CONTROL DE DOCUMENTOS S4F12E

SAP S/4HANA se basa en el principio de documentos, que implica el siguiente

procedimiento:

1. Para cada contabilización de operación contable se graba un documento.

2. El documento permanece como unidad completa en el sistema hasta que es
almacenado.
3. Cada documento se identifica de forma única a través de los campos siguientes:
o Número documento
o Sociedad
o Ejercicio
La clase de documento controla la cabecera de documento y ayuda a diferenciar las
operaciones comerciales que deben contabilizarse.
Debido a que las clases de documento se definen a nivel del mandante, son válidas
para todas las sociedades. Las clases de documento suministrados en SAP
S/4HANA se pueden modificar o copiar.
La clase de documento AB permite las contabilizaciones en todas las clases de
cuenta.
En todas las demás clases de documento sólo se pueden realizar contabilizaciones
en determinadas clases de cuenta. Por ejemplo, la clase de documento DG le
permite contabilizar únicamente en cuentas de deudor (D) y de mayor (S).
El rango de números de documentos define el rango de números que debe
asignarse a números de documento. Los rangos de números de documento no
deben superponerse.
Las siguientes clases de asignaciones de números son posibles en SAP S/4HANA:
Asignación de números interna
En esta clase de asignación de números, SAP S/4HANA graba el último número de
documento tomado del rango de números en el campo Número actual. La aplicación
asigna el número posterior al número actual como el siguiente número de
documento. Consulte los ejemplos 00 y 01 en la figura.
Asignación de números externa
En esta clase de asignación de números, el usuario registra el número del
documento original o el número se transfiere automáticamente desde otro sistema.
Puesto a que los números no se asignan en secuencia, SAP S/4HANA no puede
almacenar un número actual como se muestra en el ejemplo 02 en la figura. La
asignación de números puede ser alfanumérica.
El rango de números de documento debe definirse para el año en el que se utiliza.
Un rango de números se puede asignar a varias clases de documento. Puede copiar
los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o
copiar intervalos de un ejercicio a otro.
Puede utilizar el informe RFBNUM00 para encontrar discontinuidades en la
asignación de números de documento.
Como las clases de documento, las claves de contabilización también se definen a
nivel del mandante.
Además de las funciones de control que se muestran en la figura, la clave de
contabilización también indica las siguientes características:

 Si la partida individual está relacionada con una operación de pago. Necesitará

esta información para analizar el historial de pago y crear avisos de pago.
 Si la contabilización es relevante de ventas y si la operación actualizará la cifra
de ventas de la cuenta. Por ejemplo, mediante la contabilización de una
factura de deudor.
Cuando registra un documento, SAP S/4HANA muestra varios campos. Los campos
visualizados dependen de la operación y de las cuentas que esté usando. Por
ejemplo, cuando contabiliza gastos, debe especificar el centro de coste y los datos
de impuestos. Por el contrario, no necesita especificar esta información cuando
contabiliza efectivo. El status de campo controla la información que se registrará y
visualizará al procesar un documento.   
Al igual que con los status de campo definidos para los campos en las cuentas de
mayor, se utiliza el status de campo con mayor prioridad.
Las prioridades son las siguientes:
 SUPRIMIR/OCULTAR (prioridad más alta)
 ENTRADA OBLIGATORIA
 ENTRADA OPCIONAL (prioridad más baja)
Para cada grupo de cuentas de mayor (por ejemplo, cuentas monetarias y cuentas
de gastos) debe definir el status de cada campo de entrada de documentos. Cuando
registra los documentos para estas cuentas de mayor, debe decidir si el campo de
texto es requerido, opcional u oculto. De manera similar, cuando registra los
documentos para cuentas de mayor, debe decidir si el campo Centro de costes es
requerido, opcional u oculto.
SAP S/4HANA divide esta información en grupos de status de campo para cada
grupo de cuentas de mayor. Puede asignar grupos de status de campo a las
respectivas cuentas de mayor en los registros maestros de cuentas de mayor. Los
grupos de status de campo se compactan en una variante de status de campo.
La variante de status de campo se asigna a sociedades. No puede contabilizar hasta
que la variante de status de campo no esté completa. Normalmente, se asigna la
misma variante de status de campo a todas sus sociedades para que la misma
información de status de campo sea válida entre las sociedades.
Si un documento se contabiliza en una cuenta de contabilidad auxiliar, se utiliza el
grupo de status de campo de la cuenta asociada.

Las claves de contabilización para activos fijos y materiales sólo pueden utilizarse si
se han configurado los componentes de SAP correspondientes.
Puede modificar las definiciones del status de campo de las claves de
contabilización y el grupo de status de campo para hacer que el status de campo
dependa de la operación o de la cuenta. Dado que las cuentas de contabilidad
auxiliar no tienen ningún grupo de status de campo, las contabilizaciones se
diferencian a través de distintas claves de contabilización. Por este motivo, existe
una gran cantidad de claves de contabilización para cuentas de contabilidad auxiliar.
Las contabilizaciones a las cuentas de mayor se diferencian mediante distintos
grupos de status de campo. Como resultado, sólo se requieren dos claves de
contabilización, 40 and 50, para contabilizaciones de cuentas de mayor.
-GESTION DE PERIODOS CONTABLES
Los períodos contables se definen en la variante de ejercicio.
Para evitar que los documentos se contabilicen en un período contable incorrecto,
puede cerrar determinados períodos contables.
Normalmente sólo está abierto el período contable actual y el resto de períodos
están cerrados. Al final de un período contable, éste se cierra y se abre el siguiente
período contable. Puede abrir un período contable registrando un rango en la
variante de períodos contables que incluye este período. Puede tener abiertos tantos
períodos contables como desee.
Durante el cierre del ejercicio, puede abrir períodos especiales para
contabilizaciones de cierre.
Varias sociedades pueden utilizar la misma variante de períodos contables. De este
modo, los períodos contables se abren y cierran a la vez para todas las sociedades a
las que se les asigna la variante de períodos contables (Principio de variantes).
En la cabecera de documento, se verifican en primer lugar los períodos asignados a
la clase de cuenta +.
Por lo tanto, la clase de cuenta + debe estar abierta para todos los períodos que se
suponen que están abiertos para cualquier otra clase de cuenta y la variante de
período contable debe contener al menos la clase de cuenta +. Si los períodos
contables para diferentes clases de cuenta se deben tratar del mismo modo, el
control con la entrada + es suficiente.
A nivel de la partida individual, SAP S/4HANA verifica la clase de cuenta de la clave
de contabilización para garantizar que el período está abierto para la clase de cuenta
asignada.

Durante el cierre del ejercicio, deben estar abiertos simultáneamente dos intervalos
de períodos. Por este motivo, puede registrar dos intervalos de períodos en la tabla
de períodos contables (Intervalo 1 y 2). Puede utilizar los intervalos de períodos 1 y 2
para todos los procesos de contabilización normales en períodos regulares y
especiales.
Para el intervalo de período 1, puede asignar un grupo de usuarios autorizados. Esto
significa que para el cierre de final de mes o final de año, por ejemplo, puede abrir
períodos contables sólo para usuarios específicos. Realice las configuraciones de
autorización necesarias en el objeto de autorización opcional Documento contable:
Autorizaciones de períodos contables (F_BKPF_BUP). Se recomienda utilizar el
intervalo de período 1 para períodos especiales, porque las autorizaciones sólo se
pueden gestionar aquí.
El usuario debe tener la autorización para el objeto de
autorización F_BKPF_BUP (documento contable: Autorización para períodos
contables), con el valor en el campo grupo de autorizaciones que coincida con el
valor de la tabla de períodos contables.

En SAP S/4HANA, el intervalo de período 3 se utiliza para contabilizaciones desde

Controlling (CO) a Gestión financiera (FI). Si el tercer intervalo no está completado,
las entradas en los intervalos 1 y 2 también son válidas para estas contabilizaciones.
En SAP S/4HANA las contabilizaciones en FI (relevantes para CO) y las
contabilizaciones en CO (relevantes para FI) requieren períodos Abiertos en apertura
o cierre de FI (OB52) y el Bloqueo de período de CO (OKP1).
En el Bloqueo de período de CO, debe especificar qué transacciones desea
bloquear y para qué períodos (Menú de
SAP: Contabilidad → Controlling → Contabilidad de clase de
coste → Entorno → Bloqueo de período.
También puede utilizar el informe RFOB5200 para actualizar los períodos de
contabilización (autorizaciones para controlar quién tiene permiso para ejecutar el
programa: Nota SAP 2251160).

Al registrar un documento, debe registrar la fecha de contabilización SAP S/4HANA

determina automáticamente el período contable y el ejercicio según la fecha de
contabilización registrada.
SAP S/4HANA determina el período contable y actualiza las cifras de movimientos
para cada período contable.
Si visualiza el saldo de una cuenta, se visualizan las cifras de movimientos para los
períodos contables.
-GESTION DE AUTORIZACION DE CONTABILIZACION
-CREACION DE DOCUMENTO FI SIMPLES
Se pueden realizar los siguientes tipos de Contabilizaciones utilizando
aplicaciones de Fiori en SAP S/4HANA (FI):

 Contabilizaciones de cuenta de mayor

 Contabilizaciones de factura de deudor
 Contabilizaciones de abono de deudor
 Contabilizaciones de factura de acreedor
 Contabilizaciones de abono de acreedor
En la cabecera del documento, indique los datos generales para el documento
contable. Los siguientes son campos de ejemplo:

 Fecha de factura
 Fecha de contabilización
 Texto
Para registrar factura y abonos recibidos, puede definir una clase de documento para
cada operación. Esta clase de documento aparece luego como un valor por defecto
general. Puede sobrescribir esta clase de documento por defecto en cualquier
momento mientras que el campo de clase de documento esté listo para recibir una
entrada durante la entrada de documento. Si no define una clase de documento, el
sistema propone clases de documento estándar (por ejemplo, KR para registrar
facturas de acreedor).
Los campos de entrada importantes están en primer plano en la pestaña inicial
(datos básicos) y los campos menos utilizados están en el resto de pestañas.
Con las facturas de deudores y acreedores, puede introducir el número de cuenta
del deudor y el acreedor en esta sección junto con el importe de la factura o del
abono.
Luego, al marcar Intro, los datos maestros del deudor/ acreedor también se
visualizan junto con el nombre de la cuenta, la dirección y los datos bancarios.
Se puede visualizar una lista de partidas abiertas seleccionando el botón Partidas
abiertas.
Además de los datos de cabecera y de partidas, la pantalla de entrada también
contiene un área de información donde se puede ver el saldo de cuenta.
Puede usar el botón Árbol para acceder y seleccionar los siguientes modelos:

 Variantes de entrada
 Modelos de imputación
 Documentos apartados
Los usuarios pueden navegar mediante la estructura de árbol situada en la parte
izquierda de la pantalla.
Introduzca las partidas individuales adicionales del documento en la tabla situada en
la parte inferior de la pantalla.
Puede seleccionar diferentes campos o columnas y modificar su tamaño y
secuencia. También puede copiar partidas individuales.
En la operación de entrada de documento, puede decidir qué desea hacer con el
documento:

 Registrar de forma preliminar

 Contabilizar
 Retener
Aún puede utilizar la operación general para registrar contabilizaciones.
Se puede registrar un texto explicativo para cada partida individual. Este texto de
partida individual se puede utilizar de forma interna y externa. Para utilizar el texto
para fines externos, por ejemplo, en Correspondencia, Avisos de reclamación y
Aviso de pago, introduzca un asterisco "*" en frente del texto.
El asterisco se elimina de la impresión.
En Customizing, se pueden definir modelos de texto con una clave de cuatro dígitos.
Al introducir la clave relevante en el campo de texto durante la entrada de
documento, estos modelos de texto se copian automáticamente en la partida
individual.