesienia standardu składnika majątku, unowocześnienia, ulepszenia środka

trwałego, poprawy jego funkcjonalności, jego rozbudowy (powiększenia w przypadku
budynków), a także zmiany jego cech i właściwości poprzez np. adaptację do pełnienia
innej, nowej funkcji, co w efekcie prowadzi do zwiększenia wartości.
36
1.7. Postanowienia Regulaminów Procedury nie uchybiają obowiązkom uzyskania właściwych

decyzji korporacyjnych określonych w przepisach powszechnie obowiązujących lub statucie
Huty.
1.8. Procedurę nabycia przez Spółkę składników aktywów trwałych określa się według wartości,
zgodnie ze statutem Huty.
1.9, Zakupy inwestycyjne w ramach działalności operacyjnej Huty realizowane są
z uwzględnieniem w/w wytycznych zgodnie z zapisami niniejszego Regulaminu.
2. Postępowanie zakupowe w zakresie inwestycji.

2.1. Procedura zakupów inwestycyjnych realizowana jest w oparciu o zaakceptowany przez
Członka Zarządu odpowiedzialnego za dany pion Wniosek inwestycyjny stanowiący załącznik
nr 1 do Regulaminu Zakupów lub decyzję Zarządu Huty. Wniosek Inwestycyjny sporządza
Wnioskodawca. Zaakceptowany Wniosek przekazuje Kierownikowi Działu Projektów
Inwestycyjnych.
2.2, Wnioskodawca na Platformie Zakupowej tworzy zapotrzebowanie/a, do którego dołącza
Wniosek oraz inne niezbędne załączniki, np., opis techniczny, ofertę, uzasadnienie
zapotrzebowania i oznacza Kierownika Działu Projektów Inwestycyjnych, jako Kupca.
23, Kupiec weryfikuje wniosek pod względem formalnym oraz jego zgodności z planem
inwestycyjnym, budżetem a w przypadku niezgodności zwraca się do Wnioskodawcy o ich
uzupełnienie.
2.4. Postępowanie zakupowe Kupiec rozpoczyna po uzyskaniu akceptacji Zapotrzebowania przez
Członka Zarządu odpowiedzialnego za dany pion,
2.5. Zapytania ofertowe przygotowuje Kupiec w porozumieniu z Wnioskodawcą i przystępuje
do wyboru Dostawcy zgodnie z procedurą przewidzianą Regulaminem.
2.6. Kupiec sporządza zlecenie pomocnicze w systemie MAKS oraz zamówienie lub umowę.
Zamówienie lub umowę przedkłada do podpisu przez dwóch Członków Zarządu.
2.7. W przypadku, gdy procedura zakupu wymaga zgody Rady Nadzorczej lub Walnego
Zgromadzenia lub na wniosek Członka Zarządu, Główny Ekonomista sporządza analizę
efektywności zakupu/przedsięwzięcia lub zleca wykonanie niezbędnych analiz, ekspertyz, itp.
Ekspertowi lub firmie zewnętrznej. Analiza efektywności sporządzana jest w oparciu o dane
i materiały przekazane przez Wnioskodawcę.
2.8. Podpisaną umowę Kupiec przekazuje do zarejestrowania w Zakładowym Rejestrze Umów
a kopię umowy Dyrektorom lub Kierownikom odpowiedzialnym za jej realizację.
2.9. Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych nadzoruje prawidłowy postęp i przebieg realizacji
inwestycji, prowadzi monitoring poniesionych kosztów, dokonuje rozliczenia inwestycji.
2.10. Wnioskodawca lub wskazana w Umowie/Zamówieniu osoba nadzoruje realizację inwestycji
w szczególności w zakresie realizacji harmonogramu, BHP, przyjętych założeń i rozwiązań
technicznych zawartych w Umowie/Zamówieniu. Jednocześnie osoba/y ta/te uczestniczy/ą
w odbiorze końcowym.
2.11. Potrzeba wykonania prac dodatkowych (nie przewidzianych w Zamówieniu/Umowie) wymaga
zgody dwóch Członków Zarządu.
2.12. Odbioru końcowego inwestycji dokonuje Kierownik Działu/Wydziału wnioskującego łącznie
z Dyrektorem wnioskodawcy lub powołana do tego zadania Komisja. Potwierdzeniem wyników
odbioru końcowego jest sporządzenie Protokołu odbioru końcowego podpisanego przez osoby
dokonujące odbioru. Powyższy dokument dostarczany jest Kierownikowi Działu Projektów
Inwestycyjnych wraz z fakturą.
7ł,J/
7
37
2.13. Fakturę VAT z rozliczenia zakupu inwestycyjnego sprawdza pod kątem merytorycznym
Kierownik Działu/Wydziału odpowiedzialny za realizację umowy/zamówienia, podpisując ją.
2.14. Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych:
a) Opisuje fakturę VAT zgodnie z procedurą obowiązującą w Hucie, tj. wpisując;
V nr zlecenia pomocniczego.
V nr zamówienia i/lub umowy.
V konto analityczne wnioskodawcy.
b) Wystawia dokument przyjęcia środka trwałego (OT, OTW, KD), który podpisuje
Wnioskodawca, Kierownik Działu/Wydziału, a następnie przekazuje go do Starszego
specjalisty ds. księgowości majątkowej w celu zaewidencjonowania środka trwałego.
2.15. Po podsumowaniu wartości inwestycji z faktur VAT przypisanych do zlecenia pomocniczego
w porównaniu z kosztem wynikającym z umowy Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych
dokonuje zamknięcia zlecenia pomocniczego w systemie MAKS.
2,16. Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych raportuje Dyrektorowi Centralnej Jednostki
Inwestycyjnej oraz do Głównego Ekonomisty realizację zadania inwestycyjnego ujętego
w Planie inwestycyjnym.
3. Zakupy inwestycyjne IT
3.1. Zakup inwestycyjny sprzętu IT dokonywany jest według podziału na kategorie;

a) sprzęt komputerowy (zestaw komputerowy, notebooki, urządzenia wielofunkcyjne
i drukarki, monitory, itp.).
b) oprogramowanie i różnego rodzaju licencje.
zwanymi dalej: „sprzęt IT”.
3.2. Zakup sprzętu IT nadzoruje i koordynuje Centralna Jednostka Inwestycyjna.
3.3. Co do zasady, zakup realizowany jest na podstawie zawartych przez Spółkę umów w tym
zakresie z Dostawcą wewnętrznym. Wnioskodawca przesyła wniosek inwestycyjny na zakup
oraz inne niezbędne załączniki, np., opis techniczny, ofertę, uzasadnienie zapotrzebowania
do Kierownika Działu Projektów Inwestycyjnych, jako Kupca. Dopuszcza się dokonanie zakupu
od Dostawcy zewnętrznego, przy czym procedurę zakupu przeprowadza Kierownik Działu
Projektów Inwestycyjnych zgodnie z Reg ulaminem.
3.4. Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych, generuje zamówienie w systemie MAKS.
Zamówienie zatwierdzane jest przez dwóch Członków Zarządu.
3.5. Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych rejestruje zamówienie oraz zlecenie pomocnicze
(dalej: „Zlecenie”) w systemie MAKS.
3.6. Prawidłowość wykonania i zgodność zamówienia z ofertą potwierdza Wnioskodawca
na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego lub dokumentu WZ.
3.7. Wnioskodawca lub Kierownik Działu/Wydziału dokonuje odbioru końcowego sprzętu IT.
Potwierdzeniem wyników odbioru końcowego jest sporządzenie Protokołu odbioru końcowego
lub dokumentu WZ podpisanego przez osoby dokonujące odbioru. Dokumenty odbioru wraz
z fakturą należy dostarczyć Kierownikowi Działu Projektów Inwestycyjnych.
3.8. Fakturę VAT z rozliczenia zakupu inwestycyjnego sprawdza pod kątem merytorycznym
Kierownik Działu/Wydziału odpowiedzialny za realizację umowy/zamówienia, podpisując ją.
3.9. Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych:
a) Opisuje fakturę VAT zgodnie z procedurą obowiązującą w Hucie, tj. wpisując:
7?
„
V nr zlecenia pomocniczego.
38
Regulamin Zakupów HUTY Ł4BĘDY S.A.
V nr zamówienia i/lub umowy.

V konto analityczne wnioskodawcy.
b) Wystawia dokument przyjęcia środka trwałego (OT, OTW, KD), który podpisuje
Wnioskodawca, Kierownik Działu/Wydziału, a następnie przekazuje go do Starszego
specjalisty ds. księgowości majątkowej w celu zaewidencjonowania środka trwałego.
3.10. Po podsumowaniu wartości inwestycji z faktur VAT przypisanych do zlecenia pomocniczego
w porównaniu z kosztem wynikającym z umowy Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych
dokonuje zamknięcia zlecenia pomocniczego w systemie MAKS.
3.11. Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych raportuje Dyrektorowi Centralnej Jednostki
Inwestycyjnej oraz do Głównego Ekonomisty realizację zadania inwestycyjnego ujętego
w Planie inwestycyjnym.
3.12. Jeżeli zakupiony sprzęt IT ma zostać objęty obowiązującą już Umową ramową lub nową
umową serwisową, czynności w tym zakresie przeprowadza Kierownik Działu Projektów
Inwestycyjnych.
4. Zakup akcesoriów komputerowych, Wewnętrznego wyposażenia sprzętu IT,

Materiałów eksploatacyjnych oraz Usług IT.
4.1. Co do zasady, Zakup realizowany jest na podstawie zawartych przez Spółkę umów w tym
zakresie z Dostawcą wewnętrznym.
4.2. Wnioskodawca przedkłada wniosek na zakup Akcesoriów komputerowych, Wewnętrznego
wyposażenia sprzętu IT lub Materiałów eksploatacyjnych (załącznik nr 9 do Regulaminu)
do Centralnej Jednostki Inwestycyjnej. Przy zakupie materiałów eksploatacyjnych wniosek
może zostać wysłany w formie elektronicznej w pliku Excel na adres: it@hutalab.com.pl
4.3. Zakupy Akcesoriów komputerowych lub Wewnętrznego wyposażenia sprzętu IT wymaga
akceptacji przełożonego, a w przypadku zakupów o łącznej wartości powyżej 500 zł netto,
wymagane jest uzasadnienie zgoda Członka Zarządu odpowiedzialnego za dany pion.
4.4. W przypadku usług IT Wnioskodawca przedkłada do Centralnej Jednostki Inwestycyjnej
Wniosek o zakup usług IT (załącznik nr 2 do Regulaminu) zaakceptowany przez Kierownika
Działu/Wydziału, Dyrektora Wnioskodawcy oraz Członka Zarządu odpowiedzialnego za dany
pion. Dział Inwestycji i Innowacji weryfikuje wniosek pod względem formalnym,
a w przypadku braków zwraca się do Wnioskodawcy o ich uzupełnienie, po czym
przeprowadza postępowanie zakupowe i generuje zamówienie lub umowę.
Zamówienie/umowę na zakup usług IT zatwierdza dwóch Członków Zarządu.
4.5, W przypadku wymiany Wewnętrznego wyposażenia sprzętu IT oraz usług IT Wnioskodawca
o ofertę zwraca się do Dostawcy wewnętrznego. Dopuszcza się dokonanie zakupu
od Dostawcy zewnętrznego, przy czym procedurę zakupu przeprowadza Centralna Jednostka
Inwestycyjna zgodnie z Regulaniinem (wymiana Wewnętrznego wyposażenia sprzętu IT
wymaga audytu technicznego, który przeprowadza Dostawca wewnętrzny).
4.6. Każde zamówienie generowane jest w systemie MAKS (w przypadku materiałów
eksploatacyjnych raz w tygodniu).
4.7. Wygenerowane przez Dział Inwestycji i Innowacji z systemu MAKS zamówienie dotyczące
materiałów eksploatacyjnych i akcesoriów podpisuje jeden z Członków Zarządu.
4.8, Prawidłowość wykonania Zamówienia potwierdza Wnioskodawca. W przypadku usług
IT odbioru końcowego dokonuje Kierownik Działu/Wydziału wnioskującego lub powołana do
tego zadania Komisja. Potwierdzeniem wyników odbioru końcowego jest sporządzenie
Protokołu odbioru końcowego podpisanego przez osoby dokonujące odbioru. Powyższy
dokument przekazuje się do Centralnej Jednostki Inwestycyjnej.
39
7
4,9. Fakturę VAT z rozliczenia zakupu usług IT sprawdza pod kątem merytorycznym Kierownik
Działu/Wydziału Wnioskującego, podpisując ją.
5. Pozostałe środki trwałe (np. nieruchomości, grunty, samochody, monitoring,

sprzęt multimedialny itp.)
Zakupy realizowane są zgodnie z zapisami niniejszego Regulaminu. Po dokonaniu zakupu
przedkłada się stosowne dokumenty do Działu Księgowości Sprawozdawczej, w celu
zaewidencjonowania środka trwałego. O zakupie samochodów lub o ich wykupie z leasingu
decyduje Zarząd. Procedurę zakupu samochodów przeprowadza Centralna Jednostka
Inwestycyjna, a procedurę ich wykupu z leasingu lub najmu długoterminowego Dział Logistyki
i Zaopatrzenia.
„Y
40
Załącznikami do Regulaminu Zakupów są:
I. Wniosek inwesl:ycyjny — załącznik nr 1.

II. Wniosek o zakup usług IT załącznik nr 2.
III. Wniosek o powołanie Komisji — załącznik nr 3.
IV. Oświadczenie o zachowaniu bezstronności — załącznik nr 4.
V. Wniosek o zmianę statusu Umowy— załącznik nr 5.
VI. Uzasadnienie wyboru dostawcy — załącznik nr 6.
VII. Karta obiegu umowy - załącznik nr 7.
VIII. Ogólne warunki zakupu — załącznik nr 8.
IX. Wniosek na zakup akcesoriów komputerowych, materiałów eksploatacyjnych — załącznik nr 9.
X. Kategorie i Grupy zamówień rea”izowanych na Platformie zakupowej i w systemie MAKS.y” —
załącznik nr 10.
XI. Wykaz osób uprawnionych do realizowania zamówień o niskiej wartości do 1 000 zł - załącznik
nr 11.
XII. Uzasadnienie zakupu z wolnej ręki powyżej 3 000 zł załącznik nr 12.
-
XIII. Karta zakupu wsadu — załącznik nr 13.
S?I(A WDZDNO PIW F91WAL?-PRAWNYM
Radca Prat Paweł Kaińsd
41
Gliwice. rak. Załącznik nr 1 do Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.
WNIOSEK INWESTYCYJNY
1. Dane komórki wnloskutacei (wyoełnia wnloskodawca

OPIS INWESTYCJI/SPRZĘTU IT
(dane, parametry)
Symbol komórki wg załącznika (oferte)
Konto ana!tyczne
2. Osoba sporządzająca wniosek
Imię nazwisko
J
Stanowisko
Emaił
Załączniki: 030 now UnS ieoh”czrn iop rswrq)

2 Ceza andiuwa (- 3r-w.. m.. .
3. 3dT op”zi (w p- r.--.-yjh ITI
4. In-e doi,.nenry rwą,ane z rwwryą
3. Ktasyfłkacja inwestycji/zakupu sprzętu IT (wypełnia wnłoskodawca)
UZASADNIENIE
Nazwa (max 80 znaków) [.

Rodzaj inwestycji/usługi
Kwota inwestycji (PLN)
wg. zgodna z przyjgtyrn budżetem na dany rok
4. Wnioskowana kwota inwestycji w PLN (dotyczy INWESTYCJI nie ujętych w

.bsiena dany rok)
Kwota - ---rn— .. J
Zlecenie z Systemu MAKS wpełnla Cent-ziem jednostka Inwestycyłna po
J wygenerowaniu zlecenia
Data Podpis SPonskndawcy
Czionek Zarządu
Załącznik nr 2 do Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.
dnia r.
Do: Zarząd HUTY ŁABĘDY S.A.
WNIOSEK O ZAKUP USŁUG IT
Działając na podstawie Regulaminu zakupów HUTY ŁABĘDY S.A. wnioskuję o zakup usług IT:
Nazwa komórki wnioskującej

Nr konta analitycznego
Osoba odpowiedzialna za realizację usługi (ze strony HŁ - stanowisko, adres e-mail)
Przedmiot zakupu
Opis przedmiotu zakupu/funkcjonalności
Uzasadnienie celowości zakupu
Szacowana wartość postępowania zakupowego

Informacja o zmianie kwoty bazowej umowy z Softmaks.pl*
Załączniki do wniosku: np. oferta, analizy, FKC itp.**
Proponowana forma realizacji zakupu:
Data (podpis Dyrektora/Kierownika komórki wnioskującej)
Wniosek zatwierdza:
Data (Zarząd HUTY ŁABĘDY S.A)

*Dotyczy wyłącznie usług związanych z systemem MAKS.y. Informacja
o zmianie kwoty bazowej umowy nr UM000522
SOFTMAKS.pl podawana jest przez Dostawcę w ofercie.
w przypadku usług realizowanych przez Dostawcę z Grupy Kapitałowej HUTY ŁABĘDY integralną częścią oferty
jest Formularz
Kalkulacji Ceny (FKC) stanowiący załącznik nr 38 do Korporacyjnej Polityki Cen Transferowych HUTY ŁĄBĘDY.
• dnia .r.
Do: ZARZĄDU HUTY ŁABĘDY S.A.
WNIOSEK O POWOŁANIE KOMISJI

Działając na podstawie Rozdz pkt. Regulaminu zakupów HUTY ŁABĘDY S.A. wnioskuję
....
o powołanie Komisji do postępowania zakupowego na:
1. Nazwa postępowania
2. Przedmiot zakupu
4. Proponowany skład Komisji:
Lp. mę nazwisko Funkcja
5. Proponowany tryb forma postępowania zakupowego:
6. Proponowane kryteria oceny ofert (w przypadku innym niż 100% cena)
data
(Menedżer)
Wniosek zatwierdza:
data
(Zarząd HUTY ŁJ\BĘDY SA.)
OŚWIADCZENIE O BEZSTRONNOŚCI
Niniejszym oświadczam, iż biorąc udział, jako członek Komisji w postępowaniu dot.
a) Nie jestem osobą pozostającą z Oferentem lub osobami będącymi członkami jego władz
(organów) w związku małżeńskim, stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej do
drugiego stopnia włącznie, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia
włącznie oraz związane z nimi z tytułu opieki, kurateli i przysposobienia.
b) Nie jestem osobą pozostającą w stosunku pracy lub zlecenia albo będącą członkiem władz
podmiotu gospodarczego (Oferenta), biorącego udział w postępowaniu lub który pozostawał
w takim stosunku w okresie 3 lat przed ogłoszeniem postępowania.
c) Nie jestem osobą powiązaną kapitałowo (nie dotyczy osób, które posiadają akcje dopuszczone do
obrotu publicznego) lub personalnie z Oferentem lub członkami jego władz, osobą pozostającą
z Oferentem lub członkami jego władz w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to
budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności.
Data
Członek Komisji
Zalącznik Nr 5 do Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.
WNIOSEK O ZMIANĘ STATUSU UMOWY
I. Numer umowy z dnia
II. Nazwa kontrahenta
III. Sposób zakończenia umowy (wygaśnięcie, porozumienie, wypowiedzenie) itp.
IV. Data zakończenia umowy
V. Nazwa komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za zakończenie Umowy oraz za przechowywanie

dokumentów potwierdzających wykonanie umowy (zlecenia, protokoły odbioru, gwarancje, itp.)
VI. Komórki organizacyjnej/Stanowiska, które należy poinformować o zakończeniu umowy
Sporządzający, data, podpis

UZASADNIENIE WYBORU DOSTAWCY
Nazwa postępowania / Nr. SRM”

2. Oferty zbierano w formie: papierowej [ ]„ na Platformie Zakupowej
3. Kupiec: HUTAŁABĘDYS.A.
4. Ekspert” nd
5. Tryb zakupu: Postępowanie otwarte [ I Postępowanie zamknięte
6. Forma zakupu:
Konkurs ofert [ ]; z dogrywką [
Aukcja; [ 1;
Przetarg [ ]; z dogrywką
Dialog z Dostawcami [ I
7. Kryteria oceny oferty handlowej:
Lp. Kryterium oceny oferty handlowej Waga danego kryterium
8. Data publikacji/przesłania informacji o postępowaniu”
9. Data godzina zakończenia zbierania ofert handlowych”
10. Wytypowani Dostawcy:

Lp. Nazwa firmy
1 1. Złożone oferty:
Lp. Nazwa firmy
1
12. Oferty odrzucone:

Nazwa firmy Przyczyna
1
Załącznik nr 6 do Regulaminu Zakupów HUTY LABĘDY S.A.
13. Ranking ofert przedsiębiorstwo, wartość kontraktu w PLN

Lp. Nazwa firmy Wartość zamówienia
14. Rekomendowany Dostawca:
15. Uzasadnienie wyboru oferty
Data
Komisja:
Imię i nazwisko Podpis
Zarząd HUTY ŁąBĘDY S.A.
Imię i nazwisko Podpis
Data r.
2
Załącznik Nr 7 do Regulaminu Zakupów HUTY LABĘDY S.A.
KARTA OBIEGU UMOWY nr

Część. I.
1. Nazwa kontrahenta, adres.
2. Sposób wyboru dostawcy

3. Przedmiot umowy
4. Termin obowiązywania od do
5. Lączna wartość umowy (w przypadku, gdy wartość umowy jest określona w umowie) (w skali roku)
6. Komórka organizacyjna nadzorująca Umowę (nazwa komórki):
7. Formularz Kalkulacji Ceny (FKC- (dotyczy Spółek Grupy Kapitałowej WĘGLOKOKS S.A. powiązanych w rozumieniu Polityki Cen
Transferowych
8. Uprawnieni do wglądu do Umowy: (Osoby potwierdzające faktury, realizujące postanowienia umowy. itp.)
Lp Imię azwisko - Stanowko Komórka Zakres realizacji

Oroa ni zacyi na
„t
Sporządzający Umowę
data, podpis
Część II.**
9. Wnoszę o akceptację.
LfOPinhJJący Ńkmrki -
Data Ppiniująco”__ Uwagi
Sprawdzono pod względem I Data I Podpis Uwagi:

prawnym
rJ___
T7J Zarząd Data Podpis: „I Uwagi:

I —.-
2
[ .____
*
Dotyczy wszystkich umów zawieranych przez HUTĘ ŁABĘDY S.A
**
Nie dotyczy umów określonych w Rozdz. X pkt. 4.6, Regulaminu
W zależności od przedmiotu umowy komórką opiniującą jest komórka zobowiązana do zajęcia stanowiska w zakresie
przedmiotu umowy.
W przypadku, gdy treść uwag nie mieści się w rubryce Uwagi” należy zamieszczać na odwrocie Karty.
Załącznik Nr 8 do Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.
OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU HUTY ŁABĘDY S.A.
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1. Niniejsze Ogólne Warunki Zakupu mają zastosowanie do dokonywanych przez HUTĘ
ŁABĘDY S.A. na terenie Polski zakupów/dostaw materiałów, surowców, części,
prefabrykatów, wyrobów lub urządzeń oraz wszelkich innych przedmiotów, oferowanych lub
dostarczanych przez dostawców. Ogólne Warunki Zakupu stosuje się również odpowiednio
do nabywanych przez HUTĘ ŁABĘDY S.A. usług lub robót budowlanych.
1 .2. Użytym w niniejszych Ogólnych Warunkach Zakupu pojęciom nadaje się następujące
znaczenie:
a) OWZ uregulowane w niniejszym dokumencie Ogólne Warunki Zakupów obowiązujące
—
w HUCIE ŁABĘDY S.A.,

b) Huta, Zamawiający lub Spółka HUTA ŁABĘDY S.A. z siedzibą w Gliwicach,
—
c) Dostawca Dostawca wewnętrzny lub Dostawca zewnętrzny,

—
d) Dostawca wewnętrzny jednostka organizacyjna Grupy Kapitałowej Węglokoks S.A.,

—
która ubiega się o zamówienie, którego przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty
budowlane, złożyła Ofertę lub zawarła umowę z Hutą w sprawie świadczenia na jej
rzecz usług, dostaw lub wykonania robót budowlanych,
e) Dostawca zewnętrzny osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna
—
nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o zamówienie, którego

przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane na rzecz Huty, złożyła Ofertę lub
zawarła z Hutą umowę w sprawie świadczenia na jej rzecz usług, dostaw lub wykonania
robót budowlanych,
f) Stronę lub Strony Zamawiającego i/lub Dostawcę,
—
g) Zamówienie — dokument przesyłany do Dostawcy określający potrzeby Huty oraz

warunki współpracy i stanowiący podstawę dostaw, świadczenia usług lub wykonania
robót budowlanych albo w odniesieniu do zakupów dokonywanych za pomocą Platformy
zakupowej, potwierdzający przyjęcie oferty Dostawcy,
h) Potwierdzenie zamówienia dokument potwierdzający akceptację Zamówienia przez
—
Dostawcę; w przypadku zakupów dokonywanych za pomocą Platformy zakupowej do

zawarcia Umowy dochodzi na podstawie akceptacji oferty Dostawcy złożonej na tej
platformie w formie Zamówienia podpisanego przez Hutę, a dokument Potwierdzenia
zamówienia podpisywany przez Dostawcę ma wyłącznie znaczenie deklaratoryjne (do
celów dowodowych),
i) Towar, Towary albo Usługa, Usługi w zależności od kontekstu materiały, surowce,
—
części, prefabrykaty, wyroby, urządzenia i inne rzeczy będące przedmiotem

zakupu/dostawy albo usługi lub roboty budowlane objęte przedmiotem
Zamówienia/Umowy,
j) Dni robocze dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo uznanych za
—
wolne od pracy,
k) Umowa — umowa w rozumieniu Kodeksu Cywilnego (tj. oświadczenia woli Huty
i Dostawcy regulujące warunki sprzedaży/zakupu Towarów, świadczenia Usług lub
wykonania robót budowlanych). Potwierdzeniem zawarcia umowy w rozumieniu
Kodeksu cywilnego jest dokument zwany w Regulaminie Zamówieniem” albo dokument
zwany w Regulaminie Potwierdzeniem zamówienia” lub dokument zwany
w Regulaminie Umową”.
1.3. Żadne inne niż zapisane w OWZ zasady i warunki zakupów niezależnie od formy i trybu,
w jakim zostały przyjęte i przekazane nie będą miały zastosowania dla Zamawiającego, o ile
nie zostanie to wyraźnie potwierdzone przez Zamawiającego na piśmie
1 .4. OWZ powinien stanowić integralną część Zamówienia złożonego Dostawcy/Umowy zawartej
z Dostawcą przez Zamawiającego. W przypadku sprzeczności OWZ z treścią
Zamówienia/Umowy z Dostawcą decydujące znaczenie ma treść Zamówienia/Umowy.
1.5, Sprzeczne z OWZ zasady warunki sprzedaży zawarte w Potwierdzeniach Zamówień
wystawianych przez Dostawców nie będą wiążące dla Zamawiającego, nawet gdy nie
zostały odrzucone przez Zamawiającego.
1 .6. żadne poprawki, dodatki, skreślenia lub uzupełnienia Zamówienia/Umowy naniesione przez
Dostawców nie będą wiążące dla Zamawiającego, chyba że Zamawiający wyraźnie
odmiennie postanowi w formie pisemnej.
1 .7. Jeśli poszczególne postanowienia OWZ nie będą mogły zostać z jakiegoś powodu
zastosowane, wszelkie inne warunki i zasady określone w OWZ pozostają niezmienione
i uważane są za wiążące.
1.8. Szczególne warunki zakupów, w tym odmienne od OWZ postanowienia
Zamówienia/Umowy, bądź inne uzgodnione na piśmie przez Zamawiającego z Dostawcą
postanowienia mają pierwszeństwo przed postanowieniami OWZ.
2. ZAMÓWIENIA
2.1. W terminie 7 Dni roboczych od dnia otrzymania Zamówienia Dostawca przekazuje

Zamawiającemu Potwierdzenie zamówienia w sposób wskazany przez Zamawiającego
w Zamówieniu.
2.2. Przekazanie Potwierdzenia zamówienia dotyczącego zakupów realizowanych za pomocą
Platformy zakupowej ma znaczenie jedynie dla celów dowodowych, gdyż do zawarcia
Umowy dochodzi z chwilą złożenia Zamówienia odpowiadającego treści oferty złożonej
przez Dostawcę na tej platformie.
2,3. Dostawca jest związany swoją ofertą przez okres minimum 30 dni, chyba że zapytanie
ofertowe złożone przez Hutę przewiduje inny minimalny termin lub w zapytaniu nie
przewidziano minimalnego okresu związania ofertą.
2.4. Akceptacja postanowień OWZ przez Dostawcę jest warunkiem złożenia Zamówienia lub
zawarcia Umowy przez Zamawiającego. W razie wątpliwości uznaje się, że potwierdzenie
warunków OWZ następuje przez Dostawcę w momencie wystąpienia pierwszego z niżej
wymienionych zdarzeń:
2.4.1. Złożenia oferty na Platformie zakupowej,
2.4.2. Złożenia Potwierdzenia zamówienia,
2.4.3. Zawarcia Umowy z Zamawiającym,
2.4.4. Przystąpienia do realizacji Zamówienia lub wykonania Umowy, gdy jego udzielenie
bądź zawarcie Umowy nastąpiło bez pośrednictwa Platformy zakupowej lub poczty
e-mail bądź też innej wymaganej formy.
2.5, Numer Zamówienia należy każdorazowo wskazać w zawiadomieniu o dostawie, fakturze
VAT, kwicie WZ, protokole odbioru Towarów oraz wszystkich innych dokumentach
związanych z dostawą lub wykonywaną usługą.
3. CENY, WARUNKI PŁATNOŚCI, FAKTUROWANIE
3.1. Wszystkie ceny podane w Zamówieniach są stałe i nie podlegają zmianom.

3.2. Ceny zawierają wszystkie podatki, marże, ubezpieczenia i wszelkie inne koszty poniesione
przez Dostawcę z wyjątkiem podatku od towarów i usług (VAT). Ceny zawierają
w szczególności koszty należytego opakowania i zamocowania Towarów na czas
transportu, ochrony Towarów przed uszkodzeniem lub utratą, a także koszty dostarczonych
niezbędnych akcesoriów i narzędzi lub przyrządów umożliwiających korzystanie
z dostarczonych Towarów zgodnie z ich przeznaczeniem i ich konserwację. Ceny zawierają
wszelkie opiaty za korzystanie z praw własności intelektualnej, a w szczególności
wynagrodzenie za prawa autorskie i prawa własności przemysłowej. Ceny zawierają także
wszelkie wydatki podmiotów świadczących usługi, a także koszty ich podwykonawców.
3.3. O ile w Zamówieniu/Umowie nie ustalono inaczej cena zawiera również koszty transportu
Towarów do miejsca wskazanego w Zamówieniu/Umowie.
3.4. Po dokonaniu każdej dostawy zgodnie z Zamówieniem Dostawca wysyla Zamawiającemu
oryginały faktur wystawionych zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach prawa.
3.5. Zamawiający dopuszcza przesyłanie faktur drogą elektroniczną pod warunkiem zawarcia
z Dostawcą stosownego porozumienia.
3.6. Faktury powinny posiadać ponadto numer i datę Zamówienia Zamawiającego lub numer
datę zawartej Umowy.
3.7. Wystawione w sposób prawidłowy i terminowy faktury VAT będą płatne przez
Zamawiającego w terminie określonym w Zamówieniu/Umowie.
38. Zamawiający jest uprawniony do wstrzymania zapłaty za dostarczone Towary lub wykonane
Usługi w wypadku złożenia reklamacji, co do ich ilości, jakości lub zgodności z innymi
wymaganiami określonymi w Zamówieniu/Umowie. W takim wypadku Dostawcy nie
przysługuje roszczenie o zapłatę odsetek (nawet od części ceny) do czasu rozpatrzenia
reklamacji i usunięcia wad, w tym w szczególności braków ilościowych Towarów.
3,9. Brak wyraźnego zakwestionowania faktury VAT wystawionej przez Dostawcę nie oznacza
przyjęcia lub akceptacji przez Zamawiającego dostarczonych przez Dostawcę Towarów.
Jedynym wiążącym Zamawiającego dokumentem potwierdzającym zgodność
dostarczonego Towaru z Zamówieniem jest dokument dostawy. Podpisanie dokumentu
dostawy przez Zamawiającego nie pozbawia go roszczeń wynikających z gwarancji lub
rękojmi o ile wady w dostarczonym Towarze zostaną stwierdzone później.
4. DOSTAWA, PAKOWANIE, TRANSPORT
4.1. W Zamówieniu/Umowie Zamawiający szczegółowo określa miejsce dostawy.

4.2. Towary zostaną dostarczone do miejsca określonego w Zamówieniu/Umowie na koszt
Dostawcy o ile Zamówienie/Umowa wyraźnie nie stanowią inaczej.
4.3. Przed dostawą Dostawca kontroluje Towary pod względem ich:
4.3.1.zgodności z Zamówieniem/Umową, a także, co do ich jakości, ciężaru, wymiarów,
a także pod kątem braku uszkodzeń Towarów i ich należytego opakowania na czas
transportu,
4.3.2.właściwego oznaczenia według odpowiednich wymagań w szczególności
w wypadku Towarow niebezpiecznych umozliwiających ich właściwą identyfikację
każdy Towar winien posiadać oznaczenie określające numer Zamówienia/Umowy,
miejsce dostawy, rodzaj, nazwę, wagę i ilość oraz ewentualne wskazówki, co do
sposobu jego rozładunku.
4.4. Materiały i metody pakowania zostaną przez Dostawcę w taki sposób wybrane by zapewnić
należytą ochronę dostarczanego Towaru, jego przechowanie, możliwość recyklingu
opakowania, oszczędność energii.
4.5. Na każde żądanie Zamawiającego Dostawca odbierze bez dodatkowej opłaty opakowanie
bądź jego pozostałości, pozostałe po dostarczonym Towarze albo też inne odpady powstałe
w związku z dostawą Towarów.
4.6. Dostawca oświadcza, że jeżeli podczas realizacji przedmiotu zamówienia powstaną odpady
to jest on wytwarzającym i posiadaczem odpadów zobowiązuje się do prowadzenia kart
ewidencji oraz kart przekazania odpadów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz
gospodarowania odpadami w sposób gwarantujący poszanowanie środowiska naturalnego.
4.7. Dostawa może zostać odrzucona, jeżeli nie towarzyszy jej dokument dostawy wystawiony
przez Dostawcę, zawierający numer ZamówieniaiUmowy, specyfikację wysłanego Towaru,
ilość, wagę, szczegóły dotyczące opakowania, wagę i miejsce przyjęcia, jeżeli zostały
wskazane w Zamówieniu/Umowie, oraz atesty, certyfikaty i karty gwarancyjne.
4.8. Dostawca jest odpowiedzialny za szkodę wynikłą z opóźnienia dostawy, utraty lub
uszkodzeń spowodowanych niewłaściwym oznakowaniem, opakowaniem lub identyfikacją
Towaru.
4.9. Dostawę zamówionego Towaru uważa się za wykonaną w odniesieniu •do spełnienia
warunków dostawy i przejścia ryzyka przypadkowej utraty lub uszkodzenia Towaru
z Dostawcy na Zamawiającego w momencie udokumentowanego odbioru przedmiotu
dostawy przez Zamawiającego w uzgodnionym miejscu.
5. TERMINY DOSTAW, UPRAWNIENIA ZAMAWIAJĄCEGO
5.1. Termin dostawy jest określony w Zamówieniu/Umowie i oznacza termin dostarczenia

Towaru na wskazane w Zamówieniu/Umowie miejsce dostawy, bądź termin wykonania
Usługi. Termin dostawy jest ostateczny i może być przedłużony wyłącznie na podstawie
pisemnej zgody Zamawiającego.
5.2. W przypadku zagrożenia dotrzymania terminu dostawy, Dostawca ma obowiązek
poinformować pisemnie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. poczta
elektroniczna) Zamawiającego o przewidywanym okresie opóźnienia i przyczynach jego
powstania.
3
5.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od całości lub części niezrealizowanego
Zamówienia w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji, o której mowa w pkt 5.2. OWZ,
o ile inny termin nie jest określony w Zamówieniu/Umowie, bez obowiązku zapłaty ceny
i jakichkolwiek odszkodowań.
5.4. Zamawiający jest uprawniony do zwrócenia Dostawcy na jego koszt i ryzyko każdej dostawy
Towaru dokonanej przed jej terminem lub do obciążenia Dostawcy odpowiednimi kosztami
składowania. Ryzyko uszkodzenia lub utraty Towaru obciążają w takim przypadku
Dostawcę.
5.5. Ustala się odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Zamówienia
w formie kar umownych. Zamawiający może żądać od Dostawcy zapłaty kar umownych:
5.5.1 .za brak realizacji Zamówienia/Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po
stronie Dostawcy, bądź osób trzecich, za których działanie ponosi on odpowiedzialność
lub przez Dostawcę z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego w wysokości
-
10% wartości Zamówienia/Umowy netto;

5.5.2.za przekroczenie terminu dostawy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy
w wysokości 0,2% wartości Zamówienia netto, za każdy rozpoczęty dzień
przekroczenia;
5.5.3.za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze przedmiotu Zamówienia lub
ujawnionych w okresie gwarancji i rękojmi za wady - w wysokości 0,2% wartości
Zamówienia netto, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, liczony od upływu terminu
wyznaczonego przez Zamawiającego na usunięcie wad.
5.6. Zamawiający może naliczyć kary umowne ze wszystkich przysiugujących mu tytułów
równocześnie do kwoty nie wyższej niż 20% wartości Zamówienia netto.
5.7. Zamawiający ma prawo potrącać naliczone kary z wynagrodzenia innych należności
Dostawcy.
5.8. Zamawiający nie ma obowiązku informować Dostawcy o powstałym opóźnieniu w realizacji
Zamówienia i rozpoczęciu naliczania kar umownych.
5.9. W przypadku opóźnienia się Dostawcy z wykonaniem przedmiotu Zamówienia/Umowy lub
niewykonaniem przez Dostawcę obowiązku określonego w punkcie 5.2, OWZ, Zamawiający
może nie tracąc uprawnień do naliczenia kary umownej i odszkodowania uzupełniającego
—
— skorzystać z jednego lub kilku następujących uprawnień:

5.9.1 zażądać natychmiastowego wykonania Zamówienia/Umowy w całości lub częściowo;
5.9.2.dokonać zakupu u innego Dostawcy, na jego koszt i ryzyko (tzw. wykonanie zastępcze);
5.9.3.odstąpić od Zamówienia/Umowy z przyczyn leżących po stronie Dostawcy bez
wyznaczania dodatkowego terminu, za pisemnym powiadomieniem Dostawcy.
5.10. Uprawnienia określone w pkt 5.9. OWZ Zamawiający może wykonać w terminie 14 dni
od daty powstania opóźnienia lub niewykonania obowiązku określonego w punkcie 5.2.
OWZ.
5.11. Niezależnie od zastrzeżonych w punkcie 5.5. OWZ kar umownych Zamawiający
zastrzega sobie także prawo do dochodzenia od Dostawcy odszkodowania z tytułu
nienależytego wykonania Zamówienia na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie
cywilnym aż do pełnego naprawienia szkody oraz zwrotu kosztów poniesionych z tytułu
zastępczego wykonania Zamówienia.
6. WERYFIKACJA PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI ZAMÓWIENIA
6.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji postępu i prawidłowej realizacji

Zamówienia/Umowy oraz do przeprowadzenia wszelkich badań testów jakości jakie uzna
za stosowne w celu weryfikacji zgodności Towaru lub Usługi z Zamówieniem/Umową, jego
jakości i odpowiedniej ilości.
6.2. Dostawca zapewni Zamawiającemu i osobom przez niego upoważnionym swobodny dostęp
do przedsiębiorstwa Dostawcy i miejsca składowania Towarów w celu dokonania badań
i testów, o których mowa w punkcie poprzedzającym. Zamawiający może żądać
przedstawienia określonych referencji, dokumentów potwierdzających uprawnienia do
dostawy Towarów/wykonania Usług, potencjalu niezbędnego do wykonania dostawy
Towarów/Usługi doświadczenia Dostawcy.
6.3. Uprawnienia Zamawiającego określone w dziale 5 OWZ nie naruszają innych obowiązków
Dostawcy i uprawnień Zamawiającego określonych w OWZ.
4
7. DOKUMENTACJA TECHNICZNA — INSTRUKCJE
7.1. Dostawca jest obowiązany dostarczyć Zamawiającemu w uzgodnionym terminie, jednakże

nie później niż w dniu dostawy, dokumentację obejmującą w szczególności:
7.1.1 dokumentację techniczną,
7.1.2 instrukcje obsługi konserwacji,
7.1.3 instrukcje szkoleniowe,
7.1 .4 dokument gwarancji,
7.1 .5 rysunki, szkice, plany,
7.1 .6 karty danych technicznych,
7.1.7 atesty,
7.1 .8 certyfikaty bezpieczeństwa produktów,
7.1 .9 certyfikaty kontroli jakości,
7.1.10 certyfikaty zgodności,
oraz inną dokumentację, jeśli jej dostarczenie jest wymagane do prawidłowego
korzystania, konserwacji Towarów lub prawidłowego wykonania Usługi, o ile nie
określono inaczej.
7.2. Dokumentacja w rozumieniu punktu 7.1. OWZ lub dostarczane wraz z Towarami lub
Usługami rzeczy niezbędne do prawidłowego korzystania lub konserwacji nabytego Towaru
lub Usługi są integralną częścią nabytego Towaru/wykonanej Usługi i stanowią własność
Zamawiającego w ramach zapłaconej ceny.
8. GWARANCJA i RĘKOJMIA ZA WADY - ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI
8.1. Dostawca gwarantuje, że dostarczone Towary są fabrycznie nowe, zgodne ze wszelkimi

wymaganiami technicznymi, w tym w szczególności specyfikacjami i normami oraz
przydatne do użytku Zamawiającego, a przy tym wolne od wad, w tym w szczególności wad
projektowych, wykonawczych oraz wad występujących w zastosowanych do ich wykonania
materiałach/półproduktach.
8.2. Dostawca oświadcza, że dostarczone Towary są jego własnością i są wolne od wad
prawnych oraz, że ma prawo nimi swobodnie rozporządzać, a ich dostawa na rzecz
Zamawiającego nie narusza żadnych postanowień przepisów prawa, orzeczeń sądowych,
decyzji administracyjnych lub przepisów statutowych, bądź umownych obowiązujących
Dostawcę, a także nie spowoduje niemożności zadośćuczynienia uprawnionemu roszczeniu
osoby trzeciej.
8.3. Dostawca gwarantuje, że dostarczone Towary lub świadczone Usługi spełniają normy
ochrony środowiska, bezpieczeństwa, wymogi BHP i przeciwpożarowe oraz wymogi
wydajności, a wszelkie podane przez Dostawcę informacje w broszurach handlowych,
materiałach reklamowych, cennikach, systemach jakości i innych dokumentach
marketingowych są prawdziwe, rzetelne i sprawdzone.
8.4. Dostawca udziela gwarancji jakości zapewniającej brak wad i należyte działanie
dostarczonych Towarów lub prawidłowości wykonanej Usługi przez okres minimum 24
(dwudziestu czterech) miesięcy od momentu rozpoczęcia ich użytkowania przez
Zamawiającego zgodnego z ich przeznaczeniem, chyba że Zamówienie/Umowa zawiera
inny okres gwarancji. Okres rękojmi zrównuje się z okresem gwarancji.
8.5. Reklamacje składane w ramach uprawnień gwarancyjnych powodują zawieszenie biegu
terminu gwarancji do czasu usunięcia wad. W takim wypadku okres gwarancji ulega
odpowiedniemu przedłużeniu o czas usunięcia wad.
8.6. Jednakże, jeżeli Dostawca wymieni wadliwe Towary na Towary wolne od wad lub dokona
istotnej naprawy dostarczonych Towarów, gwarancja biegnie od początku od chwili
dostarczenia Zamawiającemu nowych bądź naprawionych Towarów. Jeżeli Dostawca
wymienił/naprawił część dostarczonych Towarów, zdanie pierwsze stosuje się do
wymienionej/naprawionej części Towarów.
8.7. Jeśli dostarczone przez Dostawcę Towary lub wykonane przez Dostawcę Usługi zostaną
uznane przez Zamawiającego za niezgodne z treścią Zamówienia/Umowy, obowiązujących
norm, dokumentu gwarancyjnego lub innymi wymogami Zamawiającego, Zamawiający może
w zależności od swego wyboru:
8.9.1 nabyć Towary po godziwie obniżonej cenie lub zapłacić za wykonane Usługi
obniżone godziwie wynagrodzenie,
8.9.2 odrzucić nie spełniające wymagań Towary lub Usługi i zażądać na koszt
Dostawcy wedle swego wyboru:
a) wymiany Towarów, lub powtórzenia wykonania nienależycie wykonanej
Usługi,
b) dokonania koniecznych napraw,
c) odstąpić od całości lub części Zamówienia/Umowy i dokonać zwrotu całości
lub części Towarów nie spełniających wymagań wraz z żądaniem zwrotu
wpłaconej ceny w terminie 14 dni od dokonania zwrotu.
8.8. Odrzucone przez Zamawiającego Towary zostaną zwrócone Dostawcy lub
zmagazynowane przez Zamawiającego na koszt i ryzyko Dostawcy.
8.9. Dostawcy są obowiązani do zapłaty za magazynowane na ich koszt Towary po 10 dniach
od ich powiadomienia o odrzuceniu Towarów przez Zamawiającego.
8.10. Jeśli Dostawca niezwłocznie nie dokona odpowiedniej wymiany lub naprawy Towarów,
Zamawiający będzie uprawniony do ich wymiany lub naprawy przez osobę trzecią ze
zwrotem wszelkich poniesionych kosztów naprawy/wymiany od Dostawcy.
8.11. Zamawiający jest uprawniony do wyznaczenia Dostawcy terminu do wymiany lub
naprawy dostarczonych Towarów albo terminu ponownego wykonania Usługi.
8.12. Dostawca jest odpowiedzialny za wszelkie bezpośrednie, pośrednie, przypadkowe,
umyślne i wynikowe straty oraz szkody poniesione przez Zamawiającego w tym utratę
zysków i renomy spowodowane opóźnieniem w dostawie Towarów lub niewykonaniem
Usług bądź ich nienależytą jakością.
8.13. Wymienione w OWZ zasady odpowiedzialności odszkodowawczej nie wyłączają dalej
idących uprawnień Zamawiającego wynikających z powszechnie obowiązujących
przepisów prawa, bądź które Dostawca przyjmie na siebie w wyniku odrębnych
negocjacji lub postanowień umownych sporządzonych na piśmie.
8.14. Przyjęcie Towarów lub wykonanie Usługi przez Zamawiającego i złożenie podpisu
w dokumencie dostawy lub protokole zdawczo-odbiorczym, a także kontrola
Towaru/Usługi przeprowadzona przez Zamawiającego nie zwalniają Dostawcy
z obowiązków usunięcia wad wynikłych po dniu odbioru Towaru lub Usługi.
8.15. Dostawcy gwarantują, że w okresie związania gwarancją jakości zapewnią produkcję
Towarów oraz produkcję i dostawę części, podzespolów i innych elementów Towarów,
w których zostaną stwierdzone wady, bądź które wymagają wymiany w toku normalnej
eksploatacji, a także umożliwiają przebudowę lub rozbudowę Towarów, a także, że ich
produkcja nie zostanie przez ten czas wstrzymana.
9. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ
9.1. Niezależnie od innych postanowień OWZ Dostawca gwarantuje, że Towary, Usługi ani ich
sprzedaż na rzecz Zamawiającego nie naruszy żadnych praw do znaków handlowych,
patentów, praw autorskich lub innych praw własności intelektualnej osób trzecich.
9.2. Dostawca zabezpieczy i zwolni Kupującego oraz osoby trzecie, na które Zamawiający
przeniósł te prawa od odpowiedzialności z tytułu wszelkich powództw, reklamacji, strat,
kosztów, honorariów itp. osób, których prawa własności intelektualnej zostały naruszone,
a także wydatków i honorariów ich pełnomocników lub przedstawicieli. Zwolnienie obejmuje
również koszty ewentualnych procesów i postępowań pozasądowych.
9.3. W wypadku wytoczenia przeciwko Zamawiającemu jakiegokolwiek postępowania sądowego
lub pozasądowego związanego z ochroną praw własności intelektualnych, Dostawca
przystąpi do tego postępowania po stronie Zamawiającego oraz zwróci poniesione przez
Zamawiającego koszty postępowania w tym koszty profesjonalnego zastępstwa przez
adwokata, radcę prawnego, doradcę podatkowego, rzecznika patentowego lub innego
eksperta którego udział jest zasadny z punktu widzenia Zamawiającego w takim
postępowaniu.
9.4. Gdy dostarczone Towary staną się przedmiotem pozwu lub roszczeń o prawa własności
intelektualnej, Dostawca w najkrótszym możliwym terminie bądź uzyska dla Zamawiającego
prawo do korzystania z Towarów, bądź też zmodyfikuje lub wymieni Towary w sposób
powodujący usunięcie naruszenia praw osób trzecich.
9.5. Uzyskanie zgody, wymiana lub modyfikacja Towarów nie mogą powodować zmniejszenia
funkcjonalności lub cech Towarów niezbędnych do konkretnego zastosowania przez
Zamawiającego.
9.6. W wypadku niespełnienia przez Dostawcę jego obowiązków określonych w niniejszym
dziale, Zamawiający będzie uprawniony do podjęcia czynności, które uzna za stosowne,
łącznie ze zwrotem nabytych Towarów i domaganiem się zwrotu zapłaconej ceny.
6
9.7. Dokonując zbycia Towarów Dostawca przenosi na Zamawiającego wszelkie prawa autorskie
prawa pokrewne do zbywanych Towarów na polach eksploatacji określonych
w Zamówieniu/Umowie, o ile, co innego nie wynika z pisemnych ustaleń Stron w ramach
zapłaconej za Towary ceny. Nadające się do opatentowania wynalazki i podlegające
ochronie dzieła stanowią własność Zamawiającego w ramach zapłaconej za Towary ceny.
Szczegóły dotyczące Towarów noszących znamiona wynalazków i dzieł będą każdorazowo
wyraźnie wskazywane w Zamówieniu/Umowie.
9.8. Postanowienia niniejszego działu stosuje się odpowiednio w wypadku powstania innych wad
prawnych dostarczonych Towarów.
10. POUFNOŚĆ
10.1.Wszelkie informacje pozyskane przez Dostawcę w związku z realizacją Zamówienia/Umowy,

w tym w szczególności informacje organizacyjne, handlowe i techniczne dotyczące
Zamawiającego i nie udostępniane publicznie, będą uważane przez Strony za informacje
poufne i nie będą ujawniane osobom trzecim.
10.2.Zobowiązanie to, nie dotyczy sytuacji, w których:
10.2.1. obowiązek udzielenia informacji wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów
prawa,
102.2. informacja poufna stała się powszechnie znana bez naruszenia obowiązku
zachowania poufności przez Dostawcę,
10.2.3. Zamawiający wyraził pisemną zgodę na ujawnienie informacji poufnej.
10.3.W szczególności Dostawca zobowiązuje się traktować, jako poufne nie udostępniane przez
Zamawiającego informacje dotyczące wielkości wymiany handlowej, stosowanych przez
Zamawiającego cen i ich obniżek (upustów), specyfikacji Towarów lub Usług, porozumień
logistycznych, danych technologicznych, oraz treści zawartych z Zamawiającym umów
i porozumień pod rygorem odstąpienia przez Zamawiającego od Zamówienia z przyczyn
leżących po stronie Dostawcy i żądania zapłaty kary umownej przewidzianej w punkcie 5.5.1
owZ.
10.4.Dostawca oświadcza, że nie będzie wykorzystywać informacji poufnych w innych celach niż
dla realizacji Zamówienia oraz, że zapewni tym informacjom należytą ochronę stosowną do
ich poufnego charakteru. Zobowiązanie do zachowania informacji w tajemnicy pozostaje
w mocy po zrealizowaniu Zamówienia/Umowy przez okres 10 lat i może zostać uchylone,
pod rygorem nieważności, tylko za pisemną zgodą Zamawiającego.
11. SIŁA WYŻSZA
11 .1. Siła wyższa w rozumieniu OWZ oznacza zdarzenie nagłe, nieprzewidywalne i niezależne od
woli Stron uniemożliwiające realizację potwierdzonego Zamówienia w całości lub części na
stałe lub przez pewien okres czasu, któremu nie można zapobiec ani przeciwdziałać przy
zachowaniu należytej staranności. Przejawami Siły wyższej są w szczególności:
11.1.1 klęski żywiołowe m.in. pożary, powodzie, trzęsienia ziemi i podobne katastrofy
naturalne,
11.1.2 epidemie,
11.1.3 zamieszki, akty terroryzmu, działania zbrojne, strajki,
11.1.4 działanie władz państwowych jak wydanie aktu prawotwórczego lub decyzji
administracyjnej (w szczególności w zakresie dotyczącym epidemii), embargo, stan
wojenny, stan wyjątkowy, stan klęski żywiołowej, rekwizycja.
11 .2. Strony zobowiązują się wzajemnie do niezwłocznego, jednakże nie później niż w terminie
7 dni, informowania o zaistnieniu okoliczności stanowiących Siłę wyższą, przedstawiając
zarazem dostępne im dowody na jej zaistnienie oraz informacje o przewidywanym okresie jej
trwania, skutku dla realizacji Zamówienia/Umowy, a w szczególności terminu, o jaki opóźni
się według ich przewidywań realizacja Zamówienia.
11 .3. Strajki dotykające transport publiczny lub podwykonawców Dostawcy nie stanowią Siły
wyższej w rozumieniu OWZ usprawiedliwiającej niewykonanie lub opóźnienie realizacji
Zamówienia.
11 .4. W wypadku zaistnienia Siły wyższej dotykającej Dostawcy, Zamawiający będzie uprawniony
według swego wyboru do:
11 .4.1 ustalenia z Dostawcą dłuższego terminu realizacji Zamówienia/Umowy,
7
11.4.2 odstąpienia od umowy w całości lub części, w dowolnym czasie oraz zażądania
zwrotu wszelkich wpłaconych już kwot w terminie 14 dni od daty doręczenia
wezwania.
115. W wypadku, gdy Dostawca zrealizował część zamówienia, a Zamawiający odstępuje od
Umowy w jej niewykonanej części, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zachowania już
dostarczonych Towarów za zapłatą ich wartości.
11 .6. Wszelkie dalsze roszczenia po stronie Dostawcy ponad wymienione w niniejszym dziale
OWZ są niedopuszczalne.
12. ZAKOŃCZENIE WSPÓŁPRACY
12.1. Dostawca nie jest uprawniony w żadnym wypadku do odszkodowania za przypadkowe lub
warunkowe szkody lub utratę zysków.
12.2. W wypadku, gdy Dostawca nie przestrzega jakichkolwiek zasad lub warunków określonych
w Zamówieniu/Umowie lub innych dokumentach związanych z realizacją Zamówienia,
Zamawiający jest uprawniony — bez uszczerbku dla swych pozostałych uprawnień — do
odstąpienia od złożonego Zamówienia/Umowy w całości lub części bez dalszych
zobowiązań odpowiedzialności. W takim wypadku Dostawca jest obowiązany do zwrotu
wszelkich wpłaconych przez Zamawiającego kwot w terminie 14 dni od daty doręczenia
oświadczenia o odstąpieniu. Uprawnienie do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od
Zamówienia/Umowy może być wykonane w terminie 60 dni od daty zaistnienia zdarzenia
dającego podstawę do skorzystania z odstąpienia. Termin ten rozpoczyna bieg od upływu
wyznaczonego Dostawcy terminu do zachowania zgodnie z warunkami Zamówienia/Umowy.
12.3. Zamawiający jest uprawniony do odstąpienia od Umowy ze skutkiem natychmiastowym bez
dalszych zobowiązań lub odpowiedzialności, jeśli ma dostateczne powody by uznać, że
Dostawca nie będzie w stanie w sposób prawidłowy wykonać swoich zobowiązań.
12.4. Do odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze Stron, niezależnie od jego przyczyn, jak
również rozwiązania Umowy konieczne jest nadanie pisemnego oświadczenia danej Strony
nadanego pocztą lub przesyłką kurierską za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Brak
podjęcia przesyłki przez Dostawcę jest równoznaczne z jej doręczeniem z upływem drugiego
terminu jej awizowania.
13. UBEZPIECZENIE
Dostawca wykupi i utrzyma w mocy przez właściwy okres ubezpieczenie konieczne do pokrycia
jego odpowiedzialności cywilnej wynikającej z realizowanego Zamówienia/Umowy i postanowień
OWZ. Dostawca dostarczy Zamawiającemu dowód ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
w każdym wypadku, gdy obowiązek takiego ubezpieczenia będzie wynikał z przepisów
obowiązującego prawa bądź, gdy Zamawiający w Zamówieniu bądź innym dokumencie takiego
ubezpieczenia zażąda. Brak wymaganego ubezpieczenia bądź gdy jego zakres nie będzie
pokrywał pełnej odpowiedzialności Dostawcy lub gdy ubezpieczenie wygasa w trakcie realizacji
Zamówienia/Umowy, stanowić będzie podstawę do odstąpienia od Zamówienia/Umowy przez
Zamawiającego.
14. PRZENIESIENIE PRAW I OBOWIĄZKÓW WYNIKAJĄCYCH Z UMOWY NA OSOBY TRZECIE
14.1. Dostawca gwarantuje, że jakiekolwiek prawa Dostawcy związane bezpośrednio lub

pośrednio z ręalizowanym Zamówieniem/Umową, w tym wierzytelności Dostawcy z tytułu
realizacji Zamówienia lub umowy i związane z nimi należności uboczne (m.in. odsetki), nie
zostaną przeniesione na rzecz osób trzecich bez poprzedzającej to przeniesienie zgody
Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
14.2. Dostawca gwarantuje, iż nie dokona jakiejkolwiek czynności prawnej lub też faktycznej,
której bezpośrednim lub pośrednim skutkiem będzie zmiana wierzyciela z osoby Dostawcy
na inny podmiot. Niniejsze ograniczenie obejmuje w szczególności przelew, subrogację
ustawową umowną, zastaw, hipotekę oraz przekaz.
14.3. Dostawca gwarantuje, iż celem dochodzenia jakichkolwiek praw wynikłych
z Zamówienia/Umowy nie może udzielić upoważnienia, w tym upoważnienia inkasowego,
innej firmie, w tym w szczególności firmom zajmującym się działalnością windykacyjną.
8
15. STOSOWANE PRAWO I JURYSDYKCJA
151. Do wykładni umowy postanowień OWZ stosuje się wyłącznie prawo polskie, w tym
w szczególności ustawę Kodeks cywilny.
15.2. Nie ma zastosowania Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej
sprzedaży towarów z dnia 11.04.1980 r.
15.3. Wszelkie spory powstałe w związku z Zamówieniem będą rozstrzygane przez właściwy
rzeczowo sąd powszechny, miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego wyłącznie na
podstawie przepisów prawa polskiego.
15.4. Ewentualna egzekucja roszczeń i obowiązków Zamawiającego może być prowadzona
wyłącznie na podstawie przepisów prawa polskiego oraz przez polski organ egzekucyjny.
15.5. Postanowienia niniejszego działu nie naruszają innych rozwiązań przyjętych wyraźnie przez
Strony w formie pisemnej.
16. PODWYKONAWSTWO
16.1. Zamówienie/Umowa może wyłączać korzystanie przez Dostawcę z osób trzecich

(podwykonawców).
16.2. Powierzenie obowiązków do wykonania osobom trzecim będzie odbywało się na wyłączny
koszt Dostawcy i na jego wyłączną odpowiedzialność. Za działania i zaniechania
podwykonawców Dostawca odpowiada jak za działania i zaniechania własne.
16.3. Dostawca jest obowiązany poinformować wszystkich podwykonawców o postanowieniach
OWZ, a także przekazać im wszelkie informacje dotyczące wymagań Zamawiającego
dotyczących przedmiotu Zamówienia/Umowy i obowiązujących zasad jego realizacji.
16.4. Zamawiający jest uprawniony do odrzucenia wszelkich podwykonawców Dostawcy, którzy
nie spełniają warunków realizacji Zamówienia oraz postanowień OWZ.
17. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
17.1. Strony zobowiązują się do ochrony udostępnionych sobie wzajemnie w związku z realizacją
Zamówienia lub zawarciem Umowy danych osobowych, w tym stosowania organizacyjnych
i technicznych środków ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemach
informatycznych, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.
17.2. Dostawca i Zamawiający zapewniają, że osoby mające dostęp do danych osobowych
udostępnionych przez drugą Stronę zostały zaznajomione ze stosownymi przepisami
regulującymi ochronę danych osobowych oraz zostały upoważnione do ich przetwarzania.
17.3. Strony zobowiązują się do stosowania wytycznych lub interpretacji, wydanych przez polski
organ nadzoru lub unijny organ doradczy zajmujący się ochroną danych osobowych,
dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych.
17.4. Treść klauzuli informacyjnej Zamawiającego:
17.4.1. Administratorem danych osobowych przekazanych celem złożenia Zamówienia łub
zawarcia Umowy z Zamawiającym jest HUTA ŁABĘDY S.A. z siedzibą w Gliwicach,
ul. Anny Jagiellonki 45.
17.4.2. Administrator przetwarza następujące dane osobowe: dane osobowe osób
reprezentujących każdą ze Stron, które zostały wymienione
w Zamówieniu, Potwierdzeniu zamówienia, Umowie lub jakimkolwiek innym
dokumencie, dane wspólników spółki osobowej oraz dane osób wyznaczonych do
kontaktów i dokonywania uzgodnień; ww. dane udostępniane będą drugiej Stronie
w zakresie odnoszącym się do imienia i nazwiska, stanowiska, służbowego numeru
telefonu oraz służbowego adresu e-mail.
17.4.3. Administrator będzie przetwarzał wskazane w pkt 17.4.2. dane osobowe na
następującej podstawie:
a) w celu złożenia Zamówienia i zawarcia Umowy — podstawą prawną
przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
b) w celu wykonania i monitorowania wykonania Zamówienia/Umowy,
w szczególności dla celów identyfikacji osób uprawnionych do realizacji zadań
określonych Zamówieniem lub Umową, w tym osób wskazanych do kontaktu,
pełnomocników, osób mających dostęp do informacji poufnych HUTY lub innych
osób działających w imieniu podmiotu, z którym HUTA zawarła Zamówienie lub
Umowę — w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora
9
polegającego na działaniach związanych z ustaleniem warunków zawarcia
Zamówienia lub Umowy, ułatwieniu komunikacji związanej z jej wykonaniem,
a także ustaleniem osób odpowiedzialnych za realizację i uprawnionych do
kontaktów w ramach wykonywania Zamówienia lub Umowy oraz zapewnieniu
bezpieczeństwa obiektów bezpieczeństwa informacji poufnych (tajemnicy
przedsiębiorstwa) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO:
c) dla celów wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze na
podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów
podatkowych oraz z zakresu rachunkowości podstawą prawną przetwarzania
-
danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,

d) w celu kierowania przez Administratora treści marketingowych usług własnych —
podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony

interes Administratora (art. 6 ust. I lit. f) RODO; uzasadniony interes
Administratora polega na przesyłaniu treści marketingowych usług własnych
w okresie świadczenia na rzecz Dostawcy usług drogą elektroniczną,
e) w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego
na ewentualnym ustaleniu lub dochodzeniu roszczeń lub obronie przed
roszczeniami podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie
-
uzasadniony interes Administratora art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

-
17.4.4. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez

Zamawiającego można kontaktować się z Inspektorem Danych Osobowych
Zamawiającego w następujący sposób:
• listownie na adres korespondencyjny HUTA ŁABĘDY S.A. ul, Anny Jagiellonki
45, 44-1 09 Gliwice;
• pod adresem poczty elektronicznej: iodhutalab.com.pl.
17.4.5. Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane posiada prawo żądania
dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia
przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
osobowych a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych
Osobowych w przypadku uznania, że administrator naruszył przepisy o ochronie
danych osobowych.
17.4.6. Dane osobowe udostępnione w związku z realizacją Zamówienia/Umową mogą być
ujawnione uprawnionym pracownikom Zamawiającego oraz podmiotom i ich
pracownikom świadczącym usługi wymagające dostępu do danych, w tym: ochrony,
prawne, księgowe, finansowe i informatyczne.
17.4.7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, z tym że podanie danych osobowych
stanowi warunek umożliwiający realizację lub dopuszczenie do realizacji
Zamówienia lub Umowy.
17.48. Dane osobowe Dostawcy będą przetwarzane (i) w przypadku danych osobowych
przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania Umowy lub złożenia Zamówienia
przez czas niezbędny do wykonania wszystkich obowiązków wynikających z Umowy
lub ze złożenia Zamówienia, (ii) w przypadku danych osobowych przetwarzanych
w celu kierowania przez Administratora treści marketingowych usług własnych do
—
czasu wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych osobowych w tym

zakresie, (iii) w przypadku, o którym mowa w pkt. 17.4.3. lit. d) powyżej do czasu
—
upływu okresu przedawnienia roszczeń oraz przez okres wymagany przepisami

o rachunkowości.
17.4.9. wskutek przetwarzania danych osobowych nie będą podejmowane decyzje
w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
17.5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do złożenia zamówienia lub
zawarcia Umowy.
17.6. Dostawca w imieniu Zamawiającego zrealizuje obowiązek informacyjny poprzez
zaznajomienie osób, których dane osobowe zostały Zamawiającemu udostępniane z treścią
niniejszego punktu.
18. NARUSZENIE PRAWA
18.1. Dostawca jest obowiązany zapobiegać sprzecznym z prawem lub dobrymi obyczajami
działaniom ze strony swych przedstawicieli lub osób trzecich, o których działaniu posiada
wiedzę, które mają na celu uzyskanie Zamówienia lub nieuzasadnionych korzyści
związanych z uzyskaniem lub realizacją Zamówienia.
18.2. Dostawca gwarantuje i zobowiązuje się, że nie będzie wręczał żadnej darowizny lub prowizji
pracownikowi, pośrednikowi, podwładnemu lub przedstawicielowi Zamawiającego w związku
z uzyskaniem lub realizacją Zamówienia lub wszelką inną umową zawartą z Zamawiającym.
18.3. Dostawca jest obowiązany niezwłocznie informować Zamawiającego o każdym znanym mu
przypadku naruszenia postanowień niniejszego działu.
18.4. W wypadku naruszenia postanowień niniejszego działu przez Dostawcę lub osobę trzecią
działającą w jego imieniu lub na jego rzecz, Zamawiający jest uprawniony do odstąpienia od
całości lub części Umowy odzyskania wpłaconych kwot, bądź żądania wyrównania
poniesionej szkody bez odstępowania od Umowy.
Gliwice, 2021 r.
II
—— r
o —
—--
Z
W
Z
O
m
Z
N
I.
Wc
•0
3
O
O
W
W
N
3
3
C
O
N
O
Z
E
a
3.
a
O
Z 0)
N
———.— ——1.———.— —
O
—
J — —
I
W
I
N
O
O
tj
„T Ę)
C.
N
Z
W
Z
W
Vi
W
-4
Z
O
cI
V
O
B. Sklarzyk, LMęteł O.Brodzka, P.Pods,adto,
9.9 Zawiesia linowe, łańcuchowe, pasowe, szakle L Mętel A. Felkel
A.Fełkel, K.Kasza
B. Sklarzyk, t.Mętel „ O.Brodzka, P.Podsiadło,

90 Pozostałe I. MętnI A. Felkeł
A.Felkeł. (Kasza
10. Łożyska
B. SkłaczyŁ, IMętel, O.Brortzka, P.Podsiadło,

10.1 Łozyska toczne 1. MęteJ A. Felkel
A.FelkeI. (Kasza
Dział Logistyki Zaopatrzenia
B. Sklarzyk, 1.Mętel „ O.Brodzka, P.Podsiadlo,
10.2 Łożyska ślizgowe I. MętnI A. Felknl G
A.FelkeI,_(Kasza
B. Sidarzyk, I Męteł, (2 Brodzka, P.Podsiadło,
10.3 Pozostałe 1. Męlel A. Felkel
A.Felkel,_(Kasza
11. Armatura
B. SkłarzYk. I.MOtnl . O.Brodzka, P.Pormsiadło,

11.1 Przemysłowa I. MętnI, O. Brodzka A. Felkel
_________________________________
A.Felkel, (Kasza
B. Sklarzyk, I.Mętrl, O.Brodzka, P,Portsiadło,
11.2 Sieci domowej i wodno — kanahzacy)ne) Dział Logistyki i Zaopatrzenia I. Mętni, A. Felkel
O. Brodzka
A.Felkeł,_(Kasza
a*
B. SkłaczyŁ, LMętel, O.Brodzka, PPodsiadło,
11.3 PCy I. Mętni, o. Brodzka A Felkel
A.Felkel,_K.Kasza
B. SkłaczyŁ, I.Męteł, O.Brodzka, P.Podsiadlo,
11.4 Pozostałe 1. MęteJ, (2. grodzka A. Fełkel
A.Felkel,_(Kasza
12. Wyroby hutnicze
B. Sklarzyk, I.Męleł, O.Brodzka, P.Podsiadło,

12.1 Metale kolorowe I. Mętni A. Felkel
AFelkel,
(Kasza
B. Sklarzyk, I.Mętel, O.Brodzka, P.Podsiadlo,
12.2 Stai Czarna I. Mętel A Felkel
A.Felkeł (Kasza
B. Skłarzyk, LMęlel, 0.Brodzka, PPodsiadlo,
12.3 Stal nierdzewna kwasoodporna Dział Logistyki i Zaopatrzenia I. Mętel A. Felkel
A.Fełkel, (Kasza
„Ś
B. Sklarzyk, t.Mętel, O.Brodzka, P.Podsiadlo,
12.4 Wyroby kute 1. Mętni, P.Podsiadlo A. Felkel
A.Felkeł, (Kasza
B. Sklarzyk, t.Mętei,
O.Brodzka, P.Podsiadło,
12.5 Odlewy P.Podsiadło, (Kasza A. Felkel
A.FeIkei, (Kasza
12.6 Walcówki B. Skiarzyk, 1.Mętel, OBrodzka, P.Podsiadło,
1. MęteJ A Felkei
A.Feikei,_K.Kasza
14. OsprzĘt tedmologiczny
B. Stdarzyk, I Mętel, O.Brodzka, P.Podsiadło,

14.1 Walce hutnicze I Mętni A. Felkeł B
A.Fełkel, K.Kasza
B. Skiarzyk, 1.Męteł „
O.Brodzka, P.Podsiadło,
14.2 Matryce 1. MętnI A. Folkol B
AFełkel, (Kasza
14.3 Stemple B. SkIarzyk, IMętel . O.Broclzka, P.Podsiadlo,

1. Mętel A Feikeł B
A.Feikeł, (Kasza
14.4 Korpusy przyrządów do gięcia prętów i ksztaltowników B. Skiarzyk, t.t4ęteł, O.Brodzlta, P.Podsiadlo,
1. MętnI A. Fełkei B
A.Fnikel, (Kasza
„
B. Sklarzyk, t.Mętel O.Brodzka, P.Podsiadło,
14.5 Płyty matrycowe do dzejrowania 1. Mętni A Fełkol B
A.Feikel, (Kasza
Dział Logistyki i Zaopatrzenia
B. Sklarzyk, 1.Mętnl „
O.Brodzka, P.Podsiadlo,
14.6 Obsady do mocowana stempb 1 Mętni A Fełkeł B
A.Felkel, (Kasza
Noce do nozyc, prasoisoryce, gilotyny, cięcia kształtowników, B. SkłaczyŁ, t.Mętel, O,Brodzka, P.Podsiadlo,
14 7 P.Podsiadło A. Fetkel A
. prętów, blach A.Felkel, (Kasza
14.6 Rolki dociskowe, napędzane B. Sklarzyk, t.Mętel . O.BącdzIca, P.Podsiadło,
P Podsiadło A Feikel A
A.yolkel, (Kasza
B. Sklarzyk, IMętel „ O.Brodzka, P.Poduiadło,
14.9 Pazury P.Podsiadło A. Felkel A
A.FeIkel, K.Kasza
14.10 Tarcze pił P Podsiadło A. Fełkel 8. Sklarzyk, L MęteJ, O.Brodzka, P.Podsiadłci,
A
A.FeIkeĘ (Kasza
14.11 Pozostałe
B. Sklarzyk, 1.Mętol „ O.Brodzka, P.POdSiadłO,
P.Podssadło, L Mętni A. Felkel A lub B
A.FolkeI, (Kasza
Materiały elektryczne i elektroniczne oraz
1
B. Sklarzyk, LMętel O.Brodzka, P.POdSiadIO,
15.1 Akumulatory P.Podsiadło, (Kasza A. Felkel
APelkel KKas,.
Strona 3
C
O
O
„O O
„O
N
B. Sklarzyk, l.Męteł O.Brodzka, P.Podsiadło,
18.5 Złączki wkrętne, przylączki O. Brodzka A. Peliel
A.Fełkel_K.Kasza
8. Sklai-zyti, 1.Mętel, O.Brodzka, P.Podsiadlo,
t8.6 Zawozy O Brodzka A Felkel
A.Felkel,_K.Kasza
B. Sklarzyk, 1.Mętel OBwózka, P.Podsiadło,
18.7 Pozostałe O. Buodzka A. Felkel
A.Felkel. (Kasza
19. IT (Sprzęt I uśugi 11) Centralna jednostka Inwestycyjna EE A. Malewiacki, G.Szelc
20. 1nwtycje Centralna Jednostka Inwestycyjna

EEEĘ
A. Malewiacki, G. Szok, M.Kret A. Malewiadu, G.Szolc
21. Remoeky
21.1 Urządzenia walcownic.ze R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypicrnka, A. Małewiacki
21.2 Prasy mechaniczne R. Czypionka, A. Malewiaciu K.Suder, M.Kret K Suder, R. Czyyaonka, A. Makiwiacki
21,3 Prasy hydrauliczne R. Czypionka, A. Malewiacki K.Siider, M.Kret K. Ssider, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.4 Pince R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.5 Napędy walcarek R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.6 Chłodnie R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.7 Samotoki R. Caypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.8 Giętarki R. Czypionka, A. Ma!ewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.9 Klatki walcownicze R. Czypionika, A. Malewiacki K.Ssider, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.10 Piły R. Czypionka, A. Malewiacki K.Sucler, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.11 Rozwijaki R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki

Biuro Techneze . Główny Technolog / Centralna Jednostka
Inwestycyjna
21.12 Inne linie technologiczne R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiadri O
21.13 Inne urządzenia R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. C.zypionka, A. Malewiacki
Urządzenia transportowe (wózki widłowe, suwnice, dźwigi, wagi

21 14 R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czyponka, A. Malewiacki
. itp.)
21.15 Nagrzewnice indukcyjne R. Czyponka, A. Matewecki K.Scder, M.Kret K. Suder, R. Czypmnka, A. Malewiacki
21.16 Maszyny skrawające R. Czypelnka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, 1k. Czypionka, A. Malewiacki
21.17 Sprzęt spawalniczy R. Czypionka, A. Matewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiaclri
21.18 Budynki budowle R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Sia3er, R. Czypionka A. Malewiacki
2 1.19 Tynkarskie malarskie R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.20 Dekarskie R. Czypionka, A. ttalewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.21 Elektryczne R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Ktet K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.22 Aparatura kontrolno-pomiarowa automatyka R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Suder, R. Czypionka, A. Malewiacki
21.23 Hydrauliczne R. Czypionka, A. Malewiacki K.Suder, M.Kret K. Sucler, R. Czypionka, A. Malewiacki
22. Media energetyczne
Stronu 5
J
O
Usługi prawne, rachunkowo-księgowe, podatkoweusługi —--------—-.-..._.
-
maklenkie, techniczne badania, analizy i doradztwo
1.1 Ekonomiczne/rachunkowo keęgowe/tinansowe komórka reahzująca potrzebę Kierownik koniórki realizujący potrzebę
1.2 Techniczne komórka realizująca potrzebę Kierownik komórki reahzujący potrzebę
1.3 Prawne komórka realizująca potrzebę kierownik komórki realizujący potrzebę N
1.4 Ogólne (analizy, doradztwo) komórka realizująca potrzebę Kierownik komórki realizujący potrzebę
1.5 tnformatyczne Centralna Jednostka Inwestycyjna A.Malewiacki, G.Szolc

Biuro Marketingu Sprzedaży Kształtowników oraz Rur!
Targi, wystawy, konferencje i związane z tym usługi C. Słowińska, M. Grzesiak, M. Alłamocia, K. Hajda,
2. Biuro Sprzedaży Obudów Akcesonów / Biuro Techniczne
hotelowe, gastronomiczne I inne. K. Lubieniecki Ił. Mickiahk. P.Caban
Główny Technolog
3. marketing w tym reklama w mediach komórka realizująca potrzebę Kierownik komórki realizujący potrzebę W
4. Inwestycje kapitałowe Biuro Zarządu, Kadr Płac R. Kurzawa A. Michalak A. Szersześ 1K
5. Leasing komórka realizująca potrzebę Kierownik komórki realizujący potrzebę GG
6. Usługi telekomunikacyjne Centralna Jednostka tnwestycyjna A. Małewiacki WW

Centralna Jednostka Inwestycyjna/ Dział Logistyki
7. Zakup i wykup samochodów służbowych A.Małewiacki, A.Fełkif GG
Zacąjatrzenia,
Kulturalne, rozrywkowe, sportowe i
S Biuro Zarządu, Kadr i Plac J. Oszczepalińulia, M. Rożek A.Kwiecień NN
rekreacyjne,prozdrowotne
9. Umowy outsourcingu pracowniczego Biuro Zarządu, Kadr i Plac J. Oszczepalińska, M. Rożek MN
10. Ubezpieczenia Dział Ubezpieczeń i Zarządzania Należnościami 8.Galęziowuka UU

11. Usługi brokerskie Dział Ubezpieczeń i Zarządzania Należnościami B.Galęziowska UU
12. Medyczne Biuro Zarządu, Kadr i Plac J. Oszczepalińska, M. Rożek MN

13. Ochrona 1 monitoring Biuro Technicze Główny Technolog K. Suder RR
14. Dzierzawa i najem Biuro Technicze Główny Technolog K. Suder TT
Inwestycje w wartości niematerialne i prawne (patenty,
15. Centralna Jednostka inwestycyjna A. Malewiacki, G.Szolc 1K
licencje itp.)
16. Usługi transportowe
Biuro Marketingu i Sprzedaży Kształtowników oraz Rur! C.Słowińuka; M.Grzesiak

16.1. Kolejowe K
Biuro Sprzedaży Obudów I Akcesoiiów ll.M,chałik,_A.Radziejewski
17. Zakup rur usług z tym związanych Biuro Marketingu i Sprzedaży Kształtowników oraz Rur .1. Podwiński, lł.Michalik R
18. Usługa magazynowan”.a, itp. Biuro Marketingu i Sprzedaży Kształtowników oraz Rur J. Podwiński H.Michalik M
:1. Zewnętrzne usługi transportowe (SOOT)

Biuro Markehngu i Sprzedaży Kształtowników oraz Rur!
Biuro Sprzedaży Obudow i Akcesonow
Pracownicy Biura Sprzedazy Obudów I Akcesońów,
—
Biura Sprzedaży Rur i Kształtowników
. .
Zakupy wynikające z realizacji z Polityki Korporacyjnej . W zależności od
2. k O morka eal izują ca po rzebę Kierownik kornorki realizujący potrzebę
Grupy Kapitałowej WĘGLOKOKS cja zakupu
3. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych Biuro Zarządu, Kadr i Płac M. Rożek, J.Oszczepałińska S
4. Zakupy związane z eksploatacją samochodów służbowych Dział Logistyki i Zaopatrzenia Pracownicy B.Sldarzyk, P.Podsiadlo 7
5. Delegacje/Podróże służbowe komórka realizująca potrzebę kierownik komórki realizującej potrzebę Dl.
„jr]!. /
Strona 7
(O
O
\\a, od 04.0 2022
.
Załącznik Nr 11 do Regulaminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.
Wykaz osób uprawnionych do realizowania zamówień w trybie zakupu

o niskiej wartości do 1 000 zł
L.p. Imię i Nazwisko Stanowisko

. . Dyrektor Marketingu i Sprzedaży Kształtowników
1. Jacek Podwinski
oraz Rur
Z-ca Dyrektora Sprzedaży Kształtowników
2. Jarosław Obermajer
„
i Rur
3. Wojciech Grzegorczyk Kierownik Produkcji Kształtowników
4. Jerzy Kotula Kierownik Wydziału Produkcji Kształtowników i Rur
5. Jacek Stępień Kierownik Produkcji Rur
6. Marzena Allamoda Dyrektor Sprzedaży Obudów Akcesoriów
7. Piotr Wymazała Kierownik Działu Przetargów
8. Barbara Kopiecka-Matros Kierownik Działu Sprzedaży Zagranicznej
9. Aleksander Kopeć Kierownik Wydziału Walcowni
10. Grzegorz Pbk Kierownik Produkcji ds. Walcarki D650
11. Dariusz Gąsior Kierownik Wydziału Produkcji Górniczej
12. Jacek Czekaj Kierownik Utrzymania Ruchu
13. Łukasz Łabowski Kierownik Produkcji Gięciarni Łuków
14. Andrzej Bujak Kierownik Produkcji Jarzm
15. Marek Grodzicki Dyrektor Biura Technicznego Główny Technolog
-
16. Jakub Nowak Kierownik Jakości i Technologii

17. Łukasz Krawczyk Kierownik Laboratorium i Badań Nieniszczących
18. Krzysztof Suder Kierownik Działu Operacyjnego i Remontów
19. Krzysztof Bochnia Kierownik Działu Kadri Płac
20. Artur Malewiacki Kierownik Działu Projektów Inwestycyjnych
21. Gerard Szolc Kierownik Działu Projektów Rozwojowych
22. Małgorzata Wrzeciono Pełnomocnik Działu Audytu Kontroli
23. Danuta Roguska Kierownik Działu Umów i Promocji
24. Tomasz Tylutko Kierownik Działu BHP i PPOŻ
25. Katarzyna Konieczny Kierownik Działu Obsługi Prawnej
26. Izabela Lewandowska Kierownik Działu Księgowości Podatkowej
27, Małgorzata Malinowska p.Głównego Księgowego
L
28. Krzysztof Poradzisz Główny Ekonomista
29. Teresa Łamasz Kierownik Działu Kontrolingu Produkcyjnego
30. Aleksandra Dąbrowska Kierownik Działu Planowania i Budżetowania
31. Magdalena Pajor Kierownik Działu Księgowania Rozliczeń
32. Barbara Olbińska Kierownik Działu Księgowości Sprawozdawczej
33. Aldona Felkel Kierownik Działu Logistyki Zaopatrzenia
. F Starszy Specjalista Działu Ubezpieczeń i Zarządzania
34. Bozena Gałęziowska
.
Należnościami
35. Mariola Szymczyk Starszy Specjalista Działu Kredytów i Zobowiązań
36. Łukasz Chmielewski Dyrektor Biura Zarządu, Kadr i Płac
Kierownik Działu Obsługi Zarządu i Nadzoru
37. Aleksandra Pająk
.
1Vasciciełskiego
. .
38. Barbara Umińska „Kirownik Działu Księgowości Kosztowej

39. Piotr Caban Pkłnomocnik ds. Zarządzania Jakością
40. Maciej Kret Ć(yrektor Centralnej Jednostki lnwestynej
S7i I4,$roczyra
M”r ka
7
Z ząd HUTY ŁABĘDY S.A.

Zalącznik Nr 12 do Regu”aminu Zakupów HUTY ŁABĘDY S.A
UZASADNIENIE ZAKUPU Z WOLNEJ RĘKI

O WARTOŚCI POWYŻEJ 3000 PLN
I. Przedmiot zamówienia
II. Nazwa kontrahenta
II. NIP kontrahenta
III. Termin realizacji
IV. Wartość oferty
V. Komórka organizacyjna, dla której realizowane jest zamówienie
VI. Uzasadnienie wyboru formy zakupu (zgodnie z pkt. VII ppkt. 3.2. Regulaminu Zakupów)
VII. Uzasadnienie wyboru wskazanego kontrahenta
Kierownik Klienta wewnętrznego, data.
Dyrektor właściwego Pionu, data,
Dwóch Członków Zarządu, data

___ ___ ____
___ ____
___ ____
KARTA ZAKUPU WSADU

I Część:
1 Przedmiot zamówienia . .
2. Nazwa kontrahenta NIP

3. Łączna wartość Zamówienia
4. Termin płatności
5. Komórka organizacyjna realizująca zakup
6. Forma zakupu (konkurs ofert, zakup z wolnej ręki, inny)
7. Numer Zamówienia/Umowy
8. Uwagi
II Część (dotyczy konkursu ofert):
2. Złożone oferty:
Nazwa firmy
1. I
I
L
.--.
3. Oferty odrzucone:
4. Uzasadnienie wyboru oferty:
Sporządzający (data, podpis) Akceptujący (data, podpis)
Zatwierdza Zarzpd HUTY tABEDY S.A.
Załącznik zestawienie ofert

-

60 Z DN NR 15-2021!14!1+ Aneks1+Aneks2+Regulamin Zakupow Huty Labedy S.A

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

60 Z DN NR 15-2021!14!1+ Aneks1+Aneks2+Regulamin Zakupow Huty Labedy S.A

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

HUTA ŁABĘDY S.A.

GRUPA KRPITAŁOWA WGOROflS

Gliwice, dnia 04.082021 r.

II. Przepisy anulowane:

III. Treść zarządzenia:

1. Wprowadza się do stosowania i przestrzegania ‚„Regulamin zakupów HUTY ŁABĘDY S.A.

Radca P .wtiy Paweł Kani n

Gliwice, dnia 1808.2022 r.

L Celem usprawnienia oraz przyśpieszenia przeprowadzanych postępowań

osoba, która nadzoruje realizację Postępowania zakupowego lub

Gliwice, dnia 25.08.2022 r.

Decyzja Zarządu HUTY ŁABĘDY S.A. z dnia 24 sierpnia 2022 r.

II. Treść aneksu

1. Niniejszym anuluje się Aneks nr 1 z dnia 18.08.2022 r. do Zarządzenia DN NR

Wiceprezes Zarządu Delegowany czasowego

Zbigniew thmański Mai ir

wprowadzony Zarządzeniem DN NR 15/2021/14-1

z dnia 4 sierpnia 2021 roku

II. Przedmiot i zakres Regulaminu 6

HI. Dokumenty w procesie zakupów 8

IV. Planowanie zakupów/zadań inwestycyjnych i remontowych 9

2. Harmonogram składania Zapotrzebowań 9

V. Tryby i formy postępowań zakupowych 10

VI. Tryb zakupu 11

VII. Formy zakupów 11

2. Zakup z wolnej ręki (powyżej 1 000 zł do 3 000 zł) 12

3. Zakup z wolnej ręki (powyżej 3 000 zł) 12

4. Konkurs ofert (powyżej 3 000 zł do 40 000 zł) 12

5. Przetarg (powyżej 40 000 zł) 13

6. Dialog z Dostawcami (powyżej 40 000 zł) 14

8. Dogrywka w formie Aukcji oraz w formie negocjacji 17

VIII. Uruchamianie postępowania zakupowego 19

IX. Realizacja zakupów 26

4. Uzasadnienie i akceptacja zakupu 28

5. Formularz Kalkulacji Ceny (FKC) 28

2. Istotne Warunki Umowy 30

3. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy 32

5. Realizacja zapisów umownych 34

7. Zasady zawierania aneksów 35

XI. Procedura zakupów inwestycyjnych i IT 36

2. Postępowanie zakupowe w zakresie inwestycji 37

4. Zakup akcesoriów komputerowych, Wewnętrznego wyposażenia sprzętu IT, Materiaćw

5, Pozostałe środki trwałe (np. nieruchomości, grunty, samochody, monitoring, sprzęt

4.3. Dostawca Dostawca wewnętrzny lub Dostawca zewnętrzny.

związany z wyłonieniem Dostawcy w celu zaspokojenia potrzeb Huty związanych

4.8. Kodeks Cywilny ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

4.9. Aukcja — procedura, w której dopuszczeni do postępowania Dostawcy składają oferty

współpracy i stanowiący podstawę dostaw, świadczenia usług lub wykonania robót

Zamówienia przez Dostawcę. W przypadku zakupów dokonywanych za pomocą Platformy

i usług po przeprowadzonym Postępowaniu zakupowym.

współpracy i stanowiący podstawę dostaw, świadczenia usług lub wykonania robót

Cywilnego złożone Zamawiającemu przez Dostawcę w formie przewidzianej Regulaminem.

innych Kryteriów albo oferta z najniższą ceną.

w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

z dostawami, robotami budowlanymi albo świadczeniem usług na rzecz Huty.

w wyjątkowych wypadkach określonych w rozdziale VII. ust. 7 pkt 7.2. Regulaminu.

Dostawców i upublicznienie informacji o jego rozpoczęciu.

Dostawców bez upubliczniania informacji o jego rozpoczęciu.

4.27. uPzp ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

4.28. MAKS System ERP MAKS V z którego korzysta Huta.

wartości niematerialnych i prawnych związanych ze zwiększeniem zdolności produkcyjnej

(nieruchomości w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki,

a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu