Lean Management :

Memahami PEMBOROSAN / WASTE

Dr. Yahmin Setiawan, MARS

 Definisi LEAN Management

“Pendekatan manajemen yang fokus

untuk menghilangkan pemborosan dan
menghargai pegawai”
LEAN Management Bagi Pimpinan RS

• Strategi yang fokus pada :

1. Menghilangkan pemborosan / waste
2. Mengurangi variasi
3. Penyetaraan beban kerja
 EFISIEN & EFEKTIF =
Menghilangkan WASTE
/ PEMBOROSAN /
KEMUBAZIRAN
 WASTE di RS = KTM
Kegiatan yang tidak bernilai manfaat (KTM) /
WASTE adalah aktifitas yang tidak dirasakan
langsung manfaatnya bagi peningkatan status
kesehatan pasien ➔ perspektif CUSTOMER

Contoh : mengantri di pendaftaran untuk

berobat di poli dengan menggunakan kartu BPJS
Kes karena pencetakan SEP
 WASTE di RS = KTM
1. KTMD = KTM yang diperlukan
2. KTMTD = KTM yang tidak diperlukan

Contoh : mengantri di pendaftaran untuk berobat di

poli dengan menggunakan kartu BPJS Kes karena
pencetakan SEP
1. KTMD adalah pencetakan SEP
2. KTMTD adalah menunggu dokter terlambat
datang
Alat Bantu dalam LEAN Management

KANBAN 5S/5R KAIZEN

ERROR VISUAL
PROOFING MANAGEMENT
Alat Bantu dalam LEAN Management

Alat bantu sinyal untuk manajemen

KANBAN inventori dan proses produksi
Alat Bantu dalam LEAN Management

• Ringkas, Rapi, Resik, Rawat & Rajin

• Mengorganisasi area kerja untuk
5R mengurangi terbuangnya waktu
akibat pemborosan
 Alat Bantu dalam LEAN Management

Upaya mandiri dari pelaksana di

KAIZEN area kerja masing-masing untuk
mengurangi pemborosan

1. Perbaikan proses
2. Menggunakan akal sehat orang biasa
3. Pendekatan hemat biaya
4. Resiko relatif rendah - sedang
Alat Bantu dalam LEAN Management

ERROR Metode untuk mencegah terjadinya

PROOFING kesalahan dalam proses

TIDAK MENERIMA ERROR

TIDAK MELAKUKAN ERROR
TIDAK MENERUSKAN ERROR
 Alat Bantu dalam LEAN Management

Membuat masalah mudah terlihat,

VISUAL
mudah dilihat agar dapat segera
MANAGEMENT
dicari solusinya
PEMBOROSAN (Waste or MUDA) di RS

D DEFEK
O OVER PRODUKSI
W WAITING
N NON-UTILIZED TALENT
T TRANSPORTATION
I INVENTORY
M MOTION
E EXTRA PROCESSING
 Waste/Muda : DEFEK
• Mengulang pekerjaan akibat terjadi
kesalahan terkait masalah kualitas atau
peralatan
• Di AREA KLINIS ➔ infeksi nosokomial, salah
pemberian obat, salah lokasi operasi, salah
identitas pasien, obat kadaluarsa dan readmisi
• Di AREA ADMIN ➔ salah ketik permintaan,
salah penagihan, informasi yang tidak akurat
dan formulir yang tidak berlaku
 Waste/Muda : OVER PRODUKSI
• Memproduksi lebih awal atau lebih cepat
dari yang diperlukan proses berikutnya
• Di AREA KLINIS ➔ tes lab yang tidak perlu,
pengobatan dan tindakan yang tidak sesuai
indikasi
• Di AREA ADMIN ➔ mengkopi seluruh email,
terlalu banyak laporan, terlalu banyak rapat
dan mengcopy surat berlebihan
 Waste/Muda : WAITING
• Penundaan waktu, saat tidak terjadi aktivitas
apapun
• Di AREA KLINIS ➔ menunggu hasil lab,
menunggu dokter-perawat, menunggu pasien
• Di AREA ADMIN ➔ menunggu loading sistem
informasi, menunggu persetujuan
Waste/Muda : NON-UTILIZED TALENT
• Pemanfaatan pegawai yang tidak sesuai dengan
kompetensi atau ketrampilannya yang berisiko
pada keselamatan pasien, organisasi dan dirinya
sendiri
• Di AREA KLINIS ➔ perawat ruangan sibuk
menelepon ke farmasi atau ke lab, DPJP tidak
diminta berkontribusi membuat clinical pathway
• Di AREA ADMIN ➔ penempatan SDI pada
struktur berdasarkan lama kerja walaupun tidak
kompeten atau tidak terampil
 Waste/Muda : TRANSPORTATION
• Pergerakan produk atau pasien yang tidak
perlu
• Di AREA KLINIS ➔ perpindahan pasien dari
satu unit ke unit lain atau satu area ke area
lain, perpindahan alat dari satu lokasi ke lokasi
lain
• Di AREA ADMIN ➔ memindahkan rekam
medis, transfer data diantara sistem informasi
yang belum terintegrasi
 Waste/Muda : INVENTORY
• Memproduksi, menyimpan atau membeli
barang yang tidak perlu ; Kehabisan barang
akibat salah perencanaan
• Di AREA KLINIS ➔ ruang tunggu pasien,
gudang BHP, terlalu banyak jenis implant,
terlalu banyak variasi brand obat
• Di AREA ADMIN ➔ cetak formulir yang tidak
terpakai, menggunakan resep kertas pada
pelaksanaan SIRS terintegrasi
 Waste/Muda : MOTION
• Pergerakan yang berlebihan dari staf ; Posisi
kerja yang tidak ergonomik
• Di AREA KLINIS ➔ berjalan sepanjang hari,
berdiri sepanjang hari, meraih, membungkuk,
mengangkat beban lebih dari 3 kg
• Di AREA ADMIN ➔ duduk sepanjang hari,
berjalan bolak-balik
Waste/Muda : EXTRA PROCESSING
• Melakukan proses yang tidak perlu ;
Memberikan kualitas lebih tinggi daripada
yang dibutuhkan proses selanjutnya
• Di AREA KLINIS ➔ menanyakan pertanyaan
yang sama 20 kali, mengisi informasi yang
sama pada formulir yang berbeda-beda
• Di AREA ADMIN ➔ rapat terlalu lama, laporan
terlalu panjang, mengulang input data,
memformat presentasi
 Latihan :
Memahami PEMBOROSAN / WASTE
1. Suster A melakukan pemeriksaan tanda vital
pagi ini terhadap Ny. Z, disaat akan melakukan
pemeriksaan suhu tubuh, ternyata
termometernya tertinggal di nurse station.
Sehingga suster A kembali dulu ke nurse station
untuk mengambil termometer dan kemudian
menyelesaikan pemeriksaan tanda vital Ny.Z
2. Petugas laboratorium Sdri. Y mengambil
sampel darah Ny. B dan meletakkan sampel
tersebut ke dalam kotak penyimpanan. Saat
akan memeriksakan sampel darah tersebut,
ternyata lupa memberikan label nama
sedangkan di dalam tabung tersebut terdapat 1
tabung juga yang tidak berlabel nama.
Sehingga Ny. B dipanggil kembali untuk diulang
pengambilan darahnya
3. Bpk. G direncanakan pulang pada pukul
07.30 wib dari RPU. Saat pukul 07.30 wib
ternyata obat pulang Bpk. G belum datang
sehingga terpaksa menunggu dahulu hingga 2
jam lebih
4. Setiap hari, petugas casemix RS Bpk. N akan
melakukan pencetakan bukti pembayaran
pasien dan dilampirkan di dalam berkas klaim
pasien.
Hal itu dilakukan karena Bpk. N khwatir bukti
pembayaran tersebut akan diminta oleh tim
BPJS Kes.
5. Berkas pasien yang akan pulang, sebelum
dikirimkan ke bagian klaim akan dicek dahulu
ke supervisi untuk memastikan kelengkapan,
kegiatan yang sama akan dicek kembali oleh
dokter jaga ruangan dan diulang kembali
kegiatan tersebut oleh kepala ruangan dan
terakhir akan diverifikasi oleh kepala instalasi
6. Kurir Sdr. D diminta untuk mengambil labu
darah Ny. M di Ruang Ranap Lt4 dari ruang
Bank Darah di Lt 1, lalu diminta kembali ke
Ruang Ranap Lt4 untuk mengantarkan sampel
darah Tn. B ke ruang Laboratorium Lt 1
7. Suster. C hari ini berdinas pagi, sebelum
memulai kegiatannya saat akan operan, keluarga
pasien Ny. A melaporkan jika bed Ny. A kotor dan
minta digantikan lakennya. Asper. K ruangan
sedang membereskan kamar sebelahnya sehingga
suster. C yang menggantikan laken bed Ny. A dan
memindahkan piring sisa makanan Ny. A. Karena
hal ini, suster. C terlambat mengikuti operan
pasien pagi ini
8. Walaupun sudah beralih ke rekam medis
elektronik (ERM), di Bagian Rekam Medis
masih menumpuk berkas-berkas pasien yang
masih manual karena belum discan sebagai
arsip
9. Di RS Bungan telah menggunakan Clinical
Pathway dalam melakukan panduan pelayanan
pasien, tetapi dr. F memberikan obat yang tidak
sesuai dengan standar dalam Clinical Pathway
10. Ibu Budi ini berobat ke RS Bahagia bagian
poli Penyakit Dalam, disetiap titik pelayanan,
Ibu Budi diminta untuk selalu menunjukkan
KTP dan Kartu Berobatnya untuk memastikan
kesesuaian data pasien
11. Farmasi kamar bedah / ruang OK telah
menyiapkan paket obat-obatan dan alkes untuk
operasi SC untuk mencegah terjadinya
kekurangan obat-obatan / alkes selama operasi
berlangsung. Petugas farmasi Ny. E ternyata
tidak menyiapkan paket sesuai standar
12. Petugas administrasi yang berdinas di meja
1 pada bagian pendaftaran harus bolak-balik ke
meja 5 bagian pendaftaran dikarenakan
stempel capnya hanya terdapat di loket
tersebut
13. Petugas logistik Tn. D memesan formulir
yang dibutuhkan untuk bulan ini melebihi dari
kebutuhannya sehingga menyebabkan
penumpukan formulir di gudang umum
14. Bagian pengadaan mencetak formulir lebih
banyak dari kebutuhan untuk mensiasati
kemungkinan kekurangan berkas
15. Karena kesalahan bagian pendaftaran
menyebabkan Tn. S terpaksa menunggu hingga
3 jam untuk mendapatkan pelayanan
konsultasi dari dokter
16. Suster M selalu menulis berulang hasil
pemeriksaan tanda vital pada secarik kertas
catatan kecil, kemudian mencatat kembali
dengan rapi pada catatan terintegrasi dan
formulir keperawatan
17. Asisten Apoteker rawat inap mengangkat
telepon hampir 500 kali dalam 8 jam.
Akibatnya dia tidak dapat melakukan
pengawasan dispensing obat dengan baik
18. Pengemudi A mengantarkan pasien ke RS
Bunga Mekar di daerah Karawaci untuk
persiapan operasi elektif. Pengemudi B
mengantarkan permintaan darah ke PMI di
daerah Karawaci dalam waku berselang 30
menit saja
19. Akibat tidak berkomunikasi antara bagian
SDM dengan billing dan petugas penghitung
jasa medis, maka terjadi kesalahan
pengalokasian jasa medis dr. A kepada dr. B.
Yang mengakibatkan dr. A marah dan petugas
jasa medis harus mengindentifikasi satu
persatu pasien dr. A dan mengulang
perhitungan jasa medis dr. A dan dr. B
20. Pasien duduk dan berdiri menunggu
dilayani hingga 3 jam di poli Rehabilitasi Medik
21. Pembatalan jadwal operasi mengakibatkan
komplain dari DPJP maupun keluarga pasien
yang disebabkan instalasi kamar bedah / OK
tidak memiliki buku panduan benang operasi
22. Penumpukkan berkas rekam medis yang
belum disusutkan dan belum didigitalisasi
memakan tempat, memerlukan pegawai
khusus untuk merawat berkas-berkas,
menggunakan listrik dari lampu dan pendingin
ruangan
23. Kertas resep yang menumpuk belum
diselesaikan di loket farmasi rawat jalan dan
rawat inap sehingga pasien harus menunggu
lama untuk mendapatkan obat
24. Berkas-berkas administrasi rawat inap yang
salah tulis atau salah cetak, formulir yang tidak
terpakai menumpuk dalam laci
admission/pendaftaran
25. Keluarga pasien yang dirawat inap di
Ruangan Lt3 jika ingin membayar biaya
perawatan harus berjalan kaki dahulu ke kasir
rawat inap Lt1. Setelah selesai, berjalan
kembali ke Ruangan Lt3 untuk menjemput
pasien dan keluarganya lalu berjalan lagi ke
Lobby Lt 1 untuk pulang
 Jawaban Latihan :
Memahami PEMBOROSAN / WASTE
 MOTION

1. Suster A melakukan pemeriksaan tanda vital

pagi ini terhadap Ny. Z, disaat akan melakukan
pemeriksaan suhu tubuh, ternyata
termometernya tertinggal di nurse station.
Sehingga suster A kembali dulu ke nurse station
untuk mengambil termometer dan kemudian
menyelesaikan pemeriksaan tanda vital Ny.Z
 DEFEK

2. Petugas laboratorium Sdri. Y mengambil

sampel darah Ny. B dan meletakkan sampel
tersebut ke dalam kotak penyimpanan. Saat
akan memeriksakan sampel darah tersebut,
ternyata lupa memberikan label nama
sedangkan di dalam tabung tersebut terdapat 1
tabung juga yang tidak berlabel nama.
Sehingga Ny. B dipanggil kembali untuk diulang
pengambilan darahnya
 WAITING TIME

3. Bpk. G direncanakan pulang pada pukul

07.30 wib dari RPU. Saat pukul 07.30 wib
ternyata obat pulang Bpk. G belum datang
sehingga terpaksa menunggu dahulu hingga 2
jam lebih
 OVER PRODUKSI

4. Setiap hari, petugas casemix RS Bpk. N akan

melakukan pencetakan bukti pembayaran
pasien dan dilampirkan di dalam berkas klaim
pasien.
Hal itu dilakukan karena Bpk. N khwatir bukti
pembayaran tersebut akan diminta oleh tim
BPJS Kes.
 EXTRA PROCESSING

5. Berkas pasien yang akan pulang, sebelum

dikirimkan ke bagian klaim akan dicek dahulu
ke supervisi untuk memastikan kelengkapan,
kegiatan yang sama akan dicek kembali oleh
dokter jaga ruangan dan diulang kembali
kegiatan tersebut oleh kepala ruangan dan
terakhir akan diverifikasi oleh kepala instalasi
 TRANSPORTATION

6. Kurir Sdr. D diminta untuk mengambil labu

darah Ny. M di Ruang Ranap Lt4 dari ruang
Bank Darah di Lt 1, lalu diminta kembali ke
Ruang Ranap Lt4 untuk mengantarkan sampel
darah Tn. B ke ruang Laboratorium Lt 1
 NON UTILIZED TALENT

7. Suster. C hari ini berdinas pagi, sebelum

memulai kegiatannya saat akan operan, keluarga
pasien Ny. A melaporkan jika bed Ny. A kotor dan
minta digantikan lakennya. Asper. K ruangan
sedang membereskan kamar sebelahnya sehingga
suster. C yang menggantikan laken bed Ny. A dan
memindahkan piring sisa makanan Ny. A. Karena
hal ini, suster. C terlambat mengikuti operan
pasien pagi ini
 INVENTORY

8. Walaupun sudah beralih ke rekam medis

elektronik (ERM), di Bagian Rekam Medis
masih menumpuk berkas-berkas pasien yang
masih manual karena belum discan sebagai
arsip
 DEFEK

9. Di RS Bungan telah menggunakan Clinical

Pathway dalam melakukan panduan pelayanan
pasien, tetapi dr. F memberikan obat yang tidak
sesuai dengan standar dalam Clinical Pathway
 EXTRA PROCESSING

10. Ibu Budi ini berobat ke RS Bahagia bagian

poli Penyakit Dalam, disetiap titik pelayanan,
Ibu Budi diminta untuk selalu menunjukkan
KTP dan Kartu Berobatnya untuk memastikan
kesesuaian data pasien
 DEFEK

11. Farmasi kamar bedah / ruang OK telah

menyiapkan paket obat-obatan dan alkes untuk
operasi SC untuk mencegah terjadinya
kekurangan obat-obatan / alkes selama operasi
berlangsung. Petugas farmasi Ny. E ternyata
tidak menyiapkan paket sesuai standar
 MOTION

12. Petugas administrasi yang berdinas di meja

1 pada bagian pendaftaran harus bolak-balik ke
meja 5 bagian pendaftaran dikarenakan
stempel capnya hanya terdapat di loket
tersebut
 INVENTORY

13. Petugas logistik Tn. D memesan formulir

yang dibutuhkan untuk bulan ini melebihi dari
kebutuhannya sehingga menyebabkan
penumpukan formulir di gudang umum
 OVER PRODUKSI

14. Bagian pengadaan mencetak formulir lebih

banyak dari kebutuhan untuk mensiasati
kemungkinan kekurangan berkas
 WAITING TIME

15. Karena kesalahan bagian pendaftaran

menyebabkan Tn. S terpaksa menunggu hingga
3 jam untuk mendapatkan pelayanan
konsultasi dari dokter
 EXTRA PROCESSING

16. Suster M selalu menulis berulang hasil

pemeriksaan tanda vital pada secarik kertas
catatan kecil, kemudian mencatat kembali
dengan rapi pada catatan terintegrasi dan
formulir keperawatan
 NON UTILIZED TALENT

17. Asisten Apoteker rawat inap mengangkat

telepon hampir 500 kali dalam 8 jam.
Akibatnya dia tidak dapat melakukan
pengawasan dispensing obat dengan baik
 TRANSPORTATION

18. Pengemudi A mengantarkan pasien ke RS

Bunga Mekar di daerah Karawaci untuk
persiapan operasi elektif. Pengemudi B
mengantarkan permintaan darah ke PMI di
daerah Karawaci dalam waku berselang 30
menit saja
 DEFEK

19. Akibat tidak berkomunikasi antara bagian

SDM dengan billing dan petugas penghitung
jasa medis, maka terjadi kesalahan
pengalokasian jasa medis dr. A kepada dr. B.
Yang mengakibatkan dr. A marah dan petugas
jasa medis harus mengindentifikasi satu
persatu pasien dr. A dan mengulang
perhitungan jasa medis dr. A dan dr. B
 WAITING TIME

20. Pasien duduk dan berdiri menunggu

dilayani hingga 3 jam di poli Rehabilitasi Medik
 DEFEK

21. Pembatalan jadwal operasi mengakibatkan

komplain dari DPJP maupun keluarga pasien
yang disebabkan instalasi kamar bedah / OK
tidak memiliki buku panduan benang operasi
 INVENTORY

22. Penumpukkan berkas rekam medis yang

belum disusutkan dan belum didigitalisasi
memakan tempat, memerlukan pegawai
khusus untuk merawat berkas-berkas,
menggunakan listrik dari lampu dan pendingin
ruangan
 WAITING TIME

23. Kertas resep yang menumpuk belum

diselesaikan di loket farmasi rawat jalan dan
rawat inap sehingga pasien harus menunggu
lama untuk mendapatkan obat
 INVENTORY

24. Berkas-berkas administrasi rawat inap yang

salah tulis atau salah cetak, formulir yang tidak
terpakai menumpuk dalam laci
admission/pendaftaran
 TRANSPORTATION

25. Keluarga pasien yang dirawat inap di

Ruangan Lt3 jika ingin membayar biaya
perawatan harus berjalan kaki dahulu ke kasir
rawat inap Lt1. Setelah selesai, berjalan
kembali ke Ruangan Lt3 untuk menjemput
pasien dan keluarganya lalu berjalan lagi ke
Lobby Lt 1 untuk pulang
Terima Kasih