3.

1 Perencanaan

Perencanaan adalah Proses kegiatan pemilihan jenis, jumlah & harga perbekalan farmasi.
Perbekalan Farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, obat tradisional,
alat kesehatan, reagensia bahan kimia, kosmetik dan gas medik serta semua bahan & peralatan
yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Yang bertujuan sebagai acuan
penerapan langkah-langkah untuk:
1. Mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan & anggaran
2. Menghindari kekosongan obat
Perencanaan pengadaan obat-obatan dan Alkes menggunakan metode konsumsi &
epidemologi, sesuai Formularium. Perencanaan dilakukan setiap pekan 2 kali untuk rawat jalan
dan rawat inap untuk kebutuhan 3 minggu (SK Direktur RSML Nomor
0159/KEP/II.6.AU/B/2017, tentang Instalasi Farmasi RS Muhammadiyah Lamongan).
Prosedur perencanaan perbekalan farmasi Ka Logistik Farmasi membuat :
1. Rekap persediaan IF (Logistik Farmasi & Depo Farmasi) yang tidak mencukupi kebutuhan
penjualan Depo Farmasi selama 3 pekan dengan menggunakan Program Komputer (Nama
Obat, Stok total Logistik Farmasi dan Depo Farmasi, jumlah yang akan diorder, NO SP, Tgl
SP, KET )
2. Rekap persediaan logistik farmasi yang tidak mencukupi kebutuhan ruang perawatan selama
3 pekan dengan menggunakan Program Komputer (Nama Obat, Stok saat order, jumlah
yang akan diorder, NO SP, Tgl SP, KET)
3. Gabungkan rekapan poin (1) dengan poin (2), kemudian di print.
4. Minta persetujuan Ka Instalasi Farmasi, dan
5. Tanda tangani print out Perencanaan Order
Dan kemudian Ka Instalasi Farmasi sebagai penyetuju melakukan penerimaan perencanaan
order dari Ka unit Logistik Farmasi dan beromunikasikan dengan Wadir keuangan atau Kabag
keuangan terkait ketersediaan dana.
3.2 Pengadaan

Pengadaan adalah kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan

Perbekalan Farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, obat tradisional,
alat kesehatan, reagensia bahan kimia, kosmetik dan gas medik serta semua bahan & peralatan
yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Yang bertujuan Sebagai acuan
penerapan langkah-langkah untuk tersedianya perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan
Rumah Sakit Muhammadiyah Lamongan
Pengadaan barang kebutuhan Rumah Sakit baik obat- obatan maupun non obat – obatan
dilaksanakan melalui satu pintu sesuai dengan jenis barang. Pengadaan perbekalan farmasi
dilakukan oleh Logistik Farmasi (SK Direktur RSML Nomor 0159/KEP/III.6.AU/B/2017,
tentang Kebijakan Instalasi Farmasi RS Muhammadiyah Lamongan).
Adapun prosedur yang harus dilakukan oleh Logistik Farmasi saat melakukan pengadaan
perbekalan farmasi yaitu :
1. Buat surat pesanan (SP) sesuai dengan print out perencanaan order.
2. Berikan tanggal pada SP (sesuai datangnya sales atau tanggal pengiriman Fax)
3. Sermhkan lembar putih SP yang telah ditanda-tangani petugas Logistik Farmasi &
stempel Logistik Farmasi kepada PBF funtuk pengadaan bahan berbahaya : bahan mudah
meledak, bahan mudah terbakar, bahan oksidator , bahan korosif, bahan beracun, bahan
radionktif, bahan infeksius dan gas bertekanan mewajibkan supliyer untuk memberikan
MSDS (Material Safery Data Sheet) atau LDP (Lembar Data Pengaman) pada saat
pengiriman pertama baik melalui sales yang datang maupun lewat Fax}.
4. Serahkan Lembar Merah SP (lembar putih sudah dibawa PBF) untuk Ka. IF setiap hari
5. Arsip Lembar Kuning SP di odner SP sesuai nama PBF
6. Rekap SP (Nomor & tanggal) yang telah diambil PBF pada print out perencanaan order
setiap hari
7. Serahan SP ke PBF, tidak boleh mengandalkan kedatangan sales, jika bisa difax wajib
langsung difax.
 8. Alihkan SP ke PBF lain atau Fax SP jika sampai hari rabu (untuk rawat jalan) & hari
Jum'at (untuk rawat inap) sales tidak datang Alihkan SP ke PBF lain atau membelikan di
apotek Lamongan dan sekitarnya untuk item-item yang sudah di SP tapi tidak terlayani.
9. Buat laporan order 3 hari & serahkan ke Ka Instalasi Farmasi
Kemudian prosedur yang dilakukan oleh Ka Instalasi Farmasi yaitu dengan :
1. Terima Laporan order 3 hari dari Ka Unit Logistik Farmasi
2. Lakukan pengecakan laporan order
3. Serahkan laporan order yang sudah di cek kepada Wadir Keuangan atau Ka Bagian
Keuangan (Jika Wadir Keuangan sedang dinas luar >2 hari)

3.3 Penerimaan

Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah,

mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan kondisi
fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak
baik spesifikasi utuh, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi harus
ditempatkan dalam tempat lain yang aman.
Prosedur penerimaan perbekalan farmasi di Logistik Farmasi yaitu :
1. Cek faktur ( instansi, nama obat atau alkes, jumlah obat, kekuatan sediaan dan bentuk,
tanggal kadaluarsa dan nomor bets)
2. Cek kondisi barang (seg, kelayakan, penyok/ tidak rusak/ pecah)
3. Tanda tangan di faktur
4. Konfirmasi jika ada yang perlu di pertanyakan
Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah :
1. Harus mempunyai MSDS (material safetydata sheet) untuk bahan yang berbahaya.
2. Harus mempunyai sertifikat asli untuk alat kesehataN.
3. Sertifikat analis produk.