12 Consejos Implantar Erp

12 consejos para
implantar un ERP
Las claves para una

implantación exitosa
Contenido
Introducción .......................................................................................................................... 2
1. Analiza la gestión de ARTÍCULOS .................................................................................... 2
2. Analiza la capacidad ANALÍTICA ...................................................................................... 8
3. Analiza la gestión de ALMACÉN ..................................................................................... 16
4. Analiza la CAPACIDAD DE INTEGRACIÓN ................................................................... 21
5. Analiza la gestión de VENTAS ........................................................................................ 25
6. Analiza la capacidad de ADAPTACIÓN .......................................................................... 33
7. Analiza la gestión de COMPRAS .................................................................................... 37
8. Analiza la CAPACIDAD DE INFORMACIÓN ................................................................... 43
9. Analiza la FABRICACIÓN ............................................................................................... 49
10. Analiza la FACILIDAD DE USO .................................................................................... 54
11. Analiza la TRAZABILIDAD ............................................................................................ 61
12. Analiza la AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ........................................................... 66
Más Información: ................................................................................................................ 72
12 consejos para implantar un ERP | pg. 1

Introducción
Este documento trata de ser una guía para quien esté interesado en implantar en su empresa
un Software de Gestión Empresarial o ERP de un modo exitoso.
Trata de dar respuestas a preguntas como las siguientes: ¿Cómo puedo tener la tranquilidad
de que los ERP que estoy analizando cumplen mis necesidades funcionales críticas sin
necesidad de invertir en costosas adaptaciones? ¿Qué debo supervisar en cada uno de los ERPs
cuando me hagan una demostración del producto?
Se trata de realizar la implantación de un ERP del modo

más efectivo, evitando retrasos, sobrecostes e incidencias.
El contenido de esta guía está estructurado en torno a 12 consejos, cada consejo está
relacionado con un aspecto crítico del ERP a considerar a la hora de elegir un ERP con visos a
que sea una solución útil y duradera en el tiempo.
1. Analiza la gestión de ARTÍCULOS

Para ello, analizaremos distintas situaciones, la primera de las cuales, objeto de este capítulo,
se centrará en todo lo relacionado con la gestión de artículos, para proponer al lector los
requerimientos que deben tener en cuenta según las características de su sector u otras
funcionales de su propia empresa.
Concepto de artículo y gestión de artículos

En el contexto de un programa de gestión empresarial, cuando hablamos de un artículo nos
estamos refiriendo a los productos o servicios con los que opera la empresa. Es un concepto
que hay que entenderlo en sentido amplio, ya que debe contemplar el flujo físico a lo largo de

la cadena de valor de la empresa de cualquier elemento susceptible de control, como pueden
ser: las materias primas, los productos semielaborados, las mercaderías, los productos
terminados, servicios externos de montaje, prestación de servicios a clientes, etc...
Dicho esto, entendemos por gestión de artículos, las características con el que cada ERP trata
los artículos en los distintos procesos de gestión en los que intervienen. Estas características
muchas veces vienen determinadas por el sector de actividad de la empresa, pero en otras
ocasiones son requerimientos funcionales que buscan mejorar la productividad de los
procesos.
¿Cuáles son las características más habituales a tener en cuenta?

Vamos a analizar 2 tipos de características que están relacionadas directamente con los
artículos y que pueden influir de forma decisiva en la selección de un ERP. Nos referiremos en
este caso a características generales y a características específicas, según el grado de
habitualidad en el mercado.
Características generales relacionadas con los artículos:
• Susceptible de ser almacenado. Tipo de gestión de almacén: caótico o tradicional.

• Tipo de artículo: Mercadería, materia prima, conjuntos, packs, etc… asociando una
cuenta contable para su automatización contable.
• Trazabilidad: En base al lote, número de Serie, etc…
• Gestión de Caducidad
• Referencia, denominación y código de barras propio, por cada cliente y por cada
proveedor.
• Estado de los Artículos: Activos, Descatalogados, Sustituidos por ó Sustituyen a.
• Gestión de diferentes unidades en un mismo artículo: stock, venta, compra y recepción.
• Tipo de cálculo de costes y sistema de ajuste de inventarios.
• Cálculo del coste teórico de fabricación y materiales.
• Costes reales de fabricación o compra actualizados.
• Pedido o fabricación mínima.
• Stock mínimo y máximo por ubicación en los almacenes.
• Cálculo del peso y/o volumen de la estructura.
• Cálculo de nuevas tarifas de clientes (no por ofertas).

• Precios personalizados por cantidad y proveedor.
• Stock a tiempo real del inventario físico, disponible, en depósito, en talleres de
subcontratación, pendiente de servir, pendiente de recibir, reservado para órdenes de
fabricación y fabricándose.
• Kpis preestablecidos ligados al artículo..
• Previsión de ventas.
• Vinculación de documentos como especificaciones técnicas, planos, normativas,
fotos,…
• Tratamiento fiscal actualizado.
Características específicas relacionadas con los artículos:

• Cálculo y simulación del proveedor más económico o el de menor plazo de entrega para
un artículo.
• Precios personalizados por cliente. Capacidad de formular los precios de venta en
función de variables ligadas al artículo y al cliente.
• Condiciones de rappels por distintos criterios: por cantidad (acumulada periodo o por
pedido, etc..) por margen, etc…Capacidad de formular los precios de venta en función
de variables ligadas al artículo, a los albaranes servidos y al cliente.
• Modificación de tarifas en condiciones de ofertas temporales (Ejemplo: rebajas)
• Determinación de características asociadas al artículo en el momento de ser utilizado
(ejemplo: color, talla, etc…)
• Capacidad de clasificación del artículo para un tratamiento analítico posterior.
Hasta aquí tienes a tu

disposición algunas
características que te pueden
ayudar a entender las
especificaciones que los
artículos de tu empresa deben
contemplar en la gestión de un
sistema ERP.

No obstante, para mejorar nuestra comprensión de estos requerimientos vamos a analizar
algunos ejemplos que vienen determinados por el sector de actividad y otros por razones de
productividad.
Requerimientos de artículos por sectores

El primer requerimiento compartido en muchos sectores es el de trazabilidad. En efecto, para
algunos sectores de actividad, como el de alimentación, este es un requisito de carácter
imperativo por su normativa, pero existen muchos sectores, que, aunque no se origina por una
necesidad de tipo legal, sí que es aconsejable para guardar constancia del flujo físico que ha
seguido un material a fin de resolver cualquier incidencia y mejorar la capacidad de análisis,
como es el caso de sectores como maquinaria, etc...
Uno de los requerimientos sectoriales más críticos es el de

trazabilidad, deberemos asegurarnos que el ERP lo
gestiona adecuadamente.
En el sector de alimentación, además de la trazabilidad comentada anteriormente, la gestión de

caducidad por lotes suele ser un requerimiento crítico, aunque también existen otros
requerimientos importantes dependiendo del subsector de actividad. En este sentido, las
empresas cárnicas, necesitan asociar a cada pieza en el almacén una doble unidad de
almacenamiento, por un lado, necesitan tener el peso en kilos originales de entrada en el
almacén, y por otra parte necesitan tener el peso en kilos a lo largo del tiempo, ya que la pérdida
de agua de los productos cárnicos frescos, suponen una merma a controlar en el peso de cada
pieza, lo que afecta de una forma directa en el coste del almacén.
En el caso del sector de mobiliario, además de la trazabilidad, suele ser necesario también la
configuración de características ligadas a ciertos artículos, de forma que el movimiento de
materiales y los costes de almacén quedan afectadas por dichos requerimientos. Estas
características suelen hacer referencia a los tamaños (largo, ancho y alto) pero también a
cualquier otro parámetro de interés.

En el sector textil, en el caso de fabricantes de pantalones vaqueros (por ejemplo), se trabaja a
dos niveles de codificación, un nivel que identifica la esencia principal del artículo a tratar (por
ejemplo, un modelo de pantalón vaquero), y otro nivel, que completa el resto de información del
artículo (por ejemplo, la talla y el color, normalmente 2 atributos). La diferencia con relación al
sector mobiliario (que utiliza el configurador de características), es que la introducción y
extracción de información en la gestión de los artículos, parte siempre del primer nivel de
codificación del artículo y se complementa al segundo nivel a través de una tabla que recoge la
relación entre ambos atributos, de forma que se agiliza mucho el registro de información en el
sistema (entradas y salidas de almacén, pedidos, tarifas, etc…)
En otros sectores, como el cementero o el hormigón, existen características estáticas referidas

a un producto que sirven tanto para la creación del propio código de producto (a través de un
configurador de códigos), como para el cálculo del precio del producto, etc... A título de ejemplo,
en el caso del hormigón el precio final se puede deducir en base a algunas características como
son la consistencia, resistencia, tipo, etc…, ya que el precio se comporta, a partir de un precio
de mercado, de forma directamente proporcional a la cantidad y tipo de cemento que se emplee
en su fabricación.

Como queda patente con estos ejemplos, existen requerimientos sectoriales muy específicos
que debemos considerar siempre, ya que la adaptación de un ERP ante la falta de dicha
funcionalidad, puede suponer un sobrecoste importante en dinero y plazo. Por tanto, nunca
sacrifiques la funcionalidad que actualmente tienes y trata de comprar aquel ERP que cubra
todos tus requerimientos.
Requerimientos funcionales de la empresa

Existen requerimientos que no se asocian a un sector en particular, sino que pretenden mejorar
la productividad administrativa de una empresa. Este es el caso de los llamados “conjuntos
virtuales” que tratan de descontar del almacén todos los productos complementarios que
participan en la venta de un producto final.
Algunos de los requerimientos no dependen de un sector

específico, sino que son comunes a todas las empresas.
A título de ejemplo, este sería el caso de una tienda que cuando vende un juguete le incorpora
una pila para su funcionamiento. En este caso, la tienda seleccionaría un conjunto virtual
compuesto por dicho juguete y una pila. Al efectuar la venta de este conjunto virtual, se daría
de baja en el almacén el artículo juguete y el artículo pila, sin que la tienda tenga que realizar un
proceso previo de montaje. Esto es ideal en casos en que la venta de un producto implica el
suministro de otros productos complementarios de menor relevancia que nunca se encuentran
en el almacén en forma de conjunto (es decir, se almacenan por separado).
Casi todos los productos que requieran una instalación posterior a la venta pueden ser
susceptibles de encontrarse ante esta necesidad, como sería el caso de una tienda que vende
estanterías y que regala junto con el producto principal los tornillos y las alcayatas, etc...
Conclusiones
Como en todas las cosas en esta vida, es posible que nos equivoquemos en la selección del
programa de gestión (ERP) que mejor se adapte a nuestra empresa.

Si esto fuera así, sería un error muy grave que el motivo fuera por una falta de análisis en la
gestión de artículos de la empresa, ya que supone el instrumento fundamental de control del
flujo físico de servicios y materiales a lo largo de la cadena de valor de la misma, y subsanar
dicho error podría ser muy difícil o incluso imposible, en todo caso, el coste de dicha
equivocación sería muy grande y afectaría al análisis de márgenes, etc.
Espero que este capítulo te ayude a no equivocarte por motivos relacionados con la gestión de
artículos, o por lo menos, ante la duda, reflexiona el tiempo que necesites, pero no te precipites.
2. Analiza la capacidad ANALÍTICA
Las empresas tienen necesidades de información diferentes para mejorar su conocimiento

sobre el funcionamiento de su empresa y, de esta forma, puede servir de apoyo en las
decisiones operativas y estratégicas.
Que la información que se maneje tenga la suficiente calidad, para mejorar el conocimiento de
las personas, depende en gran medida, además de las capacidades personales, de la capacidad
de clasificación de los datos por los distintos criterios que pueden aportar valor al análisis de
una decisión, esto es lo que llamamos en términos de gestión la “capacidad analítica” del
sistema de información.
Por tanto, nuestro sistema de gestión ERP, debe permitirnos clasificar todos los datos que
maneja de forma que podamos construir información de valor para la toma de decisiones. Sólo
la información que nos permite corroborar o mejorar nuestro conocimiento sobre algo nos aporta
valor.

Para que un sistema de clasificación de la información sea eficiente debería ser capaz de
cumplir algunos requerimientos como son:
• No perjudicar o influir negativamente en la ejecución de otros procesos de gestión
empresarial.
• No incrementar la formación de las necesidades analíticas a las personas que
intervienen en los procesos administrativos de registro de datos, más allá de lo que
supone un nivel adecuado al desempeño de su trabajo habitual.
• El sistema debería garantizar la correcta imputación de los datos de acuerdo a los
criterios analíticos. En este sentido, lo importante no es impedir que se cometan errores,
sino que sean fácilmente detectables.
• El sistema debería ser flexible ante el cambio de criterios de imputación, de forma que
no afecte a los datos registrados en procesos administrativos ajenos a la gestión
analítica de la empresa. Esto es especialmente importante, porque el desarrollo de
nuestro conocimiento supone habitualmente el desarrollo de nuevos criterios de
imputación en la clasificación analítica.
En este capítulo vamos a analizar cómo podemos valorar la capacidad analítica de un sistema
de gestión, de forma que podamos visualizar su capacidad de generar información útil.

Concepto y Características de la Capacidad Analítica.
Conceptualmente, la capacidad analítica de un sistema de información y gestión está referido
a la capacidad de clasificación de sus datos de forma que permita construir información útil y de
valor para la toma de decisiones de una empresa. A diferencia de otros sistemas de información,
este tiene la peculiaridad de que su ámbito de regulación es de carácter interno a la empresa,
es decir, su desarrollo no debe estar influenciado por otras entidades externas a la empresa,
solo debe perseguir la elaboración de información en base a criterios internos de gestión de la
misma.
Para ello, el proceso de clasificación de un dato, debe atender a criterios que suponen tener un
alto conocimiento del negocio y de los objetivos que pretenda alcanzar la empresa. Sin lugar a
dudas, esto es algo que se definirá a un alto nivel de responsabilidad.
El ERP es el repositorio más completo e importante de la

organización, por ello es clave la explotación de sus datos.
El sistema de información y gestión por excelencia es el ERP, donde se registran todos los datos
necesarios para alimentar los distintos procesos de gestión ya sea de una forma manual o
automática. La capacidad analítica de un sistema ERP depende de la capacidad de clasificación
que tenga su sistema de gestión cuando crea un registro de información.
Para ello, los criterios de clasificación pueden basarse en otra información que se puede
conocer en el momento del registro de los datos o en un momento posterior. Por este motivo,
hay que tener en cuenta que los criterios a aplicar en un proceso de clasificación se pueden
definir de distintas formas:
• Criterios iniciales preestablecidos de forma fija o variable. Son criterios que se definen
en base a información disponible en el momento del registro de un documento (interno
o externo) que agrupa un conjunto de datos de una transacción. Estos criterios pueden
ser fijos o variables en función de que el valor final dependa o no del valor de otros
elementos que configuran la estructura de análisis, como veremos posteriormente. A

título de ejemplo, podemos decir que el criterio de imputación de la compra de gasóleo
dependerá de si el centro de costes imputado es un vehículo comercial o es un camión
de distribución de productos a clientes.
• Criterios secundarios por repartos. Son criterios que se definen en base a información
disponible con posterioridad al momento del registro de un documento (interno o
externo) que agrupa un conjunto de datos de una transacción. Siguiendo con el ejemplo
anterior, en el ejemplo del gasóleo, todas las compras dirigidas a un depósito surtidor
de combustible, deberán ir inicialmente a un centro de costes genérico (surtidor de
gasóleo) que posteriormente deberá repartirse entre todos los centros de costes que
hayan consumido dicho combustible.
De acuerdo con el comentario anterior, la clasificación de la información se puede realizar de

distintas formas:
• Clasificación en línea. Se trata de clasificar inicialmente los datos en el momento en el
que van a ser almacenados. Esta situación se produce cuando los criterios de
clasificación están preestablecidos de forma fija o variable. El problema de este tipo de
imputación es que no se pueden registrar los datos de un documento hasta que no se
clasifiquen adecuadamente sus datos, por lo que la tarea de registro depende de otros
procesos ajenos a la función administrativa que se ejecuta para registrar un documento.

Este sistema es útil cuando la clasificación de un dato es muy sencilla (básicamente
intuitiva) y no exija una formación específica del personal.
• Clasificación post registro. Este tipo de clasificación se utiliza normalmente para
modificar la clasificación analítica inicial a partir de un reparto secundario que tiene en
cuenta otros criterios más complejos. No es útil en la clasificación inicial de los registros
(ya que exigiría un doble trabajo de registro) a no ser que exista una norma general de
clasificación en bloque que pueda automatizarse. Este suele ser el caso habitual de las
facturas de venta, etc...
La capacidad analítica que tenga un sistema de gestión ERP depende en gran medida de que
contemple todas las consideraciones que hemos comentado anteriormente en cada una de las
situaciones en las que se crean registros de datos relevantes para mejorar el conocimiento del
funcionamiento de la empresa. También es importante la base de datos que se utilice, ya que
los procesos de clasificación se pueden realizar a través del lanzamiento de “triggers” sin
necesidad de modificar los programas de software.
6 meses después de la implantación del ERP ya se dispone

del volumen de información necesario para poder detectar
errores y fallos operativos.
A continuación, vamos a proponer una estructura de clasificación analítica que nos ha sido muy
útil en muchas implantaciones, y que es igual de válida en procesos sencillos o complejos, ya
que cada empresa puede adaptarla a sus propias necesidades.
Propuesta de clasificación analítica.

Nuestra propuesta, sobre una estructura de análisis, trata de ser un planteamiento general pero
completo, para que cada empresa decida qué parte le puede ser útil, ya que su estructura
guarda una relación piramidal en base a una organización jerárquica, lo que posibilita un análisis
multidimensional en base a los requerimientos básicos de sus decisiones.
La estructura general, en base a la cual deberían de clasificarse todos los datos de una
organización son:

• Empresa. Requiere una imputación manual o automática.
• Centro de trabajo. Requiere una imputación manual o automática.
• Centro de costes. Requiere una imputación manual o automática.
• Tipo de proceso (Compras, ventas, etc.). Este campo suele ser siempre un campo que
se calcula de forma automática.
• Concepto analítico. Se trata de concepto del gasto o ingreso y siempre lleva asociado
una cuenta contable para su cuadre entre finanzas y analítica. Requiere una imputación
manual o automática.
• Importe. Requiere una imputación manual o automática.
• Descripción del registro. Este campo suele ser siempre un campo que se calcula de
forma automática, a excepción de que la imputación sea manual.
• Externo/Interno. Determinación si es un recurso externo o interno de la empresa. Este
campo suele ser siempre un campo que se calcula de forma automática.
• Tipo de imputación. Diferencia si es una imputación directa o un reparto secundario a
esta estructura de costes. Este campo suele ser siempre un campo que se calcula de
forma automática.

Los elementos de la estructura que hemos resaltado en negrita (5 elementos) son datos que
normalmente van a requerir una imputación manual o se pueden calcular automáticamente de
forma sencilla (predefinida). Todos los demás elementos se suelen deducir por el valor del resto
de los campos señalados.
A partir de la estructura definida, se puede establecer un sistema de relaciones lógicas que se

pueden dar en la empresa, por lo que seremos capaces de identificar las relaciones de
imputación ilógicas que no estén contempladas en este sistema de relaciones al que se suele
llamar “reglas de negocio”, “cerebro transaccional”, etc. Nuestra experiencia nos ha
demostrado, que 6 meses después de la implantación de un sistema de este tipo, somos
capaces de identificar muchos errores que se producen a nivel administrativo y también
situaciones atípicas que no se han resuelto de acuerdo a los criterios de clasificación
preestablecidos.
La idea final es que todos los datos que se clasifiquen según esta estructura analítica den lugar
a un nuevo fichero que se calcula en 2 fases:
• Una primera fase consistiría en la imputación en el sistema de contabilidad analítica
estándar, que se calcula de forma manual o a través de procesos automáticos de
contabilización de documentos.
• Una segunda fase que consistiría en:
o Detalle de todos los registros incluidos en contabilidad financiera en su detalle
analítico en base a sus documentos originarios en un nuevo fichero de
desgloses analíticos.
o Cálculo de costes internos
o Cálculo de repartos
• Una tercera fase de control de las partidas conciliatorias entre la contabilidad financiera
y el sistema de información analítico.
Como el ERP ayuda a clasificar la información para la toma de

decisiones.
Como hemos comentado anteriormente, el ERP es el sistema de información más habitual que
recoge todos los datos de los procesos que ejecuta una empresa. Para que cualquier ERP tenga
una mínima capacidad de análisis interno, requiere lo que se suele llamar contabilidad analítica.

Esta utilidad es práctica en aquellas empresas en la que las necesidades de clasificación sean
muy sencillas y no requieran repartos.
Cuando los requerimientos de imputación analítica son más complejos y pueden requerir
sistemas de repartos, la contabilidad analítica que ofrecen los softwares de gestión suele ser
deficientes y se necesita desarrollar un tratamiento de datos más enriquecido a través de las
características del propio ERP y de la base de datos que utilice.
Lo que determina la potencia o capacidad analítica de un software de este tipo es la posibilidad

de poder asignar a cada registro de información los campos que componen la estructura
analítica, de tal forma que los formularios de todos los procesos de gestión de los diferentes
módulos de un ERP deben contemplar esta casuística. A partir de aquí, la elaboración de
cualquier proceso de reparto o reasignación analítica se puede establecer a partir de las
utilidades que nos ofrecen las bases de datos, por lo que no supondrá la modificación de los
programas de gestión.
A veces las posibilidades de explotación de la información

desde el ERP se quedan cortas para las necesidades
analíticas, por ello se debe poder acceder a la base de
datos con otras aplicaciones como el BI.
Conclusiones
Crear un sistema de información eficaz para la toma de decisiones de una empresa requiere,
tanto el tratamiento adecuado de los datos, como la presentación de la información elaborada.
Para el primer requerimiento, “el tratamiento adecuado de los datos”, los sistemas ERP pueden
ser la mejor opción siempre y cuando nos permita clasificar los datos que genere en base a la
estructura analítica que determine la empresa.
Para el segundo requerimiento, “la presentación de la información elaborada”, los sistemas BI

(Business Intelligence) integrado a un ERP es la mejor opción porque nos posibilita el análisis

dinámico de la información (como ejemplo las tablas dinámicas de Excel) en base a las
distintas dimensiones que aportan valor en la toma de decisiones.
En general son pocas las empresas que acometen un proyecto de este tipo, y precisamente es
este unos de los pilares que alimenta su capacidad competitiva en el mercado gracias a la mejora
del conocimiento del funcionamiento de su empresa en tiempo real.
3. Analiza la gestión de ALMACÉN

La importancia de la gestión de almacenes
La minimización del inventario es un ejercicio fundamental para mejorar la rentabilidad de una
empresa. Debe ser un ejercicio tomado con seriedad y reflexión. Hay que encontrar el equilibrio
adecuado entre dos tendencias opuestas.
La primera, la de reducir el stock, con la evidente reducción de costes relativos al almacén

(alquiler, energía, seguridad, etc.), al producto (obsolescencia, rotura, etc.), como a
las operaciones que se realizan en el mismo (mano de obra, herramientas, etc.).
La segunda tendencia, es la de aumentarlo para asegurar el servicio al cliente (para poder

reparar una maquinaria al disponer del repuesto adecuado inmediatamente) o la producción de
nuestro producto, o simplemente para realizar una venta directa online.
Si después de este análisis concluimos que es necesario mantener una determinada cantidad
de stock en el almacén, entonces debemos diseñar nuestros procesos para que la rotación de
los materiales sea lo más alta posible y así el almacén sea lo más pequeño posible (menos
referencias y menos cantidad), que permiten reducir el stock físico.
Una buena gestión de los almacenes mejora por tanto la eficiencia, productividad, servicio al
cliente y reduce los costes operativos.

Los procesos en gestión de los almacenes
Los procesos de gestión de almacenes son aquellos que describen las tareas relacionadas con
los movimientos de los materiales desde su entrada hasta su salida del almacén, incluyendo
todos los movimientos internos.
De un modo general incluyen:

• Recepción e inspección de mercancías: se debe comprobar y registrar la entrada de las
mercancías y su estado.
• Desconsolidación y almacenamiento: en caso de que sea necesario se separan los
paquetes recibidos y se coloca la mercancía entrante en su ubicación correcta dentro
del almacén.
• Preparación de pedidos (Picking): se recoge la mercancía del almacén para preparar su
salida en función de los pedidos recibidos o las órdenes de producción.
• Empaquetado y etiquetado (Packing y labeling): se consolidan los materiales de un
pedido y se agrupan para proceder a su etiquetado. La etiqueta debe disponer de toda
la información necesaria para una correcta identificación y transporte.
• Envío: una vez todo está preparado se procede a la entrega del material al transportista
con la documentación requerida para su distribución.

• Una serie de procesos internos como puede ser la reubicación de los materiales en el
propio almacén o la realización de inventarios.
Un complemento necesario a la gestión de almacén que

realiza un ERP es un software SGA o WMS, Sistema
Avanzado de Almacén
Los sistemas de gestión de almacenes

Para mejorar la eficiencia de las todas estos procesos existen los sistemas de gestión de
almacenes (SGA) o en inglés, Warehouse Management Systems (WMS). Son aplicaciones
informáticas para la gestión, tanto de almacenes, como de centros de distribución.
Los SGA son claves para garantizar una rotación de stock elevada. Una alta velocidad requiere
de una precisión absoluta del sistema de información. Cualquier inexactitud tanto en los datos
(número de la referencia, descripción, peso, etc.) como en las transacciones (el stock actual,
las entradas y las salidas) conllevaría cierta improductividad. Ahí es donde un buen SGA es una
ayuda inestimable.
Además, permiten la implementación de muchas mejoras. Algunos ejemplos son:

• Durante el almacenamiento, indicar al operario el lugar óptimo dentro del almacén
donde colocar una mercancía y registrar en tiempo real cuando ha sido posicionado.
• Disminuir del tiempo de desplazamiento durante el picking al proveer la secuencia
óptima.
• Flexibilizar el proceso de picking incluyendo picking por lotes o por áreas.
• Mejorar el proceso de empaquetado recopilando información automáticamente como
el peso.
• Mejorar la eficiencia por la utilización de dispositivos de adquisición de datos: lectores
de códigos de barras, reconocimiento de voz, etc.
• Facilitar la localización de materiales
• Permitir la implementación de procesos como el cross docking o drop shipping.

• Permitir la robotización y automatización de almacenes: convoyes automáticos,
carruseles, etc
Los ERP y los sistemas de gestión de almacenes

Los ERP disponen habitualmente de módulos de almacenes standard, pero algunos incluyen
sistemas más avanzados como el SGA (como adición suplementaria o con el sistema de un
partner recomendado), que nos ofrecerán todas las ventajas explicadas anteriormente.
Pero como los ERP automatizan e integran la información de todas las áreas de negocio de
una empresa, ofrecen una serie de ventajas en relación a la gestión de almacenes adicionales,
como son:
• Integración con de la cadena de suministro. En el caso del comercio electrónico, permite
al cliente ver en tiempo real si hay stock y donde.
• Integración financiera. Los valores de cuentas contables son actualizados en el
momento. Los procesos de ajustes de inventario son mucho más sencillos.
• Optimización de la gestión de materiales. Los ERP conocen el estado del libro de pedidos
y de las listas de materiales por lo que pueden conocer necesidades futuras que los
SGA desconocen. Además, disponen de la información de proveedores que permiten
estimar los tiempos de entrega y elaborar MRPs para automatizar la renovación del
stock.
Como valorar la gestión de almacenes que ofrece un ERP

A la hora de valorar la gestión de almacenes que ofrece un ERP es necesario entrar más en
profundidad. A continuación, unas ideas de qué preguntar y evaluar sobre un ERP en la parte
relacionada con la gestión de almacenes.
Funcionalidad.
La manera más sencilla de preguntar sobre la funcionalidad de un sistema es pensar en la
situación actual y en los mayores problemas que tenemos. Es aconsejable siempre tener tres
ángulos en mente: el operativo (permite hacer lo que necesito), el financiero (impacto en el
coste) y de sistemas (robustez y soporte de la aplicación).
1. Datos maestros. ¿Se puede almacenar todos los datos relevantes para mi negocio?
¿Cómo se modelan los almacenes? ¿Es posible representar en la aplicación mi almacén
físico: zonas, pasillos, racks, bins, etc.? ¿Hay todos los campos existentes en los

materiales que necesito? Algunos siempre estarán (descripción, dimensiones, pesos),
pero otros puede que no (peligrosidad, referencias externas, garantía)
2. Flujo de información y de procesos. ¿Me permite consolidar y dividir pedido? ¿Cómo
distribuye las órdenes entre el personal?
3. Formatos. ¿Cómo se diseñan e imprimen las etiquetas, las notas de entrega, etc.?
4. Interfaces de usuario. ¿Qué dispositivos de entrada permite? ¿Y de salida? ¿Proporciona
una página web con la información?
5. Informes. ¿Qué tipo de informes proporciona?
Flexibilidad.
Para preguntar sobre la flexibilidad se debe pensar en las necesidades de futuro: potenciales
clientes y planes de crecimiento. También es importante entender que la flexibilidad suele traer
complejidad.
¿Nos permite el ERP flexibilizar nuestros procesos y

herramientas en el futuro? ¿Es un sistema escalable?
Integración y comunicaciones
La comunicación electrónica con los proveedores y distribuidores es indispensable. ¿Qué tipo de
posibilidades ofrece el ERP?
En el caso de que dispongamos ya de un SGA debemos haber evaluado si deseamos
mantenerlo. Puede ser la mejor opción en el caso de que hayamos realizado una inversión
reciente o nos resuelva necesidades muy específicas a nuestro negocio. Si es así, ¿qué tipo de
integración ofrece el SGA con el ERP? ¿Es una integración en tiempo real o en diferido? ¿Qué
robustez ofrecen los interfaces? ¿Cómo se monitorizan los interfaces?
Conclusiones
Una buena gestión de los almacenes puede mejorar la eficiencia, productividad, servicio al
cliente y reducir los costes operativos.

Los procesos de gestión de almacenes son aquellos que describen las tareas relacionadas con
los movimientos de los materiales desde su entrada hasta su salida del almacén.
Los SGA son sistemas informáticos específicamente diseñados para mejorar la gestión de los
almacenes.
A la hora de valorar el SGA que ofrece un ERP debemos evaluar las mejoras que puede aportar
en el ámbito funcional, la flexibilidad que proporcione y las facilidades de integración.
4. Analiza la CAPACIDAD DE
INTEGRACIÓN
El nuevo entorno empresarial se caracteriza por fuertes turbulencias, tanto por la fácil
accesibilidad a nuevos avances tecnológicos, como por los cambios en las pautas de
comportamiento de los consumidores, y todo ello en el marco de internet, que se ha
consolidado como el sistema de comunicación multidireccional más eficaz de la historia.
En este contexto, compartir información de forma ágil y en el momento oportuno es un factor

crítico para competir, lo que supone una nueva necesidad de integración para los sistemas de
información y gestión de las empresas. Precisamente, es la capacidad de integración de los
sistemas ERP con otros softwares diferentes, lo que le va a permitir en gran medida su capacidad
de gestionar eficazmente las necesidades de comunicación y relación de las empresa.
Vamos a analizar en este capítulo, cómo la capacidad de integración de nuestro sistema de

información y gestión con otros sistemas nos determinará en gran medida nuestra capacidad de
competir en condiciones ágiles y seguras.
Concepto y Características de la Capacidad de Integración.

Cuando nos referimos a la capacidad de integración de un sistema de información y gestión
(ERP), lo que queremos indicar son las posibilidades que tiene este sistema de conectar y
compartir datos con otros sistemas.
Son precisamente estas posibilidades de integración las que permiten multiplicar las
funcionalidades de un sistema de gestión sin que se merme la dedicación de recursos destinados
al desarrollo y mantenimiento del “core” del sistema.
La integración del ERP con otros sistemas nos permitirá

poder tomar decisiones ágiles y seguras.
Las razones que nos obligan, o hacen deseable, la necesidad de integración con las
funcionalidades de otros programas es muy variadas, pero las más habituales son:
• Cuando en el sistema de valor de la empresa existen agentes con gran poder en la
capacidad de negociación, nos encontramos que tenemos que aceptar las condiciones
que nos imponen para poder trabajar con ellos. Este es el caso habitual de ciertos
proveedores o clientes que nos imponen la condición de una comunicación automática
de los datos de los documentos entre a ambas empresas a través de algún formato
estándar como es el sistema EDI (Electronic Data Interchange - Intercambio Electrónico
de Datos).
• Las administraciones públicas, en el marco de su proceso de digitalización integral, han
obligado a aquellas empresas que quieran trabajar con estos entes públicos, a enviar
las facturas a través de un portal de recepción de documentos llamado FACE.
• La Administración de Hacienda, en su lucha contra el fraude fiscal, ha desarrollado
nuevas obligaciones fiscales sobre la gestión del IVA que exige, a las empresas que
reúnan unos requisitos de tamaño y otros, presentar de forma telemática el libro registro
de IVA, en lo que ha venido en llamarse Suministro Inmediato de Información (SII).
• Existen ciertas funcionalidades en el mercado, principalmente de comunicación, que se
han extendido de forma exponencial y que hoy en día no se pueden excluir de ninguna
gestión. Nos referimos principalmente al correo electrónico y a los sistemas de
notificaciones (entre otros). La integración de estas funcionalidades en el sistema ERP

no es una opción, es una necesidad, ya que no sólo es importante acceder a estas, sino
que debe formar parte de todo el sistema de información, de forma que podamos
desarrollar el conocimiento necesario para tomar decisiones que nos permitan mejorar
los procesos.
• Existen otras funcionalidades incorporadas a otros programas de gestión específicos y
especializados que complementan la gestión de los ERP. Nos estamos refiriendo a
programas como son los BPM o Workflow (Business Process Management - Gestión de
Procesos de Negocio), el CRM (Customer Relationship Management - Gestión de las
relaciones con el cliente), el BI (Business Intelligence), etc... Las posibilidades de una
integración eficaz de estos programas con los sistemas ERP termina siendo una
necesidad prioritaria en todas las empresas que se desarrollan de una forma
satisfactoria.
• Existen otras funcionalidades que tienen una dependencia mayor en función del sector en
que se desarrolle la actividad. En este sentido existe también la necesidad de integrar
balanzas de pesaje, relojes de fichajes, información de redes sociales, etc…
Lo que está claro, en base a los hechos de los últimos años, es que el desarrollo tecnológico y
las necesidades de digitalización de las organizaciones, conlleva a una mayor necesidad de
comunicación entre sistemas de gestión que apenas hace unos años, no se lo planteaban. Por

este motivo, hoy en día, es crucial analizar la capacidad de integración de un sistema ERP que
nos deberá dar soporte en nuestra gestión de los próximos años.
Capacidad de integración de un sistema ERP.

Cuando un sistema de gestión ERP no cubre todas las funcionalidades que necesita una
empresa, es interesante que se integre con otros programas más especializados o también con
otras bases de datos externas. Esta necesidad será menor en la medida de que el proveedor
del sistema de gestión tenga en su porfolio de productos, un abanico amplio de todos estos
productos de forma integrada. Por tanto, la primera indicación es conocer bien la propuesta de
valor completa que tenga el proveedor de estos servicios, ya que puede ser una diferencia
esencial en un futuro no muy lejano.
Tal y como se deduce de lo comentado anteriormente, cuando necesitamos integrar dos

sistemas de gestión diferentes, lo podemos hacer a partir del desarrollo de software o a partir
de las utilidades que tenga la base de datos sobre la que trabaje el programa. En el caso de que
el software trabaje sobre un sistema de ficheros propios de la aplicación, sólo tendríamos la
primera opción, por lo que limitaría nuestras posibilidades de integración.
el primer requerimiento deseable de un programa de

gestión es que almacene sus datos en una Base de Datos
(No propietaria) y no en un sistema de ficheros propio.
La capacidad de integración de un sistema de gestión se puede definir en base a sus niveles de

automatización y capacidad de proceso. En este sentido podríamos diferenciar:
• Integraciones a nivel del Programa:
o Nivel básico: Exportación e importación manual de datos.
o Nivel medio: Desarrollos específicos integrados de base en el sistema de
gestión. Normalmente suele contemplar: el sistema EDI, SII, FACE, captación de
relojes de fichajes, etc...
o Nivel avanzado: Integración a partir de un API (Application Programming
Interface - Interfaz de Programación de Aplicaciones)
• Integraciones a nivel de la Base de Datos:

o Nivel básico: Exportación e importación manual de datos.
o Nivel avanzado: El uso de procedimientos almacenados, que son ejecutados
directamente en el motor de bases de datos, de forma que posee acceso directo
a los datos que necesita manipular y sólo necesita enviar sus resultados de
regreso al usuario. También es eficaz el uso de “triggers”, que son empleados
para implementar las REGLAS DE NEGOCIO (tipo especial de integridad) de una
base de datos. Una Regla de Negocio es cualquier restricción, requerimiento,
necesidad o actividad especial que debe ser verificada al momento de intentar
modificar la información de una base de datos.
Conclusiones.
La capacidad de integración de un sistema ERP dependerá en gran medida de que contemple:
• Las posibilidades de integración de nivel medio y avanzado a través del desarrollo de
programas.
• Las posibilidades de integración que ofrezca la base de datos a nivel avanzado.
Es importante recalcar, que no siempre es igual de eficaz integrar datos o procesos a partir del
desarrollo de programas o a partir de las utilidades de la base de datos. Hay que estudiar cada
caso en particular y evaluar el sistema a elegir. En todo caso, el porfolio completo que ofrezca
el proveedor de servicios, puede ser una herramienta clave para tomar una decisión en este
sentido.
5. Analiza la gestión de VENTAS

Cuando una empresa se plantea la adquisición o el cambio de su programa de gestión (ERP),
es muy importante tener claros todos los requerimientos que precisa antes de tomar una
decisión.
La actividad comercial de una empresa, que se administra parcialmente a partir de sus

procedimientos de gestión de ventas, determina en gran medida los requerimientos de gestión
de su cadena de valor, de forma que una buena práctica para analizar los requerimientos
globales de una compañía es empezar el análisis en el departamento comercial.

Tenemos que tener presente que existen varios tipos de requerimientos que nos interesará
diferenciar para tener la certeza de que no se nos olvida ninguno. Nos referimos principalmente
a cuatro tipos de requerimientos: los de tipo legal que impone el ordenamiento jurídico en
función del tipo de actividad a desarrollar, los de diferenciación que son fijados por la empresa
de forma voluntaria en el marco de su estrategia para competir en el mercado, los de gestión
comercial que se determinan a partir de las necesidades de gestión, y los de otras gestiones
directas a la venta pero que no son de naturaleza comercial.
Dicho esto, debemos acotar primero el ámbito de análisis, ya que, aunque parezca trivial, no
todos llamamos de la misma manera a lo mismo.
Ámbito de análisis.
Antes de analizar la actividad de una empresa, es importante acotar el ámbito de aplicación, ya
que existen criterios muy dispares en este sentido.
Es muy común que, en los sistemas de información y gestión de las empresas, se agrupen el
grueso de las gestiones comerciales en el módulo de gestión de ventas, llegando a utilizar
ambos términos de forma indiferente.

Aunque la gestión de ventas es un término que podemos considerar específico para referirnos
a la gestión y administración de las acciones comerciales con clientes, en la práctica hay
muchas empresas que lo utilizan como sinónimo de gestión comercial en sentido amplio.
Más que el nombre que podamos poner, es importante conocer qué engloba el término, de
forma que, entre otras, podamos conocer:
• Además de las acciones específicas de venta, ¿incluye las actividades de marketing?
• Tipo de clientes (B2B, B2C, B2G)
• ¿Incluye sólo las relaciones con clientes o también con potenciales?
• ¿Incluye relaciones con prospectos?
• ¿La empresa utiliza internet?, en caso afirmativo, ¿para qué actividades específicas?
• ¿Cómo se estructuran las relaciones con clientes de forma integral?
• Etc...
A partir de la concreción de estas cuestiones podremos estar en disposición de abordar los

requerimientos que nuestro proceso comercial.
Los requerimientos del área comercial para el ERP se

agrupan en torno a su tipología: legal, diferenciales,
gestión comercial y otras gestiones directas a la venta.
Concreción de requerimientos comerciales más habituales.

De acuerdo con la clasificación que hemos propuesto anteriormente, vamos a identificar las
necesidades más habituales que requiere la actividad comercial de una empresa, cuyo ámbito
de aplicación la vamos a concretar en:
• Incluimos todas las acciones de ventas (incluidas las administrativas de ventas) y las
de marketing que se desarrollen a partir de medios digitales como internet.
• El tipo de clientes van a ser de tipo B2B (empresas) y B2G (Administración Pública).
• Incluye las relaciones con clientes reales y potenciales, incluyendo prospectos.

• Incluye las actividades que desarrolla la empresa a través de internet orientadas a
informar a su público objetivo sobre su propuesta de valor.
• Incluimos todo tipo de relaciones con clientes a excepción de las relaciones post-
ventas.
Vamos pues, a identificar los requerimientos más habituales:

• Requerimientos de tipo legal (o de empresa)
Nos referimos a requerimientos obligatorios para poder desarrollar la actividad de una
empresa. En este sentido y a título de ejemplo, existe la obligatoriedad, según el sector,
de cumplir la norma de certificación “CE” para comercializar los productos en el Espacio
Económico Europeo (EEE), para aquellos productos que estén regulados por directivas
comunitarias en tal sentido. En estas se determinan los requisitos esenciales, que son
especificaciones destinadas a ofrecer y garantizar un alto grado de protección a
usuarios, bienes o medio ambiente.

El cumplimiento de estos requisitos esenciales garantizan el principal objetivo de
protección y se derivan de determinados riesgos asociados al producto (propiedades
eléctricas, inflamabilidad, resistencia mecánica, etc...)
Una de las fuentes principales para identificar los requerimientos de este tipo serán los
requisitos esenciales que regula cada sector: alimentación, productos farmaceúticos,
construcción, etc...
• Requerimientos de diferenciación.
Nos referimos a requerimientos, establecidos a título voluntario por la empresa, para
desarrollar alguna diferencia competitiva en el mercado. Es muy típico en este caso, la
decisión de muchas empresas en obtener certificaciones específicas con el fin de
mejorar su imagen en el mercado.
Un ejemplo de este tipo de certificaciones se da mucho en la industria alimentaria,

donde los consumidores exigen que los alimentos que consuman ofrezcan unos altos
niveles de calidad y seguridad a lo largo de toda la cadena productiva. Esto implica un
primer requerimiento (muy compartido) que es que el sistema de gestión debe asegurar
la trazabilidad del producto. (Ver certificados HALAL, KOSHER, NO GMO, etc…)
• Requerimientos de gestión comercial.

Nos referimos a requerimientos que son necesarios para desarrollar ciertos procesos de
gestión comercial específicos y recoge las características definidas anteriormente en el
ámbito de análisis. Estos requerimientos suelen tener un carácter muy sectorial y una
relación directa con los productos (aunque no siempre), por lo que el análisis de la
gestión de artículos suele ser una fuente de análisis muy efectiva.
Algunos de los requerimientos más habituales suelen ser:

- Las ventas a partir de relaciones B2G (Administraciones Públicas) requieren
la expedición y envío de facturas electrónicas a través del punto general de entrada.
- A partir de la estrategia de comunicación a través de internet, deberíamos ser
capaces de medir la eficacia de las diferentes acciones relacionadas con: email,
visitas web, visitas de contenido específico, etc…Para ello es importante
la integración con gestores de correo masivo, el uso de cookies y datos de
analytics, de los que podamos obtener información relevante de estas áreas.

- Es necesario concentrar toda la información relacionada con el cliente a efectos de
conocer, valorar y mejorar su relación.
- Según los sectores de actividad existen requerimientos específicos relacionados con
el tratamiento de los productos, como por ejemplo:
o En el sector del mueble es habitual, en algunos productos, trabajar con
un configurador de producto a través del cual se pueda asignar las medidas
específicas de un pedido, entrega, etc...
o En el sector alimentario, cuando se gestiona productos frescos a granel, se
suele producir a lo largo del tiempo una pérdida de peso por pérdida de agua
del producto, lo que se tiene que contemplar en el tratamiento de los
distintos procesos de gestión.
o Etc...
• Requerimientos de otras gestiones no comerciales.

Nos referimos a requerimientos que son necesarios para desarrollar otros procesos de
gestión no comerciales y que puedan ser críticos en el negocio. Es habitual que estos
requerimientos tengan un carácter muy sectorial y una relación directa con las ventas.
Algunos de los requerimientos más habituales suelen ser:

- El control de comisiones de venta de acuerdo a los criterios que aplique la empresa.
- El control del transporte de venta. Cuando el transporte por ventas en una parte
importante de la cuenta de resultados, es importante ser capaz de llegar a un control
máximo del proceso.
- En algunos sectores, la prioridad de las órdenes de producción dependen de la
situación de otros procesos relacionados con el cliente. Esto suele ser habitual en
sectores que se caracterizan por una relación B2B, donde nuestro cliente se mueve
en un entorno B2C y donde el producto o servicio no es recurrente y se perfecciona
en el domicilio del consumidor final (requiere instalación) y, además, el precio medio
es elevado. Un ejemplo en este caso son las empresas fabricantes de mamparas de
baño. Cuando en su instalación (fase final) se requiere cualquier modificación que
implica volver a fabricar (normalmente de forma parcial), se debe priorizar este
trabajo por delante de cualquier otro que no haya empezado los trabajos de
instalación, de lo contrario, se pierde la venta.
Si el control de los dos primeros gastos es efectivo, muchas empresas se plantean la

optimización de estos procesos estableciendo la autofacturación de los gastos a los distintos
proveedores o acreedores. De esta manera, los recursos destinados a la comprobación de
facturas recaen sobre el proveedor / acreedor, lo que mejora también la eficiencia del proceso
y, además, elimina hábitos subjetivos adquiridos en el pasado de una forma poco ortodoxa.
Los sistemas ERPs y otros complementarios.

Cuando nos enfrentamos a valorar la idoneidad de un sistema ERP, es importante tener en
cuenta todos los requerimientos críticos de la empresa y, como suele suceder en muchas
ocasiones, la pregunta es:
¿Qué pasa si el ERP no soporta la totalidad de los

requerimientos analizados?

Esta situación no tiene por qué ser negativa, ya que el objetivo del ERP es la gestión integral de
toda la empresa, lógicamente en perjuicio de una especialización profunda de las distintas
gestiones y contempladas dentro del marco de su cadena de valor.
La respuesta a esta pregunta, se debe analizar en el siguiente orden:

- En primer lugar se debe analizar la capacidad de integración de un ERP con otros
sistemas de información y gestión específicos que cubran todos los requerimientos
planteados. Anteriormente hablamos de la necesidad de una integración de toda la
información relacionada con un cliente, y esto es algo que hace muy bien un sistema
CRM (Gestión de la relaciones con clientes), por lo que será importante la capacidad de
integración del ERP que analicemos con un CRM. Además, cada vez es más habitual,
integrar el CRM con sistemas de marketing digital, lo que supone finalmente
agrupar ERP + CRM + Marketing en un sistema de gestión integrado.
- En segundo lugar, en el caso de que el problema no se pueda resolver con la integración

con otros programas de gestión específicos, pero se tenga una valoración alta del
producto, se debe estudiar la capacidad de personalización del sistema ERP de acuerdo
con las distintas posibilidades que existen, empezando por su capacidad de
parametrización preprogramada y terminando por el el desarrollo a medida.
Conclusión.
El entorno en el que se desarrolla la actividad económica exige a las empresas adaptarse a
nuevas necesidades que se van creando como consecuencia de cambios en las condiciones
competitivas del mercado.
En este contexto, los sistemas de información y gestión de las empresas no son ajenos a estos
cambios, y también requieren su adaptación. La solución que parece más adecuada, es la
integración de distintos sistemas de forma sinérgica, de forma que cada software mantenga el
foco de su desarrollo en su objetivo principal y contemple otras funcionalidades a partir de la
integración con otros sistemas.
En el caso de la función comercial, podemos generalizar que es difícil que podamos cumplir
todos los requerimientos que exige el entorno actual sin la integración de los sistemas ERP y
CRM. Además, en algunos casos, será necesario integrar algún sistema de marketing digital.

6. Analiza la capacidad de
ADAPTACIÓN
Cuando nos enfrentamos a la selección de un programa integral de gestión (ERP) es habitual
que veamos cosas que nos gusten mucho y otras que no tanto. El problema que se nos plantea
es qué debemos hacer cuando nos ocurra esto.
Como sucede en otros contextos de la vida, no todo lo que nos gusta tiene el mismo valor, ni
tampoco todo lo que nos disgusta. Este es el primer axioma del que tenemos que partir, y es
que no todas las cosas tienen el mismo valor para el objetivo que pretenda cumplir una
empresa y, por tanto, debemos diferenciar cuáles son los requerimientos críticos que deben
condicionar la valoración de un software de gestión.
Una vez lo tengamos claro, es importante analizar la capacidad de adaptación (otros lo llaman
capacidad de personalización, etc...) que tenga el software de gestión, sobre todo, con relación
a los requerimientos críticos.
A continuación vamos a ver qué debemos entender por requerimiento crítico y cómo debemos
analizar la capacidad de adaptación de un programa de gestión ERP.
Qué es la capacidad de adaptación y tipos habituales.

En sentido amplio, y aplicado a nuestro caso, podemos decir que la capacidad de adaptación es
la posibilidad que tiene un programa de gestión de cumplir unos determinados
requerimientos que no se consideran ampliamente compartidos en el mercado, se consideran
opcionales, o responden a singularidades de la propia empresa. Debemos decir, que si un ERP
no cumple con los requerimientos ampliamente compartidos en el mercado, nos
encontraríamos ante un software muy deficiente, y por tanto, se debería rechazar siempre.
De acuerdo con este concepto, lo primero que tenemos que abordar es a qué nos referimos
cuando decimos “requerimientos”. Los requerimientos son características que debe cumplir un
programa para que satisfaga las necesidades de gestión de una empresa. Es importante
considerar que hay dos tipos de requerimientos:

• Los requerimientos de tipo funcional. Estos hacen referencia al desarrollo de los
procesos de gestión y al almacenamiento de datos, por lo que afectan directamente a
la posibilidad de realizar correctamente los procesos de gestión tal y cómo estén
diseñados.
• Los requerimientos de usabilidad. Estos hacen referencia a la relación entre la ejecución
del programa y el usuario. La usabilidad contempla lo intuitivo, productivo y sencillo que
sean las pantallas de trabajo para el usuario y, por tanto, afecta al tiempo de formación
inicial y a la productividad en la ejecución de su trabajo periódico.
La capacidad de adaptación es la posibilidad que tiene un

programa de gestión de cumplir unos determinados
requerimientos.
La segunda cuestión que tenemos que abordar son las posibilidades de adaptación que se nos
pueden plantear. Antes de entrar a abordar este punto, es importante poner de manifiesto que
siempre va a ser más deseable elegir aquellas opciones que no impliquen desarrollar
programas a medida, y nunca deberían afectar a la modificación de los programas principales
(lo que se llama el “core” del programa).
En este sentido es típica la frase de “en informática todo se puede hacer”, cuestión que es
absolutamente falsa porque se omite el final de la frase: “con las garantías de un correcto
funcionamiento”.
En informática es difícil encontrar casos en los que el desarrollo o modificación de un programa

funcione correctamente desde el principio, basta con contar la cantidad de actualizaciones de
los sistemas operativos de Microsoft y Apple que estas compañías ponen a disposición de sus
usuarios para corregir problemas, “esto es la realidad informática” que las mejores empresas
tratan de minimizar pero que no se puede eliminar.

Dicho esto, vamos a analizar las distintas propuestas que nos podemos encontrar en el
mercado para adaptar el software en cuestión a nuestras necesidades, ordenándolas de menor
a mayor necesidad de desarrollo de programación a medida:
• Capacidad de parametrización del programa. Esta posibilidad, también llamada
“preferencias”, supone la selección de opciones pre-programadas que se adapten a las
necesidades de la empresa, sin necesidad de realizar ningún nuevo desarrollo a medida.
La potencia de este sistema de adaptación se incrementa mucho cuando es capaz de
trabajar por niveles, de forma que prevalezca la selección de opciones de los niveles de
mayor detalle sobre los más generales, o los que trabajan a nivel de usuario sobre los
que trabajan a nivel de empresa.
• Modificaciones de vistas (pantallas de usuario) sin modificar ningún programa existente.
La modificación de las vistas no supone un riesgo importante para el buen
funcionamiento del programa, siempre y cuando dicha modificación sólo afecte al
diseño de la misma. En el caso de que el objetivo sea contemplar nuevos datos o
incrementar nuevas funcionalidades, es importante que su desarrollo no afecte a
programas ya existentes, sino que sean de nueva creación. Todo esto va a depender
mucho de la arquitectura de programación utilizada por el fabricante, pero esto es un
tema reservado a especialistas informáticos, por lo que la forma más eficaz para valorar
al proveedor de servicios es preguntar la opinión de otras empresas clientes suyas.

• Desarrollo de módulos complementarios. Esta opción supone el desarrollo de nuevos
programas para atender nuevos requerimientos que se puedan ejecutar de una forma
independiente al resto del software pero de una forma integrada. De esta manera, no se
modifica ningún programa existente, pero se integra dentro de su conjunto. Esto es útil
cuando se desarrollan nuevos procesos que pueden aislarse de los ya existentes, ya
que es importante que se puedan ejecutar de forma independiente a los otros.
• Modificaciones de los programas existentes a partir de desarrollos a medida. Esta
opción, a diferencia de los anteriores, implica la modificación de los programas
actuales, de forma que supone un cambio significativo en su ejecución.
Teniendo en cuenta toda esta información, vamos a analizar cuál es la mejor forma de
proceder cuando se nos presente el problema objeto de análisis.
A veces es más operativo adaptar los procesos de trabajo

al ERP que intentar que el ERP realice un proceso de un
modo que posiblemente no sea el óptimo.
¿Cuándo el problema se resuelve con la adaptación del programa y

cuándo no?
En realidad, cuando nos enfrentamos a valorar la capacidad de adaptación que tiene un
programa de gestión con relación a otros, debemos tener presente 4 consideraciones:
• Solo deberías plantearte este problema si el software que estás analizando te gusta
mucho y sólo hay algunos requerimientos (en minoría) que no se cubren.
• Debes de valorar si los requerimientos no cubiertos por el programa son críticos para los
objetivos del proyecto, y si no existe alguna forma alternativa de resolverlos distinta a
cambios del programa, como puede ser plantearse cambios en los procesos actuales
de gestión, etc...
• La capacidad de adaptación de un programa, entre diferentes soluciones, estriba en su
capacidad de parametrización, ya que las demás formas de adaptación corresponden
más a las habilidades del proveedor que al programa objeto de estudio.
• Si la necesidad de adaptación de un programa de gestión no es posible con sus
posibilidades de parametrización pre-programas, sólo optaría por aquellas otras que no

impliquen una modificación de la programación existen y correspondan a requerimientos
críticos, ya que, de lo contrario, el riesgo de fracasar en la implantación del programa es
alta (de acuerdo con diferentes estudios).
Conclusiones.
Podemos concluir que cualquier modificación de un programa, no sólo tiene un alto riesgo
sobre el correcto funcionamiento del mismo (requiere un sistema de validación efectivo y
complejo), sino que también supone un riesgo importante sobre su mantenimiento futuro, tanto
a nivel de coste como de futuros problemas de ejecución. Por este motivo, no es aconsejable
elegir este camino a no ser que el diseño y la arquitectura de programación que utiliza el
proveedor estén preparadas para minimizar dichos riesgos.
Como he comentado anteriormente, debido a la dificultad de valorar este requisito, lo mejor es

preguntar la opinión de otros clientes del proveedor.
Además, hay otra pista que puede resultar muy útil: “las empresas que no disponen de un diseño
y arquitectura de programación adecuado, terminan teniendo unos altos costes de
mantenimiento que tratan de transferir a sus clientes”, investiga si este es el caso o no.
En todo caso, ten en cuenta que la selección de un programa de gestión empresarial implica
una relación a largo plazo con un proveedor tecnológico, cuyas prácticas y habilidades van a
determinar tu satisfacción en el periodo de convivencia. No te cases con nadie si no estás muy
seguro….
7. Analiza la gestión de COMPRAS

La gestión de compras es una de las funciones fundamentales de apoyo a la actividad de una
empresa. Se encarga tanto de la gestión de compras propiamente dichas, es decir, de
suministrar de materiales y servicios necesarios para mantener la cadena productiva, como de
la gestión de proveedores que incluye su selección, negociación, evaluación y seguimiento.

La gestión de compras tiene un carácter operativo. Las órdenes de compra se generan día a día
y tienen un impacto directo en la ejecución eficiente de la actividad propia de la empresa.
La gestión de proveedores, por el contrario, tiene un carácter más estratégico. La selección de

proveedores es más compleja y en muchos casos dan lugar a acuerdos de varios años por lo
que deben seleccionarse en función de la estrategia de la empresa.
En este capítulo queremos analizar de una forma sencilla, en qué consiste la gestión de
compras (en sentido amplio) y cómo trabajar con un sistema ERP nos puede ayudar a ser más
productivos y cometer menos errores.
La gestión de compras es clave en la empresa, un ERP nos

puede ayudar a realizarla de un modo más productivo.
El proceso de gestión de compras

El proceso de una compra la podemos descomponer, de una manera simple, en las siguientes
tareas:
• Identificación del material. Puede ser una tarea más compleja de lo que parece a priori,
como encontrar un repuesto compatible con un equipo antiguo que se ha averiado.
Incluso cuando el material se conoce, encontrar el código dentro de los catálogos puede
ser laborioso.
• Solicitud de compra. Aquí el solicitante, registra en el sistema la información necesaria
para realizar la compra como el código del material, la cantidad, la fecha y dirección de
entrega deseadas, etc.
• Creación de la orden de compra. Se revisan la solicitud, se corrige si es necesario, se
añade el proveedor y si procede, se agrupan varias solicitudes en la misma orden de
compra.
• Aprobación de la orden de compra. Debido al impacto directo en los costes operativos
no todo el personal de una organización está autorizado a realizar órdenes de compra.

En función del coste y otras características de la orden, necesitará una o varias
aprobaciones para seguir su curso.
• Confirmación de la orden de compra. El proveedor confirma que ha recibido el pedido y
remite un documento confirmando cantidad, referencia, fecha y dirección de entrega.
• Envío. El pedido se entrega al transportista para su entrega. Normalmente el proveedor
ya no admitirá modificaciones tras este punto.
• Recepción de la compra. El pedido se recibe y se registra en el sistema.
• Verificación de la factura y pago. Una vez recibida la factura del proveedor, se verifica
que coincide con el pedido entregado y se registra la conformidad para proceder al
pago.
El proceso es similar en el caso de que se trate de servicios en vez de materiales. A

continuación, vamos a ver cómo trabajar con un programa de gestión integral o ERP, nos ayuda
a ejecutar con eficacia dichas tareas.
Ventajas de un ERP en la realización de compras.

Un ERP proporciona grandes ventajas a la hora de mejorar la gestión de compras de una
empresa. La primera viene de la posibilidad de automatizar los procesos, la segunda del mejor

control y monitorización y la tercera de la integración con el resto de módulos (gestiones),
fundamentalmente con el de control de costes.
La automatización de procesos
MRP
La primera ventaja fundamental de un ERP es la automatización de la realización de las
solicitudes y órdenes de compra mediante la implementación de un sistema de planificación de
materiales o MRP (del inglés Material Requirements Planning).
Para cada referencia dentro de un almacén se definen ciertos parámetros (stock mínimo, punto
de reposición, lotes) y cuando el sistema detecta que se cumplen los criterios adecuados,
genera automáticamente las órdenes de compra con el consiguiente ahorro en administración
(todo esto suele ser configurable para cada empresa).
En un proceso de fabricación el MRP es mucho más complejo pero el objetivo es el mismo:

automatizar el proceso de compras. En este caso, analiza las necesidades de fabricación y la
lista de materiales de cada producto, que no es más que las referencias que son necesarias
para su fabricación. Mediante esta información genera las órdenes de compra para tener los
materiales listos en el momento adecuado y así minimizar los inventarios.
El MRP es una herramienta muy potente que necesita un

profundo entendimiento y monitorización.
Gestión en masa
Debido al volumen de solicitudes y órdenes de compra es muy beneficioso comprender
las opciones que proporciona un ERP para gestionarlas en masa. Cualquier sistema debe
permitir la modificación de alguna información, como la fecha de entrega, en masa.
Es también una característica importante en la definición de materiales o referencias.

Interfaces con los proveedores
La transmisión continua de información entre la empresa y sus proveedores se simplifica
notablemente si intercambian información electrónicamente. De este modo fases como la
confirmación del pedido se pueden automatizar completamente. Para ello se utilizan sistemas
como el EDI, o Electronic Data Interchange que permite el intercambio de documentos
normalizados entre los sistemas informáticos de distintas empresas.
Control del proceso

A medida que un ERP mejora la automatización de las órdenes de compra es más importante
que provea de buenos mecanismos de control y monitorización. Informes claros con alertas
parametrizables en función de, por ejemplo, el valor de la compra, de las confirmaciones no
recibidas o de las fechas de entrega cercanas a su vencimiento, son una buena ayuda.
Otra característica que debe ser evaluada es qué ofrecen a la hora de aprobar, tanto solicitudes,
como órdenes de compra. El ERP debe tener mecanismos suficientemente flexibles y con
distintos tipos de interfaces. Por ejemplo, podría enviar un email a un director en el caso de una
orden de compra por un valor mayor a una determinada cantidad, para avisarle de la necesidad
de su aprobación y poder recibir la aprobación por email, directamente en el sistema o incluso
a través de una pequeña app.

El control de autorizaciones también es relevante ya que puede ser interesante que estén
restringidas no sólo por valor, sino también por otras características como la ubicación o el tipo
de producto.
Control de costes
Debido al control más intensivo de los costes, cada día cobra más importancia la imputación
precisa de las órdenes de compra. Es en este tipo de tarea, que requiere la integración perfecta
entre los distintos módulos, donde un ERP muestra todas sus ventajas.
Al imputarse los costes tan pronto como se recibe una mercancía o servicio, se actualizan los
datos y se pueden tomar acciones antes del cierre del mes. Al mismo tiempo los costes se
pueden categorizar fácilmente entre servicios, producto nacional, producto comunitario,
extracomunitario, etc. Proporcionando una mejor comprensión a los responsables dentro de la
empresa. En todo caso, las asignaciones de costes, se deben realizar de acuerdo con las
necesidades de información que se ha tenido en cuenta en el diseño de la estructura analítica
de la empresa.
Ventajas del ERP en la gestión de proveedores.

Un ERP ayuda fundamentalmente en tres áreas relacionada con la gestión de proveedores.
La primera es la implementación en la organización de los acuerdos llevados a cabo con nuevos
proveedores, de las modificaciones de los existentes o de la finalización de los terminados.
Tareas como la actualización de referencias, de precios, proveedores autorizados, formas de
pago, modos de intercambio de información, etc., pueden ser configuradas en el ERP de la
empresa para agilizar y mejorar las compras operativas.
Un ERP ayuda en 3 áreas relacionadas con la gestión de

proveedores: la implementación de acuerdos, la
evaluación y para extender la visión.
La segunda es en la evaluación y gestión del servicio. Un proveedor no debe tan solo

proporcionar un producto a coste competitivo, debe aportar valor a nuestro negocio. Debe
haber una relación de confianza donde se propongan mejoras beneficiosas a las dos partes y

donde se puedan resolver los problemas lo más rápidamente posible. Para ello un ERP puede
y debe proporcionar informes precisos que den una visión fiable y reciente del estado y
evolución de los pedidos de un determinado proveedor.
La tercera es entender la visión general del aprovisionamiento de la compañía. Entender qué

proveedores son más importantes, que categorías de productos se consumen más, cuales
provocan mayor número de transacciones y cuales mayor valor.
Conclusiones
Tanto en la gestión de compras como de proveedores, un ERP es de gran ayuda para gestionar
el volumen creciente de transacciones, la flexibilización de las condiciones y dar una visión
global y precisa de la situación.
Un ERP debe:
• Proporcionar funcionalidades que permitan automatizar los procesos de creación,
procesamiento y cierre de las órdenes de compra.
• Disponer de mecanismos de control que eviten costosos errores y permitan enfocarse
en las tareas prioritarias.
• Generar informes fiables que sean la base de nuestra política de coste de materiales y
servicios, y de nuestra evaluación y seguimiento de proveedores.
Seguramente, la gestión de compras es la parte del ERP que gestiona un mayor volumen de
transacciones, por lo que vale la pena dedicarle un especial esfuerzo de análisis en aras de
mejorar la productividad y eficiencia de nuestra empresa. La integración con otras áreas de la
empresa es crucial para completar las necesidades de información y gestión que requieren.
8. Analiza la CAPACIDAD DE
INFORMACIÓN
El proceso de toma de decisiones está presente en la actividad diaria de todas las personas que
trabajan en cualquier organización, desde pedir material fungible de oficina, hasta decidir cuál
debe ser el objetivo general a alcanzar por parte de una empresa.

Para tomar buenas decisiones debemos apoyarlas en información de valor que permitan al
usuario argumentar la base de su decisión. Cuando hablamos de información de valor, nos
referimos a información útil (completa y oportuna) para el decisor, de forma que se puede
plantear desde la simple visualización de que se han terminado los lápices, hasta un gráfico de
las desviaciones entre las ventas previstas y las reales en base a familias de productos y por
mercados objetivos, etc…
En las empresas, el sistema de información y gestión por excelencia se basa principalmente en

sus sistemas ERPs (Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) aunque no es el
único. Por este motivo, es importante valorar la capacidad de información que puede generar un
sistema de gestión antes de seleccionar un ERP, ya que puede condicionar nuestro proceso de
toma de decisiones, tanto operativas como estratégicas.
Cómo se genera la información

La información no es más que la agregación de datos con el objetivo de mejorar el conocimiento
de una persona sobre algo en particular. Por tanto, los datos se transforman en información
cuando son tratados conforme a ciertos criterios de análisis y se presenta de una forma útil
para el usuario.
De acuerdo con este concepto, es importante profundizar en:

• Cómo lo calculamos, lo que hemos venido en llamar agrupación de datos de acuerdo
con los “criterios de análisis”.
• Cómo lo presentamos, lo que hemos venido en llamar “presentación útil”.
Es clave la capacidad de información que puede generar

un ERP ya que condiciona posteriormente nuestra
capacidad de tomar decisiones.
Con relación a la forma de calcular la información, es importante que tengamos en cuenta que
los datos que se encuentran en su origen tengan una buena calidad, ya que, de lo contrario, será

imposible que de su agregación podamos obtener una mejora en su nivel de calidad. Cuando
hablamos de calidad de los datos nos estamos refiriendo a dos aspectos:
- La fiabilidad del dato con relación a que sea cierto y relevante. Como se verá luego,
existen ciertas condiciones en las que es más fácil asegurar que esto suceda, como es
el caso de que el sistema se diseñe bajo el criterio de registro único (unicidad de
registro) y consistencia de los datos.
- Qué sea susceptible de clasificarse correctamente de acuerdo a los criterios de análisis.

En este sentido, cada sector de actividad y el tipo de empresa, determinan los criterios
de análisis que aportan valor, lo que en los sistemas de BI (Business Intelligence) se
suelen llamar “dimensiones de análisis”. Para entenderlo mejor, vamos a poner un
ejemplo sencillo. Imaginemos una empresa que desarrolla su actividad en diferentes
países. Cuando necesita analizar su acción comercial necesita realizarlo desde distintas
perspectivas: En concreto necesitan analizar para un periodo determinado sus ventas
por mercados, países, y zonas, y asu vez, poder desglosar las ventas por líneas de
producto. En este caso, tenemos tres dimensiones claramente establecidas: la
dimensión temporal (días, semanas, meses, trimestres, años, etc..), la dimensión
geográfica (mercado, país, zona, etc...) y la dimensión del producto (línea, familia, clase,
.., producto).
Las dimensiones de análisis serán diferentes según sectores de actividad y estructura

de la empresa, por lo que suelen ser diferentes para cada organización.
Para poder clasificar los datos por dimensiones de análisis es importante que el sistema
de información y gestión, nos permita clasificar adecuadamente los datos o, en su caso,
poderlos calcular fácilmente en función de utilidades de la base de datos según las
reglas del negocio (normalmente a partir de triggers).

Con relación a la presentación, es
importante tener en cuenta, que todo lo
dicho hasta el momento carece de todo
valor, si el decisor no dispone de la
información en el momento y en el
lugar oportunos. No obstante, en el
momento actual, en que el tiempo
parece que haya cambiado de escala
acelerando los acontecimientos, es
importante disponer de la información
no sólo en el momento y lugar
oportunos, sino además en un formato
deseable, de forma que sea sencillo de
entender, pero completo (amigable
pero eficaz).
Con relación a lo que hemos llamado

“formato deseable”, y como veremos a
continuación, existen herramientas
(como el BI) que permiten al usuario
el análisis dinámico de la información a través de la combinación de dimensiones, lo que permite
un nivel de personalización muy alto para ajustarse a sus necesidades concretas.
La sinergia de todos estos factores consigue finalmente lo que llamamos “disposición de

información útil” cuyo objetivo es conseguir que aporte valor al conocimiento de la persona
destinataria, aunque esto dependerá finalmente, no sólo de la calidad de la información sino de
sus aptitudes personales.
¿Cómo me ayuda un sistema ERP en generar información útil?
Como hemos comentado anteriormente, en las empresas, el sistema de información y gestión

por excelencia se basa principalmente en sistemas ERPs, que se caracterizan principalmente
por la integración de todos los procesos de gestión y el uso de una misma base de datos.

Por este motivo es importante analizar la capacidad de información que tenga un sistema ERP,
de forma que entendamos claramente la forma en la que nos puede ayudar en nuestras
necesidades de información.
El ERP centraliza los procesos de gestión y es el repositorio

de datos central de la empresa.
Siguiendo la estructura que se ha expuesto en el punto anterior, el sistema de gestión debe ser
capaz de garantizar muchos de los requerimientos analizados. Vamos a centrarnos a
comprender cómo lo debe hacer:
- Con relación al cálculo de la información, hemos visto que es importante en primer lugar
asegurar la fiabilidad y la capacidad de agrupación de los datos en información
útil. Como acabamos de comentar, la propia arquitectura de un ERP (integración de los
procesos de gestión y almacenaje en una base de datos central) nos permite aplicar
ciertos principios en aras de satisfacer los requerimientos de nuestro sistema de
información, y en este sentido podemos destacar:
o Unicidad de registro. Un dato sólo se registra en el sistema una sola vez y en un
único registro (un solo sitio).
o Consistencia de los datos. La estructura de datos en un solo repositorio nos
facilita diseñar pruebas de consistencia de forma habitual, de esta forma el dato
será el mismo en cualquier lugar en el que se encuentre.
o Interconexión de los datos. Los datos corresponden a todos los procesos de
gestión de la empresa que funcionan de forma integrada, lo que nos posibilita la
relación del dato con todos los factores de gestión utilizados. Esto facilita lo que
llamamos “el cruce de información” que aporta mucha potencia al análisis.

Al hablar de calidad de los datos hacemos referencia a 3
principios: fiabilidad, consistencia y relevancia.
De esta forma conseguimos la calidad de los datos en cuanto a su fiabilidad, consistencia

y relevancia.
- Con relación al cálculo de la información a partir de la clasificación de los datos, de forma

que permita su agregación de acuerdo a criterios de análisis, la capacidad analítica de
los ERP aportan altas prestaciones en este sentido. Para ello, hay que tener en cuenta,
que el programa de gestión debe tener la flexibilidad para contemplar en su estructura
de centros de beneficios los distintos criterios de análisis, de forma que en todos los
registros de datos se tenga la posibilidad de ser imputados de acuerdo a dicha
estructura, con independencia al proceso de gestión que se contemple. Además, es
importante también valorar las funcionalidades de la base de datos que utilice, ya que,
en muchos casos, se pueden clasificar de forma automática ciertos datos de acuerdo
con reglas de negocio fáciles de aplicar.
- Con relación a la presentación de la información, hay dos consideraciones que son

importantes hacer con relación a un sistema ERP. Por una parte, es habitual que
dispongan de generadores de informes que trabajan sobre todos los datos
almacenados en la base de datos, de forma que los propios usuarios puedan diseñar o
modificar ciertos informes de gestión. Esta herramienta suele ser muy útil en la
elaboración de información de tipo operativa. Por otra parte, los ERP suelen tener una
buena capacidad de integración con otros programas llamados de “inteligencia de
negocios” o BI (del inglés Business Intelligence) para facilitar la toma de decisiones.
Abarca la comprensión del funcionamiento actual de la empresa, como la anticipación
de acontecimientos futuros, con el objetivo de ofrecer conocimientos para respaldar las
decisiones empresariales de carácter más estratégico.

Conclusiones
De acuerdo con el contenido de este capítulo, es fácil que el usuario haya mejorado su
comprensión sobre la complejidad y las posibilidades de tratamiento que tiene un ERP como
fuente principal de datos para crear información de valor de carácter operativo y estratégico.
El conocimiento es un factor esencial en las compañías tanto para alcanzar los objetivos y
metas estratégicas como para mejorar en nivel de productividad y rentabilidad a partir de
decisiones tácticas u operativas.
Para mejorar el conocimiento es importante generar información útil que esté disponible en el
lugar y momento oportuno, a partir de un formato comprensible y sencillo pero completo. El
sistema ERP junto con la integración a sistemas de BI son, sin lugar a dudas, dos importantes
herramientas para conseguir este objetivo.
9. Analiza la FABRICACIÓN
Cuando una empresa se plantea adquirir un nuevo programa de gestión (ERP), es muy
importante tener claros todos los requerimientos que precisa antes de tomar una decisión.
Es muy importante que el sistema de gestión conecte la venta a clientes con el sistema de
fabricación, distribución y servicios complementarios. En este capítulo queremos centrarnos en
las características que debe contemplar el sistema de producción en un entorno que se ha
venido en llamar “industria 4.0”, y que se engloba entre los procesos de la transformación digital.
Este término nace por la necesidad de muchas organizaciones, y economías, de ser más
competitivas, y para ello aprovechan e integran muchas de las últimas tecnologías, con el
objetivo principal de mejorar la productividad, calidad y el nivel de servicio, y por tanto el valor
final al cliente.
A continuación, para comprender mejor los requerimientos de la gestión industrial 4.0, en un

sistema de gestión ERP, vamos a analizar no sólo sus características propias, sino que las
vamos a comparar con relación a la gestión industrial tradicional.

Qué entendemos por industria 4.0 y su diferencia con la tradicional.
La diferencia principal entre la gestión industrial 4.0 y la tradicional estriba principalmente en
lo preparados que se encuentren los sistemas informáticos para conectarse con el ecosistema
de aplicaciones con el que habrán de convivir en la “Industria Conectada” y que hoy en día ya es
una realidad.
En este sentido, las principales áreas de actuación de la industria 4.0 se basan en:
• Las tecnologías robóticas, desde la propia evolución de los robots “tradicionales”, a los
robots colaborativos, las células flexibles, los robots y productos autónomos, los drones
en logística interna, la fabricación aditiva, o muchas otras nuevas tecnologías de
optimización de equipos o procesos físicos.
• Sistemas “inteligentes”, capaces de recoger y procesar información en tiempo real o de
forma dinámica, para monitorizar, flexibilizar y optimizar los procesos, haciendo uso de
nuevas tecnologías y modelos de optimización en todos los ámbitos, e incorporando el
concepto de virtualización y simulación de productos o procesos.
• Sistemas ciber-físicos, que, simplificando, son modelos de operación y gestión en los
que existe un paralelismo entre el mundo físico de los equipos, maquinaria, recursos,
sensores, procesos, operaciones, y el entorno de trabajo y monitorización tecnológico
(cíber).
• La evolución del IoT (Internet of the Things), que simplifica y hace más eficiente la
intercomunicación de información entre cualquier elemento conectado a los anteriores
sistemas, a través de tecnologías de comunicación, nuevos dispositivos, nuevas
aplicaciones, etc.
La industria 4.0 está relacionada con la fabricación

conectada que permitirá importantes reducciones en
cuanto a costes de producción
El impacto a futuro de estas actuaciones, según prestigiosos estudios y analistas del

mercado, auguran entre un 20% y un 40% de ahorro de costes en los procesos de producción,
sin incluir los materiales, y mejora de la flexibilidad.

La gestión industrial tradicional, se caracterizaba por una fabricación en cadena y, por tanto,
muy enfocados en optimizar procesos repetitivos, como cronometrajes, cambios de
herramientas, etc. Como consecuencia de ello, los sistemas de información se centraban más
en capturar unos valores teóricos iniciales que tenían un comportamiento estático (costes
unitarios, escandallos, etc.).
La nueva gestión industrial se caracteriza por un tipo de fabricación de tiradas más cortas, muy
modular y con un alto grado de personalización. Para atender a esta nueva situación
necesitamos establecer procesos ágiles y flexibles.
Requerimientos de fabricación del ERP en la industria 4.0

Los sistemas de gestión para empresas industriales se deberán adaptar en primer lugar a las
peculiaridades de su sistema de producción, en el que habitualmente nos podemos encontrar
con situaciones de fabricación discreta, continua, o bajo proyecto.
Los requerimientos más habituales de un sistema ERP deben cubrir las siguientes áreas:
• La gestión básica de un proceso productivo. Englobamos en este caso todo lo que
representa el modelo productivo de una empresa a nivel de ingeniería y el cálculo de las

necesidades de compras y fabricación con el MRP. Las funcionalidades que podemos
analizar son:
o Listas de materiales, fórmulas y recetas.
o Rutas de fabricación.
o Tiempos y costes de preparación y fabricación.
o Gestión de utillajes.
o MRP.
o Creación de órdenes de fabricación, compra y subcontratación.
o Control de subcontratistas.
o Previsión y análisis de costes de fabricación
o Controles de calidad
o Trazabilidad
• Control en planta. Se trata de controlar todo lo que ha pasado y está pasando en la

planta, a efectos de mejorar su eficiencia. Las funcionalidades que podemos analizar
son:
o Monitorización de la planta
o Control de presencia en el puesto
o Lista de operaciones a realizar en cada máquina
o Gestión documental (con procedimientos, planos, videos,) en el puesto
o Captura de datos y señales de máquina
o Control de tiempos (preparación de máquina, ejecución, mantenimiento, parada,
inactividad,)
o Trazabilidad
• Planificación de la producción a capacidad finita. Se trata de establecer la secuencia de

las operaciones de fabricación, gestionando el proceso productivo con todas las
restricciones, de forma que se puedan cumplir los plazos de servicio con el menor stock
posible.
• Control estadístico de procesos. Se trata de la mejora en la calidad del proceso y del

producto, controlando la variabilidad en la fabricación. Las funcionalidades que
podemos analizar son:
o Alarmas gráficas para alertar de anomalías en el proceso
o Monitorización de la calidad del proceso en cada máquina

o Gráficos de control diversos como son: rangos móviles y medias, desviación
típica, proporción de defectuosos, defectos por unidad, etc...
• Configurador de ofertas y productos. Se trata de guiar el proceso de creación de ofertas

y pedidos para eliminar los errores y reducir el tiempo de preparación de la
documentación. Las funcionalidades que podemos analizar son:
o Definición de características
o Gestión de restricciones
o Creación del flujo del proceso de configuración
o Cálculo del coste y precio del producto
o Gestión de versiones de ofertas
o Gestión de la documentación asociada al producto
o Creación automática de rutas, estructuras, oferta y pedido.
No obstante, y como complemento a todo lo anterior, a todo sistema de gestión Industrial 4.0
se le debe exigir:
• Potente análisis estadístico de la producción.
• Total adaptabilidad a toda clase de modificaciones de producto.

• Actuar con muchísima agilidad.
• Estar preparado para interactuar con muchas herramientas.
• Estar preparado para procesar grandes cantidades de datos proporcionados por los
sensores.
• Estar preparado para unificar todos esos datos y convertirlos en información útil.
• Estar preparado para emplear esta información en modelizar todos los procesos de la
compañía para automatizarlos, predecirlos y anticiparse a los cambios.
Conclusión
El objetivo de la transformación digital de la Industria no es otro que mejorar la
competitividad de un sector a través de la flexibilidad, la optimización de tiempos y costes, con
la finalidad de aumentar el valor al cliente.
A pesar de que parece que sea una transformación puramente tecnológica, consideramos que
es una transformación cultural profunda, ya que tiene un fuerte impacto en las personas
(puestos, capacidades, funciones, organigrama...) y en la evolución del modelo de gestión.
El nuevo modelo supone una transformación desde uno orientado al control, la eficiencia y la
toma de decisiones basada en información pasada o actual, a otro, que además de todo
esto, puede trabajar con información predictiva y complejos análisis de optimización, es decir,
con mucha más calidad de información y análisis, y anticipándose al futuro.
10. Analiza la FACILIDAD DE USO

De nada sirve tener el mejor programa de gestión empresarial (ERP) si las pantallas (interfaz),
que suponen la comunicación e interacción entre el propio programa y el usuario, no se
entienden bien. Esto es como comprar el mejor libro de recetas de cocina, en el que la
presentación de su contenido, no te permite tener claro si lo que estás cocinando lo estás
haciendo bien o mal.
Si la facilidad de uso de cualquier cosa (cualquier objeto) es importante para la persona usuaria,
más importante es, si cabe, la facilidad de uso del ERP, ya que es el programa de gestión integral

de empresas más extendido en el mercado y sobre el que trabajan una gran cantidad de
personas.
Es crítico, en cualquier programa informático, que la comunicación bidireccional entre el

usuario y el software en cuestión, funcione de forma eficiente y eficaz, y para ello sólo hay dos
posibilidades:
• Un diseño adecuado de las pantallas bajo criterios de “usabilidad”, de forma que faciliten
toda la capacidad de interacción de forma sencilla, intuitiva y cómoda. Esta alternativa
facilita el tiempo de formación, reduciéndolo al máximo, y permite mejorar la
productividad del trabajo. Además, el servicio de atención al usuario suele ser de tipo
“auto asistido”, de forma que el propio usuario tiene las herramientas para resolver los
problemas que se le puedan ocasionar.
• La otra opción, es una formación específica del uso del programa. Esta alternativa,
permite el aprendizaje para utilizar el programa, pero no tiene en cuenta que la
productividad del trabajo sea la adecuada. En este caso, el tiempo de formación es muy
superior a la alternativa anterior, y se tiene que repetir cada vez que se cambia el
usuario. En este caso, el servicio de atención al usuario suele requerir la atención del

servicio de soporte del proveedor, de forma que la solución a los problemas suele ser
más costosa en tiempo y dinero.
Sin lugar a dudas, si a cualquiera de nosotros nos preguntaran cuál de las alternativas
anteriores nos gusta más, seguro que todos optaríamos por la primera. Para quién no piense
así, a continuación, vamos a exponer las razones por las que una buena “usabilidad” (sencillez
de uso) nos puede ayudar más de lo que podemos imaginar.
Qué entendemos por usabilidad o facilidad de uso.

Aplicado al caso que nos ocupa, se podría decir que la usabilidad es la capacidad de un
programa informático, o mejor dicho, de su interfaz con el usuario (pantalla), de ser utilizado
con facilidad. Esto implica que cualquier usuario, aunque no tenga conocimientos previos,
debería ser capaz de desenvolverse por el programa de forma intuitiva, aprovechando toda su
funcionalidad.
En un plano más amplio, la norma internacional ISO 9241-11 la define como: “La usabilidad se
refiere al grado en que un producto puede ser usado por usuarios específicos para conseguir
metas específicas con efectividad, eficiencia y satisfacción dado un contexto específico de
uso”.
El ERP, además de ser productivo y completo en su

funcionalidad, ha de ser sencillo de usar y de aprender.
Lejos de ser un concepto teórico, la usabilidad es un concepto empírico, que puede ser medido
y valorado. En este sentido, la usabilidad aplicada al ERP es la medida de la calidad de la
experiencia que tiene un usuario cuando interactúa con el programa de gestión integral de la
empresa. Esto se mide a través del estudio de la relación que se produce entre las herramientas
(entendidas como el diseño del interfaz, las funcionalidades y los contenidos ofrecidos) y
quienes las utilizan, para determinar la eficiencia en el uso de los diferentes elementos ofrecidos

en las pantallas y la efectividad en el cumplimiento de las tareas que se pueden llevar a cabo a
través de ellas.
De acuerdo con todo lo dicho, para analizar la facilidad de uso de un programa, es importante
analizar una serie de atributos que nos permitan medir el grado de usabilidad conseguido. En
este sentido debemos tener presente:
• Facilidad de ser recordado (capacidad de recordar las características y forma de uso):
Cuando los usuarios vuelven a usar un programa ERP después de un periodo sin
hacerlo, ¿cuánto tardan en volver a adquirir el conocimiento necesario para usarlo
eficientemente?
• Eficiencia (rapidez con que se pueden desarrollar las tareas): Una vez que los usuarios
han aprendido el funcionamiento básico del programa ERP, ¿cuánto tardan en la
realización de las tareas encomendadas?
• Eficacia (frecuencia y gravedad de errores): Durante la realización de una tarea, ¿cuántos
errores comete el usuario?, ¿cómo de graves son las consecuencias de esos errores?,
¿cómo de rápido puede el usuario deshacer las consecuencias de sus propios errores?
• Facilidad de aprendizaje (tiempo de aprendizaje): ¿Cómo de fácil resulta para los
usuarios llevar a cabo tareas básicas la primera vez que se enfrentan al programa ERP?
• Satisfacción subjetiva: ¿Cómo de agradable y sencillo le ha parecido al usuario la
realización de las tareas, gracias a la facilidad y simplicidad de uso de sus pantallas?

Para esto, la mejor forma de evaluar la usabilidad de un ERP es poniéndola a prueba con
usuarios reales, de forma que podamos medir las características inherentes a cada uno de
estos atributos. No obstante, tenemos que saber que la medición de los diferentes
componentes de la usabilidad tiene cierta dificultad, ya que las personas somos muy
complejas.
Es importante testear los procesos clave para ver si su

gestión es ágil y responde a las necesidades planteadas
de un modo fácil.
Por último, debemos que tener en cuenta algunas consideraciones adicionales, con relación al
concepto de usabilidad, que es importante contemplar:
• Existe una fuerte relación entre el concepto de usabilidad y el de utilidad. En realidad, el
usuario no busca la “usabilidad” cuando trabaja en un sistema ERP, lo que busca es su
“utilidad”, es decir, lo que motiva al usuario es la capacidad que percibe del programa
de gestión para resolver sus necesidades o deseos. La relación entre utilidad y
usabilidad es de fuerte dependencia, y en este sentido hay quien dice que “la usabilidad
representa el grado en el que el usuario puede explotar la utilidad”.
• La usabilidad tiene que ser entendida con relación al público objetivo al que se dirige, no
cabe hablar de todo el público en general.
• La usabilidad tiene que ser entendida también con relación al uso que debe realizar su
público objetivo. En este sentido, un informe predefinido puede ser muy eficaz y usable
para analizar un tipo de información correspondiente a necesidades repetitivas,
estables, y ligadas al control de una tarea concreta, mientras que puede ser poco usable
en condiciones de analizar información estratégica en un entorno inestable, donde
seguramente será más adecuada una presentación dinámica por dimensiones de
análisis.

• Un diseño usable suele producir una mayor rentabilidad en la organización. Aunque la
finalidad de un diseño usable no es la rentabilidad, sino la mejora de la calidad de vida
de los usuarios, la rentabilidad económica mejora como una consecuencia de una
mejora de la productividad.
Ejemplos de la mejora de la usabilidad en un sistema ERP.

Teniendo en cuenta las consideraciones comentadas anteriormente, que como hemos visto,
no puede considerarse como un concepto universal, podemos resaltar algunas características
de un sistema ERP que pueden servir para el objetivo de adaptar el diseño al usuario:
• El uso de filtros por usuario. El uso de filtros de datos en pantallas informativas, permiten
cambiar la información recibida para adaptarla a distintas necesidades. Poder guardar
estos filtros por usuario y poderlas compartir con otros, es de una gran ayuda cuando
las necesidades son repetitivas.
• La posibilidad de cambiar la visualización de campos de datos por un usuario en una
determinada pantalla. Esto permite la personalización del usuario con relación al uso
que cada uno desarrolla en un mismo interfaz de trabajo.

• La posibilidad de crear menús personalizados por usuario. Esto mejora la accesibilidad
a las partes del programa que un usuario desee.
• La disponibilidad de sistema de búsqueda potentes.
• La posibilidad de un autogenerador de informes sencillos.
• El acceso directo al alta o la modificación de campos de datos en los distintos interfaces
de trabajo, sin necesidad de tener que salir de la pantalla de uso.
• Sistemas de alertas, mensajes o indicadores que informen al usuario de la situación de
sus tareas o errores detectados en procesos vinculados a su trabajo.
• Sistemas de autoayuda eficaces, para resolver fácilmente problemas de uso específicos
u orientar el su proceso de resolución.
• ..
En definitiva, se trata de incorporar al ERP el diseño de las

pantallas con criterios de sencillez, flexibilidad y robustez.
Conclusiones.
En el pasado, la prioridad de los responsables de desarrollar los programas de gestión ERP no
se centraba apenas en el diseño de las pantallas de trabajo bajo criterios de usabilidad, sino
que se primaba mucho más la funcionalidad de los programas.
Con el tiempo se ha constatado que diseñar productos usables resulta rentable

económicamente, pudiéndose calcular el retorno de su inversión.
El concepto de usabilidad en el diseño de pantallas es tan importante:

• en entornos de internet, para cualquier tipo de negocio cuyos ingresos proceden
principalmente de que la gente visite sus páginas y compren sus productos. En este
caso, las ventajas son muy claras y afecta directamente a los ingresos del negocio,
tanto incrementando los ingresos de clientes actuales como captando mayor número
de clientes nuevos.
• como en entornos laborales de empresas, en la que los trabajadores son los usuarios
del programa de gestión. Históricamente, en este caso, se le ha dado poca importancia

al diseño usable, pero actualmente hay un convencimiento claro por las evidencias de
que un buen diseño puede mejorar mucho la productividad de los procesos y reducir
mucho el número de errores.
Por último, indicar que los principios de un diseño basado en criterios de usabilidad podemos
resumirlos en:
• Facilidad de aprendizaje: cualquier elemento usable debe ser fácil de usar por usuarios
nuevos, es decir, tener una interacción efectiva.
• Flexibilidad: cuantas más formas de intercambiar información entre el usuario y el
sistema, más flexible y más usable es.
• Robustez: se trata del apoyo que recibe el usuario para la consecución de las tareas
asignadas.
11. Analiza la TRAZABILIDAD

La trazabilidad es la capacidad de verificar la historia, localización o aplicación de un elemento
mediante registros documentados. Es decir, en el caso de un determinado producto, se puede
demostrar sin equívocos y de una manera documentada cuál es el origen de los materiales
utilizados en su fabricación (sus proveedores, sus fechas y lugares de entrada, etc.), cuáles son
los pasos y operaciones que sufrió durante la transformación y cuál fue el destino del producto
elaborado.
En muchos casos la trazabilidad es indispensable y regulada por ley como en los sectores de la
alimentación o cosmética. En muchos otros es fundamental para poder obtener certificaciones
y sellos de calidad como podría ser la trazabilidad de la calibración de equipos de medida, donde
se debe documentar y probar que los equipos de medida utilizados en nuestro proceso
productivo funcionan adecuadamente mediante la comparación en cadena con un patrón.
La trazabilidad también es un componente fundamental para poder analizar y mejorar nuestros

procesos, independientemente de la naturaleza que sean. Un ejemplo de este caso podría ser
el desarrollo de aplicaciones informáticas donde cada nueva característica debe poder
relacionarse con su historia: quién la pidió, por qué, quién la autorizó, cuando se desarrolló,
quién, cuándo y cómo se testeo y cuando se implementó para los usuarios.

Trazabilidad de productos
La primera característica necesaria para asegurar la trazabilidad de los productos es una
buena identificación de los mismos, mediante códigos únicos, generalmente los conocidos
códigos de barras. Además, estos códigos los asocian a un lote de fabricación. El lote de
fabricación es un grupo de productos al que se suponen las mismas características ya que
comparten las mismas materias primas y las mismas condiciones de fabricación. Este lote de
fabricación será el que asegure la trazabilidad de las propiedades prometidas a un producto ya
que se han observado y comprobado mediante análisis de muestras del mismo lote.
Trazabilidad de servicios y de procesos

Al igual que un producto, la trazabilidad de un servicio o/y proceso se puede definir como la
capacidad de un sistema de reproducir la historia y la trayectoria de un servicio o/y proceso a
lo largo de la cadena de actividad de la empresa. La trazabilidad se puede extender a todos los
procesos que se producen desde la captación de un cliente hasta el cobro del producto.
Esta trazabilidad, al igual que en el caso de los productos alimentarios, puede ser legalmente
requerida, como por ejemplo en el mantenimiento de ciertos equipos, donde el propietario debe

justificar tener un contrato de mantenimiento y el contratista respetar las condiciones legales
definidas en cuestión de intervalos y operaciones de mantenimiento.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, la trazabilidad es simplemente una actividad necesaria
para mejorar la rentabilidad de nuestras operaciones y la satisfacción de nuestros clientes.
Dónde se ponen los límites, dependerá de la capacidad del ERP y de las necesidades de la
empresa. Veamos dos ejemplos concretos.
Trazabilidad del mantenimiento de un equipo

Lamentablemente la importancia de una buena trazabilidad de las operaciones de
mantenimiento se pone de manifiesto durante la investigación de accidentes. El sistema ERP
debe no sólo recoger quién, cuándo y con qué operación se hizo, sino también las
posibles referencias a la documentación técnica o decisiones tomadas de por qué si o por qué
no se hizo tal operación.
El concepto de trazabilidad no se refiere únicamente al

sector alimentario, podemos tener que controlar la traza
de un documento, un equipo de una factura …
La primera dificultad existente a la hora de garantizar esta trazabilidad es la identificación del

equipo, ya que no se opera dentro del ámbito controlado por la empresa, sino en las
dependencias del propietario. Un código de barras en una pegatina podría desaparecer de una
caldera de un mes a otro sin más razón que la estética. Así que todas las opciones que nos
proporcione un ERP para asegurar la identificación serán bienvenidas: campos donde
identificar la ubicación, donde describir el equipo, posibilidad de adjuntar fotos, códigos QR u
de otro tipo, etc.
La segunda gran dificultad será mantener una trazabilidad de las operaciones realizadas. ¿Qué
operaciones se realizaron? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Se sustituyeron piezas? Toda esta información
puede ser muy relevante no solo para realizar investigaciones puntuales, sino para realizare
análisis de productividad o simplemente para adjuntar información a la facturación. Cualquier

ERP podrá proporcionar un histórico, pero aquí la gran ayuda vendrá de cómo el ERP asegure qué
esta información sea fiable y relevante. La funcionalidad básica a analizar es cómo funcionan
los interfaces entre el ERP y los terminales móviles de los técnicos.
Un tercer punto de interés será la trazabilidad de la relación con el cliente y de los posibles
acuerdos. ¿Se informó al cliente del coste de la visita? ¿Se le propuso alguna mejora? ¿Se ha
registrado la conformidad del cliente con el mantenimiento realizado? ¿Con qué facilidad el
módulo de gestión de reclamaciones de un ERP pueda acceder a esta información?
Trazabilidad de la facturación
La importancia de una buena trazabilidad de los procesos de facturación es evidente a la hora
de afrontar auditorías externas.
En este caso el primer paso para asegurar una trazabilidad, la identificación, es relativamente
sencillo. Una factura se identifica por un número único que gestiona el ERP. Simplemente
podríamos entender cómo el ERP asegura que el número es único y como permite corregir
errores de facturación. Podría ser interesante entender si existe alguna posibilidad de que la
información se borre del sistema y si es así, bajo qué condiciones y autorizaciones.

Para evitar problemas administrativos en el pago una factura debe tener una trazabilidad sobre
el producto o servicio facturado. Esta suele ser información fácilmente incorporable al cuerpo
de una factura, con vínculos a las diferentes referencias facturadas. Más complejo puede ser
asegurar una trazabilidad por parte del cliente, es decir, con las referencias de su sistema de
información. Es importante valorar que opciones proporciona un ERP en este sentido.
La trazabilidad de la cantidad facturada, es decir, cómo se ha llegado a esa cantidad y aplicando

qué fórmulas puede ser muy relevante en contratos marco multianuales con cláusulas de
actualización de precios automáticas.
La trazabilidad de la factura puede ser clave a la hora de

afrontar auditorias, revisiones fiscales o procesos ISO …
Toda esta información puede simplificar enormemente los procesos de negocio. Imaginemos,
por ejemplo, que durante la gestión de pagos se descubre que un determinado producto no se
llegó a entregar al cliente o que fue devuelto por algún defecto. Cuando se registre esta nueva
información en el módulo de pagos, el ERP podría proponer automáticamente la creación de
nota de crédito al cliente, la inversión del movimiento de la mercancía y proponer la creación de
una incidencia a operaciones para investigar el origen del problema.
Conclusiones
El concepto de trazabilidad en un ERP tiene un punto de vista más amplio que el tradicional
basado en los productos. Se extiende a cada uno de los procesos que gestiona.
Un buen sistema ERP:

• Asegurará la identificación biunívoca de cada operación, de quién la realiza, de cuando y
de cómo se realiza tanto desde el punto de vista del sistema cómo del negocio.

• Proporcionará los mecanismos necesarios para que la historia registrada sea
correcta mediante la validación de datos compartidos entre procesos, un buen interfaz
con el usuario y una buena integración con los sistemas de movilidad.
• Mantendrá no sólo una trazabilidad interna sino externa, incluyendo los intercambios de
información del cliente y sus referencias.
• Simplificará la gestión de procesos vinculados mediante la implementación de reglas
lógicas.
12. Analiza la AUTOMATIZACIÓN DE

PROCESOS
La automatización y sus ventajas
En general se entiende por automatización la acción de sustituir un operador humano por
dispositivos artificiales durante la ejecución de un proceso. En nuestra sociedad la proliferación
de sistemas automáticos es cada vez más creciente y cada vez se encargan de tareas más
complejas.
Existen diversas ventajas que motivan la automatización de un proceso. Las fundamentales

son:
• La mejora de la productividad. La velocidad de ejecución de una determinada tarea es
mucho mayor y la utilización de recursos más eficiente.
• La mejora de la calidad por la reducción de los errores y la sistematización del proceso.
Un proceso automático siempre se ejecutará del mismo modo bajo las mismas
circunstancias.
• La posibilidad de acceder a técnicas de gestión más complejas que difícilmente se
pueden hacer de forma manual.
La automatización tiene también sus inconvenientes. Los más importantes es la pérdida de

flexibilidad y los mayores costes de mantenimiento e inversión.
Tipos de automatización en los ERP

Los sistemas ERP son como cualquier sistema informático un sistema automático por sí
mismo. Existen infinidad de automatismos entre las tablas de la base de datos cuando por
ejemplo actualizan las entradas contables automáticamente cuando se confirma un pedido.
Cuando hablamos de automatización en los ERP, nos referimos a las posibilidades de

automatizar los procesos de negocio más allá de las propias ventajas que proporcionan un ERP
por el hecho de ser un sistema integrado. En capítulos anteriores ya se han mencionado en
muchas ocasiones que es una de las grandes ventajas de los ERP.
Ahora vamos a resumir los tipos de automatizaciones a evaluar en un ERP basado es su

funcionamiento:
1. Automatizaciones disponibles en el interfaz del usuario
2. Funciones automáticas disponibles en la aplicación
3. Comprobaciones automáticas
4. Ejecución de tareas programadas
5. Workflows
6. Interfaces
7. Automatización robótica de procesos
Un ERP ya contiene automatismos por defecto, es

interesante saber si esos automatismos son modificables o
si se pueden crear nuevos.
Para cualquiera de estos tipos de automatización es importante considerar que un ERP puede
contener algunas opciones de manera estándar, otras que sean fácilmente parametrizables y
otras que se tengan que desarrollar para casos particulares. Evidentemente cuanto más
complejo sea disponer de esa automatización menos interesante es, ya que, sin duda, será más
costosa de mantener y sólo será justificada cuando el beneficio de la automatización sea muy
grande.
Automatizaciones disponibles en el interfaz del usuario

Una primera automatización muy sencilla, pero a la vez muy potente, es la de crear comandos
y opciones para que el usuario del sistema ejecute operaciones en masa. Veamos un ejemplo
muy representativo referido a un entorno personal, como la organización de las fotografías.
Supongamos que en un primer paso queremos copiar archivos de una carpeta a otra. La opción
de poder seleccionar varios archivos nos facilita la acción y automatiza la repetición haciendo
que la operación sea mucho más eficiente.
Puede parecer un ejemplo demasiado trivial, pero imaginemos ahora que queremos renombrar
las fotografías. Aquí las opciones son mucho más limitadas y, o lo hacemos una a una, o todas
tendrían un nombre similar tipo Foto_de_mis_vacaciones1, Foto_de_mis_vacaciones2, etc.
Para poder renombrar las fotos en masa proporcionando una regla más compleja incluyendo
el lugar donde fue tomada o la fecha, necesitaríamos probablemente de un programa dedicado.
En los sistemas ERP sucede algo similar, aunque en vez que un programa necesitaríamos una
función automática.
Funciones automáticas disponibles en la aplicación

Los propios módulos ERP disponen de multitud de funcionalidades automáticas que simplifican
las operaciones u optimizan los resultados. Es interesante evaluar si son parametrizables o no.
Algunas de estas funcionalidades se han explicado con mayor profundidad en otros consejos:
• Los sistemas MRP que permiten automatizar la realización de las solicitudes y órdenes
de compra (ver Consejo 9, Analiza la gestión de almacén del ERP antes de elegirlo)
• Optimización del proceso de picking (ver Consejo 4, Analiza la gestión de almacén del
ERP antes de elegirlo)
• El cálculo de las nuevas listas de precios en función de volúmenes y márgenes
• El marcado del riesgo de pedidos por criterios operativos (retraso en fechas de entrega,
problemas de calidad) o económicos (costes reales mayores que los planeados, costes
mayores que los facturados)
Comprobaciones automáticas
Otra serie de funcionalidades se suceden de forma automática al realizar modificaciones en la
base de datos. Desde la sencilla validación del contenido de ciertos campos (por ejemplo, no
crear un registro de cliente con el mismo NIF/CIF) a procesos más complejos donde se

ejecutan una serie de comprobaciones y se asegura que la población sea siempre descrita de
la misma forma.
Ejecución de tareas programadas

Esta automatización consiste en poder ejecutar operaciones en masa o aplicaciones como las
descritas anteriormente, de una manera sistemática y programada. Siguiendo con el ejemplo
anterior, se podría crear una tarea programada todas las noches para archivar las órdenes de
trabajo cerradas hace 10 días o más.
Las ventajas de esta opción es que permite distribuir la carga de trabajo del sistema en horarios
de menor utilización. Como precaución resaltar que haría falta que un usuario más experto
monitorizar estas tareas y comprobase que se ejecutan sin problemas.
Workflows
Otra posibilidad que proporcionan los ERP es que dispare ciertas acciones en función de unas
reglas de negocio. Esta técnica se conoce con el nombre inglés de Workflow.

Un ejemplo muy habitual es en el caso de notificaciones, como, por ejemplo, que cada vez que
se registre un pedido, se envíe un email de confirmación al cliente y otro al comercial, pero si el
pedido supera una determinada cuantía se envíe también al delegado de zona y así
sucesivamente.
Otro ejemplo podría ser la creación de una nota de crédito automática cuando se devuelve la
mercancía.
Los automatismos permiten mejorar la productividad y

reducir errores y plazos.
Interfaces
Los interfaces conectan distintas aplicaciones para intercambiar datos entre ellas. Muchas
veces la funcionalidad de un determinado programa no cumple nuestras necesidades y es
necesario utilizar otro más específico. En ese caso, la calidad del interfaz que comunique a esta
aplicación con el ERP será decisiva para que el proceso de un extremo al otro sea automático
y en su conjunto, aumente el valor.
Automatización robótica de procesos

La última moda en automatización es la llamada automatización robótica de procesos. De una
manera somera, consiste en utilizar un programa que simula al usuario del sistema y replica los
pasos realizados de una manera automática. La rapidez es mayor y, sobre todo, no está
supeditada a cargas de trabajo de los usuarios.
Normalmente se tratan de programas externos que pueden saltar entre distintas aplicaciones,
como lo haría un usuario. Sin embargo, algunos sistemas ERP ya incorporan cierta
funcionalidad.
Otra gran ventaja de los robots es que no dejan de ser aplicaciones informáticas pero que, en
vez de programarse, se entrenan. Se les enseña cómo ejecutar un proceso y se les puede
corregir también de una manera más intuitiva.

Un ejemplo concreto: cierre de órdenes de trabajo
El mismo proceso puede ser automatizado de distintas maneras en función del volumen y las
herramientas de una determinada empresa. Supongamos que el proceso es el siguiente: un
administrativo tiene que cerrar órdenes de trabajo, es decir, indicar al sistema que se han
completado, una vez que haya recibido una notificación del equipo técnico.
Ordenadas de menos a más automatizadas podríamos tener las siguientes posibilidades:

• Un usuario del sistema cierra la orden en el sistema cada vez que recibe una notificación
de que el trabajo se ha realizado insertando el número de orden
• En masa. El usuario tiene una pantalla todas las órdenes del día y cada hora selecciona
las que le han notificado desde la última vez.
• Desde la aplicación. El usuario entra en informe especial del ERP que relaciona las
órdenes y las notificaciones y pulsa la opción de cerrar órdenes con notificación.
• Mediante tareas programadas. Existe una tarea que se ejecuta cada 10 minutos que
cierra automáticamente las órdenes que están relacionadas con una notificación.
• Mediante workflows. Cada vez que se recibe una notificación en el sistema se genera
un evento que cierra la orden
• Mediante interfaz. En vez de enviar notificaciones por email, el equipo técnico dispone
de un terminal móvil que dispone de las órdenes y el cierre se efectúa en la aplicación
del terminal móvil que cierra la orden del ERP por un interfaz.
Conclusiones
La automatización de procesos es una de las grandes ventajas de los ERP. Mejora la
productividad, la calidad y permite realizar procesos más complejos de una manera fiable.
Existen diversos métodos de automatización que proporcionan los ERP. Debemos de evaluarlos
en función de lo repetitiva que sea una tarea y de las herramientas y los recursos que
dispongamos.

Más Información:
Lecturas recomendadas para ampliar información:
INFORMACIÓN SOBRE SOFTWARE DE GESTIÓN O ERP

Página web de expert ERP
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