Presentado por:

Maria Isabel Herrera Ruiz

Servicio Nacional Del Sena

Sede Villavicencio – Meta
Administración Documental en el Entorno
Laboral
2021
Antes de saber la importancia de los archivos se tiene que tener en cuenta
¿Qué es? ¿Para qué sirve?, y sus demás funciones.

Entonces logramos definir que un archivo es un conjunto de documentos que

logran definir su fecha, su forma y su soporte material y son producidos y
recibidos por una persona física moral y por todo servicio u organismo
privado o público bien sea por el ejercicio de su actividad y son conservados
por sus creadores o por sus sucesores para satisfacer sus necesidades, se les
conoce o se les denomina documentos, folios, libros, cartas internas y sus
documentos son conservados, un archivo logra denominarse como el Fondo
documental el cual son producidos o recibidos por una persona jurídica o
física en cualquier ejercicio de las actividades, también se le conoce como
Institución responsable de la custodia y tratamiento archivista del fondo y
el Edificio local la cual es donde se custodia dicho fondo.

Por ende estos archivos logran cumplir con las necesidades administrativas
para después convertirse a su tiempo en información o difusión de
investigación ordenada, sirve para organizar documentos periódicamente en
un archivador los archivos se definen en tres partes:

1. Acceso
2. Organización
3. Conservación

En base a esto en los archivos se aplican unas normas, como la ley 3 / 1984
del 9 de enero, la ley del régimen político y municipal de 1913 donde obligan
a las instituciones gubernamentales a mantener orden y conservan los archivos
en perfecto estado y la ley 190 de 1995 en la que se habla sobre la mala
conducta de los funcionarios públicos al negar cualquier acceso a los archivos,
ya que al llevar a cabo una mala gestión documental y de archivos, la cual
implica pérdidas para la empresa y uno de los mayores problemas es la falta
de una política o de un procedimiento de almacenamiento de archivos.

Finalmente con la información ya antes mencionada logramos definir la

importancia de los archivos ya que está basada en toda administración de las
empresas ya que se ha convertido en una práctica esencial, el almacenamiento
y la recuperación de documentos hace que mantener un orden y una lógica al
asegurar una buena productividad y eficiencia al lograr facilitar un archivo
estructurado, clasificado y correctamente referenciado, Los archivos
constituyen parte esencial de los recursos de información de un país y existen
archivos para:

1. Para la investigación
2. Para la administración
3. Para la comunidad y el estado
4. Para el desarrollo económico y social
5. Para el desarrollo científico y tecnológico
6. Para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional

Y logramos concluir que la organización de los archivos es de suma

importancia para cualquier entidad, incluso para uno como estudiante.