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Creación y uso de los formularios.

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u
obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son
objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la
base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será
fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder
especificar datos con precisión.

¿Por qué usar formularios?

En la vida real, un formulario es un papel que se completa para obtener y almacenar
información, con el fin de llevar un registro de información específica. Los formularios de
Access funcionan más o menos de la misma manera. Un formulario de Access le permite
ingresar información, conocer exactamente qué tipo de información va a ingresar, y mostrar
en tiempo real cómo lucirá la misma. El dueño de una base de datos deseará controlar los
niveles de acceso a los datos, que otro usuario pueda tener, porque entre menos personas
manipulen los datos, menos cambios les serán realizados. Los formularios son una manera
más que tienen los dueños de las bases de datos para poner un límite de acción de otros
usuarios. Las propiedades de los formularios se configurar de tal manera que los usuarios
solo puedan ingresar datos o ver los registros.

Pasos para crear un formulario:

1. Abra la base de datos la cual se ha utilizado en las unidades anteriores y haga doble
clic en la tabla Consulta General para abrirla. Haga clic en vista de diseño para
modificar la consulta. Vamos a borrar el criterio para que en la consulta aparezcan
todos los Estudiantes de la base de datos. y haga clic en Guardar. Y vuelva a la vista
de hoja de datos.
2. Se recomienda que antes de crear el formulario abra la tabla Consulta general y haga
clic en Vistas de diseño para modificar un dato en esa tabla. Deberá borrar el Criterio
del campo Año escolar. Con la intención de que en la consulta general se le muestren
todos los datos de la tabla Estudiantes y no solo los del número del año escolar como
lo hicimos en la unidad anterior. A continuación, se le muestra una imagen.

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 3. Haga clic en la Opción Crear de la barra de menú y haga clic en Formulario.

4. Cierre la tabla Consulta general, haciendo clic derecho sobre el nombre de la tabla y
clic en Cerrar. Asegurarse de cerrar la primera tabla pues por defecto Access crea
otra tabla también como Consulta general, pero ese es el formulario. La que debe
cerrar es la primera tabla.

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 5. Guarde esta tabla con el nombre Formulario

6. Si usted observa los campos que se muestran en el formulario son los de la tabla
Consulta General. Elija la Vista de diseño dando clic derecho sobre formulario para
editar el formulario.

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 7. Edite los campos del formulario, en la opción de Diseño encontrara la opción Insertar
Imagen para cambiar la imagen y los tipos, tamaños y colores de fuente las puede
enditar en la Opcion de Inicio.
8. En el lugar donde dice “Consulta” le damos 2 veces clic izquierdo sobre el para
modificar el nombre a formulario y Agregaremos controles al mismo, controles que
nos permitirán navegar por el formulario de una manera más rápida y eficiente y lo
haremos de la siguiente forma. Haremos clic en la opcion Diseño y luego clic en
Utilizar asistente para formulario.

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 9. Al tener activada esta opción solo debemos hacer clic en la opcion Diseño y luego en
la opción Botón y luego hacer clic en la parte de abajo del formulario y se abrirá una
nueva ventana de asistente botones de comando.

10. Ahora crearemos los botones de comandos para navegar por los registros de la base
de datos. haremos clic en Navegación de registros y luego clic en Ir al primer
registro y clic en siguiente.

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 11. Ahora debe elegir un texto o una imagen para su control de comando, en la parte
superior puede cambiarle el nombre o agregar una imagen de la galería o de su
directorio. Y luego haga clic en Siguiente.

12. Ahora debe hacer clic en Finalizar. Le recomiendo NO cambiar el nombre del comando
para evitar conflictos futuros.

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 13. Automáticamente aparecerá ya el botón creado en la parte inferior del formulario.

Ahora debe repetir los mismos pasos para crear otros botones que contiene las siguientes
acciones

• Ir al registro anterior

• Ir al registro siguiente

• Ir al último registro
14. También debe crear otros botones para operar los registros de su formulario. Repita
los pasos, pero en la categoría debe elegir la opción Operación con Registros y las
acciones que debe elegir son las siguientes:
• Agregar nuevo registro
• Guardar registro