Ghidul pentru elaborarea procedurilor în cadrul

[denumirea institutiei]

Scopul

Stabilirea unei viziuni unitare cu privire la elaborarea procedurilor (generale,

specifice şi de lucru) sau a formularelor, elaborate şi utilizate în cadrul [denumirea
institutiei] de către personalul acestuia.

Domeniul de aplicare

Pentru fiecare procedură se va specifica domeniul de aplicabilitate (aria

curriculară, compartimentul sau nivelul organizaţional la care face referire) şi, de
asemenea, limitele de aplicabilitate, cazurile de excluderi, dacă este cazul, pentru
evitarea unor confuzii.

Procedura sau descrierea procedurii

Şeful/-a ariei, catedrei, comisiei şi compartimentului analizează propunerile de
proceduri făcute de fiecare angajat/-ă din structura managerială respectivă, pe
care apoi le prezintă Responsabilului spre avizare şi acesta le prezintă
directorului/-oarei.

După o analiză făcută cu Responsabilul/-a, Directorul/-oarea dispune

elaborarea procedurilor care sunt realizate de către persoanele desemnate de către
şeful de catedră, comisie sau compartiment.

Procedura, în esenţa ei, constituie o prezentare logică a succesiunilor paşilor în

derularea unei activităţi şi care trebuie să răspundă la o serie de întrebări cum ar
fi: ce?, cine?, cum?

Orice procedură trebuie să facă referire la următoarele elemente:

● scopul exprimă sensul pentru care a fost elaborată procedura;

● domeniul de aplicare exprimă limitele de valabilitate şi aplicabilitate ale

procedurii;
● documentele de referinţă cuprind documentele legislative în vigoare pe baza
cărora s-a realizat procedura;
● definiţiile şi abrevierile folosite în elaborarea procedurii;
● responsabilităţile, prezintă responsabilităţile personalului implicat în

1
 derularea procedurii, în funcţie de statutul managerial al fiecăruia;
● procedura sau descrierea procedurii exprimă derularea logică a activităţilor
ce compun procedura;
● înregistrările şi anexele fac referire la înregistrările şi formularele utilizate pe
parcursul derulării procedurii.

Pe fiecare pagină a procedurii se va face următorul înscris: unitatea de

învăţământ, denumirea procedurii, codul, ediţia, revizia, data (zi/lună/an), nr.
pag. la care s-a făcut revizia/nr. total de pagini ale procedurii.

De asemenea, prima pagină a procedurii va conţine în mod obligatoriu

următoarele înscrisuri: ediţia, denumirea procedurii, codul, revizia,
data (zi/lună/an), apoi numele şi prenumele persoanei, data şi semnătura
persoanei care elaborează, verifică, avizează (Responsabilul) şi aprobă
(director).

2
 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Ediţia: 1
PRIVIND
ELABORAREA Nr.de ex.: 2
PROCEDURILOR
Revizia: -
OPERATIONALE
Unitat
Nr.de ex. : -
ea
Pagina _ din _

Exemplar nr.: 1
Cod: P.O. 01

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa

caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

Elemente Semnat
privind Numele ura
Responsabilii /
si
operatiunea Functia Data
prenu

mele

1 2 3 4 5

1. Elaborat Responsabil Sept

1. 2017

1. Verificat Secretar Sept

2. 2017

3
1. Aprobat Director Sept
3 2017

4
Scopul procedurii operationale
Stabilirea unei forme unitare de elaborare a procedurilor, instrucţiunilor şi
formularelor care se elaborează, de către personalul ORGANIZAŢIEI.

Generalitati

Procedura operationala = prezentare formalizată, în scris, a tuturor

paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de
aplicat în vederea realizării activităţii cu privire la aspectul procesual.
Aceasta procedura operationala este un model. Modelul prezentat completeaza
segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in
domeniul dezvoltarii sistemelor de management si control, procedurile operationale
fiind cunoscute in practica si sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri
formalizate etc.

Documente utilizate

Entitatile publice, in functie de marimea entitatii, de politica adoptata cu privire la

sistemul propriu de management si control, de gradul de dotare, de tipurile d e
activitati si complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedura
operationala in forma prezentata, in forme completate si imbunatatite cu noi
componente, sau pot elabora proceduri de proces.

Pentru o buna gestionare a elaborarii, aprobarii si aplicarii procedurilor

operationale, conducatorii entitatilor publice trebuie sa asigure derularea tuturor
actiunilor privind elaborarea si/sau dezvoltarea sistemelor de management si
control.

Procedurile trebuie elaborate, aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si

respectarii regulilor de management.

Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, ca acestea

trebuie sa fie scrise si formalizate pe suport hartie si/sau electronic, simple si
specifice pentru fiecare activitate, actualizate in mod permanent si aduse la
cunostinta executantilor si celorlalti factori interesati.

In masura in care dotarea tehnica si pregatirea personalului permit, operatiunile

de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operationale,
se pot derula si prin utilizarea sistemelor informatice.

Resurse necesare

Resurse materiale: rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare

personale, acees la baza de date, imprimanta, internet.

5
Resurse umane: persoanele implicate prin sarcinile se serviciu in elaborarea
procedurilor operationale sunt:
- director/directoarea
- bibliotecar / bibliotecara
- contabil sef / şefa
- secretar / secretara
- administrator / administratoarea

Resurse financiare: sunt prevazute in bugetul institutiei si sunt necesare pentru

achizitionarea resurselor materiale.