myPortfolio

PEMBANTU OPERASI
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
CAWANGAN PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN

BAHAGIAN : SEKOLAH KEBANGSAAN KUALA KUBANG

ALAMAT : 22020 JERTIH TERENGGANU

NO. TELEFON : 01165752518

NO. FAKS. : 01165752518
LAMAN SESAWANG: moe.gov.my

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : ROHANI BINTI ISMAIL

Gelaran Jawatan : PEMBANTU OPERASI

Gred Hakiki Jawatan : N14

Tarikh Penempatan : 01.06.1999

DILULUSKAN OLEH

Nama : ROHANI BINTI ISMAIL

Gelaran Jawatan : PEMBANTU OPERASI

Gred Jawatan : N 14

Tarikh : 01.06.1999

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

5-6

Carta Organisasi

Carta Fungsi 7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8

Deskripsi Tugas 9

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai 10-21

Semak bagi Aktiviti 1

Senarai Undang-undang, Peraturan dan 22

Punca Kuasa

Senarai Borang 23

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 24

4
5
 CARTA ORGANISASI

1.1 Agensi

1.2 Bahagian

6
7
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis

dengan sempurna, cekap dan berkesan.
2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen.
3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau
peralatan bekalan daripada stor Pejabat.
4. Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas
mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat
diselenggara dengan baik.
5. Menjaga Kaunter BKP
6. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
7. Penghantaran Surat Dengan Tangan
8. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh
Penerimaan

8
 DESKRIPSI TUGAS

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI GURU BESAR
PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO WARAN
PERJAWATAN
GRED JAWATAN /N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN

GRED JD N 14 SUB-BIDANG OPERASI AM

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH

KHIDMAT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
PENGURUSAN
HIRARKI 2 PENTADBIRAN &
DILULUSKAN OLEH
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) KEWANGAN

SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail,
penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian 1.Menjaga Kaunter BKP
surat/dokumen/notis di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat 2.Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
Seliaan. 3.Penghantaran Surat Dengan Tangan
4.Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan
5.Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan
dokumen
6.Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-
barang atau peralatan bekalan daripada stor.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan:
2. Bilangan Pengisian:
3. Bilangan Skim Perkhidmatan:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
PMR dan setarafnya

KOMPETENSI
Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan
Berkebolehan mengurus masa
Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan
Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas.
PENGALAMAN

10
 PROSES KERJA
Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

UNDAN
PEGAW
G-
AI LAIN
UNDAN
YANG
TANGGU G,
ADA
BIL NG PROSES KERJA PERAT
HUBUN
JAWAB URAN
GAN/
DAN
DIRUJU
PUNCA
K
KUASA
KPT
Menjaga kaunter mengikut arahan jadual
1. PT/PO
giliran bertugas (Isnin- Khamis)
PT/PO
Memulakan tugas dikaunter mengikut waktu
2.
pajabat
PT/PO
Memastikan kebersihan dikaunter kemas dan
3.
teratur
4. PT/PO
Memastikan Buku Daftar Pelawat dan cop Rasmi
Bahagian disediakan
5. PT/PO
Menerima, membuka dan cop penerimaan surat yang
dihantar dengan tangan
PT/PO
pertanyaan pelanggan secMelayan ara berhemah
6.
7. PT/PO
Membantu menjawab panggilan telefon

11
 Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

PEGAWAI
LAIN UNDANG-
YANG UNDANG,
TANGGUN
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
G JAWAB
HUBUNG DAN PUNCA
AN/ KUASA
DIRUJUK
Memastikan alamat surat lengkap dan
1.
PT/PO tepat

Cop alamat Bahagian jika

2.
PT/PO menggunakan sampul surat
yang tidak bercetak alamat
Bahagian

Surat yang telah masukan dalam sampul

3.
PT/PO ditimbang mengikut berat dan di
asingkan untuk menentukan
harga penghantaran
4.
Menggunakan Franking Mesin yang telah
PT/PO disetkan harga pos / menampal
setem mengikut keperluan
5.
Asingkan mengikut kelompok:
OPT/P i) Kuala Lumpur
ii) Lain-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan

6.
PT/PO franking mesin hendaklah
dihantar pada hari yang sama
untuk di pos
7.
Mengisi borang penghantaran melalui
PT/PO
franking mesin

12
 Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Memastikan alamat surat lengkap
1.
PT/PO dan tepat

Cop alamat Bahagian jika

2.
PT/PO menggunakan sampul
surat yang tidak
bercetak alamat
Bahagian

Memastikan rujukan fail surat

3.
PT/PO dicatat dipenjuru kiri
sampul
4.
Rekod surat dalam buku daftar
PT/PO surat keluar (Am. 109.
Pin.3/82)
5.
Surat yang dihantar hendaklah
PT/PO dapatkan cop Jabatan
/Bahagian dan
ditandatangan penerimaan
sebagi bukti penghantaran.

13
 Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh
Penerimaan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Memastikan alamat surat yang
1.
PT/PO dituju betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

2.
PT/PO i) Serta merta
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut

3.
PT/PO tarikh semasa

4.
Cop tarikh penerimaan di sebelah
PT/PO bawah kanan tarikh surat
yang diterima
5.
Susun surat yang telah dicop
PT/PO mengikut keutamaan

6.
Serahkan surat yang telah dicop
PT/PO penerimaan kepada
PA(SUB)untuk
diminitkan

14
 Aktiviti 1: Menjaga Kaunter

Mula

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Menjaga kaunter mengikut

arahan jadual giliran
bertugas ( Ahad- Khamis )

Memulakan tugas dikaunter

mengikut waktu pajabat

Memastikan kebersihan
dikaunter kemas dan teratur

Memastikan Buku Daftar

Pelawat dan cop Rasmi
Bahagian disediakan

Menerima, membuka dan

cop penerimaan surat yang
dihantar dengan tangan

Melayan pertanyaan
pelanggan secara berhemah

Membantu menjawab
panggilan telefon

Tamat

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

14
 Mula

Memastikan alamat surat lengkap dan

tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan

sampul surat yang tidak bercetak alamat
Bahagian

Surat yang telah masukan dalam sampul

ditimbang mengikut berat dan di
asingkan untuk menentukan harga
penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang telah

disetkan harga pos/ menampal setem
mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

i. Kuala Lumpur
ii. Lai-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan

franking mesin hendaklah dihantar pada
hari yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui

franking mesin untuk rekod

Tamat

Aktiviti 1: Penghantaran Surat Dengan Tangan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

15
Memastikan alamat surat lengkap
dan tepat
Aktiviti 2: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh
Penerimaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat yang

dituju betul
16
Buka sampul mengikut
keutamaan:
Sertamerta
Segera
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

/
Memastikan alamat surat yang dituju
1. betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

i) Sertamerta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

17
Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh
3.
semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah

4.
kanan tarikh surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat

1.

Cop alamat Bahagian jika menggunakan

2. sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam sampul

3. ditimbang mengikut berat dan di
asingkan untuk menentukan harga

18
 penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang telah

4. disetkan harga pos/menampal setem
mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

5. i. Kuala Lumpur
ii. Lain-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan frangking

6. mesin hendaklah dihantar pada hari
yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui fagnking

7. mesin

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan

1. tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan

2. sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian

19
Memastikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru
3.
kiri sampul

Rekod surat dalam buku daftar surat keluar

4.
(Am. 109. Pin.3/82)

Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan

5. ditandatangan penerimaan sebagi
bukti penghantaran.

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop

Tarikh Penerimaan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

2. i) Serta merta
ii) Segera

20
 iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh

3.
semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah

4.
kanan tarikh surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN

DAN PUNCA KUASA

1. Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)

2. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
3. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)
4. Arahan Keselamatan
5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari
semasa ke semasa oleh BKP.

21
6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada
secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.

22
 SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang penghantaran surat Franking

Buku penghantaran surat -Am. 109.

2.
Pin.3/82

23
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

24