TinJauan PenaTaan ruanG insTalasi rekam medis

dari asPek WORK FLOW dan WORK SPACE

di rsud dr. mOeWardi

eka sruni rahayu 1, antik Pujihastuti 2, rohmadi3

1
mahasiswa aPikes mitra Husada karanganyar 1 , dosen aPikes mitra Husada karanganyar2-3
ekasrunirahayu@yahoo.com1, att2a2000@yahoo.com2, rohmadi@apikesmitra.ac.id3

ABSTRACT

In the Installation Medical Record Hospital Dr. Moewardi there is a mismatch between the document processing
worklow with a manual medical record medical record installation services, in addition to the most oficials not
comfortable because of the narrowness of the space, thus simplifying the onset of fatigue that result in decreased
work productivity. Order to determine the spatial arrangement of the records Installation Work low aspects and
Work Space in Hospital Dr. Moewardi. Type purely qualitative descriptive study, with cross sectional approach.
Research methods of observation and interviews. The subject was oficers, object worklow and workspace
Installation Medical Record, with descriptive analysis. The absence of a policy on spatial planning Installation
Medical Record of aspects of work low and work space. The key task of the oficer is not in accordance with the
Standard Operating Procedures. In the worklow execution is not in accordance with the installation manual medical
record services. Arrangement of work means work space aspect not meet the standards work space. Installing the
spatial arrangement of medical records in accordance with standard aspect has not Work flow and Work Space. It
is therefore necessary manufacture and SOP manuals tailored to the worklow activity. It is intended that the routine
work process medical records implemented eficiently, effectively and consistently, and be able to work optimally
so that labor productivity can be achieved.

Keywords : Work low, Work space, Installation Medical Record and labor productivity
Bibliography : 11 (2004 - 2010)

aBsTrak

Di Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi terdapat ketidaksesuaian antara alur kerja pengolahan dokumen
rekam medis dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis, selain itu sebagian petugas belum nyaman
karena sempitnya ruang gerak sehingga mempermudah timbulnya kelelahan kerja yang berakibat menurunnya
produktivitas kerja. Tujuan untuk mengetahui penataan ruang Instalasi rekam medis dari aspek Work low dan Work
Space di RSUD Dr. Moewardi. Jenis Penelitian deskriptif kualitatif murni, dengan pendekatan cross sectional.
Metode penelitian observasi dan wawancara. Subyek adalah petugas , obyek alur kerja dan area kerja Instalasi Rekam
Medis, dengan analisis deskriptif. Belum adanya kebijakan tentang penataan ruang Instalasi Rekam Medis dari
aspek work low dan work space. Tugas pokok petugas belum sesuai dengan Standar Operasional Prosedur. Dalam
pelaksanaan alur kerja belum sesuai dengan buku pedoman pelayanan instalasi rekam medis. Penataan sarana kerja
dari aspek work space belum memenuhi standar work space. Penataan ruang Instalasi rekam medis belum sesuai

Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk) 49

dengan standar aspek Work Flow dan Work Space. Oleh karena itu diperlukan pembuatan buku pedoman dan SOP
disesuaikan dengan aktivitas alur kerja. Hal ini bertujuan bahwa proses kerja rutin unit rekam medis terlaksana
dengan eisien, efektif dan konsisten serta dapat bekerja secara optimal sehingga produktivitas kerja dapat tercapai.

Kata kunci : Work low, Work space, Instalasi Rekam Medis dan produktivitas kerja
Kepustakaan : 11 ( 2004 - 2010)

a. PendaHuluan tata letak (Lay-out) belum memenuhi standar work low

Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan
yang memberikan pelayanan kepada seluruh
masyarakat, maka perlu adanya sarana penunjang
yang memadai salah satunya melalui kegiatan
penyelenggaraan rekam medis pada setiap pasien
yang berobat ke rumah sakit. Adapun yang termasuk
didalamnya adalah kegiatan pengolahan rekam medis di
sarana pelayanan kesehatan yang meliputi Assembling,
Analising, Koding, Indeksing dan Pelaporan.
Dalam PerMenKes No. 269 MENKES/PER/III/2008
Bab III, pasal 7 bahwa “Sarana pelayanan kesehatan
wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam
rangka penyelenggaraan rekam medis”. Rekam medis
diselenggarakan oleh Instalasi Rekam Medis dimana
dalam pelaksanaan tugasnya membutuhkan sarana
kerja seperti ruang kerja dan penataan peralatan
yang eisien untuk menunjang tercapainya tingkat
keberhasilan dan produktivitas yang tinggi dalam
melakukan tugas masing-masing.
RSUD Dr. Moewardi merupakan salah satu rumah sakit
yang selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik
bagi pasien maupun pihak luar yang membutuhkan
pelayanan, namun meski demikian ada hal yang masih
perlu diperhatikan yakni pada penataan peralatan
serta ruang rekam medis yang dinilai belum eisien
untuk dipergunakan. Maka dari itu sangatlah penting
dalam pelaksanaan penataan peralatan dan ruang kerja
Instalasi Rekam Medis yang sesuai dengan standar
ergonomi.
Bahwa ruang Instalasi Rekam Medis RSUD Dr.
Moewardi, memiliki luas 85.42 m2 akan tetapi untuk
(Alur Kerja) dan work space (Area Kerja) dari aspek
ilmu ergonomi. Dan adanya ketidak sesuaian antara
alur kerja (Work low) pengolahan dokumen rekam
medis dengan buku pedoman pelayanan instalasi
rekam medis yang dimiliki. Selain itu berdasarkan
dari wawancara secara langsung terhadap petugas
Instalasi Rekam Medis yang menyatakan bahwa
sebagian dari mereka belum nyaman baik penataan
meja kerja dan alur kerja dalam melakukan aktivitas
kegiatan atau tugasnya setiap hari, karena sempitnya
ruang gerak antar meja sehingga mempermudah
timbulnya kelelahan kerja yang berakibat menurunnya
produktivitas kerja.
meTOde PeneliTian
Jenis Penelitian yang digunakan yaitu penelitian
deskriptif kualitatif murni. Dengan pendekatan cross
sectional. Subyek penelitian ini adalah Petugas Instalasi
Rekam Medis di RSUD Dr. Moewardi, sedangkan
obyek adalah alur dan area kerja Instalasi Rekam
Medis di RSUD Dr. Moewardi. Sumber data yang
digunakan penelitian ini yaitu data primer dan data
sekunder. Instrumen penelitian menggunakan pedoman
wawancara, Meteran dan pedoman observasi dan Cara
pengumpulan data dengan wawancara kepada petugas
Instalasi Rekam medis, pengukuran yaitu peneliti
mengukur luas area kerja rekam medis, jarak antar
meja kerja petugas, jarak gang utama, luas area kerja
petugas instalasi rekam medis dan observasi untuk
mengumpulkan data dengan mengamati alur kerja dan
mengukur area kerja instalasi rekam medis.

50 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014

Teknik Pengolahan Data adalah Pengumpulan
(collecting), Edit (Editing), Tabulasi (Tabulating),
Memaparkan (Narasi) atau penyajian data. Analisis yang
digunakan yaitu analisis deskriptif .
Hasil PeneliTian
1. kebijakan rumah sakit tentang penataan
ruang instalasi rekam medis
Dalam menjalankan aktivitas pelayanan kepada
pasien di RSUD Dr. Moewardi, telah memiliki
Buku pedoman tentang pelayanan Instalasi rekam
medis berdasarkan surat keputusan direktur rumah
sakit nomor 188.4/8663 A/2012 Edisi ke-1. Dimana
standar operasinal prosedur alur pelayanan di Unit
Assembling diatur pada SOP nomor 05-02-A-010,
Koding pada SOP nomor 05-02-A-011, Indeksing
pada SOP nomor 05-02-A-012 dan filling pada
SOP nomor 05-02-A-013. Serta uraian tugas-tugas
pokok unit Assembling, koding indeksing, analising
reporting, illing serta kepala unit rekam medis,
yang sudah menjadi tanggung jawab semua unit
di instalasi rekam medis.
Akan tetapi dalam hal penataan sarana kerja (lay-
out) dan kepemilikan sarana kerja di Instalasi
Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi belum diatur
dalam surat keputusan direktur tersebut, dimana
selama ini di dalam kepemilikan sarana hanya
dipantau dengan kartu inventaris ruangan.
Hal ini yang menyebabkan penataan ruang
yang bisa saja diubah-ubah dan menurunkan
produktivitas petugas serta menyebabkan penataan
sarana kerja yang tidak konsisten.
2. uraian tugas pokok dari petugas instalasi
rekam medis berdasarkan Buku Pedoman
Pelayanan instalasi rekam medis di rsud dr.
moewardi tahun 2012 tanggal 2 juni 2012, edisi
1 sebagai berikut :
a. Kepala Instalasi Rekam Medis
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
1) Menyusun Standar Prosedur Operasional
(SPO) yang berkaitan dengan pelayanan
sistem rekam medis dan informasi
kesehatan
2) Membuat dan mengevaluasi sistem
penerimaan pasien rawat jalan dan rawat
inap
3) Membuat dan mengevaluasi prosedur
pencatatan rekam medis secara individu
maupun kolektif
4) Merencanakan dan menetapkan formulir
rekam medis yang digunakan
5) Merencanakan dan mengevaluasi sistem
dan prosedur penyimpanan rekam medis
6) Merencanakan dan mengevaluasi sistem
dan prosedur peminjaman rekam medis
7) Merencanakan dan membuat kriteria
dalam rangka retensi rekam medis
8) Memeriksa kebenaran kode penyakit dan
tindakan medis
9) Membuat dan menyajikan laporan
kegiatan pelayanan rawat jalan dan rawat
inap untuk kepentingan manajemen
maupun pihak lain yang berkepentingan
10) Membuat laporan dan analisa data
morbiditas, mortalitas, dan tindakan
operasi
11) Melaksanakan penilaian terhadap rekam
medis in-aktif yang masih bernilai guna
12) Merencanakan kebutuhan sumber daya
untuk penyelenggaraan rekam medis di
rumah sakit
13) Membuat laporan rawat jalan dan rawat
inap serta penunjang medis lainnya untuk
membandingkan target yang ditetapkan
secara bulanan, triwulan, semester, tahunan
14) Membuat uraian pekerjaan bawahan
15) Mengawasi terhadap pelaksanaan
kegiatan
51
 16) Memeriksa laporan kegiatan kunjungan
rawat jalan, rawat inap, penunjang medis
sebagai bahan analisa
17) Memeriksa laporan kegiatan rumah
sakit, morbiditas, mortalitas, ketenagaan,
inventaris rumah sakit dalam RL.1 s.d
RL.6 dan laporan insidentil lainnya ke
Kementrian Kesehatan
18) Membuat, memeriksa, menandatangani
d.
surat dan nota dinas
19) Menyelesaikan masalah yang timbul di
lingkungan rekam medis
20) Melaksanakan uraian tugas lain yang
diberikan atasan langsung atau yang
terkait dengan kegiatan rekam medis
b. Analising/Audit
1) Menyiapkan dokumen rekam medis
rawat inap pasien yang sudah pulang
2) Meneliti lembar dan isi rekam medis
3) Jika ada ketidaklengkapan maka ditulis
di formulir ketidaklengkapan dan
dikembalikan ke bangsal yang merawat
untuk dilengkapi dengan jangka waktu 14 hari
4) Rekam medis yang lengkap dicatat di
buku ekspedisi dan diserahkan ke bagian
assembling
5) Membuat rekapan ketidaklengkapan
e.
berdasarkan Staf Medis Fungsional
(SMF) dan dokter yang merawat
6) Menyerahkan laporan kepada atasan
untuk ditandatangani
7) Mengedarkan hasil laporan Ketidak-
lengkapan Pengisisn Catatan Medik
(KLPCM) ke masing-masing Staf Medis
Fungsional (SMF).
c. Assembling
1) Menyiapkan dokumen rekam medis
rawat inap yang sudah pulang dan siap
di Assembling
52 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014
2) Meneliti Lembar dan isi dokumen rekam
medis
3) Jika ada ketidaklengkapan maka
dikembalikan ke bagian Analising
4) Mengurutkan lembar rekam medis yang
lengkap dicatat di buku ekspedisi dan
diserahkan ke bagian koding untuk
diproses pengkodean
Koding
1) Menyiapkan dokumen rekam medis
rawat inap yang sudah pulang dan siap
di koding
2) Meneliti penulisan diagnosis dan
tindakan yang ada
3) Jika ada ketidakjelasan penulisan
diagnosa, tindakan maka dikembalikan
dan dikonirmasikan ke dokter yang
merawat atau ruang rawat inap
4) Menentukan kode yang benar dengan
menggunakan buku ICD-10 dan ICD-9-
CM
5) Memasukkan data ke dalam komputer
6) Rekam medis yang telah dikoding
Indeksing dicatat di buku ekspedisi
dan diserahkan ke bagian filling untuk
diproses penyimpanan
Filling
1) Menyiapkan dokumen rekam medis yang
telah selesai pelayanan baik rawat inap
maupun rawat jalan
2) Memasukkan data dokuemen rekam
medis yang keluar di program Sistem
Informasi Rekam Medis pada menu
pelacakan (tracking) nomor rekam medis
3) Menjajarkan dokumen rekam medis
berdasarkan dua angka akhir
4) Memasukkan rekam medis ke masing-
masing rak sesuai kelompoknya
 5) Untuk rekam medis kunjungan ulang
dikembalikan dan diambil tracernya
6) Menyiapkan rekam medis untuk
penelitian dengan menggunakan formulir
peminjaman rekam medis
7) Membuat laporan rekam medis yang
tidak ditemukan perbulan
8) Membuat laporan jumlah penggunaan
rekam medis untuk penelitian setiap
bulan
f. Pelaporan
1) Menyiapkan sensus harian data,
kunjungan pasien yang digunakan untuk
menyusun laporan
2) Melakukan proses rekapitulasi data
pasien dari sensus harian
3) Memasukkan data sensus harian ke
dalam komputer
4) Mengolah data menjadi laporan internal
dan laporan eksternal rumah sakit
5) Menyerahkan laporan ke kasub instalasi
untuk di koreksi
3. alur kerja (Worklow) di rsud dr. moewardi
Alur kerja dokumen rekam medis yang telah
selesai perawatan dari bangsal perawatan di
RSUD Dr. Moewardi pertama kali diterima oleh
unit penerimaan dokumen rekam medis dengan
menggunakan buku ekspedisi bangsal. Setelah
itu petugas melakukan pelacakan (tracking)
sebagai tanda bahwa dokumen rekam medis
pasien yang selesai pelayanan telah sampai di
instalasi rekam medis dan siap untuk dilakukan
pengolahan. Dengan cara membuka program di
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) RSUD Dr.
Moewardi dengan cara membuka menu Rekam
medis-kontrol dokumen, kemudian petugas
menuliskan nomor rekam medis yang pada kolom
pencarian, setelah ditemukan maka petugas
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
penerimaan dokumen rekam medis mencentang
nomor rekam medis tersebut sebagai tanda
dokumen telah sampai di Instalasi rekam medis dan
siap untuk dilakukan pengolahan dokumen rekam
medis. Setelah itu petugas melakukan pemeriksaan
kesesuaian antara dokumen rekam medis yang
diterima dengan catatan pada buku ekspedisi
lalu dokumen rekam medis tersebut sementara
diletakkan pada almari dokumen yang tersedia
untuk selanjutnya dilakukan perakitan dokumen
rekam medis oleh bagian assembling.
Alur selanjutnya adalah dokumen rekam medis
pasien dirakit sesuai dengan urutan yang telah
ditentukan dalam kebijakan rumah sakit oleh unit
Assembling, kemudian dokumen rekam medis
yang telah selesai di Assembling akan diaudit
dan diperiksa kelengkapannya oleh petugas
Analising/Audit dengan cara membuka program
Sistem Informasi Rumah Sakit pada menu rekam
medis-pengolahan dokumen-audit dokumen rekam
medis, setelah muncul item penilaian kelengkapan
dokumen rekam medis maka petugas Analising
memberi tanda check list (“) pada item yang lengkap
dan tidak diisi pada item yang tidak lengkap sesuai
dengan pengisian dokumen rekam medis. Bagi
dokumen rekam medis yang belum lengkap maka
oleh unit Analising/Audit akan dikembalikan ke
bagian bangsal yang bersangkutan. Sedangkan
dokumen rekam medis yang lengkap setelah dari
unit Analising dilanjutkan ke unit koding (Meja
4) untuk dilakukan pengkodean diagnosis dengan
menggunakan buku ekspedisi Analising/Audit.
Kemudian setelah dokumen rekam medis selesai
dilakukan pengkodean maka data pengkodean
penyakit dimasukkan ke komputer dengan
membuka menu Rekam medis-Entri data-
rekam medis rawat inap, maka petugas koding
memasukkan data kode diagnosis penyakit dan
tindakan pasien ke dalam komputer. Setelah itu
53
 dokumen rekam medis diserahkan ke unit tracking luas
no area kerja
untuk dilakukan pelacakan (tracking) seperti yang area
d. Meja penerimaan dokumen 65 cm
dilakukan oleh petugas penerimaan dokumen rekam medis dan Assembling 1
rekam medis, hanya saja pelacakan (tracking) e. Meja penerimaan dokumen 65 cm
rekam medis dan Assembling 2
yang dilakukan tidak sebagai tanda bahwa
f. Meja penerimaan dokumen 40 cm
dokumen telah siap untuk dilakukan pengolahan, rekam medis dan Assembling 3
tetapi sebagai tanda dokumen rekam medis telah g. Meja penerimaan dokumen 40 cm
rekam medis dan Assembling 4
selesai pengolahan dan siap untuk disimpan di
h. M e j a A s s e m b l i n g 2 d a n 60 cm
illing. Setelah dokumen rekam medis selesai Assembling 3
pengolahan maka petugas Tracking menuliskan i. Meja Assembling 2 dan Koding 140 cm
3
nomor dokumen rekam medis pada buku ekspedisi
j. Meja Analising 3 dan Assembling 45 cm
dan didistribusikan menggunakan trolly dokumen 4
rekam medis ke Unit filling. k. Meja Analising 2 dan Assembling 45 cm
3
l. M e j a A s s e m b l i n g 3 d a n 45 cm
4. area kerja (Workspace) di rsud dr. moewardi Analising 2
m. M e j a A s s e m b l i n g 4 d a n 35 cm
Penataan sarana kerja di Instalasi Rekam Medis Analising 3
di RSUD Dr. Moewardi menghadap ke 3 arah n. Meja Koding 1 dan Koding 2 35 cm
Meja Koding 2 dan Koding 4 35 cm
yang berbeda. Petugas yang menghadap kearah
p. Meja Koding 3 dan Koding 5 35 cm
yang sama (timur) yaitu meja petugas penerimaan
q. Meja Assembling 3 dan Koding 355 cm
dokumen rekam medis, pelaporan 1, pelaporan 2 3
dan petugas Tracking. Sedangkan petugas yang r. Meja Analising 1 dan Koding 5 240 cm
s. Meja Informasi dan Tracking 1 60 cm
menghadap ke arah yang sama (barat) yaitu meja
t. Meja Tracking 1 dan Koding 7 73 cm
petugas Assembling 1, Assembling 2 , Visum,
u. Meja Analising 2 dan Distributor
pelaporan 3 dan Kepala Rekam Medis, selain itu lantai 1, Analising 3 dan
Informasi, Koding 5 dan Koding
meja yang menghadap ke arah yang sama (utara) 7, Koding 4 dan Koding 6
yaitu meja petugas Assembling 3, Assembling
4, Analising/Audit, Koding, informasi, dan 4 Luas area kerja Penerimaan dokumen rekam

distributor dokumen rekam medis di lantai 1. medis 2,26 m2

Tabel 1
5 Luas area kerja Assembling 1 1,53 m2
ukuran area kerja instalasi rekam medis di rsud 6 Luas area kerja Assembling 2 1,69 m2
dr. moewardi
7 Luas ares kerja Assembling 3 2,28 m2
luas
no area kerja 8 Luas area kerja Assembling 4 1,86 m2
area
1 Jalur Utama 89 cm 9 Luas area kerja Analising 1 1,48 m2
2 Gang Utama 1 315 cm 10 Luas area kerja Analising 2 1,43 m2
Gang Utama 2 10,35 m
11 Luas area kerja Analising 3 1,48 m2
3 Gang antar meja
12 Luas area kerja Distributor di lantai 1 1,52 m2
a. K e p a l a r e k a m m e d i s d a n 120 cm
pelaporan 2 13 Luas area kerja Informasi 1,58 m2
b. Meja pelaporan 1 dan pelaporan 95 cm 14 Luas area kerja Koding 1 1,80 m2
3
15 Luas area kerja Koding 2 1,80 m2
c. Meja pelaporan 2 dan visum 95 cm
16 Luas area kerja Koding 3 1,76 m2

54 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014

 17 Luas area kerja Koding 4 1,64 m2
2
18 Luas area kerja Koding 5 2,21 m
2
19 Luas area kerja Koding 6 1,77 m
2
20 Luas area kerja Koding 7 1,63 m
2
21 Luas area kerja Tracking 1 1,89 m
22 Luas area kerja Tracking 2 1,47 m2
23 Luas area kerja Pelaporan 1 1,58 m2
24 Luas area kerja Pelaporan 2 1,62 m2
2
25 Luas area kerja Pelaporan 3 2,21 m
26 Luas area kerja visum 2,21 m2
27 Luas area kerja kepala rekam medis 3,53 m2
2. unit-unit dan tugas pokok petugas instalasi
rekam medis di rsud dr. moewardi
Unit-unit pengelolaan dokumen yang ada di
Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi
yaitu terdiri dari unit penerimaan dokumen rekam
medis, Assembling, Analising, Koding, Reporting,
Tracking dan filling. Hal ini telah sesuai dengan
standar yang direkomendasikan oleh Latour
(2006).
3. Penataan sarana kerja instalasi rekam medis
dari aspek Worklow di rsud dr. moewardi.
Alur dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi
yaitu mulai dari penerimaan dokumen rekam
medis, Assembling, Analising (Audit), koding,
tracking baru kemudian dokumen didistribusikan
ke illing hal ini sesuai dengan standar menurut
Latour (2006) dimana alur pengelolaan dokumen
rekam medis dimulai dari Assembling, Analising,
Koding dan filling.
4. Penataan peralatan sarana kerja instalsi
rekam medis dari aspek Work Space di rsud
dr. moewardi.
Penataan meja di Instalasi rekam medis yaitu meja
ke-1 adalah meja penerimaan dokumen rekam
medis, meja ke-2 (2a, 2b, 2c, 2d) unit Assembling,
meja ke-3 (3a, 3b, 3c) adalah unit Analising,
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
meja ke-4 ( 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f, 4g) adalah meja
koding, Meja ke-5 (5a, 5b) adalah meja Tracking,
meja ke-6 adalah meja Informasi, meja ke-7 adalah
meja distributor lantai 1, meja ke-8 satu adalah
meja Visum, meja ke-9 adalah meja kepala rekam
medis, meja ke-10 (10a, 10b, 10c) adalah meja
Pelaporan, dan terdapat 1 meja kosong. Dengan
penataan meja diberi sekat pembatas antara area
ruangan pengolahan dengan ruang pelaporan, dan
kepala rekam medis berada satu ruang dengan area
pelaporan.
Luas ruang rekam medis adalah 85.42 m2 dengan
jumlah pegawai 24 orang. Untuk rata-rata luas area
kerja per unit yaitu 1.84 m2.
PemBaHasan
1. Kebijakan rumah sakit tentang penataan ruang
instalasi rekam medis dari aspek worklow dan
workspace RSUD Dr. Moewardi
Kebijakan dan prosedur tetap tentang Alur kerja
(Work flow) dan Area Kerja (Workspace) belum
tercantum pada surat keputusan direktur rumah
sakit. Hal ini yang menyebabkan penataan ruang
yang bisa saja diubah-ubah dan menurunkan
produktivitas petugas serta menyebabkan penataan
sarana kerja yang tidak konsisten.
2. Unit-unit dan tugas pokok petugas Instalasi Rekam
Medis di RSUD Dr. Moewardi
Unit-unit pengelolaan dokumen yang ada di
Instalasi Rekam Medis RSUD Dr. Moewardi
yaitu terdiri dari unit penerimaan dokumen rekam
medis, Assembling, Analising, Koding, Reporting,
Tracking dan filling. Hal ini telah sesuai dengan
standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006)
yaitu unit kerja rekam medis terdiri dari 6 unit
kerja (Assembling, Koding, Indeksing, Analising
Reporting, serta filling).
55
3. Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari
aspek Worklow di RSUD Dr. Moewardi
Alur dokumen rekam medis di RSUD Dr. Moewardi
yaitu mulai dari penerimaan dokumen rekam
medis, Assembling, Analising (Audit), koding,
tracking baru kemudian dokumen didistribusikan
ke illing hal ini sesuai dengan standar menurut
Latour (2006) dimana alur pengelolaan dokumen
rekam medis dimulai dari Assembling, Analising,
Koding dan filling. Meski demikian alur dalam
pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis
belum sesuai dengan yang tertulis pada buku
pedoman pelayanan instalasi rekam medis, di buku
tersebut tertulis alur petama kali dokumen rekam
medis diterima oleh bagian Analising, Assembling,
Koding, baru kemudian didistribusikan ke filling.
Sedangkan didalam pelaksanaannya dokumen
rekam medis diterima oleh bagian penerimaan
dokumen rekam medis, Assembling, Analising,
Koding, Tracking baru kemudian didistribusikan ke
filling. Hal ini belum sesuai dengan rekomendasi
Departemen Kesehatan jika sangatlah penting
menyesuaikan antara apa yang dituliskan pada
buku pedoman pelayanan rekam medis dengan
apa yang dikerjakan karena menjurus pada tujuan
penyusunan pedoman pelayanan instalasi rekam
medis yaitu agar berbagai proses kerja rutin
terlaksana dengan eisien, efektif, konsisten dan
aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
dan meningkatkan produktivitas.
4. Penataan peralatan sarana kerja Instalsi Rekam
Medis dari aspek Work Space di RSUD Dr. Moewardi
Penataan meja di Instalasi rekam medis yaitu meja
ke-1 adalah meja penerimaan dokumen rekam
medis, meja ke-2 (2a, 2b, 2c, 2d) unit Assembling,
meja ke-3 (3a, 3b, 3c) adalah unit Analising,
meja ke-4 ( 4a, 4b, 4c, 4d, 4e, 4f, 4g) adalah meja
koding, Meja ke-5 (5a, 5b) adalah meja Tracking,
meja ke-6 adalah meja Informasi, meja ke-7 adalah
56 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014
meja distributor lantai 1, meja ke-8 satu adalah
meja Visum, meja ke-9 adalah meja kepala rekam
medis, meja ke-10 (10a, 10b, 10c) adalah meja
Pelaporan, dan terdapat 1 meja kosong. Dengan
penataan meja diberi sekat pembatas antara area
ruangan pengolahan dengan ruang pelaporan, dan
kepala rekam medis berada satu ruang dengan
area pelaporan. Hal tersebut belum sesuai standar
Latour (2006) yaitu meja pertama adalah meja
penerimaan dokumen rekam medis, setelah itu
meja assembling, kemudian meja analising (Audit),
meja koding, meja inishing, meja pelaporan dan
kepala rekam medis berada di belakang petugas
instalasi rekam medis.
Luas ruang rekam medis adalah 85.42 m2 dengan
jumlah pegawai 24 orang. Untuk rata-rata luas
area kerja per unit yaitu 1.84 m2. Ukuran area kerja
di ruang instalasi rekam medis belum memenuhi
standar yang direkomendasikan oleh Latour (2006)
yaitu 2.1 m2.
Terdapat 18 Area Kerja yang belum memenuhi
standar luas area kerja. Hal tersebut disebabkan
karena dengan luas ruangan yang tidak mencukupi
untuk seluruh unit pengelolaan dokumen rekam
medis sehingga masing-masing petugas tidak
terpenuhi untuk luas area kerjanya untuk
memampung semua sarana kerja petugas dan
sempitnya ruang gerak petugas serta menyebabkan
produktivitas kerja petugas instalasi rekam medis
menurun, karena petugas akan kesulitan di dalam
pelaksanaan pengolahan dokumen rekam medis
terutama untuk meletakkan dokumen rekam medis
yang akan dilakukan pengolahan.
Jalur utama yang ada di RSUD Dr. Moewardi
yaitu 89 cm, gang utama 10.32 m dan 315
cm, hal ini telah sesuai dengan standar yang
direkomendasikan Latour (2006) bahwa jalur/gang
utama minimal 1,5 m. Meja petugas rekam medis
menghadap ke tiga arah yang berbeda dan memiliki
 jarak antar meja yang bervariasi dimana jarak meja
yang paling lebar adalah 355 cm dan juga terdapat
meja tidak memiliki jarak. Hal ini menimbulkan
kenyamanan petugas dalam melakukan pekerjaan
menurun dimana disebabkan karena area lalu lintas
terlalu sempit, sehingga apabila ada petugas lain
yang akan keluar dari area kerjanya dan harus
melewati area kerja petugas lain secara otomatis
akan mengganggu kenyamanan petugas yang
bersangkutan di dalam pelaksanaan tugasnya.
Dari aspek kenyamanan bahwa petugas merasa
nyaman dengan ruangan yang mereka tempati
walaupun luas area kerja masing-masing petugas
2
belum memenuhi 2,1 m , karena petugas memiliki
motivasi kerja yang merupakan pendorong
ke arah kemajuan dan peningkatan prestasi
kerjanya. Dimana ditunjukkan dengan posisi
meja ptugas yang menghadap ke 3 arah yang
berbeda. Hal ini telah mendukung efektifnya
pelaksanaan pengolahan dokumen rekam medis
dan berujung pada peningkatan produktivitas
kerja petugas dalam pengolahan dokumen rekam
medis. Karena pada dasarnya peningkatan
produktivitas dapat dicapai dengan menekan
sekecil-kecilnya segala macam biaya termasuk
memanfaatkan sumber daya manusia dan
meningkatkan keluaran yang sebesar-besarnya.
simPulan
1. RSUD Dr. Moewardi belum memiliki kebijakan
tentang penataan ruang instalasi Rekam Medis dari
aspek work low dan work space.
2. Jumlah unit-unit di Instalasi rekam medis RSUD
Dr. Moewardi telah terdiri dari unit Penerimaan,
Assembling, Analising/Audit, Koding, Tracking,
Reporting, Distributor, Informasi, Visum dan
kepala rekam medis. Tugas pokok petugas
Instalasi Rekam Medis khususnya unit assembling,
Tinjauan Penataan Ruang Instalasi ... (Eka Sruni Rahayu, dkk)
reporting, analising dan koding belum sesuai
dengan tugas pokok yang tercantum dalam
buku pedoman pelayanan dokumen rekam
medis dan SOP yang telah berlaku. Dan untuk
unit penerimaan dokumen rekam medis yang
melaksanakan tracking untuk penanda bahwa
dokumen rekam medis telah sampai di instalasi
rekam medis dan siap untuk dilakukan pengolahan
dokumen rekam medis dan unit Tracking yang
melaksanakan penandaan bahwa dokumen rekam
medis telah selesai pengolahan dan siap untuk
didistribusikan ke unit illing belum memiliki
pedoman dalam melakukan tugas pokok dan SOP.
3. Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari
aspek Work low di RSUD Dr. Moewardi yang
tertulis pada buku pedoman pelayanan instalasi
rekam medis menyebutkan bahwa alur kerja di
instalasi rekam medis dimulai dari Analising,
Assembling, Koding dan terakhir di unit filling.
Sedangkan di dalam pelaksanaan pengelolaan
dokumen rekam medis di Instalasi Rekam Medis
di mulai dari penerimaan dokumen rekam,
assembling, Analising (Audit), koding, tracking
baru kemudian dokumen didistribusikan ke illing.
4. Penataan sarana kerja Instalasi Rekam Medis dari
aspek Work space di RSUD Dr. Moewardi dengan
jumlah petugas instalasi rekam medis sebanyak
24 orang, rata-rata luas area kerja per unit adalah
1.84 m2, dengan area kerja yang belum memenuhi
standar luas area kerja sebanyak 18 area kerja.
Meja petugas rekam medis menghadap ke tiga
arah yang berbeda dan memiliki jarak antar meja
yang bervariasi dimana jarak meja yang paling
lebar adalah 355 cm dan juga terdapat meja tidak
memiliki jarak, yakni antara meja Analising 3 dan
distributor dokumen rekam medis di lantai 1, meja
Analising 2 dan meja Informasi, meja Koding 5 dan
Koding 7, serta meja Koding 4 dan Koding
57
daFTar PusTaka Notoadmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian
Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. hal: 176, 180

Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu

RSUD Dr.Moewardi. 2012. Pedoman Pelayanan
Pendekatan Praktik. Jakarta : PT. Rineka Cipto.
Instalasi Rekam Medis RSUD Dr.Moewardi
hal : 3, 198, 272.
2012. Surakarta : RSUD. (tidak dipublikasikan)

DepKes, RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan

Sugiyono.2009.Metode Penelitian Kuantitatif kualitatif
Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit. Jakarta:
dan R & D. Bandung: Alfabeta. hal : 8-9
Departemen Kesehatan RI.
Tarwaka, dkk. 2004. Ergonomi umtuk Keselamatan,
______. 2008. PERMENKES No. 269/MENKES/PER/
Kesehatan Kerja dan Produktivitas. Edisi ke-1.
III/2008. tentang Rekam Medis.Jakarta:
Surakarta: UNIBA Press. hal: 5-7, 137-138
DepKes. Pasal 1
Tauiqurrahman, MA. 2009. Pengantar Metodologi
Latour K dan Eichenwald-Maki S. 2006. Health
Penelitian untuk Ilmu Kesehatan. Surakarta: LPP
Information Management. Chicago: American
UNS dan UNS Press.
Health Management Association. hal : 647-679
WHO.2006. Medical Record Manual A Guide for
Narbuko, C.2008. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT
Developing countries. Western Paciic
Bumi Aksara.
Region : WHO. hal : 1

58 Jurnal Rekam Medis, ISSN 1979-9551, VOL.VIII.NO.2, OKTOBER 2014