SOP Invoicing Non Consultants Services NCEP-Urban

PANDUAN
PROSES PEMBAYARAN
PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN
PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM)
MANDIRI PERKOTAAN

SATUAN KERJA
PENGEMBANGAN KAWASAN PERMUKIMAN
BERBASIS MASYARAKAT (PKPBM)

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
A. PENGERTIAN ............................................................................................................... 1
1. Jenis Pembayaran ................................................................................................ 1
1.1. Pembayaran Uang Mukan . ............................................................................ 1

1.2. Pembayaran Hasil Pelaksanaan Pekerjaan . ................................................... 1
2. Jenis Tagihan ....................................................................................................... 1
B PROSEDUR PEMBAYARAN ...................................................................................... 1
1. Pembayaran Uang Muka ..................................................................................... 1

2. Pembayaran Tagihan Pelaksanaan Pekerjaan ............................................................. 2
2.1. Umum ........................................................................................................ 2
2.2. Ketentuan Pembayaran . ............................................................................. 2
2.3. Prosedur/mekanisme Pembayaran . ............................................................ 3
C KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG ................................................................... 4
1. Biaya Langsung Personil ..................................................................................... 4

2. Direct Reimbursable Cost ................................................................................... 4
2.1. Duty Travel . ................................................................................................. 4
2.1.1 Tingkat Propinsi . .................................................................................
2.1.1.1 Spot Check (Uji Petik) . ..................................................................... 4
2.1.1.2 From Province to Regional Workshop & Coordination Meeting ..... 5
2.1.1.3 For Several Training to Jakarta (by request) ..................................... 5
2.1.1.4 For EGM to Jakarta ........................................................................... 5
2.1.1.5 For Coordination Meeting to Jakarta (by request) . ........................... 5
2.1.2 Kota/Kabupaten . ................................................................................. 6
2.1.2.1 Spot Check (Uji Petik) . ..................................................................... 6
2.1.2.2 For CB Activities by Askot to Faskel . .............................................. 6
2.1.2.3 From Kab/Kota to TL Office to Coordination Meeting . ................... 6
2.1.2.4 Several Training & Special Event from Kab/Kota . .......................... 6
2.1.2.5 Special Event by request . .................................................................. 6
2.2. Office Operational Expenses . ....................................................................... 7
2.2.1 Provincial . ........................................................................................... 7
2.2.1.1 Office Running Cost (ceiling cost) . .................................................. 7
2.2.1.2 Office Supply & Consumable (ceiling cost) . .................................... 7
2.2.1.3 Communication Cost (fixed cost) . .................................................... 7
2.2.2 Kota/Kabupaten . ................................................................................. 8
2.2.2.1 Office Running Cost (fixed cost) . ..................................................... 8
2.2.2.2 Office Supply & Consumable (fixed cost) ........................................ 8
2.2.2.3 Communication Cost (fixed cost) . .................................................... 8
2.3. Office Equipment Expenses .......................................................................... 8
2.3.1 Tingkat Propinsi . ................................................................................. 8
2.3.1.1 Desktop (fixed cost) . ......................................................................... 8
1 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.3.1.2 Laptop (fixed cost) ............................................................................ 8
2.3.1.3 Printer Laser Jet (fixed cost) . ............................................................ 9
2.3.1.4 Printer Colour (fixed cost) . .............................................................. 9
2.3.1.5 Digital Camera (fixed cost) . .............................................................. 9
2.3.1.6 GPS Tool (fixed cost) . ...................................................................... 9
2.3.1.7 LCD Projecttor (fixed cost) . ............................................................. 9
2.3.1.8 Scanner (fixed cost) . ......................................................................... 9
2.3.1.9 Equipment Maintenance (fixed cost) . ............................................... 10
2.3.2 Kota/Kabupaten . ................................................................................... 10
2.3.2.1 Desktop (fixed cost) . ......................................................................... 10
2.3.2.2 Laptop (fixed cost) ............................................................................ 10
2.3.2.3 Printer Laser Jet (fixed cost) . ............................................................ 10
2.3.2.4 Scanner (fixed cost) . ........................................................................ 10
2.4. Rental Expenses . ........................................................................................... 11

2.4.1 Provincial . ........................................................................................... 11
2.4.1.1 Office Space (fixed cost) . ................................................................. 11
2.4.1.2 Vehicle Rental (fixed) . ...................................................................... 11
2.4.2 Kota/Kabupaten . .................................................................................. 12
2.4.2.1 Vehicle Rental (fixed) . ...................................................................... 12
2.4.2.2 Motorcycle Rental (fixed cost) . ........................................................ 12
2.5. Report . .......................................................................................................... 13
3. Activities ............................................................................................................ 13
3.1 Training Activities (ceiling cost) ................................................................... 13
3.2 Socialization Activities .................................................................................. 14
3.2.1 Workshop (ceiling cost) . ............................................................................ 14
3.2.2 TV Talkshop (ceiling cost) . ........................................................................ 15
3.2.3 Penulisan Artikel/Berita.(ceiling cost) ....................................................... 15
3.2.4 Exhibition (ceiling cost) . ............................................................................ 16
D Bagan Alur Proses Penagihan
E Mekanisme Pengecekan Tim Verifikator PMU
Lampiran:
1. Contoh time sheet di tingkat Propinsi

2. Contoh time sheet di tingkat Kota/Kabupaten
3. Rekapitulasi bukti transfer
4. Rekapitulasi bukti perjalanan dinas
5. Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist)
6. Spesifikasi teknis
7. Petunjuk penomoran barang IKMN
8. Contoh surat pernyataan sewa kantor
9. Contoh surat pernyataan sewa kendaraan
10. Detail Kelengkapan Bukti Pendukung
11. Pembukuan Korkot

PANDUAN PROSES PEMBAYARAN
PEKERJAAN LAYANAN JASA NON KONSULTAN
PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT
(PNPM) MANDIRI PERKOTAAN
A. PENGERTIAN
1. JENIS PEMBAYARAN
Jenis pembayaran yang dilakukan oleh pihak Proyek kepada pihak Penyedia Jasa adalah
pembayaran uang muka dan pembayaran atas hasil pelaksanaan pekerjaan.
1.1 PEMBAYARAN UANG MUKA
Pembayaran uang muka kepada penyedia jasa digunakan sebagai modal kerja yang besarannya
telah ditentukan dalam dokumen kontrak. Uang muka ini merupakan hak kepada pihak
penyedia jasa dengan masa pengembalian maksimum 12 bulan atau ketentuan lain yang diatur
dalam dokumen kontrak. Pemberian uang muka dilakukan pada saat pekerjaan akan
dilaksanakan, atau setelah SPK ditandatangani dengan mewajibkan bagi penyedia jasa untuk
menyerahkan jaminan uang muka yang diterbitkan oleh bank umum dengan nominal sebesar
uang muka tersebut.
1.2 PEMBAYARAN HASIL PELAKSANAAN PEKERJAAN
Pembayaran hasil Pelaksanaan Pekerjaan kepada penyedia jasa dilakukan setelah adanya surat
tagihan yang disebut Invoice. Invoice dapat dibayarkan secara periodic sesuai dengan dokumen
kontrak (monthly basis), berdasarkan pembuktian yang akuntabilitasnya dapat
dipertangungjawabkan.
2. JENIS TAGIHAN
Untuk tagihan hasil pelaksanaan pekerjaan terdiri dari dua jenis, yaitu Tagihan Uang Muka dan
Tagihan untuk Pembayaran hasil pelaksanaan pekerjaan. Tagihan atas hasil pelaksanaan
pekerjaan terdiri dari tagihan langsung personil (Remuneration), dan tagihan non personil serta
kegiatan lainnya yang terdiri dari duty travel, office equipment, office operational, rental
expenses, reporting, training dan socialization.
B. PROSEDUR PEMBAYARAN
1. PEMBAYARAN UANG MUKA :
a. Pihak Proyek akan membayarkan uang muka kepada Penyedia Jasa setelah mengajukan
surat permohonan pembayaran dengan melampirkan Jaminan Uang Muka, yang diterbitkan
oleh Bank Umum paling lambat 30 hari setelah permohonan diterima.
b. Selain Jaminan Uang Muka Penyedia Jasa juga harus melampirkan Faktur dan Surat
Setoran Pajak (SSP).

2. PEMBAYARAN TAGIHAN PELAKSANAAN PEKERJAAN
2.1 UMUM
Pihak Proyek akan melakukan Pembayaran Tagihan pelaksanaan setelah pihak proyek
menerima hasil pelaksanaan pekerjaan berupa laporan bulanan, tiga bulanan, tahunan dan
laporan akhir penugasan, setelah penyedia jasa mengajukan surat permohonan Pembayaran
kepada pihak Proyek paling lambat 15 hari setelah bulan berjalan secara umum dengan
melampirkan dokumen pendukung berupa :
a. Kwitansi dalam rangkap 5 (lima) bermaterai cukup, bernomor, tanggal, dan ditandatangani
oleh Direktur / Pimpinan Perusahaan.
b. Laporan Kegiatan (laporan bulanan, triwulan, dll),
c. Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dan telah
ditandatangani oleh Panitia Penerima Pekerjaan,
d. Bukti-bukti pengeluaran dibuat dalam rangkap 2 dan menyertakan bukti transfer untuk
pengeluaran yang mensyaratkan bukti transfer ( 1 asli dan 1 copy),
e. Rincian Anggaran Biaya (RAB) invoice / tagihan bersangkutan, dalam bentuk soft file dan
hard copy.
2.2 KETENTUAN PEMBAYARAN :
Persyaratan sebagaimana tersebut diatas wajib dipenuhi oleh penyedia jasa dengan ketentuan
sebagai berikut :
a. Jika ada salah satu persyaratan tersebut pada point 2.1 tidak dipenuhi maka, pihak proyek
menolak dan mengembalikan permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut,
b. Jika seluruh bukti pengeluaran tidak disusun sesuai dengan urutan RAB, maka pihak proyek
menolak permohonan Pembayaran Invoice / Tagihan tersebut,
c. Bukti-bukti pengeluaran yang dinyatakan tidak valid oleh pihak proyek (seperti : Bukti
pengeluaran dalam bentuk scan, bukti pengeluaran yang tidak wajar dll), akan
dikembalikan ke pihak penyedia jasa.
d. Terhadap bukti-bukti yang dinyatakan tidak valid atau tidak wajar (dalam hal berkaitan
dengan volume maupun jumlah) dan telah dinyatakan dalam berita acara antara penyedia
jasa dengan team verifikator, tidak dapat di tagihkan kembali pada periode berikutnya.
e. Jika pada poin 2.2.a dan 2.2.b dipenuhi oleh penyedia jasa, maka pihak proyek akan
memproses pembayaran sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
f. Seluruh berkas penagihan disampaikan kepada pihak proyek pada jam kerja. dengan
batasan waktu pengajuan berkas penagihan sebelum jam 12.00 WIB dan apabila
penyerahan di atas jam tersebut, maka tanda terima akan tertanggal hari berikutnya, bukti
tanda terima ditandatangani oleh Asisten Administarasi dan Keuangan.
g. Bukti tagihan yang bersifat pembelian / pengadaan (purchase) dinyataan valid apabila
pembelian tersebut dilakukan paling lambat 2 (dua) bulan setelah tandatangan kontrak,
kecuali pembelian dengan spesifikasi khusus (indent) dan harus mendapat persetujuan dari
pemberi pekerjaan.
h. Berkas Tagihan disusun dalam satu ordner perbulan yang ditagihkan.
i. Staff personel yang ada dalam paket pekerjaan harus sesuai dengan nama, posisi / jabatan
yang tertera dalam kontrak atau surat mobilisasi, bilamana terjadi ketidak sesuaian maka
tidak dapat ditagihkan.

2.3 PROSEDUR/MEKANISME PEMBAYARAN
Prosedur/Mekanisme Pembayaran Konsultan dapat dilakukan setelah penyedia jasa memenuhi

kewajibannya yaitu menyerahkan laporan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam kontrak.
Disamping kewajiban menyerahkan laporan tersebut, pihak penyedia jasa juga menyampaikan
bukti-bukti pendukung tagihan/invoice dapat dipertenggungjawabkan kepada pemberi
pekerjaan.
Secara garis besar prosedur dan mekanisme pembayaran sesuai dengan tahapan berikut :
1. Penyedia jasa menyerahkan laporan ke pejabat PPK, KMP dan/atau pihak lain yang terkait
secara periodik (laporan bulanan/triwulan) dengan melampirkan buktikan tanda terima
distribusi/ pengiriman kepada pihak terkait. Laporan yang diserahkan kepada pihak pemberi
pekerjaan sebanyak 5-exsemplar, KMP 2-exsemplar, Bappeda, Satker PBL dan PPK P2KP
di Provinsi.
2. Laporan dimaksud di review oleh KMP yang dilampiri dengan Evaluasi Kinerja OSP pada
setiap bulannya. Hasil Evaluasi Kinerja tersebut diserahkan kepada panitia penerimaan
pekerjaan dan PPK dan kemudian panitia penerima pekerjaan membuat berita acara serah
terima hasil pekerjaan.
3. Laporan hasil pekerjaan disampaikan kepada pemberi pekerjaan paling lambat hari ke 10
(sepuluh) setelah bulan berjalan.
4. Dengan dilampiri berita acara serah terima pekerjaan selanjutnya penyedia jasa mengajukan
berkas kelengkapan tagihan/invoice kepada asisten administrasi keuangan paling lambat 15
(lima belas) hari setelah bulan berjalan. Apabila ada item kegiatan bulan berjalan yg tidak
ditagihkan maka tagihan tersebut hanya dapat diajukan tidak lebih dari 30 (tiga puluh) hari
bulan berikutnya.
5. Berdasarkan hasil review kelengkapan pengajuan berkas pencaiaran dari asisten
administrasi keuangan yang selanjutnya diserahkan kepada team verifikator untuk
diverifikasi.
6. Verifikasi atas pengajuan berkas tagihan harus dapat diselesaikan paling lambat 7 (tujuh)
hari, 1 (satu) hari oleh asisten administrasi keuangan dan 6 (enam) hari oleh team
verifikator, apabila dalam proses verifikasi ditemukan adanya bukti-bukti yang meragukan
atau sejenisnya dapat dilakukan klarifikasi antara penyedia jasa dengan pemberi pekerjaan.
7. Proses klarifikasi yang dilakukan team verifikator dengan penyedia jasa dituangkan dalam
berita acara dengan penjelasan besaran nominal yang dapat atau tidak dapat dibayarkan, dan
terhadap bukti-bukti yang telah dinyatakan tidak valid dalam berita acara, makan tidak
dapat ditagihkan kembali.
8. Berita acara klarifikasi ditandatangani oleh penyedia jasa dan team verifikator yang
disetujui oleh asisten administrasi keuangan.
9. Asisten adminitrasi keuangan membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Berita
Acara Pembayaran serta kelengkapannya lainnya dan diserahkan kepada PPK untuk
ditandatangani.
10. Setelah SPP, BAP dan kelengkapan lainnya ditandatangani PPK kemudian diajukan kepada
pejabat penguji untuk dibuatkan SPM (Surat Perintah Membayar).
11. Setelah SPM (Surat Perintah Membayar) diterbitkan kemudian diajukan ke Kantor
Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) untuk diproses lebih lanjut.

C. KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG
Bagian 1 (Biaya langsung personil/remuneration) dan bagian 2 (Direct reimbursable cost) di

bawah ini menjelaskan garis besar dari kelengkapan dokumen/bukti pendukung yang
dibutuhkan untuk melakukan penagihan.
Untuk item yang ada di direct reimbursable cost, setiap angka yang ditagihkan dalam invoice
harap merujuk pada nomor kode item di kontrak.
1. BIAYA LANGSUNG PERSONIL (REMUNERATION)
1.1 Bukti transfer atas pembayaran remunerasi baik secara perorangan atau payroll beserta
rekapitulasi bukti transfer,
1.2 Bagi perusahaan yang memotong pajak tenaga ahli harus melampirkan bukti setor pajak
pada setiap penagihan,
1.3 Daftar hadir/absensi (time sheet) yang ditandatangani seluruh personel atau finger print.
 Pada level provinsi time sheet harus disetujui oleh Project Director (PD) / Team Leader
(TL) dan diketahui oleh Satker Provinsi, sedangkan
 Pada level Kabupaten / Kota yaitu untuk supporting staf, time sheet harus disetujui oleh
Korkot dan diketahui oleh Pejabat yang berwenang.
Contoh format time sheet pada Lampiran 1 & 2.

Catatan: jika tenaga ahli ditemukan tidak ada dilapangan, maka manajemen harus memberikan
surat peringatan (SP 1-3) yang tembusannya disampaikan ke proyek.
2. DIRECT REIMBURSABLE COST.
Kelengkapan bukti pendukung harus merujuk kepada persyaratan kontrak (ceiling cost/ fixed
cost).
 Untuk persyaratan ceiling cost (biaya dengan plafon) : wajib disertai bukti pendukung asli
disertai dengan rekapitulasi sesuai dengan RAB, yang disiapkan oleh Office Manager,
disertai dengan bukti transfer asli dari Office Manager ke rekening penerima masing2
Propinsi, Korkot atau Askot, disertai dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh
Office Manager.
 Untuk persyaratan fixed cost (biaya yang bersifat tetap) wajib disertai bukti transfer asli dari
Office Manager ke rekening penerima masing-masing Propinsi, Korkot atau Askot, disertai
dengan rekapitulasi bukti transfer yang disiapkan oleh Office Manager.
2.1 DUTY TRAVEL / PERJALANAN DINAS
Perjalanan dinas sesuai dengan kontrak dibagi menjadi kategori berikut:
2.1.1 Tingkat Propinsi
2.1.1.1 Spot check (uji petik)
a. Transport (fixed cost): rekapitulasi bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti
transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas (jadwal spot check harus disediakan)

b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh
hotel / penginapan yang bersangkutan, rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai
dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. OSA (fixed cost): rekapitulasi bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti
transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.1.2 From province to regional workshop & coordination meeting at OSP and OC
a. Air transport (fixed/ceiling cost): tiket pesawat-boarding pass, bukti transfer penyerahan
uang jalan,
b. In land transport/local transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4)
didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.1.3 For several training to Jakarta, by request
a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat-boarding pass, airport;

b. Inland/local transport/transport (fixed cost): 1) tiket bis/travel/nota bensin/tiket kapal laut;
2) transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
2.1.1.4 For EGM (Expert Group Meeting) to Jakarta
a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat-boarding pass;

b. Inland transport/local transport/transport (ceiling/fixed cost): 1) tiket bis/travel/nota
bensin/tiket kapal laut; 2) rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti
c. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh
hotel / penginapan yang bersangkutan, bukti transfer atau pembayaran lain seperti debit atau
kartu kredit yang dilakukan oleh pihak konsultan ke hotel/penginapan (bukti transfer harus
dilengkapi untuk transaksi dengan nilai di atas IDR 5,000,000), rekap bukti transfer
(lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas,
d. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti transfer
kepada yang melakukan perjalanan dinas.
2.1.1.5 For coordination meeting to Jakarta, by request
a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat, boarding pass, airport tax;
b. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan
4) didukung dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
c. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh
hotel / penginapan yang bersangkutan, bukti transfer atau pembayaran lain seperti debit atau
kartu kredit yang dilakukan oleh pihak konsultan ke hotel/penginapan (bukti transfer harus
dilengkapi untuk transaksi dengan nilai di atas IDR 5,000,000), rekap bukti transfer
(lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
d. OSA (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3) didukung dengan bukti transfer kepada
yang melakukan perjalanan dinas.

2.1.2 Kota/Kabupaten
2.1.2.1 Spot check (uji petik)
a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan
4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
b. Accomodation (ceiling): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang
bersangkutan, rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada
yang melakukan perjalanan dinas.
c. OSA (fixed cost cost): rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) didukung dengan bukti
2.1.2.2 For CB Activity by Askot to Faskel
b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi penerimaan pembayaran yang dikeluarkan oleh
hotel/penginapan yang bersangkutan, rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai
dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas,
2.1.2.3 From Kab/Kota to TL office for coordination meeting
a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost cost): rekap bukti transfer (lampiran 3
dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas
b. Accomodation (ceiling cost/fixed cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel /
penginapan yang bersangkutan; rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan
bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas,
2.1.2.4 Several training & special event from Kab/Kota
a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3)

disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas,
b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel / penginapan yang
bersangkutan; rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4) disertai dengan bukti transfer kepada
yang melakukan perjalanan dinas,
2.1.2.5 Special event by request
b. Accomodation (ceiling cost): bukti kuitansi yang dikeluarkan oleh hotel/penginapan yang
bersangkutan, bukti transfer atau pembayaran lain seperti debit atau kartu kredit yang

dilakukan oleh pihak konsultan ke hotel/penginapan (bukti transfer harus dilengkapi untuk
transaksi dengan nilai di atas IDR 5,000,000), rekap bukti transfer (lampiran 3 dan 4)
disertai dengan bukti transfer kepada yang melakukan perjalanan dinas,
Untuk semua perjalanan dinas harus disertai :

 Bukti konfirmasi kedatangan dan kepulangan ditandatangani oleh pejabat yang
bersangkutan (tingkat kab/kota oleh PPK, tingkat kelurahan oleh Lurah dan tingkat
provinsi oleh kepala satker)
 Untuk perjalanan dinas ke Jakarta (by request) atau lintas regional dalam rangka kegiatan
koordinasi, pelatihan harus didukung dengan undangan.
 Laporan perjalanan dinas khusus untuk perjalanan udara, wajib menyertai boarding pass.
 Untuk mendukung bukti perjalanan dinas harus dilampirkan format rekapitulasi
sebagaimana dalam lampiran 4.
 Bagi Tenaga Ahli yang memiliki sertifikasi Pemandu Nasional yang bertugas sebagai nara
sumber di level kota / kab, perjalanan dinasnya dibebankan pada pos spot check di tingkat
propinsi.
 Surat Perintah Tugas (SPT) harus sesuai dengan tiket penerbangan sesuai dengan SPT.
untuk Spot Check dilakukan per-3bulanan.
2.2 OFFICE OPERATIONAL EXPENSES
Pertanggungjawaban penggunaan dana Office Operational Expenses dibagi menjadi kategori

berikut
2.2.1 Provincial
2.2.1.1 Office running cost (ceiling cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti kwitansi pembayaran listrik, air, pembelian peralatan
kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan
pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi). Untuk
transaksi dengan nominal lebih di atas IDR 5,000,000 harus dilakukan via transfer dan bukti
transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung.
2.2.1.2 Office supply & consumable (ceiling cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat

Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar; Untuk
transaksi dengan nominal lebih di atas IDR 5,000,000 harus dilakukan via transfer dan bukti
transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung.
2.2.1.3 Communication cost (fixed cost):
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti transfer dari Office Manager ke masing-masing kantor
propinsi.

2.2.2.1 Office running (fixed cost) :
Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) bukti pembayaran listrik, air, pembelian peralatan

kebutuhan rumah tangga kantor (misalnya lampu, air mineral, perlengkapan sanitasi, dan
pembelian snack untuk rapat, yang didukung dengan undangan, absensi dan notulensi ); 2)
Rekap bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke
rekening Korkot/Askot. Untuk transaksi dengan nominal lebih di atas IDR 5,000,000 harus
dilakukan via transfer dan bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung.
2.2.2.2 Office supply & consumable (fixed cost) :
Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat

Tulis Kantor (ATK) dan kebutuhan supply komputer, dengan penggunaan yang wajar; 2) Rekap
bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan bukti transfer dari Office Manager ke rekeing
Korkot/Askot. Untuk transaksi dengan nominal lebih di atas IDR 5,000,000 harus dilakukan via
transfer dan bukti transfer harus dimasukkan ke dalam dokumen pendukung.
2.2.2.3 Communication cost (fixed cost) :
Bukti pertanggungjawaban berupa: rekap bukti transfer (sesuai lampiran 3) disertai dengan
bukti transfer dari Office Manager ke rekening Korkot/Askot.
Korkot wajib membuat pembukuan (standar pembukuan sesuai dengan format pembukuan
Korkot) yang akan menjadi objek audit oleh pihak yang berwenang. Contoh format
pembukuan Korkot ada di lampiran 11.
2.3 OFFICE EQUIPMENT EXPENSES
2.3.1 Provincial
2.3.1.1 Desktop (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila
dilakukan pembelian/sewa, sedangkan untuk peralatan yang disewa harus dilengkapi dengan
surat perjanjian/kesepakatan sewa (untuk pembelian dilampiri dengan faktur barang) dengan
spesifikasi dalam lampiran 5, serta rekapitulasi pengecekan fisik (physical count checklist)
sesuai lampiran 6.
2.3.1.2 Laptop (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila
sesuai lampiran 6.

2.3.1.3 Printer laser jet (fixed cost)
sesuai lampiran 6.
2.3.1.4 Printer color A3 (fixed cost)
sesuai lampiran 6.
2.3.1.5 Digital Camera (fixed cost)
sesuai lampiran 6.
2.3.1.6 GPS Tool (fixed cost)
sesuai lampiran 6.
2.3.1.7 LCD Projector (fixed cost)
sesuai lampiran 6.
2.3.1.8 Scanner (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa : bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila
sesuai lampiran 6.

2.3.1.9 Equipment maintenance (fixed cost)
sesuai lampiran 6.
Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran/registrasi kode barang, yang
dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran 7).
2.3.2.1 Desktop (fixed cost)
Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembayaran berupa invoice apabila dilakukan

pembelian, bukti transfer pembayaran bukti pembayaran berupa invoice dan kuitansi apabila
sesuai lampiran 6.
2.3.2.2 Laptop (fixed cost)
sesuai lampiran 6.
2.3.2.3 Printer Laser jet (fixed cost)
sesuai lampiran 6.
2.3.2.4 Scanner (fixed cost)
sesuai lampiran 6.

Note:
 Seluruh pembelian office equipment segera diberi penomoran / registrasi kode
barang, yang dibuat dalam pembukuan inventarisasi sebagaimana (format Lampiran
7).
 Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai lampiran 6 dapat diisi
oleh: Office Manager, Team Leader, Korkot, Askot serta pada saat pengecekan yang
dilakukan oleh tim verifikasi PMU
 Office Manager wajib membuat rekapitulasi sesuai dengan urutan RAB
 Jika Spesikasi barang tidak sesuai, maka tagihan yang sudah terbayarkan akan
dilakukan pemotongan sampai dengan manajemen mengganti dengan spesifikasi
yang sesuai
2.4 RENTAL EXPENSES
2.4.1 Provincial\
2.4.1.1 Office Space (Fixed cost)
Bukti Pertanggungjawaban berupa:

1) Asli surat perjanjian sewa kantor & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh
si pihak pemilik rumah/bangunan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas tanah
dan bangunan tersebut. Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 8) yang harus sesuai
dengan spesifikasi dalam lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (NPWP,
Asuransi Rumah, PBB, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan
rumah);
2) No telp & KTP Pemilik kantor;
3) Fotocopy PBB Kantor;
4) Fotocopy rekening listrik;
5) Fotocopy rekening telepon
6) Bukti Transfer dan kwitansi pembayaran sewa bangunan kantor
Note :
Apabila volume kurang dari yang tercantum dalam kontrak, maka akan dibayarkan
sesuai dengan Volume dikali Rate dalam Kontrak, dan apabila volume melebihi yang
tercantum dalam kontrak maka akan dibayar sesuai dengan yang tercantum dalam
kontrak.
2.4.1.2 Vehicle rental (Fixed)
Bukti pertanggungjawaban berupa:

1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak
pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut.
Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 9) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam
lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat
lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan);
2) Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) sesuai dalam lampiran 6;
3) Fotocopy KTP, Pemilik kendaraan/yang dikuasakan;
4) No telp dan alamat pemilik kendaraan
5) Bukti transfer dan kwitansi pembayaran sewa kendaraan

Note :
 Apabila spesifikasi kendaraan tidak sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak
(lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan dan harus dilakukan penggantian sesuai
dengan spesifikasi dalam kontrak.
 Kendaraan operasional harus berada dalam kantor wilayah OSP
 Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor
bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan.
2.4.2.1 Vehicle rental (Fixed cost)

1) Surat perjanjian sewa & Surat pernyataan dari penyedia jasa yang diketahui oleh si pihak
pemilik kendaraan atau yang dikuasakan atau pihak yang berhak atas kendaraan tersebut.
Surat pernyataan (contoh pada Lampiran 9) yang harus sesuai dengan spesifikasi dalam
lampiran 5 dan harus dilengkapi dengan dokumen (STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat
lainya yang mendukung keabsahan dari kepemilikan kendaraan);
Note:
(lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan manajemen mengganti
dengan spesifikasi yang sesuai dalam kontrak.
 Kendaraan operasional harus berada dalam kantor Koordinator Kota
 Bila ditemukan pembayaran gaji Pengemudi dibawah UMR, maka pihak penyedia
jasa wajib membayarkan kekurangan gaji dibulan sebelumnya
 Kendaraan operasional hanya digunakan untuk kegiatan operasional kantor
bersama dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan
2.4.2.2 Motorcycle rental (Fixed cost)

1) Perjanjian sewa dan kuitansi pembayaran sesuai spesifikasi dalam lampiran 5 dalam
kontrak serta bukti asuransi (apabila tidak sesuai dengan spesifikasi diminta kepada
penyedia jasa untuk mengganti kendaraan lainnya);

Note:
(lampiran 5), maka tidak akan dibayarkan sampai dengan manajemen mengganti
dengan spesifikasi yang sesuai dalam kontrak.
 Sewa Sepeda Motor peruntukannya bagi kelancaran mobilitas / operasional kegiatan
kantor bagi Asisten CD Mandiri;
 Kendaraan operational hanya digunakan untuk kegiatan operational kantor bersama
dan tidak digunakan / dikuasai oleh perorangan;
 Rekapitulasi pengecekan fisik (Physical count checklist) pada lampiran 6 dapat diisi
dilakukan oleh tim verifikasi PMU.
2.5. REPORT (Fixed cost)

1) Bukti pendistribusian / pengiriman dan atau tanda terima report kepada pihak-pihak terkait
2) Kwintansi dan nota pembayaran terlampir: nama pembeli, uraian rincian yang jelas,
tandatangan penjual dan nama jelas serta dibubuhi cap toko, alamat toko dan no telp,
tandatangan dan nama jelas penerima
3. ACTIVITIES
3.1. TRAINING ACTIVITIES (Ceiling cost)
Detail bukti pertanggungjawaban berupa:

1) Untuk paket full-board/full-day/half-day, dokumen pendukung berupa Surat Perjanjian
Kerjasama (SPK) dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda
terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma/Hotel/Balai, bukti
transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran
di atas IDR 5,000,000, kwitansi penerimaan pembayaran dari pihak hotel atas kegiatan
paket full board, berita acara penerimaan pekerjaan, apabila ada tambahan rental peralatan
workshop seperti proyektor harus disertai dengan jadwal acara dan kwitansi penerimaan
pembayaran dari penyedia jasa
2) Untuk bahan pelatihan (material training and kit), dokumen pendukung berupa SPK dengan
penyedia barang, berita acara serah terima barang, tagihan (invoice) dari pihak ketiga, serta
kwitansi pembayaran atau bukti transfer jika nominal transaksi melebihi IDR 5,000,000
3) Untuk honorarium narasumber, dokumen pendukung berupa surat undangan kepada
narasumber, bukti pembayaran formal atau bukti transfer (jika nilai nominal melebihi IDR
5,000,000) kepada individu sesuai dengan nama di dalam surat undangan, serta surat tugas
dari instansi terkait.
4) Untuk perlengkapan seperti sewa kamera/video, sewa kendaraan, atau sewa
komputer/printer, dokumen pendukung berupa SPK, tagihan (invoice), serta kwitansi
penerimaan pembayaran dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila nominal transaksi di
atas IDR 5,000,000.

Spesifikasi merujuk pada lampiran 5.
Pada bukti ini harus dilampirkan pula:
 TOR Kegiatan
 Undangan Kegiatan
 Agenda Kegiatan
 Absensi peserta (daftar hadir asli)
 Bukti Penggandaan Materi
 Bukti Dokumentasi
 Proceeding
 Rekomendasi KMP
 Nota pengeluaran kegiatan
Notes :
 Jenis – jenis training (Training tingkat Regional / Tingkat Provinsi dan Tingkat
Kabupaten). Pelaksanaan kegiatan training dan atau kegiatan lain untuk tingkat
kabupaten yang masuk dalam kategori training tidak dapat digabungkan
pelaksanaanya di satu tempat, dan harus dilaksanakan di masing-masing
Kota/kabupaten. Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut di atas harus sesuai
dengan rencana kegiatan yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah
ditetapkan bersama, dan penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah
pengendalian Program Director (PD) dan Asisten Program Director.
 Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti
pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7
(tujuh) hari .
3.2. SOCIALIZATION ACTIVITIES
3.2.1 Workshop (Ceiling cost)
Bukti kegiatan berupa:

1) Untuk paket full-board/full-day/half-day, dokumen pendukung berupa Surat Perjanjian
Kerjasama (SPK) dari Wisma / Hotel / balai tempat diselenggarakan dan kwitansi tanda
terima pembayaran yang dikeluarkan oleh pihak manajemen Wisma/Hotel/Balai, bukti
transfer untuk pembayaran ke hotel/tempat diselenggarakannya kegiatan untuk pembayaran
di atas IDR 5,000,000, kwitansi penerimaan pembayaran dari pihak hotel atas kegiatan
paket full board, berita acara penerimaan pekerjaan, apabila ada tambahan rental peralatan
workshop seperti proyektor harus disertai dengan jadwal acara dan kwitansi penerimaan
pembayaran dari penyedia jasa
2) Untuk bahan pelatihan (material training and kit), dokumen pendukung berupa SPK dengan
penyedia barang, berita acara serah terima barang, tagihan (invoice) dari pihak ketiga, serta
kwitansi pembayaran atau bukti transfer jika nominal transaksi melebihi IDR 5,000,000
3) Untuk honorarium narasumber, dokumen pendukung berupa surat undangan kepada
narasumber, bukti pembayaran formal atau bukti transfer (jika nilai nominal melebihi IDR
5,000,000) kepada individu sesuai dengan nama di dalam surat undangan, serta surat tugas
dari instansi terkait.
4) Untuk perlengkapan seperti sewa kamera/video, sewa kendaraan, atau sewa
komputer/printer, dokumen pendukung berupa SPK, tagihan (invoice), serta kwitansi
penerimaan pembayaran dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila nominal transaksi di
atas IDR 5,000,000.

Notes:
Apabila kegiatan dilaksanakan di Kantor Pemerintahan, maka bukti pendukung berupa :
kwitansi / tanda sewa ruangan, pembayaran konsumsi, penggandaan materi / kits
(kelengkapan penunjang seperti tas, atk dll) serta kwitansi tanda terima honorarium dari
Nara Sumber (jika menggunakan tenaga outsourcing).

 TOR Kegiatan
 Undangan Kegiatan
 Agenda Kegiatan
 Daftar Hadir (Peserta, Pemandu, Panitia)
 Bukti Penggandaan Materi
 Bukti Dokumentasi
 Proceeding
Notes:
 Penetapan pelaksanaan kegiatan tersebut diatas harus sesuai dengan rencana kegiatan
yang dituangkan dalam jadwal pelaksanaan yang telah ditetapkan bersama, dan
penanggung jawab pelaksanaan kegiatan ada di bawah pengendalian Team Leader.
 Untuk pembiayaan dalam pelaksanaan kegiatan, dimana interval waktu antara Bukti
pengiriman dana dengan pelaksanaan kegiatan tidak melebihi kurun waktu selama 7
(tujuh) hari .
3.2.2 TV Talkshow (Ceiling cost)
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa perjanjian kerjasama antara stasiun
televisi yang dipilih dengan penyedia jasa di lapangan, jadwal tayang, waktu dan durasi serta
biaya per penayangan selama kontrak berlangsung diatur dalam perjanjian kerjasama kedua
belah pihak, tagihan (invoice) dari pihak stasiun televisi, serta bukti pembayaran berupa transfer
apabila nilai transaksi melebihi IDR 5,000,000.

 TOR Kegiatan
 Agenda Kegiatan
 Bukti Dokumentasi / VCD
Bentuk penayangan media sosialisasi lewat televisi adalah salah satu alternatif lain program
sosialisasi PNPM-MP P2KP dengan target pemirsa wilayah desa/kelurahan diperkotaan.
Indikator keberhasilan media televisi ini sangat dipengaruhi oleh jumlah pemirsa pada televisi
yang mereka putar.
3.2.3 Penulisan artikel/berita (Ceiling Cost)
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas penayangan / cetak pada surat
kabar yang dimuat dan kwitansi tanda terima pembayaran dari surat kabar atau bukti transfer
apabila transaksi melebihi IDR 5,000,000

3.2.4 Exhibition (Ceiling cost)
Pembuktian atas pelaksanaan kegiatan tersebut berupa bukti atas sewa booth/tempat kegiatan,
penggandaan brosur, pembuatan spanduk, dokumentasi, laporan/berita acara serah terima,
invoice, kwitansi penerimaan pembayaraan dari pihak ketiga atau bukti transfer apabila
transaksi melebihi nominal IDR 5,000,000. Sebelum pelaksanaan kegiatan tersebut diperlukan
pesetujuan dari Pemberi Pekerjaan (Project).

D. BAGAN ALUR PROSES PENAGIHAN


Lampiran 1 ‐ Contoh Time Sheet di Level Propinsi

Time Sheet
Non Consultant Services for Oversight Service Provider (OSP) Package …
No Kontrak:
Tanggal Kontrak:
Periode:

No Nama Posisi Tanggal
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Professional Staff OSP x
1 A Program
Direktur
2 B Team Leader
Prov Z
3 C TA Training
Prov Z
4 D Sub TA
Training Prov
Z

Sub Professional Staff
OSP x
1
2
3
4

dst

Keterangan:
H: Hadir bubuhkan paraf
A: Absent
S: Sakit
DT: Duty Trip
CT: Cuti
L: Libur / Hari besar

Mengetahui
Kepala SNVT Penataan Bangunan dan Lingkungan OSP ….
Provinsi …. PNPM Mandiri Perkotaan
(Nama Satker) (Nama Program Direktur)
NIP: ……………… Jabatan: Program Direktur


Lampiran 2 ‐ Contoh Time Sheet di Level Kab/Kota
Time Sheet
Non Consultant Services for Oversight Service Provider (OSP) Package …
No Kontrak:
Tanggal Kontrak:
Periode:

No Nama Posisi Tanggal
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Professional Staff OSP
x
1 E Operator
2 F Secretary
3 G Office Boy
4 H

Keterangan:
H: Hadir bubuhkan paraf
A: Absent
S: Sakit
DT: Duty Trip
CT: Cuti
L: Libur / Hari besar
Mengetahui Mengetahui
Korkot Pejabat Pembuat Komitmen OSP ….
Kab/Kota …. Kab/Kota …. PNPM Mandiri Perkotaan
Provinsi … Provinsi …
(Nama Korkot) (Nama PPK) (Nama Office Manager)

NIP: ……………… Jabatan: Office Manager


Lampiran 3 – Rekapitulasi Bukti Transfer

Bukti
Transfer

No No Tanggal Nama Jabatan Bank No rekening Jumlah Keterangan Item # di Periode
Bukti Penerima penerima penerima (IDR) (duty travel kontrak
Transfer cost/office
operational/rental)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

Korkot
1 1.1 5‐Jan‐13 Rifki Surabaya BCA 0840185626 1,000,000 Biaya operasional 2.2 Jan‐13

Korkot
2 1.2 26‐Jan‐13 Irma Balikpapan BNI 0815465265 150,000 Duty travel cost 2.1 Jan‐13

Total 1,150,000


Lampiran 4 – Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas

Rekapitulasi Bukti Perjalanan Dinas

No No Tanggal Nama Posisi Jumlah Keterangan Item # di Periode
Bukti Penerima (IDR) kontrak
Transfer
(1) (2) (3) (4) (5) (7) (8) (9) (10)

1 1.2 3‐Jan‐13 Irma Korkot Balikpapan 50,000 Transport ‐ spot check Kota Balikpapan 2.1 Jan‐13

13‐Jan‐13 Irma Korkot Balikpapan 50,000 Transport ‐ spot check Kota Balikpapan 2.1 Jan‐13

15‐Jan‐13 Irma Korkot Balikpapan 50,000 Transport ‐ spot check Kota Balikpapan 2.1 Jan‐13

2

3

Total 150,000


Lampiran 5 ‐ Spesifikasi dan Persyaratan Teknis



Lampiran 6 ‐ Rekapitulasi Pengecekan Fisik (Physical Count Checklist)

Pemeriksaan dilakukan oleh:
Nama / jabatan:
Tanggal pemeriksaan:

No Objek Kontrak number Spesifikasi sesuai kontrak Spesifikasi sesuai Keterangan Lokasi
Pemeriksaan dan tanggal pemeriksaan (Sesuai / Tidak
Sesuai*)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1 Desktop HK.0x.0x/OSP‐ International branded, personal International branded, Sesuai Kantor
x/IBRD/SATKER‐ computer (PC) with minimum personal computer (PC) with OSP 6
PKP/00x/2012 specification: Pentium Core 2 Duo, minimum specification:
500 GB, HDD, 2GB, DDR3, 512 MB Pentium Core 2 Duo, 500 GB,
VGA card, DVD RW, Original HDD, 2GB, DDR3, 512 MB
Operating system (OS), windows 7 VGA card, DVD RW, Original
with antii virus tool kit, LCD Operating system (OS),
Monitor 17", 21" LED, 1 year windows 7 with antii virus
warranty (service & spareparts) tool kit, LCD Monitor 17", 21"
LED, 1 year warranty (service
& spareparts)

2

*: apabila tidak sesuai diberi keterangan

Kesimpulan:
…………………………….
…………………………….


Lampiran 7 – Petunjuk Penomoran Barang IKMN

PETUNJUK PEMBUATAN NOMOR IKMN
Contoh No. Urut Barang :

‘0001 INV SCANNER OSP ‐ XXX 2012

No. Urut Barang INVENTARIS JENIS BARANG AREA WILAYAH TAHUN
PENGADAAN


Lampiran 8 ‐ Contoh Surat Pernyataan Sewa Kantor

SURAT PERNYATAAN
Jakarta , 15 Desember 2011
Bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Yudhistira / Laki – laki
Jabatan : Office Manager PT XXX
Alamat Kantor : Jl. Palem XI No. 17 Blok F7 RT 004 ‐ RW 012 Perumahan Taman
Cempaka ‐ Cimanggis (Depok) 16416
Menyatakan bahwa benar PT XXX (OSP Package XXX) telah menyewa sebuah kantor secara bulanan dengan penyewa sebagai
berikut :
Nama Pemilik : Nakula
No. Telepon / HP : 021‐574XXXX / 0812807XXXX
Alamat : Jl. Penjernihan IV No.2 RT.05/RW 12 Pejompongan Jakarta Pusat
Luas Tanah : 500 m2
Luas Bangunan : 800 m2 (2 lantai)
NPWP : 32.79.007.001.042‐751
Kelengkapan dokumen terlampir: 1) NPWP, Asuransi Rumah, PBB, serta surat lainya yang mendukung keabsahan dari
kepemilikan rumah; 2) Foto copy PBB Kantor; 3) Foto Copy Rekening Listrik; 4) Foto copy rekening telepon.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar‐benarnya untuk dapat dipergunakan dengan sebagaimana
mestinya.

Mengetahui, Yang Menyatakan

Nakula Yudhistira
Pemilik Kantor Penyewa


Lampiran 9 ‐ Contoh Surat Pernyataan Sewa Kendaraan

SURAT PERNYATAAN
Jakarta , 15 Desember 2011
Bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Yudhistira / Laki – laki

Jabatan : Office Manager PT XXX
Alamat Kantor : Jl. Palem XI No. 17 Blok F7 RT 004 ‐ RW 012 Perumahan Taman
Cempaka ‐ Cimanggis (Depok) 16416
Menyatakan bahwa benar PT XXX (OSP Package XXX) telah menyewa sebuah kendaraan secara bulanan dengan penyewa
sebagai berikut :
Nama Pemilik : Nakula

No. Polisi : B 6246 EAL
No. Telepon / HP : 021‐574XXXX / 0812807XXXX
Alamat : Jl. Penjernihan IV No.2 Pejompongan Jakarta Pusat
Merk/Type : Xenia Xi
jenis/Model : Kendaraan Roda Empat/Minibus
Tahun Pembuatan : 2010
Tahun Perakitan : 2010
Isi Silinder : 1.300 cc
Warna : Hitam
No. Rangka : MH1JB21144K494562
No. Mesin : JB21E1489898
Termasuk supir dan bensin : Ya
Termasuk biaya perawatan & : Ya
asuransi

Kelengkapan dokumen terlampir: 1) STNK, Asuransi Kendaraan, serta surat lainnya yang mendukung keabsahan dari
kepemilikan kendaraan) 2) Physical count check list sesuai dengan spesifikasi dalam kontrak 3) Fotocopy KTP Pemilik
Kendaraan / yang dikuasakan

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar‐benarnya untuk dapat dipergunakan dengan sebagaimana mestinya.

Mengetahui, Yang Menyatakan

Nakula Yudhistira
Pemilik Kantor Penyewa


Lampiran 10 ‐ Format pembukuan Korkot

Korkot :

BUKU KAS
Bulan:…………….. 20
No Transaksi Saldo

Tanggal Uraian
Bukti Debet Kredit Debet
1 2 3 4 5 6

Korkot

BUKU BANK
Bulan:…………….. 20
No Transaksi Saldo

Tanggal Uraian
Bukti Debet Kredit Debet
1 2 3 4 5 6


Lampiran 11 ‐ Format pembukuan Korkot (continued)
Korkot :

LAPORAN REKONSILIASI ‐ KAS
Bulan:…………….. 20

Saldo kas awal bulan …………………
Ditambah:
Penerimaan
…………………
bulan:
(sesuai dengan total penerimaan
dari buku Kas no 4)
Dikurang:
Total Pengeluaran Kas (…………………)
(sesuai dengan total pengeluaran
dari buku kas no 5)

Saldo kas akhir bulan …………………

Korkot :

LAPORAN REKONSILIASI ‐ BANK
Bulan:…………….. 20

Saldo Bank awal bulan …………………
Ditambah:
Penerimaan
…………………
bulan:
(sesuai dengan total penerimaan
dari buku Bank no 4)
Dikurang:
Total Pengeluaran Bank: (…………………)
(sesuai dengan total pengeluaran
dari buku Bank no 5)

Saldo kas akhir bulan …………………


SOP Invoicing Non Consultants Services NCEP-Urban

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

SOP Invoicing Non Consultants Services NCEP-Urban

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PANDUAN

1. Jenis Pembayaran ................................................................................................ 1

1.1. Pembayaran Uang Mukan . ............................................................................ 1

2. Jenis Tagihan ....................................................................................................... 1

B PROSEDUR PEMBAYARAN ...................................................................................... 1

1. Pembayaran Uang Muka ..................................................................................... 1

C KELENGKAPAN BUKTI PENDUKUNG ................................................................... 4

1. Biaya Langsung Personil ..................................................................................... 4

1 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.4. Rental Expenses . ........................................................................................... 11

D Bagan Alur Proses Penagihan

E Mekanisme Pengecekan Tim Verifikator PMU

1. Contoh time sheet di tingkat Propinsi

2 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

1.1 PEMBAYARAN UANG MUKA

1.2 PEMBAYARAN HASIL PELAKSANAAN PEKERJAAN

1. PEMBAYARAN UANG MUKA :

1 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.2 KETENTUAN PEMBAYARAN :

2 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

Prosedur/Mekanisme Pembayaran Konsultan dapat dilakukan setelah penyedia jasa memenuhi

3 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

Bagian 1 (Biaya langsung personil/remuneration) dan bagian 2 (Direct reimbursable cost) di

1. BIAYA LANGSUNG PERSONIL (REMUNERATION)

Contoh format time sheet pada Lampiran 1 & 2.

2. DIRECT REIMBURSABLE COST.

2.1 DUTY TRAVEL / PERJALANAN DINAS

Perjalanan dinas sesuai dengan kontrak dibagi menjadi kategori berikut:

2.1.1 Tingkat Propinsi

2.1.1.1 Spot check (uji petik)

4 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.1.1.3 For several training to Jakarta, by request

a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat-boarding pass, airport;

2.1.1.4 For EGM (Expert Group Meeting) to Jakarta

a. Air transport (ceiling cost): tiket pesawat-boarding pass;

2.1.1.5 For coordination meeting to Jakarta, by request

5 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.1.2.1 Spot check (uji petik)

2.1.2.2 For CB Activity by Askot to Faskel

2.1.2.3 From Kab/Kota to TL office for coordination meeting

2.1.2.4 Several training & special event from Kab/Kota

a. Inland transport/local transport/transport (fixed cost): rekap bukti transfer (lampiran 3)

2.1.2.5 Special event by request

6 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

Untuk semua perjalanan dinas harus disertai :

2.2 OFFICE OPERATIONAL EXPENSES

Pertanggungjawaban penggunaan dana Office Operational Expenses dibagi menjadi kategori

2.2.1.1 Office running cost (ceiling cost):

2.2.1.2 Office supply & consumable (ceiling cost):

Bukti pertanggungjawaban berupa: bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat

2.2.1.3 Communication cost (fixed cost):

7 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.2.2.1 Office running (fixed cost) :

Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) bukti pembayaran listrik, air, pembelian peralatan

2.2.2.2 Office supply & consumable (fixed cost) :

Bukti pertanggungjawaban berupa: 1) bukti pembelian kebutuhan adminitrasi perkantoran, Alat

2.2.2.3 Communication cost (fixed cost) :

2.3 OFFICE EQUIPMENT EXPENSES

2.3.1.1 Desktop (fixed cost)

2.3.1.2 Laptop (fixed cost)

8 Panduan Pengajuan Penagihan Layanan Jasa Non Konsultan - Satker PKPBM

2.3.1.4 Printer color A3 (fixed cost)

2.3.1.5 Digital Camera (fixed cost)