INFORME

ADMINISTRACIÓ N DOCUMENTAL

Presentado por:
Maria Isabel Herrera Ruiz

Presentado a:
Yenny Yovanna Gó mez Cortes

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

Administració n documental en el entorno
laboral
Villavicencio – Meta
2021
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION..................................................................................................................................3
OBJETIVO............................................................................................................................................4
OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................4
OBJETIVOS ESPECIFICOS.................................................................................................................4
DESARROLLO......................................................................................................................................6
EJEMPLO............................................................................................................................................9
INTRODUCCION
Teniendo en cuenta cada uno de los conocimientos adquiridos en cada
actividad de aprendizaje como la recepció n, la radicació n, el registro, la
importancia de los archivos, la Norma Icontec NTC 158, la distribució n,
los diferentes tipos de documentos implementados en la administració n
documental.
Partiendo desde el contexto ya mencionado logramos definir que la
gestió n documental hace referencia a todas aquellas prá cticas o técnicas
que se utilizan en una organizació n para administrar todo el flujo de
documentos. Esto incluye su creació n, su conservació n, el tiempo de esta
o la eliminació n de los mismos, entre otros aspectos.
OBJETIVO

OBJETIVO GENERAL
El proceso de optimizació n de archivos físicos y electró nicos de una
empresa le ayuda a ahorrar tiempo y costos, es por ello que la
importancia de la gestió n documental es tan notoria en diversos espacios.
De igual manera, se conserva de manera ó ptima y relevante los archivos
para que se mantengan intactos con el tiempo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten
el buen desarrollo de un sistema de gestió n documental, desde de la
planeació n hasta su disposició n final.
2. Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de
gestió n documental de la empresa, con el fin de establecer las
necesidades y desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento
de los objetivos.
3. Fortalecer la administració n de los documentos físicos y
electró nicos, respaldando la integralidad, protecció n y acceso
oportuno a la informació n.
4. Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de
planificació n, manejo y organizació n de la informació n técnica y
administrativa, brindando soporte ya sea: papel, electró nico, digital
y magnético.
5. Fortalecer la seguridad de la informació n a través de políticas de
accesos, usuarios con permisos específicos y control de ingresos a la
informació n física y virtual.
6. Asegurar el cumplimiento de la legislació n vigente.
7. Centralizar operaciones de gestió n documental generando
reducció n de costos, espacios, recurso humano y pérdida de la
informació n.
8. Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos,
permitiendo establecer una relevancia documental y generando un
avance en cuanto al manejo de los tiempos.
9. Organizar jerá rquicamente los sistemas de administració n
documental, alcanzando una correcta categorizació n tanto de
manera ascendente o descendente de los archivos, lo que hace que
la matriz de bú squeda sea má s ó ptima. Esto le ayuda al usuario a
identificar los registros y la informació n de manera má s eficiente.
10. Establecer políticas de conservació n por medio del
establecimiento de valores prioritarios de cada tipo de archivo. Una
vez identificada la prioridad se hace el empalme de la
documentació n, es decir, se digitaliza para mantener su control a
través del tiempo.
DESARROLLO
Se tiene que resaltar la importancia de la Administració n Documental ya
que es el eje de la gestió n y trá mite que se realiza con los documentos. Por
eso se debe catalogar como un proceso que encadena a la comunicació n
empresarial, tanto interna como externa, la cual se apoya en soportes
físicos que van dirigidos a una entidad o funcionario determinado.

Se logra entender có mo, el proceso de elaboració n de documentos,

debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad
determinada, como respuesta a una solicitud o trá mite de las
comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan
el proceso administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.
De esta manera, la documentació n documental posee una finalidad la cual
es regular la gestió n de archivos, ya que a través de la administració n se
recopilan datos, los cuales se convierten en informació n que se evidencia
en su cuerpo o contenido. A su vez, ofrece todo lo necesario para poder
responder a un requerimiento, brindar una comunicació n asertiva o
solicitar una respuesta y realizar una acció n como persona natural o
como empresa.
 Respecto a lo anterior ya antes dicho se tienen diferentes documentos
con su respectiva recepció n, radicació n, registro, distribució n y embalaje.
RECEPCIÓN Y
TIPO DE
REVISION DE RADICACIÓN REGISTRO DISTRIBUCIÓN
DOCUMENTOS
DOCUMENTO
La recepció n de este
Se refiere a que los
documento no debe
documentos lleguen a su
tener ni tachones ni
lugar de destino, por lo
enmendaduras, la
tanto, donde dice pase A,
numeració n será
es a donde debe ir el
consecutiva y en el Para el registro de
documento, para esto se
orden en que haya la carta se inicia
debe tener una planilla
Se recibe una carta en llegado la carta, se diligenciando el
de control de
la alcaldía la cual revisa el radicado que formato.
correspondencia que
procede de un colegio, es para dó nde va el
lleva el nú mero del
se revisan sus datos y documento a quien va
radicado, la fecha, el
características, dirigido y si
remitente de quien lo
inicialmente se le corresponde a la
envía y el asunto.
verifica que el alcaldía.
documento sea Se inicia con el
competencia de la radicado, el
CARTA empresa, siendo a nú mero que se
quien se dirige. Su entregó la carta a la
asunto y firma de quien alcaldía.
Luego si cumple con
lo radica. Si el
todo lo pertinente se La fecha
documento no lleva la
debe colocar el sello El remitente y el
firma de quien lo Quien recibe el
del recibido de cargo
radico no tiene documento debe firmar y
correspondencia, el
ninguna validez y debe Direcció n colocar la fecha en que lo
cual contiene fecha y
ser devuelto a la Asunto, radicado y recibió para que este no
hora de este recibido
entidad quien lo envía. la fecha con el que se tenga inconvenientes.
de la carta y la firma
llego la carta,
de quien recibe y
anexo, pase A es
revisa el documento.
donde se le dará
respuesta a la carta,
en observaciones si
tiene alguna copia
anexa.
Por medio de la Se realiza el radicado
La empresa toma
llamada telefó nica pertinente y nos dan
un registro de la
QUEJA O podemos realizar la un numero Se da respuesta a la queja
llamada y le
RECLAMO A queja y por medio de consecutivo el cual o reclamo por medio de
asignan un nú mero
OPERADOR las diferentes opciones debemos esperar correo electró nico o
consecutivo para
TELEFÓNICO que nos permite el mínimo 15 días llamada telefó nica
dar respuesta a la
operador podemos há biles para obtener
misma.
presentar la misma respuesta
 Se coloca la fecha,
MEMORANDO
destinatario y Se entrega a la
POR La persona firma el Se deja una copia en la
departamento, quien persona a quien va
LLAMADO DE recibido. hoja de vida y se archiva.
realiza el llamado de dirigido.
ATENCIÓN
atenció n asunto.

Se solicita con las

personas del á rea de
personal mínimo con
dos meses de
La respuesta se recibe 15
anticipació n.
Se firma la planilla días há biles después,
Se radica en el
SOLICITUD DE de registro de donde te indican cual es
departamento de
VACACIONES En la solicitud entrega o control la fecha de inicio y de
recursos humanos.
llenamos fecha, de documentos. terminació n de las
nombres, apellidos y vacaciones.
cargo, departamento
de recursos humanos,
fecha en la que
solicitamos las
vacaciones.

La dependencia recibe La dependencia

de otras unidades receptora registra y
administrativas radica en la planilla de
solicitudes o control de
documentos para su comunicaciones
trá mite, consulta o internas el
Hace entrega de los
informació n, utilizando documento, señ alando
documentos con sus
los diferentes medios y datos como: nombre y
respectivos anexos si los
soportes de la entidad. có digo de la
CORREO Planilla de registro hay a la dependencia
dependencia
ELECTRÓNICO de documentos. destinataria y esta
La receptora recibe y remitente, numero de verifica el documento y
verifica firmas folios, radicació n, fecha y
da constancia del
copias, anexos y todos hora del recibido,
recibido.
aquellos datos que la nombre del
entidad haya regulado funcionario
en reglamentos o responsable del
procedimientos, trá mite, anexos y
ademá s observa el tiempo de respuesta si
estado y conservació n lo amerita.
documental
EJEMPLO DE DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS
Tiene 3 tipos de documentos

1. CARTA

Es una comunicació n escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se empleará n
para responder oficios, suministrar informació n y presentar solicitudes internas y externas.
Podrá n ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, segú n sea el caso. Se utiliza el estilo
bloque extremo. Cuando se trate de comunicaciones externas se imprime un original con logo
para el destinatario y una copia con marca de agua para la Oficina para la Administració n de
Documentos; si es interna ú nicamente se expedirá una con marca de agua. En el evento que la
comunicació n interna o externa sea para varios destinatarios, se anexa la relació n de estos
donde se indicará el tratamiento, nombre, cargo y la unidad o entidad para el caso de las
externas.

- MÁRGENES
Superior 5 cm., izquierdo 4 cm., inferior y derecho 3 cm.

- PAGINACIÓN
Se escribe el nú mero de pá gina entre dos y tres centímetros del borde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del nú mero de
pá gina se escribe el primer pá rrafo de las pá ginas subsiguientes

- PARTES DE LA CARTA CÓDIGO

Consignar al margen izquierdo los nú meros que identifican la unidad productora.

- CIUDAD
En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.

- DATOS DEL DESTINATARIO

No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos
apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aun tratá ndose de
correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida
a otro lugar.

- ASUNTO
Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado má ximo en 6 palabras, con
mayú scula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.

- SALUDO
Ejemplo Apreciado doctor

- TEXTO
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre pá rrafos. Redactar el texto en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando
só lo un asunto por carta.
- DESPEDIDA
Expresió n de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase
de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboració n.).

- DATOS DEL REMITENTE

Nombres y apellidos en mayú sculas sostenida, en caso de no contar con la
informació n de los dos apellidos, el remitente firmará en igualdad de condiciones. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayú scula inicial. El remitente es el jefe de la Unidad (Oficina, Divisió n, Grupo de
Trabajo, Rector, Presidente o Secretario de Comité) segú n lo autorizado en las
políticas y procedimientos de la Institució n.

- ANEXOS
(Opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo (cd, libro, pendó n,
plegable, equipo, entre otros).

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR

Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido en mayú scula inicial.
2. CIRCULAR

Comunicació n interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo

texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institució n, así como
las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés comú n, las cuales será n firmadas
por el Secretario General o el Rector General. Cuando se trate de circulares externas se
imprime un original con logo para la respectiva publicació n y una copia con marca de agua
para la Oficina para la Administració n de Documentos; si es interna ú nicamente se expedirá
una con marca de agua y se anexa la relació n de los destinatarios donde se indicará el
tratamiento, nombre, cargo y la unidad.

- MÁRGENES
Superior 5 cm., izquierdo 4 cm., inferior y derecho 3 cm

- PAGINACIÓN
Se escribe el nú mero de pá gina entre dos y tres centímetros del borde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del nú mero de
pá gina se escribe el primer pá rrafo de las pá ginas subsiguientes.

- PARTES DE LA CIRCULAR TÍTULO Y NÚMERO

Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayú sculas sostenidas sin negrilla. El nú mero será
asignado por la Oficina para la Administració n de Documentos.

- CÓDIGO
Nú mero que identifica la unidad productora. Al margen izquierdo se escribe el có digo
de la unidad al cual corresponde la circular interna o externa segú n sea el caso.

- CIUDAD Y FECHA
Para circular interna: escriba ciudad, seguida de coma (,).

- DESTINATARIO
Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va
dirigida la comunicació n (mayú sculas sostenidas).

- ASUNTO
Constituye la síntesis de la circular, expresado má ximo en 6 palabras, con mayú scula
inicial y sin subrayar.

- TEXTO
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre pá rrafos. Redactar el texto en
forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.

- DESPEDIDA
Expresió n de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase
de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboració n.)
- DATOS DEL REMITENTE
Nombres y apellidos en mayú sculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o
centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayú scula inicial.

- ANEXOS
(Opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR

Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido con mayú scula inicial.
3. MEMORANDO

Es una comunicació n escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamañ o carta
a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir informació n, dar orientaciones, pautas,
hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestió n de la entidad. No se
utiliza de una jerarquía menor a una mayor, pero sí a una igual.

- MÁRGENES
Superior e izquierdo 3 cm., inferior y derecho 2.5 cm.

- PAGINACIÓN
Se escribe el nú mero de pá gina entre dos a tres centímetros del borde superior de la
hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del nú mero de
pá gina se escribe el primer pá rrafo de las pá ginas subsiguientes

- PARTES DEL MEMORANDO

Se coloca con mayú sculas sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO.

- CÓDIGO
Después de dos tabulaciones, consignar los nú meros que identifican la unidad
productora.

- CIUDAD Y FECHA
Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha se colocará en la
Oficina para la Administració n de Documentos.

- PARA “DATOS DEL DESTINATARIO”

Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayú sculas sostenida el nombre del
funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo.

- DE
Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayú sculas el nombre de la unidad
productora.

- ASUNTO
Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuació n de dos tabulaciones,
debe expresarse en má ximo 6 palabras, con mayú scula inicial y sin subrayar.

- TEXTO
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre pá rrafos. Se debe redactar el texto
en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando
só lo un asunto por memorando.
- DESPEDIDA
Expresió n de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase
de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboració n.).

- DATOS DEL REMITENTE

Nombres y apellidos en mayú sculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o
centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayú scula inicial. El remitente es el
jefe de la unidad.

- ANEXOS
(Opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo (cd, libro, pendó n,
plegable, equipo, entre otros).

- DATOS DEL TRANSCRIPTOR

Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido con mayú scula inicial.
ANEXOS

FORMATO DE RECIBIDO DE DOCUMENTOS

SELLO RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
CONCLUSION

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través de los
Centros de recepció n y distribució n de Comunicaciones es el objetivo primordial de este
informe “Administració n Documental”  Mediante la investigació n se reforzó el conocimiento
sobre el concepto de gestió n documental y las normas que se aplican en la labor archivística,
las cuales fueron creadas para darle valor a la informació n.