myPortfolio

PENYELIA ASRAMA
SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN

BAHAGIAN : SMK
ALAMAT :

NO. TELEFON :
NO. FAKS. :
LAMAN SESAWANG:
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama :

Gelaran Jawatan : PENYELIA ASRAMA

Gred Hakiki Jawatan : N 19

Tarikh Penempatan :

DILULUSKAN OLEH

Nama :

Gelaran Jawatan : PENGETUA

Gred Jawatan :

Tarikh :
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1. Penyediaan myPortfolio

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
1. CARTA ORGANISASI

1.1 Agensi

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN PENTADBIRAN ASRAMA

PENGARAH PENDIDKAN
NEGERI

KETUA SEKTOR
PEMBANGUNAN
KEMANUSIAAN

PEGAWAI PENDIDKAN
DAERAH

UNIT HAL EHWAL MURID

PENGETUA
 1.2 Bahagian(carta sekolah)

CARTA ORGANISASI AKP

I
PENGETUA

PK PK PK PK
PENTADBIRAN HEM KOKURIKULUM TINGKATAN ENAM

KETUA PEMBANTU TADBIR

N 26

PENYELIA ASRAMA
N22

JURUTEKNIK
KOMPUTER FT

PENYELIA ASRAMA N 19

PEMBANTU
PEMBANTU TADBIR PEMBANTU PEMBANTU
MAKMAL N22
N19 MAKMAL C 22 MAKMAL C22
C 22

PEMANDU PEMANDU
PEMBANTU OPERASI
N14
 2. CARTA FUNGSI(asrama )

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA

PENGETUA

PEN KANAN PK HEM PK KOKO PK TING 6

GKMP BAHASA KAUNSELOR

GKMP TEKNIK & VOKASIONAL
GKMP MATEMATIK & SAINS
GKMP KEMANUSIAAN

KETUA WARDEN

KETUA PENYELIA
ASRAMA N 22

WARDEN
PENYELIA ASRAMA
N 19

KAKI TANGAN
ASRAMA BADAN
KEPIMPINAN/EXCO
ASRAMA

KONTRAK SWASTA
1.BEKALAN MAKANAN
BERMASAK PELAJAR /PENGHUNI
2.PEMBERSIHAN KAWASAN ASRAMA
3.KAWALAN KESELAMATAN
3.AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

A. Menjalankan tugas pendaftaran masuk/keluar penghuni asrama

B. Mengurus perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak

C. Mengurus keselamatan/kebajikan dan kesihatan pelajar asrama

D. Memantau semasa gangguan bekalan air dan elektrik

E. Bertanggungjawab dalam pengurusan stor asrama

F. Bertanggungjawab dalam pengurusan pelupusan/hapuskira aset asrama

G. Membantu dalam urusan penyediaan Kewangan dan buku tunai asrama

3. DESKRIPSI TUGAS

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM
Gelaran Jawatan Penyelia Asrama Ketua Perkhidmatan KPPM
Ringkasan Gelaran Kedudukan di
PA B63-5.5.13(3248)
Jawatan Waran Perjawatan

Gred Jawatan N 22 Bidang Asrama

Gred JD N19 /N22 Hakiki Sub Bidang Asrama

Status Jawatan Tetap Disediakan oleh Penyelia Asrama

Hierarki 1/Bahagian Guru Besar Disemak oleh PK HEM
Hierarki
2/Cawangan/Sektor/ PK HEM Diluluskan oleh PENGETUA
Seksyen/Unit
Skim Perkhidmatan Penyelia Asrama Tarikh Dokumen 22 NOV 2018
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu pengoperasian dan pelaksanaan urusan perkhidmatan/pentadbiran asrama bagi memastikan

keadaan asrama sentiasa dalam keadaan terurus dan selamat.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1.1. Membantu melaksanakan urusan pentadbiran dan a.Menjalankan tugas pendaftaran
perkhidmatan asrama kepada penghuni asrama bagi masuk/keluar penghuni asrama
memastikan urusan asrama dijalankan dengan cekap dan
berkesan
b)Mengurus perkhidmatan Bekalan
Makanan Bermasak
2.Membantu menyediakan aspek keselamatan dan kebajikan
pelajar asrama supaya sentiasa dalam keadaan selamat dan a)Mengurus keselamatan/kebajikan
terurus dan kesihatan pelajar asrama

b)Memantau semasa gangguan

bekalan air dan elektrik

3.Membantu melaksanakan urusan kewangan dan a)Bertanggungjawab dalam

pengurusan aset dan iventori asrama supaya urusan di pengurusan stor
asrama lebih sistematik dan berjalan dengan lancar

b)Bertanggungjawab dalam
pengurusan pelupusan/hapuskira

c)Membantu dalam urusan

penyediaan buku tunai
 DIMENSI

Bilangan Penghuni Asrama : orang

KELAYAKAN AKADEMIK
SPM

KOMPETENSI

1.Kebolehan mengendalikan ( excel/word,Power Point,Mic.publisher )

2.Kebolehan menggunakan dan melayari laman web
3.Kemahiran Interpersonal
4.Kemahiran Komunikasi berkesan
5.Dapat bekerjasama dengan semua pihak
6.Dapat mengikut arahan dan melaksanakan tugas dengan cemerlang

4. PROSES KERJA

5.1 Aktiviti 1: Menjalankan tugas pendaftaran masuk/keluar penghuni asrama

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Pengetua Mesyuarat Pengurusan Asrama
1.
Penyelia Mengedarkan borang
2. Asrama permohonan kemasukan
asrama
PK HEM/ Pemilihan Murid / Pelajar
3. Warden
4. Penyelia Mengedarkan surat tawaran
Asrama kemasukan asrama
5. Penyelia Pendaftaran masuk dan
Asrama pengumpulan dokumen
peribadi murid
6. Warden/ Menentukan agihan
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Penyelia murid/pelajar mengikut
Asrama bilik/dorm
7. Guru Taklimat Asrama
Besar/PK
HEM
8 Penyelia Menyemak senarai peralatan di
Asrama bilik /dorm
9 Penyelia Menyemak keperluan diri
Asrama/PPM murid/murid menerima peralatan
dan menandatangani borang
iventori
10. Warden/ Murid dibawa ke bilik/dorm yang
PPM telah ditentukan

TANGGUNGJAWAB

PROSES KERJA

Mesyuarat Pengurusan
Asrama

Mengedarkan borang
permohonan kemasukan
asrama
Pemilihan Murid / Pelajar
Mengedarkan surat tawaran
kemasukan asrama

Pendaftaran masuk dan

 pengumpulan dokumen
peribadi murid
Menentukan agihan
murid/pelajar mengikut
bilik/dorm
Taklimat Asrama

Menyemak senarai
peralatan di bilik /dorm

Menyemak keperluan diri

murid/murid menerima
peralatan dan
menandatangani borang
iventori

Murid dibawa ke bilik/dorm

yang telah ditentukan

6. CARTA ALIR

7. SENARAI SEMAK
5.1 Aktiviti 1:

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mesyuarat Pengurusan Asrama

2. Mengedarkan borang permohonan 

kemasukan asrama

3. Pemilihan Murid / Pelajar

Mengedarkan surat tawaran

4. 
kemasukan asrama

Pendaftaran masuk dan

5. pengumpulan dokumen peribadi 
murid
6. Menentukan agihan murid/pelajar
mengikut bilik/dorm

7. Taklimat Asrama

8. Menyemak senarai peralatan di 

bilik /dorm
Menyemak keperluan diri
9. murid/murid menerima peralatan 
dan menandatangani borang
iventori

10. Murid dibawa ke bilik/dorm yang

telah ditentukan
5.2 Aktiviti 2: Mengurus perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Penyelia
1. Membuat pesanan
Asrama
Penyelia
2. Asrama/ Menerima bahan mentah
Warden
Penyelia Memeriksa kualiti dan kuantiti
3. Asrama/ bahan mengikut spesifikasi yang
Warden telah ditetapkan(mingguan/harian
Pekerja
4. Proses memasak
Dewan
Penyelia
Memeriksa kualiti dan kuantiti
5. Asrama
masakan
/warden
Pekerja
6. Dewan Makanan disajikan
Makan
Penyelia
7. Pelajar Makan
Asrama
Memastikan kebersihan Dorm
Penyelia
8. dan keperluan penghuni
Asrama
mencukupi
Penyelia Memastikan Prasana sentiasa
9.
Asrama berada dalam keadaan baik

10.
TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA MULA

Penyelia Asrama Membuat pesanan

Penyelia
Asrama/Warden
Menerima bahan mentah

Penyelia
Memeriksa kualiti dan
Asrama/Warden
kuantiti bahan mengikut
spesifikasi yang telah
ditetapkan(mingguan/haria
n

Pekerja Dewan
Proses memasak

Penyelia Memeriksa kualiti dan

Asrama/warden kuantiti masakan

Pekerja Dewan Makanan disajikan

Makan

Penyelia Asrama Pelajar Makan

TAMAT

6. CARTA ALIR
7. SENARAI SEMAK

5.2 Aktiviti 2:

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Membuat pesanan 

2. Menerima bahan mentah 

Memeriksa kualiti dan kuantiti
3. bahan mengikut spesifikasi yang 
telah ditetapkan(mingguan/harian

4. Proses memasak

Memeriksa kualiti dan kuantiti

5.
masakan


6. Makanan disajikan

7. Pelajar Makan 
5.3 Aktiviti 3: Mengurus keselamatan/kebajikan dan kesihatan pelajar asrama

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Ketua Bilik Membuat laporan
1.
Warden/
Menerima laporan
2. Penyelia Asrama
Warden/ Pemeriksaan awal dan rawatan
3. penyelia asrama awal
4. Mengisi borang rawatan dan
Penyelia Asrama/
menghantar pelajar (jika perlu
warden
rujuk)
5. Mendapatkan rawatan di
Doktor
hospital/ klinik
Memaklumkan kepada
6. Warden/PPM penjaga/pentadbir sekiranya
dimasukkan ke wad
7 Menandatangani surat izin
Ibubapa/penjaga pembedahan sekiranya berlaku
kecemasan
8. Menguruskan penghantaran
Warden/
peralatan pakaian dan lain-lain
Penyelia Asrama
sekiranya dimasukkan ke wad
9. Menguruskan kemasukan ke
Penyelia Asrama bilik sakit sekiranya mendapat
cuti sakit
10. Mengaturkan lawatan untuk
Warden/PPM
menziarahi pelajar di wad
11. Warden/ Membawa pelajar pulang ke
Penyelia Asrama asrama
12. Warden/ Menyediakan laporan khas
Penyelia Asrama rawatan dalam buku log
13. Menyediakan laporan kejadian
Warden
wabak kepada pentadbir
6. CARTA ALIR

PROSES KERJA
MULA
TANGGUNGJAWAB

Ketua Bilik Membuat laporan

Warden/penyelia Asrama Menerima laporan

Pemeriksaan awal dan

Warden/penyelia asrama rawatan awal

Mengisi borang rawatan dan

Penyelia Asrama/warden menghantar pelajar (jika
perlu rujuk)

Doktor Mendapatkan rawatan di

hospital/ klinik

Memaklumkan kepada
Warden/PPM penjaga/pentadbir sekiranya
dimasukkan ke wad

Menandatangani surat izin

Ibubapa/penjaga
pembedahan sekiranya
berlaku kecemasan

Menguruskan penghantaran
Warden/Penyelia Asrama peralatan pakaian dan lain-
lain sekiranya dimasukkan
ke wad

Menguruskan kemasukan ke
Penyelia Asrama bilik sakit sekiranya
mendapat cuti sakit

Warden/PPM Mengaturkan lawatan untuk

menziarahi pelajar di wad

Warden/Penyelia Asrama Membawa pelajar pulang ke

asrama

Menyediakan laporan khas

Warden/Penyelia Asrama rawatan dalam buku log

Menyediakan laporan
Warden kejadian wabak kepada
pentadbir

TAMAT
7. SENARAI SEMAK

5.3 Aktiviti 3:

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Membuat laporan

2. Menerima laporan √
3. Pemeriksaan awal dan rawatan awal √

4. Mengisi borang rawatan dan √

menghantar pelajar (jika perlu rujuk)

5. Mendapatkan rawatan di hospital/

klinik
Memaklumkan kepada
6. penjaga/pentadbir sekiranya
dimasukkan ke wad
Menandatangani surat izin
7. pembedahan sekiranya berlaku
kecemasan
Menguruskan penghantaran peralatan
8. pakaian dan lain-lain sekiranya √
dimasukkan ke wad
9. Menguruskan kemasukan ke bilik sakit √
sekiranya mendapat cuti sakit

10. Mengaturkan lawatan untuk

menziarahi pelajar di wad

11. Membawa pelajar pulang ke asrama √

12. Menyediakan laporan khas rawatan √

dalam buku log

13. Menyediakan laporan kejadian wabak

kepada pentadbir
5.4 Aktiviti 4 : Memantau semasa gangguan bekalan air dan elektrik

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. Ketua Bilik Membuat aduan

2. Warden/PPM Menerima aduan

Warden/
3. Menyiasat punca gangguan
Penyelia Asrama
Membuat laporan kepada
Warden/ guru besar untuk
4.
Penyelia Asrama menghubungi JBA atau
TNB/JKR elektrik
Mengambil tindakan susulan
Warden/
5. untuk mengatasi gangguan
Penyelia Asrama
tersebut
Warden Menyediakan laporan dalam
6.
/Penyelia Asrama buku log
TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA

Ketua Bilik Membuat aduan

Warden/PPM Menerima aduan

Warden/Penyelia Menyiasat punca gangguan

Asrama

Warden/Penyelia Membuat laporan kepada

Asrama guru besar untuk
menghubungi JBA atau
TNB/JKR elektrik

Warden/Penyelia Mengambil tindakan

Asrama susulan untuk mengatasi
gangguan tersebut

Warden/Penyelia Menyediakan laporan

Asrama dalam buku log

TAMAT

6. CARTA ALIR
7. SENARAI SEMAK

5.4 Aktiviti 4:

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Membuat aduan

2. Menerima aduan

3. Menyiasat punca gangguan √

Membuat laporan kepada guru besar

4. untuk menghubungi JBA atau √
TNB/JKR elektrik

5. Mengambil tindakan susulan untuk √

mengatasi gangguan tersebut

6. Menyediakan laporan dalam buku √

log
5.5 Aktiviti 5 : Bertanggungjawab dalam pengurusan stor asrama
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengadakan bilik yang
Pengetua
1. sesuai untuk stor asrama
Menerima barang-barang
yang dibeli, menyemak jenis
Warden/
dan mutu serta memastikan
2. Penyelia Asrama
jumlahnya akur seperti
pesanan
Menandatangani bil atau nota
hantaran setelah semuanya
Pengetua
3. menepati sepertimana
pesanan
Memastikan jumlah
Warden/Penyelia
4. bungkusan, peti atau kotak
Asrama
adalah akur
5. Penyelia Asrama Rekodkan dalam stok

Susun di tempat yang sesuai

Penyelia Asrama
6.
Menyediakan borang bagi
7. Penyelia Asrama pengeluaran barang
Memastikan borang
pengeluaran diluluskan dan
8. Penyelia Asrama menyediakan buku
pengeluaran barang dan
ditandatangani oleh penerima
Menyemak barang-barang
9 Penyelia Asrama dari masa ke semasa
Melantik pegawai pemeriksa
10 Pengetua stor ( jika ada )
Menguruskan pelupusan jika
didapati :
Pengetua/ - Barang tidak
11.
Penyelia Asrama diperlukan lagi
- Barang yang tidak
boleh digunakan lagi
TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB

Pengetua MULA PROSES KERJA

Mengadakan bilik yang

Warden/Penyelia sesuai
Asrama
Menerima barang-barang
yang dibeli, menyemak jenis
dan mutu serta memastikan
Pengetua jumlahnya akur seperti
pesanan

Menandatangani bil atau

nota hantaran setelah
Warden/Penyelia semuanya menepati
Asrama sepertimana pesanan

Memastikan jumlah
Penyelia Asrama bungkusan, peti atau kotak
adalah akur
Penyelia Asrama
Rekodkan dalam stok

Susun di tempat yang sesuai

Penyelia Asrama
Menyediakan borang bagi
pengeluaran barang

Penyelia Asrama Memastikan borang

pengeluaran diluluskan dan
menyediakan buku
pengeluaran barang dan
ditandatangani oleh
Penyelia Asrama penerima

Menyemak barang-barang
Pengetua dari masa ke semasa

Melantik pegawai pemeriksa

stor ( jika ada )
Pengetua/Penyelia Menguruskan pelupusan jika
Asrama didapati :
- Barang tidak
diperlukan lagi
Barang yang tidak boleh
digunakan lagi

6. CARTA ALIR
7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 5:

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengadakan bilik yang sesuai

Menerima barang-barang yang dibeli,

2. menyemak jenis dan mutu serta √
memastikan jumlahnya akur seperti
pesanan
Menandatangani bil atau nota
3. hantaran setelah semuanya menepati
sepertimana pesanan

4. Memastikan jumlah bungkusan, peti √

atau kotak adalah akur

5. Rekodkan dalam stok √

6. Susun di tempat yang sesuai √

7. Menyediakan borang bagi pengeluaran √

barang
Memastikan borang pengeluaran
8. diluluskan dan menyediakan buku √
pengeluaran barang dan
ditandatangani oleh penerima
9. Menyemak barang-barang dari masa √
ke semasa

10. Melantik pegawai pemeriksa stor ( jika

ada )

Menguruskan pelupusan jika didapati :

- Barang tidak diperlukan lagi √
11.
- Barang yang tidak boleh
digunakan lagi
5.6 Aktiviti 6 : Bertanggungjawab dalam pengurusan pelupusan/hapuskira asset asrama
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Memastikan barang-barang
Pengetua yang hendak
1.
dilupuskan/hapuskira
Memastikan jenis pelupusan/
hapuskira

a)pelupusan :
- Kategori barang yang tidak
diperlukan lagi
Pengetua
2. -Kategori barang yang tidak
boleh digunakan
b)Hapuskira
-kehilangan
-hasil/kutipan tidak boleh
didapatkan lagi
Lantik Lembaga Pemeriksa
(sekolah) 2 orang pegawai
Pengetua
3. kanan yang bebas dari urusan
stok
Pemeriksaan barang-barang
4. Pengetua
oleh lembaga pemeriksa
Penyelia Sediakan borang pelupusan/
5. hapuskira
Asrama
Mendapatkan kelulusan
6.
JPN
Mengeluarkannya dari stok
7. Pengetua
Tindakan pelupusan diambil
8. Pengetua dalam masa 3 bulan dari tarikh
sijil kelulusan dikeluarkan
TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA

Pengetua
Memastikan barang-barang
yang hendak
dilupuskan/hapuskira

Pengetua Memastikan jenis pelupusan/

hapuskira
a)pelupusan :
- Kategori barang yang tidak
diperlukan lagi
-Kategori barang yang tidak
boleh digunakan
b)Hapuskira
-kehilangan
-hasil/kutipan tidak boleh
didapatkan lagi

Lantik Lembaga Pemeriksa

Pengetua
(sekolah) 2 orang pegawai
kanan yang bebas dari
urusan stok
Pengetua
Pemeriksaan barang-barang
oleh lembaga pemeriksa
Penyelia Asrama Sediakan borang
pelupusan/ hapuskira

JPN Mendapatkan kelulusan

Pengetua Mengeluarkannya dari

stok

Pengetua Tindakan pelupusan

diambil dalam masa 3
/Penyelia Asrama bulan dari tarikh sijil
kelulusan dikeluarkan

TAMAT

6. CARTA ALIR
7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 6:

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Memastikan barang-barang yang

hendak dilupuskan/hapuskira

Memastikan jenis pelupusan/

hapuskira

a)pelupusan :
- Kategori barang yang tidak
2. diperlukan lagi
-Kategori barang yang tidak boleh
digunakan
b)Hapuskira
-kehilangan
-hasil/kutipan tidak boleh didapatkan
lagi
Lantik Lembaga Pemeriksa (sekolah) 2
3. orang pegawai kanan yang bebas dari
urusan stok

4. Pemeriksaan barang-barang oleh

lembaga pemeriksa

5. Sediakan borang pelupusan/ hapuskira √

6. Mendapatkan kelulusan

7. Mengeluarkannya dari stok

Tindakan pelupusan diambil dalam

8. masa 3 bulan dari tarikh sijil kelulusan √
dikeluarkan
5.7 Aktiviti 7 : Membantu dalam urusan penyediaan buku tunai

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
1. Mendapatkan Buku Tunai Wang
Pengetua
Kerajaan/Suwa/Asrama
Pembantu Mencatat baki awal tahun
2. Tadbir/ diruangan penerimaan bagi setiap
Penyelia peruntukan sekiranya ada.
Asrama
Pembantu Mencatatkan urusniaga setiap
3. Tadbir/ kali berlaku penerimaan atau
Penyelia bayaran
Asrama
Dibahagian Terimaan (sebelah
kiri) butir-butir berikut hendaklah
dimasukkan:-
i)Tarikh kutipan
Pembantu ii)Butir-butir penerimaan ( dari
4. Tadbir/ siapa)
Penyelia iii)Nombor resit dikeluarkan
Asrama iv)Amaun terimaan mengikut
tajuk-tajuknya
v)Jumlah terimaan
vi)Tarikh dan jumlah dibankkan
Di bahagian ‘bayaran(sebelah Seksyen
kanan)masukkan butir-butir Undang-
berikut:- undang
i)Tarikh bayaran Peraturan
ii)Butir-butir bayaran(kepada
Pembantu siapa
5. Tadbir/ iii)No,Baucer
Penyelia Proses Kerja
Asrama iv)No.Cek
v)Amaun bayaran mengikut
tajuk/peruntukan
vi)Jumlah Bayaran
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
6.
Menutup urusniaga setiap akhir
bulan
Sediakan Penyata Penyesuaian
Bank sebaik sahaja menerima
Penyata Bank dengan catatan
berikut:-
Pembantu i)Baki wang seperti di Penyata
Tadbir/ bank pada.....
Penyelia ii)CAMPUR : Kemasukan bank
Asrama yang belum dikreditkan
iii)Tarikh masuk Jumlah
Bank
iv)TOLAK: Cek-cek belum
ditunaikan
No.CekTarikhJumlah
v)Baki wang seperti di Buku Tunai
pada ...

7. Pembantu Menyerahkan kepada Juru audit

Tadbir/Penyelia dalaman untuk disemak semula
Asrama dan ditandatangani
8. Pengetua/
Serahkan Buku Tubai kepada
Penolong
Guru Besar untuk disah dan
Kanan/Juru
ditandatangani
Audit Dalaman
9. Hantar penyata penyesuaian ke JPN
Pengetua JPN
TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA

Pengetua 1. Mendapatkan Buku Tunai

Wang
Kerajaan/Suwa/Asrama

2.Mencatat baki awal tahun

Pembantu Tadbir/
diruangan penerimaan bagi
Penyelia Asrama
setiap peruntukan sekiranya
ada.

3.Mencatatkan urusniaga
Pembantu Tadbir/ setiap kali berlaku
Penyelia Asrama penerimaan atau bayaran

4.Dibahagian Terimaan
Pembantu Tadbir/ (sebelah kiri) butir-butir
Penyelia Asrama berikut hendaklah
dimasukkan:-
i)Tarikh kutipan
ii)Butir-butir penerimaan
( dari siapa)
iii)Nombor resit dikeluarkan
iv)Amaun terimaan mengikut
tajuk-tajuknya
v)Jumlah terimaan

5.Di bahagian
Pembantu Tadbir/ ‘bayaran(sebelah
Penyelia Asrama kanan)masukkan butir-butir
berikut:-
i)Tarikh bayaran
ii)Butir-butir bayaran(kepada
siapa
iii)No,Baucer
Proses Kerja
iv)No.Cek
v)Amaun bayaran mengikut
tajuk/peruntukan
vi)Jumlah Bayaran

5. CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Pembantu Tadbir/ 6.Menutup urusniaga setiap

Penyelia Asrama akhir bulan
Sediakan Penyata
Penyesuaian Bank sebaik
sahaja menerima Penyata
Bank dengan catatan
berikut:-
i)Baki wang seperti di
Penyata bank pada.....
ii)CAMPUR : Kemasukan
bank yang belum dikreditkan
iii)Tarikh masuk Jumlah
Bank
iv)TOLAK: Cek-cek belum
ditunaikan
No.CekTarikhJumlah
v)Baki wang seperti di Buku
Tunai pada ...

Pembantu Tadbir/ 7.Menyerahkan kepada

Penyelia Asrama Juru audit dalaman untuk
disemak semula dan
ditandatangani

Pembantu Tadbir/ 8.Serahkan Buku Tunai

Penyelia Asrama kepada Pengetua untuk
disah dan ditandatangani

Pengetua 9.Hantar penyata

penyesuaian ke JPN
TAMAT
6. SENARAI SEMAK

Aktiviti 7:
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mendapatkan Buku Tunai Wang

Kerajaan/Suwa/Asrama

Mencatat baki awal tahun diruangan

2. penerimaan bagi setiap peruntukan √
sekiranya ada.

3. Mencatatkan urusniaga setiap kali √

berlaku penerimaan atau bayaran

Dibahagian Terimaan (sebelah kiri)

butir-butir berikut hendaklah
dimasukkan:-
i)Tarikh kutipan
4. ii)Butir-butir penerimaan ( dari siapa) √
iii)Nombor resit dikeluarkan
iv)Amaun terimaan mengikut tajuk-
tajuknya
v)Jumlah terimaan
vi)Tarikh dan jumlah dibankkan

Di bahagian ‘bayaran(sebelah
kanan)masukkan butir-butir berikut:-
i)Tarikh bayaran
ii)Butir-butir bayaran(kepada siapa
5. iii)No,Baucer √
Proses Kerja
iv)No.Cek
v)Amaun bayaran mengikut
tajuk/peruntukan
vi)Jumlah Bayaran
Menutup urusniaga setiap akhir bulan
Sediakan Penyata Penyesuaian Bank
sebaik sahaja menerima Penyata Bank
dengan catatan berikut:-
i)Baki wang seperti di Penyata bank
pada.....
6. ii)CAMPUR : Kemasukan bank yang √
belum dikreditkan
iii)Tarikh masuk Jumlah
Bank
iv)TOLAK: Cek-cek belum ditunaikan
No.CekTarikhJumlah
v)Baki wang seperti di Buku Tunai
pada ...
Menyerahkan kepada Juru audit
7. dalaman untuk disemak semula dan √
ditandatangani
8. Serahkan Buku Tubai kepada Guru √
Besar untuk disah dan ditandatangani
9. Hantar penyata penyesuaian ke JPN √
7. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

1. Menggunakan Panduan Mengurus Program & Aktiviti yang dikeluarkan oleh Unit
Pembangunan Organisasi Jabatan PendidikanSelangor.
2. Menggunakan prosedur pengurusan surat menyurat, pengurusan fail dan pengurusan
mesyuarat MS ISO 9001: 2008 Jabatan PendidikanSelangor.
3. Menggunakan Buku Panduan Pengurusan Asrama Sekolah
4. Menggunakan pekeliling yang masih berkuatkuasa
SENARAI PEKELILING DAN PERATURAN YANG DIGUNAKAN
*Sumber daripada BUKU PANDUAN PENGURUSAN ASRAMA SEKOLAH

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN

BIL. CATATAN
PERATURAN
SURAT PEKELILING KEWANGAN & AKAUN
1. LANTIKAN WARDEN ASRAMA
BIL 2/1997
2. SURAT PEKELILING IKHTISAS NO 8/1978 KAWAD KECEMASAN KEBAKARAN DI SEKOLAH

3. SURAT PEKELILING IKHTISAS NO 4/1981 KEBERSIHAN DI SEKOLAH SEKOLAH

SURAT PEKELILING KEWANGAN & AKAUN
4
BIL 1/1982
5 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 2/1982 KEMPEN ANTI DENGGI DI SEKOLAH SEKOLAH
RANCANGAN MENCANTIK DAN MENGINDAH
6 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 5/ 1985
SEKOLAH DAN KAWASANNYA (LANDSKAPING)

7 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 8/1986 PENYALAHGUNAAN INHALAN

PENGURUSAN DAN KAWALAN ASRAMA
8 SURAT PEKELILING IKHTISA BIL 1/1987
SEKOLAH HARIAN
PENYAKIT DEMAM
KEPIALU(TIFOID/TAUN/KOLERA/PENYAKIT
9 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 5/1998
KUNING(HEPATITIS A DAN KERACUNAN
MAKANAN
KEBERANGKATAN DYMM SULTAN /RAJA/TYT
10 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 14/1988 YANG DIPERTUA NEGERI MENGHADIRI MAJLIS
RASMI SEKOLAH
GARIS PANDUAN DARI SEGI PENCEGAHAN
11 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 12/1989 KEBAKARAN BAGI BANGUNAN, DORMITORI DAN
ASRAMA
SPESIFIKASI BAGI PENGSWASTAAN ASRAMA
12 SURAT PEKELILING IKKTISAS BIL 4/1990
DESA

13 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 2/1991 TATAKELAKUAN PELAJAR KETIKA DI MASJID

PENGGUNAAN KEMUDAHAN SEKOLAH OLEH

14 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 7/1991
PERTUBUHAN DAN PERSATUAN BELIA
SURAT PEKELILING PENTADBIRAN PINDAAN KEPADA SURAT PEKELILING
15
BANTUAN PENUH PENTADBIRAN BPSG BIL 2/1962
 TENDER DAN PEMANTAUAN KONTRAK
16 BEKALAN MAKANAN BERMASAK KE
ASRAMA ASRAM SEKOLAH KPM

17 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 5/1995 KERACUNAN MAKANAN DI SEKOLAH SEKOLAH

SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL
18 TATACARA LANTIKAN WARDEN ASRAMA
6/1995
KEBENARAN MEMBUAT PEMBELIAN
PERALATAN UNTUK KEGUNAAN
19 PENYELIA DAN WARDEN BAGI
PENGURUSAN MAKANAN DI ASRAMA
ASRAMA KPM
20 MERAHSIAKAN MAKLUMAT KERAJAAN

PENGURUSAN TENDER BEKALAN

21
BERMASAK ASRAMA KE ASRAMA KPM

PENAMPILAN DIRI PELAJAR, KEKEMASAN DAN

22 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 2/1996
KERAPIAN BERPAKAIAN
PENGUATKUASAAN KONTRAK BMB DI
23
SEKOLAH SEKOLAH BERASRAMA KPM
SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN KPM
24
BIL 3/1997
PENGANJURAN PROGRAM MOTIVASI
25 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 2/1999
DISEKOLAH
MEMOHON KELULUSAN KADAR
KELAYAKAN MAKAN, PENGINAPAN DAN
26
PERJALANAN SERTA HADIAH UTK
PELAJAR

27 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 7/2000 MENCEGAH KEBAKARAN DISEKOLAH

GARIS PANDUAN PENGGUNAAN WANG LEBIHAN
SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL
28 MAKAN DRP PEMBERIAN BANTUAN MAKAN
8/2000
ASRAMA
LAWATAN PENDIDIKAN MURID DI HARI
29 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 12/2000
PERSEKOLAHAN

30 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 5/2002
SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL
31
6/2002
PINDAAN PERTAMA KPD SURAT
32
PEKELILING KEW BIL 6/2002
SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL 6
33
2006
34 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 6/2006
LAWATAN SEKOLAH PADA HARI PERSEKOLAHAN
PEMBERIAN BANTUAN MAKANAN PELAJAR
PEMBERIAN BANTUAN MAKAN PELAJAR ASRAMA
GARIS PANDUAN PENGGUNAAN WANG LEBIHAN
DRP PEMBERIAN BANTUAN MAKANAN ASRAMA
PEMANTAPAN PELAKSANAAN SKIM TAKAFUL
PELAJAR SEKOLAH MALAYSIA (TPSM) BAGI
SEUA MURID PRASEKOLAH,SEKOLAH RENDAH
DAN SEKOLAH MEN DI SEKOLAH SEKOLAH
 KERAJAAN DAN BANTUAN KERAJAAN
35 PEKELILING PERKHIDMATAN BIL 12/2002 BAYARAN PERUMAHAN KHAS
PENKELASAN MENGENAI PELAKSANAAN
36 BAYARAN PERUMAHAN KHAS (BPK) BAGI
KPM
MEMOHON KELULUSAN KADAR HADIAH
37 WANG TUNAI BAGI PROGRAM ANUGERAH
SERI ASRAMA TERBILANG
GARIS PANDUAN PENGOPERASIAN DASAR
38 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 1/2007
PEMANSUHAN YURAN PEPERIKSAAN AWAM

GARIS PANDUAN PENGOPERASIAN DASAR

39 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 1/2007
PEMANSUHAN YURAN PEPERIKSAAN AWAM
PERSEDIAAN MENGHADAPI SESI PENGGAL
40 SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL 7/2008
PERSEKOLAHAN
8. SENARAI BORANG

KOD
BIL PERKARA
BORANG
KEMASUKAN PELAJAR
1 Borang Permohonan Kemasukan Ke Asrama
Borang profile pelajar
- Setuju terima kemasukan
- maklumat pelajar
- Kebenran pulang kampung
2 -Pengakuan Tindakan disiplin
- Perjanjian jaminan tatatertib
-Akuan kesihatan
-Keizinan rawatan
-Akujanji penjaga
3 Borang I Asrama
DISIPLIN
4 Akujanji Khas
5 Aduan kesalahan disiplin
6 Pengakuan dan saksi
7 Analisis Disiplin
KEBAJIKAN
8 Kebenaran ke klinik
AKADEMIK
9 Borang Headcount
10 Penarafan Kendiri
12 Akujanji Akademik
KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK
13 Pengesahan Pelaksanaan Kontrak
BPPA BMB 1- Bahan Mentah
BPPA BMB 2- BMK
14
BPPA BMB 3-kUaliti Makanan
BPPA BMB 4- Pengurusan Pekerja / premis
15 Laporan prestasi Bulanan – Lampiran 1.2
16 Laporan Prestasi suku tahun – Lampiran 1.3
17 Kepuasan pelanggan – Lampiran F
18 Pertukaran Menu & Sajian – Format 14
19 Pertukaran Bahan mentah- Format 15
20 Maklumat Pekerja – Format 4
21 Senarai Pekerja – Format 5
22 Pemantauan Kebersihan - KENDIRI
23 Dapatan / Rekod Pemantauan Harian
 Dendaan :
24 Notis Peringatan
Notis Amaran
25 Tunjuk Sebab – Format 12
26 Perkiraan Denda – Format 12A
27 Daftar Denda – Format 13
28 Laporan Pemantauan Harian oleh EXCO
KONTRAK PEMBERSIHAN
29 Laporan Harian
30 Jadual/ rekod kedatangan pekerja
31 Pengesahan kerja pemotongan rumput
32 Senarai Semak Alatan digunakan
33 Maklumat syarikat / pekerja
34 Pengesahan Perkhidmatan – lampiran 1.2
KONTRAK KAWALAN KESELAMATAN
35 Laporan Harian
36 Jadual/ rekod kedatangan pekerja
37 Senarai Semak Alatan digunakan
38 Maklumat syarikat / pekerja
39 Pengesahan Perkhidmatan – lampiran 1.2
KEWANGAN
40 Nota Minta
41 Baucer Bayaran
42 Pesanan Tempatan
43 Tuntutan Bantuan Persekolah-TBP/M
PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
44 KEWPA2- Harta Modal
45 KEWPA3- Aset kos sederhana
46 KEWPS4
47 KEWPS5
48 KEWPA7-Senarai Aset ikut lokasi
49 Senarai Barang disewakan pelajar/Akujanji Prasarana
LAIN-LAIN :-
50 Borang lantikan warden
51 Pinjaman Alatan
52 Pemantauan Pengurusan Asrama-PPA
53 Pemantauan Pengurusan BMB-PBMA
54 Pemantauan Pentadbir
55 Pemantauan Dewan makan oleh pentadbir
56 Laporan Harian warden
57 Laporan harian Exco
58 Laporan Harian Penyelia Asrama
59 Laporan Harian Guru Bertugas di asrama
60 Laporan kerosakan
61 Standard Kualiti Pengurusan Asrama-SKPA
62 Kebenaran Pelajar keluar bermalam (Outing)
63 Keberadaan Warden bertugas
9. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Jawatankuasa pengurusan asrama sekolah

2. Jawatankuasa pengurusan kewangan dan akaun sekolah
3. JKPAK Sekolah