PAYROLL and PERSONNEL

Tugas Kelompok 3 : Mata Kuliah Audit Internal 1

Dr. H. M. Rasuli ,SE, M.Si, Ak, CA

Disusun Oleh :

RAJA ERWIN SAPUTRA

REZKA SETIAWAN
TIRTHA SYAPUTRA

FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS RIAU
PEKANBARU

JUNI 2018
 DAFTAR ISI

PAYROLL and PERSONNEL.............................................................................1

A. Fungsi Sumber Daya Manusia...................................................................1

B. Penggajian dan Pengendalian Kompensasi Karyawan...........................1

1. Proses Penggajian......................................................................................2

2. Pertimbangan Pengendalian Internal dari Penggajian...............................4

3. Kegiatan Internal Audit Penggajian..........................................................5

C. Fungsi Sumber Daya Manusia (HRD)....................................................11

1. Human Resources Department (HRD) Function.....................................11

2. Human Resources Internal Control Consideration..................................15

3. Human Resources department internal audit activities...........................18

D. Employee Benefit Program......................................................................20

1. Program Manfaat Kegiatan Karyawan....................................................21

2. Pengendalian Internal Program Imbalan Kerja.......................................22

3. Kegiatan Audit Internal Kesejahteraan Karyawan..................................23

E. Payroll And Human Resources Audit In Perspective............................25

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................ii

i
 PAYROLL and PERSONNEL

A. Fungsi Sumber Daya Manusia

Fungsi penggajian lebih dari sekedar menerbitkan cek upah pada akhir

periode. Penggajian berkaitan erat dengan sumber daya manusia untuk

memastikan bahwa bayaran yang dilakukan telah benar dan sesuai setelah

dikurangi biaya seperti pajak penghasilan, bonus, permintaan kredit yang diminta

karyawan. Sumber daya manusia memiliki tanggungjawab untuk perekrutan,

memberikan manfaat untuk, dan mendukung seluruh personil dalam organisasi.

Fungsi dari bagian penggajian dan sumberdaya manusia yang penting adalah

untuk menjaga kualitas dari tenaga kerja di dalam organisasi.

Fungsi bagian sumber daya manusia adalah untuk memberikan bantuan

dan pelayanan kepada setiap orang dalam organisasi pada semua tingkatan.

Karena internal auditor adalah seorang karyawan dan karena alasan kerahasiaan,

beberapa fungsi audit dihindari pada daerah ini. Bagaimanapun juga, pengendalian

internal terhadap penggajian, sumber daya manusia, dan kepentingan karyawan

dapat membuat kontribusi manajemen yang penting, termasuk potensi

pengurangan biaya.

B. Penggajian dan Pengendalian Kompensasi Karyawan

Penggajian dan kompensasi karyawan termasuk gaji dan upah yang secara

teratur diberikan, juga termasuk pembayaran insentif seperti komisi penjualan.

Pertimbangan pengendalian audit sangat penting untuk bagian penggajian,

karena :

1
1. Gaji dan upah biasanya merupakan satu dari segmen terbesar dari biaya

operasional organisasi.

2. Pengeluaran ini melibatkan orang dan sebagai konsekuensinya masalah

mengenai orang tidak terelakkan.

3. Berhubungan begitu erat dengan berbagai masalah operasional seluruh

kegiatan organisasi dan upaya untuk mencapai pemanfaatan tenaga kerja yang

efektif.

Ada juga pertimbangan hukum yang saling terkait seperti Undang-undang

upah minimum. Bagian penggajian juga harus mempertimbangkan aturan hukum

seperti upah peraturan upah minimum, asuransi, berbagai kuota peraturan terkait,

dan program pensiun pemerintah. Biaya penggajian merupakan jantung dari

keseluruhan operasional organisasi.

1. Proses Penggajian

Karena penggajian harus dilakukan terhadap karyawan atas kompensasi

pekerjaan yang mereka lakukan, persyaratan pertama dalam proses penggajian

adalah bukti bahwa kompensasi individu dilakukan pada karyawan yang benar

secara resmi, resmi bekerja di dalam organisasi dan tidak diberhentikan sebelum

tanggal mulai periode penggajian saat ini. Persyaratan kedua adalah bukti dari

pekerjaan yang dilakukan. Dalam kasus penggajian karyawan, dokumentasi

pekerjaan yang dilakukan akan bervariasi tergantung pada status organisasi dan

tingkat karyawan.

Karyawan dari kategori yang berbeda seringkali dibayar dengan periode

waktu yang berbeda pula. Pekerja per jam seringkali dibayar dalam basis

2
mingguan, dan karyawan yang tingkatannya lebih senior biasanya dibeyarkan gaji

secara bulanan.

Aspek kunci dalam persiapan penggajian adalah :

a. Accumulation of work evidence

Kartu jam kerja dan catatan lain dari aktivitas kerja harus diakumulasi dan

diterima sesuai dengan persetujuan supervisor.

b. Application of rate

Tingkat gaji yang ada, kontrak perserikatan, atau tingkat skala gaji

organisasi yang digunakan dalam menghitung kompensasi.

c. Accounting distributions

Jumlah yang dibayarkan untuk jasa yang diberikan harus dialokasikan

secara tepat dengan aktivitas operasional dalam kesesuaian yang telah

dibuat organisasi untuk keperluan akuntansi.

d. Application of deductions

Pengurangan payroll termasuk pajak, jaminan sosial, perserikatan, rencana

pensiun, dan jaminan kesehatan.

e. Determination of net pay

Selisih kompensasi dasar yang diperoleh dan semua pengurangan adalah

net pay yang menjadi hak semua karyawan.

Walaupun para pemberi kerja membayar karyawan mereka dengan cara

tunai, organisasi pada saat ini telah membayar tiap individu dengan cek atau

dengan cara automatic fund transfer untuk mengurangi resiko dari memegang

3
uang tunai, dan tentu saja untuk menyediakan pencatatan otomatis dari

penggajian karyawan.

2. Pertimbangan Pengendalian Internal dari Penggajian

Bagian ini mencakup pengendalian internal dan kegiatan audit atas fungsi

penggajian. Diskusi selanjutnya adalah mengenai pengendalian terhadap

sumberdaya manusia dan fungsi employee benefits. Auditor internal harus selalu

mengingat bahwa area pengendalian yang terpisah ini saling terkait. Fungsi

terpisah dari organisasi modern termasuk dalam employee benefit dan proses

kompensasi, termasuk :

a. Departemen Operasional

Supervisor dari unit operasional bertanggungjawab dalam menyetujui absen

jam kerja karyawan seperti menentukan tingkat upah yang berubah dan

semua penambahan atau pengurangan dalam slip gaji.

b. Departemen Sumberdaya Manusia

Grup ini bertanggungjawab untuk menjaga semua tingkat gaji karyawan

berdasarkan klasifikasi pekerjaan dan evaluasi yang diberikan oleh

departemen operasional terhadap individu karyawan.

c. Fungsi Pencatat Waktu Kerja

Grup ini yang bertugas menyerahkan data jam kerja dan mempersiapkan

kepatuhan dalam proses penggajian.

d. Proses Penggajian, dan

Grup ini memproses dan mendistribusikan gaji aktual.

e. Fungsi Penggajian terkait Akuntansi.

4
 Otorisasi dalam pengeluaran dana untuk gaji, pajak dan segala macam

bentuknya, namun sekarang biasanya sudah memakai sistem yang otomatis.

3. Kegiatan Internal Audit Penggajian

Saat ini, aspek operasional dari fungsi penggajian seringkali diabaikan

oleh auditor. Meskipun masih dilihat sabagai resiko kecil oleh auditor maupun

manajemen, sistem penggajian dapat memiliki resiko audit yang signifikan.

Sistem penggajian berubah bersamaan dengan Human Resource Departemen

(HRD) dalam menangani proses pembayaran.

a. Prosedur Audit Keuangan dari Penggajian

Tujuan ini adalah memastikan bahwa karyawan yang berwenang menerima

sesuai dengan gaji resmi. Prosedur audit keuangan dan operasional untuk

penggajian saling terkait.

5
 Figure 29.1 Simplied Payroll System
Personnel Adds,
Salary Rate and
Delete and
Tax Changes
Change

Personnel Master Compensation and

File Update Rate File Update Time Cards

Payroll Payroll Time Input

Master File Rate File Processing

Payroll Processing
System To G/L

Pay Registers and

Control Reports
Updated
EFT Data
Payroll
to Bank
Master File
Paper Checks
(as needed)

Tujuan yang dapat membantu memastikan orang yang tepat menerima bayaran

yang tepat adalah :

6
 1) Semua penambahan, pengurangan, perubahan tarif, telah diotorisasi

dengan tepat

2) Data waktu karyawan telah diproses secara akurat, terkalkulasi dan

terdistribusi

3) Seluruh penggajian yang berkaitan dengan pajak penghasilan dan

pengurangan harus dikalkulasikan secara akurat dengan aturan dan

regulasi yang berlaku

4) Pembayaran gaji harus dilakukan pada orang yang tulen pada tarif dan

kompensasi yang telah diotorisasi

5) Catatan pembayaran penggajian harus diklasifikasikan secara tepat dan

dirangkum dalam kasifikasi akun yang benar

Prosedur Audit Finansial atas Payroll

Audit Lokasi Tanggal

No Langkah Audit Initial W/P
1 Menentukan format prosedur, termasuk persetujuan,
tersedia untuk penambahan, penghapusan, atau
perubahan pencatatan payroll apapun; Memilih
sampel aktivitas pemeliharaan payroll belakangan
dan menentukan perubahan yang sesuai dan
diotoriasi.
2 Menentukan prosedur otoriasi yang ditempatkan
untuk perubahan terhadap tarif gaji yang ditentukan
dan klasifikasi pekerjaan.
3 Mereview prosedur rekening bank payroll;
menentukan bahwa penandatanganan rekening
dibutuhkan untuk persetujuan dan prosedur formal
tersedia untuk menetapkan, rekonsiliasi, dan
pemantauan rekening bank payroll
4 Mereview prosedur untuk memproses program pajak
dan imbalan pegawai seperti juga klaim lain, seperti
pemotongan (garnishment). Berdasarkan dasar

7
 pengujian, telusuri beberapa pilihan pemotongan gaji
dari formulir permintaan ke pencatatan payroll untuk
pembayaran aktual
5 Memeriksaprosedur pengendalian untuk siklus
payroll, menentukan bahwa sumber dari informasi
gaji misalnya time card) diperiksa untuk keakuratan
dan persetujuan sebelum pemrosesan.
6 Review pengendalian di sekitar siklus pemrosesan
payroll untuk menentukan bahwa semua akun
seimbang sebelum pembayaran.
7 Telusuri dan seimbangkan pencatatan dari siklus
pemrosesan payroll ke akun pegawai spesifik dan
akun finansial secara umum untuk pengakuan
payroll termasuk libur, cuti, cuti sakit, kelompok
asuransi, dan kompensasi pekerja.
8 Tentukan bahwa rekening bank payroll direkonsiliasi
oleh seseorang yang independen dari fungsi payroll;
review hasil sampel rekonsiliasi.
9 Menannyakan (inquire) apakah orang yang terlibat
dalam pemrosesan payroll dilindungi oleh kontrak
ketaatan (fidelity bond).
10 Tentukan bahwa ada periode rekonsiliasi yang dibuat
atas jumlah gaji bersih dan gaji kotor atas
pengembalian pajak dan buku besar.

b. Prosedur Audit Operasional Fungsi Penggajian

Audit operasional difokuskan pada bahwa hanya orang yang tepatlah yang

menerima gaji, yaitu orang yang masih aktif sebagai karyawan di perusahaan

terkait. Jika gaji dalam bentuk cek, auditor internal harus memastikan bahwa

cek diberikan dan diterima oleh karyawan yang tepat.

c. Prosedur Audit Komputer Fungsi Penggajian

Auditor internal harus menguji aplikasi sistem penggajian, auditor internal

harus memberikan perhatian khusus pada area berikut ini : Pengendalian atas

8
 perubahan program, Pengendalian keamanan logis, Prosedur update dari

program komputer.

Prosedur Audit Operasional atas Payroll  Uji Payoff

1 Evaluasi kembali risiko dan audit lain terkait informasi untuk menilai apa
uji payoff harus di benarkan.
2 Mengembangkan rencana untuk uji payoff, termasuk departemen dan
fungsi yang akan diuji dan juga waktu pengujian.
3 Diskusikan rencana untuk uji payoff dengan senior manajemen finansial,
menjelaskan rencana dan waktu review. Berdasarkan diskusi, buat
penyesuaian yang perlu terhadap rencana audit.
4 Buat pengaturan dengan fungsi sistem informasi untuk uji payoff. Semua
cek payroll yang aktual untuk periode tersebut harus diserahkan secara
langsung ke internal audit
5 Untuk cek yang didepositokan secara langsung ke rekening pegawai, buat
pengaturan untuk mengamankan daftar khusus dari pegawai yang
menerima deposito langsung yang akan diikutsertakan dalam pengujian.
6 Kembangkan laporan uji payoff, buat daftar semua pegawai yang ikut serta
dalam pengujian dan apakah mereka terima cek atau deposito langsung,
dan memberi sedikit ruang untuk tanda tangan mereka.
7 Bila cek atau pay device secara normal dipos-kan ke rumah pegwai, buat
pengumuman pada waktu ketika pegawai normalnya menerima cek
mereka di mana mereka harus mengambil cek atau pay device mereka
pada hari pengujian. Jika tidak, beritahukan supervisor pada hari payroll
bahwa audit internal akan mendistribusikan voucher gaji hanya untuk hari
itu saja.
8 Pada hari pengujian, semua pegawai di departemen yang diuji harus
diminta untuk mendatangi area kerja auditor internal, untuk menuliskan
nama mereka dan pasokan pegawai atau identifikasi lain, dan untuk
menandatangani laporan uji payoff. Setelah perbandingan tanda tangan
tersebut dengan identifikasi dan cek visual, auditor internal harus
mendistribusikan payroll cek atau payroll voucher.
9 Bila ada cek atau vucher yang tidak diambil pada tanggal pengujian,
tentukan bila pegawai pada saat itu absen dan buat pengaturan untuk
pegawai untuk mengambil cek dari auditor internal.
10 Bila cek tidak diambil dan pegawai tidak diotorisasi kepergiannya,
investigasi apakah hal ini menunjukkan pegawai fiktif (ghost employee)
atau ada situasi penipuan yang potensial. Penting untuk berkonsultasi
dengan manajemen sumber daya manusia, atau departemen legal dalam

9
 kasus ini.
11 Untuk laporan pengujian payoff yang ditandatangani pegawai tersebut,
bandingkan tanda tangan ke pencatatan pegawai pada saat dasar pengujian
(on the spot).
12 Apabila pegawai yang dirancang dalam pencatatan payroll tidak bisa
diidentifikasi, pertimbangkan kemungkinan penipuan (fraud). Status dari
pegawai penipu tersebut harus diinvestigasi, apakah mereka adalah bekas
pegawai yang secara fisik meninggalkan perusahaan sebelumnya atau jika
pegawai tersebut merupakan pegawai fiktif (ghost employee).

d. Laporan Temuan Sample Audit dari Fungsi Penggajian Contohnya :

1) Input formulir dari Penggajian tidak disetujui secara benar.

Rekomendasi : Proses penggajian harus menetapkan prosedur untuk

mempercepat proses manajer lini menyetujui gaji dengan pengecualian.

2) Pengendalian keamanan dari data penggajian

Rekomendasi : Keamanan atas hak akses pada master file gaji harus

dibatasi hanya pada orang – orang yang diperbolehkan untuk

mengubah master file.

Prosedur audit bantuan komputer atas payroll dan human resources

Berikut adalah prosedur audit komputer yang potensial untuk review sistem dan
fungsi payroll dan human resources. Auditor harus memiliki akses ke
pengambilan software ketika mengembangkan software ini, sebagaimana pula
akses ke susunan file.
1 Ghost Payroll Test Cocokkan dengan nama akhir dan nomer pegawai
keseluruhan pegawai dalam register file yang palung
mutakhir dengan file HRD; investigasi setiap
perbedaan
2 Duplicate Sortir baik payroll master file dan human resources
Employee Test file berdasarkan nama akhir, lihat akan adanya
potensial duplikasi. Untuk anggota keluarga,
tentukan mereka sesuai dengan aturan
mempekerjakan keluarga. Untuk potensi duplikasi,

10
 investigasi.
3 Missing Deduction Berdasarkan diskusi dengan manajemen HR.
Test Tentukan data yang diisyaratkan bagi pegawai
(seperti pemotongan pajak) dan sharing file untuk
menentukan bahwa semua kode telah dimasukkan ke
dalam sistem.
4 Payroll Footing Gunakan software audit untuk menghitung kembali
Test pemotongan tertentu dan ringkas semua file dan
sitem payroll yang dihitung secara total untuk satu
periode. Rekonsiliasikan perbedaan ke penctatan
payroll.
5 Payroll Test Deck Menggunakan metode “test deck”, untuk file gaji
current dan proses serangkaian transaksi yang “tidak
mungkin terjadi” terhadap file ini. verifikasikan
bahwa pengendalian pemrosesan telah memadai
untuk melindungi atau mendeteksi hal-hal yang tidak
mungkin terjadi tersebut.

C. Fungsi Sumber Daya Manusia (HRD)

Fungsi dari HRD yaitu bertanggung jawab dalam seluruh data administrasi

pelamar dari awal masuk hingga keluar perusahaan. Namun kadangkala HRD bisa

saja melewati batas tanggung jawabnya dengan membuat kebijakan baru dalam

perekrutan karyawan. Salah satu cara untuk membatasinya adalah aturan

mengenai persayratan perekrutan, batas umur yang diperbolehkan, dan isu lain

dapat meningkatkan perekrutan karyawan.

1. Human Resources Department (HRD) Function.

Kebutuhan organisasi mencakup spektrum yang luas dan Sumber Daya

Manusia (HRD) memiliki tanggungjawab dasar untuk hal-hal berikut :

11
a. Identifikasi kebutuhan sekarang dan masa yang akan datang sumber daya

manusia, biasanya diperkirakan oleh fungsi operasional dengan fungsi

human resource menyajikan pedoman.

b. Inventory, analisa, dan penilaian atas sumber daya manusia yang ada untuk

menentukan kebutuhan dan adanya kesenjangan yang muncul.

c. Merekrut dari luar organisasi beserta pula upaya transfer, promosi, atau

pelatihan dari dalam, untuk membantu menjembatani kesenjangan.

d. Administrasi program imbalan, aktivitas kesejahteraan pegawai, pelaporan

pemerintah dan administrasi lainnya yang terus menerus dari tenaga kerja

yang ada.

Berikut ini merupakan berbagai masalah yang terkait dengan departemen

sumber daya manusia :

a. Identifikasi kebutuhan Sumber Daya Manusia

Untuk mengetahui apa yang dibutuhkan perusahaan maka perlu dilihat ke

dalam struktur organisasi bersama dengan deksripsi pekerjaan tiap divisi.

Deksripsi pekerjaan adalah kunci aktivitas organisasi, sebagai dasar syarat

spesifik untuk merekrut karyawan berdasarkan pengetahuan, keterampilan,

pengalaman serta sifat kandidat. HRD juga harus bisa memformulasikan

standar dari deskripsi pekerjaan, tanggung jawab spesifik dan syarat di tiap

posisi yang dibutuhkan.

b. Menentukan dan menilai Sumber Daya Manusia yang tersedia

HRD harus bisa menentukan dan menilai apakah karyawan yang ada

sekarang ini sudah cukup untuk mencapai sasaran dan tujuan perusahaan.

12
 Jika belum, maka diperlukanlah perekrutan karyawan. Jika karyawan yang

telah ada dinilai malah membuat kinerja perusahan menjadi tidak efektif,

maka perampingan karyawan pun perlu dilakukan.

c. Rekrutmen dan pemilihan Pegawai

Perekrutan karyawan dimulai ketika ditemukan kandidat yang sesuai. Cara

agar para kandidat tersebut mengetahui adanya lowongan kerja adalah dari

iklan di koran, melalui agensi, atau langsung dari universitas. Dalam meilih

kandidat yang pas maka HRD memerlukan informasi para kandidat dari

empat hal berikut:

1) Application Forms terdiri dari latar belakang pendidikan, prestasi, serta

pengalaman kerja kandidat

2) References yaitu kontak yang bias dihubungi mengenai segala informasi

kandidat

3) Special Test yaitu tes yang diadakan oleh pihak perusahaan untuk

mengukur kemampuan kandidat

4) Personal Interview yaitu wawancara dengan orang-orang tertinggi di

perusahaan tersebut, atau dengan divisi yang ingin dimasuki kandidat

d. Training and Development

Ada beberapa aturan yang harus dipahami ketika training, yaitu :

13
 1) Receptivity of Trainee, yaitu pihak yang memberi training harus

mengetahui materi yang disampaikan agar tujuan training tersebut

tercapai.

2) Quality of the Training, Material bahwa bahan atau materi yang

disampaikan pada training sebelumnya sudah diuji sehingga

menghasilkan training yang berkualitas.

3) Time Requirement, yaitu tergantung tingkat kesulitan training, makin

sulit maka waktu trainingnya makin lama.

4) Participation and Involvement, yaitu adakalanya para pihak yang

memberi training harus ikut serta ecara langsung dan berkomunikasi

dengan kandidat untuk mengetahui apakah ada peningkatan, dan

metode ini dianggap efektif.

5) Reinforcement, adalah tahap akhir training di mana penjelasan tujuan

dari training dilakukan.

Dalam membuat training menjadi efektif, ada beberapa aspek yang harus

dipertimbangkan audit internal, yaitu :

1) Diperlukan campur tangan manajemen secara berkala dan dukungan

dari program training secara keseluruhan

2) Model dari program training harus dikoordinasikan dengan kebutuhan

operasional perusahaan

3) Didesain untuk menaikkan motivasi serta minat para kandidat

e. Tanggungjawab administrasi Sumber Daya Manusia secara keseluruhan

14
 HRD yang efektif adalah dengan menyesuaikan tugas serta deskripsi

pekerjaan dengan kemampuan karyawan serta mana yang paling

menguntungkan perusahaan. Staf HRD juga harus memastikan bahwa

seluruh karyawan telah ditepatkan dan bekerja sesuai dengan deksripsi

pekerjaan masing-masing. Seiring dengan manajemen yang memberi

tanggung jawab kepada staf divisinya, HRD membuat aturan, standar, serta

prosedur yang membantu meningkatkan semangat kerja karyawan.

2. Human Resources Internal Control Consideration

Dengan bertambahnya regulasi dan aturan-aturan yang ada mengenai

kepegawaian, maka departemen sumber daya manusia juga harus bisa mengatasi

masalah tersebut, berikut ini merupakan implikasi internal kontrol yang penting

dan harus dilaksanakan :

a. Analisis dan evaluasi pekerjaan

Keseluruhan analisis pekerjaan dan proses evalutaion memungkinkan

karyawan untuk melihat di mana mereka cocok dalam organisasi dan apa

manajemen mengharapkan dari mereka. juga menyediakan tingkat lapangan

bermain untuk mencegah tuduhan karyawan bias pekerjaan atau

diskriminasi. audit internal harus mencari sistem secara keseluruhan dan

proses yang berkelanjutan untuk evaluasi ulang

b. Administrasi kompensasi

Administrasi kompensasi menentukan tingkat umum gaji di masyarakat dan

industri di mana organisasi ini merupakan bagian. organisasi harus

memenuhi atau setidaknya bersaing dengan level gaji, yang harus cukup

15
 tinggi untuk menarik sumber daya manusia dari kualitas yang diinginkan

dan dalam jumlah yang tepat, tetapi tidak begitu tinggi untuk menciptakan

biaya yang berlebihan dan harga produk tidak kompetitif. kompensasi

keseluruhan memadukan membayar langsung, kinerja insentif gaji, dan

tunjangan karyawan.

c. Evaluasi kinerja

Auditor internal harus mengembangkan pemahaman tentang proses kinerja

penilaian organisasi dan kemudian dtermine apakah proses yang sedang

diikuti dengan benar pada tingkat ll di organisasi. untuk menilai kualitas

penilaian kinerja tersebut, auditor memeriksa sampel individu penilaian

kinerja diselesaikan serta ringkasan statistik. tujuan adalah untuk

memastikan bahwa ada bidang sumber daya manusia dan prosedur

manajemen untuk menyelesaikan proses evaluasi dan review secara

periodik, sesuai dengan kebijakan organisasi.

d. Transfer, promosi dan pengakhiran

Beberapa masalah terutama berkaitan dengan situasi individu, sedangkan

yang lain muncul perubahan berdasarkan persyaratan sumber daya manusia.

fungsi sumber daya manusia dapat berfungsi baik sebagai sumber utama

informasi tentang sumber daya yang tersedia dan sebagai perencana dan

penasihat dalam membantu manajer dan supervisor memecahkan masalah

personil mereka. ketika terminasi yang terlibat, ada kebutuhan untuk

16
 manging dampaknya. departemen sumber daya manusia mengantisipasi

penghentian bila memungkinkan dan mengembangkan pengaturan

pemisahan adil sesuai dengan komunitas organisasi.

e. Catatan dan laporan karyawan

Memelihara semua catatan karyawan dan pengolahan semua perubahan

status kepegawaian memberi sumber daya manusia fungsi tanggung jawab

untuk melaporkan informasi yang diinginkan oleh manajemen, sehubungan

dengan komposisi tenaga kerja dan perubahan dari waktu ke waktu, atau

pertimbangan operasional yang signifikan seperti informasi untuk kontrol

lembur, absensi, atau omset

f. Bimbingan dan kegiatan pribadi

Layanan konseling karyawan memberikan bantuan dengan masalah seperti

dependensi kimia, baik di rumah atau melalui luar, lembaga organisasi yang

disponsori. fungsi sumber daya manusia harus memikul tanggung jawab

tersebut. fungsi sumber daya manusia harus menjaga dokumentasi yang

memadai atas seluruh materi. sumber daya manusia dapat melindungi

organisasi dengan berpotensi mencegah litigasi karyawan

g. Program imbalan kerja

Tunjangan karyawan termasuk program kesehatan, rencana pensiun,

asuransi berbagai jenis, dan diskon produk karyawan. Sumberdaya manusia

biasanya mendesain dan mengelola program imbalan ini. Disini, pemerintah

juga memainkan peran penting dalam menetapkan peraturan atau

mengharuskan tingkat kepatuhan minimum tertentu. Rencana tunjangan

17
 memerlukan perhatian dan aktivitas organisasi yang besar, dan karenanya

memiliki konsekuensi pengendalian pengendalian internal.

h. Layanan karyawan

Organisasi mungkin memberikan ruang kantor, saluran telepon, dan manfaat

lainnya, dan sumber daya manusia mungkin memproses transaksi antara

sistem penggajian dan catatan credit union. Audit internal dapat meninjau

kontrol dan prosedur yang mencakup layanan ini dan pemanfaatannya,

berpotensi membuat rekomendasi penghematan biaya

i. Kompensasi dan keselamatan pekerja

Administrasi program kompensasi pekerja juga merupakan aspek penting

dari kegiatan departemen sumber daya manusia keseluruhan. masalah

keamanan merupakan kombinasi dari perangkat pelindung yang efektif,

prosedur dan pendidikan untuk mempromosikan kesadaran keamanan yang

lebih besar. kompensasi pekerja dapat disalahgunakan jika tidak ditangani

dengan baik dan dapat meningkatkan biaya keseluruhan organisasi dan

membatasi tenaga kerja yang tersedia. auditor internal dan manajemen lini

harus menyadari pelanggaran potensial dan mempertimbangkan bertarung

jenis klaim jika mereka meragukan keabsahannya.

j. Hubungan kerja

Audit internal biasanya tidak memiliki peran dalam meninjau kepatuhan

kontrak untuk perjanjian kerja bersama, tapi setidaknya harus menyadari

bahwa perjanjian tersebut ada dan harus mempertimbangkan mereka ketika

18
 membuat rekomendasi, terutama di mana karyawan profesional tercakup

oleh kesepakatan tawar-menawar kolektif.

3. Human Resources department internal audit activities

Audit interal, manajemen lini, dan manajemen sumber daya manusia

mungkin menduga tujuan berpotensi melayani diri sendiri dalam setiap review

dari departemen sumber daya manusia. di samping itu, resoures manusia

departemen sebagai fungsi tunggal dapat dilihat sebagai daerah risiko yang relatif

rendah bila dibandingkan dengan daerah lain dalam organisasi.

a. Human resources financial audit procedures

Sumber daya manusia tidak biasanya memiliki sejumlah besar tanggung

jawab keuangan langsung. prosedur audit keuangan untuk departemen

sumber daya manusia berkaitan dengan prosedur departemen sendiri

b. Human resources department operational audit program

Memilih daerah berisiko lebih tinggi dalam sumber daya manusia untuk

meninjau operasional dapat membuktikan signifikan karena banyak daerah

yang tidak secara langsung diamati oleh manajemen.

Area potensial untuk audit internal di departemen sumber daya manusia

termasuk :

1) Standar dan prosedur perencanaan gaji

2) Prosedur peninjauan kinerja pegawai

3) Catatan karyawan dan pelaporan

4) Kegiatan kepatuhan pemerintah

5) Bergaining unit matters

19
 6) Kegiatan layanan khusus karyawan

7) Keseluruhan standar departemen sumber daya manusia dan produsen

c. Human Resources function computer audit procedures

Sumber daya manusia sistem yang digunakan untuk mempertahankan profil

dari seluruh karyawan dan untuk menyediakan data manfaat

compensationand sistem pendukung biasanya dalam beberapa bentuk

database, dengan satu set catatan untuk setiap karyawan termasuk informasi

kunci tingkat demografi dan membayar.

d. Human Resources Sample Audit Report Findings

Hal-hal yang mungkin menjadi temuan auditor untuk audit atas HR

Department adalah klaim karyawan untuk kepentingan pribadi. Misalnya

karyawan melakukan klaim atas perjalanan dinas. Namun setelah ditelusuri

lebih lanjut, ada sebagian biaya dari perjalanan dinas tersebut yang

digunakan untuk kepentingan pribadi. Rekomendasi untuk temuan ini

adalah sebaiknya segala jenis klaim karyawan diperiksa oleh HR

Department, karena setiap perjalanan dinas karyawan pasti memerlukan

persetujuan HR Manager.

D. Employee Benefit Program

Imbalan kerja karyawan merupakan area audit internal yang penting

karena membutuhkan pemahaman lebih akan pencatatan akuntansinya dan

peraturan pemerintah terkait. Terjadi perkembangan untuk menambah upah

karyawan dasar dan kompensasi gaji, tujuannya untuk memotivasi karyawan

20
untuk memberikan layanan yang lebih tinggi. Program tambahan ini disebut

dengan Fringe Benefit

Sifat dan lingkup Fringe Benefit mencakup jangkauan yang luas. Beberapa

diantaranya erat dengan kompensasi dasar, seperti bonus yang dibayarkan dari

keuntungan, program opsi saham, atau mungkin program tabungan atau nilai

pertanggunan di bawah harga pasar, rumah sakit dan perlindungan medis, liburan,

dan sejenisnya.

Beberapa poin penting terkait imbalan kerja karyawan akan dibahas dalam poin

berikut :

1. Program Manfaat Kegiatan Karyawan

Jenis imbalan kerja karyawan dapat berbeda-beda di setiap perusahaan

tergantung jenis program yang diambil, ukuran perusahaan, dan nilai minimal

resiko. Program manfaat juga melibatkan hubungan langsung dengan karyawan

dan didasarkan atas janji yang diberikan kepada karyawan.

Pertimbangan pengendalian yang perlu dinilai untuk semua program manfaat

meliputi :

a. Rancangan program dalam hal biaya dan manfaat yang diharapkan

b. Komunikasi dari cara program ini adalah untuk beroperasi, alternatif yang

tersedia untuk setiap peserta

c. Pelaksanaan program, dan

d. Perlunya penilaian kembali periodic apakah program sudah mencapai tujuan

yang tepat

Ada 3 jenis program imbalan kerja, yaitu :

21
 a. Program Asuransi Kesehatan dan Cacat Karyawan

Saat ini, kebanyakan perusahaan besar mengikuti program asuransi yang

meng-cover biaya kesehatan karyawan. Biaya kesehatan yang di-cover

biasanya rawat jalan, rawat inap, medical check-up, dental care, cacat

permanen dan kematian akibat kecelakaan kerja. Untuk premi asuransi

sendiri, biasanya ditanggung oleh perusahaan dan karyawan.

b. Program Pensiun Karyawan, dan

Program pension merupakan salah satu poin untuk menarik karyawan baru.

Tidak semua perusahaan memiliki program pension, tapi biasanya

perusahaan-perusahaan besar sudah menerapkan program ini. Perusahaan

biasanya mencadangkan biaya kontribusi setiap bulannya untuk membiayai

program pension. Karyawan pun ikut berkontribusi. Kontribusi karyawan

dipotong melalui gaji setiap bulannya.

c. Program Kegiatan Investasi dan Tabungan Karyawan

Investasi atau program tabungan karyawan (misalnya pembelian saham

perusahaan) dapat meningkatkan resiko transaksi dan harus menjadi

perhatian auditor. Melalui program kepemilikan saham perusahaan,

karyawan dapat membeli saham perusahaan melalui pemotongan gaji.

program ini harus memdapat persetujuan dari pemilik saham. Program ini

biasanya dijalankan oleh departemen tresuri.

2. Pengendalian Internal Program Imbalan Kerja

22
 Organisasi harus memelihara catatan akurat dari karyawan serta kontribusi

organisasi untuk mendanai manfaat karyawan. Organisasi harus mengelola dan

mengatur program-program manfaat dengan cara yang melindungi sebuah

pembagian tugas yang memadai. Pengendalian juga penting karena program

imbalan melibatkan penerbitan cek untuk karyawan saat ini atau masa lalu.

Program investasi dan tabungan perusahaan mengharuskan perusahaan

memotong gaji masingmasing karyawan. Kegiatan ini adalah tanggung jawab dari

HR Departement. Manfaat dari pemotongan gaji ini tidak akan direalisasikan

sampai tanggal jatuh tempo di masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan

sebuah control untuk memastikan bahwa pemotongan gaji sudah benar.

Perusahaan harus memelihara dan menyimpan catatan atas pemotongan gaji ini,

baik dalam bentuk softcopy maupun dokumen. Data yang disimpan dalam system

harus dikontrol untuk mencegah adanya manipulasi.

3. Kegiatan Audit Internal Kesejahteraan Karyawan

Audit internal secara historis tidak terlibat dengan audit program manfaat

karyawan, karena program manfaat karyawan merupakan program khusus, dan

program tersebut di luar dari kegiatan sehari-hari organisasi. Audit internal tetap

dapat melakukan analisis yang berarti dan membuat rekomendasi untuk

meningkatkan pengendalian internal dalam program tersebut.

Berikut akan dibahas mengenai beberapa isu spesifik terkait audit atas imbalan

kerja karyawan.

a. Pertimbangan Audit Rencana Kesehatan Karyawan.

23
 Internal auditor harus me-review program, termasuk provisi imbalan kerja,

prosedur untuk pemotongan gaji karyawan, dan dokumen pembayaran

premi asuransi.

b. Pertimbangan Audit Rencana Pensiun Karyawan

Sebuah langkah awal dalam kajian operasional program rencana organisasi

pensiun akan menjadi review prosedur untuk menjaga catatan karyawan.

Harus ada catatan lengkap dari semua peserta saat ini maupun masa lalu.

c. Pertimbangan Audit Rencana Tabungan Karyawan

Internal auditor harus melakukan test atas semua transaksi pemotongan gaji

karyawan, untuk memastikan bahwa semua transaksi sudah dilakukan

dengan benar. Contohnya dalam program investasi dan tabungan karyawan,

auditor harus dapat menghitung nilai wajarnya dan pajak yang

mempegaruhi transaksi tersebut.

d. Employee benefit sample audit report findings

1) Perawatan kesehatan karyawan tidak di review

Audit internal mewawancarai karyawan sumber daya manusia yang

bertanggung jawab untuk meninjau dan membayar perawatan kesehatan

yang di klaim.

Rekomendasi : Harus mempekerjakan seorang konsultan kesehatan

independen dari luar untuk meninjau kesehatan sampel klaim perawatan

yang sedang di proses.

24
 2) Profit sharing record membutuhkan konfirmasi

Untuk mengkonfirmasi bahwa keseimbangan karyawan adalah benar

untuk sampel catatan, audit internal mengirimkan surat konfirmasi ke

karyawan sampel yang dipilih.

Rekomendasi : Profit-sharing kelompok harus membuat suatu program

untuk mengkonfirmasi saldo karyawan mandiri dalam rekening profit-

sharing secara teratur.

E. Payroll And Human Resources Audit In Perspective

Dengan adanya audit atas departemen personalia dan penggajian, maka

auditor dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik atas prosedur kegiatan

yang dilakukan oleh HR Departement dan mengendalikan risiko, waspada

terhadap dampak masalah operasional. Kesesuaian dengan standar profesional

audit internal akan memastikan bahwa auditor internal tidak akan melihat pada

area yang bersifat rahasia

25
26
 DAFTAR PUSTAKA

Moeller, Robert R, 1999, Brink’s Modern Internal Auditing, Fifth Edition, Jhon

Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey

ii